Gestão de Projetos Sociais

Instituto Voluntários em Ação

Módulo 3: Controle e Monitoramento

Olá!Agora daremos início ao Terceiro Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos

Sociais.

Nesse Módulo abordaremos a função gerencial de Controle e Monitoramento. É nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas

não estão ocorrendo de acordo com o que foi planejado.

Veremos como criar uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para a melhor gestão do seu projeto enquanto este estiver em andamento.

Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. É por meio da entrega dessas atividades que avaliaremos a participação da sua

Organização nesse Curso. Por isso, verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário!

Muito Obrigada e Bom Estudo!!

Nosso Cronograma

Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado

09.

Envio da

Apresentação

do Curso à

distância de

Gestão de

Projetos

Sociais;

10. 11.

Início do

Módulo 1.

12. 13.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

14.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

15. 16.

Início do

Módulo 2 .

17.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

18.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

19.

Início do

Módulo 3 .

20.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

21.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

22. 23.

Início do

Módulo 4.

24.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

25.

Chat de Plantão

de Dúvidas

(Confira os

horários no site)

26.

Avaliação e

Encerramento

27.

Certificação

28.

Onde estamos?

A Função Gerencial de CONTROLE

Lembrando... Você já viu as funções gerenciais e de que forma podem trazer melhores resultados ao Projeto.

Dirigir

Controlar

Planejar

Organizar CONTROLAR

É o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as diferenças entre o que foi

planejado e o que é realizado no desenrolar

das atividades do projeto

Como Controlar? Elaborando uma Planilha de Monitoramento e Desempenho

para acompanhar as atividades do seu Projeto.Aprenda a fazê-la ao desenrolar desse Módulo!

Nesse Módulo vamos abordar a função de Controle.

Monitoramento = Acompanhamento

O Monitoramento é oacompanhamento do projetopor meio da coleta e análiseconstante de informação sobrecomo o projeto se desenvolve.Quando você estrutura umsistema de monitoramento,você está criando um sistemade coleta de informação útilpara melhorar o que fazer ecomo deve ser feito.

Para identificar quando as coisas não estão andando corretamente.

Para saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.

Para conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.

Para saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.

Por que Monitorar?

O que é o Monitoramento?

O Plano de Monitoramento

Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de formamais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto.

Como criar esse sistema de coleta de informação útil para melhorar agestão do seu Projeto? Siga o nosso passo-a-passo:

1

• O Que queremos saber?

• (Selecionando Indicadores)

2

• Como obter a Informação?

• (Informação Quantitativa e Qualitativa)

3

• Que diferença o Projeto vai fazer?

• (Padrões de Desempenho)

4

• Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto?

• ( A Planilha de Monitoramento e Desempenho)

O Plano de Monitoramento

1O Que queremos saber? Selecionando Indicadores

“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza,se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador paramedir esse resultado.

Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivosdo seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numalocalidade específica.

A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque aorganização não sabe exatamente o que medir.

• Empoderamentoda mulher na

Comunidade da Graça

Objetivo Geral

• Implementação de oficinas de

artesanato para as mulheres da

Comunidade

Objetivo Específico • Freqüência nas

oficinas (percentagem de

participação)

Indicador

O Plano de Monitoramento

Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou maisindicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se oobjetivo foi total ou parcialmente alcançado.

Portanto, são determinados individualmente para cada projeto segundoos objetivos específicos que foram definidos no planejamento.

Segue um exemplo de Indicador:

Informação QUANTITATIVA

É aquela que oferece dados numéricosindicando “quanto ou quantos?”

Exemplo: Qual o número de mulheres daComunidade que participaram das aulas?

Pode ser expressa em números absolutos (45meninas freqüentaram as oficinas deartesanato entre os meses de março e julhode 2010) ou de forma percentual ( o 50% dasmulheres previstas freqüentaram as oficinasde artesanato entre os meses de março ejulho de 2010.

Como realizar o cálculo? Neste exemplo,trabalhando com listas de presença ao longodos cursos.

Informação QUALITATIVA

Indica como as pessoas se sentem a respeito dealguma situação, como as coisas são feitas, oucomo as pessoas se comportam.

Exemplo: Nível de auto-estima das meninas queparticiparam das oficinas de artesanato. Pode sertransformada em informação quantitativa,criando uma escala numérica :

Muito satisfeita: 5

Satisfeita:4

Indiferente:3

Insatisfeita:2

Muito Insatisfeita:1

2

Como obter a Informação? Não adianta criar indicadores que não vamosconseguir mensurar. Para simplificar o trabalho esclarecemos os tipos deinformação a ser utilizada com alguns exemplos.

O Plano de Monitoramento

O Plano de Monitoramento

3Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho

Ficou horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento?

Para que a informação seja útil, deve ser comparada. Veja esses conceitos:

Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.

Padrões de Desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar.

Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.

O Plano de Monitoramento

4

Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? A Planilha de Monitoramento e Desempenho

Chegados nesse ponto, você deve elaborar um documento com todas as informações dos passos anteriores, que permita acompanhar o projeto: A Planilha de Monitoramento e Desempenho

Faça a seguintes tarefas, baseando-se na Planilha Modelo disponibilizada no seguinte slide:

Antes de começar o projeto: 1. Pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados e as fontes de informação.2. Para cada indicador, estabeleça com cuidado o valor que considera que espera alcançar com o Projeto (o padrão de desempenho).3. Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem segundo o que foi planejado.Durante o projeto:1. Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida. 2. Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.3. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações corretoras para melhorar esse valor.

Objetivos Específicos

Tipo de IndicadorFontes de

InformaçãoFreqüência Padrão de Desempenho Ações Corretoras

QUANTITATIVO

(1) Capacitar

mulheres, jovens e crianças para a

elaboração de artesanato.

Freqüência das mulheres nas

oficinas.

Listas de Presença

Cada oficina

65%1. Reunião extraordinária2. Apoio de líderes comunitários3. Entrevistas com desistentes

Número de peças de artesanato

produzidas

Cotação das Peças Produzidas

Mensal entre 70 e 100 unidades1. Revisão dos recursos materiais 2. Revisão da didática 3. Possível da troca de professora

QUALITATIVO

Qualidade dos materiais

Entrevista com o grupo de trabalho

Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor

Motivação das professoras

Entrevista individual

professoras Bimestral 4 (escala de 1-5)

1. Melhorar acompanhamentopsicológico

Auto-estima das alunas

Entrevista individual alunas

MensalAtingir 4

(escala de 1-5)

1. Reformulação da carga horária 2. Estudo de troca de didática 3. Possível troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicológico

Empenho Escolar Entrevista com

professoresBimestral

Atingir 4 (escala de 1-5)

(2)Articulação de Parcerias com

empresas para a comercialização

e venda dos artesanatos.

QUANTITATIVONúmero de

empresas parceirasContratos assinados

Trimestral 4 empresas1. Renegociação dos contratos 2. Contatar novas empresas

QUALITATIVO

Satisfação das empresas com as

peças de artesanato

Entrevista com Representantes das empresas

parceiras

Mensal 4 (escala de 1-5)

Identificar o motivo da insatisfação (design,material, resistência) e estudar ação corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora)

Modelo Planilha de Monitoramento

Atividades do Módulo 3:Sobre a Função Gerencial do

Controle, escolha a opção

verdadeira:

a) O Controle pretende reduzir as

diferencias entre o que foi planejado

e o que efetivamente é atingido pelo

nosso projeto, definindo indicadores

de monitoramento/acompanhamento

das atividades, que são comparados

com padrões de desempenho para

controlar e corrigir irregularidades no

momento certo.

b) O Controle pretende definir o

Cronograma de atividades para

transformas nossas idéias em

ações.

c) Um bom exemplo de indicador de

um projeto poderia ser o

empoderamento da mulher numa

comunidade específica, pois será a

única forma de mensurar um

objetivo específico.

d) Os erros de Planejamento nunca

terão influencia num bom processo

de Monitoramento, pois são funções

gerenciais diferentes e

independentes.

Sobre a informação e construção de

indicadores para o nosso projeto,

sinale a opção falsa:

a) Quanto mais complexo for um

indicador, melhor para o

controle do nosso projeto, pois

poderemos obter muita

informação com baixo custo

num indicador só.

b) A informação qualitativa pode

ser transformada em

quantitativa por meio de uma

escala numérica.

c) A combinação de informação

qualitativa e quantitativa vai

enriquecer a análise do nosso

projeto.

d) Os indicadores estão

intimamente relacionados aos

objetivos propostos por cada

Projeto e, portanto, são

determinados individualmente

para cada projeto.

Sobre os padrões de desempenho,

sinale a opção verdadeira:

a) Um padrão de desempenho é

o valor que confiamos que um

indicador terá graças às

atividades do nosso projeto, o

“padrão” que queremos

alcançar.

b) Os dados coletados ao longo

do monitoramento não fazem

sentido nenhum se não forem

comparados ao marco zero, e

não ajudarão a identificar os

problemas sem ser

comparados de forma

contínua aos padrões

definidos.

c) Os padrões de desempenho

podem ser de quantidade, de

qualidade, de tempo e de

custo.

d) d) Todas as anteriores são

verdadeiras.

Para responder as questões de forma completa, consulte o Manual escritodeste Módulo disponível na página Seu Curso, e as Leituras Complementares,disponíveis na página Biblioteca, ambas no site do Curso.

Dúvidas?

Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail cursogestaodeprojetos@hotmail.com

Sexta-feira, 20/05 às 10 horas temos encontro no Chat do Curso,

e Sábado, 21/05, às 16 horas também. Escolha um horário e não perca!

Próximo módulo disponível em:

Segunda Feira 23 de maio

Até lá!