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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Prof. Élvis C. Miranda

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA Arquivo é o conjunto de documentos acumulados por pessoas físicas ou jurídicas ao longo de sua existência e que comprovam as suas atividades.

Lei 8.159/1991 – art. 3º (adaptado) CONCEITO DE ARQUIVO 01. (Cespe-UnB – CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumu-

lação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição.

02. (Cespe-UnB – DPF – Escrivão 2013) O arquivo do Departamen-to de Polícia Federal é constituído pelos documentos produzidos e/ou recebidos, no cumprimento da missão institucional.

03. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) O documento de arquivo, produzido e(ou) recebido como decorrência natural do desenvolvimento das atividades de um órgão ou uma empresa, tem por função provar e testemunhar a ocorrência dessas atividades.

04. (Cespe-UnB – EBC 2011) Um conjunto documental reconhecido como arquivo pode ser produzido por pessoa jurídica ou por pes-soa física.

05. (Cespe-UnB / STM 2011) Denominam-se documentos de arqui-vo os documentos produzidos por uma entidade pública ou pri-vada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das funções que justificam sua existência como tal.

06. (Cespe-UnB – Abin 2010) É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas.

07. (Cespe-UnB – MPU 2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas.

CONCEITO DE DOCUMENTO E SUPORTE Documento é toda informação registrada fisicamente. Suporte é o material físico em que a informação foi registrada. 08. (Cespe-Unb – MI 2013) Nos processos de trabalho, independen-

temente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tor-nam-se documentos de arquivo.

09. (Cespe-UnB – Anac 2012) Nas organizações, os arquivos com-põem-se dos documentos acumulados no desenvolvimento de suas atividades, independentemente do suporte material da in-formação.

10. (Cespe-UnB – Anatel 2012) Entre os suportes dos documentos de arquivo incluem-se o papel, a película fotográfica, o meio ele-trônico e a película videográfica.

11. (Cespe-UnB – Ibama 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital.

12. (Cespe-UnB – EBC 2011) Mesmo produzidos em suportes dife-rentes do tradicional, que é o papel, os documentos videográfi-cos e fotográficos devem ser considerados como parte do arqui-vo de uma organização.

13. (Cespe-UnB – Abin 2010) Os documentos de arquivo, em qual-quer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvol-vimento das atividades de pessoa física ou jurídica.

14. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O documento, para a disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a infor-mação nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.

15. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de docu-mentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográ-fico, película fotográfica e mídias digitais.

16. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivísticos são cons-tituídos por um mesmo tipo de suporte.

FUNÇÃO DO ARQUIVO “A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob a sua guarda”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 20.

17. (Cespe-UnB - Pol. Federal - Papiloscopista 2012) A organização

de documentos, atividade cada vez mais importante nas institui-ções, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rá-pido das demandas dos usuários.

18. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as informações contidas no acervo documental.

19. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob sua guarda.

20. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

FINALIDADES DO ARQUIVO “A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 20.

21. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) Desde sua origem, os documen-

tos de arquivo são tratados, armazenados e conservados por ra-zões culturais e históricas.

22. (Cespe-UnB – Anatel 2012) A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem em um primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.

23. (Esaf – Min Fazenda 2012) A principal finalidade dos arquivos é (A) a conservação de documentos para a história. (B) servir à administração. (C) manter os documentos de valor secundário. (D) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a me-

mória. (E) preservar os documentos de valor patrimonial.

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24. (Cespe-UnB – EBC 2011) A principal finalidade do arquivo é servir como fonte para pesquisa histórica.

25. (Cespe-UnB – Abin 2010) A primeira finalidade dos arquivos é servir às atividades administrativas.

26. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.

27. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objeti-vo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui

com o decorrer do tempo, base do conhecimento da história da instituição a que pertence.

28. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decor-rer do tempo, em base para o conhecimento da história.

29. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS TEORIA DAS TRÊS IDADES “Os documentos públicos são identificados como correntes, inter-mediários e permanentes”.

Lei 8.159/1991 – Art. 8º 30. (Esaf – DNIT/2013) Os documentos públicos podem ser iden-

tificados como (A) inativos, permanentes e elimináveis. (B) correntes, de gestão e ativos. (C) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo. (D) correntes, intermediários e permanentes. (E) inativos, permanente e arquivo.

31. (Cespe-UnB – EBC 2011) À semelhança do que ocorre com todo sistema de arquivos públicos, o sistema de arquivos da EBC é constituído por três fases: corrente, intermediária e per-manente.

32. (Cespe-UnB / STM 2011 – Analista Judiciário) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos do-cumentos arquivísticos.

33. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

34. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrente, arquivo temporário e arquivo permanente.

35. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arqui-vos intermediários.

36. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: ar-quivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.

VALOR DOS DOCUMENTOS Os documentos podem apresentar dois tipos de valor: Valor primário / administrativo: documentos vinculados a ativida-

des em andamento ou que ainda podem ser questionadas admi-nistrativa, fiscal ou juridicamente.

Valor secundário / histórico: documentos vinculados a fatos histó-ricos para a instituição e para a sociedade.

37. (Cespe-UnB - FUB - Arquivista / 2013) A identificação do

valor primário dos documentos de arquivo fornece as informa-ções necessárias para a determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

38. (Cespe-UnB – Anac 2012) Os arquivos correntes armazenam documentos de valor secundário.

39. (Cespe-UnB – Anatel 2012 – Analista Administrativo) A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos.

40. (Cespe-UnB – TJRR 2012) São considerados de valor perma-nente os documentos de valor administrativo e legal.

41. (Esaf – Min Fazenda 2012) Indique qual valor os documentos devem apresentar para serem identificados como permanentes.

(A) Valor primário. (B) Valor fiscal. (C) Valor probatório. (D) Valor secundário. (E) Valor administrativo.

42. (Cespe-UnB – Correios – Arquivista/2011) A identificação do valor primário nos documentos implica a necessidade de man-tê-los permanentemente.

43. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os documentos de arquivo são im-prescritíveis, ou seja, não podem ser eliminados.

44. (Cespe-UnB – EBC 2011) Para serem considerados permanen-tes, os documentos devem manter o valor primário.

ARQUIVO CORRENTE

“Arquivo de primeira idade, ou corrente, é aquele constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produzi-ram ou em dependências próximas de fácil acesso”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 20.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consul-tas freqüentes.

Lei 8.159/1991 – Art. 8º

45. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) Os documentos cor-rentes devem ficar próximos aos servidores que são seus usuá-rios diretos.

46. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como documento do arquivo corrente.

47. (Esaf – DNIT/2013) Os documentos que fazem parte dos arqui-vos correntes do DNIT são aqueles (A) que por razões de interesse administrativo aguardam a sua

eliminação ou guarda permanente. (B) que não tem valor primário. (C) que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas frequentes. (D) que tem valor secundário. (E) que tem valor probatório e informativo e por isso precisam

ser definitivamente preservados.

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48. (Cespe-UnB – TJRR 2012) Os documentos correntes corres-pondem aos documentos de arquivo que são objeto de consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de seus usuários diretos.

49. (Esaf – Min Fazenda 2012) Quando os documentos estão em curso ou são consultados com frequência e são mantidos nos escritórios, podemos afirmar que eles estão na idade documen-tal (A) semi-ativa. (B) permanente. (C) inativa. (D) intermediária. (E) corrente.

50. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) O elevado valor primário dos docu-mentos, que indica a necessidade de mantê-los próximos de seus usuários diretos, determina a presença desses documentos no arquivo corrente.

51. (Cespe-UnB – EBC 2011) Documentos com alta frequência de uso ou com grande possibilidade de uso fazem parte de um ar-quivo corrente.

52. (Cespe-UnB – SEGER-ES / 2011). O acesso aos documentos na fase corrente é aberto aos públicos interno e externo da or-ganização.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO “Arquivo de segunda idade, ou intermediário, é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente utilizados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um pro-blema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conser-vados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de ´limbo´ ou ´purgatório´”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 21-22.

“§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhi-mento para guarda permanente”.

Lei 8.159/1991 – Art. 8º 53. (Cespe-UnB – EBC 2011) O arquivo intermediário tem como

principal função diminuir o volume de documentos nos arqui-vos correntes.

54. (Cespe-UnB – SEGER-ES / 2011). A justificativa para a exis-tência do arquivo intermediário é também econômica, isto é, ele existe para armazenar os documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais e(ou) legais.

55. (Cespe-UnB / STM 2011) Caso haja documentos que não sejam frequentemente consultados, eles devem, por questões econô-micas, ser transferidos a outro espaço, que é conhecido como arquivo intermediário.

56. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermediá-rios são formados por documentos semiativos, que não preci-sam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

57. (Cespe-UnB – MPU 2010) A função do arquivo intermediário é possibilitar o armazenamento de documentos que, embora u-sados com pouca freqüência, devem ser mantidos, por ques-tões legais, fiscais, técnicas ou administrativas.

58. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O arquivo intermediário justifi-ca-se por questões econômicas. É uma forma de armazena-mento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organização.

ARQUIVO PERMANENTE “Arquivo de terceira idade ou permanente, é constituído de docu-mentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 22.

“§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitiva-mente preservados”.

Lei 8.159/1991 – Art. 8º 59. (Cespe-UnB – EBC 2011) Preserva-se a memória institucional

por meio do arquivo permanente.

60. (Cespe-UnB / STM 2011) A fase permanente corresponde à fase em que os documentos são abrigados durante seu uso jurí-dico e sua tramitação legal.

61. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesqui-sa é facultada (liberada) ao público externo.

62. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os do-cumentos existentes são passíveis de eliminação.

63. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital que são custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor e por possuírem acesso público, são denominados arquivos correntes.

64. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor é denominado arquivo intermediário.

AVALIAÇÃO / TABELA DE TEMPORALIDADE

Avaliação é a definição dos prazos de guarda e destinação fi-nal dos documentos de arquivo, a partir de seus valores.

É realizada por uma comissão multidisciplinar, denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da instituição.

Documentos

Prazos de guarda Dest. Final Corrente Interm.

Escala de férias 7 anos - Elim. Controle de frequência 5 anos 47 anos Elim. Controle de greves 5 anos 5 anos Guarda

Perm. Normas Internas Enqtº vig - Guarda

Perm.

65. (Cespe-UnB - Bacen 2013) A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumu-lada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos docu-mentos produzidos ou recebidos por uma instituição.

66. (Cespe-UnB – CNJ 2013) A avaliação dos documentos de arquivo resulta na tabela de temporalidade que, além dos pra-zos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a e-liminação ou guarda permanente dos documentos.

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67. (Cespe-UnB – DPF – Escrivão 2013) Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

68. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) A tabela de temporali-dade de documentos é aplicada no arquivo corrente, no arqui-vo intermediário e define a destinação final dos documentos.

69. (Cespe-UnB – Anatel 2012) Utilizando-se da tabela de tempo-ralidade é possível administrar os prazos de guarda e a destina-ção final dos documentos de arquivo.

70. (Cespe-UnB – Ibama 2012) A determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário em uma tabela de temporalidade é feita, geralmente, na unidade de tempo ano.

71. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda desses documentos bem como sua destinação final.

VANTAGENS DA AVALIAÇÃO A avaliação de documentos traz como vantagens: - Ganho de espaço físicos nos arquivos; - Agilidade na recuperação (localização) das informações; - Economia de recursos humanos e materais. 72. (Cespe-UnB – EBC 2011 – Arquivista) Constituem objetivos

da etapa de avaliação de documentos a redução da massa do-cumental e a liberação de espaço físico.

73. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um proces-so de avaliação de arquivo incluem a conquista de espaço físico.

74. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de docu-mentos possibilita maior agilidade ao recuperar (localizar) do-cumentos e informações.

75. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação documental provo-ca, necessariamente, aumento de gastos com recursos humanos e de materiais.

76. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação (localização) da in-formação.

PRAZOS DE GUARDA 77. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de

guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.

78. (Cespe-UnB-TRT 10a Região / 2004) Por suas características de produção, todos os processos constituídos no TRT são de guarda permanente.

79. (Cespe-UnB-TRT 10a Região / 2004) Um dos critérios estabe-lecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no pra-zo superior a 20 anos.

80. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eli-minado.

81. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo máximo de reten-ção de documentos na fase corrente é de seis meses.

82. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arqui-vamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 a-nos.

83. (Cespe-UnB-TRE-AL / Anal. Jud. Adm. 2004) Por suas carac-terísticas de produção, os autos de todos os processos com ori-gem no TRE/AL serão de guarda permanente.

84. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Após cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados.

85. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) O prazo de guarda atribuído para os documentos da PRG/DF, finalizado o trâmite, é de 5 anos, após o qual esses documentos são descartados.

86. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Serão preservados, em caráter permanente, todo e qualquer documento com produção anteri-or ao século XIX.

87. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção.

CUMPRIMENTO DO CICLO VITAL 88. (Cespe-UnB – DPF – Escrivão 2013) Os documentos de arqui-

vo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.

89. (Cespe-UnB - FUB - Arquivista / 2013) Os documentos de arquivo passam necessariamente pelos arquivos intermediários antes de serem recolhidos aos arquivos permanentes.

90. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) Os documentos que já cumpri-ram o prazo previamente determinado de permanência no ar-quivo corrente devem ser automaticamente eliminados.

91. (Cespe-UnB – Anac 2012) De acordo com a tabela de tempora-lidade, os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fa-ses arquivísticas corrente, intermediária ou permanente.

92. (FCC – TRF 2ª Reg. 2012) Transferência é o termo que designa a passagem de documentos para o arquivo (A) corrente. (B) central. (C) setorial. (D) permanente. (E) intermediário.

93. (FCC – TRT 11ª Reg. 2012 – Arquivista) O recolhimento é a operação que viabiliza a passagem de documentos para o (A) arquivo corrente. (B) arquivo central. (C) arquivo intermediário. (D) arquivo permanente. (E) centro de informação.

94. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) A transferência de documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário é determinada pe-la diminuição da demanda desse documento, apesar de ele pos-suir valor administrativo, legal ou fiscal que justifique sua guarda.

95. (Cespe-UnB – Correios 2011 – Arquivista) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é definido na tabela de temporalidade.

96. (Cespe-UnB – EBC 2011) A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.

97. (Cespe-UnB – Abin 2010) Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua eliminação.

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS

“Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda do-cumentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.”

“Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os docu-mentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como por e-xemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de im-prensa, os arquivos de engenharia e assim por diante. Estes arqui-vos são também chamados impropriamente, de arquivos técnicos”.

PAES, Marilena Leire. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 22-23.

98. (Cespe-UnB – EBC 2011) Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.

99. (Cespe-UnB – EBC 2011) O arquivo de imprensa não é um arquivo especializado.

100. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os documentos fotográficos (ampli-ações, negativos, eslaides) são exemplos de documentos arma-zenados nos arquivos especiais.

101. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à existência de documentos de formas físicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.

102. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto à natureza dos documen-tos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

103. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Dá-se o nome de arquivo especia-lizado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do ar-quivo em condições especiais de armazenamento, acondicio-namento ou conservação.

104. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto à natureza dos documentos, são classificados como especializados aqueles arquivos que têm

sob sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no a-condicionamento e na conservação, por causa de sua forma fí-sica.

105. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especi-ais, são mantidos sob guarda documentos que resultam da expe-riência humana em um campo específico do saber.

106. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazena-mento, acondicionamento ou conservação é chamado arquivo especializado.

107. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto à natureza dos documen-tos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões de tribunais superiores é chamada arquivo especial.

108. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos médicos são conside-rados especializados.

109. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia são considerados especializados.

QUANTO À EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO 110. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os arquivos setoriais cumprem

funções de arquivo permanente e arquivo histórico.

111. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos correntes das diversas uni-dades de uma organização.

112. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos seto-riais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo permanente.

113. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo fun-ções de arquivo corrente.

114. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo setorial é aquele estabe-lecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS GÊNERO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

- escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos contendo informação em forma de texto;

- cartográficos: documentos contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas e plantas);

- iconográficos: documentos contendo imagens estáticas (fotografi-as, diaposiitvos, desenhos, gravuras);

- filmográficos; documentos contendo imagens em movimento;

- sonoros: documentos contendo registros fonográficos (som);

- micrográficos: documentos resultantes da microrreprodução de imagens (microfilmagem);

- informáticos: documentos em meio digital (computador)

PAES, Marilena Leite, Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 29.

115. (Cespe-UnB – TJRR 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tri-dimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos.

116. (Cespe-UnB – TJRR 2012) Fazem parte do gênero textual os documentos manuscritos, datilografados ou impressos.

117. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.

118. (Esaf – Min Fazenda 2012) São gêneros documentais encontra-dos nos arquivos, exceto: (A) documentos textuais. (B) documentos audiovisuais. (C) documentos cartográficos. (D) documentos iconográficos. (E) documentos tridimensionais.

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119. (FCC – TRE-SP 2012) De acordo com o gênero, os documen-

tos de arquivo podem ser identificados como

(A) técnicos, administrativos, culturais e históricos.

(B) masculinos, femininos e neutros.

(C) pessoais, institucionais, públicos e privados.

(D) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.

(E) correntes, centrais, intermediários e permanentes.

120. (FCC – TRT 23ª Reg 2011 – Arquivista) Um enorme cartaz emoldurado (pôster), cujo conteúdo, em letras garrafais, repro-duz dispositivo legal a ser cumprido por todos, é documento do gênero

(A) iconográfico.

(B) audiovisual.

(C) cartográfico.

(D) textual.

(E) tridimensional.

121. (Cespe-UnB – Abin 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico.

122. (Cespe-UnB – MPU 2010) Os documentos do gênero iconográ-fico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e con-têm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, sli-des, diapositivos e gravuras.

123. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os ofícios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de do-cumentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos permanentes.

124. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser consi-derada como parte dos arquivos dessa instituição.

125. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais

126. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, audi-ovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.

127. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Uma planta de arquitetura do 12º pavimento de uma instituição pública é considerada um docu-mento do seguinte gênero:

(A) filmográfico;

(B) cartográfico;

(C) textual;

(D) iconográfico;

(E) sonoro.

128. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de ve-ículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente.

129. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográfi-cos.

130. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Do-cumentos do gênero iconográfico são aqueles que contêm ima-gens estáticas.

NATUREZA DO ASSUNTO

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser osten-sivos ou sigilosos.

A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divul-gação não prejudica a administração.

Consideram sigilosos os documentos que, por sua natureza, de-vam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Pela sua importância, a matéria é objeto de legislação própria.

PAES, Marilena Leite, Arquivo: Teoria e Prática. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2003. p. 29-30.

131. (Cespe-UnB - Bacen 2013) Um documento sigiloso deve ser de

conhecimento restrito e requer medidas especiais de salvaguarda tanto para sua divulgação quanto para sua custódia.

132. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão ou o ministério.

133. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

134. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados ostensi-vos os documentos que requerem cuidados extremos da unida-de de arquivo na sua guarda e na sua divulgação.

135. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como ostensivos.

136. (Cespe-UnB - TJPA / 2006) Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo.

ESPÉCIES / TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS

Espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. E-xemplos: boletim, certidão, declaração e relatório.

Tipologia documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento e declaração de bens.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.

137. (Cespe-UnB – CNJ – Arquivista 2013) Relatórios de ativida-des, atas de reunião da diretoria e processo judicial sobre esteli-onato são exemplos de tipos documentais.

138. (Cespe-UnB – Anatel 2012 – Analista Administrativo) Relató-rio de atividades anuais é um tipo documental.

139. (Cespe-UnB – Capes 2012 - Arquivista) Memorando, ofício e processo são exemplos de tipos documentais.

140. (FCC – TRF 6ª Reg. 2012 – Arquivista) Contrato e contrato temporário de trabalho são, do ponto de vista documental, res-pectivamente, (A) espécie e tipo. (B) gênero e forma. (C) actio e conscriptio. (D) suporte e formato. (E) invólucro e técnica de registro.

Noções de Arquivologia – Pol. Fed. Ag. Adm. - Prof. Élvis C Miranda – 4 aulas – novembro de 2013 8

141. (Consulplan – TSE 2012) “Boletim de ocorrência e certidão de nascimento configuram-se como exemplos de ____________ documental.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa

anterior. (A) forma (B) espécie (C) formato (D) tipo

142. (Cespe-UnB – Correios – Arquivista/2011) O plano de ação anual é uma espécie documental.

143. (Cespe-UnB – EBC 2011 – Arquivista) A instrução normativa é considerada um tipo documental.

144. (Cespe-UnB – SEGER-ES / 2011). Relatório de atividades, ata de reunião de diretoria executiva e plano de ação do triênio são exemplos de tipologias documentais.

145. (Cespe-UnB – Abin 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de tipologias documentais e-xistentes em órgãos públicos.

146. (Cespe-UnB – AGU 2010) Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias documentais.

147. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo de um órgão pode ser formado por diversas espécies documentais.

148. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Relatório de recolhi-mento do fundo de garantia por tempo de serviço é um exemplo de denominação de uma tipologia documental.

149. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) Considerando que a tipologia documental é a união entre a espécie do documento e a sua função, assinale a opção em que todos os itens citados correspondem a espécies documentais. (A) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos (B) auto, memorando e precatório. (C) ata de reunião, relatório de atividades e certidão (D) ato, consulta e relatório de atividades

(E) certidão de nascimento precatório e convocação

150. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Ofícios, memo-randos, cartas e telegramas são tipologias documentais

151. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Alvará, ata, auto, regula-mento, solicitação e passaporte são exemplos de tipologias do-cumentais.

152. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relató-rio, a ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias documentais.

153. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Pronun-ciamento, proposta, precatório, prestação de contas, laudo, ins-trução normativa, informe, convite e telegrama são exemplos de tipologias documentais.

154. (Unb/Cespe-UnB - MI / Arquivista - 2006) Ata de reunião, relatório de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são exemplos de tipologias documentais.

155. (FCC - MPU / Arquivista - 2006) O contrato de aluguel, como documento, e exemplo de (A) forma (B) gênero (C) tipo (D) formato (E) espécie

156. (Cespe-UnB-Antaq / Arquivista - 2005) O relatório de ativida-des constitui uma espécie documental utilizada nas instituições públicas para o registro das atividades por elas desenvolvidas.

157. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declara-ção de bens como tipologia documental porque nela se encontra a junção da espécie com a atividade que gerou o documento.

158. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologias documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secre-taria de Gestão Administrativa (SGA) do GDF estão as atas de reuniões, relatórios de atividades e livros de ponto.

159. (FCC/TRT 17ª Região / 2004) Contrato de prestação de servi-ços é exemplo de (A) espécie documental. (B) gênero documental. (C) suporte. (D) formato. (E) tipo documental.

PROTOCOLO TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o curso do documentos desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado mo-vimentação ou trâmite.

Dicionário de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2005. p. 164.

160. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) Os documentos de

arquivo produzidos e(ou) recebidos por uma organização preci-sam, em algumas situações, passar por várias áreas para que decisões sejam tomadas em relação ao tema tratado no docu-mento. Essa atividade é conhecida como tramitação.

161. (Cespe-UnB – DPF – Escrivão 2013) Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde a sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é co-nhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.

162. (Funiversa – Ministério da Cultura/2013) – O curso do docu-mento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como (A) classificação. (B) registro. (C) expedição. (D) distribuição. (E) tramitação.

163. (FCC – TRT 19ª Reg. 2011 – Arquivista) À sequência de dili-gências e ações prescritas para o curso do documento, desde o momento da produção ou recepção até a solução ou o cumpri-mento de sua função administrativa, dá-se o nome de (A) fluxo. (B) tradição. (C) tramitação. (D) comunicação. (E) percurso.

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CONCEITO DE PROTOCOLO

Protocolo é o controle da tramitação dos documentos que trami-tam no órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e infor-mação aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente.

MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivo para concursos. Brasília, 2007

PROTOCOLO E O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

164. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente.

165. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) As atividades de protocolo são de responsabilidade da área relativa ao arquivo intermediário, a qual responde pela tramitação dos documentos dentro de um ór-gão ou uma empresa.

166. (Cespe-UnB – Correios – Arquivista/2011) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo perma-nente, como último momento do trâmite documental.

167. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O protocolo está vincu-lado técnica e administrativamente ao arquivo intermediário.

168. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O protocolo é uma atividade típica da fase corrente.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

169. (Cespe-UnB - Bacen 2013) Protocolo é o serviço encarre-gado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

170. (Cespe-UnB – CNJ – Arquivista 2013) O controle da tramita-ção dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.

171. (Cespe-UnB – CNJ – Arquivista 2013) Nos órgãos do Poder Judiciário, apenas os processos judiciais devem ser objeto de controle por parte dos serviços de protocolo.

172. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de Protocolo.

173. (Esaf – DNIT/2013) São atividades do protocolo, exceto: (A) a eliminação de documentos. (B) a expedição de documentos. (C) a classificação de documentos. (D) o registro de documentos. (E) a distribuição de documentos.

174. (Cespe-UnB – DPRF 2012) O protocolo é uma atividade vincu-lada aos arquivos correntes. Nele, são realizadas operações co-mo recebimento, registro, classificação e expedição de docu-mentos e do controle de sua tramitação.

175. (Cespe-UnB – DPRF 2012) Uma das principais operações do protocolo é o registro, que identifica os elementos de controle do documento, o que possibilita, posteriormente, o acesso a es-se documento.

176. (Cespe-UnB - Pol. Federal - Papiloscopista 2012) A entrada ou a produção de um documento de arquivo em uma instituição de-ve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possi-bilita a identificação dos metadados, para fins de acesso ao do-cumento e controle de sua tramitação.

177. (Cespe-UnB – TJRR 2012) O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no âmbito dos arquivos correntes.

178. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) Sucedem ao recebimento do

documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão, avaliação e descrição.

179. (FCC – TRE-PR 2012) Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do (A) arquivo corrente. (B) setor de reprografia. (C) setor de protocolo. (D) centro de processamento de dados. (E) arquivo intermediário.

180. (FCC – TRE-SP 2012) Receber, registrar e distribuir documen-tos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do se-tor de (A) embalagens. (B) compras. (C) transporte. (D) reprografia. (E) protocolo.

181. (Cespe-UnB – Correios 2011 – Arquivista) A movimentação dos processos pelo órgão público ou empresa privada é feita a partir do protocolo, que faz o registro dessas movimentações e encaminha os documentos aos destinatários.

PROCEDIMENTOS QUANTO AOS DOCUMENTOS SIGILOS E PARTICULARES

182. (Cespe-UnB – MPU 2013) Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mes-mo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.

183. (Funiversa – Ministério da Cultura/2013) – A correspondência particular que chega ao protocolo de um órgão público é (A) devolvida ao remetente. (B) registrada. (C) destruída. (D) distribuída ao destinatário. (E) expedida.

184. (Cespe-UnB – Anac 2012) As rotinas de protocolo compreen-dem o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s), não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter parti-cular.

185. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da corres-pondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

186. (Esaf – Min Fazenda 2012) Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem (A) ser expedidos. (B) ser abertos e tramitados. (C) ser eliminados. (D) ser encaminhados aos destinatários. (E) ser recolhidos ao arquivo permanente.

187. (Cespe-UnB – EBC 2011 – Arquivista) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar sua abertura e proceder à leitura para encaminhamento.

188. (Cespe-UnB – EBC 2011 – Arquivista) A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destina-tário sem que se tenha conhecimento de seu teor

Noções de Arquivologia – Pol. Fed. Ag. Adm. - Prof. Élvis C Miranda – 4 aulas – novembro de 2013 10

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

FATORES FÍSICOS Principais fatores físicos prejudiciais à conservação dos documen-

tos: umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposição à luz natural ou artificial.

BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Ja-neiro : Arquivo Nacional, 1985. 189. (Cespe-UnB – DPF – Escrivão 2013) Deve ser previsto espaço

para o armazenamento separado dos diversos suportes documen-tais nas áreas de depósito de documentos de arquivo.

190. (Cespe-UnB – Anac 2012) As condições ambientais de arma-zenamento de documentos em suportes especiais, tais como o fo-tográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.

191. (Cespe-UnB – DPRF 2012) Para melhor conservação e preser-vação da documentação fotográfica, recomenda-se acondicioná-la e armazená-la nas mesmas condições que os documentos em suporte papel.

192. (Cespe-UnB – MCTI 2012) As melhores condições ambientais para guarda de documentos em suporte papel consistem em tem-peratura baixa e umidade alta.

193. (Cespe-UnB – TJRR 2012) O ar seco contribui para o enfra-quecimento do papel.

194. (Cespe-UnB – TJRR 2012) O calor constante preserva as fibras do papel.

195. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) As condições de armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos foto-gráficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças relativas às propriedades físicas dos materiais.

196. (Cespe-UnB – Correios – Arquivista/2011) Índices elevados de umidade contribuem para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele existentes.

197. (Cespe-UnB – Abin 2010) Devido à aplicação de modernas técnicas de preservação documental, a temperatura não é consi-derada um agente de deterioração de documentos de arquivo.

198. (Cespe-UnB – Abin 2010) Os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.

199. (Cespe-UnB – ABIN 2010 – Arquivista) O controle da tempe-ratura e da umidade relativa do ar é fundamental para a preser-vação de documentos arquivísticos.

200. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Os depósitos de ar-quivo devem prever locais específicos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com suas especificidades.

201. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) O calor e umidade excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.

202. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) A fim de proteger os documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os níveis de luminosidade do local.

203. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) É necessário controlar a temperatura e a umidade do ar nos depósitos de documentos.

204. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da exposição dos documentos em papel à luz é o seu amareleci-mento.

205. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda.

206. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.

207. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.

FATORES QUÍMICOS

Principais fatores químicos prejudiciais à conservação dos do-cumentos: poeira, sujeira, fumaça, colas, fitas adesivas, objetos metálicos, alimentos.

- A limpeza do piso / móveis deve ser feita com pano úmi-do/aspirador.

- A higienização dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela.

BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos.

Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985. 208. (Cespe-UnB - CNJ 2013) Evitar a perfuração e o uso de ele-

mentos metálicos é uma medida preventiva importante para a conservação de documentos de valor permanente.

209. (Cespe-UnB - CNJ 2013) As ações de acondicionamento e armazenamento dos documentos visam à preservação do materi-al e à facilitação do acesso a eles. Para os documentos em supor-te papel, a recomendação técnica é acondicioná-los em sacos plásticos.

210. (Cespe-Unb – MI 2013) Os documentos de arquivo em suporte papel são muito frágeis e, por isso, devem ser conservados em sacos plásticos.

211. (Cespe-UnB – MPU 2013) O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de ne-gativos, que devem ser acondicionados em envelopes confeccio-nados em papel de pH básico.

212. (Cespe-UnB – Anac 2012) Uma medida de conservação e de preservação documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de pH neu-tro.

213. (Cespe-UnB – MCTI 2012) Os documentos de arquivo em suporte papel devem ser acondicionados em pastas suspensas ou caixas-arquivo de papelão produzido com pH neutro.

214. (Cespe-UnB – TJRR 2012) A limpeza dos documentos de arquivo pode ser feita com um pano umedecido com água sanitá-ria.

215. (Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de deterioração.

216. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) A higienização dos documentos, uma importante atividade de conservação de documentos de ar-quivo, pode ser realizada utilizando-se pano macio, escova ou aspirador de pó, e é recomendada, principalmente, em documen-tos considerados de guarda permanente.

217. (Cespe-UnB / STM 2011) A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a poeira e os gases são, a médio e longo prazo, altamente preju-diciais à conservação do acervo documental.

Noções de Arquivologia – Pol. Fed. Ag. Adm. - Prof. Élvis C Miranda – 4 aulas – novembro de 2013 11

218. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Vários fatores podem apressar o processo natural de deterioração dos documentos, sobretudo os índices extremos ou as flutuações de temperatura e umidade relativa do ar, o contato com poluentes atmosféricos e a exposição a radiações luminosas, como os raios ultravioleta.

219. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.

220. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como grampos, clipes e prendedores metálicos.

FATORES BIOLÓGICOS

Principais fatores biológicos prejudiciais à conservação dos do-cumentos: insetos, microorganismos, ratos, homem.

Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos: - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de

algodão; - Anotações nos documentos devem ser feitas a lápis.

BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.

221. (Cespe-UnB / STM 2011 – Analista Judiciário) A principal

causa dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo docu-mental é o manuseio indevido, tanto por usuários quanto por funcionários.

222. (Cesgranrio - Funasa/2009) - Alguns fatores degradam o do-cumento, devendo o técnico de arquivo estar atento a esses fato-res que podem ser: agentes físicos, como iluminação, tempera-tura e umidade relativa; agentes químicos, como a poluição at-mosférica. Além destes, deve estar atento a alguns agentes bio-lógicos, como insetos, roedores e (A) poeiras (B) climas

(C) infiltrações (D) colas (E) fungos

223. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de preservação devem incidir apenas sobre os documentos avalia-dos como permanentes na tabela de temporalidade e destinação.

224. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos sofrem um processo natural de deterioração, causado por rea-ções químicas. Fatores como índices muito elevados de tempe-ratura ou umidade relativa do ar, variações bruscas de tempera-tura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposi-ção a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestações de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental.

225. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documen-tos.

226. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionários quanto usuá-rios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos.

ACONDICIONAMENTO / ARMAZENAMENTO

Acondicionamento é a colocação do documento em embalagem com vistas a protegê-lo (pastas, envelopes, caixas...)

Armazenamento é a guarda da unidade de acondicionamento em mobiliário adequado (estantes, gavetas, arquivos...)

227. (Cespe-UnB - Pol. Federal - Papiloscopista 2012) O acondicio-namento — que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados — e o armazenamento — que se refere à emba-lagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio — são procedimentos fundamentais para a conserva-ção e preservação dos documentos de arquivo.

MICROFILMAGEM

Microfilmagem é uma técnica que permite produzir cópias foto-gráficas de documentos em tamanho altamente reduzido em película fotográfica. Vantagens:

- Ganho de espaço físico; - Validade legal (jurídica); - Conservação dos documentos originais em papel; - Utilização como backup (cópia de segurança)

228. (Cespe-UnB – CNJ – Arquivista 2013) São vantagens da mi-

crofilmagem: ser instrumento auxiliar na preservação de docu-mentos originais, contribuir para a segurança do acervo contra extravios diversos pela ação humana e permitir a eliminação se-gura de documentos permanentes.

229. (Cespe-UnB - FUB - Arquivista / 2013) A microfilmagem de documentos é aceita legalmente no Brasil. Dessa forma, todos os documentos após microfilmados podem ter seus originais elimi-nados, pois a cópia microfilmada é aceita em juízo.

229. (Cespe-UnB – EBC 2011 - Arquivista) A microfilmagem de documentos da administração pública classificados como per-manentes é proibida pela legislação arquivística brasileira.

230. (Cespe-UnB / IFS 2011) Documentos públicos ou oficiais, produzidos em papel, após microfilmados de acordo com as leis

vigentes, poderão ser eliminados, exceto os considerados de guarda permanente.

231. (Cespe-UnB – Abin 2010) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um docu-mento oficial não é reconhecida legalmente.

232. (Cespe-UnB – Abin 2010) Os originais de documentos públi-cos permanentes, uma vez microfilmados, poderão ser elimina-dos, mediante autorização da direção do órgão.

233. (Cespe-UnB – ABIN 2010 – Arquivista) Para efeito de segu-rança, é necessária e obrigatória a extração de filme cópia do filme original.

234. (Cespe-UnB – ABIN 2010 – Arquivista) De acordo com a legislação arquivística, os documentos permanentes, ainda que microfilmados, não podem ser eliminados.

235. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) O filme cópia extraí-do do filme original deve ser mantido, para sua preservação e conservação, no mesmo local do filme original.

236. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Originais e cópias do microfilme devem ser arquivados em locais distintos.

Noções de Arquivologia – Pol. Fed. Ag. Adm. - Prof. Élvis C Miranda – 4 aulas – novembro de 2013 12

237. (Cespe-UnB – MPU 2010) Os documentos originais considera-dos de guarda permanente somente poderão ser eliminados de-pois de microfilmados.

238. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Para os documentos consi-derados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utili-zada como uma maneira de preservar o original, sem eliminá-lo.

239. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microfilme como prova legal.

240. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Na microfilmagem, o armazenamento do filme original deve ser feito em local dife-rente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia.

241. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os documentos públi-cos, de guarda permanente microfilmados não poderão ser eli-minados.

242. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Por questões de segu-rança e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um microfilme deverá ser feito no mesmo local do filme cópia.

243. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circuns-tância alguma, ter validade em juízo.

244. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

245. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Uma das vantagens da microfilma-gem é a reprodução fiel do conteúdo do documento original.

246. (Cespe-UnB-INSS / 2008) No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos.

247. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Os documentos de valor histórico não podem ser microfilmados.

249. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os do-cumentos públicos de valor permanente poderão ser eliminados dois anos após a microfilmagem.

250. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) A microfilmagem permite a eliminação dos originais dos documentos, exceto no caso de documentos com valor permanente.

AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS É a utilização de sistemas informatizados visando o controle de atividades arquivísticas, como a criação de documentos, controle da tramitação, controle informatizado dos prazos de guarda e elimina-ção dos documentos e da localização física dos documentos no acervo. Documentos digitais

São documentos gravados em meio digital (forma de dígitos bi-nários) legíveis por equipamentos e programas específicos.

São criados de três formas: por meio de softwares específicos,

por meio da digitalização ou por meio de sistemas gerenciadores de bancos de dados. 251. (Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) Os documentos

digitais podem ser gerados por sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema específico.

252. (Consulplan – Arquivista – Pref. São Leopoldo/RS 2010) Assinale a alternativa equivalente aos documentos que podem ser gerados de três formas: Por meio de sistemas informatiza-dos através de dados contidos em Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD), por processo de digitalização e/ou diretamente com uso de um software ou sistema específico: (A) Documentos físicos. (B) Documentos interpares. (C) Documentos permanentes. (D) Documentos digitais. (E) Documentos preservados.

Digitalização

É a técnica que permite criar uma cópia digital de um documento analógico (papel, fita de vídeo ou microfilme, por exemplo).

Apresenta como vantagem a facilidade de acesso aos documen-tos, que pode ser realizado de forma remota e simultânea por vários usuários.

Ao contrário da microfilmagem, a cópia digitalizada não apre-senta valor legal.

253. (Cespe-UnB – AGU 2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, poden-do, até, ser apresentado em juízo.

254. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A digitalização de documen-tos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal.

Preservação de documentos digitais

A conservação de documentos em meio digital exige, além dos cuidados prestados aos documentos tradicionais, as seguintes opera-ções:

- Realização de backups frequentemente; - Atualização de mídia (suporte); - Atualização de software.

255. (Cespe-UnB / IFS 2011) A preservação dos documentos digitais tem como foco a manutenção da possibilidade de a-cesso a eles, o que, no entanto, pode implicar mudança de su-porte e formato desses documentos, bem como atualização do seu ambiente tecnológico.

256. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescên-cia dos software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais.

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ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS MÉTODO ALFABÉTICO 257. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Entre os métodos de arqui-

vamento, o alfabético é aquele que considera como elemento principal o nome.

258. (Cetro – Embrapa 2010) O método variadex é uma variante do alfabético e utiliza cores como elementos auxiliares para facili-tar o arquivamento e a localização dos documentos.

259. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A respeito do méto-do variadex, assinale a alternativa correta. (A) É um tipo de método cronológico. (B) Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o ar-

quivamento e a localização dos documentos. (C) É baseado no sistema decimal. (D) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de

classes. (E) Dispõe os documentos na ordem dicionária.

260. (Cespe-UnB-FUB / 2008) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, den-tro de um sistema numérico.

261. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabética deverão se-guir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.

262. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

263. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.

264. (Cespe-UnB-SGA-DF / 2004) O método de arquivamento alfabético considera o nome como elemento principal.

265. (Esaf ANEEL / 2004) O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localiza-ção dos documentos.

MÉTODO GEOGRÁFICO

266. (Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamen-to adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomástico. (C) geográfico. (D) ideográfico. (E) alfabético.

267. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O método geográfico é muito preciso, mas tem aplicações muito específicas, uma vez que es-tá embasado na identificação de características geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas, planícies, planaltos, flora e fauna.

268. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Se a Ouvidoria do BACEN receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gra-mado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação dessas car-tas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte:

(A) 5,4,3,2,1

(B) 5,2,4,3,1

(C) 4,3,2,5,1

(D) 2,4,3,5,1

(E) 1,2,4,3,5

269. (Funiversa – Min. Turismo / 2010) O método de arquivamento de documentos que tem como principal elemento a ser conside-rado no documento a procedência ou local é o (A) duplex. (B) ideográfico. (C) unitermo. (D) soundex. (E) geográfico.

270. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) Acerca do método geográfico de arquivamento, podemos afirmar que o principal elemento a ser considerado para organização é o nome.

271. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) Acerca do método geográfico de arquivamento, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

272. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) Acerca do método geográfico de arquivamento, quando se organiza o arquivo por país, não há a necessidade de dispô-los em ordem alfabética.

273. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedência, é correta a seguinte ordenação.

MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlândia

PARANÁ: Curitiba / Londrina / Paranaguá

274. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Na correspondência com outros países, as pastas devem ser alfabetadas, em primeiro lu-gar, pelo país, em ordem alfabética. Dentro de cada país, primei-ro virá a capital. As pastas das demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

275. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) O método geográfico de ar-quivamento tem como elemento principal a procedência ou lo-cal.

MÉTODO NUMÉRICO 276. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) O método de arquivamento

numérico simples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.

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277. (Cespe-UnB / STM 2011) Por meio do método Variadex, atri-bui-se um número ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo.

278. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A atribuição de um número a cada correspondente (pessoa física ou pessoa jurídica) obede-cento à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocu-pação com a ordenação alfabética, é característica do método numérico simples. Uma possível atribuição por esse método é apresentada a seguir:

Pasta 1 – Moreira, Marina;

Pasta 2 – Aarão, João Bosco;

Pasta 3 – Alves, Flábio José.

279. (Cetro – Embrapa 2010) No método dígito-terminal os docu-mentos são numerados sequencialmente: os números, dispostos em grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Tem como vantagem a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização, visto que traba-lha com grupos de dois dígitos.

280. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples de-termina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

281. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representação correta do método numérico simples é 22-93-17.

282. (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servido-res:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson

2) 032.699 - Eugenio Casanova

3) 129.129 - T. R. Schellenberg

4) 159.544 - Luciana Duranti

5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz

6) 306.818 - Bruno Delmas

7) 588.029 - Paola Carucci

8) 246.344 - Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:

(A) 1,2,3,4,8,5,6,7.

(B) 5,6,7,3,8,4,1,2.

(C) 5,6,2,1,4,8,7,3.

(D) 7,2,6,8,4,1,5,3.

(E) 7,2,6,8,4,5,1,3.

283. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento.

284. (Cespe-UnB-SGA-DF / 2004) O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

285. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento.

286. (Cespe-UnB-STM / 2004) No método numérico simples, a recuperação da informação obedecerá ao número atribuído ao documento.

MÉTODO IDEOGRÁFICO 287. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) O método de classificação de

documentos por assunto é dependente de interpretação arquivís-tica, o que o torna, portanto, um método de difícil aplicação.

288. (Cespe-UnB – TJAL 2012 - adaptada) Analisada determinada situação arquivística, optou-se por uma metodologia de arqui-vamento por assunto. Assinale a opção que identifica o método de arquivamento por assunto.

(A) numérico-cronológico

(B) alfabético

(C) ideográfico

(D) variadex

(E) dígito-terminal

289. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, visto que a definição do local de arquivamento depende da interpretação dos documentos.

290. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico.

291. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos métodos de ordenamento considerados mais eficientes é o ideográfico, no qual os docu-mentos recebem números dispostos em três grupos de dois dígi-tos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.

292. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquiva-mento, aquele que separa os documentos por assunto é o

(A) ideográfico.

(B) alfabético.

(C) numérico.

(D) geográfico.

(E) cronológico.

293. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O método de arquivamento por assunto depende da interpretação dos documentos e de um am-plo conhecimento das atividades organizacionais.

294. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento a ser adotado para a recupera-ção da informação é o assunto.

295. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Considere que uma empresa organi-za seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabética. Neste caso, os documentos relativos a férias devem se localizar após dos documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferência.

MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS

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296. (Cespe-UnB – TJAL 2012) A ordenação numérica é método

direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.

297. (Cespe-UnB – TJAL 2012) A ordenação alfabética é método direto e utiliza o nome para dispor os documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar.

298. (Cespe-UnB / STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento.

299. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Uma desvantagem do método numérico de arquivamento é ser do sistema indireto, que impli-ca a consulta a um índice ou a um código para localizar o do-cumento..

300. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O método numérico simples é considerado direto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde se acha guardado.

301. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) Acerca do método geográfico de arquivamento, podemos afirmar que é um método do sistema direto.

302. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depen-de de um índice ou de um código.

303. (Cespe-UnB - FUB / 2009) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos de arquivamento, e necessita de um índice para a localização dos documentos.

304. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O método numérico é um méto-do de arquivamento indireto.

305. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Os métodos de arqui-vamento do sistema direto são aqueles que exigem a consulta de um índice ou de um código

306 - (Funiversa - HFA /2009) Os métodos de arquivamento divi-dem-se em dois grandes sistemas: (A) básico e padronizado (B) direto e indireto (C) direto e semiestruturado (D) direto e semi-indireto (E) unitermo e indexação

307. (Cespe-UnB - MCT/2008) Os métodos de arquivamento per-tencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.

308. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O método alfabético é conside-rado um método indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arquivar qualquer documento.

ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO 309. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) Em um arquivo eficaz, o princi-

pal elemento para a recuperação dos documentos deve ser o nú-mero do documento.

310. (Cespe-UnB – SERPRO 2013) O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do processo de recuperação de do-cumentos.

311. (Funiversa – Embratur / 2010) O que determina o método de arquivamento dos documentos do arquivo é (são) (A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade. (B) a espécie e a tipologia do documento. (C) o ato de recebimento e a expedição do documento. (D) o suporte e o gênero documental. (E) a classificação de sigilo do documento.

312. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.

313. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classi-ficação de documentos de arquivo exige, por parte do classifi-cador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados.

314. (Cespe-UnB - MEC/2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxilia-res para a organização da documentação.

315. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização do seu acervo.

PESSOAL

CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes / de Gonçalves até Lima / de Miranda até Oliveira

GAMA: de Abreu até Ferreira / de Garcia até Maciel

VEÍCULOS

MATERIAL PERMANENTE

Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geo-gráfico e o alfabético.

316. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados.

317. (Consulplan – Ag. Ativ. Administrativas – SDS/SC 2008) O sistema de arquivamento deve atender às necessidades da institu-ição.

318. (Cetro - Liquigas / 2007) Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são: (A) alfabético; ideológico; seletivo e paralelo. (B) direto; geográfico; alfabético e essencial. (C) essencial; numérico simples; indireto e ideológico. (D) ideográfico; seletivo; numérico simples e paralelo. (E) alfabético; geográfico; numérico e ideográfico.

319. (Consulplan – Arquivista – CHESF 2007) Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são: (A) Alfabético, ideológico, seletivo e paralelo. (B) Direto, geográfico, alfabético e essencial. (C) Essencial, numérico simples, indireto e ideológico. (D) Ideográfico, seletivo, numérico simples e paralelo. (E) Alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

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REGRAS DE ALFABETAÇÃO 320. (FCC – TRE-SP 2012) A fim de facilitar sua consulta, os pron-

tuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a se-quência em que devem ficar seus respectivos prontuários.

I. Jair de Moraes Neto

II. Odair de Morais

III. José de Morais Filho

IV. Antônio de Moraes Carvalho

V. Joaquim da Silva Moreira

VI. Carlos Moura

VII. Beatriz Moreira

VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais

(A) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.

(B) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.

(C) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.

(D) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

(E) I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.

321. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.

322. (Cespe-UnB – EBC 2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (filho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação. Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho, José Maria de.

323. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes compostos de um substantivo e um adje-tivo devem ser separados. O nome Roberto Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.

324. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Os nomes de pessoas físi-cas que exprimam grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome.

325. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pessoas físicas, deve-se considerar, no ar-quivamento, sempre o último sobrenome e depois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.

326. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Caso haja pasta em que constem pessoas físicas com sobrenomes iguais, a primeira pes-soa que deve ser referida é a que apresentar o prenome com o menor número de letras.

327. (Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São não devem ser separados. O nome Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge, Antônio.

328. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Na alfabetação do nome Ro-berto de Santana Júnior, deve ser considerada a seguinte forma: Júnior, Roberto de Santana.

Com base no enunciado a seguir, julgue os itens 329 a 337.

(Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista acima, julgue os itens que se seguem.

329. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Mário de Andrade e Pedro Álvares Cabral estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de pessoas físicas, deve-se considerar o último sobrenome e depois o prenome.

330. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad foram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos, foi considerado o prenome e não o sobre-nome para a alfabetação.

331. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os artigos e preposições não devem ser considerados para a alfabetação, como acontece cor-retamente nos nomes de Mário de Andrade e Manoel Silva e Houaiss.

332. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa Paula estão corretamente alfabetados, pois seguem a regra de se considerar o último sobrenome.

333. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenação dos nomes da Fun-dação Getúlio Vargas e da estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se apresentam, mas sem considerar os artigos e preposições, assim como estabelece a regra referente a nomes de instituições.

334. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi considerada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem ser considerados.

335. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está errada, pois foi realizada com base no pe-núltimo sobrenome e não no último sobrenome, como é indica-do pelas regras de alfabetação.

336. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam; portanto, o nome da empresa A Barateira Ltda. está alfabetado corretamente.

337. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente, pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido como parte integran-te do último sobrenome, mas não deve ser considerado na orde-nação alfabética.

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GABARITO

01. (C) 02. (C) 03. (C) 04. (C) 05. (C) 06. (E) 07. (C) 08. (C) 09. (C) 10. (C) 11. (C) 12. (C) 13. (C) 14. (C) 15. (C) 16. (E) 17. (C) 18. (C) 19. (C) 20. (C) 21. (E) 22. (E) 23. (b) 24. (E) 25. (C) 26. (C) 27. (C) 28. (C) 29. (C) 30. (d) 31. (C) 32. (C) 33. (A) 34. (E)

35. (E) 36. (E) 37. (C) 38. (E) 39. (E) 40. (E) 41. (d) 42. (E) 43. (E) 44. (E) 45. (C) 46. (C) 47. (c) 48. (C) 49. (e) 50. (C) 51. (C) 52. (E). 53. (C) 54. (C) 55. (C) 56. (C) 57. (C) 58 (C) 59. (C) 60. (E) 61. (C) 62. (E) 63. (E) 64. (E) 65. (C) 66. (C) 67. (E) 68. (C)

69. (C) 70. (C) 71. (C) 72. (C) 73. (C) 74. (C) 75. (E) 76. (C) 77. (E) 78. (E) 79. (E) 80. (E) 81. (E) 82. (E) 83. (E) 84. (E) 85. (E) 86. (E) 87. (E) 88. (E) 89. (E) 90. (E) 91. (E) 92. (e) 93. (d) 94. (C) 95. (E) 99. (C) 97. (E) 98. (C) 99. (E) 100. (C) 101. (E) 102. (C)

103. (E) 104. (E) 105. (E) 106. (E) 107. (E) 108. (C) 109. (C) 110. (E) 111. (C) 112. (E) 113. (C) 114. (C) 115. (E) 116. (C) 117. (C) 118. (e) 119. (d) 120. (d) 121. (C) 122. (C) 123. (E) 124. (C) 125. (E) 126. (C) 127. (b) 128. (E) 129. (C) 130. (C) 131. (C) 132. (C) 133. (C) 134. (E) 135. (C) 136. (C)

137. (C) 138. (C) 139. (E) 140. (a) 141. (B) 142. (E) 143. (C) 144. (C) 145. (E) 146. (E) 147. (C) 148. (C) 149. (b) 150. (E) 151. (E) 152. (E) 153. (E) 154. (E) 155. (C) 156. (E) 157. (C) 158. (C) 159. (e) 160. (C) 161. (C) 162. (e) 163. (c) 164. (E) 165. (E) 166. (E) 167. (E) 168. (C) 169. (C) 170. (C)

171. (E) 172. (C) 173. (a) 174. (C) 175. (C) 176. (C) 177. (C) 178. (E) 179. (c) 180. (e) 181. (C) 182. (C) 183. (d) 184. (C) 185. (C) 186. (D) 187. (C) 188. (C) 189. (C) 190. (E) 191. (E) 192. (E) 193. (C) 194. (E) 195. (C) 196. (E) 197. (E) 198. (C) 199. (C) 200. (C) 201. (E) 202. (C) 203. (C) 204. (C)

205. (C) 206. (E) 207. (C) 208. (C) 209. (E) 210. (E) 211. (E) 212. (c) 213. (C) 214. (E) 215. (C) 216. (C) 217. (C) 218. (C) 219. (E) 220. (C) 221. (C) 222. (e) 223. (E) 224. (C) 225. (C) 226. (C) 227. (E) 228. (E) 229. (E) 230. (E) 231. (C) 232. (E) 233. (E) 234. (C) 235. (C) 236. (E) 237. (C) 238. (E)

239. (C) 240. (E) 241. (C) 242. (C) 243. (E) 244. (E) 245. (E) 246. (C) 247. (C) 248. (E) 249. (E) 250. (C) 251. (C) 252. (d) 253. (E) 254. (E) 255. (C) 256. (C) 257. (C) 258. (C) 259. (b) 260. (E) 261. (E) 262. (C) 263. (C) 264. (C) 265. (C) 266. (C) 267. (E) 268. (B) 269. (e) 270. (E) 271. (E) 272. (E)

273. (C) 274. (C) 275. (C) 276. (E) 277. (E) 278. (C) 279. (C) 280. (E) 281. (E) 282. (B) 283. (C) 284. (C) 285. (E) 286. (C) 287. (C) 288. (c) 289. (C) 290. (C) 291. (E) 292. (a) 293. (C) 294. (C) 295. (C) 296. (E) 297. (C) 298. (E) 299. (C) 300. (E) 301. (C) 302. (E) 303. (E) 304. (E) 305. (E) 306. (B)

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