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Prefácio

Neste mundo globalizado de elevada velocidade e concor-rência  intensa, saber organizar-se e saber gerir o  tempo são atributos  fundamentais  para  aumentar  a  produtividade,  um dos elementos essenciais da competitividade. Além disso, ge-rir o tempo com sabedoria permite minorar os níveis de stress e, dessa forma, aumentar, igualmente, a produtividade. 

Trata-se de um livro especialmente concebido para pessoas muito atarefadas, pleno de sugestões simples, práticas e fá-ceis de executar que, estou certo, em muito ajudarão o leitor a organizar e gerir melhor as suas atividades. 

Trata-se  também  de  um  livro  muito  oportuno  e  pleno  de atualidade. Com efeito, na sociedade moderna em que as tec-nologias da informação e comunicação (TIC) são cruciais, sa-ber gerir e organizar melhor a informação é fundamental.

O livro apresenta, numa linguagem simples, acessível e di-dática, metodologias de gestão de e-mails, como sejam o mé-todo GTD – Getting Things Done, o método ZTD – Zen to Done, o método Pomodoro e o método Simplex, e deixa ao cuidado do leitor adotar aquele que mais se adaptar ao seu perfil pro-fissional e pessoal.

Convém, aqui, sublinhar que o autor desenvolve uma meto-dologia própria, que denomina de método Simplex, fruto da sua experiência pessoal e profissional, e que se destina a “facilitar o dia a dia do utilizador e a aumentar a sua produtividade”.

Portanto, saúdo vivamente este tipo de publicação, espero que o autor nos continue a presentear com obras deste tipo, 

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agradáveis,  acessíveis,  oportunas,  atuais  e  didáticas  e  que, estou certo, em muito contribuirão para uma melhoria de efi-cácia nas organizações.

Prof. Doutor António Augusto Costa Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias

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Nota Prévia

A sociedade atual, fruto de uma competição desenfreada, compele os seus membros a serem cada vez mais produtivos e eficientes. Como consequência, somos levados a utilizar no-vas ferramentas e novos processos, que nos permitam produ-zir mais com menos recursos e em menos tempo. 

Os desenvolvimentos tecnológicos dos últimos anos, como, por exemplo, o advento da internet e das redes sociais, revolu-cionaram e transformaram o nosso modo de viver, tendo até já servido de base a revoluções (em sentido literal). 

Basta pensar como era quando queríamos obter um extrato da nossa conta bancária e tínhamos que nos deslocar ao ban-co e esperar em longas filas. Hoje em dia, podemos, a qual-quer  hora  e  em  qualquer  lugar,  fazer  toda  uma  panóplia  de operações bancárias, à distância de um simples clique.

Como temos vindo a verificar, a internet e as suas novas fer-ramentas criaram um sem número de oportunidades e, para-doxalmente, criaram também novos desafios. Vejamos o caso do sistema de correio eletrónico, vulgarmente conhecido por e-mail. 

Atualmente,  este  é  o  principal  meio  de  comunicação  nas empresas, pois permite uma comunicação eficaz, de um para um ou de um para vários simultaneamente. Além disso, a utili-zação deste sistema oferece a vantagem, entre outros aspetos positivos, de o destinatário poder decidir quando quer receber e ler a mensagem. Mas a verdade é que a utilização desregra-da deste sistema criou novos problemas, como, por exemplo, a 

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receção de um número elevado de e-mails. Este número quan-do é excessivamente elevado acaba por eliminar o seu precio-so benefício: a gestão do tempo do seu utilizador. Este é um dos principais problemas com que se deparam todos aqueles que no seu dia a dia usam o e-mail como ferramenta principal de comunicação. Por este motivo e a par de uma excelente or-ganização pessoal, é necessário alterar hábitos e implementar novas metodologias que nos permitam ser mais eficazes.

Neste contexto, este livro pretende ser o mais abrangente possível e englobar alguns tópicos que, de forma direta e/ou indireta, o  irão ajudar na gestão do seu e-mail. Nesse senti-do, foi incluído um capítulo referente à organização e alguns exemplos de ferramentas e utilitários. Para facilitar essa tare-fa, o livro está dividido em vários capítulos:

➤➤ No primeiro capítulo, independentemente do sistema a adotar, descrevem-se algumas sugestões que o poderão ajudar a melhorar a sua organização pessoal;

➤➤ No  capítulo  seguinte,  o  leitor  aprenderá  as  técnicas GTD® – Getting Things Done®, ZTD® – Zen To Done®, Po-modoro® e Simplex que lhe permitirão efetuar uma ges-tão eficaz dos seus e-mails;

➤➤ No  terceiro  capítulo,  são  apresentadas  algumas  ferra-mentas que oferecem funcionalidades GTD e que permi-tem uma implementação cabal dos métodos descritos;

➤➤ Para  que  possa  implementar  os  métodos  mencionados neste livro sem a obrigatoriedade de instalar aplicações adicionais  e  poder  aumentar  a  produtividade,  torna-se necessário configurar regras no sistema Outlook1. O quar-to capítulo aborda esta temática;

➤➤ Um livro dedicado ao aumento de produtividade utilizan-1  Outlook é uma marca registada da Microsoft Corporation.

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XIIInOta Prévia

do o sistema Outlook não estaria completo sem a ajuda 

de alguns utilitários atualmente existentes no mercado. 

Estas  ferramentas,  apesar  de  serem  alheias  aos  méto-

dos descritos neste livro, complementam o sistema Out-

look e ajudam a aumentar a produtividade. É importan-

te  recordar  que  as  aplicações  e  os  utilitários  descritos 

neste capítulo servem apenas como referência, cabendo 

sempre ao leitor a responsabilidade de selecionar aque-

les que melhor se adaptem às suas necessidades.

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Capítulo

2

Método GTD – Getting Things Done5

O método GTD – Getting Things Done foi desenvolvido por David Allen e tem como objetivo primário organizar as tarefas de forma a que possa colocar a sua energia e atenção na fina-lização dessas tarefas, sem qualquer tipo de stress. O método GTD baseia-se no princípio básico de que, se registarmos tudo aquilo que ocupa a nossa mente num sistema em que se con-fie, isso irá libertar a mente da preocupação de se tentar lem-brar de quais as tarefas a realizar e a sua prioridade. A energia libertada poderá, então, ser canalizada para a execução das tarefas, aumentando a sua produtividade.

O método, apesar de simples, não é abstrato. Inclui regras que,  como  posteriormente  poderemos  observar,  permitem escolher quais as  tarefas a  realizar  imediatamente, quais as que devem ser delegadas ou aquelas que devem ser diferidas para uma data posterior. Além disso, o método envolve bas-tantes  aspetos  práticos,  incluindo  sugestões,  como  arquivar os seus documentos, sejam eles de que tipo for. Através das suas técnicas de organização, revisão e definição de priorida-des, as tarefas passam a ser executadas de uma forma relaxa-da e natural. Ao ser feito de uma forma natural e com prazer, o método cria confiança e motivação, aumentando, assim, a produtividade.

5  GTD e Getting Things Done são marcas registadas da David Allen Company.

Métodos  GTD,  ZTD,  Pomodoro  e Simplex

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MétOdOs Gtd, Ztd, POMOdOrO E siMPlEx 39

Método ZTD – Zen to Done8

O método ZTD – Zen to Done foi desenvolvido por Leo Ba-bauta  para  complementar  o  método  GTD.  De  acordo  com  o método ZTD, o método GTD baseia-se essencialmente no pla-neamento e na gestão do próprio sistema. Segundo Lee, o mé-todo ZTD “captura o essencial do novo sistema: simplicidade e concentração na execução imediata”.

Visão geral do método ZTD

O objetivo principal do método ZTD é o de solucionar cin-co dos principais problemas comuns aos utilizadores do GTD. Como  foi  dito  anteriormente,  o  método  GTD  é  um  método abrangente, de caráter genérico, que praticamente cobre to-das as necessidades. No entanto, e como cada utilizador tem a sua própria personalidade e as suas necessidades, por vezes, seria útil configurar o sistema de forma a que este melhor se ajustasse  às  necessidades  do  utilizador  ou,  inclusive,  à  sua personalidade.

Os cinco problemas que o método ZTD tenta solucionar são os seguintes: 

➤➤ O método GTD é uma mudança de hábitos;➤➤ O método GTD não se foca o suficiente na execução;➤➤ O método GTD, para muitas pessoas, não é suficiente-

mente estruturado;➤➤ O método GTD tenta abarcar demasiado;➤➤ O método GTD não se foca nos objetivos pessoais do uti-

lizador.8  Método ZTD é uma marca registada de Leo Babauta.

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Método Pomodoro

O método Pomodoro11 foi criado no final dos anos 80 do século XX pelo ita-liano Francesco Cirillo e é um método usado por profissionais que precisam de  concentrar-se  na  realização  das suas  tarefas  e  evitar  todas  as  poten-ciais distrações.

Este método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem  ajudar  a  melhorar  a  agilidade  mental,  além  de  com-bater a ansiedade de se realizar diversas funções ao mesmo tempo.

Objetivos do método Pomodoro

O objetivo do método é o de oferecer uma simples  ferra-menta/processo  para  melhorar  a  produtividade.  De  acordo com o método, este pode ajudá-lo a:

➤➤ Reduzir a ansiedade relacionada com as tarefas a reali-zar;

➤➤ Melhorar o foco e a concentração, eliminando as distra-ções;

➤➤ Aumentar a consciência do impacto das decisões toma-das;

➤➤ Aumentar a motivação e mantê-la constante;➤➤ Aumentar a determinação para atingir os objetivos;➤➤ Melhorar o processo de estimativas, em termos de qua-

lidade e quantidade;

11  Método Pomodoro é uma marca registada de Francesco Cirillo.

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MétOdOs Gtd, Ztd, POMOdOrO E siMPlEx 53

Método Simplex

O método Simplex12 é um conceito de ambiente de trabalho que aglutina os vários métodos descritos, incluindo uma fase de  preparação  que  difere  um  pouco  do  método  GTD  (Figura 2.2).  Na  prática,  todas  as  técnicas  se  complementam  e  têm como  objetivo  último  facilitar  o  dia  a  dia  do  utilizador  e  au-mentar a sua produtividade.

Figura 2.2 – Esquema geral do ambiente de trabalho Simplex

A problemática

Ao longo do tempo de utilização de vários métodos, e ul-timamente dos métodos GTD, ZTD e Pomodoro, o autor veri-ficou que a sua produtividade não estava apenas correlacio-nada com a utilização dos métodos propriamente ditos, mas 12   O método Simplex é um método de trabalho desenvolvido pelo autor e em processo de regis-

to de patente.

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também com a forma como estes eram geridos. Por outro lado, e talvez como o leitor já verificou, alguns dos métodos comple-mentam-se ou descrevem formas de funcionamento similares. No entanto, verificou-se que, apesar de serem bastante com-pletos, havia situações que estes não contemplavam. Esse é o fundamento do método Simplex, um método que pretende aglutinar  as  técnicas  descritas  pelos  outros  métodos  e,  em conjunto,  formar um ecossistema que nos permita ser ainda mais eficientes.

Seguramente, a maioria dos leitores já foi confrontado com situações  de  interrupções,  pedidos  urgentes,  chamadas  te-lefónicas inoportunas, marcação de reuniões de última hora, etc. Apesar de tentarmos gerir todas estas situações da melhor forma possível, a verdade é que elas têm impacto na produti-vidade, uma vez que geram distração, alteram o planeamento e têm, algumas vezes, impacto direto nos seus OMI e nas suas TMI. Decerto, nada de novo para si.

Assim, ao longo do tempo, o autor foi desenvolvendo algu-mas “regras” que  lhe têm permitido manter  todas estas “in-terrupções” num nível aceitável e que pretende partilhar com o leitor. 

Objetivos do método Simplex

O método Simplex baseia-se na utilização de certos proce-dimentos que são totalmente suportados pelos métodos ante-riormente descritos. Deve ter reparado que, na sua essência, os três métodos (GTD, ZTD e Pomodoro) são muito similares e/ou que se complementam. O método Simplex pretende ele-var ainda mais este nível de complementaridade.