Módulo 2 _ “O Pastor conhece suas ovelhas (João 10,14)”:

Banco de dados: a importância de registrar reuniões, encontros,

endereços e informações do grupo e dos seus membros.

Registrar a vida do Grupo de Oração é utilizar-se de diversos meios para deixar gravadas as atividades que o Grupo realiza. Isso garante que nossa história não se perderá. Um meio importante para que isso ocorra de modo organizado é a criação de um banco de dados onde podemos registrar todas as informações importantes a respeito da vida do grupo

Nos próximos tópicos aprenderemos a criar um Banco de Dados no programa Microsoft Office Access, e depois, como transformar cada informação em planilhas do Excel, para que sua visualização possa agregar demais aparelhos tecnológicos como tablets e celulares.

Passo nº1 – abrindo o Microsoft Office Access

Passo nº2 – Tela inicial do Access

Passo nº3 – localize a opção Banco de Dados

Passo nº4 – Um nome para o Banco de Dados

Passo nº5 – Folha de dados - configuração

nº6 – adicionar informações importantes

Nº7 – ampliar o campo de informações

nº8 – continue adicionando informações

nº9 – e continue expandindo os campos

nº10 – Concluído os campos de informações...

nº11 – adicione dados dos membros do G.O.

nº12 – comece por você

nº13 – depois de cadastrar um bom numero

Nº14 – selecione a primeira coluna

nº15 – e click no botão ordem alfabética

nº16 – As demais colunas seguirão a ordem

Depois é só atualizar o seu Banco de Dados permanentemente adicionando informações de novos

membros que chegam ao seu Grupo, para facilitar a comunicação com eles. Essa primeira pasta de trabalho

receberá o nome de CONTATOS e fará referencia as informações que precisamos ter em mãos, a respeito

dos participantes do Grupo de Oração.

Outra função do Banco de Dados: Calendário de Atividades

Passo nº1 – Siga as orientações anteriores

Passo nº2 – E nas colunas preencha primeiro

Passo nº3 – Dias da semana

Passo nº4 – Depois os meses

Passo nº5 – Preencha os dias do mês, seguindo a ordem dos dias da semana

nº 7 – adicione os feriados nacionais, estaduais e municipais

nº 7 – adicione as informações do calendário diocesano de formação

nº 8 – adicione informações do calendário do Grupo de Oração

nº9 – adicione informações sobre os aniversariantes de cada mês

Depois é só atualizar o seu Banco de Dados permanentemente adicionando informações de novas atividades que surgirem ao longo do ano, para facilitar a organização prévia das ações do Grupo. Essa segunda

pasta de trabalho receberá o nome de CALENDÁRIO

Outra função do Banco de Dados: Contabilidade do Grupo

Passo nº1 – siga as orientações anteriores

Passo nº2 – preencha a primeira coluna com os meses e as demais com...

Passo nº3 – Entradas: ofertas, doações, contribuições, ações.

Passo nº4 – Saídas: Formações, eventos, diocese, outros.

Passo nº5 – A ultima coluna receberá o nome Saldo.

Nº6 – Adicione os dados referentes as entradas no grupo

Nº7 – E lembre-se de sempre especificar as entradas

Nº8 – o mesmo vale para as saídas

Nº9 – Ao final de cada mês faça o balanço de entradas e saídas

Nº10 –e ao final de cada ano faça o balanço geral das finanças do Grupo

Veja bem. Em um mesmo banco de dados, teremos a oportunidade de registrar endereços, telefones e

aniversários dos membros do grupo, calendário de atividades diocesanas e locais e também, a entrada e

saída das finanças do grupo, de modo que as informações estejam acessíveis em um único click.

Nossos grupos serão contemplados com organização e nossas reuniões serão mais produtivas.

Outras funções do Banco de Dados: Listas de servos por ministérios

Contatos diocesanos Contatos do Ministério Jovem

Ministérios do Grupo de Oração

Contatos Diocesanos

2ª Parte: Importando Banco de Dados do Access para o

Excel

Por que?

Alguns computadores possuem dificuldades para executar arquivos do Microsoft Access ( e muitos nem possuem esse programa na grade do Office) mas o principal motivo para converter o Banco de Dados em planilhas do Excel é para que sua visualização possa agregar demais aparelhos tecnológicos como tablets e celulares.

Estes modernos aparelhos possuem aplicativos que permitem o acesso a programas básicos da grade do Office, como os formatos Word, Power Point e Excel. E essas ferramentas podem e devem ser utilizadas a nosso favor.

Passo nº1 – Abra o Excel e visualize a tela inicial

Passo nº2 – Localize no painel superior a opção dados

Passo nº3 – Depois de clicar em Dados, localize a opção Do Access

Passo nº4 – Selecione a fonte de Dados de onde importará as informações

Passo nº5 – Escolha uma das opções e click em ok

Nº6 – O Excel perguntará se deseja importar dados e apresentará algumas opções

Nº7 – Selecione tabela e deixe a planilha existente já selecionada, não altere. Click ok

Nº7 – Sua tabela foi importada para o Excel

Nº8 – Se desejar, vá em estilo da tabela e selecione o modelo que mais lhe agradar

Nº9 – terminada a formatação, salve seu arquivo como planilha do Excel 97-2003

Nº10 – Arquivo, Salvar Como, Pasta de Trabalho do Excel 97-2003

Nº12 – Escolha um nome para o seu arquivo e click em salvar

Faça esse procedimento com todas as tabelas de Dados e sempre salve no formato Excel 97-2003. Por um único motivo: Nossa intenção é fazer com que esses dados possam ser acessados em outras plataformas digitais, e a maioria delas não oferece suporte para o Office 2007. Sem falar que alguns computadores ainda não possuem o Office atualizado

DICA IMPORTANTE: Ferramenta Localizar

No Access o comando Ctrl F e no Excel o comando Ctrl L acionam essa ferramenta

poderosa para localização de informações em seu Banco de Dados

Acione a ferramenta localizar no Access e especifique o que procura

Selecione o nome da tabela para que o Access saiba onde procurar

Selecione a opção qualquer parte do campo, para exibir todos os resultados

E no campo pesquisar selecione a opção Tudo.

E Banco de Dados vai rastrear todas as informações

E apontar todos os resultados para aquela busca.

O mesmo pode ser feito no Excel a partir do comando Ctrl L.

Mas no Excel, as opções são reduzidas.

Por isso orientamos a utilização do programa Access como base dos trabalhos e o Excel para

fins de mobilidade de dados. O Banco de Dados, além de organizar a vida burocrática do grupo, oferece suporte para o trabalho missionário do Ministério Jovem e do Ministério de Promoção

Humana, além de facilitar o trabalho da Secretaria e Tesouraria do Grupo.

Apascenta as Minhas Ovelhas (João 21,17)