MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA DE ... · Ordenador de Despesas Agente...

MINISTÉRIO DA DEFESA

EXÉRCITO BRASILEIRO

SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS

2ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

Rotinas da Fiscalização Administrativa

Instrutor:

1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior

Adj da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx

Objetivo

Colaborar para a Eficiência na gestão patrimonial e

financeira das Unidades Gestoras Vinculadas do Comando

Militar do Sudeste

Orientar sobre as

Melhores Práticas

Redução de Restrições

Contábeis

Roteiro

Contextualização

O Fiscal Administrativo

Suporte Técnico da ICFEx

Gestão Orçamentária e Financeira

Planejamento e Execução

Contratos Administrativos e Garantias Contratuais

Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)

Restos a Pagar (RP)

Gestão Patrimonial

Registros Patrimoniais

Controle Patrimonial

Gestão de Custos

Atores do Sistema de Custos da UG

Gestão e Controle das Informações de Custos

Prestação de Contas

Contextualização

Ordenador de

Despesas

Agente DiretorAdministração

Patrimonial

Administração

Orçamentária e Financeira

"Art. 30. O Fiscal Administrativo é o agente executor direto,

responsável pelo assessoramento do Agente Diretor nos assuntos de

administração patrimonial e do Ordenador de Despesas na

administração orçamentaria e, no que couber, nas administrações

financeiras e patrimonial."

Contextualização

EMPENHO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO

Execução da Depesa

O Fiscal Administrativo como "principal" agente executor

direto, coordena "na prática" todo o processo de execução

orçamentária, financeira e patrimonial da OM.

Contextualização

Para tornar possível o cumprimento dessa importante

missão, a Fiscalização Administrativa deve atuar em

sinergia com os outros agentes diretos, assim como os

indiretos.

TesoureiroEnc Set MatSALC

Fiscal

Administrativo

Contextualização

Problemas comuns

Contextualização

Chefe da 2ª ICFEx

SubChefe

1ª Seção - Apoio

Técnico e Treinamento

2ª Seção - Auditoria

e Fiscalização

3ª Seção -

Contabilidade

4ª Seção - Apoio

Administrativo

UG 160541 (Setorial) UG 160497

Contextualização

Treinamentos

Orientação e Suporte Técnico

Análise ContábilConformidade

Contábil

Auditoria e Fiscalização

UGV

Contextualização

Suporte Técnico da 2ª ICFEx

A Seção de Contabilidade da 2ª ICFEx, exercendo suas atribuições de

Setorial Contábil de UG, tem dois principais objetivos:

Suporte ContábilConformidade

Contábil

Evidenciar

ocorrências contábeis

Orientar as UGV na

execução contábil

Contextualização

Apontar "erros" Evidenciar "erros"

Contextualização

Macro Função 020315 – Conformidade Contábil:

"A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária,

financeira e patrimonial consiste na certificação dos demonstrativos

contábeis gerados pelo Sistema Integrado de Administração Financeira doGoverno Federal (Siafi). (...)

(...) o objetivo do registro é evidenciar as ocorrências que necessitam

de regularização, ajuste de rotina ou de sistema." g.n

Contextualização

O Conformador Contábil evidencia os "erros" com o objetivo de apontar o

que deve ser regularizado ou ajustado pelo gestor, certificando, assim, a

qualidade da informação contábil.

Qualidade da

informaçãoRelevância

Tomada de

Decisão

Monitoramento


Como assessor direto do Ordenador de Despesas em matéria Orçamentária

e Financeira, o Fiscal deve acompanhar, diretamente ou por meio de sua

equipe, todo o processo de planejamento, solicitação, recebimento,

devolução, utilização e monitoramento dos recursos da OM.

Planejamento Solicitação Recebimento

Utilização


Planejamento

• PLANEJAR E EXECUTAR O PLANEJADO.

• CUMPRIR A LEGISLAÇÃO.

• MANTER–SE SEMPRE INFORMADO SOBRE AS ORIENTAÇÕES E

DETERMINAÇÕES DA DGO, VIA MSG COMUNICA.

• SEGREGAR AS FUNÇÕES E INDIVIDUALIZAR AS SENHAS.

• CONTABILIZAR, MEDIR, AVALIAR E AGIR.

• PRIORIZAR A CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO.

• CUMPRIR AS ROTINAS DE FISCALIZAÇÃO E CONTROLE.

• MANTER ESTREITA LIGAÇÃO COM A ICFEX DE VINCULAÇÃO E ATENDER ÀS

DILIGÊNCIAS.

• CAPACITAR, ORIENTAR, MOTIVAR, VALORIZAR O COMPROMETIMENTO E

ELOGIAR.

• RESPONSABILIZAR, PERMITINDO A AMPLA DEFESA E O CONTRADITÓRIO.

• ADMINISTRAR COM ÉTICA, TRANSPARÊNCIA E EFETIVIDADE.


Planejamento

Verificações NECESSÁRIAS ao planejamento da utilização de recursos:

O quê comprar

Como Comprar

Com Recursos de

Quem

Tipo de Despesa:

Material (Consumo ou Permanente), Serviço.

Forma de Aquisição:

Dispensa, Pregão, Adesão.

Quem Gerencia os Recursos:

DGO, DEC, COLOG.


• Levantamento de Necessidades

• Justificativas

• Pesquisa de Preços

• Adequação às Orientações Específicas

Planejamento


Mensagem SIAFI (A + 1)

"...é um instrumento de planejamento, de caráter

OBRIGATÓRIO, e não de solicitação de crédito."

"...desenvolvimento das atividades-meio (vida

vegetativa) de sua Unidade Gestora (UG)(...)

(...)Tais informações, corroboradas com as

análises das despesas extraídas no Tesouro

Gerencial, permitirão a obtenção dos dados que

irão nortear os trabalhos de adequação das

necessidades apresentadas pela UG ao limite

orçamentário disponível."

Planejamento


Solicitação

Utilização e Preenchimento CORRETO do

SISCOL


Solicitação

Recurso de Quem?

Natureza da Despesa

Porque / Para Que ?

De que Forma


Solicitação

http://www.opus.eb.mil.br

"O crédito para as despesas que envolvam alteração na estrutura do

imóvel, e/ou que exijam projeto de engenharia, deve ser solicitado à

DOM/DEC, por intermédio da RM de vinculação, COM A UTILIZAÇÃO DO

SISTEMA OPUS." g. n. (MOAA 2018)

http://www.opus.eb.mil.br/


Solicitação

http://manualopus.eb.mil.br/


Recebimento do CRÉDITO

Observações IMPORTANTES:

Os créditos (DGO) serão recebidos, normalmente, na ND 339000 ou 449000

Alocação, conforme objeto/finalidade, por meio da transação DETAORC

PERMITIDO:

Da ND 339000para a 339030 e/ou 339039

Da ND 339030 para a 339039, e vice-versa

Da ND 449000para a 449052.

PROIBIDO:

• Alterar ND recebida diferente de 339000 e

449000

• Alterar Grupo de Despesa (de 339000 para

449000)

• Alterar PI, Modalidade de Aplicação, Fonte e

UGR.


Recebimento do CRÉDITO

Atenção para o nível de

detalhamento da ND


Utilização: EMPENHO – LIQUIDAÇÃO - PAGAMENTO

o Classificação da Despesa

o ND e Subitem previstos (MOAA / COL)

o SERVIÇO OU MATERIAL?

o PERMAMENTE OU CONSUMO?

o SERVIÇO OU OBRA?



o Processo Licitatório

o Justificativas de Contratação

o CATMAT / CATSERV

o Gestão de Atas (Caronas)

o Empenho da Despesa

o Exercício / RP / DEA

o Campo Observação

Descumprimentos

Documentar (Oficiar Fornecedor) e anexar ao processo

Anulação do Empenho (Processo Adm / Contraditório / Ampla

Defesa)



o Recebimento do Material ou Serviço

o Conferência, conforme Empenho

o Registro Contábil

o Utilização da VPD correta

o Compatibilização com o SISCOFIS

o Pagamento da Despesa

o Solicitação e Recebimento de Numerário (Entesouramento)


Monitoramento

É extremamente importante o acompanhamento da Fisc Am em cada

fase da execução da despesa, pois permite a correção / ajuste de

possíveis inconsistências.


Consulta simples

Contratos Administrativos

Todos os CONTRATOS firmados pela OM devem ser registrados no SICON,

subsistema do SIASG.

Segundo a Lei 4.320/64:

“Art. 87. Haverá controle contábil dos direitos e obrigações oriundos de ajustes ou

contratos em que a Administração Pública for parte.” g.n

As contas para controlar contabilmente os atos potenciais (CONTAS DE

CONTROLE) oriundos de contratos registrados são:

81231.01.01 - Contratos de Seguros

81231.02.01 – Contratos de Serviços

81231.03.01 – Contratos de Aluguéis

81231.04.01 – Contratos de Fornecimento

Os fiscais de contrato devem fazer esse controle, para que o saldo das contas

reflita a realidade. O Fisc Adm faz o monitoramento, determinando ajustes /

correções necessários.


REGISTRO

DO

CONTRATO

EXECUÇÃO

DO

CONTRATO

BAIXA DO

CONTRATO

LDV011 - ASSINATURA DE CONTRATOS DE

DESPESA

Liquidação (apropriação) da despesa, no qual se

preenche o campo “ Tem Contrato?” com a opção “SIM”.

Utilizou "NÃO" = LDV012 - REGISTRO DA EXECUÇÃO

DE CONTRATO DE DESPESA

LDV015 - REGISTRO DA BAIXA DE CONTRATO DE

DESPESA


ATENÇÃO

O valor total do contrato deverá ser registrado no SICON, independente do

valor do crédito recebido.


O empenho poderá ser reforçado até o final do exercício e o seu saldo será inscrito

em RP.

Os valores recebidos no ano seguinte serão empenhados no SIASG, utilizando, no

SISME, a opção EMPCOMPLEM - EMPENHO DE CONTRATO CONTINUADO,

referenciando o Empenho original, emitido no ano anterior.

Obs: Nos casos de ADESÃO (CARONA), atentar para a quantidade de itens

solicitados, uma vez que, quando não há mais limite na ata, não é possível

Empenhar.

Garantias Contratuais

A critério da autoridade competente, em cada caso, e desde que prevista

no instrumento convocatório (Edital), poderá ser exigida prestação de

garantia nas contratações de obras, serviços e compras. (Art. 56 da Lei

8666/93);

Se estiver prevista, deve ser cobrada do contratado e registrada no SIAFI.

Caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de

garantia:

o caução em dinheiro (CEF) ou em títulos da dívida pública;o seguro-garantia;

o fiança bancária.

Garantias Contratuais

Contas Contábeis utilizadas para o controle das Garantias Contratuais:

8.1.1.1.1.01.04 - FIANÇA A EXECUTAR

8.1.1.1.1.01.10 - SEGURO GARANTIA A EXECUTAR

8.1.1.1.1.01.13 - CAUCÃO A EXECUTAR

As contas registram dois movimentos, REGISTRO e BAIXA da garantia.

Restos a Pagar

Restos a Pagar Processados

É considerado Restos a Pagar Processados o empenho que foi entregue

ao credor, esse por sua vez entregou o material ou prestou o serviço, e

a despesa foi considerada liquidada faltando apenas a fase do pagamento.

Restos a Pagar Não Processados

É considerado Restos a Pagar Não Processados o empenho que foi

emitido mas ainda não foi liquidado, isso quer dizer que o material/bem

não foi entregue ou o serviço não foi prestado, ficando pendentes as

fases da liquidação e do Pagamento.

Restos a Pagar

O empenho não liquidado, via de regra, deverá ser anulado antes da

inscrição, exceto se:

a) o prazo para entrega do material ou execução do serviço, esteja

vigente;

b) haja interesse da Administração em aguardar a entrega do material ou

execução do serviço;

c) se destinar a atender transferências a instituições públicas ou privadas; e

d) corresponder a compromissos assumidos no exterior.

Não poderão ser indicados para inscrição em restos a pagar não

processados empenhos referentes a despesas com diárias, ajuda de

custo e suprimento de fundos.

Restos a Pagar

O cancelamento de RP em caso de inadimplência contratual por parte

do fornecedor deve ser precedido de:

a) Abertura de Processo Administrativo;

b) sanção ao fornecedor (advertência, multa, impedimento de licitar, etc…)

c) registro no SICAF.

Todo cancelamento de RP realizado pela UG, deverá ter a justificativa (dentro dos

parâmetros estabelecidos pela D Cont) registrada no SAG, no campo reservado para

este fim.

- A falta de justificativa ou sua insuficiência pode ensejar em registro de

ocorrência na conformidade contábil.


"Despesas de Exercícios Anteriores são aquelas referentes a exercícios

encerrados, para os quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com

saldo suficiente para atendê-las, mas que não tenham sido processados na época

própria.

Representam, ainda, os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os

compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente,

que poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento,

discriminada por elementos, obedecida, sempre que possivel, a ordem cronológica

(art. 37, Lei no 4.320, de 17 de marco de 1964)." (MOAA) g.n

A elaboração do processo de DEA está previsto na Portaria Ministerial no 1.054, de 11

de dezembro de 1997 – Normas para o pagamento de Despesas de Exercícios

Anteriores.


Orientações Importantes:

• As Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) não poderão ser

empenhadas com crédito do exercício;

• Com o crédito na "tela", antes de Empenhar, será necessário o registro

no SIAFIWEB de documento Hábil do tipo "PA", para que haja o

lançamento na conta Ajuste de Exercícios Anteriores;

• A falta do registro da "PA", acarretará em erro no momento do empenho(conta sem saldo);

• Na emissão do empenho, deve-se atentar para preenchimento da opção

com PASSIVO ANTERIOR "SIM", assim como a correta conta de

PASSIVO;

• Não haverá impacto nas contas de VPD (Despesa).

Gestão Patrimonial

Gestão Patrimonial

Consiste no acompanhamento dos registros contábeis dos bens

móveis/imóveis, identificando possíveis divergências, de modo a

manter a contabilidade patrimonial conciliada.

Gestão Patrimonial

ENTRADAS

SAÍDAS

PATRIMÔNIO DA UG

• Aquisições pela UG (nota fiscal de mercadoria);

• Recebimento pelos OP (guia de fornecimento);

• Transferência de Outra UG (guia de transferência);

• Doações (Termo de doação PJ / PF);

• Material encontrado em “excesso” ( B Adm , BI ou BAR);

• Material da Receita Federal ( Recibo ou qq doc comprobatório).

• Baixas (desrelacionamento / consumo) de Material de Consumo;

• Baixas (descarga) de Materiais Permanentes;

• Transferência para outras UG (guia de transferência);

Gestão Patrimonial

Envio do Estoque

• O estoque somente “físico” extraído do SISCOFIS deve ser enviado,

semanalmente, ao Sv Ap Log da 2ª RM, conforme calendário

estabelecido pelo COLOG.

• O estoque somente “contábil” extraído do SISCOFIS deve ser

enviado, até o 4° dia útil do mês subsequente, ao COLOG.

Gestão Patrimonial

Relatório de Movimentação de Almoxarifado (RMA) - demonstra o

material de consumo em Almoxarifado, e também o material permanente

não distribuído, em reparo ou inservível

Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB) - demonstra o

material permanente em uso nas dependências da OM.

Relatório Sintético de Depreciação de Bens (RSD) - demonstra o saldo

acumulado da depreciação dos bens móveis.

* Esses 3 (três) relatórios devem ser enviados mensalmente à ICFEX,

até o dia 5 do mês subsequente.

Unificação Patrimonial

A UG deve realizar a unificação patrimonial de materiais e bens

adquiridos na UG secundária (167).

Material em Trânsito

• A Fisc Adm deve acompanhar a existência de saldo em contas

transitórias (bens de estoque / bens móveis a receber /

enviados), por prazo superior a 30 dias.

• Valores em trânsito por mais de 30 dias sem apropriação no SIAFI

devem constar no RPCM com as justificativas.

• Valores transferidos a OM fora do estado de SP, passados 30 dias

sem apropriação, a UG deverá informar à ICFEx para providências

junto à ICFEx de vinculação da OM de destino.

Baixa de Material de Consumo

A Diretoria de Contabilidade orienta que a baixa (desrelacionamento)

deve ser registrada no SIAFI, semanalmente, evidenciando uma

informação contábil útil e relevante, que espelhe a realidade dos fatos de

forma fidedigna e tempestiva.

Material recebido em Doação

É obrigatória a lavratura do Termo de Doação, com a justificativa da

doação, bem como a descrição do material e valor, e o estado do

material (novo ou usado).

- O Termo de Doação deverá ser transcrito e publicado em Boletim

Interno.

- A doação pode ser feita por Pessoa Física ou Jurídica.

Depreciação

Depreciação - É a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda

de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.

Valor bruto contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em uma

determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação,

amortização ou exaustão acumulada.

Valor líquido contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em

determinada data, deduzido da correspondente depreciação, amortização ou

exaustão acumulada, bem como das perdas acumuladas por redução ao valor

recuperável.

Depreciação

Depreciação

CONTÁBIL

Valor Bruto do Bem

DEP ACUM

Somatório das Depreciações

LIQ CONT

Valor Lquido do Bem

Não pode ser NEGATIVO

Transferência de Bens para Manutenção

O bem está em POSSE da UG de manutenção, mas a

PROPRIEDADE continua sendo da UG de origem.

As transferências para manutenção, realizadas de acordo com as

orientações da DCONT, devem refletir na compatibilidade das seguintes

contas contábeis:

123110803 – Bens

Móveis a Reparar

1231109902 – Bens em

Poder de outra UG ou

Terceiros

897111300 – Bens em

Manutenção

Descarga de Material Permanente

Os motivos gerais para descarga de material são:

• inservibilidade – TEAM

• perda ou extravio - SINDICÂNCIA

• furto ou roubo - IPM

o Valor > 1.000,00

o Material Controlado

o Não atingiu o tempo mínimo de

uso (1 ano)

No processo de descarga, é imprescindível que a UG faça a apuração do

valor líquido contábil por meio da baixa da depreciação, caso contrário

o valor da conta de bens móveis será evidenciado com erro no balancete.

Ativo Intangível

Aquisiçao de Software será registrado como Intangível ou

Imobilizado?

IMOBILIZADO – Quando faz parte de uma máquina que não funciona

sem esse software específico.

EX: Sistemas operacionais (WINDOWS, LINUX)

INTANGÍVEL – Quando o software não é integrante do equipamento.

Ele é comprado para executar tarefa específica.

EX: AUTOCAD, WINDOWS SERVER, ANTI-VÍRUS

Gestão de Custos

Gestão de Custos

• Registrar informações contábeis resultantes da aplicação dos recursos.

• Identificar o custo das atividades no âmbito do Comando do Exército, como

também, dos programas do governo.

• Proporcionar aos dirigentes, nos seus respectivos níveis, as informações

gerenciais referentes aos custos apropriados nas diferentes atividades (produtos

e serviços) e programas de governo afetos ao Comando do Exército.

• Realizar o acompanhamento gerencial das OM.

• Disponibilizar informações, em tempo hábil, para auxiliar no processo

decisório.

• Permitir ajustes no planejamento, para uma gestão eficiente, eficaz e efetiva

dos recursos disponibilizados ao Comando do Exército.

OBJETIVOS DO MONITORAMENTO DE CUSTOSr

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Gestão de Custos

Gestor (Gerente) de Custos: É o responsável pela orientação, coordenação e

fiscalização dos dados de custeio da OM.

o Fiscal Administrativo, pelas responsabilidades inerentes ao seu cargo,

será Gerente de Custos da OM.

Realiza o cadastramento de operadores do Sistema.

Realiza a conformidade mensal do SIGA (1ª semana de cada mês). Caso esse

procedimento não seja realizado, todos os usuários da OM serão bloqueados

(perderão seus perfis);

O Gestor de Custos (Gerente) é o responsável pela seleção dos CC.

Gestão de Custos

Operador de Custos: É o responsável pelo lançamento e atualização dos

dados de custeio no Sistema de Custos.

o Alocação de pessoal no CC;

o Cadastramento de equipamentos elétricos;

o Lançamentos das faturas de telefonia fixa e móvel;

o Apropriação de custos na liquidação de serviços, diárias e ajuda de custo;

o Apropriação de custos na baixa de material de consumo e depreciação de

bens móveis.

Gestão de Custos

• deverá ser atualizado mensalmente o catálogo de CC na página do

SIMATEx (http://simatex.colog.eb.mil.br);

• todo material de consumo deverá ser movimentado pelo SISCOFIS,

inclusive o material de aplicação imediata e o de Uso Duradouro;

• não utilizar o código 999 e CC Inativo no SISCOFIS durante a

movimentação de material de consumo e permanente;

• é proibido criar CC no SIAFI, através das transações ATUCUSTO e

CONCUSTO, de acordo com a mensagem SIAFI no 2008/0751771;

ORIENTAÇÕES MANUAL SISCUSTOS

http://simatex.colog.eb.mil.br

Gestão de Custos

• nas liquidações do SIAFI para material de consumo e permanente

não serão utilizados códigos de CC, pois somente é considerado custo

no momento do consumo de material ou na depreciação mensal do

permanente;

• nas liquidações dos serviços e afins deverão ser utilizados os CC

específicos de cada atividade conforme selecionada para a OM pelo

gerente de custos (não utilizar o Código 999);

• nas liquidações das diárias e passagens, deve ser informado o código

do CC da atividade executada;

Gestão de Custos

• Nas liquidações no SIAFI, para despesas com OCS e PSA, deverá ser

utilizado o CC 04301. As OM que são UG - FuSEx deverão selecionar o

referido CC no SISCUSTOS (não será necessário alocação de pessoal,

cadastro de potência, telefones)

• O Setor Financeiro deve liquidar as faturas de serviços no SIAFI de

acordo com a lista de CC selecionados pelo Gerente de Custos da

OM.

Gestão de Custos

• Militar transferido para outra organização militar - OM: Código de rateio 99007

e o código da UG beneficiada será o da UG para a qual o militar está sendo

transferido e não a UG que está executando a liquidação;

• Militar transferido para um órgão fora da força (IMBEL, MD, GSI): os valores

serão alocados no CC 999 e a UG Beneficiada será a própria executora;

• Militar matriculado para curso realizado em OM do exército: o operador deve

verificar o código de centro de custo do curso, bem como o código de UG onde ele

será realizado (UG beneficiada);

• Militar matriculado em curso em instituição civil ou em outra Força: O CC

será o da atividade exercida por esta militar na UG e a UG beneficiada será a

própria OM.

Gestão de Custos

Gestão de Custos

• Acompanhar o RAOM, campo “Observações e orientações da

ICFEx" lançadas bimestralmente;

• Informar até o último dia do mês seguinte ao bimestre de referência,

as soluções relacionadas às divergências do RAOM;

• Primeiro bimestre de referência Mar – Abr /19;

• A Equipe de Custos deve ser designada em BI e constar do RPCM.

Prestação de Contas Mensal

• Na preparação para a RPCM, deve ser realizado previamente o confronto

entre os relatórios extraídos do SISCOFIS com o balancete do SIAFI e

também verificados os saldos em trânsito por mais de 30 dias;

• As justificativas para as contas não conciliadas devem ser informados

no Relátorio de Prestação de Contas Mensal;

• No RPCM, também devem ser informadas as justificativas para não

apropriação de material em trânsito por mais de 30 dias.

1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior

Adj da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx

e-mail: [email protected]

Telefone: 2195-6707

Obrigado a Todos

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