NP EN ISO 14001

Sede Edifcio Pennsula Praa do Bom Sucesso 127-131 Esc. 210 4150-146 PORTO Portugal Tel 351. 22 607 99 80 Fax 351. 22 607 99 89 E-mail: [email protected] www.apcer.pt

Delegao Edifcio Rosa Praa das Indstrias 1300-307 LISBOA Portugal Tel 351 21 361 64 30 Fax 351 21 361 64 39

Programa co-financiado Pelo Governo Portugus e Comunidade Europeia FEDER

NP EN ISO 14001:1999 GUIA INTERPRETATIVO (GINT14.1)

FEITO PARA A APCER POR: ANTNIO CASTILHO ANTNIO RAMOS PIRES FRANCISCO JOS FRAZO GUERREIRO PEDRO ALVES

REVISTO PARA A APCER POR: CRISTINA MARTINS DORA GONALO MAIO 2001

GINT14.1 Edio 0 Maio 2001

NDICE

Prefcio .3 I - Introduo ao Guia Interpretativo .4 II - NP EN ISO 14001:1999 5 0 Introduo ...5 1 Campo de aplicao ..7 2 Referncias normativas ...8 3 Definies 8 4 Requisitos do sistema de gesto ambiental 10 4.1 Requisitos gerais 10 4.2 Poltica ambiental 11 4.3 Planeamento .13 4.3.1 Aspectos ambientais .13 4.3.2 Requisitos legais e outros requisitos ...15 4.3.3 Objectivos e metas .16 4.3.4 Programa(s) de gesto ambiental ..18 4.4 Implementao e funcionamento 20 4.4.1 Estrutura e responsabilidade ..20 4.4.2 Formao, sensibilizao e competncia ....22 4.4.3 Comunicao ...24 4.4.4 Documentao do sistema de gesto ambiental ...25 4.4.5 Controlo de documentos ..27 4.4.6 Controlo operacional .29 4.4.7 Preveno e capacidade de resposta a emergncias ..32 4.5 Verificao e aces correctivas 33 4.5.1 Monitorizao e medio .33 4.5.2 No conformidade, aces correctiva e preventiva .35 4.5.3 Registos 37 4.5.4 Auditoria ao sistema de gesto ambiental . 38 4.6 Reviso pela Direco ...40 Anexo A .41 Bibiliografia 50

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PREFCIO O desenvolvimento da economia tornou evidente a necessidade de proceder a uma integrao cada vez maior das questes ambientais nos sistemas de gesto, de forma a satisfazer as necessidades scio-econmicas, optimizando a utilizao de recursos, protegendo o ambiente e prevenindo a poluio.

Neste contexto, a implementao nas organizaes de Sistemas de Gesto Ambiental, nomeadamente baseados na norma ISO 14001, tem aumentado significativamente, verificando-se, a nvel mundial e tambm em Portugal, um crescimento muito considervel do nmero de entidades que solicitam a certificao dos respectivos sistemas de gesto ambiental.

A APCER ASSOCIAO PORTUGUESA DE CERTIFICAO, como entidade lder da certificao de sistemas em Portugal pretende, com este guia interpretativo, contribuir para diminuir a variabilidade de interpretaes da norma NP EN ISO 14001: 1999 e constituir uma base comum para as organizaes e auditores.

Tratando-se de um documento genrico e com carcter de orientao, a interpretao final da aplicao da norma a situaes concretas permanecer responsabilidade da APCER, de acordo com os procedimentos de certificao aplicveis.

A APCER agradece aos especialistas que elaboraram e fizeram a reviso deste guia, ao programa PEDIP que apoiou este trabalho e a todos os seus Clientes e Auditores a quem o mesmo dedicado.

LUS FONSECA DIRECTOR GERAL DA APCER

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INTRODUO AO GUIA INTERPRETATIVO

O texto apresenta-se estruturado de acordo com os requisitos da norma NP EN ISO 14001. O contedo normativo apresentado a negro e itlico. O texto associado a cada funo ou requisito contemplados no sub-captulo 4 inclui a: Descrio ou anlise dos requisitos normativos considerada pela APCER como exigvel em processos de certificao. Esta interpretao inclui, em geral, terminologia vinculativa (Ex: tem , deve ); Detalhe sobre a aplicao dos requisitos normativos que, pela sua natureza, considerada como de carcter orientativo, utilizando o texto correspondente, em geral, terminologia no vinculativa (Ex: pode , por exemplo ).

-

A interpretao deve ser sempre analisada em conjunto com o contedo normativo atendendo a que, quando este suficientemente claro por si, apenas apresentada uma interpretao sumria.

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I - NP EN ISO 14001 : 1999 0 Introduo As organizaes de todos os tipos esto cada vez mais preocupadas em atingir e demonstrar um desempenho ambiental slido, atravs do controlo do impacte ambiental das suas actividades, produtos ou servios, tendo em considerao a sua poltica e objectivos ambientais. Estas preocupaes surgem no contexto do aparecimento de legislao cada vez mais restritiva, do desenvolvimento de polticas econmicas e de outras medidas que fomentam cada vez mais a proteco ambiental, e de um crescimento generalizado das preocupaes das partes interessadas sobre as questes ambientais, incluindo o desenvolvimento sustentvel. Muitas organizaes levaram a cabo revises ou auditorias ambientais, para avaliar o seu desempenho ambiental. No entanto, essas revises e auditorias podero no ser, por si s suficientes para dar a uma organizao a garantia de que o seu desempenho ambiental no s cumpre como continuar a cumprir os requisitos legais e da sua poltica. Para que sejam eficazes necessrio que tais procedimentos seja realizados segundo um sistema de gesto estruturado e integradas na actividade global de gesto. As Normas Internacionais referentes gesto ambiental destinam-se a proporcionar s organizaes os elementos de sistema eficaz de gesto ambiental, que possam ser integrados com outros requisitos de gesto, a fim de ajudar essas organizaes a atingir os objectivos ambientais e econmicos. Estas Normas tal como outras Normas Internacionais, no pretendem criar barreiras ao comrcio no tarifrio nem ampliar ou alterar as obrigaes legais de qualquer organizao. A presente Norma Internacional especifica os requisitos de tal sistema de gesto ambiental. Foi redigida por forma ser aplicvel a organizaes de todos os tipos e dimenses e a adaptar-se a diversas condies geogrficas, culturais e sociais. A figura 1 representa a base da abordagem a seguir. O sucesso do sistema depende do compromisso de todos os nveis e funes, em especial da gesto de topo. Um sistema deste tipo permite a uma organizao estabelecer procedimentos para definir uma poltica e objectivos ambientais, avaliar a respectiva eficcia, atingir conformidade com os mesmos, e demonstrar essa conformidade perante terceiros. O intuito global desta Norma apoiar a proteco ambiental e a preveno da poluio, mantendo o equilbrio com as necessidades scio-econmicas. Deve-se salientar que muitos dos requisitos povem ser considerados simultaneamente ou reavaliados em qualquer altura. Existe uma diferena significativa entre esta especificao, que descreve os requisitos para a certificao/registo e/ou para a auto-declarao do sistema de gesto ambiental de uma organizao, e uma directriz no certificvel, que vise ajudar essa organizao a implementar ou a melhorar um sistema de gesto ambiental. A gesto ambiental abrange uma vasta gama de questes, incluindo questes com implicaes estratgicas e competitivas. APGINA 5 DE 52


demonstrao do sucesso de implementao desta Norma Internacional pode ser utilizada por uma organizao para assegurar s partes interessadas que tm implementado um sistema de gesto ambiental.

Melhoria Contnua

Poltica Ambiental Reviso pela Direco

Planeamento Veificao e aco correctiva

Implementao e funcionamento

Figura 1: Modelo de sistema de gesto ambiental para esta Norma

As orientaes relativas s tcnicas de apoio gesto ambiental constaro de outras Normas. A presente Norma contm apenas os requisitos que podem ser objectivamente auditados para fins de certificao/registo e/ou auto-declarao. As organizaes que necessitem de informaes mais gerais sobre uma ampla gama de questes relacionadas com sistemas de gesto ambiental devem consultar a ISO 14004:1996, Environmental Management Systems General Guidelines on principles, systems and supporting techniques.PGINA 6 DE 52


Saliente-se que a presente Norma no estabelece requisitos absolutos de desempenho ambiental para alm do compromisso, estabelecido na poltica, de ter em considerao a legislao e regulamentos aplicveis e de melhoria contnua. Assim, duas organizaes com actividades semelhantes mas que tenham desempenhos ambientais diferentes podem ambas cumprir os requisitos desta Norma. A adopo e a implementao de forma sistemtica de um conjunto de tcnicas de gesto ambiental podem contribuir para obter resultados ptimos para todas as partes interessadas. No entanto, a adopo desta Norma, por si s, no garantir resultados ambientais ptimos. Para se alcanarem objectivos ambientais, o sistema de gesto ambiental deve incentivar as organizaes a considerar a implementao da melhor tecnologia disponvel, sempre que seja adequado e economicamente vivel. Por outro lado, deve ser tida em conta a relao custo-eficcia dessa tecnologia. A presente Norma no pretende ser dirigida nem inclui requisitos relativos a aspectos de gesto da sade ocupacional e segurana no trabalho. No entanto, tambm no procura desencorajar qualquer organizao de desenvolver a integrao deste tipo de elementos de sistemas de gesto. Porm, o processo de certificao/registo aplicar-se- apenas a aspectos do sistema de gesto ambiental. A presente Norma partilha princpios comuns de sistemas de gesto com as Normas da srie ISO 9000 sobre sistemas da qualidade. As organizaes podem optar por utilizar um sistema de gesto j existente, em conformidade com as normas da srie ISO 9000, como base para o seu sistema de gesto ambiental. Deve ficar claro, porm, que a aplicao dos diversos elementos de um sistema de gesto podem ser diferentes, em funo de diferentes objectivos e diferentes partes interessadas. Enquanto que os sistemas de gesto da qualidade dizem respeito s necessidades de clientes, os sistemas de gesto ambiental visam satisfazer as necessidades de um vasto conjunto de partes interessadas e da crescente necessidade da sociedade no que diz respeito proteco do ambiente. Os requisitos sobre sistemas de gesto ambiental especificados nesta Norma no tm que ser estabelecidos de forma independente dos elementos dos sistemas de gesto j existentes. Em alguns casos, ser possvel cumprir com os requisitos adaptando os elementos dos sistemas de gesto j existentes.

1 Campo de aplicao A presente Norma especifica os requisitos de um sistema de gesto ambiental, por forma a permitir que qualquer organizao formule uma poltica e objectivos tendo em conta os requisitos legais e a informao sobre os impactes ambientais significativos. Aplica-se aos aspectos ambientais que a organizao pode controlar e sobre os quais se presuma que esta tenha influncia. Por si mesma, esta Norma no define critrios especficos de desempenho ambiental.PGINA 7 DE 52


A presente Norma aplicvel a qualquer organizao que pretenda a) b) implementar, manter e melhorar um sistema de gesto ambiental; assegurar-se da sua conformidade com a poltica ambiental por si estabelecida; demonstrar essa conformidade perante terceiros; obter a certificao/registo do seu sistema de gesto ambiental por um organismo externo; realizar uma auto-avaliao e emitir uma auto-declarao de conformidade com a presente Norma.

c) d)

e)

Todos os requisitos desta Norma so passveis de ser incorporados em qualquer sistema de gesto ambiental. O grau de aplicao depender de factores tais como a poltica ambiental da organizao, a natureza das suas actividades e as condies em que ela funciona. A presente Norma fornece tambm, no Anexo A, linhas de orientao informativas sobre a utilizao da especificao. O campo de aplicao de qualquer aplicao desta Norma deve ser claramente identificado. NOTA: Para facilitar a sua utilizao, as seces da especificao e as do Anexo A tm numerao idntica; assim, por exemplo, 4.3.3 e A.3.3 referem-se ambos a objectivos e metas ambientais, 4.5.4 e A.5.4 referem-se a auditorias ao sistema de gesto ambiental.

2 Referncias normativas De momento, no existem referncias normativas.

3 Definies Para os efeitos da presente Norma, so aplicveis as seguintes definies. 3.1 melhoria contnua processo de aperfeioamento do sistema de gesto ambiental, por forma a atingir melhorias no desempenho ambiental global, de acordo com a poltica ambiental da organizao. NOTA: No necessrio que o processo se aplique, simultaneamente, em todas as reas de actividade.PGINA 8 DE 52


3.2 ambiente envolvente na qual uma organizao opera incluindo ar, gua, o solo, os recursos naturais, a flora, a fauna, os seres humanos e suas inter-relaes. NOTA: Neste contexto, a envolvente vai do interior da organizao ao sistema global. 3.3 aspecto ambiental elemento das actividades, produtos ou servios de uma organizao que possa interagir com o ambiente NOTA: Um aspecto ambiental significativo um aspecto ambiental que tem, ou pode, ter um impacte ambiental significativo. 3.4 impacte ambiental qualquer alterao no ambiente, adversa ou benfica, resultante, total ou parcialmente, das actividades, produtos ou servios de uma organizao. 3.5 sistema de gesto ambiental a parte de um sistema global de gesto, que inclui estrutura organizacional, actividades de planeamento, responsabilidades, prticas, procedimentos, processos e recursos para desenvolver, implementar, alcanar, rever e manter a poltica ambiental. 3.6 auditoria do sistema de gesto ambiental processo de verificao, sistemtico e documentado executado para obter e avaliar, de forma objectiva, evidncias que determinem se o sistema de gesto ambiental de uma organizao est em conformidade com os critrios de auditoria do sistema de gesto ambiental estabelecidos pela organizao, e para comunicao dos resultados deste processo Direco. 3.7 objectivo ambiental finalidade ambiental geral, decorrente da poltica ambiental, que uma organizao se prope atingir e que quantificada, sempre que possvel. 3.8 desempenho ambiental resultados mensurveis do sistema de gesto ambiental, relacionados com o controlo de uma organizao sobre os seus aspectos ambientais, baseados na sua poltica, objectivos e metas ambientais. 3.9 poltica ambiental declarao da organizao relativa s suas intenes e seus princpios relacionados com o seu desempenho ambiental geral, que proporciona umPGINA 9 DE 52


enquadramento para a actuao e para a definio dos seus objectivos e metas ambientais. 3.10 meta ambiental requisito de desempenho pormenorizado, quantificado quando possvel, aplicvel organizao ou a partes desta, que decorre dos objectivos ambientais e que deve ser estabelecido e concretizado de modo que sejam atingidos esses objectivos. 3.11 parte interessada indivduo ou grupo interessado ou afectado pelo desempenho ambiental de uma organizao. 3.12 organizao companhia, sociedade, firma, empresa, autoridade ou instituio, parte ou combinao destas, de responsabilidade limitada ou com outro estatuto, pblicas ou privadas, que tenha a sua prpria estrutura funcional e administrativa. NOTA: Para as organizaes com mais de uma unidade operacional, cada uma destas unidades pode ser definida como uma organizao. 3.13 preveno da poluio utilizao de processos, prticas, materiais ou produtos que evitem, reduzam ou controlem a poluio; que podem incluir reciclagem, tratamento, alteraes de processo, mecanismos de controlo, utilizao eficiente de recursos e substituio de materiais. NOTA: Os benefcios potenciais da preveno da poluio incluem a reduo de impactes ambientais adversos, eficincia e a reduo de custos.

4 Requisitos do sistema de gesto ambiental 4.1 Requisitos gerais A organizao deve estabelecer e manter um sistema de gesto ambiental, cujos requisitos esto descritos na seco 4. A organizao deve estabelecer e manter um sistema de gesto ambiental que cubra todos os requisitos da presente norma, no sendo aceitvel a no aplicabilidade de algum deles. O sistema deve basear-se em dois princpios fundamentais: melhoria contnua do sistema de gesto ambiental;PGINA 10 DE 52


melhoria contnua do desempenho ambiental.

Cada organizao tem a liberdade de adoptar as formas que entender como mais adequadas para cumprir os requisitos desta norma; contudo, quatro aspectos devem ser salientados como relevantes, para que as formas adoptadas possam ser as mais eficazes: a possvel integrao do sistema de gesto ambiental com os restantes subsistemas da gesto global, como o sistema da qualidade ou o sistema de higiene e segurana; a adopo de medidas adequadas s caractersticas da organizao (dimenso, complexidade da estrutura, actividades, produtos, servios, mercados, sensibilidade do meio circundante, etc.) e natureza das suas actividades (maior ou menor impacte no ambiente); as solues tcnicas encontradas para os problemas ambientais devem permitir o cumprimento da legislao e da poltica da organizao, com custos associados equilibrados; a anlise peridica do sistema de gesto ambiental, no sentido de que a avaliao da resultante permita identificar novas oportunidades de melhorar o sistema e/ou o desempenho ambiental.

4.2 Poltica ambiental A direco, ao seu mais alto nvel, deve definir a poltica ambiental da organizao e garantir que: a) adequada natureza, escala e aos impactes ambientai das suas s actividades, produtos ou servios; inclui um compromisso de melhoria contnua e de preveno da poluio; inclui um compromisso de cumprimento da legislao e dos regulamentos ambientais aplicveis e de outros requisitos que a organizao subscreva; proporciona o enquadramento para a definio e reviso de objectivos e metas ambientais; est documentada, implementada, mantida e comunicada a todos os empregados; est disponvel ao pblico.

b) c)

d)

e)

f)

A poltica ambiental deve ser entendida como o conjunto das grandes linhas de orientao, estabelecidas pela direco de topo da empresa, para todos os processos do negcio com potencial impacte no ambiente. Neste sentido, devem ser orientaes de carcter permanente, apesar de alterveis em funo da legislao e regulamentao aplicvel, do mercado, da concorrncia, da sociedade, dos clientes, ou das necessidades de outras partes interessadas.PGINA 11 DE 52


A poltica deve incluir, obrigatoriamente, o compromisso da gesto de topo, de cumprimento da legislao, regulamentao e outros requisitos aplicveis organizao, bem como o seu empenhamento na melhoria contnua e na preveno da poluio. Por esse motivo, deve ser estabelecida pela gesto de topo com funes executivas na organizao. Cumprimento da legislao, regulamentao e outros requisitos aplicveis A norma NP EN ISO 14001:1999 impe o cumprimento da legislao, dos regulamentos ambientais aplicveis e de outros requisitos (Ver 4.3.2) que a organizao subscreva. Para o cumprimento deste requisito necessrio que se proceda, em primeiro lugar, identificao e estudo exaustivo de todos os documentos aplicveis organizao; em segundo lugar, que a organizao demonstre o seu conhecimento e, em terceiro lugar, que se cumpra de uma forma consistente com o que estes estabelecem. Melhoria contnua O sistema de gesto ambiental, tal como outros sistemas, baseado numa linha de progresso contnuo que pode ser descrita da seguinte maneira: num primeiro perodo, uma organizao define os objectivos a atingir; num segundo perodo, disponibilizados os meios humanos, tcnicos e financeiros, so reunidos esforos para os atingir; num terceiro perodo, atravs de auditorias ao sistema de gesto ambiental, feita a avaliao. Os resultados das auditorias so comunicados direco que estabelece as novas prioridades de actuao e modifica, caso seja necessrio, a sua poltica ambiental.

A melhoria contnua de um sistema de gesto ambiental vai permitir um progresso no desempenho ambiental global da organizao e diz respeito tanto aos impactes ambientais como estrutura organizacional. Preveno da poluio A preveno da poluio um aspecto muito importante e que no pode ser descurado na implementao de um sistema de gesto ambiental. Deve ser assegurado que o sistema a ser implementado tem em conta este princpio atravs da utilizao de processos, tcnicas, prticas, materiais ou produtos que eliminam, reduzem ou, no mnimo, controlam a poluio. Para o cumprimento deste requisito poder ser necessrio alterar os processos e as tecnologias utilizadas, recorrer reciclagem, valorizao energtica, ao tratamento de efluentes, a processos mais econmicos (quer em relao ao consumo de matria-prima, quer de energia e recursos naturais), etc..1 Ou seja, a organizao dever recorrer s melhores tecnologias disponveis com o objectivo de reduzir ou eliminar a poluio na fonte e, s quando tal no possvel, recorrer a processos de tratamento dos diferentes efluentes gerados.

1

Definio dada pelo DL n. 194/2000, de 21 de Agosto de 2000, que transpe para o Direito Portugus a Directiva

do Conselho n. 96/61/CEE de 24 de Setembro.

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A poltica ambiental deve ser documentada e divulgada a nvel interno e disponibilizada a nvel externo. A nvel interno, destina-se essencialmente aos colaboradores e deve fornecer orientaes aos diversos sectores da organizao. Para o efeito, deve ser suficientemente explcita para poder ser entendida e seguida. A nvel externo, destina-se a estabelecer a base de entendimento entre a organizao e as outras partes interessadas devendo, por isso, estar definidos os canais e as formas de disponibilizao da poltica para o exterior da organizao. A poltica deve ser adequada natureza das actividades, ou dito de outro modo, uma organizao com grande impacte no ambiente e/ou em que eventuais falhas tenham consequncias econmicas graves ao nvel da segurana e/ou da sade pblica, no pode ter uma poltica ambiental duma empresa de servios, onde aqueles aspectos assumem dimenses radicalmente menores. Assim, a poltica ambiental deve ser inequvoca quanto ao compromisso da organizao para o cumprimento dos requisitos especificados por esta norma internacional e constituir uma base adequada para o estabelecimento de objectivos e metas (ver 4.3.3).

4.3

Planeamento

4.3.1 Aspectos ambientais A organizao deve estabelecer e manter um ou os procedimento(s) para identificar os aspectos ambientais das suas actividades, produtos ou servios que pode controlar e sobre os quais pode ter influncia, por forma a determinar quais deles tm ou pode ter impactes ambientais significativos. A organizao deve assegurar que os aspectos relacionados com esses impactes significativos so tomados em considerao na definio dos seus objectivos ambientais. A organizao deve manter esta informao actualizada. O princpio da melhoria contnua impe a existncia de um sistema de avaliao objectivo dos resultados da organizao. Este sistema baseia-se no levantamento dos aspectos e impactes ambientais associados s actividades, produtos ou servios e na posterior determinao dos impactes ambientais significativos. O referido levantamento dever ser o mais exaustivo possvel e no ter a preocupao de hierarquizar os aspectos mas apenas de os identificar. O levantamento consiste numa anlise ambiental que vai abordar sucessivamente a situao da organizao, tendo em considerao os seguintes aspectos: as caractersticas do local onde a organizao est implantada; os fluxos de entrada: consumo de gua, de energia, de produtos intermdios e de matrias-primas;PGINA 13 DE 52


a planificao dos produtos e processos e a influncia dos seus eventuais impactes sobre o ambiente; a poluio e os danos causados pela actividade da empresa em situao normal de funcionamento, em paragens e arranques e em situao de risco.

A informao recolhida, bem como as concluses retiradas devem ser mantidas actualizadas. Para este efeito, a organizao deve estabelecer procedimentos documentados que permitam que a identificao dos aspectos ambientais e a avaliao dos impactes respectivos se faa duma forma sistemtica. O primeiro passo de progresso da gesto ambiental consiste na passagem de um estado de no conhecimento a um estado de conhecimento. A identificao dos aspectos ambientais pode ser efectuada a partir de: dados histricos, acumulados pela organizao, decorrentes da sua actividade e de monitorizaes ambientais efectuadas; dados fiveis disponveis em outras organizaes (governamentais e no governamentais); medies, anlises e inspeces2 efectuadas para o efeito, podendo incluir: emisses (quer atmosfricas, quer para o meio hdrico), gesto dos resduos (desde a sua produo at eliminao), contaminao do solo, controlo sobre o uso de matrias primas e recursos naturais, bem como outros requisitos emergentes da comunidade local.

A identificao dos aspectos ambientais deve ser feita antes de se iniciar uma actividade (na fase de projecto) e antes do seu abandono (fase de desmantelamento). Os impactes ambientais decorrentes dum desmantelamento podem ser de eliminao/minimizao complexa e acarretar custos bastante elevados (Exemplos: descontaminao de solos, tratamento de produtos qumicos armazenados em grandes quantidades, cuidados especiais na demolio de edifcios com amianto) pelo que devem ser avaliados e estudados com antecedncia. O levantamento ambiental poder ter em conta as aces levadas a cabo pela organizao em matria de sensibilizao, formao, informao, comunicao interna e comunicao externa no domnio do ambiente. Esta anlise dever tambm permitir avaliar o grau de cumprimento da regulamentao ambiental aplicvel organizao. O levantamento ambiental constitui a base de todo o sistema de gesto ambiental pelo que se for mal elaborado, todas as fases seguintes podero ser ineficazes! Por outro lado, este levantamento no d solues para os problemas; apenas os identifica para posterior definio de aces.

2 Aquando da realizao das medidas, anlises e inspeces deve-se ter especial cuidado em garantir a representatividade das amostras e a qualidade dos resultados (por exemplo, calibrao dos equipamentos de medida, utilizao de mtodos normalizados e reconhecidos, etc.). A concepo de solues, baseadas apenas em medidas, anlises e inspeces pontuais, pode conduzir a resultados inadequados, onerosos e ineficazes.

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A anlise ambiental identifica os diferentes aspectos ambientais mas ter de ser complementada por uma avaliao dos respectivos impactes. A norma no estabelece nem impe nenhum mtodo de avaliao de impactes ambientais. Convm, no entanto, utilizar uma metodologia que evite, ou pelo menos diminua, a subjectividade e a excessiva formalidade. Na posse dos resultados da avaliao de impactes ambientais h que, de forma prioritria, assegurar o controlo operacional de todos os que forem considerados significativos (ver 4.4.6). De entre os aspectos ambientais significativos, e aps ter garantido o seu controlo, devem seleccionar-se aqueles para os quais so identificveis oportunidades de melhoria contnua. Para estes, tendo em conta os meios tcnicos, humanos e financeiros de que dispe, a organizao definir objectivos e metas ambientais (ver 4.3.3), incluindo-os no seu programa de gesto ambiental (ver 4.3.4).

4.3.2 Requisitos legais e outros requisitos A organizao deve estabelecer e manter um procedimento para identificar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos, que a organizao subscreva, aplicveis aos aspectos ambientais das suas actividades, produtos ou servios. Uma organizao que pretenda garantir a implementao da presente norma dever identificar as exigncias legais, e outras que se aplicam aos aspectos ambientais das suas actividades, produtos ou servios, que tem de cumprir. O cumprimento da norma exige o estabelecimento de um procedimento que garanta a actualizao dos requisitos legais e outros que sejam aplicveis organizao. De salientar que a documentao legal pode apresentar-se de diferentes formas: directivas e regulamentos comunitrios, leis, decretos-lei, portarias, despachos de aplicao nacional, resolues ministeriais ou municipais, etc.. Os outros requisitos podero ser documentos do tipo: polticas de grupo, cdigos de boa conduta ambiental, contratos com clientes, etc.. A identificao da legislao aplicvel3 organizao poder ser feita internamente ou recorrendo prestao dum servio externo. Em qualquer caso, necessrio o conhecimento dos aspectos ambientais relacionados com as actividades, produtos e servios da organizao de forma a permitir uma anlise eficaz da sua aplicabilidade. Deve ser mantida uma listagem actualizada de todos os documentos. A norma no exige apenas a identificao da legislao. Exige ainda que a organizao demonstre o seu conhecimento e tenha acesso, em qualquer situao,3

A identificao dos requisitos poder realizar-se tendo como base assinaturas disponibilizadas pelos organismos

de normalizao, publicaes especializadas, subscrio de revistas, dados de associaes sectoriais, profissionais, ou outras.

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a esses mesmos documentos, podendo mant-los em arquivo interno ou acessveis atravs de outro meio (Internet, bases de dados, etc.). Outra questo fundamental para a garantia da aplicao deste requisito ao funcionamento adequado do sistema de gesto ambiental, prende-se com a anlise dos contedos dos documentos aplicveis. Mais do que conhecer a existncia dum documento legal, fundamental que a organizao saiba exactamente o que tem de cumprir. Assim, no ser suficiente possuir uma mera listagem de documentos legais aplicveis, j que a organizao precisa conhecer exactamente o que tem de cumprir, de forma a avaliar como o poder fazer e a decidir da necessidade de investimentos, de alterao de prticas e procedimentos ou outras aces. Para o efeito, a organizao dever manter registos (lista, tabela, base de dados, etc.) permanentemente actualizados da legislao aplicvel; estes registos podem ser organizados por temas (ar, gua, solo, resduos...) e/ou subtemas (captao de gua, efluentes...); podem ainda assumir a forma duma tabela em que, por actividade, se identifica, no s a legislao, mas tambm as obrigaes da resultantes (registos a gerar, relatrios a enviar a entidades pblicas, etc.).

4.3.3

Objectivos e metas

A organizao deve a todas as funes e nveis pertinentes, estabelecer e manter objectivos e metas ambientais documentados. Ao estabelecer e rever os seus objectivos, a organizao deve considerar os requisitos legais e outros requisitos, os seus aspectos ambientais significativos, as suas opes tecnolgicas e os requisitos financeiros, operacionais e de negcio, bem como, o parecer das partes interessadas. Os objectivos e metas devem ser coerentes com a poltica ambiental, incluindo o compromisso relativo preveno da poluio. Este requisito dever permitir o surgimento de oportunidades de melhoria e a definio das aces prioritrias. Os objectivos e metas ambientais devero ser coerentes com a poltica ambiental definida pela organizao, tendo como base os temas e os eixos de aco prioritrios nela definidos. Devem ser periodicamente definidos e documentados, por exemplo, em conjunto com a reviso do sistema de gesto ambiental. Os objectivos ambientais devem ser entendidos como mais gerais do que as metas. Enquanto os primeiros resultam directamente da poltica, as segundas decorrem dos objectivos, podendo ser entendidas como desdobramentos dos mesmos. Um objectivo uma inteno ambiental geral que, se possvel, deve ser quantificada, enquanto que a meta uma exigncia de desempenho pormenorizada, quantificada, e sempre relativa a um determinado objectivo (ver Exemplo 1). A fixao dos objectivos e metas deve ter em conta as seguintes consideraes:

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as exigncias legais e outras (para que no sejam estabelecidos objectivos que ponham em causa o cumprimento de limites legais ou outros aceites pela organizao); os aspectos e impactes significativos; as opes tecnolgicas, as exigncias financeiras, operacionais e comerciais; a opinio das partes interessadas.

Exemplo 1

POLTICA DO AMBIENTE DA YYY ... A YYY compromete-se a reduzir as emisses para o ar e para a gua, assim como a reduzir o volume de resduos slidos produzidos... Porto, 21 de Fevereiro de 2000 Assinatura: A Administrao da YYY

OBJECTIVOS E METAS (associados a esta Poltica) Objectivo Meta w Baixar em 80% as emisses de diclorometano (um COV) relativamente ao ano 2000 w Baixar em x% as emisses de xpto (um COV) relativamente ao ano 2000 w Reduzir em 50% o CQO das guas residuais provenientes da nave fabril 1 w Reduzir em y% o CQO das guas residuais provenientes da Seco xpto w Reciclar a totalidade dos resduos de embalagem de papel e carto produzidos pela empresa

w Reduzir as emisses de Compostos Orgnicos Volteis (COVs) no ar em 10%, relativamente ao ano de 2000

w Baixar o valor da Carncia Qumica de Oxignio (CQO) nas guas residuais em 30%, relativamente ao ano de 2000 w Diminuir o volume de resduos para aterro em 45%, relativamente ao valor de 2000

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Assim, para o estabelecimento dos objectivos e metas ambientais, e para que no sejam fixados objectivos e metas impossveis de cumprir por parte da organizao, necessrio proceder a diferentes avaliaes: dos meios tecnolgicos, com o intuito de se identificar os meios necessrios ao controlo, reduo ou eliminao dos impactes das actividades da organizao sobre o ambiente, no esquecendo a utilizao da melhor tecnologia disponvel sempre que tcnica e economicamente vivel; dos aspectos financeiros associados a esses meios tecnolgicos; dos meios humanos necessrios. Pelo referido, a definio das metas e eventualmente dos objectivos, implica uma quantificao (indicadores) que possibilitem o seu acompanhamento e avaliao final do respectivo cumprimento. Esta quantificao pode significar um indicador numrico (%, Kg, ...) e uma data (ver Exemplo 1) ou apenas uma data (quando se pretende a introduo ou eliminao de qualquer aspecto, por exemplo, passar a usar o produto menos poluente X.P.T.O, num dado processo, a partir de ...). Estes indicadores podero ser acompanhados em conjunto com o programa de gesto ambiental (ver 4.3.4), evidenciando a eficcia das aces realizadas e o atingir dos objectivos e metas ambientais.

4.3.4 Programa(s) de gesto ambiental A organizao deve estabelecer e manter programa(s) destinado(s) a atingir os seus objectivos e metas. Este(s) deve(m) incluir: a) designao das responsabilidades para atingir os objectivos e metas, em cada nvel e funo relevantes da organizao;

b) os meios e os prazos para que eles sejam atingidos. Se um projecto est relacionado com novos desenvolvimentos e com actividades, produtos ou servios novos ou modificados, o(s) programa(s) deve(m) ser corrigido(s), onde for relevante, para assegurar que a gesto ambiental se aplica a esses projectos. Este requisito da norma est directamente relacionado com o anterior (4.3.3 Objectivos e metas). Consiste na definio de aces, atribuio de responsabilidades, disponibilizao de recursos financeiros necessrios e definio de prazos para que se atinjam os objectivos e metas ambientais definidos. Para o cumprimento da norma obrigatria a elaborao dum programa de gesto ambiental no existindo, no entanto, nenhum modelo pr definido a cumprir. O programa pode ser aplicado a actividades, produtos ou servios j em execuo ou novos.

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Exemplo 2

PROGRAMA DE GESTO AMBIENTAL DA YYY PARA 2001Objectivo Meta Aces Meios Responsveis Chefe da manuteno Prazos

Ligar todas as condutas de exausto das

estufas que secam produtos lavados com diclorometano a uma s conduta de sada.

1 000 000$00 (materiais + mode-obra interna)

At Out. 2001

Adquirir um lavador de gases para tratar os

w Reduzir as emisses de Compostos Orgnicos Volteis (COV) no ar em 10%, relativamente ao ano de 2000

gases desta conduta de sada. w Baixar em 80% as emisses de diclorometano relativamente ao ano 2000

10 000 000$00 (inclui transportes da Alemanha) 300 000$00 (mo-de-obra interna + tcnico alemo) 650 000$00 (materiais + mode-obra interna)

Director Tcnico Executivo

At Out. 2001

Instalar o lavador de gases adquirido.

Chefe da manuteno

At Dez. 2001

Fazer a ligao do esgoto do lavadores de

Chefe da manuteno

gases ETAR para tratamento do efluente.

At Dez. 2001

Elaborado por:Em:

Aprovado por:Em:Mod. xx,yy

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A amplitude do programa vai depender, em particular, das capacidades financeiras, tecnolgicas e humanas da organizao. Deve, no entanto, ter em ateno a prioridade que tem que ser dada aos aspectos ambientais significativos e ainda atender seguinte linha de raciocnio: uma meta est associada a um objectivo, que, por sua vez est associado a um ou mais aspectos ambientais e, para cada meta, devero ser respondidas as quatro questes: Quem? Faz o qu? Com que meios? Em que prazos? (Ver Exemplo 2). O programa de gesto ambiental deve ser continuamente acompanhado quanto ao seu grau de concretizao, devendo ser periodicamente reexaminado e, em caso de necessidade, reajustado. Adicionalmente, e dado que muitas empresas necessitam de realizar investimentos e implementar projectos de alguma dimenso, pode ser til o estabelecimento de procedimentos especficos para o que poderamos chamar de planos/projectos de investimento e desenvolvimento ambiental. Deste modo, ficar assegurado que, nos novos projectos, so identificados os aspectos ambientais que, eventualmente, estejam em causa (ver 4.3.1). O(s) programa(s) de gesto ambiental podem, ainda, ser elaborados por projecto, instalao, produto, processo ou actividade elementar. Tal como os objectivos e metas ambientais, o programa de gesto ambiental deve ser aprovado pela Direco de forma a garantir que os meios e recursos necessrios sua concretizao so previamente assegurados.

4.4 Implementao e funcionamento 4.4.1 Estrutura e responsabilidade As funes, as responsabilidades e a autoridade devem ser definidas, documentadas e comunicadas por forma a facilitar eficcia da gesto ambiental. A Direco deve providenciar os recursos necessrios para a implementao e o controlo do sistema de gesto ambiental, os quais incluem os recursos humanos, os peritos especializados e os recursos tecnolgicos e financeiros. A Direco, ao seu mais alto nvel, da organizao deve nomear um representante(s) especfico(s) da Direco que, independentemente de outras responsabilidades, deve(m) ter funes, responsabilidades e autoridade definidas para: a) assegurar que os requisitos do sistema de gesto ambiental so definidos, implementados e mantidos em conformidade com a presente Norma; b) relatar Direco o desempenho do sistema de gesto ambiental para reviso ou como base para a melhoria do sistema de gesto ambiental.

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Para dar cumprimento a este requisito da norma, necessria a definio clara das responsabilidades (as actividades que tm de desempenhar) e da autoridade (o que as pessoas podem decidir autonomamente) para as funes dos que gerem (todos os nveis hierrquicos), executam (funes mais relacionadas com as reas produtivas/executantes) e verificam (funes mais relacionadas com o controlo ambiental), desde que referenciadas ao nvel de procedimentos e outros documentos do sistema de gesto ambiental. O referido organigrama no deve ser confundido com organigramas funcionais, mais teis para evidenciar as relaes entre funes, e igualmente necessrios para suportar a definio da relao mtua. Quando existam rgos colectivos/colegiais de deciso/anlise (Exemplos: Comisso/Conselho do Ambiente, Comisso/Conselho da Qualidade e Ambiente), a composio, responsabilidades e modos de deciso devem estar igualmente definidos. igualmente essencial a definio clara das qualificaes (por exemplo, formao escolar e profissional, experincia profissional e treino) que a organizao considera como mnimas para um colaborador poder desempenhar uma funo sem pr em causa o desempenho ambiental e os compromissos legais e voluntrios assumidos, mesmo que o perfil definido no corresponda ao perfil do actual detentor da funo4. A definio das qualificaes mnimas para desempenhar adequadamente uma funo particularmente importante quando a actividade desenvolvida est, de alguma forma, relacionada com aspectos ambientais significativos ou com o controlo e gesto ambiental. Esta definio de qualificaes no tem de ser feita por pessoa, mas sim por funo. A flexibilidade, polivalncia ou critrios de substituio devem ser definidos respeitando as qualificaes mnimas definidas para as funes. A Direco, ao seu mais alto nvel, deve designar um representante com responsabilidades e autoridade definidas para a implementao do sistema de gesto ambiental. Deve ainda disponibilizar os recursos necessrios para que o mesmo seja implementado e mantido (Exemplos: equipamentos, instalaes, meios tecnolgicos, meios financeiros e recursos humanos). O representante da Direco, com responsabilidades executivas, um elemento de 1 linha que gere a organizao na sua actividade corrente, ou outro elemento que no sendo de 1 linha reporte a este directamente, tendo funes executivas na rea ambiental (Exemplos: gerente, director geral, director do ambiente, director da qualidade e ambiente). Este elemento da direco executiva, alm de outras funes, deve ser o principal responsvel pelo estabelecimento, implementao e manuteno do sistema de gesto ambiental e por fornecer informao Direco sobre o seu desempenho para efeitos de reviso do mesmo e para o desencadear de aces de melhoria.

4

Perfis desadequados relativamente aos requisitos definidos devem ter associados planos de formao e treino (ver

4.4.2).

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Este enunciado no significa que o representante da direco tenha que ser um director, mas sim um elemento da Direco. Isto implica que a organizao defina os limites do que considera ser a equipa de Direco (grupo de indivduos com responsabilidades executivas). O que essencial o entrosamento deste elemento na equipa de Direco e a sua liberdade e autoridade organizacional para poder assegurar as tarefas acima referidas.

4.4.2 Formao, sensibilizao e competncia A organizao deve identificar as necessidades de formao. Deve criar condies para que todo o pessoal cujo trabalho possa ter um impacte ambiental significativo receba formao adequada. A organizao deve estabelecer e manter procedimentos que permitam aos seus empregados ou membros, em cada nvel e funo relevante, estarem sensibilizados para: a) a importncia da conformidade com a poltica ambiental, procedimentos e requisitos do sistema de gesto ambiental;

b) dos impactes ambientais significativos, reais ou potenciais, das suas actividades, e para os benefcios ambientais decorrentes de uma melhoria do seu desempenho individual; c) as suas funes e responsabilidades para atingir a conformidade com a poltica e os procedimentos ambientais e com os requisitos do sistema de gesto ambiental, incluindo os requisitos de preveno e de resposta a situaes de emergncia; d) das consequncias potenciais do no cumprimento dos procedimentos operacionais especificados. O pessoal que desempenhe tarefas que possam causar impactes ambientais significativos deve adquirir competncia com base numa adequada educao, formao e/ou experincia. O essencial deste requisito no a elaborao dum plano de formao, mas sim a identificao das necessidades de formao. O plano uma consequncia das necessidades e um meio para as satisfazer. A identificao das necessidades de formao pode fazer-se atravs de duas fontes principais: A primeira a definio das qualificaes mnimas exigidas para todas as funes com potencial para causar impactes ambientais significativos. Como j foi afirmado no ponto 4.4.1, a descrio de funes deve incluir os requisitos mnimos para as funes. Esta identificao das necessidades , de alguma forma, automtica. Por exemplo, se um funcionrio vai passar a executar outra tarefa para a qual esto

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definidas qualificaes que ele no possui, ento essa uma necessidade identificada e deve estar contemplada no plano de formao. A segunda a anlise das necessidades de formao aos diversos nveis da organizao que desempenham funes com incidncia ambiental, que poder ser feita das mais variadas formas mas garantindo sempre a justificao das necessidades apontadas. A identificao de uma formao especfica para um grupo de operrios, por exemplo pelo seu superior hierrquico, deve estar devidamente fundamentada, por exemplo, em problemas existentes na rea (por exemplo, nmero de vezes que valores limites de emisso so ultrapassados), na introduo de novas tecnologias (por exemplo, electrofiltros), na introduo de novos mtodos de trabalho (por exemplo, novo equipamento), na introduo de novos procedimentos/alterao aos existentes (por exemplo, aquando da implementao do sistema), na alterao da implantao duma linha, no estabelecimento/alterao de circuitos documentais, na introduo da informatizao de alguma actividade, etc..

Caso as actividades com impacte ambiental significativo sejam desenvolvidas por colaboradores subcontratados, o levantamento de necessidades dever ser igualmente assegurado. Para o levantamento de necessidades podem ser consideradas, para alm do conhecimento directo, outras fontes de informao: constataes de auditorias realizadas; no conformidades detectadas; ocorrncia de acidentes ou situaes de emergncia; aces correctivas desencadeadas; reclamaes; anlises efectuadas aquando da reviso do sistema de gesto ambiental. Situaes que podem igualmente ser consideradas so: novos mtodos de trabalho; realocao de pessoas (transferncias internas); admisso de novos colaboradores, a ttulo permanente ou temporrio; a obrigatoriedade de cumprimento de requisitos especficos, sejam eles internos, contratuais, regulamentares ou legais. Considerando o que foi referido, no normalmente aceitvel que o plano de formao seja elaborado apenas a partir dos catlogos comerciais disponveis, sem uma adequada identificao das necessidades nos termos j referidos. Segundo o enunciado deste requisito, os planos de formao devem incluir formas de consciencializao dos elementos da organizao ou subcontratados para: os requisitos do sistema de gesto ambiental; os impactes ambientais significativos (actuais ou potenciais) das suas actividades; os seus papis e responsabilidades nas situaes de resposta emergncia; as consequncias de no respeitar os procedimentos operacionais estabelecidos.

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O plano deve poder ser revisto por forma a incluir as aces no previstas quando da elaborao do plano inicial ou para reprogramar aces. Devem ser mantidos registos apropriados5 (ver 4.5.3) das actividades afectas formao (Exemplos: identificao das necessidades de formao, plano de formao, sumrios das aces de formao, lista de presenas, certificados de participao, etc.).

4.4.3 Comunicao No que se refere aos seus aspectos ambientais e ao sistema de gesto ambiental a organizao deve estabelecer e manter procedimentos para: a) b) comunicao interna entre os diversos nveis e funes da organizao; receber, documentar e responder a comunicaes relevantes de partes interessadas externas.

A organizao deve considerar processos de comunicao externa sobre os seus aspectos ambientais significativos e registar a sua deciso. Este requisito inclui dois tipos de comunicao no que diz respeito aos aspectos ambientais e ao prprio sistema de gesto ambiental, a comunicao interna e a comunicao externa. A comunicao interna, entre os diversos nveis e funes relacionados com o ambiente, tem como objectivo facilitar o entendimento e a cooperao mtua de todo o pessoal envolvido no desempenho ambiental. Dever ser elaborado um procedimento onde sejam estabelecidos os meios de comunicao interna formais (ordens de servio, memorandos, etc.) e informais (jornais internos, intranet, placards, etc.) e respectivos registos. A comunicao externa dever ser entendida em duas vertentes, o tratamento das exigncias das partes interessadas externas e a comunicao externa voluntria. No primeiro caso, dever ser dado especial destaque: s comunicaes obrigatrias com os rgos oficiais, nomeadamente, no que diz respeito a informao do autocontrolo dos aspectos ambientais (Exemplo registo anual de resduos industriais e hospitalares, relatrios bianuais da monitorizao dos efluentes gasosos ou trimestrais da monitorizao em

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A formao de cada colaborador deve ser evidencivel individualmente.

Quando a formao inclui uma componente prtica importante, por exemplo, seis meses no posto de trabalho, deve existir um relatrio comprovativo de que a pessoa em causa est em condies de desempenhar as funes previstas. Esta uma forma de evidenciar que a formao foi efectuada. Quando a empresa est a implementar os procedimentos de formao, na maioria das situaes, j muitos funcionrios frequentaram aces de formao necessrias sua qualificao presente. Nestes casos, aconselhvel que a empresa efectue a recuperao possvel da situao, nem que seja a partir do conhecimento dos responsveis com maior antiguidade.

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contnuo, relatrios da monitorizao dos efluentes lquidos conforme respectiva licena de descarga, etc.). Em relao s informaes peridicas e obrigatrias a fornecer aos rgos oficiais, recomendvel a elaborao duma tabela, ou quadro, com indicao da base legal, do contedo, forma e periodicidade da informao, bem como das responsabilidades pela recolha, tratamento, envio e controlo. s formas de tratar os pedidos de informao provenientes das partes interessadas externas, assegurando a resposta a reclamaes e a formalizao dos processos adoptados para a sua recepo, tratamento, resposta e respectivos registos.

Relativamente comunicao externa voluntria, a norma no exige que a organizao a adopte. Caso esta pretenda faz-lo dever ser cautelosa, procedendo a uma anlise dos prs e contras de tal divulgao e, depois, estabelec-la formalizando os moldes em que dever ser realizada. Podem ser usados como veculos para transmitir os aspectos relevantes das actividades e do sistema de gesto ambiental, bem como dar resposta s preocupaes de partes interessadas jornais internos, relatrios ambientais, publicaes externas (jornais, revistas) e a Internet. Em particular, a comunicao atravs das suas diversas formas, deve traduzir-se, efectivamente, na possibilidade de os empregados e as partes interessadas poderem manifestar as suas preocupaes (incluindo eventuais respostas a reclamaes ambientais). De todas as comunicaes devem ser mantidos registos/evidncias (ver 4.5.3).

4.4.4 Documentao do sistema de gesto ambiental A organizao deve definir e manter informao, em papel ou em formato electrnico, para a) descrever os elementos essenciais do sistema de gesto e suas interaces; fornecer orientao sobre documentao relacionada.

b)

Um sistema de gesto ambiental pode ser entendido como o conjunto da estrutura organizacional, dos procedimentos, dos processos e dos recursos necessrios para implementar a gesto ambiental. Assim sendo, a sua documentao deve contemplar todas as funes e actividades que contribuem para o cumprimento dos requisitos especificados, constituindo um retrato fiel da realidade da empresa. A definio do sistema de gesto ambiental em concreto, e da sua estrutura documental, deve adequar-se s caractersticas de cada organizao (estrutura orgnica, dimenso, recursos, cultura), aos seus processos, produtos, servios, clientes, mercados, fornecedores e sensibilidade do meio envolvente.

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A abrangncia da documentao do sistema de gesto ambiental deve ser suficiente para contemplar todas as funes aplicveis da norma de referncia podendo, no entanto, ser mais abrangente em funo de situaes contratuais especficas. A estrutura documental no passa obrigatoriamente pela elaborao dum manual de gesto ambiental. No entanto, deve ser estabelecida de uma forma lgica, hierarquizada6, coerente (sem omisses nem sobreposies) e permitindo a integrao de todos os documentos relevantes do sistema. Caso a organizao opte pela elaborao do manual de gesto ambiental poder ter em conta os seguintes elementos: indicao do objectivo e campo de aplicao do sistema de gesto ambiental; descrio, histria, actividades e locais da organizao; poltica ambiental; apresentao da sua estrutura orgnica, de forma a ser perceptvel o funcionamento da organizao, com particular nfase na funo de gesto ambiental; incluso ou referncia a procedimentos do sistema de gesto ambiental, relacionando-os com os requisitos de cada uma das funes aplicveis da norma de referncia. Caso no seja esta a opo, importante a elaborao de uma matriz que demonstre o modo como as funes da norma so respondidas. Considera-se que os procedimentos so uma parte relevante do sistema documental j que constituem a documentao de base para todo o planeamento, execuo e verificao das actividades relevantes para a gesto ambiental. O conjunto dos procedimentos documentados deve responder a todas as funes/requisitos da norma de referncia, em especial quando formalmente especificado nos prprios requisitos. Os procedimentos determinam quem faz o qu, quando, onde, porqu e como. Poder ser conveniente a descrio do como num tipo diferente de documentos (Exemplos: instruo de trabalho, procedimento operativo) desde que seja clara a sua ligao com os anteriores. Os procedimentos podem, igualmente, remeter para documentos de origem externa (Exemplos: normas, especificaes de clientes, legislao) ou interna (por exemplo, impressos). Estes procedimentos escritos devem estar em actualizao permanente, correspondendo de facto s prticas seguidas na realizao das actividades a que dizem respeito. O contedo, extenso e detalhe dos procedimentos devem ter em ateno: a complexidade do trabalho (necessidade de pormenorizao); a formao dos utilizadores (qualificao necessria para a realizao das tarefas).Por hierarquizao deve-se entender a classificao por ordem de importncia dos documentos (com nveis) e a

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sua interligao objectiva.

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A documentao considerada pode ainda incluir: informao sobre o processo, organigramas, normas internas e planos de emergncia das instalaes.

4.4.5 Controlo de documentos A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para controlar todos os documentos requeridos na presente Norma, por forma a assegurar que: a) b) podem ser localizados; sejam periodicamente analisados, aprovados por pessoal autorizado; revistos, quando necessrio, e

c)

as verses actualizadas dos documentos relevantes se encontrem disponveis em todos os locais onde so efectuadas operaes essenciais ao funcionamento eficaz do sistema de gesto ambiental; os documentos obsoletos so prontamente retirados de todos os pontos de emisso e de utilizao, ou de outra forma impedido contra utilizao indevida; todos os documentos obsoletos conservados por motivos legais e/ou para preservao de conhecimentos se encontrem devidamente identificados.

d)

e)

A documentao deve ser legvel, datada (com datas de reviso) e facilmente identificvel, mantida de uma forma ordenada e conservada por um perodo determinado. Devem ser definidos e mantidos procedimentos e responsabilidades, referentes criao e alterao dos diversos tipos de documentos. O controlo dos documentos est estreitamente relacionado com o requisito anterior. Trata-se de controlar os tipos de documentos previstos na estrutura documental, incluindo os impressos (mscaras, formatos ou outras designaes equivalentes). Para alm dos documentos, devem tambm ser considerados, e adequadamente controlados, os dados susceptveis de alterao (Exemplos: listas de fornecedores de servios ou produtos com implicaes ambientais, lista de clientes com exigncias ambientais, lista de equipamentos de medio e monitorizao a calibrar, lista de funcionrios qualificados para exercer actividades com potencial para causar impacte ambiental significativo, listagens ou extractos dos anteriores), os dados em suporte informtico, os dados resultantes do tratamento de outros contemplados em registos ou documentos e apresentados, por exemplo, em relatrios (Exemplos: produo mdia mensal de resduos, consumo mdio mensal de gua e energia por unidade de produo). So tambm documentos a controlar os que tenham origem no exterior da empresa tais como boletins de anlises ou relatrios de monitorizaes realizadas no exterior, informao tcnica de clientes ou fornecedores, normas, regulamentos, legislao, cdigos de boa prtica, licenas e pareceres de entidades oficiais.

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Os documentos considerados parte integrante do sistema de gesto ambiental tm de ser objectivamente identificados, para que se possam adoptar metodologias adequados para o seu controlo. Para efeitos de controlo, os documentos devem ter uma designao, podendo ainda ter um cdigo/referncia. Os sistemas de codificao dos documentos e impressos devem ser concebidos de modo a permitirem uma identificao fcil, pelo menos, dos nveis da estrutura da documentao. Estes sistemas de codificao devem estar documentados de modo a garantir a sua coerncia e adopo por todas as funes envolvidas no controlo dos documentos e dados. recomendvel que a empresa identifique todos os tipos de documentos e todas as responsabilidades associadas aos aspectos de controlo (elaborao, verificao, aprovao, emisso, lista de distribuio, original, arquivo histrico) sob a forma de uma matriz ou outra equivalente. A verificao deve ser feita por quem tenha competncia tcnica e/ou de gesto pelo menos igual a quem elaborou o documento e deve consistir na anlise da coerncia entre ele e os restantes do mesmo tipo e/ou com tipos de documentos com objectivos complementares, assim como a salvaguarda da sua adequabilidade face aos requisitos da norma de referncia ou outros. Atendendo a que os documentos so elaborados com o objectivo de transmitir metodologias, orientaes, instrues ou informaes a algum, ento deve ser definida a sua fonte emissora e os destinatrios a quem os distribuir. A distribuio dos documentos deve garantir que estes esto disponveis, na verso actualizada, onde so necessrios. Devem existir evidncias desta distribuio. Os documentos uma vez alterados (revistos) e/ou extintos (obsoletos) devem ser removidos dos locais de utilizao e, sempre que previsto, arquivado um exemplar de cada documento substitudo, devidamente identificado. As responsabilidades por estas actividades devem estar estabelecidas. As alteraes/modificaes devem respeitar os circuitos estabelecidos para todos os aspectos do controlo dos documentos, anteriormente definidos. A natureza das alteraes deve ser registada de forma a facilitar o seu entendimento e aplicao pelos utilizadores. S so aceitveis alteraes manuscritas nos documentos distribudos (por exemplo, desenho da rede de guas residuais industriais) se forem efectuadas pelas funes autorizadas e cumprirem os circuitos estabelecidos, assegurando que os originais so posteriormente alterados, bem como as outras cpias existentes. O controlo de documentos, dados e impressos gerados e controlados informaticamente, obriga a estabelecer procedimentos adicionais de validao e, ainda, de segurana, integridade e acesso aos mesmos.

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Os documentos devem ter formas (assinaturas digitalizadas, siglas, smbolos ou outras solues) de indicar aos utilizadores, quem so os responsveis pelo controlo dos documentos. Os documentos em suporte electrnico (Exemplos: disquetes / bandas magnticas / EDI - electronic data interchange) devem estar includos nos sistemas de controlo.

4.4.6 Controlo operacional A organizao deve identificar as operaes e as actividades associadas aos aspectos ambientais significativos, identificados segundo a sua poltica, os seus objectivos e as suas metas. A organizao deve planear estas actividades, incluindo a manuteno, por forma a garantir que estas so realizadas sob determinadas condies, atravs: a) da definio e manuteno de procedimentos documentados que abranjam situaes nas quais a sua inexistncia possa conduzir a desvios da poltica, objectivos e metas ambientais; da definio de critrios operacionais nos procedimentos; da definio e manuteno de procedimentos relacionados com os aspectos ambientais significativos identificveis dos bens e servios utilizados pela organizao e da comunicao dos procedimentos e dos requisitos relevantes aos fornecedores e subcontratados.

b) d)

Este requisito da norma est directamente relacionado com a identificao dos aspectos ambientais significativos. necessrio remontar origem ou fonte do impacte significativo e documentar os processos necessrios para o seu controlo. A documentao pode ser feita atravs da elaborao de modos operatrios, instrues, etc. (Ver Exemplo 3). Posteriormente, deve ser assegurado que estas actividades so efectuadas de acordo com as condies especficas estabelecidas nos procedimentos. Na verdade, tm de ser elaborados procedimentos/instrues de trabalho para as actividades, onde a sua ausncia possa afectar negativamente o ambiente ou o resultado esperado. Estes documentos devem definir os recursos humanos e materiais, as responsabilidades e os critrios de execuo e de controlo do processo. Devem ser escritos, tendo em vista o utilizador, devendo apenas conter a informao que ele possa necessitar e entender. Por exemplo, no adianta estar a explicar, numa instruo para operar um equipamento de despoeiramento, as implicaes das partculas ao nvel da flora, se o operador no as entende, nem vai tirar dessa informao qualquer vantagem. Em qualquer caso, as instrues tm de ser precisas. Por exemplo, no deve ser aceitvel que se diga apenas no ultrapassar os limites, sem se definir qualquer parmetro (temperatura, caudal, presso, etc.) com relevncia para o sucesso do controlo do poluente em causa.

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Os procedimentos/instrues podem ser elaboradas no sentido de permitirem estabelecer regras conjuntas para o controlo ambiental, da qualidade e da segurana, j que muitas vezes os operadores tm de operar os equipamentos de modo a alcanar aqueles trs objectivos simultaneamente. Sempre que a sua ausncia possa afectar a correcta execuo do trabalho e provocar um agravamento dos impactes ambientais da actividade em causa, a manuteno deve ser planeada e as intervenes executadas de acordo com instrues escritas. Estas intervenes devem gerar registos que permitam replanear as intervenes em funo do histrico dos equipamentos. Quando alguma parte dos planos seja executada pelos prprios operadores dos equipamentos, aqueles devem ser adequadamente treinados e disporem dos meios necessrios. Salienta-se que o controlo operacional tambm deve ser usado quando h necessidade de assegurar caractersticas anunciadas/especificadas para os produtos (por exemplo, % de material reciclado incorporado, no utilizao de CFCs, etc.). Por ltimo, a organizao deve seleccionar os seus fornecedores de bens e servios com base nas suas capacidades (tcnicas e organizativas) para respeitar os requisitos da organizao, da legislao aplicvel e da sociedade. Para o efeito, a empresa deve ter procedimentos para transmitir aos fornecedores as especificaes completas dos bens e servios a prestar, sempre que tenha sido detectada a influncia da actividade dos fornecedores e das empresas subcontratadas nos impactes ambientais significativos da organizao. Embora o enunciado da norma no seja explcito quanto necessidade de avaliar e seleccionar os fornecedores, a empresa deve integrar os fornecedores de servios com potencial impacte ambiental significativo dentro ou fora da organizao (Exemplo: transportadores, destinatrios de resduos, laboratrios de ensaios de efluentes lquidos ou gasosos, etc.), no seu sistema de gesto ambiental. Assim, a organizao deve analisar a influncia do produto/servio a comprar no seu desempenho ambiental, j que existem produtos/servios fornecidos por terceiros que so relevantes e outros que o no so de forma determinante, pelo que a avaliao dos fornecedores poder ser de exigncia varivel em funo da importncia dos seus fornecimentos/servios para o cumprimento da poltica ambiental da organizao. A avaliao e seleco de potenciais fornecedores na vertente ambiental pode considerar o conhecimento dos meios humanos e materiais, do sistema organizacional e do sistema de gesto ambiental, o cumprimento de obrigaes legais e regulamentares, os resultados de anlises de amostras, de ensaios na produo, ensaios finais e outros realizados com os seus produtos para os quais existam requisitos ambientais7.7

Esta informao poder ser obtida, por exemplo, atravs de inquritos, auditorias ambientais e/ou visitas de

avaliao.

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Exemplo 3 PROCEDIMENTOS / INSTRUES TPICOS DE CONTROLO OPERACIONAL Gesto de resduos (por exemplo, estabelecendo as regras e responsabilidades da separao, identificao de contentores, movimentao, armazenagem temporria e seleco de destinos finais) Operao da Estao de Tratamento de guas Residuais (ETAR) (por exemplo, estabelecendo quais os parmetros de funcionamento que devem ser verificados para garantir, ainda que indirectamente, que os valores da qualidade do efluente tratado descarregado so mantidos dentro dos limites legais) Operao dos equipamentos de despoeiramento (por exemplo, para controlar caudais/presses, periodicidade de substituio de filtros de forma a controlar as emisses gasosas dentro dos valores desejados e/ou a evitar roturas) Operao da estufa de secagem do produto final (por exemplo, para controlar temperaturas/caudais de forma a controlar as emisses gasosas dentro dos valores desejados) Gesto de energia (por exemplo, identificando os principais equipamentos responsveis pelos consumos energticos e estabelecendo condies de operao que minimizem esses mesmos consumos, tais como perodos de paragem, formas de arranque, adaptao a perodos de vazio, etc.) Gesto da gua (por exemplo, identificando os principais equipamentos responsveis pelos consumos e estabelecendo condies de operao que minimizem esses mesmos consumos, como fecho de circuitos, reutilizao da gua para fins menos exigentes, etc.) Manuteno de equipamentos crticos para o ambiente (por exemplo, identificando os equipamentos cujo estado de manuteno pode influenciar o seu potencial para causar impactes ambientais significativos: rolamentos gripados podem aumentar substancialmente o rudo emitido para o exterior, fugas em bombas e tubagens de lquidos ou gases perigosos podem causar danos ambientais graves, etc.) Aprovisionamento de produtos e servios com potenciais impactes ambientais significativos (identificando quais so os produtos/servios e estabelecendo as regras e responsabilidades para a sua aquisio, manuseamento/acompanhamento e avaliao de fornecedores) Controlo do impacte ambiental de novos projectos (estabelecendo como so identificados os aspectos ambientais com impactes significativos a esperar para esse novo projecto e a obrigatoriedade de definir os meios para controlar os aspectos e minimizar os impactes)

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4.4.7 Preveno e capacidade de resposta a emergncias A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para identificar potenciais acidentes e situaes de emergncia, e ser capaz de reagir de modo a prevenir e reduzir os impactes ambientais ligados que lhes possam estar associados. A organizao deve analisar e rever, quando necessrio, os seus procedimentos de preveno e a sua capacidade de responder a situaes de emergncia, particularmente aps a ocorrncia de acidentes ou situaes de emergncia. A organizao deve ainda testar periodicamente tais procedimentos, onde aplicvel. A norma exige que sejam identificados os riscos e as potenciais situaes de emergncia associados s actividades da organizao. Esta identificao dever ocorrer na fase de levantamento e avaliao de aspectos e impactes ambientais (ver 4.3.1), devendo ser actualizada sempre que ocorrer a introduo de um novo produto, alteraes no processo de fabrico, etc.. Em termos gerais, as principais situaes de emergncia previsveis e susceptveis de provocar impactes ambientais significativos so os seguintes: Riscos tecnolgicos: incndio; exploso; derrame de produtos qumicos perigosos; fuga de gases ou lquidos perigosos;

Riscos naturais: - inundaes; - sismos; - abatimento de terrenos; - tempestades; Identificadas as potenciais causas de acidentes e situaes de emergncia, a organizao deve preparar as respostas a dar para prevenir as causas e as situaes de risco e actuar caso os acidentes e situaes de emergncia ocorram, minimizando os seus efeitos no ambiente. A anlise anterior deve conduzir a um(s) plano(s) de resposta emergncia. Os planos de resposta emergncia devem ser baseados na probabilidade de ocorrncia das falhas ou das suas causas, na gravidade dos efeitos e probabilidade de deteco das falhas, ou das suas causas, antes delas acontecerem, o que est estreitamente ligado aos meios disponveis e sua eficcia.

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Estes planos devem: - definir a organizao e as responsabilidades e atribuir funes; - listar o pessoal treinado; - definir as medidas a tomar em caso de acidente8 (Exemplos: combate ao fogo, controlo de derrames, limpezas); - estabelecer o tipo de coordenao com servios internos e externos de segurana; - definir o sistema de registo dos acidentes; - estabelecer a realizao de simulaes dos meios de preveno e de interveno. Os planos de resposta emergncia devem ser revistos, de acordo com critrios definidos pela organizao. Esta reviso dever ocorrer aps qualquer acidente, situao de emergncia, ou qualquer outra alterao que os possa eventualmente afectar (por exemplo, desenvolvimentos tecnolgicos, novas infraestruturas e instalaes, alteraes de layout, novos produtos, etc.). Para a eficcia dos planos contribui fortemente a formao e treino do pessoal envolvido, que poder ser assegurada atravs de exerccios de simulao, executados periodicamente.

4.5 Verificao e aces correctivas 4.5.1 Monitorizao e medio A organizao deve estabelecer e manter procedimentos documentados para monitorizar e medir, periodicamente as caractersticas principais das suas operaes e actividades que possam ter um impacte significativo sobre o ambiente. Estes procedimentos devem incluir o registo da informao que permitam acompanhar o desempenho, dos controlos operacionais relevantes e a conformidade com os objectivos e metas ambientais da organizao. O equipamento de monitorizao deve ser calibrado e sujeito a manuteno, os respectivos registos devem ser conservados, de acordo com os procedimentos da organizao. A organizao deve estabelecer e manter um procedimento documentado que permita avaliar periodicamente a conformidade com as disposies legais e os regulamentos ambientais aplicveis. A organizao deve estabelecer um procedimento para a monitorizao e medio das principais caractersticas das diferentes operaes e actividades que podero ter impacte significativo sobre o ambiente. As caractersticas a monitorizar e a medir podem ser distinguidas em:8

As aces definidas devem ser proporcionais aos riscos e consequncias dos acidentes e situaes de

emergncia.

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-

caractersticas de natureza regulamentar/legal; caractersticas de natureza voluntria, resultantes da poltica, objectivos e metas ambientais da organizao.

Este requisito da norma leva a que a organizao realize a monitorizao dos impactes significativos, permitindo em simultneo a verificao da conformidade com os objectivos e metas estabelecidos e com a regulamentao legal aplicvel. As actividades de monitorizao e medio (equivalentes s de inspeco e ensaio previstas no sistema da qualidade) e os respectivos registos, podem ser discriminados num plano de monitorizao ambiental ou introduzidos em procedimentos documentados. Nos procedimentos ou no plano de monitorizao ambiental devem ser identificados, pelo menos, os parmetros a medir, os mtodos a usar, a periodicidade das medies, as responsabilidades e o sistema de registo. Para a identificao dos parmetros a medir h que atender: aos requisitos legais de monitorizao e medio aplicveis (por exemplo, se a organizao tem processos de combusto h que identificar os parmetros para caracterizar as emisses gasosas ex. partculas, CO, CO2, NOx, SO2, metais pesados); s aces de controlo operacional (ver 4.4.6) e aos objectivos e metas (ver 4.2.3) que foram definidos pela organizao (por exemplo, se a empresa definiu um procedimento de controlo operacional para minimizao de rudo atravs de manuteno preditiva h que identificar o parmetro a monitorar para verificar o seu cumprimento ex. vibrao; se a organizao definiu objectivos de reduo de consumos de gua h que identificar o parmetro a monitorar ex. m3 de gua consumida por unidade de produto).

-

Os registos gerados devem evidenciar que as medies ou monitorizaes previstas foram efectuadas e os resultados pretendidos alcanados. Estes resultados podem estar relacionados com limites legais e regulamentares, limites de controlo internos e objectivos e metas ambientais estabelecidos. A norma exige que o equipamento de monitorizao e medio seja sujeito a manuteno e esteja calibrado. Devem ser identificados quais os equipamentos que servem para medir caractersticas e parmetros essenciais para a adequada conduo e controlo dos processos com aspectos ambientais significativos. Para os equipamentos seleccionados necessrio estabelecer procedimentos que identifiquem onde e por quem vo ser calibrados, qual o intervalo entre calibraes e ainda a forma de gesto dos intervalos de calibrao que depende de factores diversos9.

9

Ver Directiva CNQ 19/90, Recomendao CNQ 4/98, ISO 10012 e outros documentos tcnicos aplicveis.

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Convm salientar que as organizaes recorrem muitas vezes a servios externos para a medio de parmetros de monitorizao (por exemplo, emisso de poluentes atmosfricos, anlises qumicas de efluentes lquidos, avaliaes acsticas, anlises de perigosidade de resduos, etc.) e, neste caso, devem estabelecer procedimentos que garantam que os fornecedores deste tipo de servio evidenciam o cumprimento deste requisito, quanto ao estado de manuteno e calibrao dos equipamentos usados, adequabilidade dos mtodos e competncia dos executantes.

4.5.2 No conformidade, aces correctiva e preventiva A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para definir responsabilidades e autoridade para investigar e tratar as no conformidades, tomar medidas para minimizar impactes causados e dar incio e concluir aces correctivas ou preventivas. Qualquer aco correctiva ou preventiva que seja realizada para eliminar as causas de no conformidades reais e potenciais, deve ser adequada magnitude dos problemas e proporcional aos impactes ambientais verificados. A organizao deve implementar e registar quaisquer alteraes aos procedimentos documentados, resultantes de aces correctivas ou preventivas. Este requisito da norma exige a identificao das no-conformidades, a sua eliminao atravs da definio de aces correctivas e o estabelecimento de aces preventivas para que no haja repercusso a outros nveis. Uma no-conformidade pode ser: um valor de emisso superior ao limite legal; a no triagem de resduos; incumprimento detectado pelos auditores aquando de uma auditoria ao sistema de gesto ambiental; etc..

Consideram-se como aces correctivas as tomadas para eliminar as causas de no conformidades, evitando que estas reocorram. Em essncia so aces tipicamente reactivas. Assim, em caso de no-conformidade necessrio: agir sobre os efeitos produzidos; analisar as causas e estabelecer aces correctivas para evitar o ressurgimento; definir aces preventivas para evitar o seu aparecimento a outros nveis.

As aces correctivas no podem ser confundidas com a simples correco de uma no conformidade especfica. Consideram-se como aces preventivas, as tomadas para eliminar causas potenciais evitando a ocorrncia de potenciais no conformidades, ou seja,

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aplicadas a causas que nunca tenham gerado no conformidades ou causas de no conformidades potenciais que possam previsivelmente vir a acontecer. Em essncia so aces tipicamente pr-activas. Para a determinao das aces correctivas e preventivas devem ser tomadas em considerao as consequncias da ocorrncia das no conformidades. O tipo e profundidade das aces tomadas devem eliminar ou reduzir o risco a valores aceitveis.

Aces correctivas A tomada de aces correctivas eficazes pressupe uma adequada investigao e identificao das causas raiz dos problemas. Esta uma actividade determinante na eficcia de todo o processo. Uma vez identificada a causa da no conformidade, devem ser determinadas quais as aces a desencadear bem como responsabilidades, meios e prazos associados. A autoridade pela aprovao da aco correctiva deve estar claramente definida. A responsabilidade pela coordenao das aces correctivas deve estar definida a nveis adequados, incluindo o controlo do seu estado (em anlise, em implementao, atrasado, fechadas) e que foram realizadas de acordo com os circuitos previstos nos procedimentos. Este controlo deve contemplar, no apenas a implementao mas tambm os mtodos para avaliar se as mesmas foram, ou no, eficazes. Os diferentes passos de uma aco correctiva devem ser registados. Estes registos devem permitir evidenciar o estado em que se encontra cada aco correctiva. A anlise das aces correctivas, nomeadamente a sua eficcia, deve ser levada Direco para efeitos de reviso do sistema de gesto ambiental (ver 4.6). Aces preventivas A organizao deve estabelecer uma metodologia que permita identificar as causas potenciais de no conformidades. As aces preventivas devem ser tomadas, tendo em conta as previsveis consequncias potenciais das no conformidades, com particular ateno para as questes relacionadas com o cumprimento da legislao. Deve estar definida a responsabilidade pela coordenao a nveis adequados, incluindo o controlo do seu estado, a responsabilidade pelo desenvolvimento e implementao e avaliao de cada aco, incluindo os circuitos definidos e a autoridade para a sua aprovao. Os diferentes passos de uma aco preventiva devem ser registados. Estes registos devem permitir evidenciar o estado em que se encontra cada aco preventiva.

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A anlise das aces preventivas, nomeadamente a sua eficcia, deve ser levada Direco para efeitos de reviso do sistema de gesto ambiental (ponto 4.6). Sintetizando, a organizao deve elaborar procedimentos onde se definam responsabilidades por: Identificar no conformidades ou potenciais no conformidades; tratar as no-conformidades e os seus efeitos sobre o ambiente; investigar as causas das no-conformidades ou potenciais no conformidades; estabelecer e implementar as aces correctivas ou preventivas; estabelecer um sistema de registo das alteraes aos procedimentos que advm da implementao das aces correctivas e preventivas.

4.5.3 Registos A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para a identificao, manuteno e eliminao dos registos ambientais. Estes registos devem incluir os registos de formao e os resultados das auditorias e revises. Os registos ambientais devem ser legveis, identificveis e rastreveis para a actividade, produto ou servio envolvidos. Os registos ambientais devem ser conservados e mantidos por forma a serem facilmente consultveis e devem estar protegidos contra danos, deteriorao ou perda. Os seus tempos de conservao devem ser definidos e registados. Os registos devem ser mantidos, da forma mais adequada ao sistema e organizao, para se poder demonstrar a conformidade com os requisitos desta Norma. Do sistema de gesto ambiental fazem parte um conjunto de registos que permitem controlar a eficincia do sistema (registos de formao, de reviso do sistema, das auditorias, etc.) e verificar o cumprimento dos objectivos e metas ambientais e da legislao aplicvel (registos de monitorizao, do controlo operacional, das situaes de emergncia, etc.). Entende-se por registo toda a evidncia, em qualquer suporte (papel ou informtico), das actividades previstas no sistema de gesto ambiental, incluindo os de origem externa (relatrios de caracterizao de emisses gasosas, boletins de anlises de efluentes lquidos, etc.). A organizao tem de identificar individualmente permitir o seu controlo. todos os registos, de forma a

Deve ser estabelecido um procedimento para controlar os registos, onde sejam definidos critrios e responsabilidades para: compilao (recolha e agregao dos registos); indexao (referncia cruzada de cada registo);

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acesso (consulta e utilizao por cada registo ou tipo em funo da confidencialidade e/ou acordado contratualmente); arquivo (forma de procura); armazenamento (local, suporte e condies de armazenamento); manuteno (cuidados a ter para garantir a integridade); inutilizao (forma de eliminao em funo do grau de confidencialidade associado a cada registo, da organizao ou dos clientes); reteno (tempos de reteno por cada registo ou tipo em funo da legislao aplicvel, condies contratuais).

Os tempos de reteno devem ser estabelecidos tendo em conta a legislao ou regulamentao aplicvel e, adicionalmente, os perodos de tempo eventualmente necessrios para que os efeitos ambientais se venham a manifestar.

4.5.4 Auditoria do sistema de gesto ambiental A organizao deve estabelecer e manter (um) programas) e procedimentos que permitam a realizao de auditorias peridicas ao sistema de gesto ambiental, por forma a: a) determinar se o sistema de gesto ambiental: 1. est em conformidade com as disposies planeadas para a gesto ambiental, incluindo os requisitos desta Norma e foi adequadamente implementado e mantido; e

2.

b) fornecer Direco informaes sobre os resultados das auditorias. O programa de auditorias da organizao, incluindo a sua calendarizao deve basear-se na importncia ambiental da actividade em questo e nos resultados de auditorias anteriores. Para serem abrangentes, os procedimentos da auditoria devem incluir o mbito da auditoria, a frequncia e as metodologias, bem como as responsabilidades e os requisitos para a realizao de auditorias e para a comunicao dos respectivos resultados. Este requisito da norma permite verificar se o sistema implementado o adequado organizao e se esto a ser cumpridos: - os requisitos da norma NP EN ISO 14001:1999; - as exigncias legais; - os compromissos assumidos; - 4os procedimentos estabelecidos. Saliente-se que se trata de verificar actividades e procedimentos associados, incluindo a respectiva eficcia de cada uma e do seu conjunto, compreendendo pelo menos os seguintes aspectos: se as actividades esto adequadamente documentadas; se as instrues transmitidas pela documentao esto a ser entendidas e postas em prtica;

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se so eficazes e promovem, de forma sistemtica, o cumprimento da poltica, objectivos e metas e o desempenho ambiental da organizao (de acordo com os procedimentos estabelecidos). Deve ser elaborado um procedimento onde descrito o mtodo a usar nas auditorias, a qualificao que os auditores devem ter e como estabelecido o plano de auditorias. As auditorias podem abranger a totalidade do sistema de gesto ambiental ou partes deste. No caso da organizao apenas prever auditorias parciais, o seu conjunto tem de permitir, num perodo de tempo adequado, avaliar a totalidade do sistema. O planeamento das auditorias deve identificar os recursos a utilizar (por exemplo, nomeao de equipas auditoras), as actividades a auditar e os perodos de tempo em que est prevista a realizao das auditorias. As equipas auditoras podem utilizar listas de verificao/comprovao que permitam a sistematizao e uniformizao da abrangncia e dos critrios. Estas devem ser elaboradas tendo por base a documentao aplicvel (por exemplo, manual de gesto ambiental, procedimentos, requisitos legais, etc.), isto , devem ser compatveis com o sistema de gesto ambiental implementado e com os seus requisitos. A organizao deve constituir uma bolsa de auditores, fornecendo-lhes a formao necessria. Caso as auditorias sejam subcontratadas, a organizao deve desenvolver um processo de avaliao prvia da qualificao dos auditores, devendo ser garantido que estes cumprem os procedimentos da organizao e/ou outros documentos contratuais. A formao dos auditores deve estar definida e documentada (ver 4.4.2). Atendendo natureza e especificidade desta funo, relevante que a formao compreenda uma parte terica e uma prtica: A componente terica deve garantir conhecimentos da norma de referncia, das tcnicas especficas de auditoria e das tecnologias e legislao ambiental aplicveis; A componente prtica deve incluir a realizao de auditorias (preparao, realizao e relatrio) como auditor efectivo.

Se bem que no esteja explcito neste requisito da norma, os auditores devem ser independentes das reas/actividades a auditar. Qualquer auditoria realizada deve dar origem a um relatrio que indique no mnimo: mbito ou abrangncia da auditoria, data de realizao, constituio da equipa auditora, o que foi efectivamente verificado e as constataes observadas. O relatrio pode conter tambm recomendaes ou apontar reas de melhoria. A identificao de causas, proposta, aprovao, seguimento, fecho e avaliao da eficcia das aces correctivas decorrentes das auditorias devem ser efectuadas de acordo com os procedimentos estabelecidos para as aces correctivas previstos no requisito 4.5.2.

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Os resultados das auditorias devem ser levados ao conhecimento das reas auditadas e da Direco, constituindo uma informao importante para efeitos da reviso do sistema de gesto ambiental (ver 4.6).

4.6 Reviso pela Direco A Direco, ao mais alto nvel da organizao, deve, com a periodicidade por si determinada, rever o sistema de gesto ambiental, por forma a assegurar que continua adequado, suficiente e eficaz. O processo de reviso pela Direco deve assegurar que recolhida a informao necessria para permitir que a Direco efectue esta avaliao. Esta anlise deve ser documentada. A reviso pela Direco deve ter em conta a eventual alterao da poltica, dos objectivos e de outros elementos do sistema de gesto ambiental, luz dos resultados das auditorias do sistema de gesto ambiental, de alteraes das circunstncias e do compromisso quanto melhoria contnua. Este requisito visa a definio de uma metodologia capaz de suportar uma anlise crtica ao mais alto nvel, global e integrada, do desempenho, adequabilidade e eficcia do sistema de gesto ambiental. Esta deve ser efectuada a intervalos de tempo definidos e ter um mbito suficientemente alargado para avaliar a adequabilidade de todo o sistema de gesto ambiental, no cumprimento da poltica e dos objectivos ambientais, no cumprimento dos requisitos da norma de referncia e na garantia da melhoria contnua da satisfao de todos os interesses envolvidos, em especial da sociedade e do ambiente. A reviso deve basear-se num conjunto de informao, previamente definida (Exemplos: resultados de auditorias e anlise de aces correctivas e preventivas, reclamaes, indicadores relativos a actividades de monitorizao e medida). A anlise da informao indicada dever gerar aces conducentes melhoria da adequabilidade e eficincia do sistema de gesto ambiental e do desempenho ambiental da organizao. Esta reviso deve permitir verificar se a poltica ambiental se mantm adequada, se os objectivos e metas ambientais foram atingidos e avaliar o grau de desempenho ambiental. Deve ainda permitir verificar a necessidade de se estabelecerem novos objectivos e metas. No caso de se verificar o no cumprimento dos objectivos e metas devem ser definidos novos meios tcnicos, humanos e financeiros para os atingir, o que poder implicar a reviso do programa de gesto ambiental (ver 4.3.4). As revises do sistema de gesto ambiental devem ser evidenciadas atravs de registos apropriados, que tornem visveis quais as informaes analisadas, quais as

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concluses sobre a adequabilidade do sistema de gesto ambiental e, ainda, quais as aces desencadeadas.

Anexo A (informativo) Linhas de orientao para a utilizao das especificaes Este anexo fornece informao adicional sobre os requisitos e destina-se a evitar interpretaes incorrectas das especificaes. Este anexo refere-se apenas aos requisitos do sistema de gesto ambiental que constam da seco 4.

A.1 Requisitos gerais Pretende-se que a implementao de um sistema de gesto ambiental tal como descrito nas especificaes resultante numa melhoria do desempenho ambiental. A especificaro baseia-se no pressuposto de que a organizao ser revista e analisada periodicamente o seu sistema de gesto ambiental, por forma a identificar oportunidades de melhoria e sua implementao. As melhorias introduzidas no sistema de gesto ambiental tm em vista melhorias adicionais do desempenho ambiental. O sistema de gesto ambiental proporciona um processo estruturado para se atingir uma melhoria contnua, ao ritmo e com extenso determinados pela organizao luz das circunstncias

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