Mdulo 8

Mdulo 8

Documentos Empresariais

Como vimos no mdulo anterior, a empresa se utiliza de muitos documentos para registrar informaes diversas; por essa razo, so considerados como importantes s operaes dirias de qualquer empresa.

Antes de falarmos sobre cada um deles, importante lembrar que a comunicao escrita no universo organizacional tem por finalidade o registro de informaes diversas e que sero relevantes para a tomada de uma decisoem particular. Porexemplo: os relatrios dirios da rea de vendas servem para que os gestores obtenham as informaes sobre o resultado das suas aes de marketing e de vendas, que serve de medida para avaliar se suas estratgias esto no caminho correto, ou no. No caso das cartas comerciais, os objetivos podero ser diversos (embora, em algumas situaes o e-mail a substitui, por ser mais rpido): fornecer e obter informaes sobre um possvel acordo comercial, confirmar dados discutidos por telefone, encaminhar documentos, etc.

Quanto redao de tais documentos, importante que ela seja clara, objetiva, com vocabulrio e com terminologia adequados, assim como escrita em norma culta, ou lngua padro. Se esses cuidados forem tomados, mais fcil perceber-se- a credibilidade do documento, do profissional e da empresa. Quanto formatao, alguns deles obedecem a padres j pr-estabelecidos e regidos pela ABNT.

Alm da carta comercial, um documento similar e que tem a mesma finalidade, embora seja um documento voltado s instncias pblicas o ofcio, que tambm possui um formato prprio e diferenciado da carta comercial. Em comum esto a finalidade e a presena do vocativo. Vocativo a invocao presente de forma a chamar a ateno do destinatrio. No caso das cartas comerciais utilizamos Prezados Senhores e nas correspondncias oficiais (ofcio) utilizamos Senhor Deputado Federal, Excelentssimo Senhor Ministro da Indstria e do Comrcio, etc.

De forma breve, abaixo trazemos os demais documentos utilizados pelas empresas:

oAta => muito comum chamarmos por ata de reunio, o que se torna redundante, pois a ata um tipo de documento que possui uma nica finalidade: registrar acontecimentos, discusses, durante uma reunio, uma assemblia. Deve conter ttulo e sua redao dever vir em ordem cronolgica dos acontecimentos do evento a ser registrado. Aps o colhimento de toda as assinaturas dever ser registrada em rgo competente e, por essa razo, possui valor jurdico, podendo (em alguns casos) ser publicada sem as assinaturas.

oRelatrio de reunio => oregistro informal de uma reunio, cuja finalidade a mesma da ata. Quanto sua redao e formatao, dever obedecer aos padres da empresa, sem que haja colhimento de assinaturas. No possui valor jurdico.

oAtestado mdico, de sade fsica; de normas; judicial; etc => serve para justificar, ou validar algum fato.

oCertificado => normalmente deconcluso de curso, ou de participao em seminrios, de registro de imvel, etc. tambm pode estar voltado s empresas certificadas: aquelas que obedecem s normas e aos procedimentos padro de produo e de realizao de processos. Exemplos: ISO 14000.

oDeclarao => a finalidade justificar uma situao, um ocorrncia, como por exemplo aausncia de algum, por motivos de viagem ou doena (eleies). No caso das empresas, anualmente elas tambm so obrigadas a preencherem e enviarem ao Ministrio da Fazenda a Declarao de Imposto de Renda.

oAviso => o documento de autoridade superior, dirigido a um subordinado direto, advertindo, notificando e regulando disposies. Muitas vezes o documento reservado, objetivando determinar uma providncia sem grande alarde. Procura alertar os subordinados sobre algo que foi liberado ou proibido e que deve ser cumprido pelos agentes executores, definindo prazos e os nveis hierrquicos que so atingidos.

oComunicado => semelhante ao aviso, mas com a condio de apenas informar, sem necessariamente implicar numa convocao.

oEdital => o documento impessoal de autoridade competente, comunicando ao pblico interessado condies e prazos de forma amplamente divulgada; deve ser afixado em local de fcil acesso e muita circulao. Constitui a comunicao oficial que alerta os interessados e tem efeitos jurdicos, evitando que algum possa alegar que no estava avisado.

oProcurao => trata-se de um documento legal, podendo ser particular ou pblico. Confere a que o possui o poder de agir em nome do emitente, seja pessoa fsica ou jurdica. Possui valor jurdico.

oRequerimento => no mbito jurdico conhecido com petio. Como o prprio nome j diz, serve para pedir, requere algo a algum. Tambm pode servir como abaixo-assinado (vrias assinaturas, vrias pessoas pedindo a mesma coisa).

oNotificao => documento atravs do qual se informa o destinatrio, pessoa fsica ou jurdica, sobre procedimentos a serem tomados pelo interessado. Pode tambm informar quais sero as medidas que sero tomadas pelo remetente.

oCircular => documento escrito de forma impessoal e genrica, cujo objetivo divulgar a um grande nmero de pessoas, esclarecendo aos interessados, determinadas orientaes ou providncias, justificando uma modificao de orientao anterior. No caso das empresas, o original assinado e uma fotocpia ser encaminhada a cada rea / departamento, assim como tambm poder ser afixada nos quadros murais de avisos.

oBoletim => texto produzido para informao interna ou externa. Em geral, composto de resultados de pesquisas ou resumo de algum evento importante.

oManual => tipo de documento contendo instrues diversas, sobre um procedimento, o funcionamento de um objeto, etc. Em algumas empresas, quando o funcionrio admitido, ele recebe o Manual de Normas e Condutas da Empresa X, por onde ele se inteira do comportamento esperado pela empresa, dentre outras regras.

oJornal da Empresa; revista da Empresa => esses veculos devem seguir o mesmo formato, a mesma linguagem e a mesma qualidade tcnica dos jornais e revistas em circulao, tratando assuntos de interesse interno e externo empresa emitente. Tambm conhecidos por House Organ.

oRelatrio => documento que contm informaes, fatos, estatsticas ou recomendaes coletadas por uma pessoa ou um grupo com o objetivo de melhorar processos ou servios. H uma variao bastante til que o relatrio de reunio. Os relatrios so escritos por vrias razes e de vrias formas. No entanto, necessrio, sempre, cuidar da organizao, preciso, clareza, veracidade e boa apresentao das informaes. Em geral, utilizam-se grficos, tabelas, diagramas. A linguagem deve ser tcnica e dirigir-se a um pblico especfico.

oCurriculum Vitae(Curricula Vitae= plural)=> currculo o documento que o candidato envia a uma empresa, quando este deseja ingressar em seu quadro de funcionrios, o documento que descreve sobre a pessoa e como se desempenhou nos empregos anteriores, cujas informaes devem ser claras e objetivas, em ordem cronolgica.

oCarta de apresentao => Apresenta, de forma resumida, o contedo das atividades de um profissional ao longo da sua carreira, podendo ser considerada com uma prvia do currculo.A funo da carta de apresentao destacar as principais e mais positivas realizaes do profissional, justificando porque ele se julga ideal para determinada vaga e demonstrando o seu poder de contribuio para a empresa.

Exerccio

1.Das afirmativas abaixo, qual delas traz a relao mais adequada, contendo a lista dos melhores canais de comunicao com o pblico externo de uma empresa?

I.Jornais de empresa (tambm conhecidos comohouse-organ).

II.Jornais murais, no restaurante da empresa.

III.Rdio interno.

IV.Site, e-mail.

V.SAC, CRM.

VI.Reunies entre diretoria, funcionrios e seus dependentes.

Das afirmativas acima, podemos afirmar que:

a.todas esto corretas

b.apenas I, II, III esto corretas

c.apenas I e IV esto corretas

d.apenas I, IV e V esto corretas

e.apenas III, IV e VI esto corretas

Alternativa correta: D

Comentrios no mdulo: As informaes contidas em um site esto relacionadas ao mbito genrico da empresa; os e-mails devem conter informaes especficas aos destinatrio, no so de cunho genrico; as ferramentas conhecidas como SAC e CRM esto voltadas para o ambiente externo da empresa, principalmente no que diz respeito aos clientes, ou consumidores em potencial; j as reunies voltadas para funcionrios e seus dependentes no podero revelar informaes relacionadas s funes e s rotinas de trabalho, por exemplo. Quanto ao house organ, so veculos que tanto podem servir comunidade interna como externa da empresa, sem informaes que possam comprometer o seu desempenho comercial; tem por objetivo apresentar a empresa, sua cultura, seus valores.

Contedo destinado ao uso exclusivo dos alunos dos cursos de Gesto Tecnolgica, da Universidade Paulista UNIP, elaborado pela Professora Mrcia Bronsert.