Módulo de Controle Patrimonial Tutorial...
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Sumário 1. Acesso ao Sistema ..................................................................................................................................... 3
2. Inventário .................................................................................................................................................. 4
3. Abertura de Inventário .............................................................................................................................. 5
4. Relatório para Inventário .......................................................................................................................... 6
4.1 Contagem física e verificação do estado de conservação – manual ....................................................... 8
4.1.1 Contagem física e verificação do estado conservação – coletor ...................................................... 9
5. Contagem Automática ............................................................................................................................. 10
6. Contagem Manual ................................................................................................................................... 12
7. Apuração das divergências ...................................................................................................................... 14
8. Encerramento do inventário ................................................................................................................... 15
9. Inventários realizados .............................................................................................................................. 16
10. Coletando dados .................................................................................................................................. 18
10.1 Instalação do coletor de código de barra ............................................................................................ 18
10.2 Coletando os dados ............................................................................................................................. 19
10.3 Transferindo os dados do coletor para o computador ........................................................................ 22
Sumário
1. Acesso ao Sistema Para acessar o Sistema CONPAT, abra o navegador de internet e digite na barra de endereço:
http://portal.educacao.rs.gov.br. Digite seu usuário (CPF) e sua senha.
Selecione na lista Controle Patrimonial.
Digite seus dados de acesso.
2. Inventário
O inventário físico de bens é caracterizado como o processo que consiste na contagem do bem “in loco”,
que é a verificação das existências dos estoques e bens permanentes. As boas práticas de inventário
permitem conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer
informações relevantes do mesmo para que seja possível processar a sua expressão qualitativa diante o
balanço patrimonial. Adotamos como práticas de procedimento para efetuar o inventário no permanente:
Abertura do inventário
Definição da data e do responsável pelo processo. Bloqueio do sistema para qualquer movimento, permitindo somente o recebimento de bens que estava pendente.
Relatório para Inventário
Listagem dos bens por localização e status de conservação para ser utilizada no processo.
Contagem Automática
Inserir os bens contados e seu status de conservação no sistema, através de arquivo gerado pelo coletor de código de barras.
Contagem Manual
Inserir os bens contados e seu status de conservação um a um no sistema, através de digitação.
Apuração das divergências
Análise automática comparativa das informações contidas no sistema anterior ao inventário com as informações inseridas na contagem. Deve ser executada até não haver nenhuma divergência.
Encerramento do inventário
Definição da data de encerramento e desbloqueio do sistema para todos os movimentos. Permitido somente se não houver divergências.
Inventários realizados
Relatório que reflete os inventários realizados.
Tratamenento de Pendência
Vamos detalhar cada modo na sequência que deve ser executado.
3. Abertura de Inventário O primeiro passa para iniciar o processo de inventário é executar a opção de abertura. A unidade gestora deve executar a abertura para sua unidade e também suas unidades de guarda. Selecione o módulo Inventário -> Abertura do inventário.
Aguarde até o sistema exibir a mensagem abaixo:
Durante o período de inventário, será exibida a mensagem no quadro de avisos informando que a unidade está executando o inventário.
1. Selecione a
unidade de
guarda.
2. Informe a data agendada
para o inventário.
3. Selecione o usuário cadastrado,
responsável pelo inventário.
4. Clique em
“Abertura”
4. Relatório para Inventário
Na data de inicio do inventário a unidade deve imprimir o relatório para executar a contagem e verificação do estado de conservação dos bens. Clique em Inventário e depois clique em Relatório para Inventário.
Dica A unidade deve resolver suas pendências até a data do inicio do inventário, como solicitar etiquetas, etiquetar, incorporar, transferir e baixar bens!
Dica Durante o período de inventário a unidade ficará “fechada para balanço”, o sistema mantém as movimentações bloqueadas.
1. Selecione a
unidade de
guarda.
2. Clique em
“Pesquisar”
4.1 Contagem física e verificação do estado de conservação – manual
Para executar a contagem física e verificação do estado de conservação durante o período de inventário, o usuário deve primeiramente imprimir o relatório para inventário e com o relatório em mãos, por dependência, fazer a contagem e verificação de cada bem anotando as informações nas colunas quantidade e analise do relatório conforme exemplo abaixo:
Dicas O relatório exibirá todos os bens cadastrados na unidade guarda, por
dependência.
No topo, será impresso o código de barra que identificará a dependência.
No rodapé, serão impressos os códigos de barra que identificarão os status de
conservação cadastrados no sistema.
ANOTAÇÕES
MANUAIS
1 1 Bom
1 Bom
Ao finalizar a contagem física, o usuário devera digitar as informações da contagem no sistema na opção “Contagem Manual”.
4.1.1 Contagem física e verificação do estado conservação – coletor Utilize o relatório para efetuar a contagem física, conforme abaixo:
Com o relatório em mãos, o coletor ligado e preparado para coletar os dados (3.8 Coletando os dados) o usuário deve seguir os passos abaixo: 1. Certifique-se que o coletor está na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se não estiver
repita os passas do item 3.8 deste manual. Na tela do coletor, o cursor deve estar no campo “Item”.
2. Identifique a dependência
2.1. Inicie coletando no relatório, o código de barras da dependência que o bem será alocado. Para
coletar clique no botão preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo
1. Iniciar a leitura, coletando a
dependência no relatório.
(Somente 1 vez, por
dependência).
3. Coletar o status de
conservação de acordo com
o bem, no relatório.
Repetir os passos 2 e 3 até coletar as etiquetas de todos os bens contidos na dependência!
2. Coletar a
etiqueta colada
no bem
fisicamente.
Bom
Bom
1
1
2.2. o aviso sonoro que indica que o código foi lido.
3. Identifique os bens que estão ou serão alocados na dependência identificada:
3.1. Colete primeiro no relatório, o código de barras do bem. Para coletar clique no botão preto do
coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o
código foi lido.
3.2. Colete em seguida, o código de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no botão
preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que
indica que o código foi lido.
3.3. Repita o passo 3 até coletar todos os bens alocados nessa dependência.
4. Volte ao passo 2 a cada nova dependência utilizada até finalizar a coleta de todos os bens
etiquetados.
5. Faça a transferência dos dados coletados para o computador, veja como no item 3.9 deste manual
finalizando a coleta de dados.
5. Contagem Automática Após fazer a contagem física dos bens utilizando o coletor e a transferência dos dados coletados para o computador, o usuário deve executar a contagem automática, ou seja, transferir para o sistema as informações coletadas.
Selecione a Unidade
Em seguida selecione a localidade onde os bens foram coletados.
Após a leitura do arquivo de selecionado o sistema apresentará os dados coletados para o usuário salvar.
Clique em “Importar arquivo
do coletor”
Informe o arquivo
coletado.
Clique em
“Importar”.
6. Contagem Manual Após fazer a contagem física dos bens manualmente o usuário deve executar a contagem manual no sistema, ou seja, digitar as informações do inventário.
Selecione a Unidade
Selecione a Localização
onde os bens foram
contados.
O sistema exibirá a tela para pesquisar os bens da localização selecionada.
Para cada bem, o usuário deve confirmar a dependência, estado de conservação e marcar se foi contado.
Selecione a Unidade
Clique em Pesquisar
Marque o Bem
Após preencher todas as
páginas clique em Salvar
Informe o Estado de
Conservação
7. Apuração das divergências
Após informar a contagem no sistema, o usuário deve executar a apuração das divergências.
Selecione a Unidade.
Informe a Dependência e o
Centro de Custo (opcional), ou
clique em Pesquisar.
Ações para solucionar as
divergências. Imprimir
Divergências.
O sistema exibirá as divergências encontradas por bem, sugerindo uma solução na coluna ação: Realizar solicitação de etiqueta -> bem cadastrado sem número de registro patrimonial, ou seja, o bem deverá ser etiquetado. Contado ou não, fisicamente. O bem deve ser incorporado -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, mas sem o movimento de incorporação. Contado fisicamente. A baixa do bem deve ser feita -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, com o movimento de incorporação, mas NÃO contado fisicamente.
8. Encerramento do inventário O encerramento do inventário deve ser executado após a opção de apuração das divergências. Não devem existir divergências pendentes. Clique em Inventário> Encerramento do Inventário.
Selecione o inventário aberto e clique em “Encerrar”
Dicas
A apuração das divergências pode ser executada quantas vezes
forem necessárias, até a resolução de todas.
Informe a data de Encerramento e clique em “Salvar”.
Aguarde até o sistema emitir a mensagem abaixo:
9. Inventários realizados
O usuário poderá acessar todos os inventários já realizados no sistema, em forma de relatório.
Selecione a Unidade, escolha “Agrupar por” (opcional), você ainda tem a opção de marcar “Somente inventários com Pendência”.
O sistema exibirá todos os inventários fechados, da unidade selecionada.
Exemplo do Relatório de Inventário.
Marque o
Inventário. Selecione a Unidade
10. Coletando dados
Para utilização do coletor de código de barra, o usuário necessita fazer a sua instalação primeiramente.
10.1 Instalação do coletor de código de barra Conecte a base do coletor a uma entrada USB da máquina. Baixem da aplicação, na seção Dúvidas de Downloads, os arquivos do Leitor Optico OPTICON conforme imagem:
Baixar LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe
Baixar LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe
Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe
Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe
10.2 Coletando os dados É importante certificar-se de que o coletor foi carregado devidamente. O carregamento da bateria interna do coletor pode ser realizada pela própria conexão USB ligado em um computador.
Coletor óptico com entrada para conexão USB
Os procedimentos de limpeza e exportação dos códigos de barra devem ser feitos utilizando o
programa “OPN200X. Configurar a tela do leitor com as seguintes opções:
Formatting Options = “Text” e com separador “Comma”
Time = 24hr
Data = EU
O procedimento de limpeza pode ser feito utilizando a função “Delete barcodes”. Após a limpeza, o
leitor estará disponível para leitura dos códigos de barra.
Após coletar todas as informações, faça a transferência dos dados para o computador.
A transferência para o computador pode ser feita na opção “Get barcodes”, exportando os códigos
de barras lidos para o arquivo definido em “Save to file”.
10.3 Transferindo os dados do coletor para o computador
O coletor será utilizado em dois módulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos bens e no inventário. Em ambos os módulos, após a utilização do coletor é necessário transferir os dados coletados para o computador.
Conecte o coletor no computador.
Execute o programa OPN200X
Utilize a opção “Get barcodes”, exportando os códigos de barras lidos para o arquivo definido em “Save to
file”, conforme o local de destino escolhido.
A aplicação vai ler os códigos de barras e apresenta em tela, bem como salvar no arquivo definido.