Modelo e Uso de Protocolos Temáticos na Gestão de Documentos em Educação a

Distância: a Gestão da Avaliação Presencial

Karine Nascimento PortelaCassandra RibeiroMarília MaiaIsabel CostaAna Claúdia Uchôa

Karine Nascimento PortelaCassandra RibeiroMarília MaiaIsabel CostaAna Claúdia Uchôa

Autores Autores

IntroduçãoIntrodução

• A EaD é uma modalidade educacional irreversível nas universidades de todo o mundo.

• No Brasil, a EaD se consolida em uma época em que a expansão das TICs já têm sua primazia nas instituições de ensino superior de todo o país.

• Nesse contexto se insere o IFCE que implementa a modalidade de ensino a distância desde 2006.

• O aluno que ingressa nessa modalidade de ensino tem direito aos recursos de ensino e aprendizagem do AVA .

• A avaliação desse aluno se dará 40% a distância e 60% será efetivada presencialmente.

Objetivo GeralObjetivo Geral• Investigar o uso de um protocolo temático na gestão de

documentos educacionais, em específico as avaliações presenciais, na DEaD/UAB do IFCE, visando a organização e o controle desses documentos, evitando possíveis prejuízos a todos os envolvidos do processo

Descrever como ocorre o fluxo de avaliações presenciais na DEaD/UAB do IFCE;

Levantar e registrar falhas de gestão dos documentos (prova presenciais) derivados do uso de um protocolo ineficiente ;

Propor um novo modelo de protocolo temático, que facilite a busca de informações e auxilie no controle de entrada e saída desses documentos.

Descrever como ocorre o fluxo de avaliações presenciais na DEaD/UAB do IFCE;

Levantar e registrar falhas de gestão dos documentos (prova presenciais) derivados do uso de um protocolo ineficiente ;

Propor um novo modelo de protocolo temático, que facilite a busca de informações e auxilie no controle de entrada e saída desses documentos.

Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos

MetodologiaMetodologia

Pesquisa qualitativa (estudo de caso)Pesquisa bibliográficaPesquisa documental

Discussões/Resultados Discussões/Resultados As avaliações presenciais perpassam por um longo caminho de idas e vindas ao processo de aplicação, correção e devolução ou arquivamento.

Discussões/Resultados Discussões/Resultados É Atribuições da DEaD:

o Fazer a impressão das avaliações presenciais de primeira chamada e entregar para os tutores a distância.o Receber todas as avaliações presenciais, registrá-las em um protocolo e enviá-las para os polos em um

prazo em que o aluno possa questionar sua notas e pedir, se desejar, uma reavaliação do exame. o Entregar as avaliações presenciais para os professores formadores em um prazo em que estes possam

corrigir e inserir as notas desses exames no Sistema Acadêmicoo Recolher todas as avaliações presenciais finais e arquivá-las.o Recuperar avaliações arquivadas, a fim de responder a pedidos de reavaliação desses exames ou consulta

do resultado dos mesmos.

Protocolo Comum Protocolo temático

Característica Geral Consequências Característica Geral Consequências

• Campos subjetivos de preenchimento

• Informações desnecessárias

• Omissão de informações essenciais

• Campos objetivos de preenchimento

• Informações claras e objetivas

• Organização de registros na ordem cronológica de preenchimento

• Dificuldades e demora na localização de registros

• Dificuldade do controle do fluxo.

• Demora na solução de problemas

• Organização por polo, disciplina, tipos de avaliação e etapa da avaliação.

• Uso de sumários.

• Agilidade na localização de registros do fluxo

• Facilidade no controle do fluxo

• Agilidade na resolução de problemas

• Ausência de instrumento de acompanhamento do fluxo

• Demora no levantamento das avaliações realizadas durante o semestre letivo.

• Presença de quadro de acompanhamento

• Levantamento semestral das Avaliações realizadas no curso.

Tipo de AvaliaçãoTipo de Avaliação

Etapa do fluxoEtapa do fluxo

DisciplinaDisciplina

PoloPolo

Campos Objetivos de Preenchimento Campos Objetivos de Preenchimento

PolosPolosTipo de avaliaçãoTipo de avaliação Etapas da AvaliaçãoEtapas da Avaliação

A gestão ineficiente de documentos educacionais correntes pode trazer danos para a instituição de ensino e para o aluno.

A frequência de erros e problemas, derivados de uma má gestão, provoca:• Perda de credibilidade por parte de seus alunos;• Problemas jurídicos, se confirmados irregularidades e

prejuízo ao aluno. O Uso de protocolos temáticos, em instituições que não dispõem

de um setor e nem funcionários específicos para o gerenciamento de seus documentos correntes, favorece:• A organização dos registros de entrada e saída de

documentos;• A localização segura e ágil desse registro;• Agilidade no preenchimento;• A recuperação de informações dos fluxos de documentos.

A gestão ineficiente de documentos educacionais correntes pode trazer danos para a instituição de ensino e para o aluno.

A frequência de erros e problemas, derivados de uma má gestão, provoca:• Perda de credibilidade por parte de seus alunos;• Problemas jurídicos, se confirmados irregularidades e

prejuízo ao aluno. O Uso de protocolos temáticos, em instituições que não dispõem

de um setor e nem funcionários específicos para o gerenciamento de seus documentos correntes, favorece:• A organização dos registros de entrada e saída de

documentos;• A localização segura e ágil desse registro;• Agilidade no preenchimento;• A recuperação de informações dos fluxos de documentos.

Conclusão Conclusão

Bibliografia Bibliografia

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Bibliografia Bibliografia FEITOSA, Ailton. Organização da informação na web: das tags à web semântica. Brasília: Thesaurus, 2006.HELLUY, Hâmida R. Registros e protocolos. In: Manual de arquivo e documentação. 4 ed. Rio de Janeiro, Interciência, 1976.Projeto de Curso Superior de Licenciatura em Matemática, na Modalidade a Distância. Juazeiro do Norte. 2006.Regulamento da Organização Didática (ROD). Setembro 2010. Disponível em: <http://dead.ifce.edu.br/~hotelaria/file.php/1/Pagina_inicial_/Documentos/ROD_comissao_sistematizada.pdf> Acesso em: 13 de fev. de 2011.LOPES, Luís Carlos. A imagem e a sombra da arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo público, 1998.RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004. Disponível em: <www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/download/287/5486>. Acesso em: 06 de set. de 2011.