Oficina preservação digital Módulo 3

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Oficina preservação digital Módulo 3 Preservação digital: estratégia e principais práticas

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Oficina preservação digital

Módulo 3

Preservação digital: estratégia e principais práticas

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Roteiro

• Metodologia e procedimentos paraimplantação de programas de preservaçãodigital.

• Estratégias para preservação da informaçãodigital.

• Manutenção e armazenamento digital(suportes físicos).

• Repositórios digitais.

• Exemplos práticos.

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Tipos de preservação digital

• Preservação física: relacionada aos conteúdosarmazenados nos meios de armazenamento esuporte: CD-ROM, DVD, etc.

• Preservação lógica: relacionada aos novosformatos para a inserção de dados, novossoftwares e hardwares. Compreendeatividades de conversão dos formatosoriginais em novos formatos, pela questão daobsolescência.

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Tipos de preservação digital

• Preservação intelectual: compreendemecanismos que garantam a integridade e aautenticidade. Diferentemente do documentoimpresso, o documento digital é passível demodificação e, portanto, pode perder suapropriedade intelectual. A preservação dapropriedade intelectual é uma das barreiras queinterferem na preservação dos objetos digitais,pois esses são passíveis de modificação duranteas atividades de preservação.

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Implantação de programas de preservação digital

• A definição de uma política de preservação envolve,geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica acriação de políticas de avaliação e seleção de materiais,a identificação de esquemas de metainformaçãoapropriados (metainformação descritiva, técnica dedisseminação, estrutural e de preservação), a definiçãode estratégias de preservação adequadas a cada classede objetos digitais, a criação de planos de sucessãopara a eventualidade da organização detentora dainformação interromper a sua atividade, a utilização demodelos sustentáveis de financiamento, entre outros.

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Implantação de programas de preservação digital

Critérios de implantação• As políticas e preservação digital devem estar alinhadas

com os objetivos da instituição, para que possam serdefinidos os tipos de informações institucionais a serempreservados.

• Definição de prioridades (ou seja, o que deve serpreservado) e seleção dos documentos e informações quedeverão ser preservados.

• Escolha de modelos , padrões e iniciativas de preservaçãodigital adotados por organismos ou instituiçõesarquivísticas, com o cuidado de adaptá-los a realidade eacervo da empresa / organismo ao qual o projeto estásendo desenvolvido.

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Implantação de programas de preservação digital

Critérios de implantação• Definição clara da instituição das responsabilidades da

preservação digital, isto é, apresentando claramente quaisatividades de preservação serão realizadas e osresponsáveis desse trabalho.

• Disponibilidade de recursos financeiros, pois irá envolverinvestimentos permanentes em tecnologia, infraestrutura ecapacitação de pessoal.

• Cuidados, durante a construção e desenvolvimento de umprojeto de preservação digital, de aspectos relacionados aaspectos legais, direito autoral e autenticidade dodocumento e informação a ser preservado.

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Critérios de implantação

• Análise da equipe “multidisciplinar” que ficaráresponsável pelo projeto. Identificação de quaisprofissionais ficarão a cargo do projeto e de qualserá sua participação nele.

• Identificação e escolha da infraestruturatecnológica (equipamentos, hardware), dosuporte (programas, software), e, caso necessáriodo repositório digital a ser utilizada no projeto.

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Metodologia de implantação

• Estrutura administrativa auto-sustentável parao programa.

• Estrutura composta por órgãos executivos enormativos, equipe de implantação e gestão,documentos de controle, requisitos técnicos,dentre outros.

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Implantação de programas de preservação digital

1. Apresentação do PPD na instituição:

• Uma vez aceito o projeto de implantação depreservação digital, a apresentação do programae de suas diretrizes básicas se faz necessária. Essaapresentação envolve, no mínimo, esclarecer nainstituição sobre: delimitação do escopo doprograma na instituição, descrição das instânciasdiretivas, criação de comissões e estabelecimentode documentos de controle.

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2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituiçãoPrincípios estratégicos (longo prazo): • necessidade de salvaguarda de registros vitais para

manutenção das funções de negócios e para tomada dedecisão ;

• atendimento as suas obrigações legais e culturais;• necessidade de racionalização da gestão dos documentos

digitais;• necessidade de compartilhamento e reuso da informação;• garantia de acesso à informação para usuários e cidadãos;• atendimento as suas obrigações legais e culturais, bem

como de acesso a material digital histórico.

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2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição

Princípios táticos (médio prazo):• necessidade de disseminação, por toda a instituição, dos benefícios

do investimento na gestão dos documentos digitais;• necessidade de assegurar que a informação é confiável e autêntica;• necessidade de reduzir custos de acesso a documentos

disponibilizados a longo prazo;• possibilidade de acesso eficiente a documentos e à informação;• importância da proteção do investimento em tecnologia da

informação;• importância da segurança da informação via controle de acesso.

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2. Estabelecimento de princípios para o PPD na instituição

Princípios operacionais (curto prazo):

• necessidade de acesso a documentos digitais;

• necessidade de planejamento para volumes dedados futuros;

• necessidade de racionalização dos recursosfinanceiros aplicados em tecnologia (documentosorganizados e preservados geram agilidade).

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Metodologia de implantação:

3.Definição da estrutura gerencial do PPD• Fonte: Almeida, Cedon, Souza, 2012, p.113.

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Metodologia de implantação:

4. Definição de alçadas e autoridade:Fonte: Fonte: Almeida, Cedón, Souza, 2012, p.114.

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Metodologia de implantação:5. Definição de documentos de controle do PPD• Através desses documentos especiais é possível gerenciar o

programa a partir de um pequeno número de padrões econtroles:

• Manual do Programa (MP)- definidas as características de todosos documentos de controle e das comissões

• Procedimentos Gerais (PGs) - contêmas diretrizes globais paraatender aos requisitos do PPD em cada instituição, em particular.

• Procedimentos Específicos (PEs) – englobam detalhes nãocontemplados no Procedimento Geral.

• Documentos Complementares /Instruções de Trabalho -detalham alguma especificidade de uma instituição ou processo.

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Metodologia de implantação:6. Recursos para manutenção do PPD• a quantidade dos recursos digitais que requerem preservação;• o escopo e a complexidade dos formatos;• o nível de controle requerido sobre os recursos digitais;• o padrão de acesso necessário para atender aos objetivos da

organização;• o grau de padronização dos recursos digitais na organização;• a necessidade de gerenciar mudanças tecnológicas ao longo do

tempo;• a necessidade de equilibrar custos de preservação digitais e

tradicionais.

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Metodologia de implantação:6. Recursos para manutenção do PPD• a implementação e manutenção dos procedimentos e

atividades relativas ao PPD, bem como aquelas quepromovam sua melhoria contínua;

• a garantia de que os recursos humanos possuemcompetências apropriadas para as tarefas necessárias;

• o atendimento a orientações de instâncias superioresno âmbito do PPD, bem como a legislação pertinente;

• investimentos financeiros, humanos, em infraestruturae em condições de trabalho adequadas para atender osrequisitos do programa.

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Implantação de programas de preservação digital

Metodologia de implantação:7. Estabelecimento de requisitos para implantação do PPD na

instituição• Os requisitos do PPD são descritos documentos de controle que

orientam a implantação e a manutenção do programa:Requisitos para projeto, implementação e manutenção de

documentos digitaisAvaliação de documentos digitais para preservação a longo prazoSeleção de documentos digitais para preservação permanenteAcesso a registros digitais preservadosRecuperação de documentos digitais preservadosAuditoria e controle de repositórios digitais

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Estratégias de preservação digital

Práticas de gestão de documentos necessárias para a realização do projeto de preservação digital:

• Organização / ordenação

• Avaliação

• Arranjo

• Descrição (Indexação)

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principais estratégias de preservação digital

Migração

“procedimento de transferência do objeto digital para umsuporte/plataforma (podendo abranger hardware, software eformatos) de geração tecnológica subsequente, permitindo queas informações estejam acessíveis ao longo do tempo.”

“Exemplos: de um CD-ROM para outro CD-ROM mais novo, dedisquete para um DVD; de um formato ultrapassado para umformato mais atual ou para um formato padronizado, porexemplo: de MSWord para Xml ou ASCII; de uma plataformacomputacional em vias de descontinuidade para outra maismoderna’

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principais estratégias de preservação digital

Migração: principais tipos• Migração para suportes analógicos: baseia-se na conversão

do objeto digital para um suporte analógico como o papelou microfilme.

• Atualização de versões: seu objetivo é permitir que objetosdigitais produzidos por determinado software, sejaacessível pelo software de geração mais atual.

• Conversão para formatos concorrentes: deve levar emconsideração a retrocompatibilidade oferecida pelo novoformato.

• Normalização: visa a diminuir o numero de formatosdistintos em que estão inseridos no repositório de objetosdigitais.

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principais estratégias de preservação digital

Migração: principais tipos• Migração a-pedido: neste modelo de preservação, as conversões

são aplicadas sempre no objeto original. Pretende-se com isso,evitar distorções e perda de informações proporcionado porsucessivas migrações, que partem do principio de migrar oobjeto subsequente.

• Migração distribuída: segundo Ferreira (2006, p.41) “neste tipode migração, existe um conjunto de serviços de conversão quese encontram acessíveis através da Internet e que poderão serinvocados remotamente recorrendo a uma pequena aplicaçãodo cliente”.

• Atualização/refreshing: considerado uma espécie de migração, aatualização baseia-se na transferência dos objetos digitais de umsuporte físico de armazenamento para outro mais atual.

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Principais estratégias de preservação digital

Emulação“baseia-se na utilização de um software (denominado

emulador) que tem a função de reproduzir ocomportamento de um determinado hardware e/ousoftware em uma plataforma com a qual não eracompatível.”

“dois tipos: emuladores de sistemas operacionais, comobjetivo na reprodução de um sistema operacional porcompleto, e emuladores de hardware, possibilitando quevários sistemas operacionais e correspondentes aplicaçõespossam ser executados no contexto de um únicoemulador”

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principais estratégias de preservação digital

Emulação: procedimentos

Descrever detalhadamente a tecnologia utilizada para recriaro ambiente, evitando a perda de detalhes técnicos que, porvezes, serão necessários para manutenção da tecnologiaque dá o acesso aos objetos digitais. Anexar anotações demetadados na superfície de cada encapsulamento com afinalidade de permitir a decodificação dos dados obsoletoscontidos, e prover qualquer informação desejada sobreesses registros. Acrescenta-se que a emulação precisa dodesenvolvimento de técnicas de encapsulamento dedocumentos, seus metadados, softwares e especificaçõesde emulador, de forma a assegurar sua coesão e prevenir acorrupção.

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principais estratégias de preservação digital

Encapsulamento

“Consiste em preservar juntamente com o objecto digitaltoda a informação necessária e suficiente para suportaro futuro desenvolvimento de conversores,visualizadores e emuladores.”

“Visa a reunir, em conjunto com o recurso digital, todosos elementos que sejam necessários para manter oacesso a ele. Isto pode incluir metadados, softwaresvisualizadores e arquivos específicos constituintes dorecurso digital.”

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principais estratégias de preservação digital

Conservação de hardware e software (preservação da tecnologia)

• Preservar o contexto tecnológico utilizado originalmente nacriação e uso dos objetos digitais que visam serpreservados. Significa que o hardware e softwarenecessários para o acesso e apresentação do objeto digitaldevem ser conservados, recebendo manutenção constante.

• Ações necessárias: armazenamento das cadeias de bits emuma mídia digital estável e a preservação desta mídia;copiar ou atualizar os dados para uma nova mídia;preservar a aplicação original, os programas e asplataformas para processar essas aplicações.

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principais estratégias de preservação digital

Pedra de Rossetta digital

• Pedra de Rosetta: encontrada no Egito em 1799, quepermitiu aos paleógrafos Jean- Francois Champollion eThomas Young decifrarem os hieróglifos egípcios.

• “Consiste em imprimir em papel um conjuntorepresentativo de documentos de texto juntamente com asua representação binária. No futuro, as regras necessáriaspara interpretar e migrar os objetos para um novo formatopoderiam ser inferidas, comparando os documentosimpressos com a sua representação binária.”

• Ultimo recurso a ser usado para preservação digital.

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principais estratégias de preservação digital

Reprografia (digitalização)

A tecnologia da digitalização é a mais flexível ferramenta dearquivamento, preservação e acesso a documentos pormeio do armazenamento de suas imagens em formatodigital. Para administrar tais serviços criou-se programas esoftwares que convertem informações, as quais podem servoz, texto e imagens, para forma digital. Funciona comsoftwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas,em geral, para armazenamento. Usa-se a tecnologia deinformática para captar, armazenar, localizar e gerenciarversões digitais das informações.

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principais estratégias de preservação digital

Arqueologia digital

Consiste em resgatar recursos digitais os quaisse tornaram inacessíveis pelo resultado daobsolescência tecnológica e/ou degradação damídia, não é tanto uma estratégia em simesma, mas uma substituta para quandomateriais digitais ficaram fora de umprograma de preservação sistemática.

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principais estratégias de preservação digital

Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos)

Além da informação contida em determinado documento, fatoresextrínsecos e intrínsecos devem ser considerados:

• Temperatura: O calor acelera a velocidade da maioria das reaçõesquímicas, inclusive a deterioração, que é aproximadamente dobrada acada aumento de temperatura em 10º C.

• Umidade: Os altos níveis de umidade relativa do ar fornecem o meionecessário para promover reações químicas danosas, já a umidaderelativa extremamente baixa pode levar ao ressecamento e aoaumento da fragilidade.

• Fatores Biológicos – danos causados pela atuação de microorganismos,insetos e vertebrados.

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Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos)

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Manutenção e armazenamento digital (suportes físicos)

• Evitar estantes de madeira ou ferro.

• Manter as instalações e equipamentos limpos e longede poeira.

• Utilizar envelopes, caixas ou pastas de materialarquivístico (ou seja, com ph neutro ou de polietileno eque não apresente riscos de entrar em contato com odocumento, danificando seu conteúdo).

• Higienização : pistola de ar, Tergitol (CDs), “máquinasde limpeza”, surfatantes não-iônicos, água destilada,luvas de algodão.

• Correto manuseamento.

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Repositórios digitais

• Os repositórios digitais surgiram a datar da Iniciativa dosArquivos Abertos – Open Archives Initiative (OAI) e doMovimento de Acesso Livre (Open Access), tornando-seatores importantes na dinamização do processo decomunicação científica e sendo utilizados por instituiçõesde ensino e pesquisa para a preservação da memóriainstitucional a partir do autoarquivamento de diversastipologias documentais.

• podem ser entendidos também como ambientesinformacionais de arquivo, uma vez que dispõem doselementos fundamentais para o desenvolvimento daspráticas arquivísticas, configurando-se como umapossibilidade de atuação do arquivista no ambiente digital.

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Repositórios digitais

• Repositórios mais utilizados:

• Eprints(http://www.eprints.org)

• Fedora(http://fedoraproject.org)

• DSpace (http://dspace.org)

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Repositórios digitais

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Repositórios digitais

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de

Arquivos da UNICAMP

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Exemplos práticos: Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP

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Conclusão

• Ao se abordar projetos e estratégias depreservação digital, esta oficina volta-se para odespertar dos arquivistas, sobre o seu papelenquanto profissionais gestores da informação,independente do meio, suporte ou formato emque se apresenta. O desenvolvimento de estudosnesta área, e paralelamente à divulgação de seusresultados, permite que os profissionais dainformação acompanhem as evoluções impostaspela tecnologia, tendo ciência dos desafios quepermeiam seu campo de trabalho.