Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo

NOÇÕES BÁSICAS SOBRE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO ARQUIVO

Maria Eduarda Pereira RodriguesIPCB - 2014

Noções básicas sobre organização e gestão do arquivo

Maria Eduarda Pereira Rodrigues IPCB-2014

Agenda

• Objetivos, problemática e enquadramento• A importância da gestão documental• Perspetiva sobre o enquadramento

institucional• Planeamento, plano, enquadramento legal

e normas• O arquivo e as TIC• Na prática: Usando o Dspace



Agenda

• Na prática: Usando o Dspace Criação do ambiente, permissões e workflow Criação do registo e inserção de documentos Papel/Digital – características e problemas Análise de facilidades/vantagens X

dificuldades/desvantagens• Explorando a web • Outras aplicações• Considerações finais



Objetivos, problemática e enquadramento

Desafio?

Problemáticas…

http://www.youtube.com/watch?v=qMLYHa_8HYc

http://www.youtube.com/watch?v=qMLYHa_8HYc




Conhecimentos Competências

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL

Valorizar conhecimento organizacional

Apoio à decisão

Matriz institucional




CONCEITOSARQUIVO – Conjunto orgânico de documentos, independentemente da

sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por umapessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ouprivado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ouinformação.

ARQUIVAR – Operação que consiste no acondicionamento dos

documentos nas respetivas unidades de instalação de acordo com o planode classificação previamente estabelecido.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema de organização dos

documentos de um arquivo de acordo com as classes pré-determinadas, normalmente identificadas através de códigosnuméricos ou alfa-numéricos.




OBJETIVOS

Documentar a memória histórica dos povos.

Documentar a memória histórica das organizações.

Conservar os documentos independentemente da forma e do suporte, atribuindo-lhes valor.

Fornecem prova, ajudam a compreender o contexto.

Úteis para o conhecimento da evolução da humanidade.




FUNÇÕES

RECOLHER

CONSERVARSERVIR

Todo o processo de análise, transferência, aglutinação e incorporação dos documentos.

Manter os documentos em condições de preservação tais que garantam a sua integridade plena.

Disponibilizar em tempo útil, a informação ou o documento a quem dele necessite.




TIPOLOGIAS

Princípio da proveniência

Arquivos públicosProduzidos por entidades públicas ou por pessoas coletivas de utilidade pública administrativa

Arquivo privadosProduzidos por entidades privadas

Âmbito: Nacional Regional Municipal

Âmbito: Pessoas coletivas de direito

privado integradas no setor público

Pessoas singulares ou coletivas privadas




AS TRÊS IDADES

1.ª IDADE /Arquivo corrente – Constituído por documentos ou conjuntos dedocumentos em uso corrente, frequentemente consultados, que devem serconservados e arrumados em local de fácil acesso

2.ª IDADE / Arquivo intermédio – Constituído por documentos ou conjuntosde documentos relativos a processos concluídos, mas ainda suscetíveis de seremconsultados ou reabertos. Possuem um caráter transitório.

3.ª IDADE / Arquivo histórico – Constituído por documentos ou conjuntos dedocumentos relativos a processos concluídos, previamente selecionados parapreservação permanente em função do seu valor probatório ou informativo.Também conhecidos como Arquivos definitivos.




CICLO DE VIDAVALOR DO DOCUMENTO

Curto prazo Convites Livros de protocolo Livros de ponto Cartões de época

Envelhecimento lento Contabilidade Gestão financeira Gestão organizacional

Conservação ilimitada Atas Alvarás Escrituras

1 a 5 anos

5 a 30 anos Permanente

A definição do ciclo de vida dodocumento permite eliminardocumentos que deixam de ter valor ou,em alternativa, permite fazer a suamigração para outros suportes menosonerosos em termos de espaço.




CLASSIFICAÇÃO

ALFABÉTICA

NUMÉRICA

ALFA-NUMÉRICA

CRONOLÓGICA

CRONO-NUMÉRICA

GEOGRÁFICA

TEMÁTICA

ETC.




TABELA DE SELEÇÃOTabela de seleção

Documentos a arquivar tendo em conta a sua idade e importância. Especificação do local exato onde o documento vai ser colocado no

contexto do arquivo. Datas de validade dos documentos. Especificação clara dos critérios utilizados. Especificação clara dos materiais a conservar e a eliminar. Identificação dos documentos, classificação, prazos e destino final.

A Tabela de Seleção de Documentos deve ser elaborada em estreitacolaboração com a entidade nacional para o efeito (DGLAB) e deveser vertida em Portaria que pode ser anexada ao Regulamento doArquivo da Instituição.



POLISSEMIA…

REDUNDÂNCIA…CONFUSÃO… DESCODIFICAÇÃO…

Informação Documento Comunicação

SINONÍMIA…


Suporte “físico” do conhecimento.

Manifestação do conhecimento registado.

Registo da Informação. O lado visível do

Iceberg. Talking things (Jantz,

2007)

Facto Notícia Dado de conhecimento

Pôr ao corrente Conteúdo e natureza

da mensagem

Troca entre indivíduos Partilha de

conhecimento Partilha de informação Ato de comunicar

(confusão com informar)



EFICIÊNCIA

A importância da gestão documental

EFICÁCIA

QUALIDADE

CULTURA ORGANIZACIONAL

INFORMAÇÃO

http://www.google.pt/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://www.google.pt/url?sa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26cad%3Drja%26uact%3D8%26ved%3D0CAcQjRw%26url%3Dhttp://www.cursosdeinformaticabasica.com.br/trabalhando-com-arquivos-e-pastas/page/2/%26ei%3DRFtjVOm7Cqng7QaP2IHYCw%26bvm%3Dbv.79189006,d.ZGU%26psig%3DAFQjCNFwgntUmAwqVZF4hFWket9ijABUew%26ust%3D1415883944260402&ei=RFtjVOm7Cqng7QaP2IHYCw&bvm=bv.79189006,d.ZGU&psig=AFQjCNFwgntUmAwqVZF4hFWket9ijABUew&ust=1415883944260402

http://www.google.pt/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://www.google.pt/url?sa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26cad%3Drja%26uact%3D8%26ved%3D0CAcQjRw%26url%3Dhttp://www.cursosdeinformaticabasica.com.br/trabalhando-com-arquivos-e-pastas/page/2/%26ei%3DRFtjVOm7Cqng7QaP2IHYCw%26bvm%3Dbv.79189006,d.ZGU%26psig%3DAFQjCNFwgntUmAwqVZF4hFWket9ijABUew%26ust%3D1415883944260402&ei=RFtjVOm7Cqng7QaP2IHYCw&bvm=bv.79189006,d.ZGU&psig=AFQjCNFwgntUmAwqVZF4hFWket9ijABUew&ust=1415883944260402



Distribuição

Sistemas de informação

Armazenamento

Processamento

Recolha

Apoio à tomada de decisão

Controlo

Planeamento

Coordenação

Análise


INFORMAÇÃO



DOCUMENTO

Nem tudo o que parece é!




• Classificação orgânicaAgrupamentos por tipoSeparação por vida• Controlo de processosUtilizaçãoAlimentaçãoSeleção• Facilidade de acesso• Controlo de fraudes• Preservação da

memória institucional

• Poupar tempo• Gerir o espaço• A cada documento o seu

lugar• Rapidez no acesso• Precisão na linguagem• Integração tecnológica• Preservação do documento• Tarefas distribuídas• Controlo automático

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL

Organizacional Funcional

DOCUMENTOA importância da gestão documental




http://www.youtube.com/watch?v=qDrG7zqnHdM

DOCUMENTO

http://www.youtube.com/watch?v=qDrG7zqnHdM

Noções básicas sobre organização e gestão de arquivos


Formal Informal

Hierárquica

Normalizada

Peer to peer

À medida

Sistematizada

Aleatória

Informativa/Assertiva

Grau de rigor


COMUNICAÇÃO

Oficial

…/…



COMUNICAÇÃO

ResultadosAlguns pareceresInformações técnicasRequerimentos…/…

+ Formal

+ Formal

Ordens ComunicaçõesDespachosDiretivasInstruçõesDocumentos de gestão…/…




CartasFaxConvitesOfíciosLegislaçãoCircularesLivros Revistas----------Páginas wwwE-mailPublicidadeRedes sociaisCorreioOutros meios


COMUNICAÇÃOTodos os

dias

24h/24h




CartasFaxConvitesOfíciosRegulamentosCircularesLivros Revistas-----------Páginas wwwE-mailRedes sociaisCorreioOutros meios

Todos os dias

356 dias/ano

COMUNICAÇÃO




Outputs

DocumentosRegistosDados

Conhecimento registado

COMUNICAÇÃO




Agrupamento

Localização fácil

Arrumar melhor

Comunicar melhor

Ganho de tempo

Transparência

EFICIÊNCIA

EFICÁCIA

ACCOUNTABILITY

De onde vimos

Quem somos

O que somos

Para onde

vamos

COMUNICAÇÃO




Principais conceitos sobre arquivo

Incidência na produção documental das instituições/organizações

Informação, Documentos e Comunicação: pilares na gestão documental

A gestão documental como meio de apoio à decisão

A importância da comunicação na instituição/organização

Reconhecimento dos outputs no processo

Ferramenta de apoio à decisão

SISTEMATIZANDO



O IPCB

http://www.ipcb.pt/index.php/organizacao/organigramasConsult. em 17-11-2014.

Perspetiva sobre o enquadramento institucional

http://www.ipcb.pt/index.php/organizacao/organigramas



IPCB

SistemasServiçosPessoas

Organizações

SISTEMASSIGASGQMOODLEAVADOCNETTIMESG-VIATURASBIBLIOBASERCIPCBRTFCESA

SERVIÇOSACADÉMICOSFINANCEIROS E PATRIMONIAISRECURSOS HUMANOSINFORMÁTICABIBLIOTECASMANUTENÇÃO…/…

PESSOASDOCENTESNÃO DOCENTESESTUDANTESEXTERNOS

STAKEHOLDERSINSTITUIÇÕESEMPRESASORGANIZAÇÕES…


http://siga.ipcb.pt/

http://repositorio.ipcb.pt/

http://minerva.esa.ipcb.pt/jspui/



IPCB

SistemasServiçosPessoas

Organizações

SISTEMAS

SERVIÇOS

PESSOAS

STAKEHOLDERS

InformaçãoDocumentos




Construindo a teia

Organizando a malha




PESSOAS

SERVIÇOS

SISTEMAS





PESSOASSERVIÇOSSISTEMAS

Suportes---

Tecnologias



As pessoas

As pessoas alimentam todos os sistemas. Fazem-no síncrona ou assincronamente.Gerem o seu ambiente de trabalho. Fornecem alimento para os restantes sistemas. Fazem-no de forma consciente ou automática.Baseiam-se em procedimentos, normas, legislação ou metas.Cumprem ordens.Definem prioridades.Criam a sua própria




Exemplos

NA PRÁTICA



PC

E-mail

Diretorias

Pastas

Ficheiros

assunto

Redes

Estante

Dossiê

Documento

data tipo

interesse

obrigação

dever

proveniência

usabilidade

Plataformas

Gaveta




NA PRÁTICA O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS, DIVISÕES,

SERVIÇOS E GABINETES PRODUZEM HÁ 34 ANOS GRANDES MASSAS DOCUMENTAIS.

• O IPCB, SUAS UNIDADES ORGÂNICAS, DIVISÕES, SERVIÇOS E GABINETES HÁ 34 ANOS QUE PROCURAM ARRUMAR, ORGANIZAR E PRESERVAR OS SEUS DOCUMENTOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL.

• OS COLABORADORES DOCENTES E NÃO DOCENTES ANDAM HÁ 34 ANOS A PRODUZIR, ARRUMAR, ORGANIZAR E PRESERVAR DOCUMENTOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL.




NA PRÁTICA



Planeamento, plano, enquadramento legal e normas

A NECESSIDADE Levantamento da situação em todo o IPCB (dimensão, tipologias, estado

de preservação, necessidade de limpeza e tratamentos de expurgo). Elaboração de um plano de ação sequencial e em função de

necessidades claramente identificadas. Definição de um cronograma para as ações a implementar. Construção paralela da matriz documental de suporte a integrar no SGQ. Elaboração do plano de classificação tendo em conta a orgânica

institucional. Preparação de uma tabela de seleção de documentos, tendo em conta a

legislação atual e em colaboração com entidades competentes. Formação em arquivística para alguns colaboradores, adequando o seu

perfil funcional aos objetivos de constituição de um arquivo institucional.




Levantamento da situação utilizando várias metodologias de recolha de informação sobretudo, observação com possibilidade documental (foto) e questionários aos colaboradores (serviços).Elaboração de um Plano de Classificação seguindo a matriz institucional ou outra (Orgânica, Temática, v.g.).Tabela de seleção – Imprescindível para o descarte.Definição de um local adequado em termos de espaço e características ambientais.Equipamento tecnológico adequado à digitalização e armazenamento de grandes quantidades de documentos.

A NECESSIDADE




Enquadramento legal:

A NECESSIDADE

Lei n.º 107/2001, de 30 de agosto de 2001, publicada no Diário da República nº 209, Série I . A, de 8 de setembro de 2001. Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural, pp. 5808-5829.Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, publicado no Diário da República nº 19, Série I . A, de 23 de janeiro de 1993. Estabelece o regime geral de arquivos e património arquivístico, pp. 264-270.

Decreto-Lei n.º 103/2012 de 16 de Junho – estabelece a orgânica da DGLAB

Portaria 192/2012 de 19 de junho – estabelece a estrutura nuclear da Direção-Geral do Livros, dos arquivos e das bibliotecas.




A NECESSIDADE

NORMAS

ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivísticaNorma de descrição desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos 2002 (trad.)

Todos os documentos normativos disponíveis em:

http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/

http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/




A NECESSIDADE

http://arquivos.dglab.gov.pt/area-arquivos/legislacao/

MEF- Macroestrutura Funcional

Lista consolidada

Toda a informação sobre arquivos de Portugal está disponível em:

http://arquivos.dglab.gov.pt/area-arquivos/legislacao/




Elevado sentido ético

Elevado sentido institucional

Alto valor profissional

Nível de responsabilidade superior pela preservação da memória institucional

A NECESSIDADE



O arquivo e as TIC

PRESERVAÇÃO ACESSO

CONSERVAÇÃO

GUARDA

ORGANIZAÇÃO

DIGITAL

FACILIDADE

TECNOLOGIA



TECNOLOGIA

Na prática: Usando o Dspace

PRESERVAÇÃO DIGITAL

Atividade necessária para a preservação de longa duração deconjuntos de bytes (incluindo metadados), de tal modo quepermita a produção de um facsimile adequado do documentooriginal e de todas as suas versões e que possibilite, aomesmo tempo, o acesso continuado ao conteúdo dodocumento, através dos tempos e independentemente dasmudanças tecnológicas (Trad. e adapt. Jantz, 2007).



O arquivo e as TIC

TECNOLOGIA

http://www.youtube.com/results?search_query=medieval+helpdesk+in+portugueseE

http://www.youtube.com/watch?v=4ZwJZNAU-hE

CONHECIMENTO

PRÁTICA

DOMÍNIO

FERRAMENTAS ADEQUADAS

http://www.youtube.com/results?search_query=medieval+helpdesk+in+portugueseE

http://www.youtube.com/watch?v=4ZwJZNAU-hE



O arquivo e as TIC

TECNOLOGIA

Existem, no mercado, inúmeras soluções de gestão de arquivos de todas as tipologias.Em comum todas possuem linguagem apelativa promovendo o seu produto como aquele que melhor se adequa às necessidades de cada cliente.No IPCB existem programas de gestão de bibliotecas e seus utilizadores mas não existe um Software que promova, em exclusivo a gestão do arquivo (SIGA, SGQ, REPOSITÓRIOS…).

TECNOLOGIAPesquisa GOOGLE

O arquivo e as TICNoções básicas sobre organização e gestão de arquivos




TECNOLOGIA

Proposta

Apresentação da ferramenta Dspace nos módulos de Repositório Científico do IPCB e Repositório de Trabalhos de Fim de Curso da ESACB.

http://www.repositorio.ipcb.pthttp://minerva.esa.ipcb.pt/jspui/


http://www.repositorio.ipcb.pt/

http://minerva.esa.ipcb.pt/jspui/



TECNOLOGIA

Metodologia

Exemplo: Elaboração de um plano de classificação simplificado, com número limitado de níveis. Aplicação experimental do DSpace à construção e gestão do arquivo institucional, usando como exemplo o IPCB.




TECNOLOGIA

Aplicação experimental do DSpace.

Construção de um Plano de Classificação

Definição da Tabela de Seleção

Observação dos requisitos (MoReq, ex.)




TECNOLOGIA

Sessão prática

Registo e inserção de dados com recurso ao Dspace.


http://diana.esa.ipcb.pt/jspui

http://diana.esa.ipcb.pt/jspui



TECNOLOGIA


Estrutura organizacional (matriz orgânica ou temática a refletir no plano de classificação)

Definição dos requisitos para cada documento.

Definição do workflow (duração, embargos, etc.)

Definição de permissões de acesso à informação

Definição de permissões de acesso ao documento (inserção, validação, visualização e extração.

Definição de administradores para as diversas entradas (comunidades, coleções, sub-coleções)…



TECNOLOGIA


Open Source

Facilmente parametrizável

Estrutura flexível

Facilmente operável

Identificador permanente

TECNOLOGIA



Na prática: Usando o DspaceDialética difusão/preservação

ORGANIZAR PRESERVAR

Partilha

Utilização

Reutilização

Digitalização

Recuperação

ResguardoRedundância

Interoperabilidade

Modos – Acesso aberto; Restrito, Controlado e Hierarquizado

Tempo - Google

Redundância

Redundância

RedundânciaSegurança

Integridade física

CONHECIMENTO

Identificador permanente



TECNOLOGIA


Assumir a responsabilidade pela manutenção e preservação dos seus recursos

digitais para benefício dos utilizadores atuais e futuros.

Possuir sistemas de operação regidos por padrões comummente aceites;

estabelecer metodologias de avaliação.

Responsabilizar-se perante a sua organização, os depositantes e os utilizadores.

A práticas, políticas, e desempenho devem poder ser auditadas, medidas,

avaliadas e devem ser adequadas às dimensões que o mesmo se propõe

concretizar.

Criar perfis de uso em função da orgânica institucional.



TECNOLOGIA


Inclusiva porque permite tipologias diversas de documentos em formatos diversos.

Amigável do ponto de vista do utilizador.

Ecológicos permitem diminuir o usos do papel.

Economicamente viáveis e tecnologia Open Source.

Acesso e partilha fácil sempre que necessário.

Acesso condicionado em função da estrutura.

Preservação com garantia de integridade dos conteúdos.

Fornecer acesso de longo prazo (indefinidamente) a recursos digitais.

Proporciona acesso fácil a documentos correntes de modo a apoiar a decisão.



TECNOLOGIA


PERSISTÊNCIA

CONFIABILIDADE

AUTENTICIDADEACESSIBILIDADE

INTEGRIDADE

Qualquer registo preservado sobrevive enquanto for desejado (handle).

documento

Deve garantir integridade do registo, sem impactos produzidos por terceiros

A informação é reconhecidamente de confiança.

Deve estar isento de complexidade tecnológica

A informação deve ser facilmente certificável.



TECNOLOGIA


NEGLIGÊNCIA - Danos nos documentos , em qualquer suporte, provocados por descuido ou má utilização.

PERDA DO RASTO – Demasiados documentos, falta de organização, desarrumação, perda de metadados, crack do hyperlink.

SUPORTE CORROMPIDO – Falhas no documento , ficheiros corrompidos

FALHA NO HARDWARE – Destruição ou danos no Hardware, entendido em sentido lato, que podem provocar danos ou perdas irreparáveis.

OBSOLESCÊNCIA – Problema que se coloca com mais acutilância no domínio do digital

A decadência dos conteúdos digitais é um fenómeno silencioso!

http://vimeo.com/31097393

Adapt. Dougherty, 2010

http://vimeo.com/31097393



Explorando a WEB

Direção Geral dos Livros dos Arquivos e das Bibliotecashttp://arquivos.dglab.gov.pt/

Arquivo da web portuguesahttp://www.arquivo.pt/

Archivo General de Simancashttp://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/archivos/ags/portada.htm

Associação Portuguesa de bibliotecários, Arquivistas e Documentalistashttp://www.apbad.pt/

Biblioteca de Artes da Fundação Calouste Gulbenkianhttps://www.flickr.com/photos/biblarte/

http://arquivos.dglab.gov.pt/

http://www.arquivo.pt/

http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/archivos/ags/portada.htm

http://www.apbad.pt/

https://www.flickr.com/photos/biblarte/



Considerações finais

Criação de um Grupo de Trabalho multidisciplinar com vista à elaboração de um Programa para a estruturação do Arquivo Institucional do IPCB.

Elaboração de um Regulamento Arquivístico para o IPCB que contemple todos os aspetos necessários e obrigatórios ao seu funcionamento.

Criação de um Plano de Classificação orgânica no respeito pela Matriz Institucional ou temática.

Elaboração de uma tabela de seleção de documentos no respeito pela lei vigente e em concomitância com a Direção Geral dos Arquivos.



Considerações finais

Dotar o IPCB de instalações físicas necessárias à organização de um arquivo central comum à instituição, para albergar a componente física do arquivo.

Dotar o arquivo de pessoal necessário e com formação adequada à realização das várias operações conducentes à sua estruturação.

Proporcionar os equipamentos necessários à limpeza, arrumação, digitalização e arrumação dos documentos a arquivar.

Implementação de uma plataforma tecnológica que permita guardar os documentos e suporte digital, de forma organizada, respeitando a matriz institucional e as normas e a legislação vigente.



Alguma Bibliografia

As imagens utilizadas, com exceção 1.ª página e da última página desta apresentação foram recolhidas a partir do Google.

DOUGHERTY, W.C. (2010) – Can digital resources truly be preserved? The Journal of AcademicLibrarianship. 36:5. 445-448.

ISAD (G) – Norma geral de Descrição Arquivística. Lisboa : IANTT, 2002.

JANTZ, R.M.A. ; GIARLO, M. (2007) – Digital archiving and preservation technologies and processes for a trusted repository. Journal of Archival Organization. 4:1-2. 193-213. DOI: 10.1300/J201v04n01_10.

MONTEIRO, Amadeu Martinho, Cardoso de Castro. Os arquivos e as organizações.[S.l. : s.n.], 2002. [Documento não Publicado]

PRADO, H. de A. – Manual do arquivista. São Paulo : LEPSA, 1961.

RODRIGUES, M.E.P. – Organização e técnicas de arquivo. Castelo Branco : IPCB, 2003. [Documento não Publicado].

SILVA, A.M. [et al.] – Arquivística : teoria e prática de uma ciência da informação. 2.ª ed. Lisboa : Afrontamento, 2002.

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Maria Eduarda Pereira RodriguesIPCB - 2014

MUITO OBRIGADA!

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