O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

→ O profissional de Secretariado precisa ser:

Amável

A amabilidade pode ser de atitude ou de acção. De atitude, é uma maneira de ser

pela qual nos tornamos agradáveis. De acção, consiste em prestar um serviço.

A amabilidade deve ser equilibrada, pois de contrário torna-se incomodativa e

insuportável. Geralmente demasiada amabilidade é sinónimo de falta de

sinceridade e interesse.

Delicado

Um profissional de Secretariado delicado capta a simpatia de todos. Aqui também

a delicadeza deve ser equilibrada. O seu excesso transforma-se em servilismo. A

sua falta, resultante de distracção ou má educação, transforma-se em mau

humor.

Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber actuar.

Ordenado e Metódico

O grande princípio de ordem consiste em não permitir que a desordem se instale.

Para um profissional de Secretariado é tão importante a ordem e o método como

a inteligência e a memória.

Estas qualidades permitem-lhe não só a organização dos seus serviços de forma

rápida e eficiente mas também a localização do documento ou outras indicações

pedidas com urgência, facilitando-lhe o desempenho das suas tarefas.

Leal

Ser digno de confiança é uma qualidade elementar, constituindo um elemento de

primordial importância, do qual resultará o êxito ou o fracasso de uma pessoa no

seu local de trabalho.

MÓDULO: Organiza­«o de Eventos Nacionais e InternacionaisCURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS Formadora: Ana Galego

Oportuno

É saber dizer “não” amavelmente, mas com firmeza. Ser oportuno é perceber com

exactidão a atitude a tomar no momento certo.

Dinâmico

Ser dinâmico não é ser agitado. Para ser dinâmico precisa de ter iniciativa e

raciocínio rápido. O dinamismo do profissional de Secretariado representa a sua

capacidade de trabalho.

Pontual

A pontualidade não é só o cumprimento rígido de horários, é também saber

responder prontamente às exigências do trabalho.

Ser pontual é programar a chegada, prevendo o imprevisto.

→ Mas o profissional de Secretariado precisa ter:

Boa memória

A boa memória é indispensável a um profissional de Secretariado. Mas não deve

confiar demasiado, uma vez que pode atraiçoá-la. É indispensável ter uma boa

memória escrita criando o hábito de anotar.

Maturidade emocional

O profissional de Secretariado deve possuir uma maturidade emocional que lhe

permita reagir sem perda de ritmo, agradecendo os louvores ou analisando os

trabalhos rejeitados. A falta desta qualidade cria inevitavelmente um clima de

tensões e conflitos que prejudicam um bom ambiente de trabalho.

MÓDULO: Organiza­«o de Eventos Nacionais e InternacionaisCURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS Formadora: Ana Galego

Iniciativa

Esta é uma das qualidades mais apreciadas e necessárias. No início da sua

actividade, o profissional de Secretariado deve ser receptivo a um conjunto de

informações e conselhos. Mais tarde, deverá encontrar maneiras de organizar e

melhorar o seu trabalho de forma a torná-lo mais fácil.

O espírito de iniciativa é ter resposta rápida em situações que é necessário

resolver.

Inteligência

O profissional de Secretariado deve ser inteligente, usar as suas capacidades com

habilidade, o que significa conseguir-se adaptar a novas situações.

Critério

O profissional de Secretariado deve escolher um que lhe permitirá escolher a

melhor solução elaborada pela sua inteligência.

Espírito de cooperação

Toda o profissional de Secretariado deve procurar sempre uma valorização e uma

maior facilidade não só na realização das suas tarefas, mas também na de todos

os colaboradores.

Espírito de adaptação

Se houver capacidade de adaptação, será fácil aceitar com serenidade todo um

conjunto de contrariedades (telefone, o chefe, o fax a enviar, uma visita a

atender) que vão surgindo no seu dia-a-dia.

Discrição

«Ver, ouvir e... calar» é o lema do profissional de Secretariado.

MÓDULO: Organiza­«o de Eventos Nacionais e InternacionaisCURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS Formadora: Ana Galego