DECRETO N 31.017, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009 DODF de 11.11.2009 - SUPLEMENTO Aprova o Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal e d outras providncias. O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 100, incisos VII, da Lei Orgnica do Distrito Federal: Considerando a necessidade de estabelecer entre rgos do Governo do Distrito Federal procedimentos uniformes das atividades relativas gesto de documentos em seu mbito, decreta: Art. 1o Fica aprovado o Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal, na forma do anexo a este Decreto. Art. 2o Caber Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto promover o treinamento dos servidores; acompanhar e orientar a implementao das normas estabelecidas; realizar ajustes ou alteraes necessrias permanente atualizao do Manual a que se refere o art. 1 o deste Decreto. Art. 3o O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal ser disponibilizado no stio da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto, na Internet. Art. 4o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 5 o Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 06 de novembro de 2009 121 da Repblica e 50 de Braslia JOS ROBERTO ARRUDA

Jos Roberto Arruda Governador do Distrito Federal Ricardo Pinheiro Penna Secretrio de Estado de Planejamento e Gesto Henrique Vieira Ferrari Subsecretrio de Suprimentos

DISTRITO FEDERAL. BRASIL. Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto. Subsecretaria de Suprimentos. Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal / Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto. Subsecretaria de Suprimentos. Braslia: Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto, 2009. 160 p.; il. 1. Comunicao Administrativa. 2. Documento. 3. Arquivo. I. Ttulo. CDU 353(817-4)

Coordenao e elaborao Marcelo Cndido da Silva Colaboradores Adenizia Lopes de Souza; Andr Antnio Andrade Santos; Bianca Regina Pereira Cardoso; Eliane Silva de Oliveira; Elisabeth Oliveira Machado; Gilvan Alves Batista; Glayson de Oliveira Lins; Jader de Almeida Campos Netto; Janana Ferreira de Sousa; Lucirene de Almeida Carneiro; Marcos Rogrio Rodrigues dos Santos; Mariana Cristina Rodrigues Gonalves Vitria Resende; Nivaldo Guedes da Silva e Rita de Cssia Rodrigues. Reviso e editorao de texto Gerncia de Suporte Tcnico da Escola de Governo do Distrito Federal

APRESENTAOA sistematizao dos procedimentos na rea de Gesto de Documentos visa eficcia, eficincia e agilidade no registro e na tramitao de documentos e processos, facilitando a recuperao e o acesso rpido informao. A harmonia na execuo das atividades de comunicao administrativa derivada da orientao normativa, do controle tcnico e da fiscalizao especfica, emanados do rgo central do Sistema de Documentao e Comunicao Administrativa (SDCA). O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal tem por objetivo modernizar o tratamento a ser dado documentao que tramita no mbito do Governo do Distrito Federal (GDF), de maneira uniforme, como tambm se constituir como instrumento auxiliar na capacitao e atualizao dos servidores na atividade de produo, registro, controle e guarda da documentao. A uniformizao dos procedimentos de Gesto de Documentos tem por objetivo auxiliar a Administrao no tratamento da informao e deve ser aplicada por todos os rgos que compem o SDCA. O SDCA tem por finalidade bsica receber, autuar, registrar, distribuir, expedir e arquivar documentos em geral, controlar a movimentao de processos e prestar informaes sobre a localizao deles. Compem o SDCA, para os efeitos deste Manual:

a Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto (Seplag), como rgo central doSDCA; a Gerncia de Legislao e Documentao (Gedoc) da Seplag, como unidade de coordenao do SDCA; os rgos da Administrao Direta e Indireta do Governo do Distrito Federal; a Cmara Legislativa do Distrito Federal (CLDF), no que couber. Poder, ainda, integrar o SDCA o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF), desde que manifeste, oficialmente, interesse na adeso. Independentemente das competncias especficas definidas nos regimentos internos das unidades administrativas a que se subordinam, compete aos rgos zelar pelo exato cumprimento das normas contidas neste Manual e demais legislaes vigentes. A Seplag o rgo de orientao normativa, controle tcnico e fiscalizao do SDCA. A Gedoc promover reunies para ajustes de relacionamentos com o SDCA e, tambm, para anlise de assuntos especficos de interesse do rgo. O Manual est dividido em quatro partes: 1 Documentos, 2 Processos, 3 Sistema Integrado de Malote e 4 Tratamento Documental. As disposies dos itens 3 e 4 aplicam-se tanto para os documentos quanto para os processos, observando-se as particularidades. Compe tambm este Manual uma lista de anexos, com as figuras dos formulrios e dos carimbos, e respectivas instrues de preenchimento. Cada um destes anexos pode ser acessado ao longo do texto por meio de links. O texto integral da legislao citada ao longo do texto e um glossrio dos principais termos utilizados tambm esto disponveis. O Manual de Gesto de Documentos do Governo do Distrito Federal representa uma contribuio para a melhoria da qualidade na gesto documental e, certamente, h de ser uma fonte de consulta segura para o desenvolvimento do trabalho profissional dos servidores. A partir das orientaes contidas neste Manual, importante praticar, o que exige conhecimento do assunto e raciocnio. Utilize-o, faa sua avaliao e apresente sugestes para o seu aperfeioamento.

SUMRIOINTRODUO ........................................................................................................................................... 10 1 DOCUMENTOS ....................................................................................................................................... 11

1.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 11 1.2 Elaborao ........................................................................................................................................ 11 1.3 Grau de sigilo .................................................................................................................................... 12 1.3.1 Secreto....................................................................................................................................... 12 1.3.2 Confidencial ............................................................................................................................... 12 1.3.3 Reservado .................................................................................................................................. 12 1.4 Assinatura ......................................................................................................................................... 13 1.5 Despacho .......................................................................................................................................... 13 1.6 Recebimento de documento ............................................................................................................ 14 1.7 Tramitao de documento ............................................................................................................... 15 1.7.1 Tramitao de documento entre setores de um mesmo rgo ............................................... 15 1.7.2 Tramitao de documento entre rgos................................................................................... 15 1.8 Expedio de documento pela ECT .................................................................................................. 16 1.9 Vista e cpia de documento ............................................................................................................. 162 PROCESSOS .......................................................................................................................................... 17

2.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 17 2.2 Autuao do processo ...................................................................................................................... 17 2.2.1 Solicitao de autuao de processo ........................................................................................ 18 2.2.2 Capa do processo ...................................................................................................................... 19 2.2.2.1 Carimbo numerador-datador automtico e etiqueta identificadora da autuao ............ 20 2.2.2.2 Etiqueta de identificao de processo ............................................................................... 21 2.2.2.3 Carimbo Prioridade na tramitao ..................................................................................... 21 2.3 Folhas do processo ........................................................................................................................... 21 2.3.1 Numerao de folha do processo ............................................................................................. 22 2.3.2 Preenchimento indevido do carimbo Numerao de folhas .................................................... 22 2.3.3 Dimenses e suportes diferenciados da folha do processo ...................................................... 23 2.3.4 Retirada de folha de processo ................................................................................................... 24 2.4 VOLUME DE PROCESSO .................................................................................................................... 25

2.4.1 Identificao de volume ............................................................................................................ 25 2.4.2 Numerao de folha de volume ................................................................................................ 25 2.4.3 Encerramento de volume .......................................................................................................... 25 2.4.4 Abertura de volume .................................................................................................................. 26 2.4.5 Tramitao de processo com volumes ...................................................................................... 26 2.5 Juntada de processo ......................................................................................................................... 26 2.5.1 Juntada por anexao ............................................................................................................... 26 2.5.1.1 Principais rotinas de anexao ........................................................................................... 27 2.5.2 Juntada por apensao.............................................................................................................. 27 2.5.2.1 Principais rotinas de apensao ......................................................................................... 28 2.6 Desapensao................................................................................................................................... 28 2.6.1 Principais rotinas de desapensao .......................................................................................... 28 2.7 Despacho no processo...................................................................................................................... 28 2.8 Diligncia no processo ...................................................................................................................... 29 2.9 Tramitao de processo ................................................................................................................... 29 2.9.1 Tramitao inicial de processo .................................................................................................. 30 2.9.2 Tramitao de processo entre setores de um mesmo rgo ................................................... 30 2.9.3 Tramitao de processo entre rgos ....................................................................................... 30 2.9.4 Tramitao de cpia de processo para fora do Distrito Federal ............................................... 30 2.9.5 Tramitao prioritria de processo ........................................................................................... 30 2.9.6 Tramitao de processo sigiloso ............................................................................................... 31 2.9.7 Rotinas de tramitao de processo ........................................................................................... 31 2.10 Recebimento de processo .............................................................................................................. 32 2.10.1 Motivos de devoluo de processo ......................................................................................... 32 2.11 Encerramento de processo ............................................................................................................ 33 2.12 Arquivamento de processo ............................................................................................................ 33 2.12.1 Rotinas de arquivamento de processo .................................................................................... 33 2.13 Desarquivamento de processo ....................................................................................................... 34 2.13.1 Rotinas de desarquivamento de processo .............................................................................. 34 2.14 Cpia de processo .......................................................................................................................... 34 2.15 Reconstituio de processo ............................................................................................................ 35

2.16 Disposies gerais .......................................................................................................................... 353 SISTEMA INTEGRADO DE MALOTE .................................................................................................... 37

3.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 37 3.2 Composio ...................................................................................................................................... 37 3.3 Utilizao .......................................................................................................................................... 37 3.4 Funcionamento ................................................................................................................................ 38 3.5 Atribuies da unidade de coordenao central de comunicao administrativa .......................... 38 3.6 Atribuies da unidade central de comunicao administrativa ..................................................... 38 3.6.1 Principais rotinas da unidade central de comunicao administrativa..................................... 39 3.7 Atribuies das unidades de comunicao administrativa .............................................................. 39 3.7.1 Principais rotinas das unidades de comunicao administrativa .............................................. 394 TRATAMENTO DOCUMENTAL ............................................................................................................. 41

4.1 Aspectos gerais ................................................................................................................................. 41 4.2 Classificao ..................................................................................................................................... 41 4.3 Arquivamento................................................................................................................................... 42 4.3.1 Armazenamento e acondicionamento ...................................................................................... 42 4.4 Avaliao e seleo........................................................................................................................... 42 4.5 Transferncia .................................................................................................................................... 43 4.6 Destinao ........................................................................................................................................ 43 4.6.1 Eliminao ................................................................................................................................. 44 4.6.2 Recolhimento ............................................................................................................................ 44 4.7 Conservao ..................................................................................................................................... 45 4.7.1 Tratamento de documento em suporte papel .......................................................................... 45 4.7.2 Tratamento de fotografia, negativo e lbum ............................................................................ 46 4.7.3 Tratamento de fita magntica ................................................................................................... 46 4.7.4 Tratamento de CD, DVD e disquete .......................................................................................... 46 4.7.5 Tratamento de mapa e planta ................................................................................................... 47 4.7.6 Tratamento de documento eletrnico ...................................................................................... 47 4.8 Microfilmagem ................................................................................................................................. 47ANEXOS ..................................................................................................................................................... 49

ANEXO I: FORMULRIO DEVOLUO DE DOCUMENTO ..................................................................... 49 ANEXO II: FORMULRIO RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS.............................................. 50

ANEXO III: CARIMBO RECEBIMENTO DE DOCUMENTO ...................................................................... 51 ANEXO IV: CARIMBO MOTIVO DA DEVOLUO DE CORRESPONDNCIAS ECT ............................... 52 ANEXO V: FORMULRIO REQUERIMENTO DE DOCUMENTO.............................................................. 53 ANEXO VI: CARIMBO CONFERE COM O ORIGINAL .............................................................................. 55 ANEXO VII: FORMULRIO SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO ............................................. 56 ANEXO VIII: CARIMBO NUMERAO DE FOLHAS................................................................................ 58 ANEXO IX: CARIMBO CONFERIDO ....................................................................................................... 59 ANEXO X: FORMULRIO COMPROVANTE DE PROTOCOLO ................................................................ 60 ANEXO XI: CARIMBO JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S) .............................................. 61 ANEXO XII: CARIMBO TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) .................................................................. 62 ANEXO XIII: CARIMBO TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) .................................... 63 ANEXO XIV: CARIMBO TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME ...................................................... 64 ANEXO XV: CARIMBO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME ................................................................. 65 ANEXO XVI: FORMULRIO CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO ...................................... 66 ANEXO XVII: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO ........................................................... 67 ANEXO XVIII: CARIMBO TERMO DE RESSALVA .................................................................................... 68 ANEXO XIX: CARIMBO TERMO DE JUNTADA POR APENSAO .......................................................... 69 ANEXO XX: CARIMBO TERMO DE DESAPENSAO ............................................................................. 70 ANEXO XXI: CARIMBO CONFERE COM FOLHA(S) DO PROCESSO ........................................................ 71 ANEXO XXII: CARIMBO REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE PROCESSO ................................ 72 ANEXO XXIII: FORMULRIO DEVOLUO DE PROCESSO .................................................................... 73 ANEXO XXIV: CARIMBO TERMO DE ARQUIVAMENTO ........................................................................ 75 ANEXO XXV: CARIMBO TERMO DE DESARQUIVAMENTO ................................................................... 76 ANEXO XXVI: FORMULRIO GUIA-FORA ............................................................................................. 77 ANEXO XXVII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE POR ROTA USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA .................................................................................... 79 ANEXO XXVIII: FORMULRIO CONTROLE DE ENTREGA DO MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA......................................................................................................... 81 ANEXO XXIX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DAS UNIDADES DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA ................................................................................. 83 ANEXO XXX: FORMULRIO CONTROLE DE EXPEDIO DE DOCUMENTOS POR MALOTE USO DA UNIDADE CENTRAL DE COMUNICAO ADMINISTRATIVA ................................................................... 86 ANEXO XXXI: ESPELHO DE IDENTIFICAO DE CAIXA ............................................................................ 89 ANEXO XXXII: GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO INTERMEDIRIO ................ 91 ANEXO XXXIII: LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS .............................................................. 93 ANEXO XXXIV: EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ................................................ 95

ANEXO XXXV: TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ................................................................... 96 ANEXO XXXVI: TERMO DE DOAO DE PAPIS ...................................................................................... 97 ANEXO XXXVII: LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO A SER RECOLHIDO ................................................ 98 ANEXO XXXVIII: TERMO DE RECOLHIMENTO ....................................................................................... 100 ANEXO XXXIX: CARIMBO AUTENTICIDADE DE DOCUMENTO MICROFILMADO ................................ 101LEGISLAO ........................................................................................................................................... 102

LEI No 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 ................................................................................................... 102 DECRETO No 2.594, DE 14 DE MARO DE 1974 ................................................................................... 102 DECRETO No 3.143, DE 13 DE JANEIRO DE 1976 .................................................................................. 104 DECRETO N 7.520, DE 20 DE MAIO DE 1983 ...................................................................................... 111 PORTARIA No 54/83-SEA, DE 15 DE AGOSTO DE 1983 ......................................................................... 111 LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 .............................................................................................. 112 DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 .................................................................................. 114 DECRETO No 17.616, DE 21 DE AGOSTO DE 1996 ................................................................................ 116 PORTARIA No 32 DE 23 DEZEMBRO DE 1996 ....................................................................................... 116 PORTARIA No 09, DE 1o DE ABRIL DE 1997 ........................................................................................... 118 PORTARIA No 3/SEA, DE 22 DE JANEIRO DE 1998 ................................................................................ 118 DECRETO No 19.866, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1998.............................................................................. 170 DECRETO No 20.940, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1999 ........................................................................... 170 LEI N 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000 ................................................................................................. 170 DECRETO No 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.............................................................................. 171 PORTARIA No 278, DE 23 DE OUTUBRO DE 2003 ................................................................................. 178 DECRETO No 24.204, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003 .......................................................................... 179 DECRETO No 24.205, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2003 .......................................................................... 181 DECRETO No 24.614, DE 25 DE MAIO DE 2004 ..................................................................................... 183 PORTARIA No 176, DE 07 DE JUNHO DE 2004 ...................................................................................... 183 PORTARIA CONJUNTA SC E SGA No 02, DE 22 DE OUTUBRO DE 2004 ................................................. 184 PORTARIA CONJUNTA SEC/SGA No 18, DE 23 DE MAIO DE 2006......................................................... 186 PORTARIA No 275, DE 1o DE DEZEMBRO DE 2006 ................................................................................ 188 PORTARIA CONJUNTA SEPLAG/SC No 87, DE 17 DE AGOSTO DE 2007 ................................................ 188 PORTARIA No 156, DE 27 DE AGOSTO DE 2007 .................................................................................... 189 DECRETO No 28.722, DE 28 DE JANEIRO DE 2008 ................................................................................ 190 PORTARIA No 119, DE 18 DE JUNHO DE 2008 ...................................................................................... 190GLOSSRIO ............................................................................................................................................ 191

INTRODUOA gesto de documentos o conjunto de aes, procedimentos e operaes tcnicas referente a produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final dos documentos. necessrio que todos os rgos integrantes do SDCA apliquem os instrumentos de gesto documental descritos tanto neste Manual quanto em normas especficas, utilizem o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP) e desenvolvam aes contnuas para preservao dos documentos. A padronizao dos procedimentos e das rotinas contida neste Manual define conceitos bsicos, racionaliza o uso dos documentos e da tecnologia da informao e atualiza os talentos humanos envolvidos.

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1 DOCUMENTOS1.1 Aspectos geraisDocumento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o formato. A documentao definida como o conjunto de documentos. Os documentos originais so denominados primrios. Todo documento reproduzido denominado secundrio. Os documentos contm data dia, ms e ano de produo e numerao. A numerao de documentos reiniciada a cada ano, a partir do nmero um, em ordem cronolgica crescente. No devem existir documentos com o mesmo nmero, no mesmo ano e no mesmo setor. No so admitidas rasuras nem diferenciao por meio de letras. A numerao das folhas do documento obedece ordem cronolgica crescente, podendo ser digitada ou manuscrita. Quando na documentao for inserida folha, esta ser numerada em ordem sequencial quela j existente.

1.2 ElaboraoOs documentos produzidos no mbito do GDF exteriorizam os atos administrativos e devem, portanto, obedecer aos padres de elaborao. Cada espcie de ato reflete uma estrutura textual distinta, que observada no momento da elaborao dos documentos, conforme Manual de Comunicao Oficial do Governo do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto no 20.940, de 30 de dezembro de 1999, e pela Portaria no 275, de 1o de dezembro de 2006. Os atos administrativos mais usados so os de correspondncia que tm por finalidade estabelecer comunicao entre pessoas, rgos ou entidades. So eles:

Aviso a comunicao pela qual os titulares de rgos, entidades e presidentes de comisses da Administrao do Distrito Federal comunicam ao pblico assunto de seu interesse e solicitam a sua participao. Carta a forma de correspondncia por meio da qual os dirigentes da Administrao do Distrito Federal se dirigem a personalidades e rgos e entidades pblicas e particulares para tratar de assunto oficial. Circular a correspondncia oficial de igual teor, expedida por dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidade da Administrao do Distrito Federal a vrios destinatrios. Exposio de motivos a correspondncia por meio da qual os secretrios e autoridades de nvel hierrquico equivalente expem assuntos da Administrao do Distrito Federal para serem solucionados por atos do Governador. Memorando a correspondncia utilizada pelas chefias no mbito de um mesmo rgo ou entidade para expor assuntos referentes a situaes administrativas em geral. Mensagem o instrumento de comunicao oficial do Governador para o Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal, expondo sobre matrias que dependem de deliberao da Cmara. Ofcio o meio de comunicao utilizado entre dirigentes de rgo e entidades e titulares de unidades do Distrito Federal ou ainda destes para com a Administrao Federal e Empresas Privadas.

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1.3 Grau de sigiloO grau de sigilo constitui-se em classificao legalmente atribuda aos documentos e identificado por meio de carimbo, conforme estabelecido pelo Decreto no 3.143, de 13 de janeiro de 1976, e pelo Decreto no 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Os documentos cuja natureza e assunto no exijam condies especiais de proteo, custdia, manuseio e divulgao so considerados ostensivos. Aqueles, entretanto, que, pela natureza do contedo, sofrem alguma restrio so denominados sigilosos, e a eles atribudo grau de sigilo. Os documentos sigilosos so classificados em: 1.3.1 Secreto o documento, o dado ou a informao referente a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos, operaes ou assuntos de inteligncia, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave sociedade e ao Governo do Distrito Federal.

de competncia das seguintes autoridades do Distrito Federal: Governador, ViceGovernador, Secretrios de Estado, Chefe do Gabinete da Casa Militar, Comandantes da Polcia Militar e do Corpo de Bombeiros Militar, Diretor-Geral da Polcia Civil, Procurador-Geral e dirigentes das entidades da Administrao Indireta. 1.3.2 Confidencial o documento, o dado ou a informao que, no interesse do Poder Executivo e das partes, de conhecimento restrito, e cuja revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Governo do Distrito Federal.

de competncia das autoridades mencionadas no subitem 1.3.1 bem como dos Subprocuradores-Gerais, Diretores de rgos relativamente autnomos, Secretrio-Adjunto e autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta. 1.3.3 Reservado o documento, o dado ou a informao cuja revelao no autorizada pode comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.

de competncia das autoridades mencionadas nos subitens 1.3.1 e 1.3.2 bem como dos Subsecretrios, Diretores de Unidades, Administradores Regionais, Presidente de Juntas de Recursos Fiscais, Presidentes de rgos de Deliberao Coletiva e de autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta. O documento classificado com grau de sigilo acondicionado em dois envelopes. No envelope externo, no consta qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento, apenas a identificao do remetente e do destinatrio. No envelope interno, so apostos o remetente, o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Esse envelope somente ser aberto pelo destinatrio, por representante autorizado ou por autoridade competente hierarquicamente superior.12

Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser escrita a palavra pessoal no envelope que contenha o documento sigiloso, que nesse caso somente pode ser aberto pelo prprio destinatrio. As unidades de comunicao administrativa (protocolos) ou setores de comunicao administrativa (setores) encaminham o documento sigiloso diretamente ao destinatrio ou, no impedimento deste, ao superior hierrquico, verificando a integridade e registrando, se for o caso, indcio de violao ou de qualquer irregularidade na documentao recebida, cientificando o fato ao superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informa imediatamente ao remetente. A critrio da autoridade competente, o documento com grau de sigilo pode ser encaminhado por malote. Toda e qualquer pessoa que, oficialmente, tome conhecimento de assunto sigiloso fica automaticamente responsvel pela manuteno do sigilo do documento, estando sujeita s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao. Qualquer pessoa que tenha percebido o extravio de documento sigiloso deve participar imediatamente a ocorrncia ao chefe imediato e/ou autoridade responsvel pela custdia do documento. O documento sigiloso somente ser reproduzido mediante expressa autorizao da autoridade que o classificou ou de autoridade hierarquicamente a ela superior. Qualquer reproduo de documento sigiloso recebe a classificao correspondente a do original assim como os processos que vierem a instruir. O responsvel pela produo ou reproduo de documento sigiloso deve providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou quaisquer outros recursos que possam dar origem cpia no autorizada do todo ou parte do documento. A autoridade que classificar documento como sigiloso obrigada a rev-lo, constantemente, e a reclassific-lo, to logo as circunstncias permitam. O acesso a dados ou informaes sigilosas em rgos da Administrao Pblica do GDF admitido ao autor ou ao destinatrio do documento, ao servidor pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenha necessidade de conhec-los, e ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente.

1.4 AssinaturaAssinatura o nome de uma pessoa ou sua representao, feito de prprio punho sobre um documento para indicar autoria ou avalizar contedo. A assinatura deve ser grafada com caneta de tinta azul ou preta, conforme dispe o Decreto no 7.520, de 20 de maio de 1983. Toda assinatura deve estar acompanhada do nome completo e do cargo da autoridade que assina, expressos em carimbo ou digitados abaixo da assinatura. vedada a aposio de assinatura com carimbo de outra pessoa. Quem assina o documento deve apor seu prprio carimbo ou seus dados, no se admitindo a utilizao de p/, por exemplo.

1.5 DespachoDespacho a nota escrita pela qual uma autoridade d soluo a pedido ou encaminha o documento a outra autoridade para que esta decida sobre o assunto. O despacho, assim como a assinatura, aposto ao final do texto do documento, utilizando-se caneta de tinta azul ou preta, quando manuscrito. As informaes constantes no despacho devem ser elaboradas com sntese e clareza, atendendo, quando for o caso, aos seguintes requisitos:13

resumo do histrico das fases principais, remisso aos pareceres exarados,transcrio ou citao de leis ou decretos ou qualquer outro ato em apreciao; parte conclusiva, de acordo com as atribuies do cargo ou funo, conforme competncias hierrquicas para decidir ou encaminhar. O despacho pode ser interlocutrio ou decisrio:

interlocutrio o meio formal pelo qual uma autoridade administrativa encaminha,para apreciao de outra autoridade, documento que havia sido submetido a sua considerao; decisrio o meio formal pelo qual uma autoridade decide sobre a solicitao recebida ou determina a adoo de providncias sobre um assunto. O despacho informa sobre o encaminhamento (setor/rgo) e a providncia a ser tomada ou a deciso proferida. obrigatrio apor data e assinatura e identificar nome e cargo da autoridade que proferiu o despacho, por meio de carimbo ou informao digitada ou manuscrita. Quando manuscrito, o despacho escrito horizontalmente, da esquerda para a direita, utilizando anverso e verso da folha do documento, mantendo a ordem cronolgica crescente, at que todo o espao em branco da folha do documento seja preenchido. No permitido dobrar a folha na vertical para apor despachos.

1.6 Recebimento de documentoAs unidades de comunicao administrativa dos rgos do GDF recebem os documentos entregues pelo cidado e pela Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos (ECT) e os encaminhados por malote. Os documentos entregues pelo cidado tambm podero ser recebidos pelos setores. vedado o recebimento de documentos particulares e de envelopes violados. Dentro de um mesmo rgo, a documentao recebida diretamente no setor de destino. Fica vedada a exigncia de reconhecimento de firma ou de autenticao de documento recebido por rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do GDF, exceto nos casos em que tais atos notariais sejam exigidos por lei. As unidades ou os setores devem manter controle sobre a tramitao dos documentos e verificar as seguintes informaes:

identificao de nome, assinatura, cargo e endereo do remetente e do destinatrio; existncia de anexo; existncia de grau de sigilo.Caso seja verificada irregularidade nas informaes ou ausncia de dados, o documento ser devolvido ao rgo remetente por meio do formulrio DEVOLUO DE DOCUMENTO (Anexo I), que informar o motivo da devoluo, para que se proceda s correes necessrias. Os documentos que foram corretamente encaminhados devem estar registrados no formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II). possvel, tambm, que a cpia do documento seja utilizada para a aposio do recebimento. Nesse caso, o carimbo RECEBIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo III) deve ser utilizado. A conferncia dos dados inseridos no formulrio fundamental para a aposio do recebimento no prprio formulrio ou na cpia do documento, por meio de carimbo ou manuscrito. O formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II) ou a cpia do documento em que consta o carimbo RECEBIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo III) devolvido no momento da assinatura ou no dia seguinte, conforme o caso.

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Os documentos encaminhados a destinatrios que no ocupem mais cargo ou funo nos rgos do GDF devem ser recebidos, visto que so relativos instituio e no pessoa que ocupava o cargo. A unidade de comunicao administrativa que receber documentao pela ECT deve conferir os dados constantes no envelope destinatrio/rgo, cargo, endereo, remetente e, quando houver, nmero de registro emitido pela ECT e apor recebimento no controle de expedio. A unidade de comunicao administrativa deve devolver ECT a documentao, apondo, quando ocorrer, o carimbo MOTIVO DA DEVOLUO DE CORRESPONDNCIAS ECT (Anexo IV), no verso do envelope. A documentao recebida em envelope lacrado deve ser aberta pela unidade de comunicao administrativa, que proceder ao encaminhamento necessrio; ou pelo setor, caso o documento tenha sido entregue pelo cidado; exceto a classificada com grau de sigilo. Nenhum documento pode permanecer nas unidades de comunicao administrativa por mais de 24 horas, salvo aqueles recebidos s sextas-feiras ou s vsperas de feriados ou de pontos facultativos. O no-cumprimento do prazo acima estabelecido deve ser comunicado chefia imediata. A unidade centralizada que recebe documentao para vrios rgos e que est fisicamente na mesma edificao faz apenas o controle de entrada e sada da documentao, no cabendo a abertura de envelope lacrado e nem a devoluo da documentao. Essa unidade fica responsvel apenas pelo encaminhamento ao rgo de destino.

1.7 Tramitao de documentoTramitao o curso do documento desde a produo ou a recepo at o cumprimento de sua funo administrativa e deve ser realizada sob estrito controle e conhecimento dos rgos que compem o SDCA. O documento classificado como urgente tem andamento prioritrio e imediato. 1.7.1 Tramitao de documento entre setores de um mesmo rgo Entre setores de um mesmo rgo, a tramitao de documento ocorre diretamente da origem para o destino, por meio do formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II), devidamente preenchido, ou de cpia do prprio documento. Caso haja sistema informatizado de gesto documental em uso no GDF, este ser utilizado para a tramitao de documento. 1.7.2 Tramitao de documento entre rgos Na tramitao de documento entre rgos do GDF, o setor remetente movimenta o documento para a unidade de comunicao administrativa do rgo de destino, por meio do formulrio RECIBO DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS (Anexo II), em uma nica via por rgo, ou de cpia do prprio documento. Caso haja sistema informatizado de gesto documental em uso no GDF, este ser utilizado para a tramitao de documento. Em todas as situaes, o setor remetente entrega fisicamente o documento na unidade de comunicao administrativa do prprio rgo para que este proceda expedio por malote. vedado o recebimento de documento fora de malote, ressalvados os casos de urgncia e de proximidade entre os correspondentes. Havendo urgncia da Administrao, o rgo pode utilizar-se de meio prprio para a entrega da documentao. Nesse caso, ser necessria autorizao para entrega fora do malote, quando se tratar de rgo do Governo do Distrito Federal.15

A documentao que tramita entre os rgos do GDF no colocada em envelopes (Portaria no 54/83-SEA, de 15 de agosto de 1983), salvo a classificada com grau de sigilo. A documentao encaminhada a rgo que no pertence estrutura administrativa do GDF, exceto a CLDF e o TCDF, entregue por meios prprios, diretamente no destino.

1.8 Expedio de documento pela ECTOs servios da ECT so utilizados para que os rgos se correspondam com particulares ou empresas privadas e com rgos externos ao Governo do Distrito Federal. A documentao expedida pela unidade de comunicao administrativa, por meio da ECT, acondicionada em envelope ou caixa lacrada, afixado, quando necessrio, o Aviso de Recebimento (AR), devidamente preenchido pelo setor remetente. No envelope, constam as seguintes informaes: nome, cargo, endereo e, quando for o caso, unidade/rgo do destinatrio e do remetente.

O preenchimento do envelope, do AR e do controle de postagem bem como o acondicionamento da documentao so feitos pelo setor remetente. vedada a expedio de documentos particulares.

1.9 Vista e cpia de documentoTodos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de interesse particular, que sero prestadas no prazo legal, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas que tenham grau de sigilo. O formulrio REQUERIMENTO DE DOCUMENTO (Anexo V) utilizado para solicitar vistas, cpia ou desarquivamento de documentos/processos. O atendimento solicitao ocorre aps autorizao da autoridade competente. O documento relativo a investigaes e sindicncias somente disponibilizado a terceiros aps concluso da fase decisria. No caso de documento original imprescindvel Administrao, ser fornecida cpia com carimbo CONFERE COM O ORIGINAL (Anexo VI). Este carimbo aposto por servidor pblico que confere o documento original e a sua reproduo. vedado permitir vistas documentao ou fornecer cpia parcial ou integral enquanto o documento estiver em trnsito na unidade central ou nas unidades de comunicao administrativa.

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2 PROCESSOS2.1 Aspectos geraisProcesso o documento autuado por rgos integrantes do SDCA, composto por um ou mais documentos primrios (originais) e/ou secundrios (cpias). Uma vez autuados, os processos no sero cancelados. O processo composto de uma capa de papel resistente, na qual so inseridas as informaes necessrias sua identificao, e de folhas que so numeradas, observando-se a quantidade:

at dez folhas, prend-las utilizando grampeador comum para papis; acima de dez folhas, prend-las utilizando grampo-trilho, de preferncia dematerial plstico. Registro a atividade que consiste em inserir os elementos identificadores do processo e de sua tramitao pelo SICOP para fins de acompanhamento, controle e consulta. Todos os processos autuados nos rgos integrantes do SDCA e respectivas movimentaes so registrados no SICOP.

2.2 Autuao do processoO processo se inicia com a autuao. por meio dela que um documento transformado em processo. Esse procedimento ocorre na unidade de comunicao administrativa de cada rgo, que verifica se existe processo antecedente, arquivado ou no. Caso exista processo do mesmo assunto e do mesmo interessado, tratando da mesma matria, no ser autuado outro processo. Cada rgo possui um cdigo correspondente para autuao de processo. Fica sob responsabilidade da Seplag a liberao de cdigos para autuao de processos. O cdigo , portanto, um identificador de onde o processo foi autuado. A anlise, a tramitao e o arquivamento de um processo so definidos pelo assunto e pela matria tratada e no pelo cdigo de autuao. Quando o equipamento estiver danificado, o processo poder ser autuado em outro rgo. Os processos anteriores a 1984 eram identificados por faixas numricas distribudas entre os rgos. Dessa forma, processos anteriores a essa data, quando cadastrados no SICOP, devem conter o cdigo de autuao do rgo onde estiver o processo. No permitida a utilizao de faixa numrica para autuao de processo. So autuados como processo, preferencialmente, documentos ou conjunto de documentos que exijam estudo mais detalhado bem como procedimentos expressos por despachos e pareceres tcnicos. No ser autuado documento que tenha carter transitrio, como convite para festividade, comunicao de posse, remessa de publicao, licena prmio, auxlio creche, pedido de cpia de documento, entre outros. A documentao deve ser encaminhada pelos setores na ordem correta para que a unidade de comunicao administrativa proceda autuao. A cpia de inteiro teor de um processo no pode ser parte integrante de outro processo, quer aquele esteja microfilmado ou no. Nenhum processo pode permanecer por mais de 24 horas nas unidades de comunicao administrativa, exceto os recebidos s sextas-feiras ou s vsperas de feriados17

ou de pontos facultativos. O no-cumprimento do prazo acima estabelecido deve ser comunicado chefia imediata. 2.2.1 Solicitao de autuao de processo A autoridade competente solicita autuao de processo na primeira folha que ser um documento primrio , por meio da insero de um dos despachos:

Autue-se e volte (se for retornar ao setor solicitante); Autue-se e encaminhe (se houver necessidade de encaminh-lo para outro setor,informar a sigla ou o nome do setor). Caso no haja espao na primeira folha, o despacho ser feito na ltima folha. Em ambos os casos, a autoridade competente data, assina/rubrica e informa cargo. Quando o cidado desejar autuar um documento diretamente na unidade de comunicao administrativa, esta pode faz-lo sem que constem os despachos mencionados acima. A unidade de comunicao administrativa, se necessrio, encaminhar a documentao entregue pelo cidado autoridade competente para que esta autorize a autuao do processo. Entende-se como autoridade competente: Chefe de Ncleo, Gerente, Diretor, Subsecretrio ou responsvel de hierarquia equivalente ou superior bem como autoridade de hierarquia equivalente das entidades da Administrao Indireta, Juiz de Junta de Recursos Fiscais e Presidente de rgo de Deliberao Coletiva. Os assessores e assistentes podem solicitar autuao de processos sobre matria de competncia do setor em que estiverem lotados, desde que sejam autorizados pelo chefe imediato. O documento encaminhado para autuao com a recomendao de urgente, referente a interessado com idade igual ou superior a 60 anos, que possua prazo ou aquele oriundo da Justia ter tratamento prioritrio. O documento que necessitar de autuao ser encaminhado por meio de ato de correspondncia, por meio do formulrio SOLICITAO DE AUTUAO DE PROCESSO (Anexo VII) ou de formulrios aprovados por legislao especfica, que constituiro primeira folha (documento) do processo. Na mesma folha, constaro o assunto, de forma clara e precisa, e a solicitao de autuao. O documento encaminhado por ato de correspondncia ou por formulrio passa a constituir um conjunto documental, portanto, considerado folha inicial do processo.DE PROCESSO (Anexo

vedado autuar processos cuja nica folha seja o formulrio SOLICITAO DE AUTUAO VII).

A primeira folha do processo identificada por meio de numerao atribuda pelo carimbo numerador-datador automtico, aposto no canto superior direito, ou por meio de etiqueta emitida por sistema informatizado de gesto documental, desde que gerada e impressa automaticamente no momento da autuao, contendo nome ou sigla do rgo autuador, data, cdigo e nmero e ano do processo, em ordem cronolgica crescente. O documento redigido em idioma estrangeiro acompanhado de verso em vernculo e firmado por tradutor juramentado. O documento classificado como secreto, confidencial ou reservado processado, e a unidade de comunicao administrativa, aps autuao, coloca-o em envelope que ser lacrado. Nesse caso, so apostos o cdigo e nmero e ano do processo, o rgo de destino, o rgo de origem e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. A unidade de comunicao administrativa, ao proceder autuao do documento, ape o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), numera as folhas e insere o carimbo CONFERIDO (Anexo IX). Este carimbo aposto na primeira folha, preferencialmente no canto inferior direito. O servidor que numerar a(s) folha(s) do processo na autuao o mesmo a preencher o carimbo CONFERIDO (Anexo IX). No impedimento deste, quando ocorrer erro no18

preenchimento ou quando o carimbo no estiver preenchido, outro servidor da mesma unidade de comunicao administrativa pode faz-lo. Esses casos sero justificados na folha em que ocorreu o erro ou em folha subsequente, quando no houver espao. O processo oriundo de rgo no pertencente estrutura administrativa do GDF, exceto a CLDF, autuado no rgo onde ingressar, e suas folhas no so renumeradas. O carimbo CONFERIDO (Anexo IX), nestes casos, aposto com a quantidade de folhas da origem. Caso tenha sido acrescido outro documento por rgos/setores do GDF no momento da autuao, as novas folhas sero numeradas com o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O carimbo CONFERIDO (Anexo IX), nesse caso, conter o somatrio de folhas da origem e das acrescidas no momento da autuao. 2.2.2 Capa do processo A capa de processo autuado no mbito do GDF contm, no cabealho, o Braso de Armas de Braslia, quando se tratar de rgo da Administrao Direta (Decreto no 2.594, de 14 de maro de 1974); o braso da PMDF, da PCDF ou do CBMDF, quando for o caso; ou logomarca, quando se tratar de Administrao Indireta. No rodap, podem ser inseridas informaes relacionadas ao SDCA. A capa do processo pode ser revestida com capa plstica e tem tamanho de 325 mm X 460 mm.

O carimbo numerador-datador automtico, a etiqueta no do processo (cdigo, nmero e ano do processo), data da autuao, interessado, assunto, assunto secundrio, rgo de destino e data da tramitao e, quando for o caso, o carimbo Prioridade na tramitao so inseridos na capa. Nenhum documento deve tramitar afixado na capa ou na contracapa do processo, exceto: original de contrato, convnio, acordo ou minuta de decreto at a assinatura bem como plantas de edificaes at a aprovao. No devem ser inseridas informaes desnecessrias ou de carter temporrio na capa do processo.19

Havendo necessidade de recuperao da capa de processo, em decorrncia de deteriorao, as bordas sero recortadas para que o contedo ainda existente seja colado em uma nova capa. 2.2.2.1 Carimbo numerador-datador automtico e etiqueta identificadora da autuao O processo autuado nos rgos e nas entidades no mbito do GDF identificado por meio de numerao atribuda pelo carimbo numerador-datador automtico, aposto no canto superior direito, ou por etiqueta emitida por sistema informatizado de gesto documental, desde que gerada e impressa automaticamente no momento da autuao, contendo nome ou sigla do rgo autuador, data, cdigo e nmero e ano do processo, em ordem cronolgica crescente. A impresso do carimbo numerador-datador automtico ou a emisso da etiqueta identificadora da autuao utilizada para registro, em ordem numrico-cronolgica, dos processos autuados pelas unidades de comunicao administrativa. O carimbo numerador-datador automtico e a etiqueta registram os seguintes elementos:

nome ou sigla do rgo responsvel pela autuao; dia e ms da autuao; cdigo de autuao do rgo responsvel; nmero do processo autuado; ano de autuao do processo; hora da autuao (opcional).

O cdigo de autuao do rgo responsvel, o nmero do processo e o ano de autuao formam um nmero de 13 dgitos que utilizado para identificar os processos no mbito do GDF. Esses dgitos so separados em trs grupos:

o primeiro grupo, com trs dgitos, corresponde ao cdigo de identificao do rgoautuador do processo; o segundo grupo, composto de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto, corresponde numerao sequencial dos processos autuados em cada rgo ou entidade; o terceiro grupo, composto por quatro dgitos, separados do segundo por uma barra, corresponde ao ano de autuao do processo. Ateno: A numerao do processo reiniciada a cada ano, a partir do nmero um, com dia, ms, ano e o nmero do processo em ordem cronolgica crescente. No devem existir processos com o mesmo nmero, em um mesmo ano e com um mesmo cdigo. O carimbo numerador-datador automtico programado para trs repeties, e a etiqueta impressa em trs vias, sendo utilizados da seguinte forma: 1a via destinada identificao na capa do processo; 2a via destinada identificao na primeira folha do processo; 3a via destinada ao formulrio COMPROVANTE DE PROTOCOLO (Anexo X), cpia ou segunda via do documento fornecido pelo interessado. de responsabilidade de cada rgo manter os equipamentos de identificao em perfeitas condies de funcionamento, permitindo, assim, a aposio de informaes legveis.

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2.2.2.2 Etiqueta de identificao de processo A etiqueta de identificao de processo contm o nmero do processo, a data de autuao, o interessado, o assunto principal, o assunto secundrio, o destino e a data de tramitao. a) Interessado do processo O interessado do processo caracterizado por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que se beneficiar ou sofrer a ao de que trata o documento. O documento produzido por instituio pblica ou privada que se beneficie ou sofra a ao tem como interessado a instituio e no a autoridade que assinou o documento. Quando a instituio pblica fizer alguma solicitao para os servidores (benefcios, cursos etc.), o interessado do processo ser aquele que recebe o benefcio, jamais a instituio que o solicita ou concede. O nome do interessado deve ser registrado por completo, sem abreviaes ou cognomes (apelidos). Quando houver mais de um interessado, a expresso e outro(s) ser utilizada aps o nome de um dos interessados. b) Assunto do processo O assunto definido como o tema principal do contedo do documento. Deve ser resumido, claro e preciso e ser preenchido de acordo com a tabela de assuntos do SICOP. A tabela de assuntos e respectiva atualizao so de responsabilidade da unidade de coordenao do SDCA; portanto, para assuntos no cadastrados, o rgo/unidade deve contatar a Gedoc para criao de novo assunto ou adequao dos assuntos j existentes. O processo autuado por assunto, isoladamente, no sendo permitido o agrupamento de assuntos distintos em uma s autuao. 2.2.2.3 Carimbo Prioridade na tramitao O interessado do processo que possua idade igual ou superior a 60 anos tem prioridade na tramitao, conforme disposto pelo Decreto no 24.614, de 25 de maio de 2004, e disciplinado pela Portaria SGA no 176, de 7 de junho de 2004. Nesse caso, ser aposto o carimbo Prioridade na tramitao na capa do processo, ao centro, na borda inferior, pelo setor que verificar a idade do interessado por meio de documento de identificao, cuja cpia constar no processo.GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL PRIORIDADE NA TRAMITAO ESTATUTO DO IDOSO Art. 71 da Lei n 10.741, de 01 de outubro de 2003, Decreto n 24.614, de 25 de maio de 2004.o o

2.3 Folhas do processoAs folhas so parte integrante do processo. Para efeito de numerao de folhas, a capa do processo no considerada. O documento impresso em papel termossensvel no faz parte do processo. Caso seja necessrio, uma cpia do documento deve ser feita e includa no processo.21

De igual maneira, no podem constituir folhas do processo aquelas nas quais no haja descrio alguma (folhas totalmente em branco). Deve-se evitar a aposio de carimbos na primeira folha do processo para que haja espao suficiente para a aposio do carimbo numerador-datador automtico, do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) e do carimbo CONFERIDO (ANEXO IX). 2.3.1 Numerao de folha do processo Constitudo o processo, os documentos que nele forem inseridos recebem numerao sequencial por meio da aposio e do preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) feito com caneta de tinta azul ou preta, no sendo permitidas rasuras ou erros de preenchimento. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) aposto, de preferncia, no canto superior direito da folha. O verso somente ser utilizado quando no houver espao no anverso da folha. A numerao de folhas do processo iniciada na unidade de comunicao administrativa. As folhas subsequentes so numeradas pelos setores que as adicionarem. A partir da publicao deste Manual, para o preenchimento do nmero das folhas do processo, ser utilizado o cdigo do rgo, com trs dgitos, o nmero do processo com seis dgitos, seguido por uma barra que separa o ano de autuao do processo com quatro dgitos. Quando a folha de um processo for reproduzida para compor outro processo, no haver necessidade de justificar sua numerao. Quando a folha original de um processo fizer parte de outro processo, ser necessrio justificar a sua renumerao. As folhas de processo proveniente de rgos que no pertenam estrutura administrativa do GDF ou ao SDCA preservaro a numerao original, conforme disposto pela Portaria SEPLAG no 156, de 27 de agosto de 2007. As folhas inseridas pelos rgos do GDF sero preenchidas sequencialmente com o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). O mesmo procedimento ser feito quando um processo do GDF for encaminhado a rgos que no pertenam estrutura administrativa do GDF ou ao SDCA e neles forem inseridas folhas. Quando do retorno do processo, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente, utilizando-se o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII). Ateno: Os processos anteriores a 23 de janeiro de 1987 (data em que foi institudo o carimbo) no tero as folhas renumeradas para adequ-las ao modelo vigente, conforme disposto pela Portaria SEPLAG no 119, de 18 de junho de 2008. Nos processos anteriores a 1984, ano em que foi institudo o cdigo de identificao e autuao de processos, quando do preenchimento do carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), a informao do cdigo obrigatria. 2.3.2 Preenchimento indevido do carimbo Numerao de folhas No se admitem a aposio de carimbo sem preenchimento nem numerao repetida de folhas, rasuras ou diferenciao por meio de letras ou quaisquer outros artifcios. Nesses casos, o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser desconsiderado, fazendo-se um "X" ou apondo-se o carimbo de Sem Efeito ou de Cancelado. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser aposto novamente, inserindo-se o nmero correto da folha e as demais informaes solicitadas.

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A renumerao das folhas ser certificada por meio do carimbo JUSTIFICATIVA DE (Anexo XI), informando por qual motivo a folha foi renumerada. Os dados constantes do carimbo JUSTIFICATIVA DE RENUMERAO DE FOLHA(S) (Anexo XI) tambm podem ser reproduzidos na forma manuscrita, na folha em que se verificou a ocorrncia do erro ou em folha subsequente, quando faltar espao naquela.RENUMERAO DE FOLHA(S)

Quando for necessria a renumerao de vrias folhas, a justificativa ser colocada na primeira folha a ser renumerada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela, com indicao das demais folhas e do motivo da renumerao de todas elas. Exemplo: Um processo em que as folhas no 5, 10, 12, 18 e 24 apresentam erro na numerao, a justificativa de renumerao de todas as folhas feita na folha no 5. Na renumerao, deve-se atentar para o nmero das folhas que foram proferidas nos despachos. Havendo alterao do nmero da folha, um relatrio, que far parte do processo, ser feito para informar as alteraes realizadas e o nmero correspondente da folha renumerada. 2.3.3 Dimenses e suportes diferenciados da folha do processo Nos casos em que o documento a ser acrescido ao processo estiver em tamanho reduzido, este ser colado em folha de papel branco, no tamanho A4, apondo-se o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) de tal forma que o canto superior direito do documento e parte da folha em branco sejam atingidos pelo referido carimbo. Quando a fotografia integrar o processo, recomenda-se colar uma etiqueta no canto superior direito da foto. O carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) ser aposto de forma que parte da etiqueta afixada e parte da folha em branco sejam atingidas pelo referido carimbo.

O documento em tamanho reduzido que possuir informaes em seu verso ser colado de tal forma que as informaes fiquem disponveis para leitura.

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Cada documento colado se constitui em uma folha de processo. O documento em formato diferenciado (livro, peridico, CD, disquete etc.) armazenado dentro de um envelope que recebe numerao de folha. O contedo identificado, na parte externa do envelope, e sempre tramita juntamente com o restante do processo, tendo em vista que o que se configura em folha o contedo do envelope. Cartazes, plantas e outros documentos em grandes dimenses que precisam ser dobrados para serem inseridos no processo constituem-se em uma nica folha. Todas as informaes devem ficar disponveis para leitura. 2.3.4 Retirada de folha de processo A retirada de folha de processo ocorre quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado, desde que solicitada previamente e autorizada por autoridade competente. A retirada de folha feita no setor onde estiver o processo. No despacho de retirada de folha do processo devem constar: o nmero da folha a ser retirada, o tipo de documento retirado, o motivo, o nome e a assinatura da autoridade competente e a data. Quando houver solicitao de retirada de folha a pedido do interessado, esta ser inserida no processo, seguindo a ordem cronolgica. O despacho de retirada de folha e o carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) so apostos na folha anterior retirada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela. Caso a ltima folha do processo tenha sido retirada, a solicitao e o carimbo TERMO DE (Anexo XII) sero apostos em uma folha em branco, que ser numerada como folha do processo.RETIRADA DE FOLHA(S)

Exemplo: Em um processo com 20 folhas, em que forem retiradas as folhas de n o 15 a 20, a folha em branco que contm a solicitao e o carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) ser a de no 21.24

A folha retirada entregue ao interessado mediante assinatura dele no carimbo TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) (Anexo XIII), aposto logo abaixo do carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHAS(S) (ANEXO XII). Os dados constantes do carimbo TERMO DE RECEBIMENTO DE FOLHA(S) RETIRADA(S) (Anexo XIII) tambm podem ser reproduzidos na forma manuscrita ou digitada. Nesse caso, a folha que contm esses dados ser inserida ao final do processo. No caso de retirada de mais de uma folha, o despacho e os termos sero apostos na folha anterior primeira retirada ou na folha subsequente, quando faltar espao naquela. Exemplo: Em um processo com 35 folhas, em que forem retiradas as folhas de no 10, 17 e 20, o despacho e os termos sero apostos na folha no 9. Caso no haja espao na folha no 9, o despacho e os termos sero apostos na folha no 11, e assim sucessivamente. vedada a retirada da primeira folha do processo e de folhas que contenham despachos ou carimbos, exceto o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), e de outros documentos que venham a comprometer o contedo e a anlise do processo. vedada a substituio de folha do processo. Quando retirada do processo, a folha jamais voltar ao mesmo local de onde foi retirada e nem com o mesmo nmero de folha que havia recebido anteriormente. Caso retorne, ser colocada ao final do processo, observando-se a ordem numrica das folhas e justificando-se a renumerao. O processo que tiver folha retirada mantm a numerao original de suas folhas, permanecendo vago o nmero correspondente folha retirada. Quando houver necessidade de retirar folha de processo sob a guarda do arquivo intermedirio, a autoridade solicitar o desarquivamento do processo, e a retirada de folha ser feita pelo servidor do setor competente. O carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII) somente ser cancelado em caso de erro de preenchimento, que deve ser justificado na folha em que ocorreu o erro ou em folha subsequente, quando no houver espao. Em hiptese alguma sero aceitas rasuras, emendas e erros no preenchimento do carimbo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA(S) (Anexo XII).

2.4 VOLUME DE PROCESSOCada volume de processo contm at 250 folhas em um nico grampo-trilho. Quando esse limite for ultrapassado, um novo volume do processo ser aberto. 2.4.1 Identificao de volume O carimbo numerador-datador automtico ou a etiqueta identificadora da autuao somente colocado na capa do primeiro volume. Na capa do volume subsequente constam cdigo, nmero, ano do processo e nmero do respectivo volume. A numerao dos volumes feita, utilizando-se numerais cardinais, com a inscrio de volume 1, volume 2 e, assim, sucessivamente. 2.4.2 Numerao de folha de volume A numerao de folha de processo dividido em volumes sequencial ao volume anterior. 2.4.3 Encerramento de volume Um volume somente ser encerrado com a abertura de um novo volume.25

O carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) aposto na ltima folha do volume ou, quando faltar espao, uma folha em branco, numerada como folha do processo, ser inserida. O carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) includo por servidor do setor onde estiver o processo e que necessitar abrir um novo volume. 2.4.4 Abertura de volume O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) utilizado a partir do volume 2. Esse carimbo aposto em uma folha em branco, numerada como a primeira folha do volume, observando-se a continuidade da numerao de folhas do volume anterior. O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) includo por servidor do setor onde estiver o processo. 2.4.5 Tramitao de processo com volumes Os volumes que formam um processo no podem tramitar em separado. A quantidade de volumes informada no momento da tramitao do processo e, quando for o caso, na guia de remessa de processos ou no formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI). Ateno: O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) e o carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) inseridos pelo TCDF permanecem sem numerao de folhas. O carimbo TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (Anexo XV) ENCERRAMENTO DE VOLUME (Anexo XIV) inseridos at a data da e o carimbo TERMO DE publicao deste Manual permanecero onde foram apostos, desde que no haja rasuras, nem erros no preenchimento.

2.5 Juntada de processoJuntada a unio de um ou mais processos a outro, com o qual tenham relao ou dependncia. Pode ser de duas formas: anexao ou apensao. Na juntada de processos, o que caracteriza um processo como principal ou como acessrio o seu assunto. As juntadas por anexao e apensao dependem sempre de despacho e so realizadas, por meio dos carimbos de termo de juntada, por servidor do setor onde estiverem os processos. Os termos so apostos logo abaixo do despacho. O carimbo TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (Anexo XVII), o carimbo TERMO DE (Anexo XVIII) ou o carimbo TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (Anexo XIX) inseridos at a data da publicao deste Manual permanecem no local onde foram apostos, desde que no haja rasuras nem erros no preenchimento.RESSALVA

2.5.1 Juntada por anexao A juntada por anexao ocorrer quando houver unio definitiva de um ou mais processos a outro, desde que pertencentes a um mesmo interessado, e ser realizada quando houver dependncia entre os processos. O conjunto processado passa a constituir um nico processo. Na anexao, define-se como principal aquele processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complementao sua deciso. Processo acessrio aquele que apresenta matria indispensvel ou complementar instruo do processo principal.26

Exemplos de processos juntados por anexao: Processo principal Aposentadoria Auto de infrao 2.5.1.1 Principais rotinas de anexao Processo acessrio Reviso de aposentadoria Defesa do auto de infrao

verificar se a autoridade competente do setor onde estiver o processo inseriu o despacho de juntada na ltima folha do processo principal; apor o carimbo TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (Anexo XVII) logo abaixo do despacho; adicionar o processo acessrio logo aps a ltima folha do processo principal; renumerar as folhas do processo anexado em sequncia numerao do processo principal. Para tanto, desconsiderar o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII), fazendo um "X" ou apondo os carimbos de Sem Efeito ou Cancelado sobre o contedo a ser corrigido. Logo aps, apor novamente o carimbo NUMERAO DE FOLHAS (Anexo VIII) e preench-lo em continuidade numerao de folhas do processo principal; em caso de folha retirada do processo acessrio, utilizar o carimbo TERMO DE RESSALVA (Anexo XVIII) para atualizar a numerao de folhas do conjunto processado; efetuar a juntada por anexao no SICOP.

Ateno: Todo processo anexado renumerado. A renumerao das folhas de processo juntado por anexao no justificada. Na renumerao, deve-se observar se h retirada de folha no processo acessrio. Caso haja, o local de onde foi retirada a folha permanecer vago no momento da renumerao. Exemplo: O processo principal est numerado de 1 a 20. O processo acessrio est numerado de 1 a 10, sendo que a folha no 5 desse processo foi retirada. No conjunto processado, no haver a folha no 25, pois esta corresponde folha no 5 do processo acessrio, conforme carimbo TERMO DE RESSALVA (Anexo XVIII). 2.5.2 Juntada por apensao Apensao a juntada de dois ou mais processos de interessados diferentes e que tenham correlao entre si, visando uniformidade no tratamento de matrias semelhantes. Cada processo conserva sua identidade, sua independncia e sua numerao de folhas. Podem ser apensados tantos processos quanto forem necessrios ao estudo de determinada matria e consequente tomada de deciso. Processo apensado aquele que serve de subsdio deciso do processo que est em anlise. O processo apensado sobreposto ao que est em anlise e a ele no pode ser acrescida folha(s), caso j esteja concludo. Quando mais de um processo estiver em anlise, sem que nenhum contenha deciso, quaisquer deles podem ser considerados apensados e a todos podem ser acrescida(s) folha(s). Nesse caso, quando proferida a deciso, esta constar em cada um dos processos. Como a apensao de um processo a outro ocorre apenas para que as informaes nele contidas sirvam como subsdio para a deciso, esses processos podem ser desapensados quando um no mais necessitar do outro.

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2.5.2.1 Principais rotinas de apensao

verificar se a autoridade competente do setor onde estiver o processo inseriu odespacho no ltimo processo, solicitando a juntada; apor o carimbo TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (Anexo XIX) na ltima folha do processo que estiver em ltimo lugar, logo abaixo do despacho de juntada; sobrepor os processos um ao outro, presos preferencialmente por grampo-trilho, ficando por ltimo o processo que contm o pedido de juntada, no qual sero acrescidos os despachos e as folhas; efetuar a juntada por apensao no SICOP. Ateno: Os processos relativos a imveis, bancas, boxes, quiosques ou similares de interessados diferentes, ainda que os assuntos no sejam dependentes, podero ser apensados, visto que o endereo o mesmo.

2.6 DesapensaoDesapensao a separao de dois ou mais processos juntados por apensao. Ocorre quando no h mais dependncia entre os processos apensados. A desapensao depende sempre de despacho e realizada, por meio do carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX), por servidor do setor onde estiverem os processos. Esse carimbo aposto logo abaixo do despacho. O carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX), at a data da publicao deste Manual, permanecer onde foi aposto, desde que no haja rasuras, nem erros no preenchimento. 2.6.1 Principais rotinas de desapensao

verificar se o responsvel pelo setor onde estiver o processo inseriu o despacho de desapensao na ltima folha do ltimo processo; apor o carimbo TERMO DE DESAPENSAO (Anexo XX) abaixo do despacho de desapensao; separar fisicamente os processos; apor despacho de encaminhamento em cada processo; efetuar a desapensao e o envio dos processos, pelo SICOP, acompanhados da respectiva guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso.

2.7 Despacho no processoOs despachos em processo obedecem as mesmas regras dos despachos em documentos. Somente so acrescidas novas folhas ao processo se no houver espao suficiente para o despacho na folha anterior. O despacho informa o encaminhamento (setor/rgo), a providncia a ser tomada, a data e a assinatura e a identificao da autoridade que o proferiu. Caso sejam inseridas vrias folhas ao mesmo tempo no processo, o despacho de encaminhamento ser aposto na ltima folha e poder informar a quantidade de folha(s) inserida(s). Quando rgo no pertencente ao GDF expede ato de correspondncia que encaminha processo a rgo do GDF, o ato original ou a respectiva cpia ser inserido no processo.28

O servidor a quem competir instruir o processo bem como a autoridade que proferir a deciso no devem se eximir de faz-lo, se estiverem presentes os elementos fundamentais ou substanciais necessrios informao ou deciso. No havendo discordncia entre informaes ou elementos novos, as autoridades devem limitar-se, de preferncia, deciso ou ao simples encaminhamento, com remisso s folhas do processo onde se encontram os dados essenciais ao esclarecimento da matria. proibida a incluso de despachos na capa e na contracapa do processo bem como no anverso do documento inicial do processo, exceto solicitao de autuao e despacho de arquivamento assinados por autoridade competente, desde que o processo no tenha tramitao para outro setor/rgo.

2.8 Diligncia no processoA diligncia o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ou mantido no setor/rgo a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. Assim, havendo necessidade de esclarecimento da matria ou comprovao indispensvel ou exigida em lei imprescindvel ao exame e deciso, o processo ser posto em diligncia pela autoridade que o estiver examinando. As exigncias apontadas podem ser evidenciadas por meio de correspondncia, que ser inserida no processo, para que o interessado cumpra a exigncia no prazo mximo estipulado. As exigncias podem ser evidenciadas, tambm, por meio de despacho para que o interessado pertencente Administrao Pblica do GDF as cumpra no prazo determinado. O setor que se encarregar da diligncia mantm o processo sob sua guarda e responsabilidade at que esta seja cumprida. Decorrido o prazo concedido e no cumprida a exigncia, a autoridade competente tomar as providncias cabveis. Conta-se o prazo para as partes e terceiros intervenientes desde a notificao, a intimao e a publicao no Dirio Oficial do Distrito Federal (DODF) ou em jornal de grande circulao. Conta-se o prazo para os servidores e autoridades, desde a cincia do processo ou o recebimento da correspondncia. Quando o prazo determinado for ultrapassado, por necessidade do servio, interesse da Administrao, diligncia, complexidade da matria ou outro motivo de fora maior, o rgo que exceder esse prazo justificar o atraso no processo. proibido o encaminhamento de processos a particulares ou entidades estranhas Administrao Pblica.

2.9 Tramitao de processoA tramitao consiste na movimentao de processo entre os setores de um mesmo rgo ou deste para outros rgos do GDF, ou ainda para outros rgos pblicos que no pertenam estrutura administrativa do Governo do Distrito Federal. A tramitao de processo realizada sob estrito controle e conhecimento dos rgos que compem o SDCA e ocorre por meio do Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP), conforme institudo pelo Decreto no 19.866, de 7 de dezembro de 1998, e disciplinado pela Portaria SGA no 278, de 23 de outubro de 2003. O processo deve tramitar sempre com a capa original do rgo que o autuou e deve ter tratamento imediato em todos os setores e rgos pelos quais tramitar para sua completa instruo e deciso. O setor ou rgo que tiver interesse em processo que j no esteja sob sua responsabilidade deve solicit-lo ao setor ou rgo onde o processo se encontra, por meio de29

memorando ou ofcio que far parte do processo. O processo deve ser tramitado, pelo SICOP, ao setor ou rgo solicitante. vedado o emprstimo integral ou de parte do processo, assim como a tramitao de processo para pessoas fsica, jurdica e entidade que no pertena Administrao Pblica. vedada a tramitao de cpia de processo como se fosse o processo original. 2.9.1 Tramitao inicial de processo A tramitao inicial de um processo feita da unidade de comunicao administrativa para o setor solicitante da autuao ou para o setor de destino informado. 2.9.2 Tramitao de processo entre setores de um mesmo rgo Entre setores de um mesmo rgo, a tramitao ocorre diretamente da origem para o destino, utilizando o SICOP e procedendo entrega do processo no setor de destino. 2.9.3 Tramitao de processo entre rgos Na tramitao de processos entre rgos do GDF, o setor remetente movimenta o processo pelo SICOP para a unidade de comunicao administrativa do rgo de destino. Alm disso, entrega fisicamente o processo na unidade de comunicao administrativa do seu rgo para que este proceda expedio por malote. Havendo urgncia da Administrao, o rgo pode utilizar-se de meio prprio na entrega do processo. Nesse caso, ser necessria autorizao assinada por autoridade competente (uma das trs primeiras hierarquias superiores de cada rgo) para entrega fora do malote, quando se tratar de rgo do Governo do Distrito Federal. Os rgos do GDF entregaro os processos diretamente na unidade de comunicao administrativa de rgo de destino no pertencente ao Sistema Integrado de Malote, desde que localizado no permetro urbano do Distrito Federal. 2.9.4 Tramitao de cpia de processo para fora do Distrito Federal No caso em que for necessria a tramitao de processo para outro rgo fora do DF, esse procedimento ser feito por intermdio da ECT. Nesse caso, ser encaminhada cpia do processo, com o carimbo CONFERE COM O ORIGINAL (Anexo VI) ou o carimbo CONFERE COM FOLHA(S) DO PROCESSO (Anexo XXI), aposto em cada folha. No caso em que no processo conste documento original, imprescindvel anlise e deciso pelo rgo do outro estado, o original pode ser encaminhado mediante autorizao da autoridade competente pelo rgo de origem. 2.9.5 Tramitao prioritria de processo Tem tramitao prioritria e imediata o processo classificado como urgente, que identificado por meio de despacho para cada finalidade. So, tambm, beneficiados com tramitao prioritria e imediata os processos autuados a partir de documentos relativos a:

pedido de informao oriundo do Poder Executivo, Poder Judicirio e Poder Legislativo, quando for o caso; mandado de Segurana; citaes judiciais ou administrativas; pedidos de demisso; concesso de auxlios-funeral;30

concesso de dirias; afastamentos do pas; folha de pagamento; interessado que tenha idade igual ou superior a 60 anos; outros que, por convenincia da Administrao, ou por fora de lei, devam ter tramitao preferencial.

2.9.6 Tramitao de processo sigiloso A tramitao de processo sigiloso ocorre em envelopes duplos. No envelope externo, no consta qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do processo, apenas a identificao do remetente e do destinatrio. No envelope interno, so apostos o remetente, o destinatrio e o grau de sigilo do processo, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. Esse envelope somente ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. 2.9.7 Rotinas de tramitao de processo

verificar se todas as folhas encontram-se em regularidade com as normas descritasneste Manual; verificar o despacho de encaminhamento; tramitar o processo, pelo SICOP, por meio da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso; encaminhar o processo ao destino, acompanhado da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI).

Ateno: A partir da publicao deste Manual, a movimentao de processo ser realizada mediante o uso da guia de remessa de processos, em uma via, para os setores de um mesmo rgo e destes para outros rgos do GDF, por meio do SICOP.

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Ateno: O formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) utilizado, por meio do SICOP, em uma via, para envio de processos somente a rgos no pertencentes ao GDF, principalmente CLDF e TCDF. impedimento de utilizao do SICOP, o formulrio CONTROLE DE (Anexo XVI) ser preenchido na forma manuscrita. Nesse caso, cabe a quem emitiu o formulrio a incluso dos dados imediatamente aps o restabelecimento desse sistema.MOVIMENTAO DE PROCESSO

Havendo

Os formulrios podero ser ordenados: a) por ordem numrica agrupados por cdigo/nmero/ano do processo; b) por ordem alfabtica agrupados por nome do interessado; c) por endereo utilizado quando se tratar de processos de aprovao de projeto e outros similares.

2.10 Recebimento de processoEstando o processo em situao regular, o recebimento ocorre quando o servidor da unidade de destino ape assinatura e matrcula na guia de remessa de processo ou no formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) ou quando esse servidor ou outro servidor da mesma unidade confirma diretamente, no SICOP, o recebimento. A guia de remessa de processo ou o formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI) devolvido no momento da assinatura ou no dia seguinte, conforme o caso. Quando se tratar de encaminhamento de processo a rgo no pertencente ao GDF, o servidor da unidade de origem quem inserir, no SICOP, a matrcula do servidor que recebeu o processo no destino. Quando se tratar de devoluo de processo de rgo no pertencente ao GDF, o servidor de rgo do GDF quem far a transferncia de tramitao do processo pelo SICOP. Antes de confirmar o recebimento no SICOP e nos formulrios de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso), deve-se conferir, alm de todo o processo, tambm os dados inseridos no formulrio, pois quem recebe o processo fica responsvel por qualquer erro existente com relao aos procedimentos descritos neste Manual. Na ltima folha do processo aposto o carimbo REGISTRO DA QUANTIDADE DE FOLHAS DE (Anexo XXII), informando a data, a hora, a quantidade de folhas do processo recebido, o setor/rgo e apondo a rubrica e a matrcula legvel do servidor da unidade de comunicao administrativa que recebeu o processo.PROCESSO

Ateno: Os processos com a identificao de secreto, confidencial ou reservado sero encaminhados diretamente ao seu destinatrio ou, no impedimento deste, ao seu superior hierrquico, sem que se proceda abertura do envelope. 2.10.1 Motivos de devoluo de processo Havendo irregularidade, sem que seja dado qualquer recebimento, o processo ser devolvido ao setor de origem por meio do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), afixado capa do processo, comunicando as razes da devoluo e solicitando que seja providenciada a correo ou sanada a irregularidade. Alguns dos motivos de devoluo de processo esto elencados no formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII). Existem, no entanto, outros motivos para a devoluo que sero especificados no item Outros (especificar) do formulrio. O formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII) no far parte do processo, exceto nos casos em que haja necessidade de incluso mediante justificativa da autoridade competente do setor.32

A correo de irregularidade realizada por qualquer servidor do setor para o qual o processo foi devolvido a fim de acelerar a correo, e, consequentemente, a deciso do processo. Corrigida a irregularidade, o processo ser encaminhado por meio de formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processos ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso), acompanhado do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), informando a correo da irregularidade e utilizandose a expresso Corrigido ou Ok.

2.11 Encerramento de processoO processo ser considerado encerrado e apto para o arquivamento quando:

for indeferido o pleito; for atendida a solicitao e cumpridos os compromissos arbitrados ou deladecorrentes; depois de esgotados todos os recursos, for considerado sem possibilidade de soluo. Nesses casos, o processo receber, na ltima folha, o despacho de "Arquive-se", com data atualizada e assinatura e cargo do responsvel pelo setor.

2.12 Arquivamento de processoO arquivamento de processo a ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um processo, cessada a sua tramitao. O processo arquivado geralmente de responsabilidade do arquivo intermedirio do rgo. este setor que guarda e conserva os processos em local adequado, de forma que sejam facilmente recuperados quando solicitados. O encaminhamento de processo para arquivamento no arquivo intermedirio ser feito pelos setores aps o cumprimento dos prazos de guarda no arquivo corrente. Somente ser transferido para o arquivo intermedirio o processo encerrado que contenha despacho atualizado de arquivamento emitido por autoridade competente, exarado na ltima folha, independentemente do cdigo de autuao. No caso de processo apensado, este ser desapensado no setor antes do envio ao arquivo intermedirio, exceto aquele relacionado a imveis, bancas, boxes, quiosques ou similares que ser encaminhado e arquivado apensado. Ainda que a Administrao profira deciso final, se na ltima folha do processo no constar o despacho de arquivamento, este no ser arquivado. Uma vez arquivado, pode o processo voltar a tramitar, desde que haja solicitao da parte interessada. A juntada de processo arquivado pode ocorrer desde que o setor que solicitou o arquivamento solicite o seu desarquivamento. Todos os procedimentos relativos juntada so realizados pelo setor que solicitou o desarquivamento e no pelo arquivo intermedirio. 2.12.1 Rotinas de arquivamento de processo

verificar se h despacho de arquivamento; constatar a regularidade do processo; apor assinatura na guia de remessa de processos ou no formulrio CONTROLEMOVIMENTAO DE PROCESSO

DE

(Anexo XVI), quando for o caso, e proceder, se o processo estiver regular, ao recebimento no SICOP;33

apor o carimbo TERMO DE ARQUIVAMENTO (Anexo XXIV) na ltima folha do processoou, quando faltar espao, inserir uma folha em branco que ser numerada como folha do processo; acondicionar os processos em caixas-arquivo. Caso seja constatada irregularidade no processo, este ser devolvido ao setor de origem, por meio do formulrio DEVOLUO DE PROCESSO (Anexo XXIII), para que seja sanada a irregularidade.

2.13 Desarquivamento de processoDesarquivamento de processo a reativao do processo arquivado, feito por meio de requisio, memorando ou ofcio assinado por autoridade competente. O desarquivamento autorizado pelo setor/rgo que solicitou o arquivamento. 2.13.1 Rotinas de desarquivamento de processo

verificar se o formulrio REQUERIMENTO

DE DOCUMENTO

(Anexo V), memorando ou

ofcio foi assinado por autoridade competente; verificar se o processo solicitado est sob sua guarda; constatar a regularidade do processo; apor, na ltima folha do processo, o carimbo TERMO DE DESARQUIVAMENTO (Anexo XXV) ou, quando faltar espao, inserir uma folha em branco que ser numerada como folha do processo; apor abaixo do carimbo TERMO DE DESARQUIVAMENTO (Anexo XXV), o despacho de encaminhamento, a data, o cargo e assinatura da autoridade competente; tramitar o processo, pelo SICOP, por meio da guia de remessa de processos ou do formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESSO (Anexo XVI), quando for o caso; emitir formulrio de movimentao de processo (guia de remessa de processo ou formulrio CONTROLE DE MOVIMENTAO DE PROCESS