O QUE É WORKFLOW    Podemos definir Workflow como:  

    "Qualquer tarefa executada em série ou em paralelo por dois ou mais membros de um grupo de trabalho (workgroup) visando um objetivo comum".   

Sendo que: o qualquer tarefa : implica que o workflow se refere a um largo campo de atividades 

   o em série ou paralelo : isso implica que os passos na tarefa podem ser executados

um depois do outro ou simultaneamente por diferentes indivíduos, ou pela combinação dos dois 

   o dois ou mais menbros : implica que se somente uma pessoa executar uma tarefa

isso NÃO é workflow. Como o nome workflow sugere, um tarefa é um workflow se "flui" de um indivíduo para outro.

   o objetivo comum : indivídous participando em um workflow DEVEM estar

trabalhando em busca de UM objetivo. Trabalhar em projetos independentes NÃO constitui um workflow. 

    Simplificando: um workflow é definido como uma coleção de tarefas organizadas para realizar um processo, quase sempre de negócio. Essas tarefas podem ser executadas por um ou mais sistemas de computador, por um ou mais agentes humanos, ou então por uma combinação destes. A ordem de execução e as condições pelas quais cada tarefa é iniciada também estão definidas no Workflow, sendo que o mesmo é capaz ainda de representar a sincronização das tarefas e o fluxo de informações.   

    A seguir, temos outras definições de Workflow:  

Segundo o Modelo de Referência de Workflow da Workflow Management Coalition [COA]

"Workflow: a automação de um processo de negócios, por inteiro ou uma parte, durante o qual documentos, informações e tarefas são passadas de um participante para outro por ação respeitando um conjunto de regras procedurais."    

Lotus Development Corporation 

O principal objetivo de software de workflow é aumentar a eficiência de processos de negócio, tanto os críticos quando os eventuais, e a efetividade das pessoas que trabalham em conjunto para executá-los" 

 

Dr. Bruce Silver, Bruce Silver Associates 

"WorkFlow é o processo pelo qual tarefas individuais convergem para completar uma transação - um processo de negócio bem definido - dentro de uma empresa" 

   Outro conceito importante é o de Sistema de Gerenciamento de Workflow (WfMS - Workflow Management System). O WfMS supri a automação procedural de um processo de negócio gerenciando a seqüência de atividades de trabalho e chamando/invocnado os recursos humanos e/ou eletrônicos apropriados associados com os vários passos da atividades.  

    Por definição, podemos dizer que WfMS é um sistema que define, gerencia e executa completamente workflows através da execução de software cuja ordem de atividades é dirigida por uma representação da lógica do workflow no computador. As ferramentas de WfMS previnem as pessoas para não esquecerem coisas. Uma vez que um processo é definido, um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa seqüência própria e que os usuários sejam informados para que possam executar suas tarefas. Por exemplo, em vez de confiar em João para contar a Maira e Pedro que sua parte no trabalho está pronta e eles podem começar a executar as suas respoectivas atividades, o WfMS faz uma notificação automática e imediatamente.  

    Também é possível estabelecer uma analogia bastante próxima entre a função de um WfMS e a de um sistema gerenciador de banco de dados (SGDB): enquanto um exerce controle sobre dados, o outro exerce controle sobre processos. 

    No nível mais alto, todos sistemas WfMS podem ser caracterizados como suporte em três áreas funcionais:  

funções de tempo de construção (build-time functions): preocupam-se com a definição, e possível modelamento, do processo de workflow e suas atividades constituintes;

funções de controle em tempo de execução (run-time control functions): preocupam-se com gerenciamento de processos de workflow em um ambiente operacional e sequenciamento de várias atividades para serem manuseadas como parte de cada processo;

interações em tempo de execução com usuários e ferramentas para processamento dos vários passos das atividades.

    A figura abaixo ilustra as características básicas de WfMS e suas relações entre essas principais funções.  

    Figura 1 - Características de Sistemas de Workflow

   VANTAGENS DO USO DE WORKFLOWS [TUR]

    Os benefícios de workflow eletrônico são vários, entre eles:  eliminação do incômodo e do lixo dos produtos de papel; simplificação dos formulários previstos; acesso remoto; arquivamento e recuperação de informações simplificados; habilidade de rapidamente trilhar as informações submetidas; possibilidade de saber os responsáveis de cada tarefa do processo; aumento no tempo de linhas de informação.

FUNCIONALIDADES MAIS COMUNS DOS WfMS    Os sistemas de workflow disponíveis no mercado possuem um conjunto relativamente comum de funcionalidades. As principais são [KHO][SIL]: 

roteamento de trabalho - predefine a seqüência em que as atividades serão executadas, podendo ser baseado em respostas e em regras;

invocação automática de aplicativos - o aplicativo adequado para a realização da tarefa pode ser invocado automaticamente, através do WfMS;

distribuição dinâmica de trabalho - determinar qual participante irá executar a tarefa;

priorização de trabalho - a maioria dos sistemas de workflow permite que a prioridade de uma instância seja alterada, em geral por um usuário ‘administrador’;

acompanhamento do trabalho - capacidade de acompanhar uma determinada instância de workflow e descobrir imediatamente seu status atual de processamento, sob a responsabilidade de quem está no momento, e quanto tempo ela está esperando na atividade atual;

geração de dados estratégicos - através do armazenamento de certos atributos de cada instância de workflow executada, pode-se criar uma base de dados que reflete a eficiência e a eficácia dos processos atualmente desempenhados pela organização.

DISTRIBUIÇÃO E WORKFLOW

     A habilidade de distribuir tarefas e informação entre os participantes é uma característica maior distinguindo da infraestrutura da execução do workflow. A função de distribuição pode operar em uma variedade de níveis (grupo de trabalhos a inter-organizações) dependendo do escopo dos workflows podendo usar uma variedade de mecanismos de comunicações (e-mail, troca de mensagens, tecnologia de objetos distribuídos, ...). Uma visão alternativa da arquitetura de workflow enfatisada nesse aspecto de distribuição é mostrado na figura 2. 

Figura 2 - Distribuição dentro do serviço de workflow

    O serviço de workflow é mostrado como o coração da função de infraestrutura com interfaces para usuários e aplicações distribuídas através do domínio do workflow. Cada uma dessas interfaces é um ponto de integração entre o serviço de workflow e outras infraestruturas ou componentes de aplicações.         O fluxo do trabalho pode involver a tranferência de tarefas entre diferentes vendedores de produtos de workflow para habilitar partes diferentes do processo de negócio a ser desempenhado em plataformas diferentes ou sub-redes usando produtos particulares para aquele estágio do processo.      

CATEGORIAS DE WORKFLOW        Os produtos de workflow podem ser divididos em três categorias gerais: [ATL] 

document routing: estabelece fluxo de informação e faz o roteamento dos mesmos;

ad-hoc: ferramentas de groupware. Não existe uma estrutura pré-definida para o processo, ou esta estrutura pode ser modificada em tempo de execução. Fornece o gerenciamento de workflow através de templates ou formulários baseados em mensagens. O fluxo é feito pelo servidor de roteamento de mensagens. Exemplos: criação de documentos, desenvolvimento de software, requisições de viagem, campanha de marketing para lançamento de produto;

automação de processo de negócios: sistema para definir processos de negócios e implementação dos mesmos em software.

     

CRIANDO UM WORKFLOW    Um processo de workflow pode ser criado como segue:  

 define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa realizar e as regras de serviço que gerenciarão a atividade;

divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa um lista bem definida de coisas que são realizadas por um indivíduo e que são feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser quebrada em passos de maneiras diferentes. Nesse ponto, é exigido um julgamento do serviço para decidir onde dividir uma tarefa;   

decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso irá especificar as funções ou indivíduos de trabalho que podem ser chamados para realizar tal passo;   

decide-se a seqüência em que cada passo deve ser realizado;   

se algum dos passos é realizado em uma base condicional, identifica-se esses passos e define-se as condições;   

projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a seqüência, ou "fluxo" em que os passos devem ser realizados. Associa-se funções ou indivíduos de trabalho a cada passo;   

cria-se os formulários, documentos e instruções que serão usados pelos indivíduos em cada passo para execução da sub-tarefa.

    Como pode-se perceber, workflow involve uma seqüência ou passos ou um processo. A tarefa "flui" de um passo para outro baseado em regras e condições pré-definidas.     

EXEMPLO DE  WORKFLOW      A figura 3 mostra um exemplo de workflow que representa um sistema de suporte “on-line” para usuários. Este workflow, como pode ser visto, executa acesso a bases de dados, armazenando os dados gerados em uma atividade para o uso nas atividades seguintes. 

Figura 3 - Exemplo de Workflow representando um sistema de atendimento on-line      Entre outros exemplos: 

 sistema de recursos humanos que manuseiam empregados ou processos de transferência de trabalhos internos, coordenando as reclamações dos empregadores, gerenciando a partida de empregados e assim por diante;

gerenciamento de ciclos de vendas e processamento de ordem on-line de compras;

reenvio de informações que tenham sido passadas por fax, gravadas em fitas ou necessitam de intervenção manual para ligar dois formatos diferentes;

coordenação de agenciamento de viagens que incluem autorização gerencial.

Workflowpor Marcos Villas e Newton Fleury

O conceito e as tecnologias de workflow estão inseridos no contexto de soluções tecnológicas e organizacionais para suporte a uma nova forma de funcionamento das empresas, baseada no trabalho cooperativo. Este, por sua vez, está estreitamente relacionado a um novo paradigma de visualização das organizações através de processos, que resulta em mudanças radicais nas suas práticas de gestão e de operação.

Processos são conjuntos de tarefas relacionadas, voltadas ao atingimento de um determinado resultado. Envolvendo atividades inter-departamentais ou mesmo entre empresas, cada processo tem clientes com suas necessidades especificas, e o foco de seu desempenho deve ser a satisfação destes clientes.

Num ambiente de negócios condicionado pela competição cada vez mais acirrada entre as empresas, geridas com o foco no cliente e continuamente em mudança, a reavaliação dos processos de negócios se constitui em um dos fatores estratégicos vitais para a sobrevivência das organizações.

A utilização da tecnologia de workflow, para ser efetiva, deve estar inserida neste contexto de mudanças, funcionando como ferramenta capacitadora em projetos de reengenharia ou de aperfeiçoamento de processos de negócio. Especialmente a partir da metade da presente década, tem se constituído num elemento fundamental na alavancagem do desempenho do setor de serviços, visando à superação do “gap” de produtividade em relação ao segmento industrial.

REENGENHARIA E APERFEIÇOAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

A utilização das aplicações de workflow adequa-se tanto a projetos de reengenharia de processos (BPR - Business Process Reengineering), como àqueles relacionados a aperfeiçoamento de processos (BPI - Business Process Improvement).

A principal diferença entre BPR e BPI é que, enquanto na primeira situação ocorre uma transformação radical das regras do negócio, das funções operacionais e das práticas de gestão, no BPI privilegia-se o desenvolvimento incremental de um novo processo sob as regras existentes.

Embora se diferenciem quanto à forma de ação, tanto o BPR como o BPI buscam a mudança norteados pelos critérios de valor sob a ótica dos clientes do processo objeto de estudo, notadamente a conformidade com os requisitos do produto ou serviço oferecido, a adequação e o suporte ao uso, a agilidade na resposta à demanda do consumidor e a boa relação entre custos e benefícios auferidos.

As ações de revisão de processos de negócio e o uso de tecnologias de apoio, entre elas as ferramentas de workflow, devem estar condicionadas pelos critérios de valor enunciados, e os seus resultados devem ser avaliados através de medidas de performance de dois tipos principais:

1. medidas de eficácia : conformidade com procedimentos ou padrões estabelecidos, e aderência ao propósito essencial do processo;

2. medidas de eficiência : redução no ciclo de tempo e no custo de execução, visibilidade para o cliente, adaptabilidade e flexibilidade para situações alternativas, facilidade de monitoramento e de controle de desempenho, entre outros aspectos.

ÁREAS CRÍTICAS DE MUDANÇA

O sucesso na implementação de mudanças em processos, além do equacionamento preciso da solução dos problemas identificados e da utilização da tecnologia adequada, depende de ações complementares em quatro áreas críticas: cultura da empresa, estrutura organizacional, medidas de performance & sistemas de incentivo, e estilo de gestão.

A cultura da empresa é o aspecto mais difícil de mudar, desde que envolve em última instância o comportamento de todos os empregados, num contexto onde se está migrando de um comando e controle funcional para um ambiente que enfatiza a busca da excelência através de “times de trabalho” desvinculados das fronteiras tradicionais das unidades organizacionais. O uso de uma tecnologia não convencional como workflow também contraria as práticas de operação clássicas, apoiadas intensamente no papel, nos arquivos manuais, na informação “proprietária” de cada um, etc.

O novo formato da estrutura organizacional deve acomodar um balanceamento entre a tradicional vinculação e especialização funcional das pessoas e seu envolvimento em processos e times multifuncionais flexíveis. A mobilidade dos processos apoiados em tecnologias orientadas para o trabalho cooperativo, tais como o workflow e todas aquelas abrangidas no campo do “groupware”, cria na empresa a “organização em hipertexto” [1] cuja principal característica é a capacidade de seus membros de mudar de contexto.

As inovações nas medidas de performance devem privilegiar as contribuições de cada membro e da equipe como um todo para a melhoria global do processo, em um nível hierarquicamente superior aos resultados departamentais ou individuais, num ambiente de compartilhamento da informação e do conhecimento. Os sistemas de incentivo devem refletir a ênfase dada na empresa aos novos paradigmas de avaliação de performance enunciados.

O estilo de gestão dos quadros dirigentes deve se modificar no sentido de priorizar ações de mudança, incentivando o comportamento inovador das pessoas, o compartilhamento do conhecimento e a movimentação no sentido da melhoria contínua dos processos.

APLICAÇÕES DA TECNOLOGIA DE WORKFLOW

Quando uma organização começa a considerar a oportunidade de uso da tecnologia de workflow, usualmente a tendência é de que a primeira indagação das pessoas se relacione a “qual é o melhor produto do mercado”?

Entretanto, esta é uma questão inadequada no inicio de um projeto desta natureza visto que, antes de tudo, o que deveria ser indagado é “que produto se configura mais apropriado para atender às necessidades específicas dos processos de negócio objeto de reformulação”?

Tal postura se justifica visto que as inúmeras soluções disponibilizadas no mercado não são semelhantes, diferenciando-se em função do tipo de inovações em processos às quais estão associadas. Neste sentido, existe uma tendência em classificar as soluções de workflow em 4 categorias [2]:

“sistemas ad hoc” , adequado para um processo executado uma única vez, cada pessoa atuando sobre o mesmo e “roteando-o” para o próximo agente interventor, tipicamente baseado em ferramentas de correio eletrônico. Um exemplo desta aplicação seria o recebimento de um documento no setor de atendimento ao cliente com a solicitação de fornecimento de um novo produto ou serviço. A área responsável poderia “scanear” o documento e endereçá-lo eletronicamente para o setor de desenvolvimento de novos produtos, no sentido de colher sua opinião a respeito. O mesmo procedimento seria repetido em relação a outros setores envolvidos, até ser finalmente devolvido ao setor de origem com todos os comentários a respeito do pedido do cliente;

“sistemas de coordenação” , concebidos para facilitar ações de coordenação de processos continuamente desenvolvidos na empresa, onde pessoas ou grupos trabalham em colaboração para o atingimento de um determinado resultado. Um exemplo desta aplicação consiste num processo rotineiro de criação de uma peça publicitária, onde o conteúdo de um “folder” é especificado no setor A, em seguida as especificações são endereçadas ao setor B, o projeto do “folder” é encaminhado ao setor C para aprovação, se rejeitado volta ao setor B, se aprovado é encaminhado para o setor D, e assim por diante. O sistema permite ao gerente do processo especificar não só o seu fluxo, mas também as suas regras - rejeição/aprovação - que determinarão caminhos alternativos para o fluxo da informação;

“sistemas administrativos” , concebidos para o roteamento inteligente de formulários através da organização. Tais formulários são baseados em textos e consistem de campos editáveis, sendo roteados automaticamente de acordo com o tipo de informação nele inserido. Em complementação, tais sistemas podem notificar as pessoas a respeito de quando uma determinada ação é executada, permitindo o gerenciamento de prazos críticos. Um exemplo de tal aplicação poderia ser um pedido de compra de materiais, tramitando entre diversos setores que vão passo a passo completando o preenchimento de informações no “documento eletrônico” até a conclusão do processo;

“sistemas de produção” , concebidos para a automatização do fluxo de papéis na organização, transformando-os em “imagens” digitais. Tais sistemas estão estreitamente associados com a tecnologia de processamento de imagens, podendo envolver também o roteamento inteligente de formulários e o acesso a bancos de dados corporativos. Um exemplo clássico desta aplicação é o processamento de reembolso de despesas médicas em empresas de seguro-saúde, onde a recepcionista da empresa, a partir de uma ligação telefônica ou contato pessoal, busca no banco de dados de clientes os dados do segurado, recolhe a documentação complementar necessária, preenche formulário eletrônico e digitaliza os documentos, desencadeando o processo logo em seguida através de caminhos previamente roteados pelo sistema.

Conforme sugerido pela WfMC (“Workflow Management Coalition”) [3], entidade sem fins de lucro criada em 1993 por cerca de 90 empresas1 e que tem por objetivo o desenvolvimento de padrões e terminologia para tecnologia de workflow, a escolha de uma dentre as alternativas de sistemas apresentados deve ser decorrente de um projeto organizacional, apoiado em metodologia que separe a análise do problema em dois momentos distintos:

1 Empresas como Coca-Cola, HP, IBM, Microsoft, Novell, Oracle, Price Waterhouse, SAP, Siemens e Xerox

1. numa primeira fase, denominada de definição do processo de negócio, são desenvolvidas as ações do tipo BPR ou BPI, já descritas anteriormente, tendo como resultado o projeto lógico do processo revisto. Esta fase geralmente se divide em duas etapas, a primeira consistindo no mapeamento do processo existente e a segunda no projeto do novo processo;

2. numa segunda fase, denominada de automação do fluxo de trabalho, são desenvolvidas as ações de construção da aplicação de workflow, implementação do processo automatizado com o treinamento em paralelo das pessoas envolvidas, e acompanhamento e gerenciamento da aplicação.

Em paralelo ao desenvolvimento da fase 1 do projeto, juntamente com a concepção do novo processo, deve-se proceder à escolha do fornecedor da tecnologia de workflow que suportará a automação na fase seguinte.

Alguns cuidados básicos adicionais que devem ser tomados na condução de um projeto de automação de processos são:

não automatize um processo sem uma análise prévia do mesmo. Informatizar um processo ruim simplesmente significa que você estará trabalhando errado de forma mais veloz;

para começar escolha um processo que já esteja, ou possa estar, claramente definido em termos de regras de funcionamento;

o investimento em tecnologias de workflow, para apresentar retorno, deve estar direcionado para processos de negócio, com relação estreita e significativa com a missão, objetivos e resultados da empresa;

o fator humano é fundamental para o sucesso de um projeto de workflow, assim o envolvimento e capacitação dos quadros da organização deve ser considerado como item essencial;

o investimento em projetos de automação de processos não compreende somente a aquisição de equipamentos, software e redes de comunicação. Ao cotar preços, solicite ao fornecedor dados explícitos sobre os custos de treinamento de pessoal e de assessoria ao desenvolvimento e implementação do produto. Devemos lembrar que a tecnologia de workflow ainda é relativamente nova no mercado, não havendo portanto suficiente “expertise” nos quadros internos para condução do projeto sem a ajuda de terceiros;

o fornecedor da tecnologia deve ser cuidadosamente avaliado, em termos de experiência com o produto e estrutura para o atendimento pós-venda;

a tecnologia oferecida deve ser cuidadosamente avaliada, em termos de seu estágio de maturidade perspectivas de evolução e interoperabilidade com ambientes de operação consagrados no mercado.

METODOLOGIAS

Não existe atualmente um conjunto de metodologias e técnicas estabelecidas para workflow, principalmente porque existem diferentes tipos de processos e soluções.

Para os processos que enfatizam roteamento, normalmente são usados fluxogramas que indicam os passos a serem executados. Neste fluxograma é possível definir para um workflow seu ponto de

início e término, decisões, pontos de início e término de passos executados paralelamente, ciclos (loops), eventos e pré-requisitos dos passos, entre outros. O padrão de mapeamento de processos mais usado é o fluxograma ANSI [4].

Nos últimos anos uma nova categoria de ferramentas de software vem surgindo no mercado, envolvendo recursos para a automação do mapeamento de processos em ambientes de projetos do tipo BPR ou BPI. Disponibilizadas para as plataformas mais comuns no mercado (Windows, OS2, Mac e Unix), o seu preço pode variar entre U$ 500 e U$ 15.000, em função do grau de elaboração das técnicas incorporadas a cada produto[2].

Nos processos que enfatizam coordenação é comum encontrar técnicas mais elaboradas. Por exemplo, o “ciclo de coordenação”, da metodologia patenteada pela Action Technologies [5], possui 4 fases (preparação, negociação, execução e aceitação) e 3 tipos de participantes (cliente, executor, observador). Nesta metodologia, criada a partir do estudo de como compromissos são estabelecidos e cumpridos em uma empresa, um ciclo pode ter todas ou algumas fases e uma fase pode ativar outros sub-ciclos, detalhados onde e quando necessário. Cada fase pode usar os recursos existentes para definição de processos que enfatizam roteamento.

MODELO DE REFERÊNCIA

Existem várias arquiteturas, implementações, estilos e tecnologias envolvidos na cerca de centena de produtos de workflow existentes. Uma boa forma de compará-los, e também de verificar sua funcionalidade, é usar um “modelo de referência”.

A WfMC define um bom e abrangente modelo de referência com a seguinte estrutura e componentes para produtos desta área:

Ferramenta para Definição de Processo ( Process Definition Tool ) : usada para criar definições de processo que possam ser manipuladas em computador. Ela pode ser baseada em uma linguagem formal de definição de processos, em um modelo de objetos e seus relacionamentos ou ainda em um conjunto de instruções para roteamento de informações.

Definição do Processo ( Process Definition ) : contém todas as informações necessárias para o seu processamento, tais como condições de início e término, atividades, regras de navegação entre as atividades, dados relevantes para o workflow etc.

Serviço de Coordenação de Workflow ( Workflow Enactment Service ) : responsável pela interpretação da descrição de um processo e gerência das suas instâncias, incluindo controle da seqüência de suas atividades, manutenção das listas de trabalho dos usuários e ativação de outros programas e aplicações. Usa um ou mais “motores de workflow” (workflow engines).

Ferramenta paraDefinição de

Processo

Coordenação deWorkflow

DadosRelevantes

Cliente

Lista deTrabalho

Definição doProcesso

Dados daAplicação

Aplicação

Motor de Workflow

Dados Relevantes para o Workflow e da Aplicação ( Workflow Relevant Data and Application Data ) : os dados relevantes (ou “dados do caso”), são usados pelo workflow para decidir a seqüência e condições de atividades; os dados da aplicação não são manuseados pelo workflow (isto é, apenas pelas aplicações por ele acionadas).

Listas de Trabalho ( Worklists ) : conjunto de itens que necessitam da atenção de um usuário.

Cliente ( Worklist Handler & User Interface ) : responsável pela interação com o usuário e com o Serviço de Coordenação de Workflow, através das Listas de Trabalho.

Operações de Supervisão ( Supervisory Operations ) : permite que usuários privilegiados possam alterar características dos processos em andamento, definir papéis, acompanhar o histórico das atividades de uma instância de processo, consultar métricas e outras estatísticas etc.

Interfaces Expostas e Embutidas ( Exposed and Embedded Interfaces ) : permitem o desenvolvimento de aplicações que queiram se relacionar diretamente com os componentes de software de workflow. Atualmente, quando expostas, esta interface é proprietária. A proposta da WfMC é a de criação de uma WAPI (Workflow Application Programming Interface).

PRODUTOS

Existem muitas opções e produtos para workflow. A seguir apresentamos as principais características de alguns deles, à luz do modelo de referência. Todas as empresas citadas participam da WfMC.

O Lotus Notes não é um dos produtos apresentados, pois suas características de workflow são, na realidade, decorrentes da programação de aplicações específicas na sua linguagem própria, a LotusScript. Sua principal característica é de trabalho cooperativo, o que o classifica como um software para workgroup (ou groupware).

KEYFILE Keyflow

O KeyFlow da empresa Keyfile [6] é um produto de workflow voltado para processos que enfatizam roteamento. Ele é baseado em mensagens e é fortemente integrado ao ambiente Microsoft Exchange (servidor e cliente, incluindo o Outlook). Os processos são definidos graficamente através de “templates” implementados como formulários do Exchange. O Exchange Server é o seu motor de workflow. Aplicações cliente/servidor podem ser desenvolvidas usando-se API, objetos e agentes. Dados do workflow e da aplicação são armazenados via Exchange Server. É possível ativar um workflow via Internet/Intranet, mas é necessário programar aplicações específicas para isto. A manipulação das listas de trabalho de cada usuário acontece pela interface cliente do Exchange. Existe um outro produto associado, o Keyfile, que administra e controla especificamente fluxos de documentos.

OPTIKA PowerFlow

O PowerFlow da Optika Imaging Systems [7] também é um produto para processos que enfatizam roteamento. Os processos são definidos em uma ferramenta gráfica chamada Builder, que permite a criação automática de definições que podem ser manipuladas pelo Event Server, o seu motor de workflow. Este motor reside em um ou mais servidores Windows NT. Aplicações cliente/servidor podem ser desenvolvidas usando-se a PowerFlow API ou ainda o FlowTools, uma biblioteca de controles ActiveX. Dados do workflow e da aplicação são armazenados em bancos de dados relacionais via ODBC. O desempenho e métricas relacionadas, bem como a administração de usuários, papéis, filas e processos, são realizadas através do Manager. O WorkPlace permite a manipulação (genérica) das listas de trabalho de cada usuário. A empresa tem outros produtos, para tratamento de documentos, típicos de “sistemas de produção”.

ACTION Workflow

Os produtos da Action Technologies são voltados para processos que enfatizam coordenação. Os processos são definidos em uma ferramenta gráfica, com metodologia própria, chamada Process Builder - Analyst Edition, que permite a criação automática de definições que podem ser manipuladas pelo Process Manager, o seu motor de workflow. Este motor reside em um ou mais servidores Windows NT. Aplicações cliente/servidor podem ser desenvolvidas usando-se API, objetos, componentes e agentes do Process Builder - Developer Edition. Dados do workflow e da aplicação são armazenados via SQL Server. Com o Metro, é possível participar de um workflow via Internet/Intranet, através de qualquer browser para Web. O WorkBox permite a manipulação (genérica) das listas de trabalho de cada usuário. Existem várias aplicações administrativas preparadas, que podem ser customizadas.

STAFFWARE

O Staffware 97 da Staffware [8] tem produtos de workflow voltados para processos que enfatizam roteamento. Os processos são definidos no Graphical Workflow Definer, uma ferramenta gráfica, que permite a criação de definições de processos que podem ser manipuladas pelo seu motor de workflow (Server). Este motor reside em um ou mais servidores Windows NT. Aplicações cliente/servidor podem ser desenvolvidas usando-se uma API. Dados do workflow e da aplicação são armazenados em bancos de dados relacionais via ODBC. Com o Global, software cliente para Web escrito em Java, é possível participar de um workflow via Internet/Intranet, através de qualquer browser. O Work Queue Manager permite a manipulação (genérica) das listas de trabalho de cada usuário ou de grupos de usuários (times). Seus produtos podem ser integrados a ambientes Lotus Notes e Microsoft Exchange.

REFERÊNCIAS

[1] Criação de Conhecimento na EmpresaNonaka & TakeuchiEditora Campus

[2] Workflow: Applying Automation to Group Processes, in GroupwareRonni T. Marshak, Patricia Seybold Groupin Groupware: Collaborative Strategies for Corporate LANs and IntranetsDavid ColemanPrentice Hall PTR

[3] The Workflow Management Coalitionhttp://www.aiim.org/wfmc/http://www.wfmc.org

[4] Aperfeiçoando Processos EmpresariaisH. James HarringtonMakron Books

[5] Action Technologies Inc. http://www.actiontech.com/

[6] Keyfile Corporationhttp://www.keyfile.com

[7] Optika Imaging Systems http://www.optika.com

[8] Staffware plchttp://www.staffware.com

[9] New Tools for New Times: The Workflow Paradigm, Second EditionEdited by Layna FischerFutures Strategies Inc., Book Division1995

[10] Workflow And Reengineering International Associationhttp://www.waria.com/

[11] Computer-Supported Cooperative Workhttp://www.crew.umich.edu/~brinck/cscw.html

Marcos Villas é Mestre em Computação pela COPPE/UFRJ, professor da PUC-Rio e sócio-diretor da RSI - Redes e Sistemas de Informação (villas@rsi.com.br)

Newton Fleury é Mestre em Administração pela PUC-Rio, professor da UFF/RJ e consultor em organização e tecnologia da informação (n.fleury@openlink.com.br).

Os FundamentosI.O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Imaging)?O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou "Document Imaging" é o processo de converter documentos em suporte de papel ou microfilme em bitmaps eletrônico que representam a figura de uma página e o seu gerenciamento através de um software (como o LaserFiche Document Imaging) o qual permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados . A escanerização ou digitalização é um processo de conversão do documentos em papel ou microfilme , o qual é similar ao usado por uma fotocopiadora ou o FAC-SÍMILE. Os documentos são convertidos através de um equipamento chamado escaner. Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras identificações e, então, arquivado eletronicamente. Mais tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisando-se através dos índices digitados (título ou o código de identificação).

Se desejado, o computador pode "ler" o texto de cada página (imagem) através um processo chamado Reconhecimento Óptico de Caráteres - OCR que cria um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o documento. O processo de utilização do texto de um documento para pesquisa e recuperação é conhecido como "full-text indexing and retriving", uma ferramenta poderosa que permite uma pessoa achar qualquer página através de certas palavras ou frases.

II. O que é COLD?COLD ou "COMPUTER OUTPUT TO LASER DISC" é o processo de capturar dados de arquivos eletrônicos ou de equipamentos geradores de dados (como spoolers de impressão ou mainframe) para um sistema de armazenamento de documentos indexado, como os usados nos sistemas GED. A maioria dos fabricantes de softwares GED (Imaging) oferecem uma aplicação COLD.Se o COLD realmente captura as informações existentes em meio eletrônico, não há a necessidade de escanerização de documentos. O uso tradicional do COLD tem sido com dados já arquivados, considerando que os documentos manipulados pela administração ainda estão em uso corrente. Assim, muitos dos sistemas COLD não permitem modificar os conteúdos dos documentos.

Como os sistemas GED, a informação textual contida em documentos COLD pode ser usada para a indexação "full-text" e, posteriormente, para localização dos dados. Por exemplo, é freqüentemente útil arquivar mensagens de email da empresa ou das faturas e, mais tarde, pesquisar por algum dos dados do texto destes documentos.

III. Por que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é Vantajoso?Há duas respostas para esta questão: conveniência e o custo/benefício. Enquanto o primeiro pode ser um fator motivador pela decisão tomanda em adquirir um sistema de GED, o segundo é a melhor razão para se fazer o investimento. Um sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os documentos de um arquivos inteiros na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido em economia de tempo e na melhoria de produtividade. Por exemplo, considere os passos exigidos para recuperar um documento em um arquivo tradicional:

1. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo 2. Dirija-se o arquivo apropriado 3. Encontre a gaveta apropriada 4. Procure a pasta de papéis apropriada na gaveta 5. Ache o documento na pasta de papéis 6. Volte à sua escrivaninha com o documento 7. Use o documento 8. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo

9. Abra a gaveta apropriada no arquivo certo 10. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta 11. Devolva o documento a sua pasta de papéis 12. Volte à sua escrivaninha. No exemplo acima, nós fizemos uma descrição detalhada de uma rotina para encontrar um documento em um arquivo com documentos de uso comum de uma empresa . Foram listados doze passos para recuperar e rearquivar um único documento. Porém, em um sistema de arquivo as coisas nem sempre acontecem do modo que supomos. Por exemplo, considere o seguinte:

1.O documento pode estar com outra pessoa, assim você não pode utilizá-lo. Esta é uma dupla perda de produtividade: não só você é impossibilitado de completar a tarefa que requereu o documento, como foi necessário reagendar a tarefa para mais tarde em um momento mais conveniente. Entretanto, se a outra pessoa esqueceu que está com o documento, este pode levar algum tempo para ser devolvido.

2.O documento poderia ser extraviado; isto lhe exigirá que execute uma procura manual nos locais onde o documento poderia ser logicamente achado. Por outro lado, alguém poderia ter arquivado o documento simplesmente aonde fosse mais conveniente e não aonde realmente deveria ser.

3.Se em sua empresa não é permitido que os documentos permaneçam em suas mesas, você terá que fazer uma cópia do documento. Esta cópia tem um custo que,ao final do mês, muitas vezes é alto. Além disso, para fazer a cópia do documento recém achado e a copiadora estiver ocupada, você terá que esperar enquanto a outra pessoa desocupe a máquina. Finalmente, você pode terminar com várias cópias do mesmo documento, ou com uma cópia antiga e desatualizada de um documento importante que foi modificado recentemente.

4. Se os arquivos e as gavetas não são claramente identificados, você pode entrar em uma longa procura. Este é um problema encontrado quando ninguém foi designado para a manutenção do sistema de arquivos.

5. Qualquer telefonema recebido durante o tempo em que você está longe de sua escrivaninha permaneceria sem resposta ou terminaria em correio de voz. O correio de voz, enquanto conveniente, requer que todas as outras atividades sejam paradas enquanto as mensagens são escutadas e anotadas.

Enquanto muitas das frustrações individuais listadas acima podem não parecer tão problemáticas, a quantidade de tempo consumida mensalmente por cada pessoa em uma empresa que apresenta estas situações poderá ser considerável. Há outra consideração, como as empresas que atendem e interagem extensivamente com clientes via telefone. No exemplo acima, seria exigido a esperar do cliente ao telefone, enquanto foi-se buscar algum documento. Se o cliente está usando uma linha "toll-free", a própria chamada de telefone está custando à empresa uma quantia considerável. Multiplique este problema por várias pessoas, e o custo fica bastante significativo.

Por outro lado, o sistema GED, como o LaserFiche, lhe permite recuperar um documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. Documentos nunca serão perdidos, estraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno é exigido para a recuperação e vizualização de documentos na tela do computador. Como se mencionou previamente, isto resulta em enormes economias de tempo e a redução de custo.

IV. Qual é o Custo de um Projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos?O custo total de um sistema de imaging é relacionado diretamente a arquitetura escolhida e a quantidade de dados que você armazenará. em um sistema pequeno, o custo maior provavelmente será com o hardware, enquanto que , em um sistema de grande porte, o custo maior será o do software . Há duas arquiteturas diferentes que você pode usar em um sistema de GED (Imaging).

O primeiro é o que nós nos referimos como um "Modelo Básico" onde você compra o software, instala-o em seus computadores e mantém localmente a configuração de software.

O segundo, chamado de sistema de GED em rede (Internet Imaging), que usa um conceito completamente diferente e que lhe permite começar um sistema de imaging sem investir em hardware ou software. A próxima seção explicará mais claramente estes modelos, e fará comparações de custo.

Arquiteturas de ImplementaçãoI.Considerações sobre a Arquitetura do Sistema GED (IMAGING)Quando for escolher a forma de implantar um sistema de imaging, você deve considerar qual será a utilização do sistema. É conveniente reponder às seguintes questões e discutir as respostas com um profissional da área para não adquirir um sistema caro e fora de suas necessidades: Questões:

Você irá armazenar uma grande ou uma pequena quantidade de documentos? Qual a freqüencia de consultas aos documentos de seu arquivo? Quantas pessoas precisam ter acesso para o sistema? Se mais de uma pessoa têm necessidade ao acesso, você já possui uma rede (LAN) instalada? Você precisa dispor ou guardar documentos originais? Os documentos podem sair do setor? Por qual período de tempo se mantem os documentos? Há necessidade de vários escritórios ou filiais terem acesso ao banco de dados de imagem? Você precisa se movimentar para acessar os documentos? Quantos documentos são acrescidos ao sistema mensalmente? Você quer indexar cada documento? Você tem uma estratégia de recuperação caso o banco de dados principal seja perdido ou corrompido? O servidor existente tem capacidade para suportar a carga representada por um sistema de imaging? Você precisa do COLD tanto como do GED (imaging)e, nesse caso, você tem condições de conectar o sistema dos quais os dados serão capturado ao novo sistema de imaging ?

II. Arquitetura Tradicional de Sistema GEDUm sistema de imaging básico ou tradicional consiste em uma ou mais estações de escanerização, um servidor de arquivo de imagem, e várias estações de consulta. Cada estação de escanerização normalmente é composta por um computador de alta velocidade com um scanner fixo e o software para executar a captura das imagens e a sua conversão para texto (OCR). Cada estação de consulta é um PC com software para recuperar e visualizar os documentos. Um servidor de arquivo de imagem quase sempre é recomendado para aqueles sistemas que terão armazenadas uma grande quantidadede imagens; talvez os servidores existentes podem não ter a capacidade de disco ou de processamento para o grande número de arquivos de imagens gerados por um sistema de GED (imaging). Você também pode precisar de sistemas de armazenamento robóticos (jukeboxes) para ter uma maior capacidade de arquivamento. Qualquer um que queira usar o banco de dados de imagem deve está ligado ao servidor que contém o banco de dados de imagens, inclusive, aqueles que precisam ter acesso aos documentos pela Internet.

A lista de compra para um sistema de imaging de cinco-usuário poderia ser:

um scanner, um PC rápido para a escanerização e indexação, um servidor Novell, Unix ou NT , um jukebox pequeno para armazenamento de imagem, e o software LaserFiche para 5-users.

Geralmente, este investimento fica entre $15,000 a $20,000 dependendo da capacidade de armazenamento requerida, a velocidade do scanner e o custo do próprio software LaserFiche.

III. Rede Imaging (Internet Imaging)Uma nova alternativa para o modelo tradicional de Imaging de documento é a WEB Imaging ou Internet Imaging como o LaserFiche WEBLink que lhe permite compartilhar os documentos da base de dados pela Internet. Esta arquitetura utiliza os servidores de Internet e browsers para disponibilizar e acessar os dados do sistema de imaging. Há uma grande distinção entre "sistemas de imaging tradicionais WEB-anabled" e os sistemas de Internet Imaging, o que a seguir explicaremos.

Muitos sistemas de Imaging "web-enabled" são centrados no servidor em que se encontra a base de dados de imagens, isto significa que todo o acesso pela Internet deve ser executado através do servidor que contém o banco de dados de imagem. Por exemplo, um sistema de Imaging "web-enabled" que reside em Servidor A deve utilizar um WEB Browser que esteja no servidor A; você não pode procurar simultaneamente em múltiplos servidores.

Além disso, você precisa ter uma licença de acesso ao banco de dados do servidor A o que normalmente significa comprar um software cliente para cada máquina que irá acessar a Internet para recuperar os dados. Obviamente, este custo justifica-se para empresa que não desejam disponibilizar informação para todo o mundo. Esta arquitetura permite o acesso, pela Internet, a um sistema de Imaging, entretanto de uma maneira fechada. Em comparação, um sistema de Internet Imaging é uma arquitetura aberta e seu acesso é restringido somente por considerações de segurança.

Um sistema Internet Imaging utiliza tecnologia client-server aberta, o qual faz uso das habilidades inerentes aos browsers de rede para prover o acesso ao banco de dados. Ao contrário da arquitetura tradicional,não é requerido nenhum software especial para visualização de uma imagem, pode-se utilizar o próprio visualizador do browser. O sistema é até mesmo acessível a browsers não-gráficos ou PDA (Personal Digital Assistant), entretanto os usuários de tais browsers não poderão ver as imagens acessadas.

A segunda grande diferença arquitetônica entre sistemas de imaging tradicionais e o Internet Imaging é a habilidade para examinar servidores múltiplos simultaneamente. Considerando que um protocolo padrão é usado para a comunicação com os servidores de imaging de rede, cada servidor pode procurar e trocar pedidos com outros servidores que podem ou não podem ser conhecidos pelo usuário do sistema. Todos os resultados da pesquisa são colecionados e apresentados ao usuário em ordem de relevância. Esta arquitetura permite sub-dividir banco de dados muito grandes entre vários servidores para obter melhorias de desempenho e aumentar a capacidade de armazenamento. Também permite que filiais ou escritórios de uma empresa tenham uma base de dados de documentos local e acessar todas as informações da empresa situadas em outros locais. Além disso, os servidores não precisam estar configurados com o mesmo sistema operacional ou usar a mesma arquitetura de hardware para pesquisar e acessar os documentos. Finalmente, se conectado à Internet, uma pesquisa pode ser dirigida a qualquer servidor não importando a localização do cliente.

Esta última diferença também permite que uma empresa pequena possa usar o sistema Imaging sem muito investimento em hardware ou software. Usando um Bureau de Digitalização , os documentos são escanerizados, OCRizados e enviados para o provedor que armazena os documentos em um servidor de arquivo de rede.

Os sistemas de Internet Imaging não são orçados de acordo com modelos tradicionais. Porque o software pode ser usado por várias pessoas bem como por outros servidores. Portanto, o custo do software servidor ou é incluído como parte de um pacote "turn-key" estimada de acordo com capacidade do sistema, ou como um serviço de subscrição disponível por uma conexão de

Internet. O que isto significa é que o custo de software é muito baixo, especialmente para números grandes de usuários.

Arquiteturas de Sistema ArmazenamentoI. RAID - DISK ARRAYRAID é um acrônimo para "Redundant Array of Inexpensive Disks" e refere-se a uma arquitetura de armazenamento onde se agrupam vários drives (HD) para criar um único dispositivo de armazenamento. O RAID pode ser usado de vários modos. Em sua implementação mais simples, o RAID oferece um volume de armazenamento agregado de todos os drives como um único dispositivo. O mais popular (e realmente efetivo) uso do DISK ARRAY é como uma opção de armazenamento de dados segura e com a capacidade de reconstituir dados perdidos. Se um dos discos falhar, o RAID oferece meios seguros contra a perda de dados.

A capacidade de armazenamento de dados pode chegar a volumes de armazenamento muito grandes. Os sistemas de RAID são idéais para aplicações de imaging onde uma quantidade relativamente pequena de dados (abaixo de 100 GB) tenham um acesso freqüente e devem estar disponíveis a toda hora (on line). O custo do RAID, é maior do que os outros sistemas de armazenamento, o que pode ser compensado pelo benefício de sua velocidade e disponibilidade de acesso.

II.Disco Magneto-ópticoAs mídias magneto-óptica, também conhecidas como discos (MO) ou óptico-regraváveis, oferecem armazenamento barato, e se distinguem do WORM e CD-ROM por serem regraváveis. Porém, ultimamente, o baixo custo de armazenamento em mídias magnéticas (HD) combinado com a disponibilidade de jukeboxes e gravadores de CD-ROM baratos, reduziu a quase nenhuma as vantagens dos sistemas ópticos MO . É mais barato usar um disco rígido combinado com jukeboxes de CD-ROM do que é usar um único sistema magneto-óptico.

III. Disco WORMOs discos WORM, "Write Once Read Many" são os precursores da mídia CD-ROM. O WORM ainda possui uma vantagem sobre o CD-ROM: a capacidade de armazenamento, principalmente em mídias WORM de formatos maiores do que 5.25 polegadas. Entretanto, com a tecnologia de DVD-CD, esta diferença será reduzida consideravelmente. Um disco WORM de 12 pol. pode guardar muitos dados, porém, é uma tecnologia relativamente cara.

IV. Disco CD-ROMCD-ROM representa a mídia de armazenamento permanente mais segura e de baixo-custo disponível. Além disso, a capacidade de armazenamento de mídia CD-ROM é alta e permite implementar grandes sistemas de armazenamento quando empregados jukeboxes ou outros dispositivos de leitura de CD-ROM. Porém, as taxas, transferência de dados e o tempo de acesso ao CD-ROM ainda são lentas, por isso o CD-ROM não é considerado uma boa mídia de armazenamento para sistemas de imaging onde necessita-se de recuperação rápida de documentos (on-line).

1          JUSTIFICATIVA

  A reflexão sobre minha trajetória, tendo como ponto de partida o Curso de Graduação em Arquivologia na Universidade Federal de Santa Maria, merece destaque, na medida em que, as minhas construções acadêmicas mantém íntima relação com a Informática. Neste sentido, existe um entendimento de que a Arquivologia e a Informática possuem uma relação enquanto Ciências da Informação. A Tecnologia da Informação assume portanto relevância singular quando promove a construção de conhecimento para todas as áreas.   A realização de um curso de pós-graduação em nível de especialização em organização em arquivos - USP, garantiu uma experiência ímpar com relação aos conteúdos apreendidos e quanto aos conhecimentos teórico-práticos fundamentais à compreensão da Arquivística Integrada e sua relação com as novas tecnologias.   Desta forma, foi possível construir uma trajetória inserida hoje na carreira docente do Curso de Arquivologia da UFSM, pautada pela união necessária entre ensino e pesquisa como uma prática assumida enquanto um compromisso pessoal.   Ao tratar do universo da Arquivologia é importante dizer que: dado o momento em que as informações orgânicas e registradas, estão se apresentando em suportes informáticos, seja através de documentos digitalizados ou de eletrônicos, a Arquivologia necessita estabelecer critérios teórico-metodológicos para os Sistemas de Gestão de Documentos em suportes informáticos. Esta preocupação, dá-se ao instante em que não existe legislação pertinente no Brasil acerca de documentos eletrônicos.   O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, que é o órgão responsável pela definição da política nacional de arquivos públicos e privados, exercendo orientação normativa, visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo realiza estudos e aguarda neste momento resposta do Senado Federal no sentido de regulamentar os documentos digitalizados. Estes documentos são reproduzidos em sistemas informáticos, mas a realidade denota que as instituições estão utilizando-se efetivamente de documentos eletrônicos. É importante destacar que o documento original encontra-se em meio eletrônico diferenciando-se do documento digitalizado.   Uma preocupação emergente se apresenta, pois a informação contida nestes sistemas, não está sendo organizada considerando os pressupostos teóricos e princípios arquivísticos internacionais, como por exemplo o “respeito aos fundos” e a “ordem original”. O arranjo da documentação, apresenta-se na maioria das vezes de forma empírica, pois ao término da vigência dos documentos, estes são tratados somente como registros em Bancos de Dados, e não mais de forma sistêmica, inexistindo a TIPOLOGIA DOCUMENTAL, condição sine qua non para a identificação das atividades dos documentos e a futura constituição da função: a série documental.  

À luz deste entendimento situo os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, que visam a gestão de documentos sejam estes eletrônicos ou digitalizados, em detrimentos destes, estarem desconsiderando a condição da Tipologia Documental para os acervos arquivísticos.   Portanto, investigar como os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, abordam as novas formas de arquivos gerados pelas tecnologias da informação, a tipologia dos documentos e a introdução de novas formas de documentos, significa primeiramente conhecer as políticas de gestão adotadas no Programa. Em segundo, significa dar prosseguimento aos estudos que envolvem a informação e a tecnologia aplicada na gestão de documentos.  

    2          OBJETIVOS   2.1         Objetivo geral  

Investigar como os Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, abordam as novas formas de arquivos gerados pelas tecnologias da informação, a tipologia dos documentos e a introdução de novas formas de documentos, propondo ações que possibilitem e privilegiem uma discussão teórica nas Ciências da Informação.   2.2         Objetivos específicos   Identificar o sistema de classificação e de arranjo adotados nos acervos contemplados pelos Sistemas de GED;  

Definir critérios afim de estabelecer a Tipologia Documental nos Sistemas de GED;

  Efetuar a análise Diplomática dos documentos eletrônicos ou

digitalizados, os critérios e caracteres que promovem a fidedignidade do documento em meios informáticos;

 

  3          REFERENCIAL TEÓRICO

   

Para Campos Filho(1994), a Tecnologia da Informação é caracterizada como o conjunto de “hardware” e “software” para desempenho das tarefas de processamento da informação, tais como coletar, transmitir, estocar, recuperar, manipular e exibir dados.

  Ao se fazer uma análise da evolução da Tecnologia da Informação nas

últimas cinco décadas, pode-se destacar três diferentes fases que levaram ao atual modelo de computação distribuída e compartilhamento de informações(Thives Jr, p.22):

§         A primeira fase, por volta de 1950s a 1060s, foi caracterizada pela utilização de aplicações individuais que processavam a informação em arquivos mestres totalmente isolados (modelo de computação de Von Neumann). §         Na segunda fase, por volta de 1970s a 1980s, com o advento da tecnologia do armazenamento em disco, ou DASD2[1], o foco do modelo de dados e informações mudou para uma centralização no ambiente computacional. Esta fase foi caracterizada tipicamente pela utilização de mainframes3[2] com aplicações de grandes bancos de dados. A tecnologia da informação estava direcionada à automação de tarefas existentes, geralmente com a utilização de aplicações com propósitos específicos. Devido ao fato que a automação era freqüentemente iniciada em níveis individuais das divisões organizacionais, era (e ainda é) muito comum existir nas organizações, diferentes bancos de dados – que continham parcialmente e/ou duplicavam informações – gerando inconsistências e dificultando o eficaz gerenciamento da informação. §         Entrando na terceira fase, (1990s), novamente o foco foi mudado, mas desta vez o caminho da tecnologia da informação está direcionado para a automação dos processos e das atividades que o correspondem. Este novo foco traz todas as potencialidades da tecnologia da informação para o domínio individual das pessoas em todos os níveis organizacionais.

  Ainda, segundo o autor, a tecnologia da informação possibilita a interação entre todos os indivíduos da organização, permitindo não somente a comunicação mas também o registro de conhecimentos que antes perdiam-se ou estavam confinados na mente das pessoas. A recuperação e o compartilhamento deste conhecimento assume uma dimensão primordial para a Gestão do Conhecimento.  

Walton(1994, p.23) define TI como uma “gama de produtos de hardware e software que proliferam, com capacidade de coletar, armazenar, processar e acessar números e imagens, para o controle dos equipamentos e processos de trabalho, e para conectar pessoas, funções e escritórios tanto dentro quanto entre 2

3

as organizações”. De acordo com Molloy e Schwenk (apud Ensslin et al, p. 206), trata-se de “uma tecnologia baseada em computadores para o armazenamento, acesso, processamento e comunicação de informação”.

  Segundo os autores citados, a Tecnologia da Informação traz implícita a

adoção de hardware e software, constituindo-se em um conjunto de tecnologias que visam o gerenciamento da informação, do conhecimento e por conseguinte dos documentos.

  Alguns autores abordam o termo Tecnologias do Conhecimento como

uma fase de evolução das tecnologias da informação, ainda, quanto estas são utilizadas no sentido da Gestão do Conhecimento.

  Para THIVES Jr.(1999, p.24), a Tecnologia da Informação tem uma gama de aplicações no suporte à Gestão do Conhecimento, mas não havendo uma distinção clara entre tecnologias da informação e tecnologias do conhecimento na literatura pesquisada. Conforme o autor, pode-se observar as aplicações da tecnologia da informação, conforme o quadro abaixo.   Revista Kmword – publicação internacional na área de Gestão do Conhecimento

Delphi Computing Group

CENADEM4[3] – Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação

Correio eletrônico; Internet; Intranet; Extranet; Banco de Dados Relacionais; Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Captura de dados(OCR/ICR/Barcode); Data Warehousing; Workflow; Call Center; ERP – Planej. Rec. Empresariais.

Redes (LAN’s e WAN’s); Internet; Intranet; Extranet; Data Warehousing ; Data Mining ; Workflow; Process Visualization White Board); Simulação

Internet; Intranet; Extranet; GroupWare; Workflow; Data Warehouse; Data Mining; Edição de Documentos; Gerenciamento Eletrônico de Documentos; COLD.

QUADRO 1: Aplicações da Tecnologia da Informação  

A informação está sendo produzida de modo vertiginoso, crescendo em progressão geométrica e em suportes informáticos. Aliada à esta produção documental, a Arquivística deve juntamente com a Tecnologia da Informação

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estabelecer critérios para a racionalização da produção e estabelecer critérios claros de avaliação de documentos.

  3.1.1        Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

  Primeiramente, faz-se necessário considerar que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos surgiu como uma das divisões da Tecnologia da Informação, e que basicamente, visa proceder o gerenciamento de documentos, ou como terminologicamente é mais conhecido e adotado pela Arquivística, de Gestão de Documentos. A característica nova é que o GED procede a Gestão de Documentos de forma eletrônica, e deve-se ressaltar que não somente a gestão de documentos eletrônicos – que são os originalmente produzidos em meio eletrônico – mas sim, que as iniciativas em relação a gestão de documentos são procedidas com o uso da Tecnologia, de forma eletrônica, constituindo-se assim no GED. Para KOCH(1998, p.22), o GED é a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso destas tecnologias, como por exemplo a elaboração de Tabelas de Temporalidade Documental, Planos de Classificação, etc. Ainda, segundo o autor, “o GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel”.   Ainda, seguindo a construção de KOCH, ele caracteriza o GED em dois macrogrupos de soluções, de acordo com o ciclo de vida das informações, a saber: os de gerenciamento de documentos – Document Management, e gerenciamento de imagens de documentos – Document Imaging. Para o autor, no primeiro grupo, as informações estão em estado dinâmico, enquanto que no segundo, são estáticas. O autor também faz menção a esta divisão como centros de atividades ou mundo analógico e digital, respectivamente.   Conforme define o autor, constituindo-se em passagens de analógico para digital e vice-versa, considerando que a estes dois mundos, podem ser agregados produtos como workflow5[4] e COLD (Computer Output to Laser Disk), além de outros recursos como o EDM (Engineering Document Management), OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), HSM (Hierarchical Storage Management), FTR (Full Text Retrieval), dentre outros.

  A Arquivística, atualmente, necessita de construção de novos paradigmas relacionados à Gestão de Documentos Eletrônicos. A afirmativa de DOLLAR(1994, p.4): “Poucas pessoas negariam que a tecnologia da informação

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está provocando uma revolução da informação tão profunda e difusa quanto a revolução industrial, a descoberta da impressão e dos tipos móveis ou o desenvolvimento da escrita”, vem reforçar o momento pelo qual o fazer arquivístico está passando, colocando em check, princípios fundamentais da Arquivologia exatamente pela não inserção na Tecnologia da Informação.   Conscientes de que vivemos uma época de grandes mudanças tecnológicas que apresenta graves implicações históricas é importante trazer o entendimento de LOPES (1997) que nos diz que a informação e a informática estarão por longos anos “na ordem do dia dos problemas de nossa época”. SCHAFF (1992) faz previsões sob a ótica dos países mais industrializados dizendo:

(...) a Segunda revolução industrial conduzirá a uma sociedade em que haverá um bem estar sem precedentes para o conjunto da população (incluindo as pessoas afetadas pelo desemprego estrutural) como também alcançará um nível sem precedentes do conhecimento humano do mundo. Também é certo que, devido à informática e as suas inúmeras aplicações, o mundo se converterá em um conjunto único e estreitamente inter-relacionado no qual todos os grandes problemas assumirão um caráter global.

  Para AVEDON (1995) um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (G.E.D.): “usa a tecnologia da computação para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos em papel. Os originais (em papel) são convertidos em imagens eletrônicas. Eles são indexados e armazenados em discos óticos ou magnéticos de alta capacidade (...) ”. Para o autor, todo documento armazenado em um GED vira imagem eletrônica, não diferindo quando se trata de documentos eletrônicos ou digitalizados. O autor expressa claramente: “Os originais (em papel) são convertidos em imagens eletrônicas.”, mas não faz referência que estes documentos por não serem os originais, tratam-se somente de reproduções, cópias reprográficas.   As estruturas de representação da informação em Sistemas tradicionais de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ocupam-se de unidades básicas, como definem os autores CHU e DATE, utilizando-se de campos como unidade básica, registro como conjunto de campos, arquivos, tabelas, sistemas, ambientes e outras unidades. Mas CHU (1983) define o armazenamento das informações em Bancos de Dados de forma que em se tratando de acervos arquivísticos, não são observados princípios arquivísticos como o “respeito aos fundos” e “ordem original”, que presumem a adoção de unidade de registro da informação em Bancos de Dados em Tipos Documentais. Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 74), Tipo Documental é a: “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que o gerou.”. E espécie documental como “a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.”  

A atividade, explicitada na tipologia documental, constitui requisito sine qua non para a Gestão de Documentos, pois dela, se procede a avaliação do documento, seu arranjo, e seu conjunto denomina a função que constitui a série documental em seus respectivos fundos documentais.   A análise diplomática do Sistema de Gestão de Documentos, constitui requerimento fundamental no tratamento da informação, principalmente na área jurídica. A diplomática, nascida no século XVII, como crítica à fidedignidade dos documentos medievais, consiste na definição de Heloísa BELLOTTO(1991), em uma área da Documentação que se ocupa da descrição e da explicitação dos atos escritos, tendo como campo de aplicação os documentos gerados na área pública, neles conferindo as formas que lhes garantirão validade legal. O que não se pode admitir, é que a diplomática se furte somente aos documentos medievais, pois em se tratando de documentos eletrônicos, quem critica e explicita a fidedignidade destes, deve ser a diplomática, nos documentos contemporâneos, analisando os sistemas informáticos, as senhas, a criptografia e todos os sistemas de segurança. 7          REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS       ANGELO, Libânia Maria Romana. Sistema DIGESTO (Sistema Integrado para o

tratamento da informação jurídica): ponto de partida para um estudo terminológico. Trabalho apresentado no V Simpósio Iberoamericano de Terminologia. Cidade do México, 3-8 nov. 1996. (Cópia impressa).

AVEDON, Don M. Capacidade do disco ótico. Mundo da Imagem. Cenadem. jul./ago. 1995, n. 10.

BARDIN, L. Análise de Conteúdo. Trad. Luiz Antero Reto e Augusto Pinheiro. Lisboa : Edições 70, 1977.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. São Paulo : T. A. Queiroz, 1991.

CHIZZOTTI, A. 2. ed. Pesquisa em Ciências Humanas e Sociais. São Paulo : Cortez, 1995.

CHU, Shao Yong. Banco de dados: organização, sistemas, administração. São Paulo : Atlas, 1983. 398 p.

DATE, C. J. Introdução a Sistemas de Bancos de Dados. Campus

Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo : Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1996. 142 p.

DOLLAR, Charles. O impacto das tecnologias de informação sobre princípios e práticas de arquivos: algumas considerações. Acervo. Rio de Janeiro. v. 7, n. 1-2, p. 3-38, jan./dez. 1994

___. Tecnologias da informação digitalizada e pesquisa acadêmica nas ciências sociais e humanas: O papel crucial da arquivologia. Estudos Históricos. Rio de Janeiro, v. 7, n. 13, p. 65-79, 1994.

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos Históricos. Rio de Janeiro. v. 7, n. 13, p. 49-64, 1994.

FLORES, Daniel. Gestão de Documento Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ.

GUIMARÃES, José Augusto Chaves. Análise documentária em jurisprudência: subsídios para uma metodologia de indexação de acórdãos trabalhistas brasileiros. São Paulo, 1994. 250p. Tese (Doutorado em Ciências da Comunicação) ECA-USP.

LÉVY, Pierre. As tecnologias da inteligência : o futuro do pensamento na era da informática. São Paulo : Ed. 34, 1996.

___. O que é virtual. São Paulo : Ed. 34, 1996.

LOPES, L.C. A imagem e a sombra da Arquivística. Rio de Janeiro, Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, 1998.

MASON, Richard O. What is na information professional? Journal of education for library and information science, v. 31, n. 2, p:122-138, 1990.

Microsoft Press. Dicionário de Informática. Campus, 816 p.

MORAES, D. de. Globalização, mídia e cultura contemporânea. Rio de Janeiro, Letra Livre Editora, 1997

NEGROPONTE, Nicholas. A Vida Digital. São Paulo : Companhia das Letras, 995.

ROSSEAU, J-Y et Couture, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa, Dom Quixote, 1996

SCHAFF, Adam. A Sociedade Informática 4.ed. São Paulo : Brasiliense, 1993.

SULLIVAN-TRAINOR, M. Information Superhighway..São Paulo : Makron Books, 1995.

TOFFLER, Alvin; TOFFLER, Heidi. Criando uma Nova Civilização. Rio de Janeiro : Record, 1995.

YOURDON, Edward. Análise Estruturada Moderna. 1.ª ed. Rio de Janeiro : Campus, 1990

http://www.arquivologia.ufsm.br/daniel/Projetos/Tipologia/Tipologia.html

Resumo

Em cada organização os processos de negócios apresentam características próprias. Considerando a importância do fluxo de trabalho para o suceso da organização é necessária uma atenção especial na modelagem e reengenharia destes processos. Entretanto, em comparação com a produção e oferta de ferramentas para sistemas de workflow (MS Exchange, Lotus Notes, Oracle Office etc.), pouco tem sido o trabalho realizado para o desenvolvimento de metodologias de modelagem de workflow. Se desejarmos a utilização de todas as potencialidades desta nova tecnologia é preciso desenvolver modelos de workflow que permitam representar de forma realística as informações qualitativas e quantitativas da organização em estudo. O objetivo deste artigo é de caracterizar os diferentes tipos de workflow como etapa inicial para o estudo aprofundado e formal das metodologias de modelagem. Este artigo é decorrente da dissertação de mestrado em desenvolvimento por Mariano Nicolao no CPGCC-UFRGS sob orientação da Prof.a Nina Edelweiss e da pesquisa sobre Modelagem de Sistemas de Informação: Empresas Virtuais desenvolvida pelo Prof. José Palazzo M. de Oliveira.

1. Introdução

Uma parte significativa do trabalho pessoal ocorre em um grupo mais do que em um contexto individual. Por suas características o grupo consigue atingir um objetivo de forma mais rápida e melhor. Coordenação, comunicação e cooperação são os principais fatores de uma atividade em grupo [Duitshof 94]. Workflow é uma parte desta disciplina pois facilita e coordena as atividades de grupo. Do ponto de vista tecnológico, workflow tem sido visto como um tipo relativamente simples de groupware. Porém convém salientar que segundo a proposta de Georgakopoulos, workflow não aparece como um subconjunto de CSCW mas é incluído nesta categoria por suportar a coordenação de pessoas e processos automatizados, isto é os processos de negócio.

O processamento de transações financeiras, o processamento de documentos legais, entre outros, são exemplos de atividades distintas, mas que podem ser representadas por modelos de workflow. A caracterização de sistemas de workflow, facilitará a seleção do modelo para sua representação pelo enquadramento do processo em uma das categorias impedindo, assim, a escolha de um modelo inadequado que gere uma modelagem complexa e inacurada. Não existe, ainda, uma forma comum para caracterizar ou categorizar sistemas de workflow. Para melhor a modelagem de processos de negócios, é importante que se identifique em qual dessas caracterizações o processo se enquadra, visto que alguns modelos podem não ser adequados para uma representação de determinadas estruturas de fluxo e decisão. Como pode ser visto em [Georgakopoulos 95] na comparação de cinco sistemas de gerenciamento de workflow, apenas um deles (Floware) consegue representar as três caracterizações propostas, as outras ferramentas conseguem representar apenas uma.

A identificação dos tipos de workflow permitirá maior segurança na escolha de modelos e de ferramentas de modelagem para representação dos processos de negócios.

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2. Caracterização de workflow

As publicações comerciais diferenciam comumente três tipos de workflow [Georgakopoulos 95] [Kobelius 95]:

2.1 Ad hoc 2.2 Administrativo 2.3 Produção

Em outras referências bibliográficas, ainda podemos encontrar as seguintes classificações:

2.4 Workflow orientado a pessoas e workflow orientado a sistemas 2.5 Workflow transacional

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2.1 Ad hoc

Workflows ad hoc executam processos de negócios, tais como documentação de produtos ou venda de produtos, onde não há um padrão pré-determinado de movimentação de informação entre pessoas. Tarefas do tipo ad hoc envolvem a coordenação humana, a coordenação ou a co-decisão [Schael 91]. A ordenação e a coordenação de tarefas em um workflow do tipo ad hoc não são automatizadas mas sim controladas por humanos. Esta classe de workflow tipicamente envolve pequenos grupos de profissionais que tem a intenção de apoiar pequenas atividades que requerem uma solução rápida. A figura 1 representa um workflow simplificado tipo ad hoc envolvendo o processo de conferência de artigos.

Figura 1: Exemplo do diagrama de fluxo de um workflow ad hoc.

O processo de revisão constituido pela seleção de revisores, distribução dos artigos para os revisores selecionados, execução das revisões e produção de uma revisão conjunta

(agrupada) e, finalmente, envio das revisões para os autores. O processo de conferência de artigos é um workflow do tipo ad hoc por apresentar as seguintes características:

negociação para a seleção de revisores, e colaboração entre os revisores para produção de uma revisão agrupada.

No ambiente MS Windows 95, existe a opção send to (figura 2), permitindo que o usuário envie um arquivo (documento eletrônico) para um disquete, fax ou mail. Este é um exemplo de implementação adequada para suportar um Workflow do tipo ad hoc.

Figura 2: Opção send to do MS Windows 95

Workflows do tipo ad hoc suportam definição rápida e execução de modelos de processos menos complexos que podem ser usados para facilitar o fluxo de um único documento em uma única ocasião, ou o fluxo dos documentos de negócios principais em uma base corrente [Kobelius 95].

Figura 3: MS Mail enviando uma mensagem com attachment.

Alguns produtos permitem ao usuário rotear formulários de negócios eletrônicos como mensagens de correio eletrônico com acessórios (attachments) utilizando-se de sistemas de e-mail, figura 3.

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2.2 Administrativo

Um workflow administrativo envolve processos repetitivos com regras de coordenação de tarefas simples, tal como roteamento de um relatório de despesa ou requisição de viagem, controladas por um processo de autorização. A ordenação e coordenação de tarefas em workflows administrativo podem ser automatizadas. Esta classe de workflow não engloba um processamento complexo de informações e não requerer acesso a sistemas de informação múltiplos usados para suportar produção ou serviços administrativos. Exemplo: considerando o processo de revisão de artigos, nesta caracterização, supõe-se que os revisores são anteriormente conhecidos (exemplo: os mesmos revisores são convidados para revisão de todos os artigos). Neste caso os revisores não colaboram na produção de uma revisão conjunta. Em vez disso, eles produzem revisões individuais que são consideradas pelo editor que toma a decisão final. Com esta interpretação o workflow de revisão de artigos torna-se um workflow do tipo administrativo, figura 4.

Figura 4: Workflow do tipo administrativo

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2.3 Produção

Um workflow de produção envolve processos de negócios repetitivos e previsíveis, tais como empréstimos e seguros. Diferente dos administrativoa, os de produção englobam um processamento de informações complexas envolvendo acesso a múltiplos sistemas de informação.

A ordenação e coordenação de tarefas nestes tipo de workflow podem ser automatizadas. Contudo esta automatização é complexa pois trabalha com:

processos de informações complexas; acesso a sistemas de informação múltiplos para execução do trabalho e para a

recuperação de dados para tomada de decisão.

Ao considerarmos o o workflow de requisição atendimento através de um seguro saúde, figura 5, um formulário de requisição é primeiro examinado manualmente e armazenado em um banco de dados de objetos. Então a requisição é indexada em um banco de dados relacional. Esta informação é analisada por um "avaliador de requisição" automatizado. Esta tarefa é suportada por um sistema especialista que usa um banco de dados de "habilitação" para determinar se o pagamento pode ser feito. Caso a requisição seja rejeitada, um representante da companhia discute a requisição com o cliente e negocia o pagamento ou rejeita a requisição. Se o pagamento é feito, a tarefa de "faz pagamento" acessa o banco de dados financeiro e registra o pagamento.

Figura 5: Workflow do tipo produção.

As diferenças relevantes entre este Workflow de produção e o ad hoc ou administrativo, são:

interação do sistema de informação como os processos de negócio uso de executores de tarefas automatizados (não humanos).

Workflow ainda pode ser divido em: apoio ad hoc de grupo de trabalho, automação de tarefas, fluxo de documento e automação de processo [Georgakopoulos 95]. Frye em divide workflow em três categorias: centrado em correio, centrado em documento e centrado em processo. Estas caracterizações não separam workflows conceituais dos sistemas de gerência de workflow comerciais que os suportam, nem tratam explicitamente a infra-estrutura tecnológica que eles estão correntemente usando.

Sistemas de workflow de produção automatizam processos de negócios complexos que variam pouco de caso para caso, similar a uma linha de montagem. Eles suportam volumes de transações elevados, documentos compartilhados, repositórios e documentos sofisticados bem como o acompanhamento de tarefas. Muitas das aplicações de workflows de produção descendem de produtos baseados em imagens ou do gerenciamento de documentos baseados no gerenciamento de textos e recuperação de produtos [Kobelius 95].

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2.4 Workflow orientado a pessoas e workflow orientado a sistemas

Workflow pode ainda ser caracterizado dentro de dois aspectos: orientados a pessoas e orientado a sistemas [Georgakopoulos 95]. O primeiro tipo envolve humanos na execução e coordenação de tarefas enquanto que o segundo tipo, orientado a sistemas, envolve sistemas de computadores que executam operações computacionais intensas e softwares especializados em tarefas (Workflow do tipo produção). Enquanto Workflows orientado a

humanos, controlam e coordenam tarefas humanas, Workflow orientado a sistemas controlam e coordenam tarefas de softwares com pequena intervenção humana. Conseqüentemente, implementações orientado a sistemas precisam incluir softwar para controle de concorrência e técnicas de recuperação para assegurar consistência e segurança.

Em um Workflow orientado a pessoas, as principais questões a serem analisadas são:

interação pessoa-computador; combinar habilidades humanas para suportar as tarefas necessárias; modificar a cultura do escritório (como as pessoas preferem ou necessitam trabalhar).

Em um workflow orientado a sistemas, as principais questões a serem analisadas são:

combinar as necessidades dos processos de negócios para a funcionalidade do sistema e providenciar dadosa partir dos sistemas de informação existentes;

interoperatibilidade entre sistema do tipo HAD (heterogêneo, assíncrono, distribuído); procurar softwares adequados para executar tarefas de workflow; determinar novas necessidades de software de forma a permitir automação dos processos

de negócios; assegurar a execução correta e segura dos sistemas.

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2.5 WorkflowTransacional

Workflow Transacional envolve execução coordenação de múltiplas tarefas que (i) podem envolver humanos, (ii) requer acesso para sistemas do tipo HAD, e (iii) suporta o uso seletivo de propriedades transacionais (exemplo: atomicidade, consistência, isolação e durabilidade) para tarefas individuais e entradas de workflow. O uso seletivo de propriedades transacionais é necessário para permitir a especialização das funcionalidades necessárias para cada Workflow (exemplo: permitir colaboração de tarefas e suportar estruturas complexas de Workflow).

Figura 5: Caracterizando workflow, Duitshof 95.

Torna-se importante observar que questões tais como tratamento de exceções, liberação de usuários, priorização e encerramento podem aparecer de diferentes formas em diferentes sistemas, e necessitam ser analisadas. Também são descritos, figura 5, alguns segmentos da abrangência das características de um workflow e questões analisadas pelos CSCW, sistemas de processamento de transações comerciais e workflows do tipo transacional.

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3. Conclusões

Dos conceitos selecionados na bibliografia sobre workflow todos contemplam a idéia de que workflow é direcionado a processos de negócios. As definições propostas por [Joosten 95] e [Duitshof 95] são, na nossa visão, as que contemplam a maioria das características citadas pelos diversos autores como importantes para um workflow. Tendo definido um workflow como um sistema, Joosten e Duitshof admitem que um workflow reuna um conjunto de elementos (atividades) de forma a atingirem um objetivo em comum. O objetivo proposto é a melhoria da coordenação do trabalho, facilitada pela disponibilidade de uma infra-estrutura de comunicação eletrônica no local de trabalho. Considerando que esta infra-estrutura de comunicação eletrônica possa auxiliar no gerenciamento de tarefas, os conceitos propostos por Burns [Burns 93] são suportados pelas definições de Joosten e Duitshof, visto que, como mencionado anteriormente, workflow tem características híbridas, ou seja, pode ter participantes humanos ou automatizados. Desta forma, em um workflow podem ser utilizadas ferramentas gerenciadoras de tarefas (o que atende a definição de [Mackie 94]) que interpretam e agem sobre eventos, como também podem interferir pessoas (ex: workflow do tipo ad hoc).

A continuação deste trabalho estará centrada na representação formal dos conceitos de modelagem de workflow utilizando-se um modelo orientado para objetos com a capacidade de representação de regras de transição de estados e de integridade, para tanto será utilizado o modelo TF-ORM - Temporal Functionality in Objects with Roles Model [Edelweiss 93].

Agradecimentos

Os autores agradecem ao CNPq e a CAPES ao apoio parcial a esta pesquisa.

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4. Bibliografia

[Burns 93] Burns, Nina - Ebb and Flow - Lan Magazine , p. 118-123, May 93.

[Duitshof 95] Duitshof, Matthijs - Workflow Automation in Three Administrative Organizations, Masther's Thesis, Departament of Computer Science - Section Information Systems - University of Twente - The Netherlands.

[Edelweiss 93] Edelweiss, N.; Oliveira, J.Palazzo M.de; Pernici, B. An Object-Oriented Temporal Model. Proceedings of the 5th International Conference on Advanced Information Systems Engineering - CAiSE '93, June 8-11, 1993, Paris, France, p.397-415. (Lecture Notes in Computer Science, 685).

[Joosten 95] Joosten, M. M. Stef - Conceptual Theory for Workflow Management Support Systems - Center for Telematics and Information Technology, University or Twente, P.O. Box 217, 7500 AE Enschede, the Netherlands.

[Kobielus 95] Kobielus, James - The Rhythm of Work: A Buyer's Guide to Workflow Tools.

[Mckie 94] Mckie, Stwart - The Five Levels of Workflow; DBMS, p. 74-76, April 94.

[Georgakopoulos 95] Georgakopoulos, Dimitrios et. al - An Overview of Workflow Management: From Process Modeling to Workflow Automation Infrastructure.

[Schael 91] Schael, T. et al., "Design Principles for Cooperative Office Support Systems in Distributed Process Management", in Support Functionality in the Office Environment, A. Verrijn-Stuart (ed), North Holland, 1991.

    4          METODOLOGIA

   

A pesquisa é de cunho descritiva, porque busca sistematizações que ainda não foram estudadas. Para a análise dos dados que resultarão de publicações, como relatório final, optou-se pela abordagem qualitativa: “O conhecimento não se reduz a um rol de dados isolados, conectados, por uma teoria explicativa, o sujeito observador é parte integrante do processo de conhecimento e interpreta os fenômenos, atribuindo-lhes um significado.” (CHIZZOTTI, 1995, p. 79)

  O universo a ser pesquisado são os Sistemas de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos – GED, os seus respectivos dados registrados e os possíveis usuários dos referidos sistemas, constituindo-se em acervos arquivísticos.

  Na operacionalização da pesquisa, está previsto a definição

quantitativa da população a ser pesquisada e para tanto, é preciso um contato com todas as unidades envolvidas no Projeto, afim de efetuar o levantamento da situação do acervo documental eletrônico, digitalizado e convencional em suportes não informáticos. De posse dos dados serão definidos critérios para a seleção da amostra, através de um processo de amostragem probabilística, do tipo aleatória simples para que se possa tomar um percentual significativo da população a ser pesquisada. Será utilizada como referência a estatística não paramétrica.

  A entrevista é semi-estruturada, constituindo-se através de um

questionário do tipo misto, com perguntas fechadas e perguntas livres que serão processadas por técnicas de análise de conteúdos que é “ ... um conjunto de técnicas de análise das comunicações.” (BARDIN, 1977, p. 31), afim de que se torne possível compreender quais são os reflexos do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em acervos Arquivísticos. Posteriormente, serão analisados os conteúdos das falas.

  As perguntas que integrarão o questionário serão construídas a partir

da literatura especializada na temática em questão e na experiência profissional que possuo. Os conteúdos das perguntas serão avaliados por três examinadores, um da Arquivologia, um da Informática e outro das Ciências da Informação como um todo, antes da respectiva implementação da pesquisa.

  Para o tratamento dos dados é previsto a interpretação do conteúdo

simbólico das mensagens, e seguirá as seguintes etapas: levantamento dos dados através dos questionários, análise das respostas e estudo comparativo.

  Para a realização da análise, procurar-se-á criar/definir categorias

observando e recortando aquilo que mais aparece, verificando a coincidência ou não com o expresso na literatura pertinente à temática.