Foco em Resultados,

Planejamento e Gestão

2 de setembro de 2014Facilitador: Luiz Fernando Arantes Paulo

Por que estamos aqui?

• Tudo o que fazemos tem um impacto sobre a vida de crianças e adolescentes

• Desafios: – como preparar melhores

planos para novas iniciativas? – como documentar melhor o

excelente trabalho que fazemos?

Expectativa do dia

Sob a perspectiva de valorização de resultados, identificar lacunas e boas práticas na elaboração de:– Projetos (a doadores e

PCAs);– Propostas para

doadores;– Relatórios de

acompanhamento.

Passo a passo

1. Recapitulando os conceitos sobre perspectiva de resultados

2. Matriz de resultados/matriz lógica 3. Projetos no ciclo de planejamento do UNICEF4. Exercício em grupos – Análise crítica de um projeto (PCA)

5. Propostas para doadores6. Relatórios de acompanhamento7. Exercícios em grupos – Modelo de proposta para doadores– Principais elementos de relatórios de acompanhamento

Produtos esperados

Modelos validados de:– Matriz de resultados;– Projetos;– Propostas a doadores;– Relatórios de

acompanhamento.

O que significa “foco em resultados?

Quais os elementos indispensáveis para a identificação de um planejamento com foco em resultados?

Foco em resultados

O que é resultado?

• Situação desejada para se resolver um problema• Podem ser alcançados em diferentes níveis e formam

uma cadeia, organizados de maneira lógica • Termo genérico para Impacto, Outcome, Output (no

CPAP) ou Objetivo Geral e Específico (num projeto), etc.

• O escopo do resultado varia de acordo com o país, escritório ou programa

Resultado/impactopalavras da moda

• https://www.youtube.com/watch?v=_4G3HOCIbRU (exibir até 2:30 min)

Elementos necessários de uma gestão por resultados

• O QUE SE QUER (DESEJOS);

• O QUE FAZER (ESFORÇOS);

• COMO FAZER (RECURSOS);

• COMO GERIR (PROCESSOS).

O que se quer (efetividade)

• Descreve uma situação desejada a partir da identificação dos problemas e de uma relação provável de causa e efeito entre resultados Insumos:– Análise de situação (ex. CCA, SITAN) ;– Planos estratégicos macro (ex. UNDAF, PPA, Plano

Estratégico Global);– Plano estratégico do UNICEF Brasil: Country

Programme Action Plan (CPD) e Action Plan (CPAP)

O que fazer (eficácia)

• Descreve os esforços e realizações sob a governabilidade direta da organização.

• Exemplos:– Produtos e serviços a

serem disponibilizados;– Medidas institucionais.

Como fazer (eficiência)

• Descreve os recursos necessários e indispensáveis para os esforços e realizações planejadas.

• Exemplos:– # pessoas com # capacidades;– # insumos;– # infraestrutura;– # recursos orçamentários

Como medir/gerir

• Descreve os mecanismos e indicadores de acompanhamento, de responsabilização, de execução, de monitoramento, de avaliação e de revisão do plano, programa ou projeto.

• Exemplos:– Indicadores e meios de verificação;– Responsáveis;– Rotinas e procedimentos.

Dimensões da gestão por resultados

1. Resultado como referência-chave para todo o processo de gestão; 2. Atribuição de responsabilidades aos resultados pretendidos; 3. Integração dos processos de gestão;4. Valorização de uma cultura organizacional com ênfase nos resultados, e não nos processos.

Fonte: Modelo Abierto de Gestión para Resultados en el Sector Público. Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Centro Latinoamericano de Administracion para el Desarrollo (CLAD). Julho de 2007.

Gestão Por Resultadosdesafios e estratégias de superação

DESAFIOS ESTRATÉGIAS

Definir resultados realistas Resultados coerentes com os recursos e governabilidade da organização

Desenvolver cultura de resultadosUsar as ferramentas da gestão por resultados em todas as etapas da programação, e recompensas por desempenho

Relatar resultados ou impacto das atividades versus relatar atividades

Praticar a elaboração de relatórios por resultados e compará-los com os relatórios tradicionais

Capacitação e suporte técnico permanente em gestão por resultados

Estabelecer pontos focais e organizar workshops de treinamento

Passar de “produtos” para “resultados”Destacar a diferença entre produtos e resultados e valorizar mecanismos de gestão por resultados

Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria

Ciclo de Planejamento

Common Country

Assessment – Análise de

situação pelo conjunto das agências ONU

UN Development

Assistance Framework –

Plano Estratégico da ONU no Brasil

(2012-2016)

Country Programme Documento do

UNICEF Brasil (2012-2016), com as áreas

prioritárias e contribuições do UNICEF ao país e

matriz de resultados inicial

Country Programme

Management Plan (2012-

2016), apresenta os recursos

necessários para implementação

do CPD

Country Programme Action Plan (2012-

2016), base do acordo formal do UNICEF com

o governo, com detalhes sobre a

cooperação e uma matriz de resultados

final

Integrated Monitoring and Evaluation Plan

para gerir as principais atividades de M&E e pequisas

ou publicações, derivadas do CPAP

Annual Management Plan, detalha

principais elementos de

gestão

Annual Work Plans detalham os Outputs do

CPAP ao nível de atividades,

anualmente

Matriz de Resultados

Exemplo de uma típica matriz (árvore) de resultados estratégicos

Matriz Lógica

Exemplo de uma típica matriz lógica de resultados estratégicos, derivada da árvore anterior

Matriz Lógica

Resultados Indicadores Meios de verificação Pressupostos

Outcome

Output

Atividades

Diferentes agências e doadores utilizam variações desse formato de matriz lógica. Entretanto, todas possuem os principais campos e seguem a lógica vertical e horizontal

Matriz Lógica de Resultadosvantagens

• Verificar se a soma dos esforços é suficiente para produzir o resultado desejado;

• Explicitar as premissas do planejamento;• Minimizar os riscos de fracasso;• Determinar os indicadores-chave e os itens

estratégicos para avaliação;• Visualizar o desenho do programa e analisar a

sua concepção em uma única tela. Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria

Matriz Lógica de Resultadosverificação de consistência

LÓGICA HORIZONTAL:• Cada coluna estabelece elementos para o

monitoramento e avaliação dos resultados.

LÓGICA VERTICAL:• Verificar se a soma dos esforços listados no nível

inferior é suficiente para produzir/atingir o resultado descrito no nível superior.

Fonte: Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Tradução própria

Matriz Lógica do CPAPRESULTADO INDICADOR LINHA DE BASE META

UNDAF outcome #1: MDGs for all; Outcome: National and sub-national government institutions and civil society with improved capacity to formulate, implement, monitor and evaluate multi-sectorial and universal public policies, focused on the most disadvantaged populations.

Outcome : PCR 1: By 2016 infant mortality, maternal mortality, chronic malnutrition and early pregnancy is reduced in Brazil, especially in the Amazon and Semiarid regions and among indigenous and afro-Brazilians; and a comprehensive National Policy for Early Childhood created and implemented in Brazil and other countries.

Infant Mortality rate Brazil – 17.6 in 1,000 live births / North region – 23.1, / Northeast region – 21.7, Source: DB/RIPSA 2008)

Reduction of 30% from baseline data in North and Northeast regions.

Output IR 1.1 By 2016, 50% of Semiarid and Amazon municipalities enrolled in the UNICEF Seal and large urban centers enrolled in the Urban Center Platform have access to gender sensitive international standard tools or methodologies, culturally adapted to improve vulnerable families' competencies to care for children 0 to 6 years.

% of Semiarid, Amazon and large Urban Centre municipalities enrolled in the UNICEF Seal utilizing tools or methodologies to improve family competencies.

there is no systematic information available in the current edition of UNICEF Seal

50% in 2016

Output IR 1.2 By 2016, Federal, State and Municipal government and social actors of 50% of the municipalities of the States in the Semiarid and Amazon Regions, and large urban centres enrolled in the Urban Centre Platform, are using methodologies and tools to promote early childhood policies and are implementing an Integrated Policy for ECD prioritizing actions aimed at accelerating the reduction of maternal and neonatal mortality and early pregnancy.

% of States from PAM, SAB and Urban Centers adopting methodologies and tools to improve municipal managers and social actor's competencies.

there is no systematic information available in the current edition of UNICEF Seal

50% by 2016

Output IR 1.3 By 2016, the National Indigenous Policy is strengthened, with specific tools and gender sensitive methodologies to work with indigenous ECD.

Number of tools and methodologies culturally adapted and gender sensitive with UNICEF’s support to work with indigenous population

2 4 (2014)

Continuação da Matriz no AWPRESULTADO INDICADOR LINHA DE BASE META

UNDAF outcome #1: MDGs for all; Outcome: National and sub-national government institutions and civil society with improved capacity to formulate, implement, monitor and evaluate multi-sectorial and universal public policies, focused on the most disadvantaged populations.

Outcome : PCR 1: By 2016 infant mortality, maternal mortality, chronic malnutrition and early pregnancy is reduced in Brazil, especially in the Amazon and Semiarid regions and among indigenous and afro-Brazilians; and a comprehensive National Policy for Early Childhood created and implemented in Brazil and other countries.

Infant Mortality rate Brazil – 17.6 in 1,000 live births / North region – 23.1, / Northeast region – 21.7, Source: DB/RIPSA 2008)

Reduction of 30% from baseline data in North and Northeast regions.

Output IR 1.1 By 2016, 50% of Semiarid and Amazon municipalities enrolled in the UNICEF Seal and large urban centers enrolled in the Urban Center Platform have access to gender sensitive international standard tools or methodologies, culturally adapted to improve vulnerable families' competencies to care for children 0 to 6 years.

% of Semiarid, Amazon and large Urban Centre municipalities enrolled in the UNICEF Seal utilizing tools or methodologies to improve family competencies.

there is no systematic information available in the current edition of UNICEF Seal

50% in 2016

Activity 1.1.1 Hire a company to print and distribute CDs of KIT FBF CDs; launch KIT with Comm. support.

Implementation in Q2, Q3 Required funds:15,000

Activity 1.1.2 Agreement with an NGO to implement the 'Familia Brasileira Fortalecida'Kit new version and distribute 1.000 units of the New Kit PPT (staff time, PCA FC; supply)

Implementation in Q2, Q3, Q4

Required funds: 17,000

Projetos no UNICEF

PROJETO

Na estrutura de resultados, onde se inserem os projetos? O que são eles?

?

Projetos no UNICEF

• Projeto é uma iniciativa que dura um período igual ou menor que o do CPD (2012-2016)

• Ele deve contribuir aos Outcomes, Outputs e Indicadores da matriz do CPAP

• Pode ser um projeto relacionado a um ou vários outputs do CPAP (no mesmo outcome ou não), a uma ou várias atividades do AWP

• Refere-se tanto a projetos a doadores quanto a projetos com parceiros da sociedade civil (PCA e SSFA)

• Também devem apresentar uma matriz de resultados/matriz lógica

Projetos no UNICEF(com parceiros)

Outcome 5 Be an Adolescent

Outcome 7 Advocate, Generate,

Knowledge, Communications

Output 5.2 Adolescent

participation

Output 7.17 Urban Centers

Platform

Activity 5.2.13.5 - Support the participation of adolescents in the process of decision-making on public policies related to children and adolescents in urban centres, in line with the new PCU methodology (TBD)

Activity7.17.47 Promote the participation of adolescents in official decision-making spaces in urban centres, including material for workshops

Projeto (PCA) com Instituto Peabiru

para mobilizar 400 adolescentes em

Belém

Projetos no UNICEF(para doadores)

Outcome 2Learn

Outcome 7 Advocate, Generate,

Knowledge, Communications

Output 2.2 Learning achievement and

quality

Output 7.4 Sports for

Development

Projeto para doador do US Fund

sobre educação inclusiva

EXERCÍCIO 1 - EM GRUPOS

1. Verificar a consistência de projetos selecionados (roteiro de PCAs);

2. Identificar a relação do projeto com resultados (outcomes, outputs e indicadores) do CPAP;

3. Montar uma proposta de projeto com uma matriz de resultados que incorpore a relação do projeto com resultados (outcomes, outputs e indicadores) do CPAP.

Verificação de consistência1. Elementos do projeto bem definidos? 2. Há relação de causa e efeito entre os elementos do

projeto?3. Os indicadores definidos permitem o

acompanhamento tempestivo do projeto?4. Os meios de verificação estão disponíveis no tempo e

escala desejados?5. As atividades estão na governabilidade do projeto?6. Os recursos necessários foram mensurados?7. Os riscos e pressupostos foram considerados?

Produto do exercício

• Debates como estratégia de harmonização e fixação de conceitos;

• Modelo de projeto e de matriz de resultados como referência para elaboração e análise de projetos

EXERCÍCIO 2 – EM PLENÁRIA PROPOSTAS PARA DOADORES

A partir dos debates relativos à elaboração dos projetos e do modelo de propostas para doadores de PFP, debater um modelo de propostas para doadores.

(criar um check-list de forma participativa: contribuições da plenária).

Pontos de verificação

1. Qual o conteúdo necessário?

2. Qual o conteúdo dispensável?

3. Qual o formato ideal?4. De que forma o

orçamento deve ser preparado para atrair o máximo de recursos flexíveis?

Relação planejamento, monitoramento e avaliação

• Monitoramento depende do planejamento;• Avaliação depende do planejamento;• Avaliação depende do monitoramento;• Monitoramento é necessário, mas não

suficiente, para a avaliação;• Monitoramento e avaliação impulsionam

mudanças no plano, que consequentemente, demanda mudanças no monitoramento.

Fonte: Adaptação de UNEG, UNEG Training-What a UM Evaluator Needs to Know?, Module 1, 2008. Adaptação e tradução própria

LACRO donor report review

• Feita em 2011 para os países da região• Principais recomendações:– Seguir os guidelines– Incluir informações solicitadas nos guidelines:

atualização da situação, como UNICEF está enfrentando desafios, o que o UNICEF alcançou (resultado, impacto) e como a doação está tendo impacto.

– Relatórios finais devem cobrir todos os aspectos da implementação e como a contribuição ajudou a alcançar cada um dos objetivos planejados

Relatório de acompanhamento baseado em resultados

• Ênfase na contribuição do projeto/programa aos resultados do UNDAF/CPAP, e não nas atividades realizadas;

• Se só for possível reportar sobre atividades, indicar o resultado de processo e impacto esperado

• Utilizar a Matriz Lógica para verificar a relação entre produtos e resultados e a movimentação das metas (targets);

• Rever a coerência e consistência dos indicadores e dos pressupostos (riscos).

Fonte: Adaptado de Results-Based Management Handbook (2010). Unites Nations Development Group. Adaptação e tradução própria

Relatórios de acompanhamento

Checklist para relatórios

Microsoft Word Document

Relatórios de acompanhamentoComo valorizar o foco em resultados nos relatórios de acompanhamento?

Quality of the narrative

18. Does the report mention how the project/programme results contribute to the achievement of national goals/ MDGs / MTSP organizational priorities?

19. Does the report state both the successes and shortcomings encountered in the implementation?

20. Does the report identify the constraints and possible solutions/opportunities? 21. Were the funds utilized in accordance with the purpose agreed and specified in the proposal or agreement?

22. Can described results link back to the original intent of the project? 23. If not, explain any significant variances between original project proposals and actual outcomes and financial performance?

24. Is the report consistent with the previous report? 25. For projects with funds not yet fully utilized, does the report specify the actions and activities planned for the next period?

26. Does the report contain a comparison between planned and achieved results?

Relatórios de acompanhamento (relatório a doador)

Exemplo de relatório com foco em atividades/processo e resultados:

In 2013, the methodology of the second cycle of the PCU was built in a participative manner, involving more than 50 representatives from different levels of government, representatives from eight zonal offices and the national office of UNICEF, civil society and the private sector, including a key partnership with the company MSC Cruises in Brazil. This participative approach has ensured that partners have incorporated the methodology and internalised its principles.

During this process, significant results were observed. One can perceive several changes in the behaviour of public officials in utilizing indicators and targets in their work, as well as internal reorganisations that allowed for greater coordination among departments and optimisation of efforts.

UNICEF has achieved many tangible results, including: • signing public partnerships with 8 municipalities which have a total

population of 28 million inhabitants, being 7.8 million children and adolescents . The signature of the partnership symbolizes the commitments of some of the largest municipalities in Brazil to undergoing an intense process of change to guarantee the rights of these children.

• development of 7 publications targeted at helping such municipalities complete the PCU activities

• …

Lembrando que o Output do CPAP (resultado mais macro, de longo prazo) é:

By 2016, the large urban centers municipalities enrolled in the UNICEF Urban Center Platform committed to reducing child rights and gender and racial related inequities and ensuring CRC compliance to contribute with the improvement of their social indicators for children and adolescents thus addressing inequities in of Brazil.

Relatórios de acompanhamento (RAM)

Exemplo de relatório com foco em resultados:

“ UNICEF filled an information and operational gap by publishing a nation-wide baseline study and disseminating a protocol for frontline professionals on the protection of children in emergencies. Relevant unexpected results worth mentioning are: South-South Cooperation exchanges programme in 15 countries in America, Asia and African countries recognizing the process and outputs compiled in Brazil as a good practice; and, secondly, the Brazilian Government, after a UNICEF-supported initiative, took over the responsibility to broaden the protocol scope so as to include the protection of persons with disability and elderly people in the context of emergencies.”

Lembrando que o Output do CPAP (resultado mais macro, de longo prazo) é:

By 2015, the Rights Guarantee System in areas where UNICEF has a presence (cities of the urban platform and municipalities enrolled in UNICEF Seal in the Semi-arid and Amazon) is strengthened, with UNICEF's support, to implement specific and integrated methodologies to prevent violence and to improve attention to children and families who have their rights violated, including in the context of emergencies, great infrastructure works and sports events.

EXERCÍCIO 3 - EM GRUPO

A partir dos projetos elaborados no exercício 1 e com base nas sugestões apresentadas pela plenária (checklist), elaborar e apresentar para debates um exemplo de relatório de acompanhamento do projeto escolhido.

Produtos esperados

• Exemplo de relatório de acompanhamento a doadores que siga o checklist.

Encerramento

Avaliação da dinâmica e sugestões de melhoria.

OBRIGADO!