O sistema de informação como

fator determinante para a eficácia

na gestão das Instituições de Ensino

Superior

PRIMAVERA, know-how comprovado no setor

________Síntese

Introdução ..................................................................................................................................................... 3

Desafios do ensino superior público….. ....................................................................................................... 3

Universidade do Porto pioneira na passagem a regime fundacional ............................................................ 4

O projeto da Universidade do Porto ............................................................................................................. 5

Principais melhorias sentidas .................................................................................................................... 11

Testemunho ................................................................................................................................................ 12

Soluções implementadas ............................................................................................................................ 13

— 3 White Paper

Introdução

Mais de vinte anos depois da aprovação da Lei de

Bases do Sistema Educativo, o ensino superior público

atravessa novamente uma fase de mudança e adaptação

a novos paradigmas. Depois da inclusão do Modelo de

Bolonha, o novo Regime Jurídico das Instituições de

Ensino Superior apresenta ao setor um leque alargado

de novos desafios.

Assente num conjunto de regras que determinam

a sua constituição, atribuições, funcionamento e

competência dos seus órgãos num quadro de autonomia

constitucionalmente reconhecida, o novo regime impõe

às instituições uma reflexão profunda sobre o modelo de

organização a adotar para melhor cumprir a sua missão

de promover uma qualificação de alto nível,

estimulando a produção e difusão do conhecimento,

bem como a formação cultural, artística, tecnológica e

científica dos seus estudantes, num quadro de referência

internacional.

Cabe agora a cada instituição a decisão de manter-

se vinculada ao regime das Pessoas Coletivas de Direito

Público ou de optar pelo modelo fundacional, sob a

forma de Fundação Pública de Direito Privado.

Desejada há longos anos por algumas das maiores

universidades do país, a lei da autonomia veio

finalmente permitir a estas instituições a possibilidade

de implementarem as suas próprias estratégias de

sustentabilidade.

Desafios do Ensino Superior

Público

A melhoria contínua da qualidade do ensino,

da investigação e da experimentação são objetivos

transversais a qualquer organismo desta natureza,

independentemente da sua tipologia e modelo de gestão.

O respeito por um conjunto de normativas que regulam

toda a sua atividade, desde o acesso ao ensino superior,

passando pelo sistema de graus académicos e regime de

equivalências, criação, modificação e extinção de ciclos

de estudos, financiamento próprio ou através de

dotações do Orçamento de Estado, fixação do valor das

propinas, gestão das carreiras docentes e de

investigadores, ação social escolar ou regime de

avaliação impõe a adoção de rigorosos mecanismos de

controlo dos processos.

Conciliar todas estas condicionantes com uma

gestão académica, patrimonial, administrativa e

financeira eficaz é o grande desafio que se coloca às

organizações que atuam neste ramo de atividade.

Autonomia financeira

A necessidade de aumentar a fonte de receitas

próprias é um imperativo que há muito se coloca ao

setor, procurando-se diminuir de forma significativa

a dependência do financiamento público. O reforço do

papel do setor privado no financiamento do ensino

universitário é uma diretriz que ganha cada vez mais

peso. A aplicação da propina máxima prevista por lei

está longe de ser a solução para essa autonomia.

A aproximação entre a investigação e o tecido

empresarial é apontada por muitos como o caminho

para a competitividade do setor, permitindo

simultaneamente o cumprimento do papel das

universidades como agentes de desenvolvimento social

e económico.

Enquanto pólos privilegiados de saber, onde

fervilham ideias inovadoras ávidas de projetos

empreendedores, as universidades apresentam-se em

condições vantajosas ao nível da inovação e do

empreendedorismo. O desenvolvimento de projetos

próprios ou a ligação estreita ao tecido empresarial são

rumos inevitáveis por força da conjuntura económica

que inviabiliza cada vez mais a dependência de fundos

unicamente públicos. A autonomia financeira é, assim,

um desafio de importância extrema para o setor e que a

publicação do Regime Jurídico do Ensino Superior veio

— 4 White Paper

agilizar, através da possibilidade de constituição de

Fundações Públicas de Direito Privado.

A abrangência internacional do ensino superior

A extrapolação de uma dimensão nacional para

uma dimensão europeia/mundial é cada vez mais

símbolo da qualidade das instituições de ensino.

A internacionalização é assumida como o meio mais

direto para melhorar a qualidade curricular destas

instituições, razão pela qual são cada vez mais

estruturadas as políticas de atração de estudantes

estrangeiros, existindo uma competição internacional

crescente no respeitante à oferta de serviços de

educação.

Conquistar não só a preferência de alunos

nacionais como de todo o mundo é, por isso, um desafio

de grande dimensão para as instituições que procuram

afirmar-se num espaço global, quer de forma autónoma,

quer em articulação com programas europeus e

internacionais de promoção do intercâmbio de

experiências e da mobilidade dos estudantes.

O papel do ensino superior na preparação de

cidadãos para a vida numa sociedade multicultural é

cada vez mais preponderante, consubstanciando a

aposta no conceito de universidades sem fronteiras.

A crescente webização dos serviços

A introdução de conceitos como a mobilidade

virtual associada ao desmantelamento de barreiras no

espaço europeu de ensino superior acarreta um conjunto

de desafios ao nível dos sistemas de informação.

O recurso às Tecnologias de Informação e

Comunicação enquanto instrumentos de ensino e

ferramentas de aproximação dos serviços ao universo

de utilizadores e à comunidade em geral, afigura-se

indispensável num mundo globalizado. Nos nossos

dias, é impensável a inexistência de

um sistema que permita a gestão de inscrições online, a

consulta de colocações, calendários de exames e notas,

bem como um conjunto de informação inerente ao

processo de gestão académica. A virtualização do

ensino e dos próprios serviços académicos coloca às

organizações um conjunto de desafios que só a aposta

em sistemas de gestão integradores e flexíveis permite

controlar de forma eficiente.

O novo paradigma de aprendizagem assente numa

atitude pedagógica que encara os estudantes como

participantes ativos nos processos educativos, e não

apenas como consumidores passivos de ensino, exige

uma aliança plena entre ciência e cultura, ensino e

investigação, experimentação e aplicação. A integração

de todas estas componentes é decisiva para a qualidade

do ensino superior, um fator que na Universidade do

Porto tem assumido um papel de extrema importância

na afirmação da instituição como uma das melhores e

mais procuradas universidades do país.

Universidade do Porto Pioneira na

Passagem a Regime Fundacional

Assumindo o estatuto de maior instituição de

ensino e investigação científica de Portugal, a

Universidade do Porto integrou o pelotão

da frente no processo de passagem a regime

fundacional, juntamente com a Universidade de Aveiro

e o ISCTE - Instituto Universitário de Lisboa. Com 14

faculdades e uma Business School, mais de 31 mil

alunos e cerca de 2.300 professores e investigadores,

além de 1.700 funcionários não docentes, a

implementação de um sistema de gestão único, com

capacidade para integrar toda a informação das várias

unidades orgânicas, era o grande desafio que se

colocava à organização para pôr em marcha o plano de

adoção do novo regime jurídico.

Com a tónica assente no trinómio Conhecimento,

Inovação e Tecnologia, a Universidade do Porto passou

a deter a responsabilidade de definir estratégias de

— 5 White Paper

negócio que permitissem uma gestão patrimonial,

administrativa e financeira eficaz, no sentido da

autonomia económica.

Sendo a maior instituição de ensino do país e

o maior produtor de ciência em Portugal, com 69

unidades de investigação responsáveis por mais de

20% dos artigos científicos portugueses indexados

anualmente na ISI Web of Science, o desafio da gestão

privada e da autonomia implicava um amplo processo

de adequação do sistema de gestão, começando pela

utilização de um único ERP em todas as unidades

orgânicas, reitoria e serviços autónomos da instituição,

de forma a garantir a uniformização de processos e a

globalização do modelo de gestão.

Implicações da gestão privada

Com a conquista de autonomia, a Universidade do

Porto passou a deter a responsabilidade de executar os

seus orçamentos e planos plurianuais, liquidar e cobrar

receitas próprias, autorizar as suas próprias despesas e

fazer os seus pagamentos, bem como de gerir

livremente as verbas anuais que lhe são atribuídas no

Orçamento de Estado, transferindo valores entre

diferentes rubricas e capítulos orçamentais. A utilização

de saldos de gerência provenientes de dotações

transferidas do Orçamento de Estado é igualmente outra

decisão que cabe a cada conselho de gestão, no âmbito

da referida autonomia.

A possibilidade de criar empresas participadas a

100% é outra das possibilidades previstas na lei nº

62/2007, permitindo às instituições criar e gerir

empresas prestadoras de serviços complementares à

sua atividade.

O Projeto da Universidade do

Porto

O projeto de implementação do software de

gestão PRIMAVERA na Universidade do Porto foi da

responsabilidade da Consulting, unidade da

PRIMAVERA BSS especializada na conceção de

soluções integradas de gestão e na implementação de

estratégias de negócio inovadoras e ajustadas aos mais

variados setores de atividade e em diversos contextos

culturais, legais e fiscais.

Metodologia de Implementação PRIMAVERA,

uma garantia de sucesso

A implementação de um ERP é um processo

muito rigoroso que mexe com todas as rotinas

operacionais e com a informação de negócio própria

de cada organização. O planeamento meticuloso de todo

o processo, desde a fase de análise, levantamento de

requisitos, necessidades de customização, validação de

cenários, migração de dados, gestão da mudança,

formação de utilizadores e estabilização fazem parte

do modus operandi da PRIMAVERA Consulting que

baseia todos os seus projetos na Metodologia de

Implementação PRIMAVERA (MIP).

Este modelo é um standard de implementação

transversal que combina as melhores práticas para a

configuração de processos de negócio e aspetos

técnicos, assim como os mecanismos a adotar para

a fase de testes e formação dos utilizadores.

A MIP apresenta um conjunto de fases distintas,

cobrindo todo o ciclo de vida de um projeto, desde a

sua conceção, até à estabilização, compilando de forma

muito clara informação vital para negócio, como a

descrição de todos os processos de cada uma das áreas

da empresa e seu mapeamento no sistema, bem como

o circuito de interligações com outros processos das

restantes áreas.

Neste caso, o recurso à MIP foi decisivo para

consolidar um projeto global descentralizado, com

faculdades dispersas por diferentes Campus, seguidos

por equipas distintas e com algumas necessidades

— 6 White Paper

inerentes ao próprio core business de cada uma das

faculdades. A unificação de um projeto desta dimensão,

com 16 unidades orgânicas distintas, separadas

fisicamente, mas com total integração de dados só foi

viável graças a esta metodologia de suporte a todos os

projetos. A colaboração, ao mais alto nível, dos

responsáveis das várias faculdades/unidades orgânicas

foi igualmente fundamental em todas as fases, com

especial ênfase no levantamento de requisitos e na

validação de cenários.

A uniformização de processos implicou alterações

profundas nas rotinas e nos procedimentos diários de

algumas unidades orgânicas, sendo aqui fundamental

o papel dos consultores no acompanhamento e na

formação para a mudança.

A familiarização dos utilizadores com o sistema e com

as novas rotinas é

uma fase de grande relevância em todo o projeto,

sendo determinante para a sua estabilização e

finalização.

Esta metodologia de trabalho conduziu a uma

completa transparência dos processos, permitindo à

organização rever toda a sua dinâmica num conjunto

de processos que são tratados de forma autónoma pelo

sistema, promovendo a estruturação e retenção da

informação empresarial.

A MIP contempla os percursos mais ajustados para que todos os projetos cheguem a bom porto

— 7 White Paper

Integração global, mantendo a autonomia das

unidades orgânicas

A integração de toda a informação com relevância

para o negócio assume uma importância extrema no

processo de gestão de qualquer organização,

independentemente da área de atuação. No caso

particular de uma instituição de ensino, essa integração

assume um papel absolutamente fundamental, face às

especificidades de um negócio que implica uma gestão

simultânea do ano letivo e do ano contabilístico.

O principal objetivo do projeto da Universidade do

Porto passava por adotar um modelo de gestão global

em todas as unidades orgânicas, mantendo, no entanto,

a sua autonomia financeira e administrativa, através da

descentralização de vários processos com principal

enfoque na área da tesouraria. Apesar da implementação

de um modelo global, sem variantes de processos, foi

criado um modelo de descentralização das tesourarias

e dos serviços financeiros das diversas unidades

orgânicas, mantendo a sua autonomia em termos de

funcionamento operacional. O trabalho desenvolvido

permitiu adequar a máquina administrativa a cada

unidade orgânica, um fator decisivo na medida em

que o volume de processos é necessariamente distinto

se compararmos, por exemplo, a Faculdade de

Engenharia (FEUP) e a Faculdade de Medicina Dentária

(FMDUP). Naturalmente que as faculdades monocurso

têm sempre uma estrutura bastante mais reduzida que as

faculdades onde são lecionadas diferentes áreas.

Com a colaboração dos responsáveis de cada uma das

faculdades, foram identificados e mapeados para o ERP

PRIMAVERA todos os processos inerentes a cada uma

dessas unidades, de forma a manter a sua especificidade

operacional.

Esta descentralização administrativa e financeira

preconizada revelou-se crucial, permitindo a cada

faculdade manter processos inerentes à sua

especialização e à área de ensino a que se dedica, numa

simbiose destes processos inerentes ao know-how das

unidades orgânicas com um modelo macro partilhado

por toda a instituição.

Gestão académica, patrimonial, administrativa e

financeira numa única plataforma

Esta é uma área de negócio complexa, em que

é necessário controlar um conjunto de informação

essencial como o número de vagas para cada curso,

as inscrições, permutas e pedidos de transferência, o

controlo dos pagamentos de propinas, a gestão do

pessoal docente e não docente, os projetos em curso

e seu financiamento, a atribuição de bolsas de estudo,

para além de muitos outros fatores que intervêm

diretamente no processo de gestão de uma instituição

desta natureza.

Com a implementação do ERP PRIMAVERA nas

diversas áreas de abrangência da Universidade do Porto

toda a informação presente nos vários sistemas

existentes na organização (software de gestão

académica, aplicação de gestão de recursos humanos…)

é vertida no ERP, permitindo a integração dos

movimentos com expressão contabilística na

contabilidade, na tesouraria, nas contas correntes, etc.

Esta rede de interligações permite criar uma cadeia de

relações entre processos das diversas áreas.

Assim, por exemplo, quando na área de Recursos

Humanos é processado o vencimento, é despoletada

informação para a contabilidade e para as contas

correntes, levando ao detalhe a distribuição dos dados

para a área de projetos, em articulação com o ERP,

automatizando um conjunto de tarefas que até então

tinham que ser executadas com a intervenção do

utilizador.

— 8 White Paper

Desta forma, a criação de um qualquer processo

despoleta um conjunto de procedimentos. Por exemplo,

a inscrição num curso gera um plano de pagamentos,

que por sua vez gera uma referência multibanco e se o

pagamento for efetuado de uma só vez, o sistema

distribuiu o valor pelas várias mensalidades definidas,

mantendo atualizado o estado do processo do aluno

e permitindo associar a esses dados uma transferência

de curso, um pedido de certificados, etc. Todos esses

circuitos passaram a ser executados automaticamente

pelo sistema de forma integrada, ou seja, com reflexo

dessa informação em todas as áreas onde os dados se

cruzam e têm relevância.

O modelo desenvolvido pela PRIMAVERA

Consulting para a Universidade do Porto permitiu que

todas as aplicações pudessem comunicar de um modo

uniforme com o ERP. Assim, existem na organização

vários subsistemas que alimentam a plataforma de

gestão académica, que por sua vez integra com o ERP,

permitindo uma total fluidez de movimentos nas áreas

nucleares do sistema de gestão. Graças a esta relação

intensa de dados, esta integração resultou na

disponibilização de múltiplos indicadores e mapas de

análise essenciais ao processo de controlo de gestão.

Criação de um modelo de Web Services de

integração

São muitos os stakeholders que intervêm

diretamente com a instituição. Tanto os alunos como

os investigadores, os docentes e o pessoal não docente

interagem diretamente com o sistema, podendo

despoletar processos. A sua diversidade é de tal ordem

que pode começar na gestão de alojamentos e terminar

num simples serviço de impressão. A cada um destes

processos está associado um fluxo muito complexo,

que percorre as várias áreas do ERP com as quais existe

alguma correlação. Vejamos um caso aparentemente

simples: o sistema de impressão. Sempre que um

interveniente em qualquer um dos processos tira uma

fotocópia, este simples gesto tem implicações no

sistema de informação do ERP, pois esta é uma

atividade com impacto fiscal. O IVA que é cobrado

no serviço de impressão tem que ser recolhido pelo

sistema para posterior entrega ao estado.

Recorrendo a potentes mecanismos de integração via

Web Services, a solução de gestão da PRIMAVERA

integra com a plataforma que suporta toda a

componente de intranet e extranet da universidade,

tendo sido desenvolvidos sobre a mesma uma série de

aplicações que permitem à instituição uma completa

webização dos seus serviços, promovendo uma grande

mobilidade. A resposta a essa necessidade passou pelo

desenvolvimento de um modelo de Web Services de

integração, tendo por base um exímio trabalho de

levantamento de processos que culminou com a

integração, via Web, entre o ERP PRIMAVERA e

os restantes sistemas numa única plataforma online.

Desenvolvimentos à medida

Apesar da transversalidade da solução da

PRIMAVERA, foi necessário desenvolver um conjunto

de mecanismos de resposta a rotinas e procedimentos

muito característicos quer da cultura organizacional,

quer do próprio modelo de negócio pretendido, muito

focado na necessidade de disponibilização de

mecanismos de controlo operacional e orçamental.

Em resposta a essas necessidades, a equipa de

consultores da PRIMAVERA efetuou um conjunto

de desenvolvimentos à medida, sendo de destacar:

Controlo financeiro dos projetos

Todo o trabalho da equipa de consultores da

PRIMAVERA e Parceiros associados ao projeto foi

orientado à área financeira, de forma a permitir um

controlo de gestão rigoroso. Nesse sentido, foi criada

de raiz uma área de Projetos que integra mecanismos de

controlo orçamental. Esta integração implicou um

— 9 White Paper

grande volume de desenvolvimentos específicos de

modo a associar a cada projeto um conjunto de itens

como orçamento, versões de orçamentos, suspensão

de alterações ao orçamento, transições de saldo entre

projetos e entre anos, exercícios, reclassificação de

rubricas e outros procedimentos que garantem um

elevado nível de controlo orçamental associado a cada

projeto criado pelas unidades orgânicas.

Foi assim efetuado um grande trabalho do ponto

de vista da estrutura que permitiu criar acumulados de

projetos, balancetes e outras análises na contabilidade,

fazendo deste módulo um autêntico repositório de

informação passível de ser explorada de várias formas

e sob diversas perspetivas.

Para além do controlo orçamental dos projetos,

esta nova área veio também agilizar a relação com as

entidades financiadoras, permitindo um reporting

adequado. Toda a componente manual de controlo

de documentos elegíveis para determinado pedido de

pagamento a uma entidade financiadora foi eliminada.

Assim, tudo o que era feito em Excel passou a ser

controlado automaticamente no sistema, permitindo

saber quais os documentos lançados para cada projeto,

se o pedido de pagamento está em elaboração, se foi

enviado, se foi ou não rejeitado, ou saber qual a

percentagem a reportar à entidade financiadora, entre

muitas outras rubricas que garantem um conhecimento

detalhado dos projetos em avaliação, em curso ou

finalizados.

A integração online entre o ERP e o sistema de

gestão académica proporciona uma elevada

versatilidade e facilidade de intervenção dos vários

stakeholders nos respetivos projetos. Desta forma,

os diretores de curso e responsáveis por projeto (que

podem fazer despesas, adquirir material para cursos ou

para um projeto financiado, etc.) têm a possibilidade de

intervir diretamente na execução do projeto. A partir do

momento em que um interveniente faz um pedido,

o controlo orçamental entra em funcionamento.

Controlo global das unidades orgânicas

A área de tesouraria sofreu um conjunto de

adaptações com o objetivo de permitir um reforçado

controlo orçamental, bem como o controlo de

permissões por unidade orgânica, o controlo de

documentos gerados nessas unidades e a classificação

em tipos de contas correntes por unidade orgânica e tipo

de transação.

Este conjunto de mecanismos incorporados na

solução permitiu à unidade de controlo de gestão e

auditoria da reitoria deter controlo sobre os processos,

facilitando a avaliação de desempenho operacional e

financeiro quer da organização como um todo, quer de

cada unidade orgânica de per si.

Centralização do processo de criação de Entidades

Numa instituição de grande dimensão, com várias

unidades operacionais dispersas geograficamente, foi

necessário centralizar o processo de criação de

Entidades, com o propósito de reforçar a relação com

fornecedores e controlar o volume de informações

existentes na base de dados (que muitas vezes estava

multiplicado pelo mesmo número de unidades

orgânicas). Inserindo no sistema regras muito rígidas

de codificação, procurou-se otimizar o processo de

criação de Entidades. Por conseguinte, sempre que uma

nova Entidade é criada numa unidade orgânica, a

mesma possa ser usada por toda a organização, com

repercussões nos respetivos destinos contabilísticos.

A criação deste novo processo permitiu não só

evitar a redundância de informação, como reforçar o

sentimento de pertença a uma instituição global.

Agilização da resposta às questões fiscais

A elevada experiência da PRIMAVERA no setor

do ensino permitiu a apresentação à Universidade do

Porto de estudos de viabilidade acerca da melhor opção

de resposta às questões legais e fiscais vigentes.

Analisadas as possibilidades e implicações da existência

de apenas um único número de contribuinte ou os

— 10 White Paper

correspondentes a cada unidade orgânica, optou-se por

uma solução que veio agilizar de forma significativa

todas as questões legais, centralizando na unidade de

controlo de gestão e auditoria a entrega das declarações

fiscais e oficiais. No caso do apuramento do IVA, foi

desenvolvido pela PRIMAVERA Consulting na

Universidade do Porto apresenta um grau de

complexidade elevado por força da descentralização

da tesouraria ao nível dos pagamentos e recebimentos

(o sistema trata automaticamente dos pagamentos ou

dos recebimentos internos das unidades orgânicas, caso

tenham dinheiro a receber ou a pagar aos serviços

centrais de controlo). Nesse sentido foram

desenvolvidos mecanismos que permitem ao sistema

fazer automaticamente um apuramento global

(recolhendo informação nos vários apuramentos

unitários) com impacto imediato na tesouraria e nas

declarações oficiais.

A criação destes mecanismos de apuramento de

IVA com descentralização da tesouraria agilizou de

imediato todo este processo, permitindo que todas as

unidades orgânicas entregassem atempadamente as

suas declarações devidamente validadas pelos serviços

centrais.

Para que estes apuramentos pudessem realizar-se

de forma sistémica e completamente transparente foi

necessário alterar alguns processos internos transversais

às várias unidades orgânicas e criar pontos de controlo

no sistema.

Retenções de IRS

Como gerir retenções de IRS em 16 tipos de

documentos diferentes?

Apesar de pertencerem a uma organização global,

com um único número de contribuinte, as unidades

orgânicas têm o seu código próprio de fatura. Assim, foi

necessário garantir que cada unidade só acede e lança os

próprios documentos. Para tal, toda a componente de

gestão dos perfis de segurança e permissões teve de ser

customizada e todos os documentos com retenções de

IRS foram parametrizados. Este esforço de

desenvolvimento trouxe um conjunto de garantias à

organização, na medida em que lhe permite gerir de

forma individualizada as retenções de IRS de cada

unidade orgânica.

Motivações para a escolha do

PRIMAVERA

Antes de adotar o modelo de gestão fundacional, a

reitoria da Universidade do Porto e algumas das

faculdades que integram a instituição suportavam os

seus processos na solução PRIMAVERA AP, uma

ferramenta de gestão utilizada por várias universidades

do país, bem como pela grande maioria dos institutos

politécnicos, face à sua enorme capacidade de resposta

ao Plano Oficial de Contabilidade Pública para a

Educação. A resposta a dinâmicas próprias do setor

como a contratação pública, a orçamentação, a

cabimentação de despesas, a gestão do património

(Cadastro e Inventário dos Bens do Estado), o cálculo

de comparticipações e sistemas de progressão e

avaliação, entre muitas outras, garantiam uma resposta

adequada às necessidades da organização.

A experiência de utilização do software de gestão

PRIMAVERA para a área da Administração Pública

(PRIMAVERA AP) há largos anos, quer na reitoria,

quer em algumas faculdades, deu à organização a

segurança necessária para avançar com o projeto de

implementação do ERP PRIMAVERA em toda a

organização.

Com a passagem ao modelo fundacional e

consequente alteração da sua natureza jurídica, a

Universidade do Porto optou por implementar em todas

as unidades orgânicas o ERP PRIMAVERA

EXECUTIVE, uma solução de gestão global usada por

empresas de topo em vários países. A integração da

informação presente nos módulos nucleares do sistema

— 11 White Paper

de gestão, como sejam a Contabilidade, Tesouraria,

Imobilizado e Logística é uma das grandes mais-valias

desta solução, na medida em que promove uma gestão

completamente centralizada de todas as áreas

empresariais. A elevada extensibilidade e flexibilidade

da plataforma tecnológica que aloja as soluções da

PRIMAVERA foi decisiva neste projeto, possibilitando

a integração numa única base de dados de toda a

informação oriunda dos restantes subsistemas de

informação existentes na instituição.

Com este projeto a Universidade do Porto acabou

com o formalismo rígido que estava implementado em

todo o seu processo de gestão, uma característica muito

própria das organizações sujeitas ao Plano Oficial de

Contabilidade Pública e seus planos sectoriais,

nomeadamente o POC - Educação. Nesse sentido, os

órgãos de governo e de gestão da Universidade do Porto

optaram por uniformizar o sistema de gestão nas 14

unidades orgânicas, bem como nos serviços de ação

social e reitoria, garantindo um maior controlo e

integração global dos processos.

Melhorias Sentidas pela

Universidade do Porto

Redução do Custo Total de Propriedade (TCO)

A implementação da solução de gestão da

PRIMAVERA permitiu à organização elevados ganhos,

nomeadamente ao nível da redução do Custo de

Propriedade dos sistemas de informação, graças à

uniformização do ERP em todas as unidades orgânicas.

Agilização da resposta à fiscalidade

Com o desenvolvimento de um complexo

processo de apuramento de IVA e de retenção de IRS,

todas as unidades orgânicas entregaram as respetivas

declarações atempadamente e devidamente validadas

pelos serviços centrais, algo que anteriormente nunca

se tinha verificado na instituição.

Otimização do processo de controlo de gestão

A utilização de aplicações e processos distintos

em cada unidade orgânica apresentava entraves a uma

gestão global. Com este projeto de globalização, todas

as unidades passaram a usar uma única aplicação de

gestão académica que verte a informação relevante para

o ERP. Dessa forma, no início do ano letivo é aberto um

plano de pagamento que é integrado na área financeira,

permitindo definir uma projeção de receitas

especializadas por períodos e por tipologia de projetos

/centro de controlo orçamental. Com a centralização da

informação numa única plataforma que reflete a

informação no ERP a unidade de controlo de gestão e

auditoria consegue ter informação global da

universidade como um todo, do ponto de vista da gestão

diária, anual e mensal.

Otimização do processo de reporting

A implementação da solução XLS Financial

dotou a instituição de uma ferramenta de enorme

utilidade para diretores financeiros e controllers, graças

ao acesso fácil e rápido à informação contabilística e

financeira da empresa, permitindo de uma forma muito

simples criar relatórios de gestão, nomeadamente

Demonstração de Resultados, Análise de Rácios e

outros indicadores comparativos plurianuais, essenciais

ao processo de tomada de decisão. O desenvolvimento

de uma área de projetos com rígidos mecanismos de

validação e controlo permitiram agilizar também o

processo de reporting às entidades financiadoras.

Transparência e automatização de processos

Todos os processos da Universidade Porto estão

documentados em manuais de processos num sistema de

informação, promovendo a sua transparência, bem como

a retenção do conhecimento na organização.

Paralelamente, a automatização de inúmeras atividades

que eram previamente desenvolvidas de forma manual

permitiu à instituição obter ganhos de produtividade

significativos.

— 12 White Paper

Testemunho

A Universidade do Porto é a maior

instituição de ensino e investigação científica

portuguesa. Com 14 faculdades e uma Business

School disponibiliza mais de 700 programas de

formação, frequentados por cerca de 31 mil alunos.

A implementação do ERP PRIMAVERA permitiu

uma gestão global da instituição, bem como

responder às necessidades de gestão associadas

à passagem ao regime fundacional.

“Este projeto é uma aposta clara na

eficiência e rigor dos processos e na

modernização da gestão universitária, fatores

essenciais para o desenvolvimento sustentado. A

solução de gestão PRIMAVERA dá-nos uma visão

integrada e em tempo real de toda a atividade da

Universidade e é fundamental para a criação de

sinergias e partilha de processos vitais a uma

gestão rigorosa”.

José Marques dos Santos

Reitor da Universidade do Porto

— 13 White Paper

Soluções Implementadas

ERP

Contabilidade

Contactos e Oportunidades

Equipamentos e Ativos

Logística

Motores de Integração

Projetos/Obras

Tesouraria

Outras soluções

PRIMAVERA Fiscal Reporting Manager

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