Modelagem de Processos de NegócioAula 11 – Modelagem de Processos

TO-BEAndréa Magalhães Magdaleno

andrea@ic.uff.br

2018.01

2MPN 2018.01

Agenda

• Melhoria• Projetar processo futuro (TO-BE)

• Exercícios

PROJETAR PROCESSO FUTURO (TO-BE)

4MPN 2018.01

Ciclo de BPM

5MPN 2018.01

Melhoria

Avaliar

situação atual

( AS-IS)

Projetar

processo

futuro (TO-BE)

Preparar

ambiente para

o TO-BE

Capacitar

recursos

humanos

Selecionar

modelo de

referência

Conduzir

brainstorming

de ideias

Modelar

processo futuro

(TO-BE)

Implementar

melhorias

PREPARAR AMBIENTE

7MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE

• Levantar e atualizar a documentação gerada no mapeamento da situação atual (AS-IS)

• Definir premissas para o TO-BE

• Definir cronograma e apresentação

• Realizar workshops com gerentes

8MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Levantar o AS-IS

• Em caso de descontinuidade de tempo entre o Mapeamento e o Redesenho, é mandatório que seja verificado com o Gestor(es) do(s) Processo(s) a necessidade de atualização das informações

• No caso de a documentação não ter a forma prevista na metodologia, será de grande utilidade transcrevê-la na forma recomendada

• Caso a Avaliação do AS-IS não esteja disponível, a equipe do TO-BE deverá providenciá-la

• Elaborar uma relação das pessoas que participaram do AS-IS e seus contatos

9MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Definir premissas para o TO-BE

• O patrocinador deverá estabelecer o que espera do redesenho do processo

• Por exemplo: aumentar a qualidade, reduzir custos, automatizar, diminuir o tempo de processamento

• Deverá também especificar as limitações existentes para os projetos de melhoria

• Estratégicas, orçamentárias, temporais, de recursos humanos, softwares, etc...

• Boa prática: o patrocinador, ainda no início do projeto, definir claramente os limites de poder de mudança e delegar à equipe do projeto uma certa autonomia para realizá-las

10MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Definir cronograma e apresentação

• Elaborar a apresentação do projeto com:• Cronograma, a equipe e o escopo do projeto, os pontos

críticos do processo e as premissas do redesenho, bem como, os benefícios a serem alcançados, enfatizando o alinhamento do mesmo aos objetivos da organização

• Produtos:• Apresentação do Projeto validada com o patrocinador

• Workshop organizado

• Participantes convidados

11MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Realizar workshop com gerentes

• A dinâmica do evento deve prever espaço para que opatrocinador demonstre seu envolvimento e apoio aoprojeto, angariando o apoio dos demais participantes e ocompromisso de direcionar os recursos necessários paraa realização do projeto no cronograma proposto

• Esse workshop divulgará a abrangência, esforço ebenefícios do projeto, marcando o seu início para aorganização

• Obtenção formal do apoio dos diversos níveishierárquicos ao projeto

CAPACITAR RECURSOS HUMANOS

13MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos

• Preparar e montar infraestrutura de treinamento• Forma e conteúdo do treinamento definidos

• Estrutura disponibilizada

• Participantes convidados

• Realizar treinamento em processos

14MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos• Preparar e montar infraestrutura de treinamento

• Estabelecer, sem muito detalhamento, o grau de maturidade da gestão de processos (Ex: alto, médio, baixo), adequando a forma e o conteúdo do treinamento ao público

• Estabelecer com o(s) Gestor(es) de Processo(s) a lista de participantes do treinamento e validar a proposta de treinamento (forma e conteúdo geral)

• Agendar e disponibilizar a estrutura requerida para o treinamento, cuidando para que todos os participantes sejam convidados com antecedência para que possam se programar

• Preparar o material para treinamento em processos

15MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos• Realizar treinamento em processos

• Entendimento sobre o ambiente de gestão de processos da empresa

• Conscientizar os integrantes do Projeto TO-BE e a força de trabalho ligados diretamente ao(s) processo(s) em foco, sobre os aspectos e benefícios da gestão por processos

• Divulgar para a força de trabalho o escopo e a abrangência do projeto e a importância da contribuição de cada um

SELECIONAR MODELO DE REFERÊNCIA

17MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência

• Identificar e selecionar modelos de referência • Preparar critérios de escolha do modelo de referência

• Estabelecer parâmetros direcionadores da seleção do modelo de referência

• Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking• Selecionar modelos de referência

• Comparar modelos de referência e processos vigentes

• Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos vigentes

18MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência• Identificar e selecionar modelos de referência

• Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking• Internas ou outros departamentos ou empresas pertencentes a um mesmo

grupo empresarial• Domínio público como revistas e publicações especializadas• Empresas que seja possível ter acesso• Modelos de Referência do Mercado, preparadas por organismos

reconhecidos• Ex: ITIL, Cobit, CMMI...

• Selecionar modelos de referência• Acessar os modelos de referência e estudá-los• Analisar os dados coletados e apresentar os resultados ao(s) Gestor(es) de

Processo(s) e demais membros da equipe• Avaliar e selecionar os modelos que tratarem adequadamente o objetivo do

redesenho e que atenderem às premissas fixadas para o projeto

19MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência

• Identificar e selecionar modelos de referência • Comparar modelos de referência e processos vigentes

• Apresentar à equipe do projeto os modelos de referência selecionados como parâmetros para o redesenho, explicitando os critérios utilizados para essa seleção

• Apresentar os modelos atuais que sofrerão a influência dos modelos de referência

• Traçar um paralelo entre a visão atual e a visão de referência buscando identificar os pontos fortes e fracos de cada visão e os gaps a serem cobertos pelo redesenho, sempre levando em consideração as limitações e o direcionamento apresentados nas premissas do redesenho

20MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência

• Identificar e selecionar modelos de referência • Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos

vigentes• Examinar, com o grupo de trabalho, a Cadeia de Valor, macroprocessos

e demais níveis de processos da situação atual, buscando identificarpossíveis impactos causados pela incorporação da visão futuraesboçada.

• É importante definir claramente o objetivo de cada processo.

CONDUZIR BRAINSTORMING DE IDEIAS

22MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias

• Produzir ideias de melhorias de acordo com sugestões a partir da avaliação do AS-IS (Stakeholders, Habilitadores, F.O.F.A.)• Brainstorming

• Reunir e apresentar aos participantes o material produzido nas etapas anteriores

• Analisar problemas levantados • Revisar melhores práticas

• Tática ou processo empregado em uma ou mais organizações com excelentes resultados• Busca na Web, Livros, White papers de Firmas de consultoria• Padrões de processo

• Gerar ideias para resolução dos problemas• Avaliar as ideias• Eliminar as ideias que claramente não têm possibilidade de implementação

23MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias

• Produzir características de acordo com sugestões apartir da avaliação do AS-IS• Priorizar ideias

• Quando todas as ideias plausíveis forem avaliadas• Selecionar aquelas que vão compor a especificação do novo processo

• Elementos para julgamento

• Impacto nos objetivos do processo

• Exequibilidade

24MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias• Produzir características de acordo com sugestões a

partir da avaliação do as-is• Priorizar ideias

Ideia Código Impacto (0 a 10) Exequibilidade (0 a 10)Nota Final

I*4 + E*2STATUS

A MANTER

B MANTER

C MANTER

D EXECUTAR

E EXECUTAR

F EXECUTAR

G ACELERAR

H ACELERAR

I ACELERAR

J ELIMINAR

K ELIMINAR

L ELIMINAR

25MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias• Produzir características de acordo com sugestões a

partir da avaliação do as-is• Priorizar ideias

A

+– Impacto

Exe

quib

ilida

de

EXECUTAR ACELERAR

MANTER

AB

C

D

E

FG H

I

–

+

EXECUTAR

26MPN 2018.01

Exercício 1• Estudo de Caso

• Pensem nos problemas levantados anteriormente e que precisam ser resolvidos

• Façam o brainstorming• Registrem todas as ideias

• Priorizem as ideias para o TO-BE de acordo com a matriz

MODELAR PROCESSO FUTURO (TO-BE)

28MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)5) Modelar processo futuro

• Desafiar a definição do Processo• Tomar cada passo do processo (nos vários níveis) com suas

regras implícitas e redefini-los de forma clara

• O uso de expressões como apenas, deve, nunca, sempre, etc.desafia os participantes a questionarem: Isto é verdadeiro??

• O questionamento leva à identificação de alternativas para ospassos

• Um Chamado pode ser iniciado por e-mail

• Estimar os custos, prazos e recursos previstos e osbenefícios da implementação de cada ação, se possível,identificando o impacto da melhoria nos índices dedesempenho dos processo

29MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)5) Modelar processo futuro

• Desenvolver diagrama do novo processo em níveis de detalhe• Utilizar as premissas para redesenho dos processos e as

ideias de melhorias priorizadas• Segue exatamente os mesmos princípios de levantamento e

modelagem vistos no AS-IS• Todos os modelos desenhados devem ser revistos para

atenderem a proposta de processo futuro• Criar anotações no novo diagrama ressaltando as melhorias• Submeter proposta de processos futuros e melhorias à

validação

IMPLEMENTAR MELHORIAS

31MPN 2018.01

Projetar processo futuro (TO-BE)6) Implementar melhorias

• Estabelecer um plano para implantação das melhorias• Definir plano de implementação e material de comunicação alusivo às

mudanças que estão sendo implantadas, esclarecendo:• Objetivos da Melhoria: apresentar o novo modelo de operação da área do processo

e os impactos deste. Focar nos ganhos que a mudança trará

• Fatores Críticos de Sucesso: apresentar os fatores que devem ser observados para o sucesso da mudança que está sendo implantada. Garantir a aceitação e o comprometimento com a efetividade de implantação das mudanças pelo Patrocinador e Gestores dos Processos

• Desafios: garantir que toda a força de trabalho esteja habilitada a falar sobre as mudanças e seus impactos positivos para a empresa

• Ações necessárias para implantação da melhoria

• Prazos

• Definir quais serão as pessoas que executarão a implantação das mudanças e conscientizá-las de suas responsabilidades

• Divulgar o material de comunicação para todas as pessoas que sentirão os impactos da mudança

32MPN 2018.01

Exercício 2• Estudo de Caso

• Redesenhar todos os diagramas de acordocom o novo processo TO-BE de forma quesejam implementadas as ideias de melhorias

• Destacar as melhorias efetuadas

33MPN 2018.01

Dúvidas?

34MPN 2018.01

Próxima AulaAplicações

Modelagem de Processos de NegócioAula 11 – Modelagem de Processos

TO-BEAndréa Magalhães Magdaleno

andrea@ic.uff.br

2018.01