Oficina de Autoavaliação da Gestão Pública 500...
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Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização GESPÚBLICA
Oficina de Autoavaliação da Oficina de Autoavaliação da
Gestão Pública Gestão Pública
500 pontos500 pontos
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• Respeitar os horários
• Manter o celular no modo silencioso
• Utilizar os intervalos para contatos externos
Acordos
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Preparar as organizações públicas para aPreparar as organizações públicas para a implantação de ciclos contínuosimplantação de ciclos contínuos
de melhoria da gestão.de melhoria da gestão.
Objetivo da OficinaObjetivo da Oficina::
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Programa da OficinaConteúdoMódulo
1. Apresentação do GESPÚBLICA I . GESPÚBLICAI . GESPÚBLICA
II. CONCEITOS II. CONCEITOS FUNDAMENTAISFUNDAMENTAIS
1. Conceitos de Gestão2. Ciclo PDCA3. Critérios de Excelência
III. III. AUTOAVALIAÇÃOAUTOAVALIAÇÃO
1. Sistema de Autoavaliação Continuada
2. Autoavaliação na prática (500 Pontos)
IV . PLANO DE IV . PLANO DE MELHORIA DA MELHORIA DA
GESTÃO – PMG E GESTÃO – PMG E VALIDAÇÃO VALIDAÇÃO
EXTERNAEXTERNA
1. Metodologia de elaboração do PMG
2. Validação externa
3. Monitoramento
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Contando a História...19561956 19791979 19901990 19961996 20002000 20052005
Realinhamento do Modelo de Excelência em Gestão Pública - MEGP
GESPÚBLICA
Programa de Qualidade no Serviço Público - PQSP
Programa de Qualidade e Participação na Administração Pública - QPAP
Sub programa da Qualidade e Produtividade na Administração Pública - PBQP
Programa Nacional de DesburocratizaçãoComissão de Simplificação Burocrática
20082008
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MISSÃO
•“Promover a gestão pública de excelência, visando contribuir para a qualidade dos
serviços públicos prestados ao cidadão e para o aumento da competitividade do País.”
VISÃO
•“Até 2015, a excelência em gestão pública deverá ser um valor preservado pelas instituições
públicas e requerido pelo cidadão.”
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Gestão Pública focada em resultados
e orientada para o cidadão
Contribuição àCompetitividade
do país Melhoria da qualidadedos serviços públicos
Administração Pública
GANHO SOCIALCriar valor público
para o cidadão
GESPÚBLICAPolíticas Públicas
Excelência emGestão Pública
ORGANIZAÇÕES
Diagrama de atuação GESPÚBLICA
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Modelo de Gestão PúblicaModelo de Gestão Pública(Critérios de Excelência)
Princípios constitucionaisPrincípios constitucionais
FundamentosFundamentos
BASES DO MEGP
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Princípios Constitucionais do GESPÚBLICA
Ser PúblicoSer Público
MoralidadeMoralidade
PublicidadePublicidade ImpessoalidadeImpessoalidade
EficiênciaEficiência
LegalidadeLegalidade
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Princípios Constitucionais
1- Publicidade Todos os atos e fatos da administração pública são públicos. Todos os atos e fatos da administração pública são públicos. Este princípio é crítico para indução do Controle Social.Este princípio é crítico para indução do Controle Social.
2- Impessoalidade
A excelência em gestão pública é para todos. A cortesia, a rapidez no atendimento, a confiabilidade e o conforto são valores a ser agregados a todos os cidadãos indistintamente.
3- EficiênciaSe aplica a ações e atividades que gerem ou contribuam para o bem comum. Não trata a redução do custo a qualquer custo, ou qualidade a qualquer custo. Avalia a qualidade do resultado e a qualidade do gasto para o processo de produção.
4- LegalidadeEstrita obediência à lei. Não é possível ser excelente à revelia da lei.
5- MoralidadePautar a gestão pública por um código moral - (Princípios morais de aceitação pública).
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• São características e valores organizacionais praticados por organizações de sucesso, por meio dos seus líderes e profissionais, em todos os níveis, e que servem de referencial para o desenvolvimento dos
Critérios de Excelência
Fundamentos da ExcelênciaFundamentos da ExcelênciaAlicerce do Modelo de gestãoAlicerce do Modelo de gestão
O que são os Fundamentos da gestão pública?O que são os Fundamentos da gestão pública?
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Ser ContemporâneoSer Contemporâneo
Pensamento Pensamento SistêmicoSistêmico
Cultura da InovaçãoCultura da Inovação
Comprometimento Comprometimento com as pessoascom as pessoas
Foco no Foco no cidadão cidadão
e na sociedadee na sociedade
Gestão ParticipativaGestão Participativa
Controle SocialControle Social
Aprendizado Aprendizado OrganizacionalOrganizacional
Visão de FuturoVisão de Futuro
Orientação por processosOrientação por processos e informaçõese informações
Liderança e Liderança e Constância de Constância de
PropósitosPropósitosGeração de ValorGeração de Valor
DesenvolvimentoDesenvolvimentode Parceriasde Parcerias
Responsabilidade SocialResponsabilidade Social
Fundamentos do GESPÚBLICA
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Fundamentos1- Pensamento sistêmico
Pressupõe que as pessoas da organização entendem o seu Pressupõe que as pessoas da organização entendem o seu papel no todo e as inter-relações entre os elementos que papel no todo e as inter-relações entre os elementos que compõem a organização.compõem a organização.
2- Aprendizado organizacional
O aprendizado deve ser internalizado na cultura organizacional tornando-se parte do trabalho diário.
3- Cultura da inovação
Promoção de um ambiente favorável à criatividade, Promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas idéias.experimentação e implementação de novas idéias.
4- Liderança e constância de propósitos
É o elemento promotor da gestão, no estímulo às pessoas em todos os níveis, na busca do melhor desempenho e resultados
5- Orientação por processos e informações
Compreensão do conjunto de atividades e processos da organização.
6- Visão de Futuro A intenção de continuidade.
7- Geração de Valor Enfatiza o acompanhamento dos resultados em relação às Enfatiza o acompanhamento dos resultados em relação às suas finalidades e metas.suas finalidades e metas.
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8- Comprometimento com as Pessoas
O sucesso de uma organização depende cada vez mais do conhecimento, habilidades, criatividade e motivaçãoconhecimento, habilidades, criatividade e motivação de sua força de trabalho.
9- Foco no cidadão e na sociedade
Alinhamento das ações e resultados às necessidades e expectativas dos cidadãos e da sociedade.
10- Desenvolvimento de Parcerias
Atividades em conjunto com outras organizações.
11-Responsabilidade Social
Atuação voltada para assegurar às pessoas a condição de cidadania com garantia de acesso aos bens e serviços essenciais.
12-Controle Social A transparência e a participação social.transparência e a participação social.
13- Gestão Participativa
Gestão que determina uma atitude gerencial da alta administração que busque o máximo de cooperação das pessoas.
Fundamentos
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6Pessoas
8Resultados
Modelo de Excelência em Gestão Pública - MEGPModelo de Excelência em Gestão Pública - MEGP
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Mobilizar pessoas e organizações voluntárias
para atuarem como agentes transformadores da gestão
pública brasileira.
O que o GESPÚBLICA quer...
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NORTE
NORDESTE
SUL
SUDESTE
CENTROOESTE
Atuar em rede nacional: núcleos estaduais e
setoriais
A atuação voluntária das pessoas é consideradaserviço público relevante, não remunerado.
Cumprir oCódigo de Ética
Estratégia do GESPÚBLICA:
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Entendendo a REDE NACIONAL DE Entendendo a REDE NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA - RNGPGESTÃO PÚBLICA - RNGP
Membros da rede:
• Membros do Comitê Gestor• Membros do Conselho do Prêmio Nacional da Gestão Pública• Integrantes da Gerência Executiva do GESPÚBLICA• Coordenadores e integrantes dos Comitês Gestores dos Núcleos• Organizações parceiras• Organizações participantes do Programa• Colaboradores• Examinadores• Juízes• Conselheiros• Revisores• Multiplicadores• Facilitadores• Pessoal de apoio• Instrutores / Validadores
Servidores públicos ou não
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Prêmio Nacional daGestão Pública
Modelo de Excelência em Gestão Pública
Melhoria
Melhoria
Melhoria
Auto-avaliação
Auto-avaliação
Auto-avaliação
Essência do GESPÚBLICA: Ciclo de Melhoria Contínua
Auto-avaliação
Melhoria
Carta de Serviços
Excelência em gestão
Simplificação de processos
Instrumento Padrão de
Pesquisa de Satisfação
Melhoria contínua do sistema de gestão
Caminho da Auto-avaliação
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• CARTEIRA DE PRODUTOS– Dependendo da ação de melhoria priorizada pela organização
pública, o GESPÚBLICA oferece apoio técnico para as organizações participantes, sem ônus, mediante oficinas de trabalho para utilização de ferramentas disponibilizadas:
• Carta de Serviços: documento a ser elaborado por uma organização pública, visando informar aos cidadãos como acessar e obter um ou mais serviços prestados por ela e/ou suas unidades.
• Simplificação de Processos: atua com o objetivo de eliminar exigência desnecessárias na simplificação e eliminação de processos e rotinas que não agregam valor aos serviços prestados pelo Estado ao cidadão.
• Instrumento Padrão de Pesquisa de Satisfação – IPPS: a avaliação da satisfação visa garantir a participação efetiva do cidadão na avaliação do desempenho da organização, permitindo identificar as lacunas entre o que os cidadãos-usuários esperam e o nível dos serviços que realmente recebem.
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Gerência ExecutivaSecretaria de Gestão - MP
Gerência ExecutivaSecretaria de Gestão - MP
Ministro do Planejamento,Orçamento e Gestão
Ministro do Planejamento,Orçamento e Gestão
Conselho do PQGFComitê Gestor do
GESPÚBLICAComitê Gestor do
GESPÚBLICA
NúcleosEstaduais Núcleos
Estaduais
GESPÚBLICA
Órgãos e entidades públicos brasileiros Órgãos e entidades públicos brasileiros
REDE NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA - REDE NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA - RNGPRNGP
NúcleosSetoriais Núcleos
Setoriais PESSOAS E ORGANIZAÇÕES PESSOAS E ORGANIZAÇÕES
VOLUNTÁRIASVOLUNTÁRIAS
SOCIEDADESOCIEDADE
Contexto do GESPÚBLICA no MP
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Programa da OficinaConteúdoMódulo
1. Apresentação do GESPÚBLICA I . GESPÚBLICAI . GESPÚBLICA
II. CONCEITOS II. CONCEITOS FUNDAMENTAISFUNDAMENTAIS
1. Conceitos de Gestão2. Ciclo PDCA3. Critérios de Excelência
III. III. AUTOAVALIAÇÃOAUTOAVALIAÇÃO
1. Sistema de Autoavaliação Continuada
2. Autoavaliação na prática (250 Pontos)
IV . PLANO DE IV . PLANO DE MELHORIA DA MELHORIA DA
GESTÃO – PMG E GESTÃO – PMG E VALIDAÇÃO VALIDAÇÃO
EXTERNAEXTERNA
1. Metodologia de elaboração do PMG
2. Validação externa
3. Monitoramento
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Conceitos Fundamentais
Gestão Sistema de Gestão; Prática de Gestão; Ciclo PDCA; Ciclo PDCA do Modelo de
Excelência em Gestão Pública; Processo;
Ciclo de avaliação e melhoria.
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Gestão
Gestão é a capacidade de fazero que precisa ser feito.
Alta capacidade de gestão éobter a melhor relação entre recurso,
ação e resultado.
PlanejarPlanejar DirigirDirigirOrganizarOrganizar ControlarControlar
Quanto maior for a demanda e mais escassos os recursos, maior capacidade de gestão será exigida.
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Conjunto de Práticas de planejamento, organização, direção e controle integradas e
interatuantes que concorrem para o cumprimento da missão de uma organização
Sistema de Gestão
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Práticas de GestãoPráticas de Gestão
As células do processo de Auto-avaliação da GestãoAs células do processo de Auto-avaliação da Gestão
PlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPlanejamento
ClimaClimaOrganizacionalOrganizacional
ClimaClimaOrganizacionalOrganizacional
DesempenhoDesempenhoGlobalGlobal
DesempenhoDesempenhoGlobalGlobal
DisseminaçãoDisseminaçãode Valoresde Valores
DisseminaçãoDisseminaçãode Valoresde Valores
SugestõesSugestõesReclamaçõesReclamações
SugestõesSugestõesReclamaçõesReclamações
Monitora-Monitora-mentomento
Monitora-Monitora-mentomento
DecisãoDecisãoDecisãoDecisão
AvaliaçãoAvaliaçãoSatisfaçãoSatisfaçãoAvaliaçãoAvaliaçãoSatisfaçãoSatisfação
AnáliseAnáliseCriticaCriticaAnáliseAnáliseCriticaCritica
São atividades executadas sistematicamente com a finalidade de gerenciar uma organização, consubstanciadas nos
padrões de trabalho. São também Chamadas de processos, métodos ou
metodologias de gestão.
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São regras que orientam o funcionamento das práticas de gestão e podem estar na forma de diretrizes
organizacionais, procedimentos, rotinas de trabalho, normas administrativas, fluxogramas,
quantificação dos níveis que se pretende atingir ou qualquer meio que permita orientar
a execução das práticas.
Padrões de Trabalho
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Descreve-se uma prática de gestãorespondendo objetivamente
a pergunta “como a organizaçãoexecuta esta ou aquela
ação de gestão?”
Descrição das práticas de gestão
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Descrição das práticas de gestão
Prática de Gestão Prática de Gestão ( O que faz)( O que faz)Significado da palavra COMO:COMO:
Padrões de trabalho - relacionar as principais regras / diretrizes organizacionaisorganizacionais que
orientam a prática.Grau de disseminação - citar as áreas, processos, produtos e/ou partes interessadas em que
as práticas estão implementadas.Continuidade - identificar início da utilização (desde quando) e com que
periodicidade ocorre.Integração - descrever a coerência com as estratégias e objetivos; inter-relação
com as outras práticas de gestão, quando apropriado; e cooperação entre as áreas e demais partes interessadas pertinentes.
Métodos utilizados para o controle - descrever de maneira sucinta os métodos utilizados para verificação
do cumprimento dos padrões de trabalho.
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Exemplo do relato de uma prática de gestão Organização: HEMORIO As Reuniões do Comitê Gestor (Prática de Gestão) têm como
foco principal o acompanhamento e a aprovação de ações de melhoria relacionadas à análise crítica do desempenho, as atas destas reuniões são padronizadas com registro das ações e prazos (Padrões de Trabalho) .
Ocorrem mensalmente desde 2001 (Continuidade) e reúnem o colegiado formado pela Alta Administração e a Assessoria da Qualidade.
O acompanhamento das ações é realizado pela Assessoria da Qualidade e as pendências são incluídas nas pautas de reuniões posteriores (Controle) todos os assuntos e decisões tomadas neste evento são repassadas para as demais gerências técnicas e administrativas por meio eletrônico no dia seguinte à reunião quando são pactuadas ações integradas (Disseminação e Integração) quando necessário.
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Conjunto de métodos para verificar se os padrões de trabalho das práticas de
gestão estão sendo cumpridos, estabelecendo prioridades, planejando e implementando, quando necessário, as ações pertinentes, sejam de caráter
corretivas ou preventivas.
Ciclo de Controle
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Conjunto de métodos para refinar ou inovar as práticas de gestão e os respectivos padrões de trabalho. As organizações devem possuir
práticas estruturadas, específicas e proativas para reflexão e questionamento das práticas de gestão e padrões de trabalho existentes e
buscar o seu aperfeiçoamento contínuo.
Ciclo de Aprendizado
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Indicador
A boa gestão é baseada em dadosdadose informações qualitativas e quantitativas.e informações qualitativas e quantitativas.
Os indicadores permitem medir, comparar e medir, comparar e avaliar o desempenho institucionalavaliar o desempenho institucional, auxiliando o
processo de tomada de decisãotomada de decisão.
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PPPlanejarPlanejar
DDEducar/FazerEducar/Fazer
AAAgirAgir
CC VerificarVerificar
AprenderAprender
Ciclo PDCA
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Planejamento
Educar e fazer
Correçãoe melhoria
Controle / Medição do
desempenho
SOCIEDADE
CICLODA GESTÃO
PÚBLICA
CIDADÃO
Ciclo da Gestão Pública
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2Estratégias
e Planos
1Liderança
4Sociedade
7
Processos
6Pessoas
8
Resultados
5. Informação e conhecimento
3Cidadãos
PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONTROLE
INTELIGÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO(APRENDER E AGIR)
O PDCA DO MEGP
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3Cidadãos
3Cidadãos
1Liderança
1Liderança
4Sociedade
4Sociedade
2Estratégias
e Planos
2Estratégias
e Planos
Este bloco representa oEste bloco representa o PLANEJAMENTO.PLANEJAMENTO.
Por meio da liderança ,Por meio da liderança ,
os serviços/produtos e osos serviços/produtos e osprocessos são planejados e asprocessos são planejados e as
estratégias traçadas, atendendo as estratégias traçadas, atendendo as necessidades e expectativas dos necessidades e expectativas dos
Cidadãos e da SociedadeCidadãos e da Sociedade
A P
C D
Ciclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão PúblicaCiclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão Pública
Secretaria de Gestão - SEGESPARTES INTERESSADASPARTES INTERESSADAS
Cidadãos-usuáriosCidadãos-usuários
ServidoresServidores
Fornecedores ou parceirosFornecedores ou parceiros
SociedadeSociedade
ComunidadeComunidade
Órgãos FinanciadoresÓrgãos Financiadores
Outras OrganizaçõesOutras Organizações
São as pessoas físicas ou jurídicas envolvidas ativa ou passivamente no processo de definição, elaboração, implementação e prestação de serviços e produtos da organização, na qualidade de cidadãos, agentes, fornecedores ou parceiros.
A quantidade e a denominação das partes interessadas podem variar em função do perfil da organização.
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Cidadãos-usuáriosCidadãos-usuários
São pessoas físicas ou jurídicas, públicasou privadas, que demandam ou utilizam
diretamente serviços prestados por órgãosou entidades públicos ou que atendem a
exigências legais decorrentes do exercíciodo poder de Estado inerente a determinadas
funções da administração pública.
Nas empresas públicas e nas sociedades de economia mista,os usuários são chamados clientes.
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7Processos
7Processos
6Pessoas
6Pessoas
Neste espaço se Neste espaço se concretiza a açãoconcretiza a açãoque transformaque transformaos objetivos daos objetivos da
organização e asorganização e asmetas dos planosmetas dos planos
em resultadosem resultados..
PD
A C
Este blocoEste blocorepresenta arepresenta aEXECUÇÃO.EXECUÇÃO.
Ciclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão PúblicaCiclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão Pública
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Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos ou interativas que transformam insumos
(entradas) em serviços/produtos (saídas). (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e Esses processos são geralmente planejados e
realizados para agregar valor aos serviços/produtos.realizados para agregar valor aos serviços/produtos.
ProcessosProcessos
Insumos(Fornecedor)
Processo(Organização)
Produtos / Serviços
(Clientes / Cidadãos-usuários)
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Processos FinalísticosProcesso associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos.
Processos de ApoioProcessos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais, entre outras.
Processos
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Neste espaço é possível Neste espaço é possível avaliaravaliar
o desempenho da o desempenho da organização:organização:
No atendimento ao cidadão;No atendimento ao cidadão;Na qualidade do serviço;Na qualidade do serviço;
No uso dos recursos;No uso dos recursos;Na gestão das pessoas;Na gestão das pessoas;
No relacionamento com a No relacionamento com a sociedade.sociedade.
8Resultados
8Resultados
A C
PD
Este bloco Este bloco representa orepresenta oCONTROLE.CONTROLE.
Ciclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão PúblicaCiclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão Pública
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5. Informações e conhecimento5. Informações e conhecimento
Este bloco representa oEste bloco representa o
APRENDER para AGIRAPRENDER para AGIR
Neste espaço a organização age para corrigir e Neste espaço a organização age para corrigir e melhorar suas práticas de gestão e, conseqüentemente, melhorar suas práticas de gestão e, conseqüentemente,
o seu desempenho.o seu desempenho.
PD
A C
Ciclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão PúblicaCiclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão Pública
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Programa do CursoConteúdoMódulo
V. AUTOAVALIAÇÃOV. AUTOAVALIAÇÃO 1. Sistema de Autoavaliação Continuada
2. Autoavaliação na prática (500 pontos)
VI . PLANO DE VI . PLANO DE MELHORIA DA MELHORIA DA
GESTÃO – PMG E GESTÃO – PMG E VALIDAÇÃO VALIDAÇÃO
1. Metodologia de elaboração do PMG
2. Validação externa
3. Monitoramento do PMG
2º. DIA2º. DIA
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Avaliar a gestão consiste emidentificar e analisar as práticasde gestão e os resultados de
uma organização,tendo por referência o Modelo de Excelênciaem Gestão Pública.
O Sistema de AvaliaçãoContinuada da Gestão Pública
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Para efeito de avaliação, as partes que compõem o Modelo de
Excelência em Gestão Pública – MEGPForam desdobradas em Critérios de Avaliação.
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Instrumento
1000
Instrumento
1000
Organizações compontuação
igual ou superior a 350 pontos.
Organizações com pontuação igual ou superior a 200 pontos
Organizações que estão iniciando aimplementação da auto-avaliação continuada.Instrumento
250Instrumento
250
Instrumento500
Obter informações sobre cada Instrumento em www.gespublica.gov.br
O Sistema de Avaliação Continuadada Gestão Pública: instrumentos
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Sistema de gestãoSistema de gestão
Em todos os Instrumentos de Avaliação da Gestão Pública - IAGP
(250 / 500 e 1000 Pontos) Há duas categorias de Critérios:
Processos Gerenciais
Práticas de Gestão Critérios 1 a 7
Processos Gerenciais
Práticas de Gestão Critérios 1 a 7
Itens de Resultados
Critério 8
Itens de Resultados
Critério 8
A variação entre os níveis ocorre pelo aumento do número de requisitos a serem atendidos por pontuação.
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250 PT250 PT 500 PT500 PT 1000 PT1000 PT
Categorias dosCategorias dosCritériosCritérios
Processos Processos GerenciaisGerenciais
7 Critérios 7 Critérios (1 a 7)(1 a 7)
44 Alíneas44 Alíneas
7 Critérios 7 Critérios (1 a 7)(1 a 7)
19 Itens19 Itens107 Alíneas107 Alíneas
7 Critérios 7 Critérios (1 a 7)(1 a 7)
19 Itens19 Itens110 Alíneas110 Alíneas
ResultadosResultados 1 Critério 1 Critério (8)(8)
6 Itens6 Itens
1 Critério (8)1 Critério (8)6 Itens6 Itens
6 Alíneas6 Alíneas
1 Critério (8)1 Critério (8)6 Itens6 Itens
6 Alíneas6 Alíneas
Identificação Identificação das Evidênciasdas Evidências
Práticas de Práticas de GestãoGestão
Descrição das evidênciasDescrição das evidências
ResultadosResultados Apresentação de Gráfico e TabelasApresentação de Gráfico e Tabelas
Visão Geral dos Instrumentos
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250PT 500PT 1000PT
Critério 1 Liderança – 25 PT Liderança – 45PT Liderança – 90PT
Item 1.1 -
Este Item examina a implementação de processos gerenciais os quais têm por objetivo gerar
transparência e aprimorar o nível de confiança entre todas as partes interessadas e que geram impacto no valor, na sustentabilidade financeira e orçamentária,
social e ambiental e na governabilidade da organização
Alínea
B) Como as principais decisões são tomadas,
comunicadas e implementadas pela Alta
Administração
B) Como as principais decisões são tomadas,
comunicadas e implementadas pela alta
administração assegurando a
transparência e o envolvimento de todas as
partes interessadas
A) Como as principais decisões são tomadas,
comunicadas e implementadas pela Alta
Administração para as partes interessadas
pertinentes assegurando o envolvimento de todas as
partes interessadas, a transparência e a governabilidade
Comparativo dos Requisitos em cada instrumento
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Autoavaliação
Elaboração do Plano
de Melhoriada Gestão
- PMG
Validação Externa da
Autoavaliação e do PMG
Implementação das melhorias e monitoramento
O caminho da Auto-avaliação
Avaliar e Agir
Ciclo de Melhoria Contínua
Reinício do Ciclo
Secretaria de Gestão - SEGES
• Vale o que a organização registra;• A própria organização pontua;• Devem ser apresentados:
• Formulário com perfil;• Formulário com descrição sucinta das práticas que deram base à pontuação sugerida pela organização;• Planilhas com a pontuação definida na auto-avaliação;• Registro das oportunidades de melhoria.
No Processo de Auto-avaliação:
Secretaria de Gestão - SEGESInício
Indicação do Comitê Interno
e dos Facilitadores Internos
Elaboração do Perfil
Planejamentoda
Autoavaliação
Perfil da Organização
Perfil da Organização
11
Realização daAutoavaliação
11
IAGP preenchido (caderno de
Campo)
IAGP preenchido (caderno de
Campo)
Fluxograma Simplificado da Avaliação e Melhoria da Gestão
Assinatura do Termo de
Compromisso
Palestra de Sensibilização
Validação interna
Plano de Ação daAutoavaliação
Plano de Ação daAutoavaliação
Elaboração do Plano de
Melhoria da Gestão
PMG
PMG
Validação externa
Certificação do Nível de Gestão
Implementação do PMG
Acompanhamentodo PMG pelo
Núcleo
Capacitação dosFacilitadores
Internos
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Essas pessoas, juntas, devem ter o seguinte perfil:
1.1. Acesso à alta administração;Acesso à alta administração;2.2. Trânsito pela organização;Trânsito pela organização;3.3. Capacidade de trabalho em grupo;Capacidade de trabalho em grupo;4.4. Conhecimento da organização;Conhecimento da organização;5.5. Fluência verbal e escrita;Fluência verbal e escrita;6.6. Bom relacionamento interpessoalBom relacionamento interpessoal.
Pessoas qualificadas e indicadas pela altaadministração para condução da
autoavaliação da gestão.
Seleção dos Seleção dos Facilitadores Facilitadores
internosinternos
Seleção dos Seleção dos Facilitadores Facilitadores
internosinternos
Autoavaliação na prática - Etapa Prévia
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Equipe deEquipe deAvaliadoresAvaliadores..
1.O que (relação de atividades)2.Quando (período de realização)3.Quem (responsáveis)4.Por que (objetivo/justificativa)5.Onde (onde serão desenvolvidas)6.Como (método a ser utilizado)7.Quanto (recursos).
Equipe de Facilitadores Internos
Equipe de Facilitadores Internos
PlanejamentoPlanejamentodada
autoavaliaçãoautoavaliação
PlanejamentoPlanejamentodada
autoavaliaçãoautoavaliação
Autoavaliação na prática - Etapa Prévia
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OrganizaçãoOrganizaçãoElaboração Elaboração
do Perfildo PerfilElaboração Elaboração
do Perfildo Perfil
Perfil elaborado previamente pela organização e enviado ao Instrutor conforme orientações constantes no Caderno do Aluno.
Autoavaliação na prática - Etapa Prévia
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INFORMAÇÕES BÁSICAS DA ORGANIZAÇÃO
Nome da Organização
Cidade / U.F.
Vinculação
Poder
Esfera ou Nível de Governo
Natureza Jurídica
Competências básicas
Principais clientes ou cidadãos-usuários
Principais produtos e serviços
Processos finalísticos
Principais processos de apoio
Principais insumos e fornecedores
Perfil do quadro de pessoal
Parcerias institucionais relacionadas com os processos finalísticos
Principais instalações e localidades
Organograma (Estrutura Organizacional)
Histórico da busca da excelência
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64
Exemplo:Exemplo: Critério 1Critério 1 – Liderança – Liderança Item 1.1Item 1.1 - Governança pública e governabilidade - Governança pública e governabilidade Alínea BAlínea B – Como as principais decisões: – Como as principais decisões:Desdobramento 1Desdobramento 1 – são tomadas, – são tomadas,Desdobramento 2Desdobramento 2 – comunicadas, – comunicadas,Desdobramento 3Desdobramento 3 – e implementadas pela alta – e implementadas pela alta administraçãoadministração
• As notas ao final da planilha contém esclarecimentos adicionais sobre As notas ao final da planilha contém esclarecimentos adicionais sobre os requisitos dos critérios.os requisitos dos critérios.
Estrutura dos Critérios IAGP 500Estrutura dos Critérios IAGP 500Os Critérios de Processos Gerenciais são constituídos deOs Critérios de Processos Gerenciais são constituídos de itens, alíneas e itens, alíneas e desdobramentos (requisitos). desdobramentos (requisitos).
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Descreve-se uma prática de gestãoDescreve-se uma prática de gestãorespondendo objetivamenterespondendo objetivamente
a pergunta a pergunta ““como a organizaçãocomo a organizaçãoexecuta executa esta ou aquela esta ou aquela
ação de gestão?”ação de gestão?”
Descrição das práticas de gestãoDescrição das práticas de gestão
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Avaliação das Práticas
1. Levantamento das Evidências
• Registro das evidências que tenham relação com os requisitos dos itens de forma sucinta, em frases curtas:
O que é feito
Em que setores ou pessoas envolvidas
Com que periodicidade
Há quanto tempo
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2. Análise sobre os fatores de avaliação
• As não conformidades identificadas serão determinantes para a definição da pontuação, devem ser considerados não somente a não existência de práticas, mas também os aspectos de estruturação e sistematização das práticas.
• A proposta de transformação deverá acontecer nas áreas de não-aderência da organização ao Modelo, ou seja nas evidências classificadas com Oportunidades de Melhoria (OM).
Avaliação das Práticas
Secretaria de Gestão - SEGES
Descrição objetiva da prática de gestão relativa ao requisito
Tomada de DecisãoAs decisões são tomadas pela Alta administração em forma de colegiado desde 1998, com a participação de todas as Coordenações. Seções e Serviços. A periodicidade das reuniões do colegiado pode variar em função da demanda. Em regra, as reuniões têm periodicidade definida em regulamento próprio. São exemplos as reuniões relativas aos processos administrativos (reuniões mensais) e dos processos finalísticos (quinzenais). Fatores técnicos, sociais e políticos podem disparar reuniões emergenciais de tomada de decisão. As decisões são centralizadas nos casos que exijam ações imediatas ou pela natureza do assunto a ser deliberado; as demais são colegiadas.
Comunicação das DecisõesAs decisões são comunicadas de forma contínua desde 2004 por meio dos seguintes canais sistematizados:Servidores: reuniões mensais, e-mail, intranet, atos internos, circulares, ordens de serviço, murais e folderes;Cidadãos-usuários: reuniões semestrais, internet, folderes, manuais, e-mail, ofícios, correspondências, cartilhas e meios de comunicação. Fornecedores: ofícios, reuniões bimensais, e-mail e Diário Oficial;Sociedade: meios de comunicação, internet e reuniões de Conselho mensais;Órgãos Financiadores: ofícios, reuniões trimestrais e relatórios de atividades.
Implementação das DecisõesAs decisões são implementadas nos últimos 3 anos por meio da criação de grupos de trabalho, comitês, projetos, bem como pelo desenvolvimento de trabalhos pelas equipes. Cada grupo possui o seu cronograma de trabalho pré-estabelecido e um responsável pelo monitoramento das ações.
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Oportunidades para Melhoria (OM) relativas aos requisitos da Alínea
Inexistente
Uso isoladoIndeterminadaNão avaliada
Inexistente
InexistenteInexistenteInexistenteCasualInicio de usoParcialReativaInadequada
ExistenteExistenteExistenteSistemática
SistemáticaPlenaProativaAdequada
CooperaçãoInter-relaçãoCoerênciaMelhorias
ContinuidadeDisseminaçãoProatividade
Adequação
SUBFATORES DE AVALIAÇÃO
IntegraçãoAprendizado
AplicaçãoEnfoque
FATORES DE AVALIAÇÃO
Análise e enquadramento da prática descrita na Tabela de Pontuação
Descrição objetiva da prática de gestão relativa ao requisito
RequisitoCritério:
Práticas de Gestão – Processos Gerenciais
Oportunidades para Melhoria (OM) relativas aos requisitos da Alínea
Inexistente
Uso isoladoIndeterminadaNão avaliada
Inexistente
InexistenteInexistenteInexistenteCasualInicio de usoParcialReativaInadequada
ExistenteExistenteExistenteSistemática
SistemáticaPlenaProativaAdequada
CooperaçãoInter-relaçãoCoerênciaMelhorias
ContinuidadeDisseminaçãoProatividade
Adequação
SUBFATORES DE AVALIAÇÃO
IntegraçãoAprendizado
AplicaçãoEnfoque
FATORES DE AVALIAÇÃO
Análise e enquadramento da prática descrita na Tabela de Pontuação
Descrição objetiva da prática de gestão relativa ao requisito
RequisitoCritério:
Práticas de Gestão – Processos Gerenciais
Formulário para a descrição de Práticas de Gestão - PROCESSOS GERENCIAISFormulário para a descrição de Práticas de Gestão - PROCESSOS GERENCIAIS
Secretaria de Gestão - SEGESSistema de pontuação – Critério de 1 a 7Sistema de pontuação – Critério de 1 a 7
Dimensão de Dimensão de avaliaçãoavaliação
Fatores de Fatores de pontuaçãopontuação
Sub fatores de Sub fatores de pontuaçãopontuação
ProcessosProcessosGerenciaisGerenciais
EnfoqueEnfoqueAdequaçãoAdequação
ProatividadeProatividade
AplicaçãoAplicação DisseminaçãoDisseminação
ContinuidadeContinuidade
AprendizadoAprendizado RefinamentoRefinamento
IntegraçãoIntegraçãoCoerênciaCoerência
Inter-Inter-relacionamentorelacionamentoCooperaçãoCooperação
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Refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam:
Atendimento aos requisitos do critério, incluindo os métodos de controle, de forma apropriada ao perfil da organização.
AdequaçãoAdequação
Capacidade de se antecipar aos fatos, a fim de prevenir a ocorrência de situações potencialmente indesejáveis e aumentar a confiança e a previsibilidade das práticas.
ProatividadeProatividade
Enfoque
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Refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam:
Implementação, horizontal e verticalmente, pelas áreas, processos, produtos e/ou partes interessadas, conforme pertinente ao critério, considerando-se o perfil da organização.
Disseminação
Utilização periódica e ininterrupta das práticas de gestão considerando pelo menos, um ciclo completo realizado.
Continuidade
Aplicação
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Refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam:
RefinamentoAperfeiçoamentos decorrentes do processo de melhorias, o que inclui eventuais inovações, tanto incrementais quanto de ruptura.
Aprendizado
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Relevância
Implementação de modo complementar com outras práticas de gestão da organização, onde apropriado.
Relação harmônica com as estratégias e objetivos da organização.
CooperaçãoCooperação
Colaboração entre as áreas da organização e entre a organização e suas partes interessadas, quando pertinentes,na implementação das práticas de gestão.
Inter-Inter-relacionamentorelacionamento
CoerênciaCoerência
Refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam:
Integração
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(1) Abordagem não integrada (2) Abordagem em início de integração
(3) Abordagem quase integrada (4) Abordagem integrada
Estratégias e objetivos
Estratégias e objetivos
Estratégias e objetivos
Estratégias e objetivos
As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização, mas não há inter-relacionamento entre as mesmas e não há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas.
As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização e estão inter-relacionadas, há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas, produzindo elevada sinergia.
As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização e estão inter-relacionadas, mas não há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas.
Estágios da integração das práticas de gestão
Fonte: adaptação Baldrige, 2006 (Baldrige National Quality Programa, EUA)
Estágios de desenvolvimento organizacionalEstágios de desenvolvimento organizacional
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Oportunidades para Melhoria (OM) relativas aos requisitos da Alínea
Inexistente
Uso isoladoIndeterminadaNão avaliada
Inexistente
InexistenteInexistenteInexistenteCasualInicio de usoParcialReativaInadequada
ExistenteExistenteExistenteSistemática
SistemáticaPlenaProativaAdequada
CooperaçãoInter-relaçãoCoerênciaMelhorias
ContinuidadeDisseminaçãoProatividade
Adequação
SUBFATORES DE AVALIAÇÃO
IntegraçãoAprendizado
AplicaçãoEnfoque
FATORES DE AVALIAÇÃO
Análise e enquadramento da prática descrita na Tabela de Pontuação
Descrição objetiva da prática de gestão relativa ao requisito
RequisitoCritério:
Práticas de Gestão – Processos Gerenciais
Oportunidades para Melhoria (OM) relativas aos requisitos da Alínea
Inexistente
Uso isoladoIndeterminadaNão avaliada
Inexistente
InexistenteInexistenteInexistenteCasualInicio de usoParcialReativaInadequada
ExistenteExistenteExistenteSistemática
SistemáticaPlenaProativaAdequada
CooperaçãoInter-relaçãoCoerênciaMelhorias
ContinuidadeDisseminaçãoProatividade
Adequação
SUBFATORES DE AVALIAÇÃO
IntegraçãoAprendizado
AplicaçãoEnfoque
FATORES DE AVALIAÇÃO
Análise e enquadramento da prática descrita na Tabela de Pontuação
Descrição objetiva da prática de gestão relativa ao requisito
RequisitoCritério:
Práticas de Gestão – Processos Gerenciais
Formulário para a descrição de Práticas de Gestão - PROCESSOS GERENCIAISFormulário para a descrição de Práticas de Gestão - PROCESSOS GERENCIAIS
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Resultados Organizacionais Critério: 8 Resultados Requisito:
Apresentação objetiva dos resultados em relação aos requisitos do Item
Análise e enquadramento dos Resultados na Tabela de Pontuação FATORES DE AVALIAÇÃO
Relevância Tendência Nível atual Todos Maioria e + de 1 estratégico Maioria e líder em pelo menos 1 Quase todos Maioria e 1 estratégico Maioria Maioria Muitos e 1 estratégico Muitos Muitos Alguns e 1 estratégico Mais de 1 Alguns Alguns Um Não Apresentados Nenhum Nenhum ou não apresentado
Formulário para a apresentação dos Resultados OrganizacionaisFormulário para a apresentação dos Resultados Organizacionais
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Sistema de pontuação – Critério 8Sistema de pontuação – Critério 8
Dimensão de Dimensão de avaliaçãoavaliação
Fatores de pontuaçãoFatores de pontuação
Resultados Resultados organizacionaisorganizacionais
RelevânciaRelevância
TendênciaTendência
Nível atualNível atual
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TendênciaTendência Comportamento ao longo do tempo.
RelevânciaRelevânciaImportância do resultado para determinação do alcance dos objetivos estratégicos e operacionais da organização.
Nível AtualNível Atual Comparação do valor atual em relação às informações comparativas pertinentes.
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Avaliação dos Resultados
Levantamento da Evidências
• Segue o mesmo caminho da avaliação das práticas.
• Não correr o risco de registrar práticas e opiniões nessa parte.
• As evidências são os próprios resultados, a garimpagem dos resultados solicitados em cada item.
• As evidências devem ser, em sua maioria, quantitativas apresentadas, objetivamente, de preferência na forma de gráficos e tabelas.
Secretaria de Gestão - SEGES0% 20 40% 60% 80% 100%
Enfoque • As práticas de gestão são inadequadas aos requisitos do item, não são apropriadas ao Perfil, ou não estão relatadas.
• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para alguns dos requisitos do Item e apropriadas ao Perfil.
• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para muitos requisitos do Item e apropriadas ao Perfil.
• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para a maioria dos requisitos do Item e apropriadas ao Perfil.
• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para quase todos os requisitos do Item e apropriadas ao Perfil.
• As práticas de gestão apresentadas são adequadas a todos os requisitos do Item e apropriadas ao Perfil.
• O atendimento a algum(ns) requisitos é proativo.
• O atendimento a muitos requisitos é proativo.
• O atendimento a maioria dos requisitos é proativo.
• O atendimento a quase todos os requisitos é proativo.
Aplicação • As práticas de gestão adequadas não estão disseminadas.
• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em algumas das principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.
• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em muitas das principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.
• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas na maioria das principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.
• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em quase todas as principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.
• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em todas as principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.
• Uso não relatado. • Uso continuado em alguma(s) das práticas de gestão adequadas.
• Uso continuado em muitas das práticas de gestão adequadas.
• Uso continuado na maioria das práticas de gestão adequadas.
• Uso continuado em quase todas as práticas de gestão adequadas
.• Uso continuado em todas as práticas de gestão adequadas
Aprendizado • Não há melhorias sendo implantadas.
• Há melhorias sendo implantadas.
• Algumas das práticas de gestão adequadas apresentam melhorias decorrentes do aprendizado.
• Muitas das práticas de gestão adequadas apresentam melhorias decorrentes do aprendizado.
• A maioria das práticas de gestão adequadas apresenta melhorias decorrentes do aprendizado.
• Quase todas as práticas de gestão adequadas apresentam melhorias decorrentes do aprendizado.
Integração • As práticas de gestão adequadas não são coerentes com as estratégias e objetivos da organização.
• Quase todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização.
• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização.
• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização; a maioria das práticas de gestão adequadas está inter-relacionada com outras práticas de gestão, quando apropriado.
• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização; quase todas as práticas de gestão adequadas estão inter-relacionadas com outras práticas de gestão da organização, havendo cooperação entre a maioria das áreas da organização na sua implementação, quando apropriado.
• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as necessidades organizacionais ou das partes interessadas e estão inter-relacionadas com outras práticas de gestão, havendo cooperação entre quase todas as áreas da organização na sua implementação, quando apropriado.
TABELA DE PONTUAÇÃO (%) - PROCESSOS GERENCIAISTABELA DE PONTUAÇÃO (%) - PROCESSOS GERENCIAIS (500 Pontos)(500 Pontos)
Notas:(1) Abrangência: "algum (as)" (>0 e <1/4); "muitas" (= ou >1/4); "maioria" (= ou >1/2); "quase todas" (. = ou >3/4); "todas" (=100%).(2) Para determinação da abrangência do atendimento (alguns, muitas, etc.), considerar que cada pergunta dos itens de processos gerenciais contempla um ou mais requisitos.(3) Nota zero em "enfoque" implica em nota igualmente zero em "aplicação", "aprendizado" e "integração".(4) Nota zero em "aplicação" implica em nota igualmente zero em "aprendizado"
30%30%
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0% 20% 40% 60% 80% 100%
Relevância • Não foram apresentados resultados relevantes.
• Alguns dos resultados relevantes foram apresentados.
• Muitos dos resultados relevantes foram apresentados.
• A maioria dos resultados relevantes foi apresentada.
• Quase todos os resultados relevantes foram apresentados.
• Todos os resultados relevantes foram apresentados.
Tendência • Tendências desfavoráveis para todos os resultados apresentados ou impossibilidade de avaliação de tendências.
• Tendência favorável em alguns dos resultados relevantes apresentados.
• Tendência favorável em alguns dos resultados relevantes apresentados,.
• Tendências favoráveis em muitos dos resultados relevantes apresentados,.
• Tendências favoráveis na maioria dos resultados relevantes apresentados,.
• Tendências favoráveis em quase todos os resultados relevantes apresentados,.
Nível atual • Não são apresentados os principais referenciais comparativos pertinentes.
•O nível atual de um resultado relevante apresentado é igual ou superior às informações comparativas pertinentes e o nível atual de alguns é inferior.
•O nível atual de alguns resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.
• O nível atual de muitos resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.
• O nível atual da maioria dos resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.
• O nível atual da maioria dos resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes, sendo a organização líder do setor de atuação em pelo menos um resultado.
TABELA DE PONTUAÇÃO (%) – RESULTADOS ORGANIZACIONAIS (500 pontos)TABELA DE PONTUAÇÃO (%) – RESULTADOS ORGANIZACIONAIS (500 pontos)
Notas:(1) Abrangência dos fatores Relevância, Tendência e Nível Atual: "algum (ns)" (>0 e <1/4); "muitos" (= ou >1/4); "maioria" (= ou >1/2); "quase todos" (= ou >3/4); "todos" (=1/1). (2) Para avaliar os fatores "tendência” e "nível atual” considerar somente os resultados relevantes apresentados.(3) Nota zero em "relevância" implica em nota igualmente zero nos demais fatores.(4) Para avaliação da tendência, considerar resultados dos três últimos ciclos de avaliação ou planejamento.
10%10%
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IV . PLANO DE IV . PLANO DE MELHORIA DA MELHORIA DA
GESTÃO E GESTÃO E VALIDAÇÃOVALIDAÇÃO
Programa do CursoPrograma do CursoConteúdoConteúdoMóduloMódulo
1. Apresentação do GESPÚBLICA I I . GESPÚBLICA. GESPÚBLICA
II . CONCEITOS II . CONCEITOS FUNDAMENTAISFUNDAMENTAIS
1. Conceitos de Gestão2. Ciclo PDCA3. Critérios de Excelência
III. AUTO-III. AUTO-AVALIAÇÃOAVALIAÇÃO
1. Sistema de Auto-avaliação Continuada
2. Auto-avaliação na prática 500 pontos
1. Metodologia de elaboração do PMG2. Validação externa3. Monitoramento do PMG
GESPÚBLICA
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PMGPMG
Instrumento de gestão constituído de metas e ações estabelecidas a partir da auto-avaliação, voltado exclusivamente para a melhoria do sistema do melhoria do sistema do gestãogestão.
Plano de Melhoria da Gestão
Secretaria de Gestão -SEGES
Secretaria de Gestão - SEGES
PMGPMG
A elaboração do Plano de Melhoria da Gestão é a principal finalidade do processo de auto-avaliação da gestão. De pouco adianta o esforço para o diagnóstico do sistema gerencial da organização,se as informações levantadas não forem organizadas e analisadas com vistas ao planejamento das ações de melhoria.
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Plano de Melhoria da Gestão
Secretaria de Gestão - SEGES
PMGPlano de Melhoria da Gestão
Não é, não depende, nem substitui o planejamento estratégico.planejamento estratégico.
Pode, no entanto, conter metas para implementar ou melhorar o planejamento estratégico enquanto prática de gestão.
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Autoavaliação da gestão concluída
Autoavaliação da gestão concluída
Priorizaras OMs
11
Desdobrar asMetas em ações
33
Definir as Metas
22
1
1
Estabelecer Sistema de
Monitoramento
44
Etapas do PMG
Implementar
55
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Priorizar asOportunidades para
Melhorias - OMs
11
•Selecionar um conjunto de oportunidades de melhoria dentre as identificadas na auto-avaliação.
•Estabelecemos prioridades porque não podemos fazer tudo ao mesmo tempo.
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• Identifique o principal critério de priorização;
• Considere os pontos de relevância identificados pela alta-administração;
• Resista à vontade de considerar todas as OM como prioritárias;
• Priorize pelo menos uma importância, não se deixe seduzir apenas pelas urgências;
• A realização da auto-avaliação e o planejamento para a melhoria não devem interromper as ações e os projetos em desenvolvimento;
• As ferramentas auxiliam, mas não substituem a percepção da organização sobre si mesma.
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• GUT • (gravidade, Urgência e Tendência)
• BASICO• (benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento
requerido, cliente interno,operacionalidade)
Ferramentas que podem auxiliar no processo de priorização:
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MATRIZ GUTVALOR G
GRAVIDADEU
URGÊNCIAT
TENDÊNCIAG x U x T
5
Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves.
É necessária uma ação imediata.
Se nada for feito, a situação irá piorar rapidamente.
4
Os prejuízos ou dificuldades são Muito graves
É necessária uma ação Com alguma urgência.
Se nada for feito, a situação Vai piorar em pouco tempo.
3
Os prejuízos ou dificuldades são Graves
É necessária uma ação O mais cedo possível
Se nada for feito, a situação Vai piorar a médio prazo.
2
Os prejuízos ou dificuldades são Pouco graves
Pode esperar um pouco.
Se nada for feito, a situação Vai piorar em longo prazo.
1
Os prejuízos ou dificuldades são Sem gravidade
Não tem pressa Se nada for feito, a situação Não vai piorar e pode até melhorar.
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Priorização das oportunidades de melhoria
• Critério _________ • Aplicação do GUT
Alíneas Oportunidade de Melhoria G U T Total
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BASICOBASICO prioriza alternativas com base na relação de CUSTO x BENEFÍCIO x EXEQUIBILIDADE
Beneficio para a organização: representa o impacto da solução analisada nos resultados do processo; Abrangência: significa o montante de servidores que serão beneficiados com a solução;Satisfação do Cliente Interno: em relação à solução;Investimento requerido: montante de recursos (tempo e financeiro) necessário;Cliente externo satisfeito: Operacionalidade simples: diz respeito a resistência a mudança, impedimentos legais; domínio de tecnologia; simplicidade de implantação.
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PontosPontos BB AA SS II CC OO
55VitalVital 70 a 70 a
100%100%
Alto, Alto, servindo servindo
como como referencialreferencial
Mínimo de Mínimo de recursorecurso
Impacto Impacto até na até na
imagem imagem do órgãodo órgão
Grande Grande facilidadefacilidade
33RazoávelRazoável 40 a 40 a
70%70% RazoávelRazoável
Necessi-Necessi-dade de dade de recurso recurso extraextra
Reflexos Reflexos notados notados
pelo pelo usuáriousuário
Depende de Depende de ajustesajustes
11 Pouca Pouca expressãoexpressão
0 a 0 a 40%40% baixabaixa
Altamente Altamente dispendi-dispendi-
osooso
Reflexos Reflexos irrelevantirrelevant
eses
Decisões Decisões extrapolam extrapolam
limiteslimites
TotalTotal
MATRIZ BASICO
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As Metas são formuladas apartir das oportunidades de melhoriapriorizadas.
Definir as metas
22
Metas são objetivos quantificados.
Um objetivo indica uma direção, umestado futuro desejado específico para uma área de atuação da organização.
Meta é uma “demarcação objetiva ” em tempo e quantidade dos objetivos estabelecidos.
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PMGPMG
Desdobrar as metas em ações
33
É a programação das metas em ações de melhoria a serem implementadas. Sugestão: 5W2H.
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WhatO Que
WhyPor quê
WhoQuem
WhenPrazo
WhereLocal
HowComo
How MuchRecursos
Critério:
Alínea:
Oportunidade de Melhoria:
Meta:
Indicador:
5W2H
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Exercício 5
•Priorização das Oportunidades para melhorias
•Elaboração do PMG
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PMG concluído
PMG concluído
Identificar os Desvios e propor ações corretivas
Acompanhar os resultados dos
indicadores
Monitorando o PMG
Espiral do inicio apresentação
GESPÚBLICA
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Informação Informação
TTratamentoratamento IndicadorIndicador
AnáliseAnálise ResultadoResultado
MonitoramentoMonitoramento DesempenhoDesempenho
Melhoria contínua da gestãoMelhoria contínua da gestão
PMGPMG
Monitorando metasMonitorando metas
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Essencial na definição de uma meta são os seus indicadores, ou seja, que “ponteiros” o gestor da
meta vai utilizar para monitorar a sua execução e, principalmente, os seus resultados.
Indicadores para MonitoramentoIndicadores para Monitoramento•Resultado:Resultado: avaliar se a meta foi alcançada ou não.
•Alertas:Alertas: avaliar a evolução dos resultados obtidos e orientar o redirecionamento das ações.
INDICADORES
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Exemplo:
•Meta: atingir 95% de alunos aprovados por ano, até 2011.
•Indicador de resultado: índice de alunos aprovados por ano.
•Indicador de alerta: percentual de alunos com notas abaixo da media do bimestre.
INDICADORESINDICADORES
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A validaçãovalidação é uma ação conjunta da organização com o GESPÚBLICAGESPÚBLICA
Tem como principal objetivo garantir a qualidade da avaliaçãoqualidade da avaliação e o
reconhecimento público do nível de reconhecimento público do nível de gestãogestão atingido pela organização.
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1. A organização encaminha – Perfil, Caderno de descrição das práticas e resultados e PMG para o Núcleo Estadual ou Setorial;
2. O Núcleo designa os Avaliadores externos;3. Os Avaliadores analisam a documentação recebida do Núcleo;4. O Núcleo agenda a reunião de consenso entre a organização e
os avaliadores;5. Realizam reunião de validação externa (consenso);6. Os Avaliadores registram os resultados após a validação;7. Os avaliadores encaminham a Síntese de Avaliação para o
Núcleo Estadual ou Setorial; 8. O Núcleo Estadual ou Setorial envia a Síntese de Avaliação para
o GESPÚBLICA que emite o certificado de acordo com o nível de gestão validado.
9. O GESPÚBLICA envia os certificados para o NúcleoESTADUAL ou Setorial.10. Núcleo envia os certificados para a organização e
Avaliadores.
Perfil ,
Planilhas ePMG.
Perfil ,
Planilhas ePMG.Processo de Validação
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É impossível ser proativo sem a prática do monitoramento em
tempo de execução.
IMPORTANTE