Miolo Gestão do Tempo - catho.com.br · Gestao do Tempo~ APRESENTAÇÃO DO CURSO Gerir o tempo é...

GESTÃO DO TEMPOMiguel Justiniano

Todos Direitos Autorais Reservados - Catho Online - Miguel JustinianoMaterial de Apoio do Curso Online Gestão do Tempo

Gestao do Tempo~

APRESENTAÇÃO DO CURSO

Gerir o tempo é um dos grandes desafios do homem contemporâneo.

Atualmente, há uma gama cada vez maior de atividades, incluindo trabalho e diversão, nas quais pode-mos investir nosso tempo. Porém, a dificuldade em separar os momentos de lazer dos profissionais, além da falta de disciplina e de hábitos inadequados, acaba fazendo com que desperdicemos horas preciosas do nosso dia-a-dia.

Neste curso você terá a oportunidade de:

desenvolver uma visão crítica sobre a forma de utilizar o tempo

abrir caminhos para mudanças de atitudes

definir objetivos e se programar para alcançá-los

aprender a definir prioridades

aprender a identificar as crises e gerenciá-las de forma eficaz

saber como as novas ferramentas tecnológicas podem ajudar ou atrapalhar na gestão do tem-po

conhecer os três diferentes tipos de tempo do administrador e descobrir que o excesso de tra-balho pode ser conseqüência da divisão equivocada destes tempos

conhecer as artimanhas da mente e saber porque elas podem resultar em ganho ou perda de tempo

conhecer seis diferentes níveis de delegação

habituar-se a planejar

descobrir a importância de ter uma filosofia de vida

definir uma filosofia de vida

Gestao do Tempo~

SOBRE O AUTOR

Miguel Justiniano

Licenciado pela LMI Leadership Management International, empresa global especializada em treinamento de mudanças de atitude e comportamento.

Consultor de empresa, especializado em produtividade empresarial.

Como consultor em melhoria de produtividade, desenvolveu trabalho em diversos setores da economia.

Integrante da APC Skills do Brasil, atuou, entre outras empresas, no Unibanco, Tri-fil, BASF, WV, G. Gerdau.

Foi vice-presidente do Grupo Catho, fundador e responsável pela Divisão Productivity - Con-sultoria em Melhoria de Produtividade, onde prestou serviços de consultoria a empresas como Ducoco, Gráfica Bandeirantes, Belgo- Mineira, Cimento Montes Claros, Samarco Mineração e Czarina, entre outras.

Foi editor e fundador do Guia NEI, anuário industrial publicado pelo Grupo Lund de Editoras.

Palestrante em gestão do tempo, atitudes e comportamentos e mensuração do quadro de funcionários.

Bachelors of Arts, na University of New Hampshire, e M.A. of Arts, na Brown University, Esta-dos Unidos.

Gestao do Tempo~

Bem-vindo ao curso Gestão do Tempo: como aumentar sua produtividade. Este é um tema importante que todos nós devemos conhecer, dominar e praticar diariamente. Gerir o tempo adequadamente é o pri-meiro passo para o sucesso. Saber a melhor maneira de utilizar o tempo, com o objetivo de não ter perda de tempo, é um passo importante e significativo para melhorar a vida. Como diz o ditado popular, “Nada é de graça na vida; nós pagamos pelo que fazemos e pelo que deixamos de fazer.”

A abordagem do curso é pratica e visualiza o tempo como um elemento do qual devemos cuidar muito, em todas as áreas da nossa vida. Não podemos ser um excelente administrador do tempo na vida profis-sional e ter uma vida privada sem significados ou carente de valores a preservar ou a construir.

A Internet tem sido uma poderosa ferramenta de infindáveis utilidades para facilitar a nossa vida, só que a sua utilização requer certos cuidados no sentido de consumir muito mais tempo do que o imaginado, privando-nos de desfrutar outras atividades mais importantes, apresentadas neste curso.

O curso é um processo de aprendizado de novos comportamentos a serem implantados e aplicados no dia-a-dia. É um processo de treinamento, e não um evento rápido diário. À medida que em que você for aplicando na prática as informações e dicas dadas aqui, sentirá a diferença nos seus resultados, nas suas preocupações e, principalmente, sentirá que você tem o controle sob a sua vida.

Um grande abraço.

MENSAGEM DO AUTORMIGUEL JUSTINIANO

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Gestao do Tempo~

SUMÁRIO

Módulo 1 - O valor do tempo

1.1 - Definição do tempo .................................................................................................8

1.2 - Por que se preocupar com o tempo .......................................................................10

1.3 - O indivíduo e o tempo ............................................................................................ 11

1.4 - Influências ..............................................................................................................13

1.5 - Será que trabalhamos demais? .............................................................................14

Módulo 2 - Mudanças de comportamento: definindo objetivos

2.1 - Estabelecendo objetivos de alto retorno ................................................................18

2.2 - Como fixar objetivos ..............................................................................................19

2.3 - Prioridades e programação do tempo ....................................................................22

2.4 - Dilema: o importante e o urgente ...........................................................................24

2.5 - Como evitar preocupações excessivas .................................................................25

Módulo 3 - Lidando com o dia-a-dia no seu trabalho

3.1 - Interrupções ...........................................................................................................28

3.2 - Como lidar com interrupções: as visitas inesperadas ............................................29

3.3 - Como lidar com interrupções: o telefone ............................................................... 31

3.4 - Por que paramos uma tarefa .................................................................................32

3.5 - Como evitar interrupções - metodologia ................................................................34

3.6 - Como diminuir as crises ........................................................................................35

Módulo 4 - Consumidores e organizadores do tempo

4.1 - E-mail / Internet .....................................................................................................39

4.2 - Reuniões ................................................................................................................42

4.3 - Arquivos: quantos realmente são necessários? ...................................................45

4.4 - Usando o tempo com eficácia ................................................................................ 47

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Gestao do Tempo~

Módulo 5 - Economizando tempo

5.1 - O tempo na administração ..................................................................................... 51

5.2 - Disciplina ................................................................................................................59

Módulo 6 - Como usar o tempo racionalmente

6.1 - Nossa mente ..........................................................................................................63

6.2 - Como planejar .......................................................................................................66

6.3 - O tempo no século XXI ..........................................................................................69

6.4 - A técnica elefante de administrar o tempo .............................................................70

Módulo 7 - Sistemas para organizar o trabalho e o tempo

7.1 - Filosofia de vida e trabalho ................................................................................... 73

7.2 - O hábito de planejar .............................................................................................. 75

7.3 - Programando o tempo .......................................................................................... 77

7.4 - Organização e tranqüilidade .................................................................................. 80

7.5 - Delegação: o seu tempo e de seus subordinados ................................................. 81

Referências Bibliográficas ..........................................................................................86

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Modulo 1´Gestao do Tempo~

MÓDULO 1O VALOR DO TEMPO

Este módulo aborda a questão do tempo e propõe maneiras racionais para utilizá-lo a fim de aumentar a produtividade no trabalho e no desempenho das tarefas em geral. Agora você vai descobrir por que o controle do tempo sempre fascinou o ser humano e entenderá qual é o seu significado e o seu valor nos dias atuais. Com as informações contidas aqui você poderá desenvolver uma visão crítica sobre a forma de utilizar o tempo e terá a possibilidade de abrir caminhos para mudanças de atitude.

1.1 - Definição do tempo

1.2 - Porque se preocupar com o tempo

1.3 - O indivíduo e o tempo

1.4 - Influências

1.5 - Será que trabalhamos demais?

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MÓDULO 1O VALOR DO TEMPO

1.1 - DEFINIÇÃO DO TEMPO

O tempo está sempre presente em nossas vidas, mas raramente pensamos no que ele significa. Você já parou para pensar sobre o que é o tempo? O tempo pode ser definido como:

Medida de duração

Época

Conjunto de muitos anos

O que decorre entre duas passagens consecutivas da Terra pelo mesmo ponto de sua órbita

O tempo não é um bem material: não pode ser visto, tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está sempre presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio sobre o ser humano.

Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos, físicos, psicólogos e economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre o assunto e acabaram chegando a diferentes conclusões. Não há uma definição única para “tempo”, portanto, todos os conceitos desenvolvidos estão corretos, cada um com seu enfoque par-ticular.

Na maioria das vezes, quando não estamos trabalhando, estamos gastando o dinheiro que ganhamos no trabalho. Mas o objetivo do uso do tempo pode ser também dedicado ao lazer, à família ou aos estudos. Estas também são formas de usar o tempo adequadamente. Tempo não é necessariamente sinônimo de trabalho ou de dinheiro. Tempo é vida! E esta se compõe da união de vários elementos.

Na sociedade contemporânea, marcada pelo consumo, o tempo é um elemento de riqueza a serviço, unicamente, da produção e do lucro.

Esta definição dá um enfoque essencialmente econômico ao tempo. Se você pensar bem, verá que ela se adequa perfeitamente às nossas vidas.

Para entendermos melhor o significado e o valor do tempo nos dias atuais, vamos analisar os compo-nentes necessários para a fabricação de diversos produtos.

Pão francês:

água – farinha – ovo - mão-de-obra – tempo - dinheiro

Jóia:

mão-de-obra – ouro – diamante – tempo - dinheiro

Ponte:

cimento – pedra – guindaste – caminhão – trator – computador – mão-de-obra – tempo - dinhei-ro

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Avião:

guindaste – caminhão – trator – mão-de-obra –vidro – computadores – ferragem – tempo - di-nheiro

Você percebeu que, além dos materiais específicos de cada produto, três elementos são necessários para a fabricação de todos os itens.

Dinheiro

Dinheiro não falta! O que limita o dinheiro é a demanda, e não a oferta. O empresário que precisa de di-nheiro para produzir um bem de consumo ou de serviço não terá nenhum problema em encontrá-lo. Caso não tenha a quantia necessária, pode pedir um empréstimo ao banco, por exemplo.

Mão-de-obra

O que não falta no mundo é força de trabalho disponível. Só é necessário dinheiro para contratá-la. Profissionais de qualquer área sempre existirão para serem contratados, ou seja, isso não é problema!

Tempo

Ao contrário do dinheiro e da mão-de-obra, o tempo é limitado e não tem substituto. Podemos substituir pessoas, treinar ou contratar mais mão-de-obra e conseguir mais dinheiro, mas não podemos mudar o tempo, alugá-lo, contratá-lo ou pedi-lo emprestado.

O tempo não possui elasticidade, não muda, não desaparece, não aumenta, não diminui. Também não pode ser armazenado. Não importa a demanda exigida, o tempo se conserva indelével.

De todos os recursos necessários para a produção de um bem de consumo ou de serviço, o tempo é o mais reduzido e o menos disponível.

Pense numa situação de trabalho: imagine que você tem uma determinada tarefa que precisa ser en-tregue numa determinada data. Para cumprir o prazo, você poderá trabalhar mais horas, usando a sua força de trabalho, ou contratar mais mão-de-obra. Você poderá, ainda, comprar materiais que ajudem na realização da tarefa, como computadores, programas etc. Porém, você não tem como mudar o tempo; não há como aumentar o número de horas num dia ou fazê-las passar mais lentamente. O tempo não muda e não pára.

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1.2 - POR QUE SE PREOCUPAR COM O TEMPO

Viver no tempo é algo que deve ser aprendido. A maioria das pessoas que se sentem realizadas e felizes tem o cuidado de planejar o seu tempo para poder realizar todas estas tarefas.

Por outro lado, a falta de tempo gera uma espécie de frustração nas pessoas. As jornadas de trabalho se estendem e, muitas vezes, roubam o espaço da vida familiar e social. O administrador, angustiado, passa a conviver com a sensação de que tem que carregar o mundo nas costas e lhe faltam forças para isso. A produtividade e a qualidade ficam comprometidas.

Quem você acha que vive melhor? Essa pessoa que só tem tempo para o trabalho ou aquela que, além de trabalhar, também tem tempo para estar com sua família e com seus amigos?

Seu tempo é a sua vida.

Planejar o tempo é o grande segredo das pessoas realizadas e felizes. Viver e sentir-se realizado é poder trabalhar, divertir-se, sonhar, relaxar... É um aprendizado que as pessoas têm que fazer.

A falta de planejamento na utilização do seu tempo gera conflitos internos, ansiedades. As horas de tra-balho roubam as horas de descanso, da vida familiar e da vida social. As pessoas sentem um peso enorme que não podem carregar: é o mundo caindo sobre suas costas. Sentem–se incapazes de ser produtivas ou de fazer um trabalho de qualidade.

Saber como fazer uma tarefa não é suficiente. Conhecer o que deve ser feito é diferente de realmente fazer. Um é conhecimento, o outro é comportamento. Por isso a importância de se automotivar e de ter atitudes corretas em relação ao tempo.

A prática assídua da automotivação é fundamental para manter o equilíbrio. Administrar o tempo é fazer as coisas de forma inteligente e não trabalhar arduamente.

Por que o seu tempo é importante?

Porque tempo é vida e desperdiçar o seu tempo é desperdiçar a sua vida.

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1.3 - O INDIVÍDUO E O TEMPO

Nem sempre percebemos o tempo da mesma forma. Às vezes, temos a sensação de que o tempo não passa. Em outras vezes, temos a impressão de que as horas passam rápido demais. Você sabe por que sentimos o tempo de forma tão paradoxal?

Quando não temos compromissos e tarefas a serem realizadas, as horas parecem se estender. Podemos relaxar e simplesmente ver o tempo passar.

Quando estamos concentrados em alguma atividade, temos a impressão de que o tempo passa rapidamente, mas na medida certa.

Quando estamos nervosos, estressados, sob pressão e com muitos compromissos simultâne-os, o tempo nunca parece ser suficiente.

Quando temos a impressão de que as horas são curtas demais, é importante lembrarmos que o proble-ma não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos. Sempre há tempo suficiente para as coisas realmente importantes.

A dificuldade está em determinar o que é realmente importante e priorizar algumas tarefas.

Reflita sobre o seu cotidiano e responda para você mesmo as perguntas abaixo. Talvez você precise reavaliar suas atitudes...

Você tem sempre a impressão de que não conseguiu cumprir todas as suas tarefas?

As pessoas estão sempre pedindo um pouco do seu tempo?

Você acha que tem tempo suficiente para si próprio?

A maioria das pessoas desperdiça duas horas por dia. Infelizmente, esta perda de tempo é involuntária e inconsciente, e ocorre devido aos nossos hábitos inadequados e indisciplinados de trabalho.

Perdemos tempo porque:

1. Estamos mais interessados em sermos EFICIENTES* fazendo certas coisas do que em ser-mos EFICAZES** fazendo as coisas certas.

2. Estamos mais preocupados com as atividades do que com os resultados.

3. Não estabelecemos prioridades e não agimos decididamente na hora certa.

4. Não estamos conscientes de nossas ações e seus resultados.

Reflita um pouco sobre a sua forma de trabalho. Você acha que desperdiça muitas horas do seu dia? Você se identifica com os comportamentos citados acima?

Como posso utilizar melhor o meu tempo?

Para aprender a administrar e controlar o seu tempo você precisa se fazer esta pergunta continuamen-

* Aquele que obtém os resultados esperados. ** Aquele que atinge os seus objetivos com bons resultados.

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te. Só você pode julgar se está utilizando o seu tempo de forma adequada.

Dica do Autor

Dica 1

Tente definir exatamente o que você precisa realizar.

Conhecer a tarefa, saber exatamente o que deve ser feito e como deve ser feito sempre será um dos mais importantes fatores na utilização correta do tempo.

Dica 2

Examine suas tarefas e estabeleça objetivos e metas de forma clara e racional.

Para aproveitar o seu tempo da melhor forma possível, você deve sempre ter em mente o por quê de estar realizando uma tarefa. Além disso, é importante que você estabeleça metas claras e bem definidas.

Usar racionalmente o tempo

Podemos utilizar o tempo com qualidade e quantidade, agregando valores à nossa vida e aos nossos objetivos e desejos. Por exemplo: entrar num programa de exercícios físicos com o objetivo de perder cinco quilos em quatro semanas.

Gastar tempo

Quando gastamos nosso tempo sem ligação a nada ou a alguém. Por exemplo: vagar numa rua ou passear no shopping.

Perder tempo

Consiste em utilizar o tempo exercendo alguma ação de forma errada, gerando trabalho. O tempo gas-to na repetição de uma ação equivocada é irrecuperável. Por exemplo: ser obrigado a refazer uma tarefa por falta de atenção, conhecimento ou vontade.

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1.4 - INFLUÊNCIAS

Veja as atividades abaixo

Lavar pratos

Conversar com os amigos(as)

Escrever a ata de uma reunião

Ler um livro

Fazer o fluxo de caixa

Arrumar a casa

Lavar o carro

Escrever relatórios

Agora reflita um pouco sobre as atividades descritas acima. Quais delas você desempenha melhor? Pense também naquelas que você tem mais dificuldade para realizar ou naquelas que está sempre dei-xando para fazer depois.

As atitudes que temos perante as atividades afetam nosso desempenho frente ao uso do tempo.

Atitudes negativas

Não teremos o desempenho desejado se, por algum motivo, não gostarmos do que estamos fazendo. Se considerarmos uma tarefa muito chata, teremos uma tendência a “enrolar” e adiá-la, perdendo muito tempo.

Atitudes positivas

Quando temos prazer em desempenhar uma tarefa, somos mais ágeis e ficamos mais atentos, diminuindo as chances de erro. Tendo atitudes positivas, o tempo será sempre utilizado racional-mente.

Quando temos uma tarefa que não gostamos de fazer, podemos delegá-la a outra pessoa ou fazê-la o mais rapidamente possível! (Nos módulos seguintes detalharemos este assunto.)

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1.5 – SERÁ QUE TRABALHAMOS DEMAIS?

Eu trabalho demais.

Eu gostaria de ter mais tempo livre.

Estou sempre cansado de tanto trabalhar.

Não consigo fazer mais nada além de trabalhar.

Você se identifica com as afirmações acima?

Sim, eu me identifico: Será que você não está exagerando? Muitas pessoas acreditam que passam horas em excesso trabalhando quando, na realidade, estão mais preocupadas em mostrar que trabalham muito do que com o trabalho em questão. É fácil identificar essas pessoas. Geralmente são profissionais sem estabilidade profissional e que estão sempre ocupados para atender um pedido.

Não, eu não me identifico: Reflita bem sobre isso e veja se este é o seu caso.

Ao contrário do que se pensa, o excesso de trabalho não fere ninguém. O problema não é a quantidade de trabalho, mas sim a qualidade e a forma como organizamos o tempo.

Todos nós já tivemos que trabalhar excessivamente, indo além do nosso horário de expediente. Quan-do estamos envolvidos com o trabalho e aproveitamos o tempo de forma racional, nem percebemos as horas passarem. O trabalho deixa de ser um peso e passa a ser um estímulo.

Mas, quando estamos ansiosos, não conseguimos cumprir nossas tarefas e vemos nosso trabalho aumentando a cada dia, nos sentimos oprimidos, frustrados e com a sensação de que perdemos tempo e desperdiçamos oportunidades.

Rita e Diego trabalham juntos num escritório.

Rita está trabalhando excessivamente há cinco dias. Ela precisa entregar um relatório ainda hoje. Está cansada, mas acha que o esforço valeu a pena: o relatório ficou melhor do que esperava. Além disso, ela sabe que amanhã poderá descansar um pouco e sair mais cedo para jantar com o seu namorado.

Diego está ansioso porque termina hoje o prazo para entregar o relatório que está fazendo. Ele está trabalhando nisso há uma semana, sem folga. A sua maior preocupação é saber se o rela-tório de Rita ficará melhor do que o dele. Por isso não consegue se concentrar. Ele está irritado porque acha que todos no escritório estão torcendo para que ele não termine o trabalho dentro do prazo estabelecido.

Agora pense no ambiente em que você trabalha. Você reconhece os tipos descritos na imagem acima? E você, se identifica com algum deles?

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Há alguns anos, os doutores Rosennann e Fridman, cardiologistas norte-americanos, concluíram que todos os pacientes que sofreram ataques cardíacos prematuros tinham um perfil típico, muito parecido com o de Diego, ou seja, todos viviam numa constante luta contra o tempo, excessivamente preocupados com prazos, nunca conseguiam fazer tudo a que se propunham e raramente estavam satisfeitos. Além disso, apresentavam o que chamamos de “sentimentos ruins favoritos”, ou seja, irritação, impaciência, raiva e uma generalizada desconfiança em relação às pessoas.

O tipo de personalidade de Diego é conhecido na literatura médica como TIPO A, sinônimo de execu-tivo que trabalha muito e tem um alto risco de morte prematura.

O alto índice de problemas cardíacos entre as pessoas do TIPO A não está ligado ao excesso de tra-balho, mas sim aos “sentimentos ruins favoritos”.

A chave para manter uma vida saudável está na postura de cada um. É claro que muitos fatores podem atuar como causadores de problemas de saúde, como fumo, má alimentação, predisposição genética ou hereditária a doenças e excesso ou falta de exercícios físicos, porém, segundo os especialistas, é cada vez maior a certeza de que há inúmeros elementos psicológicos envolvidos neste processo.

Aprender a usar o tempo de forma racional pode ajudá-lo a ter uma atitude positiva em relação ao tra-balho e a espantar os “sentimentos ruins favoritos”.

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RESUMO

1. Não existe uma única definição para o tempo. Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos, fí-sicos, psicólogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e chegaram a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular. Na sociedade contempo-rânea, marcada pelo consumo, o tempo é um elemento de riqueza a serviço, unicamente, da produção de bens de consumo e do lucro.

2. Sempre há tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A dificuldade está em determinar o que de fato é importante, priorizando tarefas. O problema não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos.

3. As atitudes que temos perante nossas atividades afetam o nosso desempenho frente ao uso do tempo. Atitudes positivas levam à utilização racional do tempo.

4. Ao contrário do que algumas pessoas pensam, o excesso de trabalho não é prejudicial à saúde. O caminho para manter uma vida saudável está na postura de cada um. Aprender a usar o tempo de forma racional pode ajudá-lo a ter uma atitude mais positiva em relação ao trabalho, assim como a espantar os “sentimentos ruins favoritos”.

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MÓDULO 2MUDANÇAS DE COMPORTAMENTO:

DEFININDO OBJETIVOS

No módulo anterior, você viu que usar o tempo de forma racional pode trazer mudanças significativas para o dia-a-dia. Agora você vai entender que determinar metas profissionais e pessoais também são um passo importante na gestão do tempo. Neste módulo você vai aprender a definir objetivos e se programar para alcançá-los. Você vai entender a diferença entre urgente e importante, e vai ver como esta distinção pode ajudá-lo a aproveitar melhor o tempo, priorizando o que, de fato, é essencial.

2.1 - Estabelecendo objetivos de alto retorno

2.2 - Como fixar objetivos

2.3 - Prioridades e programação do tempo

2.4 - Dilema: importante X urgente

2.5 - Como evitar preocupações excessivas

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MÓDULO 2MUDANÇAS DE COMPORTAMENTO: DEFININDO OBJETIVOS

2.1 - ESTABELECENDO OBJETIVOS DE ALTO RETORNO

A fixação de objetivos é uma das ferramentas mais poderosas para racionalizar e tornar produtivo o uso do tempo. Objetivos bem definidos e claramente especificados funcionam com um antídoto para a perda de tempo, eliminando atividades periféricas e sem importância.

Quando se tem uma meta bem definida fica mais fácil saber o que fazer para alcançar o sucesso.

Mas você sabe o que é sucesso?

Sucesso é a realização progressiva de objetivos pessoais valiosos e predeterminados. As pessoas de sucesso são aquelas que alcançam os objetivos traçados e concentram o tempo em atividades de alto retorno, ligadas direta ou indiretamente aos objetivos previamente definidos. Esta realização é progressiva e se consolida passo a passo, minuto a minuto, todos os dias, 24 horas por dia, sete dias por semana.

Paul J. Meyer é autor do livro “Produtividade pessoal efetiva”. Ainda jovem, Meyer se interessou pelos princípios de desenvolvimento da produtividade pessoal e do sucesso. Ao 27 anos, tornou-se milionário aplicando os seus conhecimentos. Em 1960, fundou a Leadership Management International, empresa dedicada à motivação de pessoas até os seus plenos potenciais. Atualmente, a empresa atua em mais 60 países, inclusive no Brasil, e conta com mais de 2.500 associados. Desde a sua fundação, o faturamento da companhia já ultrapassou 1 bilhão de dólares. A metodologia LMI, disponível em mais de 20 idiomas, tem sucesso comprovado na potencialização das pessoas por meio de mudanças de atitude e comporta-mento. Meyer tem três doutorados honorários e os seus artigos já foram publicados em mais de 200 jornais e revistas. Suas idéias de como atingir o sucesso já foram citadas por mais de 100 autores.

“Os objetivos trazem ordem, significado e finalidade à vida, sustentando o interesse e a motiva-ção por um longo período de tempo. Além disso, evocam nossas qualidades mais nobres: ao fixar metas, expressamos o desejo de realizar, melhorar nossa vida, sermos mais efetivos e mais produtivos e obter mais sucesso amanhã do que o que obtivemos até agora.”

Paul J. Meyer, “Produtividade Pessoal Efetiva” (copyright 1988 Manual de Metodologia LMI)

Como você viu, estabelecer objetivos é fundamental e deve ser visto como o primeiro passo para me-lhorar a utilização do tempo e, consequentemente, da sua vida. Mas para isso você terá que despender algum tempo...

Você precisará achar tempo para definir claramente a sua missão e as suas metas, e depois escrevê-las, uma a uma.

Lembre-se: escrever os objetivos é tão importante quanto defini-los. Objetivos não escritos não têm valor!

As pessoas têm objetivos diferentes. Alguns podem parecer muito difíceis; outros, muito fáceis. Porém, para realizá-los é preciso ter uma a definição clara do que se pretende alcançar. É preciso escrever cada objetivo, um a um, profissional e pessoal, independentemente do grau de dificuldade.

Você já parou para pensar em quais são os seus reais objetivos?

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2.2 – COMO FIXAR OBJETIVOS

Muitas pessoas têm dificuldade de refletir sobre si mesmas por se sentirem desconfortáveis toda vez que estão, aparentemente, desocupadas. Esta é uma atitude equivocada que deve ser evitada.

A reflexão é uma etapa importantíssima da administração do tempo: para fixar objetivos você deve passar por um processo de introspeção e autoconhecimento. Para isso, procure caminhos, questione, seja crítico com você mesmo, use a criatividade para achar soluções, ouse! Destine parte do seu tempo para se concentrar, com tranqüilidade e sem interrupções.

O que você costuma fazer depois de estabelecer um objetivo?

1. Fica pensando sobre o assunto e esperando a oportunidade ideal para realizá-lo.

2. Pensa nele de vez em quando e se sente tranqüilo porque conseguiu, finalmente, descobrir uma coisa que realmente é importante.

3. Escreve o objetivo num lugar bem visível, olha para ele todos os dias e enumera todas as al-ternativas possíveis para conseguir realizá-lo.

Ao estabelecer os seus objetivos você deve escrevê-los, registrá-los.

Esta é a regra mais importante para ajudar você a fixar os seus objetivos:

1. Você poderá revê-los periodicamente, relembrando suas metas.

2. O ato de escrever os seus objetivos ajuda a tornar seus pensamentos mais claros.

3. Ao rever os seus objetivos você poderá definir com mais facilidade as suas prioridades, dando seqüência às ações da melhor forma possível.

4. A leitura das metas estimula os sentimentos de autoconfiança e otimismo.

5. Com o passar do tempo, você poderá avaliar os seus objetivos e aprimorá-los.

Vamos relembrar alguns pontos importantes já vistos por aqui:

Escrever os objetivos ajuda-o a fixar um compromisso com você mesmo, além de reforçar a sua motivação e dedicação a eles e facilitar a priorização de ações realmente importantes neste processo.

A revisão dos objetivos possibilita a reorganização de estratégias para alcançá-los e a realiza-ção de um check-point para garantir que está indo em direção ao caminho certo.

Mas uma pergunta continua no ar. Como fazer para que os seus objetivos saiam do papel?

Elaborando um plano de ação para cada objetivo. Esta é a resposta! Vamos começar vendo a melhor forma de definir e registrar objetivos.

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Área: Data inicial: Data final: Pessoal / Profissional 20/08/2002 20/08/2004

Objetivo: Aprender a falar inglês, fluentemente, em dois anos.

Área

Os seus objetivos podem ser profissionais ou pessoais. Defina o tipo de meta e utilize um formu-lário para cada objetivo. Lembre-se: todos os seus objetivos precisam ser:

1. Específicos

2. Mensuráveis

3. Possíveis

4. Realísticos

5. Tangíveis

Data Inicial

Você precisa definir uma data para começar o caminho para atingir o seu objetivo.

Data Final

Você precisa definir uma data final, estabelecendo um prazo para que este objetivo seja alcança-do. Se necessário, altere esta data posteriormente.

Objetivo

Descreva de forma clara e sucinta o objetivo em questão.

A próxima etapa será definir os benefícios e o seu plano de ação:

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Por que o cumprimento deste objetivo será útil para você? Como você irá aplicá-lo em sua vida? Esti-pulando benefícios você poderá mensurar a importância desta meta no seu dia-a-dia.

A última etapa será definir os possíveis obstáculos que vai encontrar e as soluções para cada um deles. Clique na área colorida para ver como preencher estes campos:

Possíveis obstáculos Possíveis soluções

1. Falta de tempo para estudar inglês.

Disponibilizar algumas horas durante a semana ou o fim de semana para esta atividade, abdicando de uma atividade de lazer.

2. Não ter dinheiro para fazer o curso de verão em outro país.

Evitar gastos com coisas supérfluas para conseguir juntar dinheiro.

Não importa quais sejam os seus objetivos, você sempre encontrará obstáculos pelo caminho. Se pu-der prevê-los, com certeza eles poderão ser solucionados com muito mais facilidade!

Pronto! Agora você tem todas as ferramentas necessárias para criar os seus próprios objetivos. Ache tempo para refletir sobre a sua vida pessoal e profissional, e comece a estabelecer metas para a sua vida. Em seguida, escreva-as, utilizando um formulário para cada objetivo.

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2.3 - PRIORIDADES E PROGRAMAÇÃO DO TEMPO

Como vimos no módulo anterior, sempre há tempo suficiente para as coisas realmente importantes. Lembre-se: o problema não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos.

“O tempo é servo das nossas prioridades. Não importam os objetivos, sempre teremos tempo suficiente para realizá-los.”

Paul J. Meyer

Nossos recursos são limitados, mas nossas necessidades serão sempre ilimitadas.

Por isso, sempre teremos mais atividades do que somos capazes de realizar. O importante é definir o que fazer primeiro, estabelecendo prioridades, definindo quais iremos trabalhar primeiramente.

Priorizar permite converter o inadministrável em administrável.

Mas o que é priorizar?

Vamos imaginar que você tem um belo planejamento com uma série de objetivos definidos. Qual é o próximo passo?

As prioridades são a parte mais importante na execução de um plano. Podemos criar a melhor lista de metas, de objetivos e tarefas; porém, ela só servirá se você a implementar. A definição das prioridades lhe ajudará a atingir as metas na determinação do que deve ser feito em primeiro lugar.

Você também descobrirá que as prioridades ajudam na organização do seu dia.

Mas... o que é priorizar?

Priorizar é o processo para determinar o que é o mais importante para você fazer. Itens que precisam ser priorizados podem ser feitos em base diária, semanal, mensal ou anual. A lista de prioridades é sim-plesmente uma lista numerada das coisas a fazer.

Vamos entender melhor como priorizar tarefas.

Suponhamos que você tenha algumas metas para atingir no seu trabalho durante o dia. Para isso, você deve estabelecer seus objetivos e tarefas envolvidas na realização de cada uma.

Você terá que definir uma ordem de prioridades para as metas, partindo da mais importante, para as de menor importância.

Feito isso, você deverá priorizar os seus objetivos, ou seja, escolher aqueles que o ajudarão a alcançar cada uma das metas mais rapidamente. Para isso, você deverá enumerá-los também, em ordem crescen-te de prioridade.

Agora você deverá listar as tarefas a serem feitas para atingir suas metas, priorizando cada uma delas. Desta forma, você terá uma lista de “coisas a fazer” que o ajudará a atingir suas metas. Cada tarefa deve estar relacionada com cada objetivo, e cada objetivo deve estar relacionado com cada meta.

Se desejar ser uma pessoa de sucesso, você sempre deverá definir suas tarefas. Você poderá se per-guntar: “Como faço todas estas tarefas e ainda o meu trabalho rotineiro?”

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Para a maioria das pessoas, trabalhar produtivamente faz parte dos próprios objetivos e as atividades diárias, parte de suas tarefas.

E os imprevistos que aparecem no último minuto? Como ficam?

Isso acontece com todos nós. Portanto, esteja preparado para re-priorizar suas tarefas ao longo do dia e faça das emergências parte do seu plano.

Exemplo

Um vendedor tem que dar prioridade ao atendimento do seu cliente. Isso significa que pode ter uma tarde no final do mês com muitos chamados dos seus clientes que o impedirão de concluir seu relatório mensal no prazo estabelecido. Para evitar crises de atraso, ele pode elaborá-los semanalmente e, desta forma, poderá diminuir o tempo de fechamento mensal para evitar uma urgência no fim do mês.

Por último, não esqueça que sempre há tempo para dizer NÃO.

Mas como programar o tempo da melhor maneira possível?

1. Estabeleça seus objetivos: Como vimos, antes de começar qualquer tarefa, você deve achar tempo para estabelecer, por escrito, os seus objetivos. Esta será sempre a sua prioridade número um!

2. Consulte seu plano de ações: Para definir suas prioridades você deve consultar o seu plano de ações, procurando respostas para as seguintes perguntas:

Onde está o maior retorno?

Quais são os pontos-chave para obter grande parte dos resultados?

O que é decisivo ou crítico?

O que é significativo para fazer a diferença?

O que é essencial para minha sobrevivência e o meu sucesso?

3. Evite ter atividades em excesso:

Saiba delegar funções.

Tenha em mente que ao estipular uma prioridade, você deixará de lado alguma atividade. Priorizar é deixar de fazer uma coisa em detrimento de outra.

Se necessário, descarte tarefas não tão importantes.

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2.4 - DILEMA: O IMPORTANTE E O URGENTE

Mas como programar o tempo da melhor maneira possível?

O quadro abaixo irá ajudá-lo a entender a grande diferença entre importante e urgente. Tente avaliar as suas atividades seguindo a matriz abaixo:

ImportanteSim Não

Importante

SimEvacuar um edifício em fogo.Resolver problemas com um cliente importante.

Constantes interrupções.Atender a telefonemas.

NãoDesenvolver subordinados. Planejar objetivos a longo prazo.

Conversas inconseqüentes. Organizar, novamente, os seus papéis.

Cada ação que você realiza tem um grau relativo de importância e urgência.

As tarefas importantes são aquelas necessárias, úteis, de alto valor, essenciais.

As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele momento, com pressa, não podendo ser adiadas.

Será que você sabe diferenciar o importante do urgente no seu dia-a-dia?

1. As coisas importantes raramente são urgentes.

2. As questões urgentes exigem nossa atenção exclusiva e exercem contínua pressão.

3. O caráter de pressa do que é urgente mascara a sua real importância.

4. Muitas tarefas urgentes são, na realidade, artificiais.

Quando deixamos de fazer alguma atividade no prazo estipulado, criamos uma urgência. Paga-mos com desgaste emocional e físico nas nossas relações pessoais e profissionais. Sem contar que, muitas vezes, para controlar uma urgência, precisamos abandonar tarefas importantes.

Trabalhar constantemente em crise, “apagando incêndios”, não é natural, e compromete a saúde e a motivação.

Reflita sobre o seu cotidiano de trabalho. Pense como você realiza a maior parte das atividades. Se você conseguir diferenciar as tarefas urgentes das importantes estará dando o primeiro passo para priorizar o que é, de fato, essencial.

Somente quando pudermos romper com a tirania do urgente é que resolveremos o problema da falta de tempo.

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2.5 - COMO EVITAR PREOCUPAÇÕES EXCESSIVAS

No módulo anterior, vimos que o excesso de trabalho não faz mal à saude; o que é prejudicial à saúde são os “sentimentos ruins favoritos”, ou seja, irritação, impaciência, raiva e desconfiança.

A preocupação excessiva é outro sentimento muito comum que também atua como fonte de stress e desgaste e afeta a nossa produtividade.

Por isso, tente evitá-la.

Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e planos de ações estabelecidos. Gastamos nosso tempo resolvendo tarefas urgentes, sem definir prioridades.

Quando isso acontece, nossa mente fica ocupada e preocupada com inúmeros assuntos irrelevantes, periféricos. Consequentemente, não conseguimos nos ocupar do que de fato é importante. Temos a sen-sação de não controlar o que estamos fazendo, e nos sentimos pressionados, estressados e insatisfeitos.

A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer consome o nosso tempo e a nossa energia.

1. Redija um plano de ações para todas as suas tarefas.

2. À medida que os problemas forem sendo resolvidos, elimine-os do seu plano de ações.

3. Escreva num pedaço de papel todas as informações relativas às suas atividades. Assim você não precisará se lembrar de todos os detalhes de cada uma delas, deixando a mente livre para pensar em outras tarefas.

4. Mantenha uma agenda diária, com todos os seus compromissos.

Ao estabelecer metas e traçar um plano de ações você estará usando o tempo de forma racional. Agin-do desta forma, as atitudes e os sentimentos negativos serão, aos poucos, eliminados, contribuindo para aumentar a sua produtividade e bem-estar no trabalho e na vida pessoal.

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RESUMO

1. A fixação de objetivos constitui uma ferramenta fundamental para racionalizar o uso do tempo. Quando se tem uma meta bem definida fica bem mais fácil estabelecer estratégias e alcançar o sucesso sem perder tempo.

2. Para definir os seus objetivos você deve passar por um processo de introspecção e autoco-nhecimento. Escreva num pedaço de papel as suas metas! Esta é a regra mais importante para ajudar você a fixá-las.

3. Não importam os objetivos, você sempre encontrará tempo suficiente para realizá-los. O impor-tante é definir o que fazer primeiro, estabelecer prioridades.

4. As tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais; as urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele momento, que não podem ser adiadas. Só resolveremos o problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do urgente.

5. A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer é o que mais consome nosso tempo e energia. Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e planos de ações estabelecidos.

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MÓDULO 3LIDANDO COM O DIA-A-DIA NO SEU TRABALHO

Este módulo é sobre interrupções, uma das principais causas de perda de tempo no traba-lho. As interrupções ameaçam nossa produtividade e nosso desempenho e não podem ser eliminadas, apenas controladas. Agora você vai descobrir por que as interrupções ocorrem e vai aprender técnicas e dicas para administrá-las melhor. Você vai ver ainda a origem das crises e aprenderá a gerenciá-las de forma eficaz.

3.1 - Interrupções

3.2 - Como lidar com interrupções: as visitas inesperadas

3.3 - Como lidar com interrupções: o telefone

3.4 - Por que paramos uma tarefa

3.5 - Como evitar interrupções - metodologia

3.6 - Como diminuir as crises

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MÓDULO 3LIDANDO COM O DIA-A-DIA NO SEU TRABALHO

3.1 – INTERRUPÇÕES

As interrupções são fonte de estresse e uma das maiores ameaças à eficiência e produtividade no trabalho. Elas ocorrem de várias formas e podem ser causadas por você mesmo, por outras pessoas ou por acontecimentos inesperados. Porém, uma coisa é certa: quando somos interrompidos, perdemos a concentração e a inspiração, e somos obrigados a gastar tempo e energia para retomarmos a tarefa.

Quem nunca viveu uma situação como esta? Quem nunca ficou nervoso por chegar ao fim do expe-diente sem ter feito metade do que estava programado?

Você já reparou o que acontece quando somos obrigados a interromper uma atividade impor-tante?

1. Ao reiniciar uma tarefa que foi interrompida por algum motivo, perdemos tempo repetindo parte do que já tínhamos feito. Precisamos voltar alguns passos, relembrar e retomar “o fio da meada”.

2. A interrupção atrasa o fim da tarefa e põe em risco o prazo estipulado. O trabalho realizado com interrupções demanda muito mais tempo do que aquele feito ininterruptamente.

3. Interrupções constantes fazem a tarefa parecer nunca ter fim. A atividade fica “arrastada” e monótona. Na maioria das vezes, a motivação diminui, atrapalhando o nosso desempenho.

Para evitar interrupções é importante saber por que elas ocorrem.

As interrupções são provocadas:

1. Por nós mesmos. Ex: Falta de atenção ou de motivação, indecisão etc.

2. Por terceiros. Ex: Colegas de trabalho, telefone etc.

3. Por acontecimentos inesperados. Ex: Pane no computador, falta de luz etc.

As situações citadas anteriormente são comuns a todos nós.

E são normais. Como não vivemos isolados e não podemos controlar tudo o que ocorre à nossa volta, muitas vezes não há como evitar ser interrompido. O importante é saber lidar com a situação e não deixar que a interrupção nos controle.

“Interrupções vêm em todos os tamanhos, formas e circunstâncias. Sabendo como lidar com algumas coisas mais comuns, nossa capacidade de lidar com as incomuns me-lhora também. Esteja sempre consciente de que lidar com interrupções é essencial á produtividade.”

Paul J. Meyer

Quando deixamos uma tarefa inacabada, entramos para o rol das pessoas que perdem mais de um terço do tempo com atividades improdutivas. A maioria dos executivos e profissionais desperdiça um va-lioso tempo quando, por algum motivo, param de fazer uma tarefa importante e prioritária para fazer algo que não o é.

Não pare na metade de uma tarefa iniciada.

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3.2 - COMO LIDAR COM INTERRUPÇÕES: AS VISITAS INESPERADAS

Pense no seu ambiente de trabalho. Você costuma ser constantemente interrompido por seus colegas, subordinados ou chefes? Quanto tempo, em média, você consegue trabalhar, concentradamente, sem ser chamado por alguém? Como você reage às interrupções?

Aprender a administrar as interrupções, controlando o controlável e aceitando o incontrolável, é um grande passo para evitar a perda de tempo.

O primeiro passo para controlar as interrupções é analisar o motivo pelo qual elas ocorrem. Para isso é importante saber se quem interrompe precisa, de fato, da sua ajuda. Tente analisar porque a sua atenção é tão requisitada respondendo as perguntas abaixo.

1. Será que você deveria delegar mais autoridade e autonomia aos seus subordinados?

Se você acha que deve delegar mais autoridade e autonomia aos seus subordinados, o seu pensamento está correto. Tenha sempre em mente que você precisa confiar na sua equipe.

Tenha sempre em mente que você precisa confiar na sua equipe.

2. Será que seus colegas estão tentando passar a você suas funções ou problemas?

Este é um hábito que precisa mudar.

Fique atento para que isso não aconteça.

3. Será que você é tão inacessível que seus colegas precisam “agarrá-lo” sempre que o vêem?

Este é um hábito que precisa mudar.

Fique atento para que isso não aconteça.

Analise sempre o seu posicionamento frente aos seus subordinados, chefes e colegas de trabalho: você pode estar contribuindo ou sendo conivente com as constantes interrupções. Avalie sempre o motivo pelo qual você está sendo interrompido e evite esta situação quando não for essencial. Não desvie das suas atividades prioritárias para apagar incêndios de terceiros. Procure sempre desenvolver uma tarefa do início ao fim, de uma só vez: pesquisas apontam que a maioria dos profissionais desperdiça tempo quando pára uma tarefa importante e prioritária para realizar outra que não o é.

DICA DO AUTOR

1. Afaste-se dos “bate-papos” improdutivos.

2. Eliminar cadeiras extras é uma boa forma de evitar que seus colegas se instalem para uma “conversinha rápida”.

3. Mantenha a porta do seu escritório fechada. Caso você trabalhe em um salão aberto, posicione sua mesa longe do fluxo de tráfego.

4. Diminua o número de interrupções causadas por membros da sua equipe estabelecendo um horário para atendê-los.

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5. Estabeleça um limite de tempo para suas visitas e peça para a sua secretária, assistente ou colega chamá-lo quando este tempo expirar.

6. Aprenda a ser sincero com as pessoas. É importante saber dizer “não” quando necessário.

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3.3 - COMO LIDAR COM INTERRUPÇÕES: O TELEFONE

O telefone é um importante instrumento de socialização que aproxima as pessoas e ajuda a estabele-cer relacionamentos agradáveis. Mas é também uma das principais fontes de interrupção de trabalho no dia-a-dia. Pergunte a qualquer grupo de pessoas sobre os fatores que levam à perda de tempo e os telefo-nes serão sempre mencionados como uns dos três primeiros itens. Como você não pode prever o assunto que será tratado quando o telefone toca, qualquer pessoa pode interrompê-lo no meio de uma atividade importante e roubar parte do seu precioso tempo: clientes, amigos, familiares, vendedores, fornecedores, colegas de trabalho, conhecidos ou desconhecidos.

É necessário ter em mente que, em certas ocasiões, você pode, e deve, abrir mão da socialização. Vamos aprender agora como usar o telefone de forma eficiente e racional, sem, contudo, ser anti-social.

Várias atitudes podem ajudá-lo a evitar as freqüentes interrupções causadas pelo telefone.

1. Caso a conversa demore mais do que dois minutos, peça para o interlocutor retornar a ligação em um horário pré-determinado.

2. Se possível, peça para sua secretária ou assistente atender ao telefone, passando a você apenas as chamadas importantes.

3. Caso a conversa se estenda desnecessariamente, invente uma desculpa e desligue. Diga que tem outra chamada para atender, uma reunião ou uma emergência. Em último caso, desligue enquanto estiver falando.

4. Não tenha medo de ofender. Aprenda a ser firme sem ser grosseiro. A maioria das pessoas entende quando não estamos disponíveis e não se ofende por isso.

5. Planeje suas ligações. Esteja preparado para falar, mantendo todas as informações à mão.

6. Agrupe suas ligações. Tente fazer todas as suas chamadas de uma só vez.

7. Seja claro. Não invente desculpas ao lidar com profissionais de vendas ou fornecedores. Caso não esteja interessado na oferta, diga-o claramente para evitar que o interlocutor retorne a liga-ção. Se estiver na dúvida, peça para ele enviar um e-mail e analise-o posteriormente. Evite as promessas que não serão cumpridas. Isto demonstra falta de profissionalismo.

8. Marque um horário para falar com os seus fornecedores. Isso é, no mínimo, uma manifestação de respeito profissional mútuo. Muitas vezes, por negligenciar os retornos esperados, seu tempo é consumido inutilmente entre os telefonemas e as respostas evasivas.

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3.4 – POR QUE PARAMOS UMA TAREFA

Como vimos, as interrupções nem sempre são causadas por terceiros. Muitas vezes, nós mesmos somos responsáveis pelas pausas. Quantas vezes “enrolamos” e adiamos o cumprimento de algumas tarefas? Você já parou para pensar no motivo pelo qual isso acontece?

O que nos leva a interromper uma tarefa:

Motivo Descrição

Falta de concentração

Sua cabeça está longe. Você pensa em tudo, menos na tarefa que está fazendo. As ansiedades e os estados emocionais também afetam a sua concentração no tra-balho.

Autodistração Você se dispersa e faz qualquer coisa, exceto o que está na sua frente.

Falta de motivação para con-cluir uma tarefa

Você não gosta do que está fazendo, por isso se disper-sa fazendo várias atividades, menos a tarefa em pauta.

Indecisão Você está inseguro e não sabe que decisão tomar.Dificuldade para enfrentar ta-refas difíceis

Você deixa a tarefa para depois porque está inseguro sobre como desempenhá-la.

Desejo de ser perfeccionista Você gasta horas revisando cada detalhe da sua tarefa, querendo atingir a perfeição.

Mudanças de prioridade Você precisa interromper o que está fazendo para execu-tar outra tarefa importante solicitada pelo seu chefe.

Medo de errar Você fica ansioso e tem receio de que seu trabalho seja criticado ou não aceito.

Informação insuficiente Você não tem dados ou ferramentas suficientes para ter-minar a tarefa.

Agora pense no seu cotidiano no trabalho. Você se identifica com as situações descritas acima? Tente se lembrar de tarefas ou circunstâncias nas quais você “enrolou” e reflita sobre as razões que o levaram a ter esta atitude. Sabendo identificar o problema fica bem mais fácil controlá-lo.

Toda interrupção indesejada é perda de tempo. Se você tiver consciência de que interromper uma ati-vidade é jogar tempo fora, certamente fará o possível para evitar pausas.

Caso perceba que está, voluntária ou involuntariamente, provocando uma interrupção, tente identificar o motivo. Se você souber por que está “enrolando” será mais fácil voltar à atividade.

Falta de concentração: Muitas vezes não conseguimos nos concentrar porque estamos pre-ocupados com outros problemas ou atividades. Tente resolver uma coisa de cada vez, e se con-centre somente no que é prioritário, eliminando as atividades não-programadas.

Falta de motivação: Seja motivador de si mesmo. Faça as tarefas chatas de uma só vez, as-sim você evitará se desconcentrar e perder energia. Lembre-se de que quanto mais você “enro-lar”, mais desmotivado ficará.

Indecisão: As decisões fazem parte do nosso cotidiano. Quanto mais inseguro você ficar, mais difícil será decidir. Para afastar a insegurança, tenha sempre em mente que se você tem autono-mia para decidir é sinal que tem competência suficiente para isso.

Dificuldade de enfrentar tarefas difíceis: Não é simples enfrentar uma tarefa que achamos difícil. Sentimos uma série de ansiedades, conscientes e inconscientes, como medo de falhar, medo de sermos avaliados negativamente etc. Nunca se esqueça de que tarefas inacabadas podem se transformar em urgências. Por isso faça o possível e o impossível para terminar as

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tarefas mais complicadas num prazo relativamente curto. Caso contrário, você será obrigado a resolver assuntos difíceis sob pressão.

Desejo de ser perfeccionista: Lembre-se: o ótimo é inimigo do bom. As pessoas que se sentem obrigadas a fazer qualquer atividade com absoluta perfeição acabam se desgastando desnecessariamente. Normalmente, interrompem as tarefas para revisar cada detalhe e acabam afetando a sua produtividade.

Mudanças de prioridade: Nem sempre é possível manter as prioridades. Urgências ou impre-vistos alheios à sua vontade podem surgir, forçando-o a mudar de tarefa. Por exemplo, se seu superior precisar de você em uma tarefa urgente. Este tipo de interrupção pode ser evitada por meio de uma PRÁTICA DE PREVENÇÃO*. A maioria das interrupções ocorre por não anteci-parmos uma ocorrência, por isso tente prever os acontecimentos e se adiantar. Procure antever todas as situações inesperadas.

Informação insuficiente: Antes de começar uma tarefa, destine parte do seu tempo para planejá-la e certifique-se de que dispõe de todos os dados e ferramentas necessários a sua execução.

*Praticar a prevenção: dispor com antecedência, precaver-se, preparar-se, antecipar-se.

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3.5 – COMO EVITAR INTERRUPÇÕES - METODOLOGIA

As tarefas repetitivas e burocráticas sempre fizeram parte do nosso cotidiano. Algumas podem ser realizadas em poucos minutos, já outras demoram para ser concluídas. Entretanto, independentemente do tempo que demandam, o hábito de deixá-las para depois ou de “enrolar” acaba permitindo que elas consumam todo o nosso tempo, nos privando de atividades mais prazerosas e instigantes.

E para evitar perder tempo com este tipo de tarefa, você deve adotar uma metodologia rígida que não deixe que você se disperse.

As nossas atividades cotidianas podem ser dividas em duas categorias:

Tarefas curtas (demoram menos de três minutos para serem realizadas)

1. Evite acumular pequenas tarefas. Ao receber relatórios, comunicações internas, comunica-dos ou memorandos, responda-os imediatamente.

2. Caso a resposta seja por e-mail, guarde-a em uma pasta específica após enviá-la. Se for em papel, escreva a resposta no mesmo original (80% dos comunicados recebidos podem ser respondidos assim).

3. Crie formulários ou textos padronizados para as tarefas de rotina.

Tarefas longas (demoram mais de três minutos para serem realizadas)

1. As atividades que não podem ser resolvidas imediatamente devem ser guardadas em uma pasta chamada “Cacarecos”. Este espaço tem a finalidade de agrupar todas as tarefas pen-dentes. Desta forma, você terá pleno controle de tudo o que ainda não foi solucionado, evitan-do preocupações como “Não posso me esquecer disto”, “Preciso fazer aquilo”. Conseqüente-mente, sua mente ficará livre para tudo que exige reflexão e ação.

2. Tente agrupar atividades similares. Por exemplo, responda todos os e-mails pendentes de uma única vez, dedique parte do seu tempo para escrever relatórios, respostas, despachos etc.

3. As tarefas longas, que não podem ser feitas de uma vez, devem ser segmentadas, dividi-das em partes. Antes de começar uma atividade, estime quanto tempo será necessário para executá-la e planeje trabalhar em blocos. Por exemplo, você pode dividir a preparação de um relatório em três partes:

Levantar dados

Analisar dados

Redigir

Desta forma, você poderá trabalhar em cada bloco de forma ininterrupta, sem se desgastar. Além disso, cada parte concluída será um fator de motivação para você terminar a tarefa.

Como vimos anteriormente, antes de começar qualquer tipo de tarefa, independentemente do tempo necessário para terminá-la, é importante que você:

1. Esteja sempre pronto para decidir. O mínimo esperado de um profissional é a tomada de de-cisões.

2. Faça o possível e o impossível para vencer a vontade de interromper tarefas desagradáveis ou difíceis. Caso contrário, a tarefa inacabada pode virar uma urgência.

3. Seja motivador de si próprio. Concentre-se apenas na tarefa do momento. Faça-a com rapidez, evitando a perda da concentração.

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3.6 – COMO DIMINUIR AS CRISES

As crises fazem parte do nosso cotidiano, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Infelizmente, não temos como eliminá-las, mas podemos aprender a administrá-las e, conseqüentemente, diminui-las.

Mantenha a calma. Relaxe por alguns minutos antes de enfrentar o problema. Esta é a regra número 1 para enfrentar uma crise.

Ao se desesperar, você pode atrapalhar o seu desempenho. Você precisa de calma para agir nos mo-mentos críticos. Em vez de solucionar o problema, o nervosismo excessivo pode gerar uma nova crise.

Para diminuir as crises são necessárias ações como, por exemplo, a realização de uma auto-análise. O primeiro passo é identificar o que desencadeou aquela situação, ou seja, a origem da crise.

Para isso, basta responder com sinceridade as perguntas abaixo.

Por que a situação chegou a esse ponto?

A grande maioria das crises ocorre quando “enrolamos” ou deixamos de fazer uma tarefa importante. Perda de tempo com atividades periféricas e interrupções por motivos pequenos podem gerar uma crise futura. Combata com firmeza os seus desejos de adiar, transferir ou delongar atividades importantes.

A origem da crise foge ao meu controle?

Em alguns casos, as crises são causadas por acontecimentos fora do nosso alcance. Tente identificá-los e, se possível, influencie o comportamento das pessoas responsáveis. Se não houver nada que você possa fazer, relaxe.

Uma vez encontrada a sua origem, é necessário saber o tipo da crise. Para isso, as perguntas a serem feitas são:

Esta crise é específica?

As crises específicas acontecem uma única vez, por um motivo singular.

Esta crise é recorrente?

Algumas crises acontecem repetidamente, sempre pelo mesmo motivo. Neste caso, é importante iden-tificar a origem para evitar que elas voltem a ocorrer. Ao resolver as crises recorrentes você terá mais tempo para enfrentar as específicas.

É importante saber tirar proveito das crises. As dicas abaixo certamente ajudarão bastante:

Tente aproveitá-las para rever o seu comportamento, experimentar novas idéias, desenvolver novos procedimentos.

Aprenda a antever os problemas que podem se repetir e gerar uma nova crise. Faça planos de contingência. Quanto mais importante ou delicada for a tarefa a ser realizada, mais importante será ter um plano de contingência.

Espere o inesperado. Uma crise pode gerar outra. Prepare-se para manter sempre o controle.

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Aprenda a reagir adequadamente. Evite criar crises por comportamento emocional inadequado quando a solução do problema requerer raciocínio e tranqüilidade.

Lembre-se: a maioria das crises vem da incapacidade de usar o tempo de forma eficaz. Ao planejar suas tarefas, tenha sempre em mente as três conhecidas leis de Murphy:

1. Nada é tão simples quanto parece.

2. Tudo demora mais do que você imagina.

3. Se houver a possibilidade de alguma coisa dar errado, dará.

A realidade de todo e qualquer planejamento diário que você define é assim: você começa o seu dia com todas as boas intenções para fazer todas as tarefas planejadas, porém, por qualquer motivo, não consegue.

Fazer ou não todas as tarefas programadas se relacionará sempre à sua determinação. Isso vai de-mandar dizer NÃO mais de uma vez.

Você pode se perguntar: Mas por que dizer NÃO?

A menos que já tenha definido previamente suas metas, você terá que mudar os seus hábitos no mo-mento em que definir seus objetivos. Isso demanda dizer NÃO aos velhos hábitos que não estão relacio-nados com os seus objetivos.

Também leve em consideração que, se você é uma pessoa muito dedicada que adora ajudar outras pessoas e esta atividade não faz parte dos seus objetivos, ela poderá afetar a realização dos mesmos.

Essa situação poderá ser resolvida com uma única pergunta: Quão importantes são os seus objeti-vos?

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RESUMO

1. As interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma constante ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como eliminá-las, mas pode-mos administrá-las de forma eficiente e racional.

2. No trabalho, somos constantemente interrompidos por visitas inesperadas. É importante anali-sar o motivo das interrupções e evitar todo tipo de pausa sem importância.

3. Além das visitas inesperadas, o telefone é uma das principais fontes de perda de tempo. Apren-der a usá-lo de forma racional é o ponto de partida para evitar interrupções indesejadas.

4. Muitas vezes nós mesmos somos responsáveis por interrupções improdutivas. Falta de moti-vação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para enfrentar tarefas difíceis são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.

5. É necessário adotar uma metodologia rígida na execução de tarefas repetitivas e burocráticas para evitar que elas consumam todo o nosso tempo, nos privando de atividades mais instigan-tes.

6. As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-las, po-demos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso comportamento e ex-perimentar novas idéias.

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MÓDULO 4CONSUMIDORES E ORGANIZADORES DO TEMPO

Neste módulo você vai conhecer inúmeros fatores responsáveis pelo desperdício do seu tempo.

Você vai se surpreender descobrindo que algumas soluções, ao invés de aumentarem sua produtividade, acabam consumindo uma parcela considerável do seu dia. Agora você vai aprender a identificar e a evitar este tipo de problema.

4.1 - E-mail / Internet

4.2 - Reuniões

4.3 - Arquivos: quantos realmente são necessários?

4.4 - Usando o Tempo com Eficácia

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MÓDULO 4CONSUMIDORES E ORGANIZADORES DO TEMPO

4.1 – E-MAIL / INTERNET

O laptop pode ser um grande aliado para otimizar seu tempo.

O laptop é uma eficiente ferramenta para ampliar o aproveitamento de seu tempo. Você pode utilizá-lo enquanto viaja ou aguarda uma reunião para, por exemplo, processar assuntos simples da sua pasta de

“cacarecos”, preparar um relatório e realizar partes de uma tarefa.

Além disso, com o seu computador sempre a mão, você pode utilizar o Word ou um organizador digital para registrar as idéias que tiver ao longo do dia.

Lembre-se: entre centenas de idéias ruins, há dezenas de boas idéias. O importante é arquivá-las fora da mente para avaliá-las e desenvolvê-las no momento oportuno. Desta forma, você evita que as idéias se percam e mantém a mente liberada para reflexão.

E-mail

Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente eles agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e potencializam nossa capacidade de “fazer coisas”.

Porém, a falta de disciplina pode transformar o e-mail num dos maiores geradores de perda de tempo e numa desculpa para procrastinar! Fique atento para a maneira como você utiliza este recurso. É preciso saber administrar a enorme quantidade de e-mails que recebemos todos os dias.

Reflita sobre esta questão: as mensagens que recebemos nem sempre são importantes e quase nunca são urgentes. Quem tem pressa em obter uma resposta utiliza, por exemplo, o telefone.

Fique atento: você pode estar perdendo seu tempo utilizando o e-mail inadvertidamente. A falta de disciplina tende a transformar esta ferramenta num dos maiores geradores de perda de tempo e numa des-culpa para procrastinar! Você já parou para pensar em quantas mensagens sem importância você recebe ao longo do seu dia? Observe quanto tempo você gasta com elas e repare se são fontes de interrupção.

Marque uma hora para checar seus e-mails

Como qualquer outra atividade, o acesso à caixa postal deve ser feito com hora marcad. A freqü-ência ideal para conferir o e-mail depende do seu tipo de atividade ou das suas prioridades.

Exemplo

Um vendedor, um responsável de contas, ou um comprador, que tem na comunicação eletrônica um de seus principais recursos, deve checar sua caixa de entrada, no mínimo, duas vezes por dia. Já uma professora que utiliza o e-mail principalmente para troca de arquivos e conteúdo, pode checar apenas uma vez. Definir quanto tempo será reservado para esta tarefa também é muito importante: é uma maneira de você evitar a preocupação ou mesmo a neurose de abrir constantemente seu e-mail.

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Responda suas mensagens imediatamente.

Podemos aplicar aqui a conhecida “Lei de Pareto”: 80% dos e-mails podem ser respondidos em menos de 2 minutos, os restantes 20% precisam de mais tempo. Por isso, ao ler suas men-sagens, responda imediatamente aquelas que não demandam mais que este tempo. Caso a mensagem esteja entre os 20% que exigem a procura de informações, ou necessitam de maior elaboração, coloque-a na sua lista de Cacarecos. Já os e-mails que não precisam de resposta ou ação deverão ser “salvos” em uma pasta apropriada ao tema ou ao tipo de mensagem.

Mantenha sua “caixa de mensagens recebidas” sempre limpa.

Manter limpa a “caixa de mensagens recebidas” proporciona uma sensação de alívio, dá a im-pressão de tarefa cumprida e de que você está controlando bem o seu tempo.

Deixe sempre claro o assunto da mensagem.

Quando enviar um e-mail, procure deixar bem claro o assunto. Assim você não corre o risco do receptor confundir sua mensagem com algum e-mail desconhecido ou suspeito e deletá-lo.

Apague as mensagens que não lhe interessam.

Diariamente recebemos muitos e-mails promocionais que não nos interessam. Libere sua caixa de entrada apagando-os imediatamente após conferir a informação.

Internet

A Internet é, sem dúvida, um grande agente transformador. Trata-se de uma das mais importantes in-fluências da civilização contemporânea. Uma prova disso é que, atualmente, as pessoas e principalmente as empresas já não conseguem imaginar o dia-a-dia sem as facilidades da Web.

Porém, assim como o e-mail, a Internet pode ser um grande consumidor do nosso tempo. Ela é um recurso paradoxal que ao mesmo tempo facilita e complica o nosso dia-a-dia. Tudo depende da maneira como a utilizamos.

A Internet possibilita um ganho imensurável de tempo através da sua capacidade de reunir e disponi-bilizar informações. Ela é uma excelente fonte de conteúdo. O problema é que não dispomos do tempo necessário para analisar, avaliar e selecionar toda a informação que ela nos oferece. Isso está acima da nossa capacidade de absorção e administração.

Portanto, ficamos com o dilema: temos acesso a ilimitado número de informações mas não temos tem-po para processá-la. O que fazer?

Uma única consulta num site de busca da Internet pode reunir a mesma quantidade de informação que levaríamos meses para obter em várias bibliotecas.

Portanto, seguramente, se decidíssemos procurar informações sobre todos os temas que nos interes-sam, se resolvêssemos abrir todas as publicações de notícias e pesquisar todas as novidades do nosso ramo, não teríamos tempo para realizar nenhuma outra atividade quer seja profissional, social ou familiar. Teríamos que passar dia e noite na frente do computador.

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Para combater a tentação de ser “um grande internauta”, no sentido negativo do termo, é necessário ter disciplina, objetivos claros e uma vida organizada.

Deve-se evitar a procrastinação. Assim, você poderá utilizar a internet de maneira produtiva - como meio para atingir seus objetivos de alto retorno - ao invés de se transformar num “navegante perdido”.

Veja algumas dicas de como utilizar a Internet de maneira adequada.

1. Quantifique quanto tempo por semana você passa em frente ao seu computador.

2. Analise quanto tempo você passa na Internet fazendo atividades relacionadas diretamente a seus objetivos e quanto tempo gasta em outras atividades.

3. A Internet também é um ambiente lúdico que, além de informação, oferece diversão. Se seu objetivo momentâneo for se divertir, divirta-se. Não desvie sua atenção pesquisando assuntos relacionados a trabalho.

4. Para saber como você utiliza seu tempo no computador, faça uma auto-avaliação.

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4.2 – REUNIÕES

“Um dos maiores desperdiçadores do tempo é a desorganização. Seu sintoma é o excesso de reuniões.”

PETER F. DRUCKER

Peter F. Drucker é considerado o papa da Administração. Ele atua como consultor e “diagnosticador” em inúmeras empresas, governos e órgãos oficiais de países como Estados Unidos, Canadá e Japão. Suas obras têm sido traduzidas para mais de 25 idiomas. Entre elas podemos destacar: Fator Humano e Desempenho; Administração: Tarefas, Responsabilidade e Práticas; Nova Era de Administração; Adminis-tração em Tempos Turbulentos e o mais conhecido: Prática de Administração de Empresas.

As reuniões são um meio efetivo de intercambiar informações e tomar decisões, porém, o tempo gasto em reuniões improdutivas é um dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Toda reunião custa tempo e, como vimos no Módulo 1, o tempo é o único recurso que não podemos controlar, comprar ou repor.

Dessa forma, devemos sempre avaliar se o tempo investido na preparação e realização de uma reu-nião irá compensar os benefícios que ela trará para a empresa.

O que você precisa EVITAR para ter reuniões improdutivas:

Evite marcar reuniões para discutir falhas individuais.

Quando se tem um problema deve-se, antes de tudo, tentar resolvê-lo. Para isso, ao invés de marcar uma reunião, converse individualmente com o responsável pela tarefa. Essa é uma atitude que, além de produtiva, evita que seus subordinados passem por constrangimentos desnecessários. Punir o culpado não elimina a questão.

Evite fazer reuniões sem objetivos definidos e com participantes desinformados.

1. Perda de tempo - Os participantes estarão mentalmente preparados para ouvir, pensar e se manifestar sobre o tema tratado, assim, você poderá ir direto ao ponto da discussão.

2. A participação improvisada - Preparando os participantes antecipadamente será mais fácil prevenir as conclusões errôneas, incompletas ou insuficientes.

Evite usar reuniões para decidir um assunto que você deve decidir.

Este uso de reuniões pode ter conseqüências nada convenientes para a sua imagem na empre-sa. Afinal, você é pago para tomar decisões! Quando estiver em dúvida, procure opiniões em particular ao invés de tomar o tempo das pessoas numa reunião.

Evite convocar reuniões sem estabelecer o tempo de duração: início e fim.

E nunca espere por retardatários. A não ser, claro, pelo seu chefe!

O que FAZER para garantir uma reunião produtiva.

Defina que objetivos são válidos para a convocação de uma reunião. Explique claramente aos participantes suas expectativas quanto aos resultados da mesma.

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Faça uma agenda detalhada contendo os pontos ou tópicos que serão abordados.

Envie, antecipadamente, a agenda para os participantes. Caso não seja possível, anuncie-os, junto com suas expectativas, antes do inicio da reunião. Sempre informe a duração da mesma.

Convide apenas as pessoas cuja presença é necessária e diga o que espera de cada uma delas.

Permita que as pessoas entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças.

Não faz sentido segurar durante toda a reunião uma pessoa que pode contribuir apenas numa parte específica. É importante inserir esses detalhes na agenda e comunicá-los aos interessa-dos.

Prepare-se para a reunião: leve todo o material pertinente e use ilustrações quando estas pu-derem transmitir melhor, ou mais claramente, seus pontos de vista.

Dica do Autor

Veja algumas dicas de como tornar suas reuniões mais produtivas.

Evite e resista às interrupções: você deve isso às pessoas presentes. Se estiver esperando uma ligação específica, tenha a delicadeza de informar a seus colegas ou subordinados. Isso demonstra respeito e reafirma sua liderança.

Mantenha-se no comando e exija que as outras pessoas venham preparadas para a reunião.

Tente marcar reuniões para horários como 16:12, 11:42, etc. Normalmente as pessoas são mais pontuais neste modo “quebrado” de definir horários. Lembre-se: a pontualidade é essencial para motivar a participação.

Procure não deixar as pessoas mais à vontade do que é conveniente. Faça-as ser objetivas. Se suas reuniões costumam demorar muito mais que o esperado, tente reunir-se de pé. Além disso, programe as reuniões para antes do almoço ou no fim do dia: isso estimula explanações breves.

Certifique-se de que as resoluções das reuniões sejam implementadas imediatamente. Para isso, faça um resumo das conclusões e compromissos assumidos. Certifique-se de que todos os participantes entenderam, exatamente, o que você espera deles e quando. Caso haja necessida-de de minutas, certifique-se de que sejam distribuídas no máximo 48 horas após a reunião.

Esporadicamente analise suas reuniões: verifique se os participantes são as pessoas certas e se estão devidamente preparados. Além disso, procure perceber em que pontos suas reuniões podem ser melhoradas.

Como participante de uma reunião, você deve procurar ter a mesma atitude de quando está convocan-do. Faça isso de maneira diplomática e sem entrar em atrito com seus colegas.

Seja o participante que gostaria de ter na sua reunião. Esteja preparado. Não colabore com divagações e conversas desnecessárias e/ou paralelas. Tente ajudar os outros a não desviarem da pauta. Seja obje-tivo e criativo: mostre interesse pelos assuntos abordados.

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Este é um modelo de uma agenda de reuniões:

Agenda de Reuniões

Data: 04 /09/02 Local: Sala de Reuniões

Horário: 9:10 às 10:30

Participantes: Carlos, Maurício, Wanda, Mônica.

Observações/Instruções especiais: Trazer relatórios do desempenho das vendas dos últimos 3 meses.

Agenda:

Apresentação das idéias gerais das campanhas de vendas e as prioridades comerciais da Cia neste momento (Ana Maria).

Breve discussão com a opinião de cada um.

Conclusão, passos seguintes.

Compromissos:

Assunto Responsável Prazo

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4.3 - ARQUIVOS: QUANTOS REALMENTE SÃO NECESSÁRIOS?

Arquivos, pastas, documentos eletrônicos ou em papel, são também grandes obstáculos para o bom aproveitamento do nosso tempo. É preciso mantê-los sempre organizados para evitar perda de tempo quando precisamos localizá-los.

Você, com certeza, já ouviu a expressão: “Fulano está soterrado em papéis”.

Para alguns, isso pode até parecer excesso de trabalho mas, na verdade, demonstra apenas desorga-nização.

Preste atenção na sua mesa de trabalho, nas suas estantes e até na sua casa e responda: Você é uma pessoa organizada?

Se a sua produtividade está sendo prejudicada pela sua falta de organização, não se desespere. Você pode adotar alguns procedimentos para resolver este problema.

A primeira medida é separar os documentos, tanto em papel quanto eletrônicos, que necessitam de al-guma ação. Eles provavelmente serão utilizados num futuro próximo, portanto, devem ir para seu arquivo de cacarecos.

Separe o material informativo e as comunicações que são apenas para seu conhecimento: geralmente as mesas de trabalho e caixas de entradas ficam abarrotadas com este tipo de informação.

Jogue fora o que puder e separe o que lhe parecer importante. Depois, de acordo com a quantidade de material, avalie a demanda de espaço e defina como deve ser feito o arquivamento. Na maioria das vezes, este material obedece a critérios como: documentos legais, acordos, contratos, dados para consulta, his-tóricos. Porém, esta decisão cabe a você. Faça da maneira que lhe parecer conveniente.

Muitas pessoas têm dificuldade para decidir o que deve ir para o lixo, o que deve ser arquivado para consultas futuras e o que deve ir para o arquivo cacarecos. A dona Nadir é uma dessas pessoas.

Os arquivos de referência podem ser organizados de várias maneiras e através de diversos tipos de ferramentas. Os mais comuns estão relacionados abaixo.

Bibliotecas arquivos: Este é o mais fácil de catalogar. Você terá apenas que decidir se o esfor-ço e espaço necessários para arquivá-lo compensam. Para manter a organização, separe o ma-terial utilizado no momento e, quando terminar, arquive-o de volta na biblioteca ou descarte-o.

Arquivos e fichas de contatos: Atualmente existem inúmeras alternativas para organizar um arquivo de relacionamentos particulares ou comerciais. A grande maioria das pessoas possui uma agenda de papel ou eletrônica. Independente do tipo de ferramenta utilizada, o importante é que a informação esteja completa. Muitas vezes, além do número do telefone e do endereço, outras informações como o nome da secretária, do assistente, a data de aniversário, a data da última compra, entre outras, podem ser muito úteis.

Quanto mais completa for sua agenda de contatos, menor será sua preocupação em memorizar as informações. Desta maneira, sua mente ficará liberada para as atividades importantes.

Vale lembrar: guarde sua agenda sempre no mesmo lugar. Se você não puder encontrá-la, de nada servirá seu esforço em organizá-la.

Arquivos ou pastas para assuntos gerais: Como o próprio nome indica, tratam-se de ma-teriais que podem ser classificados de mais de uma forma ou que são muito específicos. Se o volume reunido ainda não é suficiente para abrir uma pasta diferenciada, a pasta ou arquivo de assuntos gerais é o melhor lugar para guardá-los.

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Lembre-se: você pode fazer isso tanto com seus arquivos de trabalho quanto com os pessoais.

Pastas e arquivos de referência geral: Nesta pasta devem ser arquivados os assuntos que não pertencem à pasta de cacarecos nem aos outros arquivos já mencionados. O ideal é que ela contenha um volume pequeno de informação: em torno de duas ou três páginas. É bom lembrar que abrir uma pasta para guardar apenas um papel ou ter pastas muitos gordas é contraprodutivo: manusear um número ex-cessivo de pastas ou de papéis em um mesmo arquivo demanda tempo. Evite ambas situações. Isto vale, também, para os arquivos eletrônicos: você pode consumir seu tempo navegando, abrindo, conferindo e fechando inúmeros arquivos antes de encontrar o que procura.

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4.4 – USANDO O TEMPO COM EFICÁCIA

Como já vimos ao longo do curso, são muitos os fatores que consomem nosso tempo. Por isso, para evitá-los, precisamos ter objetivos bem definidos e uma programação para alcançá-los. Além disso, é necessário ficarmos atentos aos desperdiçadores de tempo.

Fique atento quando for elaborar sua LISTA DE TAREFAS e procure responder sempre à pergunta: O que aconteceria se eu não fizesse isso? Se a resposta for “nada”, descarte imediatamente esta atividade do seu plano de ação. Além disso, tente identificar tudo o que não faz diferença para alcançar seus obje-tivos e elimine, também, estas tarefas.

Isto requer uma análise cuidadosa para evitar a não realização de tarefas importantes para você ou para sua empresa.

“A eficácia de um profissional revela-se como uma parte essencial para seu pró-prio desenvolvimento, para o desenvolvimento da empresa e para a grandeza e a viabilidade da sociedade moderna”

Peter F. Drucker

Você sabe o que fazer para ser eficaz?

Um dos primeiros passos para ser mais eficaz é anotar onde você gasta o seu tempo. Esta é uma tarefa mecânica, porém, de extrema importância para melhorar seu desempenho. Fazendo isso você vai descobrir que algumas das suas atividades diárias são pura perda de tempo.

Eliminar as tarefas sem valor depende de você e exige um questionamento profundo da importância das suas atividades, além de mudanças no seu comportamento. Ao analisar seu tempo reflita sobre suas prioridades e organize-se de maneira a fazer a tarefa mais importante primeiro e uma tarefa de cada por vez.

Não despreze as tarefas aparentemente insignificantes. Elas podem ser mais úteis do que você ima-gina. Tanto é que Alvin Tofler, um dos expoentes da administração contemporânea e autor de livros con-sagrados como “Choque do Futuro” e “A Política da Terceira Onda” gastou o tempo dele refletindo sobre este tipo de atividade.

“Você tem que refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas para que todas as pequenas coisas sigam na direção certa.”

Alvin Tofler

Temos a tendência de “deixar para depois” algumas tarefas que consideramos insignificantes ou “cha-tas” de fazer. Isso é procrastinar, ou seja, delongar. Porém, essa é uma atitude que pode atrapalhar o bom andamento das suas atividades.

Veja a seguir uma lista de estratégias para você controlar a procrastinação:

1. defina metas realistas

2. planeje seu tempo para trabalhar e divertir-se

3. divida em partes as tarefas extensas

4. não espere até o último minuto

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5. peça ajuda

6. não espere perfeição

7. planeje com precisão o seu tempo para trabalhar

8. dê a si mesmo uma recompensa

9. faça uma lista de tudo o que precisa ser feito

10. escreva uma declaração de compromissos a assumir

Analise as características abaixo e reflita sobre o que está errado.

1. Inúmeras pessoas estão desempenhando a mesma atividade.

2. Uma sala de reuniões lotada.

3. Um executivo olhando para o computador e várias pessoas a sua volta.

Profissionais de empresas com excesso de pessoal costumam se atropelar nas tarefas e confundir suas atribuições. Além disso, consomem muito tempo dando explicações, fazendo e analisando relatórios. Geralmente nessas empresas há muita interação e pouca produtividade.

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RESUMO

1. Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente, eles agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e poten-cializam nossa capacidade de “fazer coisas”. Utilize seu laptop para adiantar o trabalho enquanto estiver em trânsito e com tempo ocioso.

2. O e-mail facilita a comunicação, mas também pode consumir seu tempo. Determine um ho-rário para checar suas mensagens, procure respondê-las imediatamente, mantenha limpa sua caixa de entrada e apague as mensagens que não lhe interessam. Ao utilizar a Internet, tenha disciplina. Quantifique quanto tempo você passa em frente ao seu computador. Analise quanto tempo você gasta fazendo atividades relacionadas diretamente a seus objetivos e quanto tempo despende em outras atividades.

3. As reuniões são um meio de intercambiar informações e tomar decisões, porém, podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Evite marcar reuniões sem objetivos definidos, não as utilize para discutir falhas individuais e nem para decidir um assunto que você deve decidir. Estabeleça sempre um tempo de duração. Faça uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e envie, antecipadamente, aos participantes. Convide apenas as pes-soas cuja presença é necessária e diga o que espera delas. Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças. Chegue preparado para a reunião. Evite e resista às interrupções. Tente marcar reuniões para horários como 16:12, 11:42. É mais produtivo: chamam á atenção por ser pouco usual marcar uma reunião com esse tipo pontuali-dade. Certifique-se de que as resoluções tomadas sejam implementadas imediatamente. Avalie como suas reuniões podem ser melhoradas.

4. Arquivos, pastas, documentos eletrônicos ou em papel, são grandes obstáculos para o bom aproveitamento do nosso tempo. Portanto, mantenha-os organizados. Guarde o que necessita de uma ação futura na pasta de cacarecos. Separe e arquive o material informativo. Tenha uma biblioteca predominantemente digital. Normalmente os arquivos de referência seguem a seguinte organização: bibliotecas arquivos; arquivos e fichas de contatos; arquivos ou pastas para assun-tos gerais; pastas e arquivos de referência geral.

5. Fique atento quando for elaborar sua LISTA DE TAREFAS e procure responder sempre à pergunta: O que aconteceria se eu não fizesse isso? Se a resposta for “nada”, descarte, ime-diatamente, esta atividade do seu plano de ação. Além disso, tente identificar tudo o que não faz diferença para alcançar seus objetivos e elimine, também, estas tarefas. A eficácia de um pro-fissional é parte essencial de seu desenvolvimento e do desenvolvimento da empresa. Um dos primeiros passos para ser mais eficaz é anotar onde você gasta o seu tempo. Não despreze as tarefas aparentemente insignificantes.

6. Excesso de gente é improdutivo. Profissionais de empresas com excesso de pessoal costu-mam se atropelar nas tarefas e confundir suas atribuições. Além disso, consomem muito tempo dando explicações, fazendo e analisando relatórios. Geralmente nessas empresas há muita inte-ração e pouca produtividade.

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MÓDULO 5ECONOMIZANDO TEMPO

Neste módulo você vai conhecer os três diferentes tipos de tempo que o administrador tem a sua disposição para organizar sua vida profissional e pessoal. Você vai descobrir que a falta de tempo e o excesso de trabalho podem ser conseqüências da divisão equivocada do tem-po. Agora você verá uma história divertida, porém esclarecedora, sobre como os problemas de subordinados podem “pular” nos seus ombros sem que você perceba.

No final do módulo, você vai encontrar informações sobre a importância da disciplina para a realização dos nossos objetivos.

5.1 - O tempo na administração

5.2 - Disciplina

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MÓDULO 5ECONOMIZANDO TEMPO

5.1 – O TEMPO NA ADMINISTRAÇÃO

Veja o diálogo

Executivo: Alô!

Telefone: Sr. Carlos, é a sua esposa.

Executivo: Diga que não posso atender agora; estou tentando resolver um problema. Aliás, te-nho uma pilha de problemas para resolver. Eu ligo para ela mais tarde.

Telefone: Senhor, desculpe-me, mas ela já ligou duas vezes e está nervosa. Mandou dizer que é melhor o senhor atendê-la...

Executivo: Tudo bem, pode passar.

Telefone: Carlos, preciso da sua resposta. Agora não dá mais para esperar! Você vai ou não vai poder viajar? Eu preciso confirmar as reservas!

Executivo: Ah, meu bem... Sinto muito! Neste final de semana terei que trabalhar...

Telefone: Carlos, de novo? Você nunca tem tempo para nada! Todo fim de semana é a mesma coisa. Não sei como é que alguém que chega tão tarde em casa ainda precisa trabalhar no final de semana... O que é que você fica fazendo aí, hein?

Se você costuma viver situações como a de Carlos, alguma coisa está errada na sua disciplina. Muitas vezes, os administradores não têm tempo nem para respirar, enquanto seus subordinados nada têm a fa-zer. Agora você vai conhecer a história do Carlos e vai descobrir por que ele trabalha tanto. Fique atento, pois o seu problema pode ser igual ao dele...

A história de Carlos é fictícia, e foi criada com base no artigo “História dos Macaquinhos” (A Monkey Story) de Willian Onckel Jr. e Donald L. Was, publicada no Harvard Business Review de dezembro de 99. A história analisa a fundo o significado do tempo na administração, abordando o inter-relacionamento do administrador com seu chefe e com seus subordinados.

Bem humorados, os autores utilizam macaquinhos que pulam de ombro em ombro para representar os problemas transferidos de subordinado para chefe, e vice-versa, dentro das empresas.

Este artigo foi extraído da Biblioteca Harvard de Administração de Empresas.

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Carlos é diretor de uma empresa de médio porte da área de publicações. Ele tem sob sua coordenação direta as áreas de projetos, produtos e planejamento. Cada uma destas áreas tem um gerente responsá-vel, respectivamente Júlia, Carolina e Luís.

A empresa está satisfeita com os resultados obtidos por Carlos e sua equipe, porém, ele paga um preço muito alto por isso: trabalha demais, não tem tempo para a família, não pratica esportes e só consegue cumprir suas funções porque fica trabalhando na empresa depois do expediente.

Carlos é um administrador e, como tal, precisa atender às solicitações do seu chefe, orientar seus su-bordinados e cumprir as atribuições do seu cargo. O que ele não sabe é que conseguiria fazer todas estas atividades se organizasse o seu dia de acordo com os três diferentes tipos de tempo que o administrador dispõe.

O tempo imposto pelo superior - Este é o tempo imposto para a execução das atividades exigidas pelo superior e que o administrador não pode menosprezar sob pena de sofrer uma advertência direta.

O tempo imposto pela organização - O tempo imposto pela organização é aquele gasto no cumprimento das obrigações que o cargo impõe. No caso do Carlos, por exemplo, análise de relatórios sobre o desempenho da área, planejamento de ações e aprovação de verbas para projetos e produtos, entre outras.

O atendimento aos pedidos de apoio efetivo por parte de seus colegas (diretores de outras áreas) está incluso neste tipo de tempo. E esta ajuda não deve ser negada a fim de evitar advertências, mesmo que indiretas e nem sempre imediatas.

O tempo imposto por ele mesmo - O tempo imposto por ele mesmo é aquele gerido pelo administrador e que não depende e nem sofre influência de superiores ou colegas. Ele pode ser usado para resolver assuntos pessoais, desenvolver projetos não-solicitados e criar soluções não-previstas. Este tempo é subdividido em dois outros diferentes tipos de tempo:

tempo imposto pelos subordinados – tempo gasto com problemas que os subordinados transferem para o chefe

tempo discricionário - tempo auto-imposto que não está sujeito a oposição alguma; nem o patrão e nem a organização podem cobrar aquilo que eles não sabiam que administrador tinha a intenção de realizar.

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Agora que você já conhece os tipos de tempo do administrador, tente ajudar Carlos a resolver o pro-blema dele.

1. Como vimos no Módulo 3, não há como evitar demandas e interrupções do chefe. Portanto, é preciso prever o tempo imposto pelo superior e reservar, diariamente, algumas horas para aten-der solicitações de seu superior.

2. O tempo que a organização nos impõe está apoiado em regulamentos internos e não pode ser ignorado, portanto, não é possível fugir da burocracia inerente ao seu cargo.

3. O tempo imposto por ele mesmo é o único que pode ser administrado melhor.

Que estratégia Carlos pode adotar para administrar melhor o tempo imposto por ele mesmo?

Aumentar a parcela destinada ao tempo discricionário, minimizando ou eliminando o tempo imposto por seus subordinados.

Não deixar que seus subordinados transfiram para ele os problemas que deveriam resolver.

A maioria dos administradores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que é neces-sário. E isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar demandas da área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras.

Mas nem sempre é fácil identificar o problema.

Onde está o macaquinho?

Para ajudar Carlos a identificar seus problemas e diminuir seu TEMPO IMPOSTO POR SUBORDINA-DOS* para aumentar seu TEMPO DISCRICIONÁRIO**, vamos analisar uma série de situações vividas por ele e pela sua equipe, utilizando a analogia do macaquinho***.

Luís: Bom dia, Sr. Carlos! Eu estava precisando mesmo falar com o senhor. Temos um pequeno problema com o planejamento orçamentário do próximo semestre. O número não bate com o definido no princípio do ano...

Carlos: No ano passado ocorreu a mesma coisa por causa da alta do dólar.

Luís: É verdade, temos exatamente o mesmo problema...

Carlos: Foi bom você ter trazido isso ao meu conhecimento. Deixe-me pensar sobre o assunto e, em seguida, falo com você.

O macaquinho agora está com o Carlos, ou seja, o Luís transferiu o problema para o seu chefe, que o aceitou prontamente.

* tempo gasto com problemas que os subordinados transferem para o chefe

** tempo livre de condições, de uso arbitrário e que pode ser disposto livremente, sem condições externas ou obrigações. Deve ser utilizado para fazer aquilo que se deseja, no sentido mais amplo da palavra, podendo contemplar as ações relativas a objetivos pessoais ou profissionais como avaliar e auto-avaliar, analisar, aprimorar, esclarecer etc.

***problema

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Vamos analisar a situação:

Carlos, devido à sua experiência, conhece o problema, porém, prefere analisá-lo melhor antes de tomar uma decisão. Mas e o Luís? Ele já estava na empresa quando o mesmo problema ocorreu. Será que ele tomou a atitude correta, passando a questão para o Carlos antes de tentar solucioná-la? Será que a inten-ção dele foi se livrar do macaquinho? Qual deveria ter sido a postura de Carlos diante disso?

Reflita sobre estas questões. Mais tarde iremos retomá-las, mas primeiramente é preciso entender como os macaquinhos pulam de um ombro para outro...

Afinal, quem trabalha para quem?

Ao aceitar o macaquinho, Carlos deixou de ser chefe e, voluntariamente, assumiu a posição de subor-dinado de Luís. E agora está sendo supervisionado por ele.

Esta é uma situação clássica do chefe que aceita o tempo imposto pelo subordinado. Pela quantidade de macacos que Carlos mantém em sua sala, é fácil deduzir que ele adota o mesmo tipo de atitude com seus outros subordinados, Júlia e Carolina.

Analise a situação abaixo:

Carlos está numa reunião com Júlia discutindo o novo projeto de relações públicas da empresa. En-quanto eles conversam, os macaquinhos pulam sobre a mesa, dispersando a atenção de Carlos. Júlia fala sem parar, e devido ao grande número de macaquinhos ele não consegue prestar atenção no que ela diz.

Carlos: Avise-me de que forma posso ajudá-la, está bem?

Júlia: Na verdade, preciso que você dê andamento nestas questões que relatei.

Carlos: Está bem. Convocarei uma reunião assim que tudo estiver resolvido.

Agora Carlos está também subordinado à Júlia, e com mais um macaquinho em sua coleção.

Reflita sobre as seguintes questões: Júlia tinha outra alternativa, além de passar o problema para Car-los? Qual deveria ser a postura dele?

Carolina acaba de receber o projeto de um novo produto que deve entrar, imediatamente, em produção. Porém, ela está insegura e precisa de orientações.

Carolina: Carlos, estou insegura quanto ao novo produto. Você pode me ajudar?

Carlos: Tudo bem, farei um esboço inicial para discutirmos a questão.

Agora, Carlos está, também, subordinado à Carolina, e com mais um macaquinho na sua coleção.

Reflita sobre as seguintes questões: Carolina tinha outra alternativa, além de passar o problema para Carlos? Qual deveria ser a postura dele?

Na sala de espera do escritório do sr. Carlos, d. Mercedes em sua mesa de trabalho, júlia, luís e caro-

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lina esperando para falar com o sr. Carlos, enquanto isso eles pensam:

Carolina: Que chateação! Hoje é sexta-feira, são sete horas da noite e a gente ainda está aqui, esperando uma resposta dele...

Luís: O pior é que ele está me devendo isso desde terça-feira!

Júlia: Como é que alguém consegue chegar à posição dele sem ter capacidade de tomar deci-sões?

Após algum tempo esperando, toca o telefone e dona Mercedes atende. É o senhor Carlos:

Carlo diz: Mercedes, avise ao pessoal que vou trabalhar no final de semana e que na segunda-feira conversarei com eles.

No sábado, conforme planejado, Carlos chega às 9h no escritório. Ao abrir a porta, se depara com dezenas de macaquinhos sobre a sua mesa. Ele respira fundo e se prepara para começar mais um dia de trabalho. Antes, porém, resolve dar uma olhada pela janela e contemplar a bela piscina do clube da empresa.

Naquele momento, Carlos reflete sobre as situações vividas por ele ao longo da última semana. Ele pensa:

Luís tomou a atitude correta me informando o problema antes de tentar solucioná-lo?

Júlia tinha outra alternativa, além de me passar seu problema?

Carolina tinha outra alternativa, além de me passar seu problema?

Qual deveria ser a minha postura diante dos problemas?

Carlos que é responsável pela situação e que precisa mudar de atitude: tem que delegar mais e ajudar os gerentes a resolverem seus problemas, mas não pegá-los para si e passar a controlar prazos em vez de ser controlado pela equipe.

Carlos está realmente fazendo o trabalho de seus subordinados e os papéis estão invertidos, porém, a culpa é dele, afinal, quem é chefe de quem? Quem deveria controlar a situação? Naquele momento, Car-los finalmente compreende que quanto mais macaquinhos pegar, menos tempo terá para fazer seu próprio trabalho. Ele resolve, então, mudar de atitude e não demitir ninguém.

Como se livrar de macaquinhos?

Carlos deixa o escritório na mesma hora. Tranca os macaquinhos na sala já sabendo o que fará com eles na segunda-feira, e vai passar o final de semana na praia com a sua família. Na verdade, o que ele faz é transformar seu tempo imposto por subordinados em TEMPO DISCRICIONÁRIO*.

Na noite de domingo, aproveita suas dez horas de sono tranqüilo, pois sabe que quando acordar irá começar a substituir, definitivamente, seu tempo imposto por subordinados pelo equivalente em tempo dis-cricionário. Parte deste tempo será destinado a ensinar aos subordinados a difícil, porém compensadora, arte de cuidar de macaquinhos.

* Um fim de semana na praia é uma das alternativas de utilização deste tipo de tempo.

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Na segunda-feira ele chega ao escritório aliviado, pois sabe que eliminando tempo imposto por subor-dinados poderá reorganizar o seu tempo imposto pela organização, e não precisará ficar na empresa além do seu horário de trabalho.

Tudo isto pode levar vários meses, porém, as compensações serão enormes. Agora Carlos tem um objetivo final: gerir o seu próprio tempo administrativo.

Carlos convoca cada um dos gerentes para reuniões individuais, com o objetivo de devolver a eles seus próprios macaquinhos.

Em todos os casos, ele coloca o respectivo macaquinho sobre a mesa para que possa imaginar, junto ao gerente, uma solução para aquele problema. A providência seguinte, porém, fica a cargo do subordi-nado. Com um sorriso no rosto, ele vê os macaquinhos deixando sua sala, um a um. Durante as 24 horas seguintes, fica aguardando as soluções que serão propostas por Luís, Júlia e Carolina.

Mais tarde, passa pelas salas de seus auxiliares para verificar o andamento do trabalho e fazer a velha pergunta, “Como vão as coisas por aí, pessoal?”.

O tempo gasto nesta ação é discricionário para o diretor e imposto pelo supervisor para o subordinado. Portanto, Carlos está gastando tempo discricionário, e Luís, Júlia e Carolina, o tempo imposto pelo super-visor.

Transferindo a iniciativa

No dia seguinte, após refletir sobre a situação, cada gerente volta ao escritório no horário determinado por Carlos para continuar a discussão. Só então cada um delibera o que fazer para solucionar o problema, e ao final da reunião, sai da sala com seu respectivo macaquinho no ombro.

Todos descobrem, então, que podem cuidar de seus macaquinhos, e Carlos aprende que os macacos costumam dormir tão bem nos ombros dos subordinados quanto nos dos chefes.

Neste dia, Carlos estipula algumas regras que estão sendo seguidas à risca por todos os seus subor-dinados.

Regra 1: De maneira alguma, enquanto eu estiver ajudando você nesta ou em qualquer outra questão, o seu problema se tornará meu .

Regra 2: No momento em que o seu problema se tornar meu, você não mais terá um problema, e eu não poderei ajudar quem não tem problemas, certo?

Regra 3: Portanto, depois que a reunião acabar, o problema sairá desta sala exatamente da forma como entrou: nos seus ombros. Você poderá pedir a minha ajuda a qualquer momento, e resolveremos juntos qual a próxima providência a ser tomada. Porém, a decisão deve ser prefe-rivelmente sua.

Regra 4: Nos raros casos em que a providência seguinte couber a mim, você e eu estabele-ceremos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que sozinho não tomarei providência alguma.

Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo imposto pelo subor-dinado em tempo discricionário é que seus subordinados tenham iniciativa.

Existe uma classificação chamada “anatomia de iniciativa administrativa”, que determina quatro graus de iniciativa distintos que o administrador pode exercer em relação ao seu superior e à organização. Esta

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classificação está diretamente relacionada à postura do administrador diante do seu trabalho.

1. Espere até ser chamado - iniciativa mínima

Um administrador que se vale deste tipo de iniciativa não pode controlar os prazos nem o apro-veitamento do tempo imposto pelo supervisor ou pela organização. Portanto, acaba abrindo mão do direito de reclamar do que alguém o manda fazer, e não pode decidir sequer a hora em que deve fazê-lo.

2. Pergunte o que deve fazer – iniciativa média baixa

O administrador que tem este tipo de iniciativa pode controlar prazos, mas não o aproveitamen-to do tempo.

3. Recomende e depois tome a ação resultante - iniciativa média alta

O administrador que tem este tipo de iniciativa pode controlar prazos e, parcialmente, o apro-veitamento do tempo.

4. Aja, mas informe o que foi feito - iniciativa máxima

O administrador que tem este tipo de iniciativa pode controlar totalmente os prazos e o apro-veitamento do tempo.

A função do superior em relação ao tipo de iniciativa de seus subordinados é:

Descartar o uso das iniciativas 1 e 2.

Certificar-se de que para cada macaquinho que sai da sua sala existe um nível estipulado de iniciativa.

Definir prazo e local para reunião posterior, e anotar estes dados em sua agenda.

Como cuidar de macaquinhos

Existem cinco regras estritas e objetivas que determinam como cuidar de macaquinhos. Qualquer vio-lação destas regras custará tempo discricionário.

Regra1: Os macaquinhos devem ser mortos a tiros. Se eles morrerem de fome, o administrador perderá um tempo valioso com cerimônias fúnebres ou tentativas de ressuscitá-los.

Regra 2: A população de macaquinhos deve ser mantida abaixo do limite da qual o administrador tem condições de cuidar. Seus subordinados criarão tantos macaquinhos tiverem tempo de cui-dar. Não se deve gastar mais do que 15 minutos para cuidar de um macaquinho.”

Regra 3: Os macaquinhos só devem ser atendidos com hora marcada. O administrador não deve cuidar de “macacos” que estejam morrendo à míngua, nem à manta-los à base do “Deus me acuda!”.

Regra 4: Os macaquinhos devem ser tratados pessoalmente ou por telefone; nunca por escrito. Se houver alguma anotação relativa ao problema, a providência seguinte a ser tomada caberá ao superior. Lembra-se do memorando do Luís? A troca de correspondência pode ajudar no proces-so de alimentação, mas não substitui a comida.

Regra 5: Todo macaco deve ter uma hora marcada para a próxima refeição, bem com um grau de

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iniciativa pré-estabelecido. Ambos devem ser revisados a qualquer momento, de comum acordo, mas não devem ser vagos ou indefinidos. Caso contrário, o macaco morre de inanição ou acaba nas costas do administrador.

Conclusão

Para não ter que ficar cuidando de macaquinhos que não pertencem a você, lembre-se de algumas dicas:

Mantenha o controle de prazos e ações.

Aumente seu tempo discricionário eliminando o tempo imposto por seus subordinados.

Utilize parte do tempo discricionário para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui, de fato, iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.

Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.

Use outra parte de seu tempo discricionário para controlar prazos e atribuições solicitadas pelo se superior ou pela organização.

5.2 - DISCIPLINA

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A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser realizada.

A história a seguir foi retirada do livro UNLOCKING YOUR LEGACY*, de Paul J. Meyer.

* Desvendando seu legado

Bernard, um amigo do Sr. Meyer de longa data, tinha por hábito jogar tênis na quadra de sua casa todas as manhãs, entre 6h30 e 7h15. O Sr. Meyer podia ajustar seu relógio com a pontualidade do amigo. Bernard, após terminar o jogo, impreterivelmente às 7h15, dirigia-se diretamente ao seu escritório, onde tomava uma ducha e, antes das 8 h já estava trabalhando.

Um dia, enquanto corria para o carro, o Sr. Meyer perguntou a Bernard: “Por que você é tão controlado? Porque não relaxa um pouco?”.

Bernard olhou para ele como se dissesse “Você deveria saber disso”, deu uma resposta seca, entrou no carro e foi embora.

A disciplina é um processo de treinamento com o objetivo de adquirir pa-drões específicos de comportamentos desejados, hábitos pretendidos e atitudes que o levam a se desenvolver com sucesso.

Paul J. Meyer

Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas. Outras, no entanto, são imprescindíveis:

Indispensáveis Dispensáveis

água

comida

ar

disciplina

aumento de salário

um chefe melhor

Ph.D.

roupas novas

casa na praia

carro do ano

Sem disciplina é muito difícil progredir. Podemos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da empresa, ter idéias e ambições para melhorar a qualidade de vida, porém, se não tivermos disciplina, ne-nhum progresso será alcançado.

Estes são os cinco componentes da disciplina:

Valores sólidos: Quando acreditamos firmemente no que é o certo e honrável, fazemos esco-lhas consistentes e realizamos ações eficazes. Estas são as bases da produtividade em todas as áreas da nossa vida.

Metas desafiadoras: Todos nós temos ambições, e estamos sempre desejando conquistar alguma coisa. E quanto mais claras e desafiadoras forem nossas metas, mais precisaremos de disciplina para alcançá-las.

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Prioridades bem definidas: Para obter resultados, é imprescindível fazer as coisas certas. Portanto, precisamos saber claramente o que deve ser feito. É comum encontrar pessoas que não entendem estes princípios, não entendem o conceito primordial de ter prioridades bem defi-nidas.

Persistência: Persistência é a habilidade de se manter firme e concentrado onde se quer che-gar. É, portanto, um componente crucial para nos desenvolvermos e atingirmos nossas metas. Todo ganhador é, em grande parte, persistente. Lendo a biografia de atletas famosos e pessoas que atingiram o sucesso, podemos comprovar que eles venceram mais pela persistência do que pela inspiração, tida como a chave do sucesso.

Inspiração pessoal: Você precisa desenvolver e criar a sua própria inspiração para ter moti-vação própria.

“As pessoas que querem leite não deveriam se sentar num banquinho, no meio de um campo, na esperança que a vaca vá dar marcha-ré.”

ELBERT HUBBARD*

* Americano nascido em 1856, empresário de sucesso que trabalhou com venda de sabão da Larkig Soap Company e se desligou do serviços para se dedicar à edição de revistas e livros de negócios, como a revista “The Philistine”, onde publicou, entre outros artigos, o conhecido escrito sobre comunicação, “A Message to Garcia” (Uma mensagem à Garcia).

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RESUMO

1. O tempo do administrador é dividido em tipos de tempo: TEMPO IMPOSTO PELO SUPERIOR é o tempo imposto para a execução das atividades exigidas pelo seu superior e para o atendi-mento de pedidos de apoio efetivo por parte de colegas. O TEMPO IMPOSTO PELA ORGANIZA-ÇÃO é o tempo gasto no cumprimento das obrigações que o cargo impõe. O TEMPO IMPOSTO POR ELE MESMO é aquele gerido pelo administrador e não depende e nem sofre influência de superiores ou colegas. Este tempo é subdividido em dois outros diferentes tipos de tempo: TEMPO IMPOSTO PELOS SUBORDINADOS – tempo gasto com problemas que os subordina-dos transferem para o chefe, e TEMPO DISCRICIONÁRIO, o tempo auto-imposto, que não está sujeito à oposição alguma, nem ao patrão e nem à organização.

2. A maioria dos administradores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que é necessário. Isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar demandas da área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre é fácil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo subordinado ele está, volunta-riamente, se transformando em subordinado do seu subordinado, e passa a ser supervisionado por ele. Para exemplificar os tipos de tempo do administrador e relatar os problemas decorrentes da má administração destes tempos, recorremos à analogia criada por Willian Onckel Jr e Donald L. Was, que utiliza macacos para representar problemas.

3. Para não ter que cuidar de macaquinhos que não pertencem a você é preciso diminuir o tempo imposto pelos subordinados e aumentar o tempo discricionário. Algumas dicas de como fazer isso:

Mantenha controle sob prazos e ações.

Utilize parte do tempo discricionário para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.

Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.

Use outra parte de seu tempo discricionário para controlar prazos e atribuições solicitadas pelo superior ou pela organização.

4. Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo imposto pelo subordinado em tempo discricionário é que seus subordinados tenham iniciativa. Existe uma clas-sificação chamada “anatomia de iniciativa administrativa” que determina quatro graus de iniciativa distintos que o administrador pode exercer em relação ao seu superior e à organização. Esta classificação está diretamente relacionada à postura do administrador diante de seu trabalho. São elas: Espere até ser chamado - mínima iniciativa, Pergunte o que deve fazer, Recomende e depois tome a ação resultante e Informe o que foi feito - máxima iniciativa. A função do superior em relação ao tipo de iniciativa de seus subordinados é: * Descartar o uso das iniciativas 1 e 2. * Certificar-se de que para cada problema ou macaquinho que sai da sua sala existe um nível es-tipulado de iniciativa. *Definir prazo e local para reuniões posteriores e anotar estas informações numa agenda.

5. A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser realizada. Se você não tem disciplina, não tem nada. A disciplina é um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padrões específicos de comportamentos desejados, hábitos pretendidos e atitudes que o levam você a se desenvolver com sucesso. Sem disciplina é muito difícil progredir: po-demos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da empresa e idéias e ambições para melhorar a qualidade de vida, porém, se não tivermos disciplina, nenhum progresso será alcan-çado.

6. Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas, como um au-mento de salário, um chefe melhor ou um Ph.D. Outras, no entanto, são imprescindíveis, como água, comida, ar e disciplina. Este são os cinco componentes da disciplina: valores sólidos, me-tas desafiadoras, prioridades bem definidas, persistência e inspiração pessoal.

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MÓDULO 6COMO USAR O TEMPO RACIONALMENTE

Neste módulo você vai conhecer as artimanhas da mente e vai saber por que elas podem resultar em ganho ou perda de tempo. Você vai aprender a não desperdiçar tempo com pre-ocupações e idéias fixas, e vai descobrir que o seu cérebro tenta resolver seus problemas mesmo sem você perceber. Você vai encontrar dicas de como planejar racionalmente o tem-po, além de saber como organizar seus compromissos. No final do módulo você encontrará informações sobre a utilização do tempo no século XXI.

6.1 – Nossa mente

6.2 – Como planejar

6.3 – O tempo no século XXI

6.4 – A técnica elefante de administrar o tempo

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MÓDULO 6COMO USAR O TEMPO RACIONALMENTE

6.1 – NOSSA MENTE

Mastigar idéias

A mente humana tem inúmeras e inimagináveis maneiras de funcionar. Até hoje os cientistas não conseguiram desvendar os mistérios contidos nesta nossa caixa preta, porém, sabemos que ela é respon-sável por funções vitais do ser humano e, muitas vezes, age involuntariamente ocasionando, entre outros problemas, a perda de tempo.

Você já ouviu a expressão “mastigar idéias”? Ela é uma das facetas involuntárias da nossa mente.

“Mastigar idéias” significa passar um longo período pensando sobre um mesmo assunto sem, no en-tanto, fazer algo de concreto para mudar o que nos incomoda. Isso acontece normalmente quando dese-jamos modificar uma situação, mas não sabemos exatamente o que queremos ou devemos fazer. A falta de clareza e segurança para agir fazem com que o assunto em questão se mantenha na nossa mente por um tempo indeterminado.

Nem sempre conseguimos estar 100% seguros de nossas ações, por isso não são raras as vezes em que permanecemos mastigando idéias. Existem procedimentos que podem nos ajudar a evitar este processo.

1. Escreva um lembrete sobre o assunto e coloque num local de fácil consulta. Isto é importante mesmo quando não se tem certeza dos próximos passos e nem do resultado pretendido, pois isso ajuda a clarear as idéias.

2. Quando tiver mais clareza sobre o que fazer, registre tudo num papel. Ter os próximos passos na cabeça não adianta: a pressão continua e você fica preocupado mesmo quando não pode fazer nada para resolver o problema. Isso aumenta o estresse e é antiprodutivo.

3. Não tente se enganar nem enganar a sua mente. Faça sempre aquilo a que se propôs, mesmo que o tempo destinado à ação tenha se esgotado. Caso contrário, o problema ficará dando voltas na sua cabeça, e a “mastigação de idéias” continuará. - Amanhã tenho inglês às 7h30 e uma reunião às 8h. Não vai dar tempo. Tenho que buscar o carro na oficina. Tenho que levar a Clara na natação e fazer compras para o almoço. Tenho outra reunião às 14h e ainda tenho que dar a resposta sobre a transferência para o Rio de Janeiro. O que eu faço?

As pessoas que vivem distantes, distraídas, tensas ou ausentes, muitas vezes estão vivendo um pro-cesso de “mastigação de idéias”. Lembre-se:

A mente não seleciona problemas nem os discrimina de acordo com o momento certo para resolvê-los. Se isso fosse possível nos lembraríamos de nossas compras apenas no supermer-cado, e nunca faltariam ingredientes na hora de preparar o almoço.

Ter mais coisas para fazer do que o tempo permite é perda de tempo. Nestes casos, ocupamos nossa mente com problemas que não evoluem e ficamos preocupados com o que deveríamos fazer e não damos conta.

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Preocupações

Ao longo do dia, muitos pensamentos, bons ou ruins, tomam contam da nossa cabeça sem que possa-mos controlá-los. Entre eles estão as preocupações. A preocupação é o maior dano que a nossa mente pode nos causar. É uma atitude negativa que consome energia e tempo inutilmente. Preocupar-se não é normal e nem necessário. A verdade é que acabamos sofrendo mais pelo fato de estarmos preocupados do que com a causa da preocupação em si. Para termos uma vida sadia, desfrutarmos o tempo em família e nos divertirmos com amigos, devemos controlar nossas preocupações.

Paul J. Meyer, em seu livro UNLOCKING YOUR LEGACY*, tem uma definição curiosa para preocu-pações:

“As preocupações fazem você bicar como uma galinha quando sua intenção é voar como uma águia.”

Paul J. Meyer

Indecisão: Ressalta o lado negativo das coisas, dificultando nossas ações; leva à interrupção de tarefas e, consequentemente, à perda de tempo.

Mediocridade: As pessoas que se preocupam muito se tornam incapazes de alcançar suas metas.

Tempo perdido: A maioria de nossas preocupações desaparece sem que tenhamos que fazer algo para isso. Portanto, preocupar-se é perda de tempo. Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos realizar.

Hábitos inadequados: A preocupação excessiva torna-se um mau hábito e nos aprisiona.

Nosso nível de preocupação é inversamente proporcional à nossa atitude diante da vida: se olharmos para as situações de maneira positiva, nossas preocupações certamente diminuirão. Observe seu dia-a-dia e, se necessário, modifique seus hábitos e sua maneira de ver o mundo.

Ainda assim, algumas preocupações permanecerão, porque dependem de ações concretas para se dissiparem. Elas estão quase sempre relacionadas à falta de controle e de informação sobre o fator preo-cupante. Nestes casos, analise a situação, pesquise e converse com as pessoas sobre o problema. Você verá que este é um ótimo remédio!

Observe seu dia-a-dia: Você perceberá que 90% de suas preocupações desaparecem sem que você faça alguma coisa!

Planejamento racional: um exemplo

”Deixemos que a nossa preocupação avançada se transforme em reflexão e plane-jamento avançados.”

Winston Churchill**

* Desvendando seu legado - 2002

** Winston Churchill: Primeiro-ministro da Inglaterra durante a Segunda Guerra Mundial.

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O ato de planejar é uma das funções mais criativas e geniais do nosso cérebro.

O planejamento é um processo natural da nossa mente: todas as manhãs, enquanto tomamos banho, café da manhã ou vamos para trabalho, ela planeja uma série de ações. Este parece um ato corriqueiro, porém, exige um trabalho intenso, e às vezes tão rápido, que nem percebemos quantas etapas são neces-sárias até que o planejamento esteja completo.

Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar qualquer atitude, nossa mente começa, automa-ticamente, a planejar a ação. Por isso, no momento em que você definiu o objetivo de sair para jantar, sua mente, mesmo sem você perceber, avaliou uma série de alternativas e impôs limites que o levaram a fazer escolhas. Certamente, você não precisou anotar os detalhes num papel; apenas organizou na sua cabeça como deveria agir. Este é um processo natural e rápido que fazemos sempre que nos comprometemos com um determinado resultado. Portanto, as cinco fases enumeradas neste exercício são as mesmas que você faria se estivesse elaborando um novo plano de vendas, um projeto-piloto ou, como neste caso, um jantar agradável.

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6.2 – COMO PLANEJAR

Por quê? - Uma pergunta inteligente

No nosso dia-a-dia, realizamos inúmeras tarefas, mas muitas vezes não pensamos nos reais motivos da ação e nem na importância da mesma para os nossos objetivos. Ter esta consciência é fundamental, pois só assim poderemos desenvolver um planejamento realmente racional e eficiente.

Portanto, antes de entrar numa reunião, contratar um novo funcionário ou pedir um orçamento, procure saber exatamente o motivo daquela ação.

“O fanatismo consiste em redobrar seus esforços quando você esqueceu seu objetivo”.

George Santayana*

Saber o motivo das coisas pode trazer múltiplos benefícios.

1. Determina o sucesso: sempre que nos propomos a realizar uma atividade, desejamos ter sucesso. Ninguém começa uma empreitada com a certeza de que será um perdedor. No entanto, alguns acabam perdendo. Quem não sabe o objetivo daquilo que está fazendo, não tem chance alguma de ganhar.

2. Fixa critérios: uma decisão bem sucedida depende de critérios bem definidos. Por isso, antes de tomar qualquer tipo de decisão é importante saber porque ela é necessária.

3. Motivação: a própria composição da palavra a define (motiv significa razão, finalidade, obje-tivo, e ação é sinônimo de ir, fazer, agir). Portanto, a motivação nada mais é do que o motivo da ação. Devemos ter uma motivação bem clara na hora de realizar qualquer atividade, caso contrá-rio, é melhor recuar e voltar à base.

4. Clareza ao escrever: escrever o motivo de realizar uma ação aumenta a confiança na decisão. A visualização torna a percepção mais aguda e reafirma nossas convicções. Geralmente, evita-mos, de forma inconsciente, escrever idéias nas quais não acreditamos.

5. Amplia nossos horizontes: quando sabemos o motivo de realizar uma ação, adquirimos con-fiança e, conseqüentemente, experimentamos uma sensação de alívio que facilita a execução da mesma. Desta forma, nossa mente fica livre do esforço de compreender a finalidade do trabalho e expande a sua capacidade de raciocínio.

Preliminares para um planejamento realista

Antes de começarmos a planejar qualquer ação, devemos realizar uma série de pequenas atividades para garantir um planejamento realista.

Analisar as diversas alternativas: Você precisa visitar um cliente do outro lado da cidade, po-rém, não conhece o caminho. Para não perder tempo, você consulta o mapa, pergunta para um taxista se há algum atalho e depois ainda checa com o cliente os locais de maior trânsito. Final-mente, você decide qual é o melhor caminho e vai para a reunião.

Organizar: Você tem uma série de dados sobre uma ação que será planejada brevemente. Numa

* George santayana: Filósofo e escritor espanhol (1863-1952)

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tarde, você reserva algumas horas para classificar o material de acordo com a ordem que as ta-refas devem ser desempenhadas.

Consultar, ouvir opiniões: Ao analisar as informações que serão usadas no planejamento, você levanta uma série de perguntas. Para esclarecê-las, é preciso falar com executivos de outras áreas. Você, então, agenda reuniões e entrevistas por telefone ou envia as questões por e-mail para seus colegas.

Coleta dirigida de informações: As reflexões sobre o planejamento geraram a necessidade de obter mais informações, novos conceitos e alternativas. Você, então, procura na Internet outras experiências que possam enriquecer seu planejamento.

Ciclo de planejamento de tempo

1. Definir objetivos: os objetivos são a bússola que nos leva a atingir nossas metas e obter su-cesso. Reveja o Módulo 2 para ver detalhadamente como fixar objetivos.

2. Definir prioridades: nesta fase dá-se início à ação. Prioridades corretamente definidas elimi-nam urgências e surpresas desagradáveis.

3. Descartar ações de baixa prioridade: nosso tempo é curto para fazer tudo o que deveríamos ou gostaríamos. Dizer “não” faz parte do processo. Um almoço com um colega para contar as novidades do departamento, por exemplo, pode ser descartado; este tempo, com certeza, pode ser utilizado com algo realmente importante.

4. Avaliar o cumprimento dos objetivos: após a execução das tarefas é importante avaliar a evolução dos objetivos. Verifique o que não foi feito e porquê. Avalie o que deve melhorar. Anali-se as urgências e trace uma estratégia para evitá-las. Reflita sobre seu nível de auto-satisfação. Verifique o que pode ser feito para ganhar tempo. Uma avaliação honesta irá aprimorar seu pla-nejamento e a execução dos seus objetivos, e melhor ainda: aumentará sua auto-estima.

Este é um fluxograma que exemplifica as etapas descritas anteriormente.

Planejando compromissos

Como vimos anteriormente, é muito importante deixar nossa mente livre para processar e analisar assuntos que podem ser resolvidos no presente, ao invés de nos preocuparmos com compromissos futu-ros.

Portanto, se você tem um compromisso futuro ou ainda não sabe qual desfecho dar para uma determi-

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nada situação, anote tudo e guarde num local visível para uma consulta posterior.

No quadro abaixo estão listados alguns comportamentos que nos ajudam a administrar, adequadamen-te, nossos compromissos e outros que nos atrapalham.

Comportamentos adequados Comportamentos inadequadosTer uma visão muito clara do compromisso.

Decidir o que deve serfeito.

Cumprir tarefas relativas ao compromisso.

Manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa.

Organizar as tarefas de manei-ra a agilizar a consulta.

Lembrar os compromissos de cabeça.

Anotar apenas os compromis-sos imediatos e deixar a anota-ção dos compromissos futuros para depois.

Princípios básicos para utilizar melhor o tempo

Não há uma lista definida de princípios de utilização do tempo. Cada pessoa o utiliza conforme a sua própria circunstância, humor, vontade, instintos e etc. Porém, podemos relacionar algumas dicas que po-dem ajudar nesta difícil tarefa.

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6. 3 – O TEMPO NO SÉCULO XXI

Você sabe que aparelho é esse?

Este é um aparelho de telex fabricado em 1970, na Alemanha. O telex revolucionou o sistema de co-municação da época, possibilitando a transmissão de textos pela linha telefônica; 30 anos depois ele já é peça de museu. Atualmente, trabalhamos com tecnologias muito mais avançadas que nem imaginávamos existir na década de 70. Entre elas estão as videoconferências, cursos e fóruns on-line, e-mail e fax. Isso sem falar do telefone, que continua sendo um dos meios mais eficazes de comunicação...

Será que estas facilidades estão resultando em economia de tempo?

As novas tecnologias facilitaram a comunicação interpessoal e empresarial e agilizaram a resolução de problemas. Desta forma, acabamos tendo mais tempo ao longo do dia.

As novas tecnologias facilitaram a comunicação interpessoal e empresarial e agilizaram a resolução de problemas, porém, não alteraram a quantidade de tempo gasto no trabalho: acabamos tendo que despen-der a mesma quantidade de horas em atividades surgidas com a revolução tecnológica.

As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias são indiscutíveis, porém, em nada influencia-ram a economia de tempo. Tarefas como leitura e resposta de e-mails, buscas de informações na Internet e compra de produtos online, entre outras, acabam consumindo o tempo que, à primeira vista, seria eco-nomizado. A verdade é que agora temos mais escolhas de como gastar nosso tempo. Prestando atenção em nosso dia-a-dia fica fácil concluir que o tempo, em vez de sobrar, ficou ainda mais escasso. O dia continua tendo apenas 24 horas, e as cartas, os memorandos, as notas fiscais, as reuniões e o telefone ainda consomem uma boa parcela destas horas.

Portanto, fique atento! Quem não utiliza o tempo em atividades diretamente relacionadas aos seus objetivos não pode esperar pelo sucesso.

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6.4 - A TÉCNICA ELEFANTE DE ADMINISTRAR O TEMPO

A “técnica elefante” é muito útil quando você enfrenta tarefas muito grandes e precisa se organizar para cumpri-las no tempo certo.

Normalmente são aquelas que demandam esforços prolongados, quando pouco avanço pode ser ob-servado após cada etapa e que geralmente são deixadas de lado ou com prioridade reduzida.

Como exemplo destas tarefas podemos citar:

Desenvolvimento de um novo produto

Aprender um idioma

Aprender a usar um novo programa de computador

Perder peso

Escrever um livro

Metaforicamente falando: “O elefante é muito grande. Melhor eu não comê-lo até que minha boca tenha crescido o suficiente. Como minha boca não cresce nunca, logo nenhum elefante é consumido nem hoje nem em qualquer outro dia”.

Dessa forma, a única maneira de comer um elefante grande com uma boca pequena é fazer o elefante ficar menor. Para isso, existem duas maneiras:

1. Distanciar-se dele para enxergá-lo de longe e vê-lo menor - Esse é o método normalmente es-colhido. À distância se vê as manadas muito pequenas, o que nos dá uma sensação de confiança para pegar todas elas. Dessa forma, planeja-se várias coisas e não se faz nada, ou quase nada.

2. Dividi-lo em pedacinhos do tamanho de uma mordida - Esse método é o único que pode levá-lo a resultados: “comer” o elefante em pedaços pequenos. Vamos ver como fazer isso na próxima tela.

Você deve fazer como a imagem nos mostra: dividir o elefante em pedaços miúdos e programar as “mordidas” regularmente, como parte das suas tarefas do dia ou da semana, do mês, etc. Mas certifique-se de dar uma mordida todos os dias, além de completar suas tarefas de rotina, até que você acabe com o elefante inteiro.

Exemplo

Se o seu “elefante” é aprender a falar francês, mas não tem tempo para isso, procure aprender 10 palavras por dia. Se você fizer isso todos os dias, em um ano você terá aprendido 3.560 palavras novas. É isso que chamamos de “técnica elefante”. Uma mordida de cada vez.

O importante é que você se concentre em apenas um ou dois elefantes por vez, pois só assim conseguirá devorá-los por inteiro sem prejudicar sua rotina de trabalho.

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RESUMO

1. A mente humana tem inúmeras e inimagináveis maneiras de funcionar. Mastigar idéias é uma das facetas involuntárias da nossa mente e significa passar um longo período pensando sobre um assunto sem fazer algo para mudar o que nos incomoda. Isso acontece quando desejamos modificar uma situação, mas não sabemos exatamente o que fazer. A falta de objetivos faz com que o assunto em questão se mantenha na nossa mente por tempo indeterminado. Estas são algumas dicas para evitar a “mastigação de idéias”: escreva um lembrete e coloque num local de fácil consulta, e quando tiver clareza do que fazer registre a idéia num papel. Não tente se enganar e nem enganar sua mente. Faça sempre aquilo a que se propôs, mesmo que o tempo destinado à ação tenha se esgotado. Caso contrário, o problema ficará dando voltas na sua ca-beça e a “mastigação de idéias” continuará.

2. As pessoas que vivem distantes, distraídas, tensas ou ausentes, muitas vezes estão vivendo um processo de “mastigação de idéias”. Lembre-se: a mente não seleciona problemas e nem os discrimina de acordo com o momento correto para resolvê-los. Ter mais coisas para fazer do que o tempo permite é perda de tempo; acabamos ocupando nossa mente com problemas que não evoluem e ficamos preocupados. Estas são algumas dicas para você utilizar melhor o tem-po: divida tarefas longas em partes e faça imediatamente as tarefas que não despendem tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que não é essencial.

3. A preocupação é o maior dano que podemos nos causar. Estas são algumas conseqüências das preocupações: a indecisão ressalta o lado negativo das coisas, dificultando nossas ações, e nos leva à interrupção de tarefas e, conseqüentemente, à perda de tempo. A mediocridade ocorre porque as pessoas se preocupam muito e se tornam incapazes de alcançar suas metas. Acabamos acumulando um tempo perdido no nosso dia-a-dia porque a maioria das nossas pre-ocupações desaparece sem que tenhamos que fazer algo para isso. Quanto mais nos preocupa-mos, menos conseguimos realizar.

4. O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma atitude, nossa mente começa, automaticamente, a planejar a ação. O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem não sabe o objetivo do que está fazendo não tem chance alguma de alcançar o sucesso. Uma decisão bem sucedida depende de critérios bem definidos. Motivação nada mais é do que o motivo da ação. Devemos ter moti-vações claras para realizar qualquer atividade. Escrever o motivo de realizar uma ação aumenta a confiança na decisão.

5. Para realizar um planejamento realista é preciso analisar as diversas alternativas, organizar e trocar idéias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opiniões e coletar informações dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos. Para planejar compromissos é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.

6. As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias são indiscutíveis, porém, em nada in-fluenciaram a economia de tempo. A verdade é que agora temos mais escolhas de como gastar nosso tempo, mas a mesma quantidade de tempo. O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.

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MÓDULO 7SISTEMAS PARA ORGANIZAR O TRABALHO E O TEMPO

Neste módulo, você vai saber como é o estabelecimento de uma filosofia de vida e como os hábitos de organizar e planejar são importantes para economizar tempo e obter sucesso. Você vai ter a oportunidade de refletir sobre a sua filosofia e, se necessário, modificá-la; caso ainda não tenha uma, poderá defini-la. Além disso, você vai conhecer seis diferentes níveis de delegação e vai saber o que fazer para se habituar a planejar a sua vida.

7.1 – Filosofia de vida e trabalho

7.2 – O hábito de planejar

7.3 – Programando o tempo

7.4 – Organização e tranqüilidade

7.5 – Delegação: o seu tempo e de seus subordinados

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MÓDULO 7SISTEMAS PARA ORGANIZAR O TRABALHO E O TEMPO

7.1 - FILOSOFIA DE VIDA E TRABALHO

“Filosofia de vida” é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Frases como “Isso é contra a minha filosofia de vida” ou “Isso faz parte da minha filosofia de vida” são ditas corriqueiramente, entretan-to, quando você pergunta a alguém qual é a filosofia de vida desta pessoa, a resposta, normalmente, é evasiva, e quase ninguém consegue fornecê-la prontamente.

Filosofia de vida é um conceito simples. Qualquer pessoa, independentemente de raça, credo, profis-são, sexo ou nível social, pode definir uma e viver de acordo com ela.

Qualquer pessoa pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prá-tica facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de um cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos.

Reflita sobre a sua vida, levando em conta as áreas abaixo relacionadas, e analise se você está tendo atitudes condizentes a sua filosofia. No final deste módulo, você encontrará um plano de ação no qual precisará escrever sobre isso. Lembre-se: a filosofia de vida deve fazer parte do seu jeito de ser e, natu-ralmente, filtrar todos os seus pensamentos e ações.

Desde o início deste curso, estamos falando sobre a importância de escrever os seus objetivos. Isso também vale para o estabelecimento da sua filosofia de vida: declará-la apenas não é suficiente; é preci-so escrevê-la! Esta simples ação faz uma grande diferença na administração do tempo e da própria vida, pois apresenta suas idéias fazendo-as existir fora da sua mente. O ato de escrever facilita a reflexão e o esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar pensamentos, motivando ações positivas e atitudes coerentes.

Veja uma dica de como escrever a sua filosofia de vida.

Use o seu Tempo Discricionário para escrever o que você deseja alcançar, desde seus objetivos e metas mais remotas até a sua filosofia de vida, que pode ser igual a de outras pessoas ou ser totalmente pessoal. O importante é que ela envolva todas as áreas importantes da sua vida.

Tempo Discricinário é o “tempo livre de condições”, o “tempo de uso arbitrário”, ou seja, o tempo do qual podemos dispor livremente, sem condições externas ou compromissos. Ele deve ser empregado para realizar ações relativas aos nossos objetivos pessoais ou profissionais.

“Escrever uma filosofia de vida nos força a buscar algo que seja nobre, generoso e respeitável.” Paul J. Meyer

Você sabe o que “filosofia de vida” tem a ver com “organização”? E com “trabalho”?

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A organização é um dos segredos do sucesso!

Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordância com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos. Portanto, uma pessoa organizada, que planeja suas ações e programa suas tarefas importantes, tem tudo para fazer bem o seu trabalho e se tornar um pro-fissional de sucesso.

A organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos objetivos. Portanto, podemos afirmar com segurança que a definição de uma filosofia de vida é fundamental para o sucesso de qualquer profissional. Pode parecer um conceito complicado, porém é muito simples. Organi-zar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa lógica que pode ser descrita como um sistema matemático simples de fácil utilização.

Veja os elementos deste sistema:

O sistema mostrado na tela anterior foi desenvolvido pelo Dr. Mervill Douglass, fundador do Time Ma-nagement Center USA, e apresenta as seguintes vantagens:

facilidade

simplicidade

rapidez

funcionalidade

Catarina terá férias e estão marcadas para o próximo mês. Ela é uma excelente profissional e, por isso, nos últimos três anos, recebeu propostas irrecusáveis que a fizeram mudar de emprego antes de sair de férias. Agora, depois de três anos, Catarina está muito cansada e não vê a hora de ir para a praia e se esquecer do trabalho. Um dos motivos do sucesso profissional de Catarina é a sua organização. Na vida pessoal não poderia ser diferente: suas férias já estão completamente organizadas.

Imagine, com base no sistema do Dr. Mervill Douglass, como Catarina organizou suas férias

O objetivo de Catarina é passar suas férias na praia. Ela sabe que esta é a melhor época para ir ao Nordeste. Para organizar sua viagem, Catarina traçou planos, pesquisou a melhor opção de preço, aco-modação e datas e programou todas as suas ações: da compra do biquíni às roupas de sair; da compra do pacote de viagem ao horário da saída do táxi para o aeroporto. Agora que já está tudo organizado e anotado devidamente, Catarina aguarda, sem se preocupar, pelo dia da viagem.

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7.2 – O HÁBITO DE PLANEJAR

Todo mundo reconhece que planejamento é importante, porém, poucas pessoas dedicam o tempo merecido a esta atividade. Encontrar tempo para planejar envolve um paradoxo.

Veja os quadros abaixo:

O hábito é uma parte importante do planejamento, que como qualquer nova atitude, precisa ser im-posta à rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de planejar, você pode começar desenvolvendo um plano semanal, centrado nos objetivos de alto retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance.

Para fazer um planejamento semanal, pergunte-se:

O que você deseja realizar até o final da próxima semana?

Quais resultados espera?

Qual parte deve ser “atacada” na próxima semana para que o seu avanço continue?

Quais atividades você deve realizar para alcançar seus objetivos até o final da semana que vem?

Qual é a seqüência prioritária para cada atividade?

Quanto tempo será necessário para cada atividade?

Em que dias executarei cada atividade?

Organizando os “cacarecos”

Nos módulos anteriores, já falamos sobre os “cacarecos”, porém, como muitas técnicas de organização do tempo emperram exatamente neste ponto, vale relembrar alguns conceitos importantes.

Cacareco - É tudo o que precisa ser trabalhado, física ou mentalmente, mas que ainda não tem definido o resultado desejado ou a próxima ação a ser realizada.

Lista de coisas a fazer - É uma reunião de “cacarecos” que precisam ser processados para chegar a uma decisão do que deve ser feito.

Trabalho a ser feito - Trabalho a ser realizado por uma ação específica, com o objetivo de transformar a lista de coisas a fazer numa lista de coisas feitas.

Organizando os “cacarecos”

A organização dos “cacarecos” compreende quatro etapas:

1. Executar as ações que demoram menos do que três minutos para serem realizadas.

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2. Passar para outra pessoa tudo o que você pode, ou deve, delegar.

3. Descartar tudo aquilo que não interessa por estar fora da sua área de competência ou por não ser útil para qualquer ação.

4. Classificar, conforme o seu gerenciamento, lembretes para as ações que demoram mais do que três minutos para serem efetuadas.

Veja como tratar seus “cacarecos”:

Primeiro caso

1. Identificar e classificar.

2. Podemos agir?

3. Sim.

4. Próxima ação.

5. Projetos: de longa data? Anos? e Plano de projetos.

6. Menos do que três minutos?

6.1 Se sim, faça.

6.2 Se não. Delegue para outra pessoa fazer ou Adie, defina suas próximas ações e aguarde o momento certo para agir.

Segundo Caso

1. Identificar e classificar.

2. Podemos agir?

3. Não

4. Lixo e Para futura referência? Incubação? Caso precisar?

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7.3 – PROGRAMANDO O TEMPO

A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de tempo por atividade. Por isso, ao elaborar seu planejamento semanal, tenha em mente a segunda lei de Murphy.

O que acontece se você tiver dez minutos para fazer um relatório? E se tiver cinco horas?

A lei de Parkinson* adverte:

“O trabalho se estende para preencher o tempo disponívelpara a sua execução.”

*Cyril Northcte Parkinson 1909 - 1993. Historiador

Se você tiver dez minutos para escrever um relatório, você vai escrevê-lo em dez minutos. Se tiver cin-co horas, levará cinco horas para fazer a mesma coisa. Não adianta tentar se enganar. Esta é a essência da “Lei de Parkinson”, publicada em 1955 nas páginas do jornal The Economist. Parkinson provou sua tese analisando o trabalho de marinheiros britânicos numa época em as responsabilidades da Marinha estavam diminuindo, e mais pessoas estavam sendo necessárias para produzir cada vez menos.

Fique atento: se você acrescentar muito tempo de folga no seu planejamento semanal, certamente, o utilizará para o trabalho. O dilema é encontrar um equilíbrio entre Parkinson e Murphy.

Um planejamento não funciona sem um bom programa de execução. Por isso, para que você consiga cumprir suas etapas, é essencial transformar o seu planejamento numa “lista de coisas a fazer hoje”. Após um dia de trabalho, pare por alguns minutos, reveja o seu planejamento e defina “as coisas a serem feitas no dia seguinte”. Assim, ao sair do trabalho, você poderá descansar tranqüilamente.

Veja 11 dicas de como programar adequadamente o seu tempo:

1. Sempre escreva o seu programa: escrever ajuda a fixar, concentrar esforços e visualizar o compromisso assumido.

2. Mantenha sua atenção nos objetivos definidos: veja, consulte, confira e reafirme seus objetivos e prioridades.

3. Empenhe-se em programar ações para o período da manhã: seu ritmo tende melhorar ao lon-go do dia, transformando cada atividade cumprida num estímulo para a próxima.

4. Lembre-se de programar grandes blocos de tempo para questões importantes.

5. Reserve um tempo suficiente para cada tarefa, nunca a mais.

6. Permita-se ter flexibilidade para acontecimentos inesperados.

7. Inclua no seu planejamento um tempo para processar “cacarecos” e atividades geradas no dia.

8. Inclua em sua lista a colaboração de outras pessoas, como secretária, assistentes etc.

9. Aprenda a controlar os impulsos de realizar atividades não-programadas.

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10. Tenha sempre, em lugar visível, a sua programação.

11. Mantenha um registro do que você planejou X o que você realizou. A comparação é funda-mental para avaliar o seu planejamento e torná-lo cada vez mais próximo da realidade.

Estabelecendo metas

Como vimos nos módulos anteriores, o estabelecimento de metas também é fundamental para alcan-çar nossos objetivos. Além disso, podemos dizer que a “lista de coisas a fazer hoje” nada mais é do que uma meta diária estabelecida. Toda meta deve ter três pontos imprescindíveis:

1. Deve ser suficientemente desafiadora.

2. Deve ser suficientemente flexível para não ser abandonada ao menor sinal de dificuldade.

3. Deve ser objetiva e, se preciso, dividida em partes.

Antônio decidiu fazer no Power Point a apresentação do plano de marketing para o lançamento de um novo serviço. Para isso, precisava aprender a mexer no programa, o que, na verdade, desejava há muito tempo. Ele tinha quatro semanas para desenvolver e apresentar suas idéias. Para resolver o seu problema visualizou sete passos:

1. Pesquisar e falar com usuários do programa para saber as opiniões sobre a melhor maneira para aprendê-lo.

2. Ir a uma livraria para pesquisar a compra de um livro sobre o programa.

3. Praticar o programa com o livro na mão.

4. Desenvolver o conteúdo da apresentação.

5. Fazer o script.

6. Desenvolver as telas de apresentação no programa.

7. Fazer os acertos finais.

Após identificar estes passos, Antônio fez um cronograma das atividades que precisaria desenvolver para aprender a usar o Power Point em torno de oito a dez horas. Calculou que, caso necessitasse, po-deria dispor de algumas horas fora do trabalho para estudar. Também considerou que se não se sentisse à vontade com o programa, poderia recorrer a um amigo ou até mesmo montar a apresentação em trans-parências.

A meta de Antônio é aprender o Power Point para fazer uma apresentação impecável e vender melhor suas idéias.

Considerando a possibilidade de pedir ajuda a um amigo ou realizar a apresentação em transparências, Antônio concedeu a si mesmo flexibilidade.

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Para quem parte do zero, 5 ou 10% de aprimoramento já é lucro! Estabeleça seu ritmo de progresso, seja ele qual for.

Quando vocâ atingir uma meta, procure desfrutar da satisfação obtida por tê-la alcançado. Interiorize as implicações do seu sucesso e reveja o progresso feito para alcança as suas outras metas. Assim, a experiência de alcançar uma meta lhe servirá para rever as outras.

Veja as dicas as seguir

Se foi fácil alcançá-la, escolha a próxima mais difícil, mais ambiciosa.

Se sua meta levou muito tempo para ser alcançada, faça a a próxima mais simples.

Se aprender algo que mudará outras metas, mude-as

Se ao atingir uma meta, descobrir uma deficiência nas suas habilidades, pense em fixar outra para corrigi-la.

Não importa que você não atinja suas metas. O que importa é que você aprenda com ela e introduza este aprendizado na definição de novas metas.

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7.4 – ORGANIZAÇÃO E TRANQÜILIDADE

Segundo algumas pesquisas, num típico dia de trabalho as pessoas desperdiçam cerca de 40% a 45% do seu tempo. Isso significa que só executamos metade das atividades que deveríamos durante a nossa jornada de trabalho. Muitas idéias têm surgido para tentar combater este problema, porém, até agora os pesquisadores não obtiveram grandes resultados. Então, o que poderia resolver o problema da falta de tranqüilidade para trabalhar e da perda de tempo no escritório?

Uma solução para este problema é implantar “momentos de tranqüilidade”. Consiste em usar uma parcela do tempo discricionário para criar um bloco de tempo ininterrupto dedicado à concentração em tarefas importantes. Neste momento, apenas as interrupções de emergência são permitidas. Não são programadas reuniões e nem tarefas muito movimentadas e barulhentas. Os recados são registrados e passados posteriormente. A implantação dos “momentos de tranqüilidade” não é fácil, porém, a maioria dos profissionais aprova a idéia depois de constatar seus resultados.

Esta hora tranqüila pode ser implantada individualmente ou em grupo, mas para isso é preciso seguir alguns passos.

1. Obtenha um compromisso com a alta gerência da unidade ou setor.

2. Explique os conceitos aos gerentes e supervisores, enfatizando os benefícios.

3. Discuta o conceito nas reuniões de staff para desenvolver consenso e comprometimento.

4. Determine o período de tempo mais conveniente: a maioria das empresas prefere o horário das 8h às 9 h, pois costuma ser o de mais baixa atividade em qualquer empresa.

5. Especifique as “regras do jogo”.

6. Experimente, inicialmente, um projeto-piloto.

7. Acompanhe os resultados e resolva os problemas assim que eles surgirem.

8. Avalie os resultados do projeto-piloto e modifique os procedimentos de acordo com o neces-sário.

9. Implemente o procedimento dos “momentos de tranqüilidade” em toda a organização.

10. Reduza, ao máximo, as exceções.

Comece hoje!

Planeje uma abordagem para obter o apoio e o suporte dos seus colegas e chefes. Utilize argumentos que demonstrem o valor da hora tranqüila e de como ela pode melhorar o desempenho individual dos profissionais e da empresa como um todo.

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7.5 – DELEGAÇÃO: O SEU TEMPO E DE SEUS SUBORDINADOS

A pergunta de VOLTAIRE, filósofo, poeta e escritor francês (1694 – 1778)

O grande mago perguntou a ZADIG qual, de todas as coisas no mundo, era a mais longa e a mais curta, a mais rápida e a mais lenta, a mais divisível e a mais extensa, a mais negligenciada e mais irrepa-ravelmente lamentada, a que devorava tudo o que era pequeno e vivificava tudo o que era grande.

ZADIG: Personagem principal do livro de Voltaire “Zadig ou O Destino - Uma história Oriental”.

“O tempo. Nada é mais longo, posto que é a medida da eternidade; nada é mais curto, posto que falta a todos os nossos projetos; nada mais lento para quem espera e mais rápido para quem desfruta a vida; estende-se, em grandeza, até o infinito; divide-se, em pequenez, até o infinito; todos os homens o negligenciam e todos lamentam sua perda; nada se faz sem ele; faz esquecer tudo o que é indigno de posteridade e imortaliza as grandes coisas.”

O tempo de um executivo é inversamente proporcional à importância do seu cargo. Em outras palavras, quanto mais elevado o cargo dentro da empresa, mais longa a jornada profissional. Executivos que ocu-pam posições de grande responsabilidade costumam trabalhar durante os finais de semana porque, como suas tarefas são mais elaboradas, demandam mais tempo para serem realizadas. Além disso, há mais pessoas sob sua coordenação. Isso, por um lado, é positivo, porque implica em mais pessoas pelas quais o trabalho pode ser feito e aponta para uma alternativa para minimizar o problema: a delegação adequada de autoridade.

Você sabe o que é delegar?

é o ato de passar autoridade para outras pessoas.

é mais do que dar ordens a subordinados.

As duas alternativas estão corretas: a autoridade pode ser delegada em diversos níveis. Esta, porém, não é uma tarefa fácil, e exige bom senso e conhecimento da equipe. Não há uma fórmula para aprender a delegar. É importante levar em conta as capacidades individuais dos membros da equipe, evitando o risco de dar mais responsabilidade para um funcionário do que ele é capaz de gerir, o que pode resultar numa expectativa irreal, aumentando a quantidade de interrupções durante o dia e causando desperdício de tempo dos chefes e dos subordinados.

Há seis níveis possíveis de delegação, e cada um acarreta uma implicação diferente ao tempo do chefe.

Nível 1 – Autonomia inexistente.

Analise o problema: Relate-me os fatos, e só então decidirei o que fazer.

Exemplo: Responder a uma reclamação do cliente mais importante da empresa.

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Nível 2 – Baixa autonomia

Analise o problema: Gostaria de ser informado sobre soluções alternativas, bem como os prós e os contras de cada uma. Recomende uma para minha aprovação.

Exemplo: Comprar um novo software para controle de custos.

Nível 3 – Autonomia controlada

Analise o problema, reporte e só aja após aprovação: Gostaria a de ser informado so-bre o que você pretende fazer. Não tome atitude alguma até receber a minha aprovação.

Exemplo: Negociar com o banco a renovação de uma carteira de crédito.

Nível 4 – Autonomia supervisionada

Analise o problema, reporte e aja: Gostaria de ser informado sobre o que você pretende fazer e, a não ser que eu não aprove, faça.

Exemplo: Levar uma contraproposta comercial para um cliente.

Nível 5 – Autonomia moderada

Aja, mas me informe sobre sua ação: Gostaria de ser informado sobre o que você fez.

Exemplo: Marcar uma reunião com um fornecedor para renovação de contrato.

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Nível 6 – Autonomia total

Aja: Não há necessidade de comunicar-se comigo a respeito.

Exemplo: Mandar alguém ao supermercado com a lista de compras do mês.

Saber delegar e potencializar subordinados é um passo importante para a carreira de qualquer profis-sional. Entre outras situações, isso evita a frustração de não ser promovido por não haver outra pessoa capaz de desempenhar suas funções e, além disso, traz vários benefícios. Entre eles, podemos citar:

Amplia os resultados e a motivação dos subordinados, transformando o poder de fazer em poder de controlar.

Libera tempo para trabalhos mais importantes.

Desenvolve a iniciativa, a habilidade, o conhecimento e a competência dos subordinados.

Mantém o nível de decisão.

Como se habituar a delegar?

Fixe objetivos para delegar decisões e tarefas específicas. Defina datas para concluir o pro-cesso.

Pense que delegar é o melhor processo para capacitar seus subordinados a fim de que assu-mam mais responsabilidades.

Erros fazem parte da delegação de tarefas. Quando o subordinado errar, seja compreensivo.

Delegue metas a atingir, dando aos subordinados o atributo de como executá-las

Delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como executá-las. Descubra agora quais cuidados tomar na hora de delegar:

Quais cuidados tomar?

Tenha certeza de que o funcionário tem condições de assumir a responsabilidade que precisa

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ser delegada.

Deixe bem claros os objetivos e o prazo a serem atingidos.

Inclua instruções para que o funcionário possa tomar decisões como gastar dinheiro, usar es-paço, viajar etc, e não se esqueça de motivar e incentivar a missão delegada.

Esclareça a responsabilidade dele sobre os resultados.

Defina os retornos de comunicação.

Agora que você já viu a classificação de cada tarefa que o executivo tem a cumprir e quais podem ser delegadas ou feitas outro dia, veja as justificativas abaixo:

Como acordou atrasado nesse dia, o executivo pode deixar de passear com o cachorro, pois essa é uma tarefa de baixa prioridade. Quanto à leitura do jornal e ao café da manhã, ele pode fazer isso no tra-balho, logo após a reunião com sua equipe de vendas.

A leitura dos e-mails pode ser otimizada se seus arquivos estiverem bem organizados, o que irá facilitar a separação dos assuntos a serem resolvidos de imediato daqueles que podem aguardar uma resposta mais tarde ou em outro dia.

O problema do seu subordinado com o cliente deve ser resolvido por ele mesmo. O executivo deve ter funcionários em quem confia, e não ter que ficar resolvendo problemas por eles. Obviamente, pode ajudá-lo em algum ponto de sua alçada, mas somente isso.

O planejamento trimestral de vendas poderia ser concluído mesmo com a falta dos dois vendedores pois, sendo mais organizado, essas informações já deveriam estar em suas mãos no dia anterior.

A ligação para o restaurante pode ser delegada para sua secretária, bem como as ligações para os amigos e parentes. A compra do presente para sua esposa já poderia Ter sido feita no dia anterior, uma vez que, prevendo ser este um dia mais atarefado, o executivo adiantaria essa tarefa.

Com isso, vemos que todas as tarefas poderiam ser cumpridas adequadamente caso o executivo uti-lizasse as dicas citadas no decorrer do curso. Basicamente a chave da gestão do tempo é organização e planejamento.

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RESUMO

1. “Filosofia de vida” é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prática facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de um cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos. É preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexão e o esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando ações positivas e atitudes coerentes. Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordância com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos. A organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos objetivos. Organizar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa lógica que pode ser descrita como um sistema matemático: objetivos + plano + programas = ORGANIZAÇÃO.

2. Planejar envolve um paradoxo: não há tempo disponível para planejar x quem não planeja nun-ca terá tempo disponível, a menos que comece a planejar. O hábito é uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude, precisa ser imposta à rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de planejar, comece desenvolvendo um plano semanal cen-trado nos objetivos de alto retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance. A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de tempo por atividade. O desafio é encontrar um meio termo entre Murphy, “Tudo demora mais do que pensamos”, e Pa-rkinson, “O trabalho se estende para preencher o tempo disponível a sua execução.”

3. Um planejamento não funciona sem um bom programa de execução. Por isso, é essencial transformá-lo numa “lista de coisas a fazer hoje”. Toda meta deve ter três pontos imprescindíveis: deve ser suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente flexível para não ser abandona-da ao menor sinal de dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida em partes. O impor-tante em qualquer plano é se sentir motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar planos mirabolantes e guardá-los na gaveta ou em um arquivo.

4. Segundo algumas pesquisas, num típico dia de trabalho num escritório as pessoas desperdi-çam cerca de 40% a 45% do seu tempo. A solução para este problema é implantar “momentos de tranqüilidade”, o que consiste em usar uma parcela do tempo discricionário para criar um bloco de tempo ininterrupto dedicado a se concentrar em tarefas importantes. O tempo de um execu-tivo é inversamente proporcional à importância do seu cargo. Uma alternativa para minimizar este problema é a delegação adequada de autoridade. A autoridade pode ser delegada em seis diferentes níveis: nível 6 – autonomia total, nível 5 – autonomia moderada, nível 4 – autonomia supervisionada, nível 3 – autonomia controlada, nível 2 – baixa autonomia e nível 1 – autonomia inexistente.

5. Saber delegar evita a frustração de não ser promovido por não haver outra pessoa capaz de desempenhar suas funções e, além disso, traz vários benefícios. Entre eles podemos citar a ampliação dos resultados e da motivação dos subordinados, transformando o poder de fazer em poder de controlar, a liberação de tempo para trabalhos mais importantes, o desenvolvimento de iniciativas, habilidades, conhecimentos e competências dos subordinados e a manutenção do nível de decisão.

6. Dicas para se habituar a delegar: fixe objetivos para delegar decisões e tarefas específicas. Defina datas para concluir o processo; pense que delegar é o melhor processo para capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem parte da dele-gação de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo, e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como executá-las. Cuidados na hora de delegar: tenha certeza de que o funcionário tem condições de assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e prazos a serem atingidos, inclua instruções para que o funcionário possa tomar decisões como gastar dinheiro, usar espaço, viajar etc e não se esqueça de motivá-los a incentivar a missão delegada. Esclareça a responsabilidade dele sobre os resul-tados e defina os retornos de comunicação.

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Gestao do Tempo~

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Clegg, B. “Administração do Tempo: Método Prático”. Qualitymark Editora. 2002.

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Meyer, P. J. “Unlocking your Legacy, 25 Keys for Success”. Moody Press. 2001.

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