Ms project final

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    05-Dec-2014
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    Software
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  • 1. MS Project - Apostila Pgina 1 MS Project
  • 2. MS Project - Apostila Pgina 2 Introduo Projeto um plano para a realizao de uma ao, com incio e fim definidos para obter um objetivo dentro de custos, recursos, tempo e qualidade deliberados. Na dcada de 50 surgiram as primeiras ferramentas para o gerenciamento de projetos, pode-se destacar o PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o CPM (Critical Path Method). Hoje os gerentes de projetos contam com vrias ferramentas para auxilia-los, como o MS Project, que desenvolvida pela Microsoft . Este trabalho discorrer sobre como utilizar esta ferramenta, explicando todas as suas funes e benefcios para um gerenciamento de projetos.
  • 3. MS Project - Apostila Pgina 3 Planejamento e Gerenciamento de Projetos Projeto uma ordem de atividades com incio e fim delimitados, gerenciados por pessoas para atingir o objetivo dentro dos custos, tempo, qualidade e recursos disponveis. Etapas do Gerenciamento de Projetos De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento de projetos tm 5 fases (ou grupo de processos) 1. Iniciao: Fase onde as necessidades, viabilidade, oramentos e cronogramas so definidos. nesse fase que se inicia oficialmente o projeto atravs de Termo de Abertura. 2. Planejamento: So realizados os estudos e anlises, recursos e o detalhamento do plano. 3. Execuo: So executados os planos do projeto, coordenao de pessoas e outros recursos para executar o plano. 4. Controle: Fase em que acontece os monitoramentos, controles e modificaes. 5. Finalizao: Aceitao formal do projeto (com verificao formal do escopo), ou fase para a sua finalizao . Limites do Projeto. Fonte: PMI (2004, p. 43)
  • 4. MS Project - Apostila Pgina 4 Captulo 1 Software de Gerenciamento Pode-se destacar alguns motivos que levam as organizaes a utilizarem o um software de gerenciamento, dentre eles esto: o recurso mais eficaz para demonstrar graficamente (Gantt e PERT) o projeto; Assessora o gerente de projetos nas decises como, prazos, custos e recursos; Auxilia de maneira eficiente o clculo do caminho crtico; Proporciona uma metodologia eficaz de planejamento, por que utiliza um mtodo para detalhamento de cada atividade; Permite a visualizao da incoerncia entre a execuo do projeto e o planejamento; Captulo 2 - Introduo ao Microsoft Project 2013: O MS Project um software criado pela empresa americana Microsoft, com a finalidade de auxiliar no gerenciamento de projetos. Teve sua primeira verso anunciada em 1985. O software permite um gerenciamento fcil do cronograma do projeto, como tambm permite gerenciar partes importantes do projeto, ou seja, partes que servem de requisitos para outros processos, permitindo recalcular um cronograma, caso um processo atrase outro. Algumas Funcionalidades do MS Project 2013: Nos anos posteriores, o software sofreu profundas mudanas. Possui recursos relacionados gesto de projetos. So vrios os focos do MS Project: tempo (datas, durao do projeto, calendrio de trabalho), Grfico de Gantt, modelo probabilstico (para clculos relacionados a planejamento), Custos (fixos, no fixos, outros) e uma gama de relatrios. As informaes podem estar representadas graficamente ou atravs de relatrios customizados. Com o Microsoft Project fcil criar e modificar um conjunto de tarefas para atingir seus objetivos. Algumas novidades do MS Project 2013: O project 2013 agora touch. Agora voc pode utilizar o Project em tablets com Windows 8. O project 2013 tem diversas melhorias para tornar a experincia de uso mais prtica e agradvel.
  • 5. MS Project - Apostila Pgina 5 Muitos relatrios. Provavelmente um dos maiores investimentos no Project 2013 foram os relatrios. H muitos dashboards, relatrios e grficos que facilitam a vida do gerente de projetos. Os gerentes tambm podem criar seus prprios dashboards e relatrios com poucos cliques. Mais informaes sobre os profissionais envolvidos no projeto. Possibilidade de se comunicar em tempo real com os envolvidos do projeto, incluindo vdeo. O project 2013 conta agora com Apps, com este recurso ser possvel extender as funcionalidades do Microsoft Project 2013 com novos recursos atravs de aplicativos client ou server. Empresas tero a oportunidade criar addons para facilitar a vida dos gerentes de projeto. Auxilia no gerenciamento e controle tanto de projetos simples quanto projetos complexos. Criar cronogramas detalhados. Gerenciar tarefas, custos, trabalhos e recursos. Utilizar diversas vises para visualizar os dados do projeto. Controlar e gerenciar o projeto durante sua execuo. Colaborar e compartilhar informaes. Utilizar recursos para gerenciar mltiplos projetos.
  • 6. MS Project - Apostila Pgina 6 Captulo 3 Principais caractersticas do MS Project: Dentre os diversos recursos disponveis citados acima, destacamos: Geral Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): Um diagrama de rede pode representar a sequncia de operaes em um projeto ou a sequncia de uma nica operao dentro de um projeto. No Sistema de Projetos, possvel exibir graficamente diversos elementos estruturais de um projeto e as respectivas interdependncias. Durante a vida de um projeto, os diagramas de rede so utilizados como base para o planejamento, anlise, controlling e monitorizao de programas, datas e recursos (como pessoas, mquinas, materiais, documentos e desenhos). Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Em muitas situaes, um Grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados. Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto, alguns processos podem se repetir diversas vezes, como reunies peridicas durante 1 vez por semana. Permite criar hierarquias, til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho. Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios. A Microsoft investiu pesado em relatrios na verso 2013. Permite a incluso de campos do usurio, que aceitam diversos tipos de operao.
  • 7. MS Project - Apostila Pgina 7 Capitulo 4 - Conhecendo as caractersticas bsicas do MS Project. Ao abrir o MS Project e criar algum arquivo, ele vai conter o smbolo abaixo que representa o MS Project 2013. A interface da verso MS Project 2013 est mais completa e objetiva, ao nos depararmos com a tela abaixo, j possvel escolher um novo plano/projeto, criar um novo projeto a partir de um modelo, criar um novo projeto a partir de uma planilha do Excel ou escolher outras atividades. O MS Project 2013 utiliza o conceito de Ribbon (ou Faixa de Opes), que organiza as opes da ferramenta, agrupando comandos semelhantes e disponibilizando-os atravs de guias.
  • 8. MS Project - Apostila Pgina 8 1) Barra de Ferramenta de acesso rpido. 2) Faixa de opes com as Guias principais (Tarefa, Recurso, Relatrio, Projeto, Exibio e Formato). 3) Grupos de comandos (Fonte, Cronograma, Tarefas, Inserir, etc.) No Guia de Tarefas, encontramos todos os comandos relacionados com atividades, nele o usurio pode formatar a data de certa atividade, verificar eventuais problemas relacionados atividade, promover agendamento e outros.
  • 9. MS Project - Apostila Pgina 9
  • 10. MS Project - Apostila Pgina 10 Captulo 5 Diagrama de Gantt O Diagrama ou Grfico de Gantt uma ferramenta criada para visualizar a progresso das etapas de um projeto. bastante visual e necessria no Gerenciamento de Projetos. Foi criada em 1887 junto de outras ferramentas para auxlio ao planejamento por Henry Gantt, engenheiro mecnico considerado por muitos o pai do planejamento e do controle. Gantt foi tambm, um dos criadores do da Escola de Administrao Cientfica, ao lado de Taylor, Frank Buker Gilbreth e Henry Ford. No diagrama, cada barra simboliza uma tarefa do projeto, onde o eixo horizontal representa o tempo. Como estes grficos se empregam para encadear tarefas entre si, o eixo horizontal dever incluir datas. Verticalmente, e na coluna esquerda, se oferece uma relao das tarefas. Ver modelo abaixo. Figura x Exemplo Diagrama de Gantt. Alguns benefcios do Gantt so: Todas as tarefas se expressam graficamente em um diagrama de fcil compreenso e extrema simplicidade; Poder comprovar o progresso geral das tarefas em qualquer momento. Ou seja, proporciona uma viso geral do andamento dos trabalhos em funo da situao de cada atividade no momento da atualizao do grfico; Permite identificar as atividades com os recursos, de tal modo que se podem evitar perodos ociosos desnecessrios; Indica o perodo durante o qual o recurso est disponvel para o trabalho e a carga total de trabalho destinado a este recurso. O MS Project facilita a criao do grfico, alm de tamb