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Template Versão 1.2
Manual do Usuário
Ofício Eletrônico para os
Registros de Distribuição
DCP
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Ofício Eletrônico para os Registros de Distribuição Página 2 de 36
SUMÁRIO
1. Introdução ............................................................................................................................................................. 3
2. Como acessar ....................................................................................................................................................... 3
3. Ofícios Eletrônicos Automáticos ........................................................................................................................... 4
Na Tela de Alterações – Dados do Processo .............................................................................................. 4
Inclusão da GRERJ .................................................................................................................................. 6
Baixa e Restauração de Processo ........................................................................................................... 6
Na Tela de Alteração – Dados do Personagem ........................................................................................... 7
Na tela Andamento do Processo .................................................................................................................. 7
Outros procedimentos que geram ofícios automáticos: ............................................................................... 9
Sobre os Ofícios Eletrônicos Automáticos ................................................................................................. 10
Pesquisa de Ofícios Automáticos e Manuais ............................................................................................. 11
Pesquisa por Período: ............................................................................................................................ 11
Pesquisa por Processo:.......................................................................................................................... 11
Pesquisa por Número do Ofício: ............................................................................................................ 12
Histórico .................................................................................................................................................. 13
Visualização do Ofício Automático ......................................................................................................... 15
4. Ofícios Eletrônicos Manuais................................................................................................................................ 19
Anotações do Processo ............................................................................................................................. 21
Ofícios Manuais do Personagem ............................................................................................................... 26
Tipo de Anotação do personagem ......................................................................................................... 27
5. Recebimento dos Ofícios Eletrônicos pelos Distribuidores ................................................................................ 29
Ofícios Cumpridos ...................................................................................................................................... 29
Ofícios Devolvidos ...................................................................................................................................... 31
6. Impressão de Relatórios das Situações ............................................................................................................. 34
7. Histórico de Versões ........................................................................................................................................... 36
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Ofício Eletrônico para os Registros
de Distribuição
1. Introdução
Destina-se ao envio eletrônico das informações pertinentes aos cinco distribuidores não
oficializados da Comarca da Capital: 1º, 2º, 3º, 4º e 9º Ofícios de Registro de Distribuição,
ao 1º Ofício de Registro de Distribuição das Comarcas de Niterói e de Campos de Goytacazes,
a fim de evitar a utilização de papel.
2. Como acessar
No menu Envio Eletrônico, submenu Ofícios Eletrônicos está liberado para todos os
funcionários do cartório para criação, alteração e conferência de informações, mas a função
“Enviar” está disponível apenas para os Titulares e seus Substitutos.
Figura 1 – Submenu Ofícios
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O sistema exibirá a tela Controle de Ofícios Eletrônicos.
Figura 2 - Tela Controle de Ofícios Eletrônicos.
3. Ofícios Eletrônicos Automáticos
Os ofícios automáticos de responsabilidade dos cartórios serão criados pelo sistema
sempre que incluir, alterar ou excluir qualquer um dos seguintes dados:
Na Tela de Alterações – Dados do Processo
Rito;
Tipo de ação;
Valor da causa;
Data de distribuição (Só para os processos antigos);
Peças de Origem (tipo, número, data, e delegacia)
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Imóvel constante da Dívida Ativa (número de inscrição, tipo de logradouro,
nome do logradouro, número, complemento, bairro, UF, cidade e CEP)
Certidões da Dívida Ativa (número, ano, moeda, valor moeda, valor UFIR,
natureza da dívida e número de inscrição do imóvel)
Inclusão de GRERJ (vide localização da guia GRERJ na tela abaixo)
Inclusão de motivo de ausência de GRERJ (vide localização da tabela na tela
abaixo)
Auditoria Militar
Autorização do Juiz Distribuidor
Ação Popular
Carta precatória
Custas do desarq. Em mais de uma guia
Declínio de Competência (Fed/Reg/OutraUF)
Desarq. a pedido do Estado / Município
Desarquivamento Compulsório pelo DEGEA
Desarquivamento de Processo Apensado
Dúvida (Registro Público)
Execução Fiscal
GRERJ – Município
Infância e Juventude
Infância e Juventude – Infratores
Isenção de custas para empresas estatais
Justiça Gratuita / Pedido de Gratuidade • M.P.
Número de Guia Invalido
Órfãos e Sucessões (só ao final do proc).
Parcelamento de Custas
Plantão
Por Dependência
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Recolhido por GREC ou DARJ
Recolhimento Protraído
Tribunal do Júri
Inclusão da GRERJ
A inclusão da GRERJ deve ser realizada na tela Alteração do Processo na aba GRERJ. Após
a inclusão da informação, clique no botão Incluir.
Figura 3 - Exibição da inclusão da GRERJ.
Baixa e Restauração de Processo
A Baixa de Processo e a Restauração de Processo, existente nos menus Processo,
submenus Baixa, Exclusão e Cancelamento de Processo / Baixa de Processo e Processo e
Baixa Exclusão e Cancelamento de Processo / Restauração de Processo. Esses processos não
criam ofício automático. Crie o ofício eletrônico manual na tela de Envio Eletrônico – Ofícios,
para que os registradores possam receber tais informações e possam adicioná-las em seus
sistemas, certificando automaticamente o sistema DCP quando do retorno do Ofício
Cumprido.
O Cadastramento, Exclusão, Cancelamento ou Restauração de Processo Antigo, que são
realizados no sistema pelo usuário do cartório, gera Ofício Eletrônico Automático.
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Os processos que são incluídos no sistema pelo Setor de Distribuição, somente poderão
ser excluídos pelo próprio setor, devendo a serventia solicitar a exclusão através de ofício
de papel encaminhado aquele setor. Quando a exclusão do processo for feita, o sistema
criará o Ofício Eletrônico Automático que aparecerá no dia seguinte na Situação “Criado” na
tela Ofícios Eletrônicos do Cartório ao qual o processo pertence.
Na Tela de Alteração – Dados do Personagem
Incluir ou alterar nome do personagem;
Incluir ou alterar filiação do personagem;
Incluir ou alterar pessoa jurídica ou física;
Incluir ou alterar a data de nascimento;
Incluir ou alterar a nacionalidade;
Alterar pólo do personagem;
Incluir ou alterar data da denúncia recebida;
Incluir ou alterar tipo do personagem (réu, autor, etc.)
Incluir ou alterar qualquer documentação do personagem
Excluir personagem no menu Processo – Baixa e Exclusão de Personagens –
escolhendo a opção “Exclusão de Personagem”.
Cancelamento de Exclusão de Personagem no menu Processo – Baixa e Exclusão
de Personagens – escolhendo a opção “Cancela Exclusão de Personagem”.
OBSERVAÇÃO: Baixa de Personagem e Restauração de Personagem
não geram ofício automático, crie ofício eletrônico manual na tela Envio
Eletrônico – Ofícios.
Na tela Andamento do Processo
Anotação Aguardando cumprimento da Pena (Art. 76 da Lei 9099/95)
Anotação da Data do recebimento da queixa ou denúncia
Anotação da Revogação da Suspensão do processo
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Anotação da Revogação da Suspensão do Processo (art. 89 da Lei 9099)
Anotação da Sentença criminal
Anotação da Suspensão da execução
Anotação da Suspensão do Processo
Anotação da Suspensão do Processo (Art. 366 CPP) - criminal e criminal-júri
Anotação da Suspensão do Processo (Art. 89 da Lei 9099/95) - Criminal e criminal-
júri
Anotação de Sentença para competência Empresarial (tipo Decretação de
Falência)
Anotação de Sentença por personagem (criminal e criminal-júri)
Anotação do Início da fase de execução
Anotação do Término da Suspensão do Processo (Art. 366 CPP) – Criminal e
criminal-júri
Anotação do Término da Suspensão do Processo (Art. 89 da Lei 9099/95)
Anotação do Trânsito em Julgado
Anotação do Trânsito em Julgado (Júri) (criminal e criminal-júri)
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OBSERVAÇÃO: Toda vez que ocorre exclusão de um destes
andamentos o sistema gera ofício automático.
Outros procedimentos que geram ofícios automáticos:
Anotação de desmembramento
Cadastramento de Processo Antigo
Anotação somente dos secundários abaixo relacionados:
Declaratória incidental
Embargos do devedor
Embargos à adjudicação
Embargos à arrematação
Embargos à arrematação/adjudicação
Embargos à concordata
Embargos à execução
Execução de sentença
Execução de obrigação de fazer
Execução de prestação alimentícia
Execução de sentença
Execução provisória
Habilitação (Art. 1055 do CPC)
Habilitação de crédito
Justificação
Medida cautelar - alienação de bens apreendidos
Medida cautelar incidental
Oposição
Prestação de contas
Produção antecipada de provas
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Revisão de alimentos provisórios
Seqüestro
Alteração dos secundários acima relacionados
Exclusão dos secundários acima relacionados
Cancelamento da Exclusão do processo secundário
Exclusão do processo (quando realizado pelo Setor de Distribuição)
Cancelamento da exclusão do processo (quando for feita pelo Setor de
Distribuição)
Cancelamento do Processo (quando for feita pelo Setor de Distribuição)
Restauração do Cancelamento do Processo (quando for feita pelo Setor de
Distribuição)
Sobre os Ofícios Eletrônicos Automáticos
As distribuições, que são realizadas diariamente, geram ofícios eletrônicos automáticos,
e aparecem na tela de Ofícios Eletrônicos dos cartórios, para os quais os processos foram
distribuídos, com a Situação “Criado”.
Toda inclusão ou retificação de dados cadastrais ou lançamento de andamentos
processuais no sistema que for excluída no mesmo dia de sua inclusão não gerará ofício
eletrônico automático.
É importante ressaltar que: as alterações no sistema são realizadas, mas os ofícios
eletrônicos automáticos não ficam imediatamente disponíveis na tela para consulta. A
visualização dos ofícios estará disponibilizada no dia seguinte. Antes, o sistema verifica as
alterações relevantes realizadas e as selecionará para os registradores, o que gerará o ofício
automático para cada processo.
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Pesquisa de Ofícios Automáticos e Manuais
Há possibilidade de pesquisar os ofícios automáticos ou manuais por determinado
período, por processo ou por ofício. Veja a seguir:
Pesquisa por Período:
Selecione por Período, informe a Data Inicial e Data Final, (máximo de trinta dias para
pesquisa). Clique no botão Pesquisar ou tecle TAB.
Pesquisa por Processo:
Selecione por Processo, informe o número do Processo. Clique no botão Pesquisar ou
tecle TAB.
Figura 4 - Pesquisa por Período
Figura 5– Pesquisa por número do processo
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Pesquisa por Número do Ofício:
Selecione por nº Ofício, informe o Nº Ofício. Clique no botão Pesquisar ou tecle TAB.
Figura 6 - Tela Controle de Ofícios Eletrônicos – Pesquisa por Ofício.
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Histórico
Na aba Automático, clique no botão Histórico.
Figura 7 – Botão Histórico
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O sistema abrirá a tela Histórico do Ofício Eletrônico, aonde é permitida a pesquisa das
datas do envio do ofício eletrônico para os Registradores, da criação do ofício, da expedição
do ofício, do cumprimento do ofício, além do nome do Arquivo de envio e o nome do arquivo
pelo qual o Registrador cumpriu o ofício.
Observe as situações do ofício:
Criado - Situação dos ofícios criados (automático ou manual) e disponíveis para
análise do responsável do cartório. Após dois dias de criados, caso não sejam
enviados pelo Responsável pela serventia, os ofícios automáticos serão enviados
pelo sistema aos Registradores.
Expedido – Situação do ofício após o Escrivão autorizar o envio do mesmo. Para
isto, clique no botão Enviar.
Enviado – Situação após o envio do ofício, quando o Registro de Distribuição
recebe o ofício efetivamente pelo sistema.
Cumprido – Situação após a resposta do Registro, informando o cumprimento.
Devolvido – Situação do Oficio após a resposta do Registro, informando não ter
cumprido e o motivo do não cumprimento.
Figura 8 - Tela Histórico do Ofício Eletrônico.
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Visualização do Ofício Automático
Após a disponibilidade do ofício automático pelo sistema, no prazo de um dia, verifique
os ofícios que foram criados automaticamente através do botão Visualizar na tela Controle
de Ofícios Eletrônicos.
Figura 9 - Ofícios que foram criados automaticamente.
O sistema abrirá a tela Visualizador de Ofícios Eletrônicos. Nela, mostrará o status do
processo Antigo e Novo. Este procedimento só se dará para os ofícios automáticos! No ofício
manual, o botão Visualizar fica desabilitado, pois visualiza o tipo de ofício manual criado. Ex:
Ofício de Baixa de Processo.
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Tela de visualização de um ofício automático:
Figura 10 - Visualização de Ofícios Eletrônicos.
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O Escrivão, ou RE, verifica os ofícios criados automaticamente e, em até dois dias úteis,
determina aqueles que deverão ser enviados eletronicamente. Para tanto, seleciona os
ofícios na coluna Expedir.
Figura 11 - Ofícios criados automaticamente.
O sistema possibilita o envio de todos os ofícios de uma só vez, através do botão Marca
Todos. Para finalizar, clique no botão Expedir.
Figura 12 - botão Marca Todos.
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A Situação dos ofícios passará de “Criado” para “Expedido”.
Figura 13 - Alteração da Situação.
Após o recebimento do documento pelos Ofícios de Registro no dia seguinte, a Situação
será alterada para “Enviado”. Faça consultas constantes a fim de verificar se os
procedimentos foram ou não cumpridos.
OBSERVAÇÃO: Não é possível excluir ofício eletrônico automático. Caso
o escrivão verifique que houve algum erro de inclusão/alteração de
dados, deve corrigir nas telas de alteração/andamento do processo, o
que criará novo ofício automático.
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4. Ofícios Eletrônicos Manuais
São utilizados para os procedimentos que não permitem o envio de ofício eletrônico
automático. É denominado ofício manual porque é o usuário quem cria o ofício, indicando o
nº. do processo, o nome do personagem (se for o caso) e o motivo do ofício manual (tipo de
anotação a ser feita no processo ou no personagem).
Ofícios manuais do processo:
Acesse a tela Controle de Ofícios Eletrônicos e clique no botão Novo, conforme
demonstrado abaixo:
Figura 14 - Tela Controle de Ofícios Eletrônicos.
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O sistema habilitará os seguintes campos:
Processo: Digite o número do processo;
Destinatário: Escolha o destinatário;
Anotação: Escolha o tipo de anotação a ser informada.
Figura 15 - Habilitação dos campos.
Com os campos informados, o sistema mostrará a janela preenchida. Observe:
Figura 16 - Exemplo da tela sendo preenchida.
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Anotações do Processo
As anotações referentes ao processo são:
Anotação de encerramento da insolvência
Anotação de cancelamento da insolvência
Anotação da execução de honorários advocatícios
Baixa no registro por arquivamento de peças informativas
Baixa no registro por arquivamento de peças informativas ou de inquérito policial
Baixa para Redistribuição ou por Declínio de Competência
Baixa pela Devolução da Carta Precatória
Baixa pelo Cumprimento de Medidas Preparatórias
Baixa pelo Provimento 33/2000
Baixa por Absolvição
Baixa por Extinção do Processo
Baixa no Registro por Rejeição da Queixa/Denúncia”
Cancelamento da anotação da baixa de Processo/Carta Precatória
Cancelamento da anotação da restauração de Processo
Cancelamento da anotação de cancelamento da insolvência
Cancelamento da anotação de encerramento da insolvência
Cancelamento da anotação da execução de honorários advocatícios
Cancelamento do Processo por determinação judicial
Restauração da Distribuição por determinação judicial
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Após escolher o tipo de anotação, clique em Incluir. Os dados serão exibidos na tela
conforme demonstrado abaixo:
Figura 17 - Dados exibidos na tela.
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Após incluir as anotações, clique em Gravar. Os números dos ofícios eletrônicos criados
são visualizados na coluna correspondente.
Figura 18 - Visualização dos números dos ofícios eletrônicos.
OBSERVAÇÃO: É importante ressaltar que os números dos ofícios
eletrônicos não seguem a numeração dos ofícios normais da serventia.
A numeração é única para todas as serventias.
Clique no botão Marca Todos e a coluna Expedir ficará com todos os ofícios marcados.
Figura 19 –Ofícios marcados.
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Clique no botão Expedir. A coluna Situação será alterada para “Expedido”, conforme
demostrado abaixo:
Figura 20 - Demonstração de alteração da coluna Situação.
Após o recebimento pelos Ofícios de Registro, a Situação será alterada para “Enviado”,
consulte constantemente para verificar se os procedimentos foram ou não cumpridos.
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O sistema só permitirá a exclusão se o mesmo estiver com a Situação “Criado”,
“Expedido” ou “Devolvido”. Caso seja necessário excluir um ofício manual, clique na linha
do ofício, clique no botão Excluir, e após no botão Gravar, conforme tela a seguir:
Figura 21 - Excluindo um ofício manual.
O sistema excluirá o oficio eletrônico manual selecionado.
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Ofícios Manuais do Personagem
Clique no botão Novo, conforme demonstrado abaixo:
Figura 22 – Botão Novo.
O sistema habilitará os seguintes campos:
Processo: Digite o número do processo;
Destinatário: Escolha o destinatário;
Personagem: Escolha o personagem pertinente à anotação.
Com os campos informados, o sistema mostrará as janelas preenchidas.
Figura 23 - Habilitação dos campos.
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Tipo de Anotação do personagem
Escolha o tipo de Anotação do personagem.
Figura 24 - Campos preenchidos.
Os tipos de anotação possíveis para personagem são:
Absolvição do Personagem por Instância Superior
Anotação da execução de sentença criminal
Anotação da homologação da transação penal
Anotação de impronuncia
Anotação de reabilitação
Anotação da Suspensão da Pena
Anotação de óbito
Anotação do trancamento penal
Anotação do cancelamento da Insolvência
Anotação do encerramento da Insolvência
Anotação da Execução de Honorários Advocatícios
Baixa por absolvição
Baixa de personagem por determinação judicial
Baixa por extinção da punibilidade
Baixa no Registro por Rejeição da Queixa/Denuncia
Baixa no Registro por arquivamento de Peças Informativas ou de Inquérito Policial
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Cancelamento da Anotação de Absolvição de Personagem por Instância Superior
Cancelamento da anotação da baixa de personagem
Cancelamento da anotação da execução de sentença criminal
Cancelamento da anotação da homologação da transação penal
Cancelamento da anotação da impronuncia
Cancelamento da anotação da reabilitação
Cancelamento da anotação da suspensão da pena
Cancelamento da anotação da restauração de personagem
Cancelamento da anotação de óbito
Cancelamento da anotação do recebimento de denúncia
Cancelamento da anotação do trancamento penal
Cancelamento da Anotação de Cancelamento da Insolvência
Cancelamento da Anotação de Encerramento da Insolvência
Cancelamento da Anotação da Execução de Honorários Advocatícios
Cancelamento da Anotação de Condenação de Personagem por Instância
Superior
Condenação de Personagem por Instância Superior
Restauração de distribuição de personagem por determinação judicial
Selecionado o tipo de anotação, inclua todos os ofícios manuais desejados. Clique no
botão Gravar para que os ofícios sejam gerados. Clique no botão Marca Todos para enviar
de uma vez só todos os ofícios. Clique no botão Enviar a fim de mudar a Situação de “Criado”
para “Expedido”.
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5. Recebimento dos Ofícios Eletrônicos pelos
Distribuidores
Todas as noites, os ofícios manuais e automáticos são enviados eletronicamente para os
Ofícios de Registros de Distribuição, na ordem na qual o escrivão autorizou o envio na tela
de ofício eletrônico. Desta forma, quando pesquisar os ofícios criados em um determinado
período, a Situação destes será “Enviado”.
Figura 25 - Pesquisa de ofícios em um determinado período.
Após o processamento dos dados pelos Distribuidores, os usuários do TJ poderão
verificar se os ofícios foram ou não cumpridos integralmente.
Ofícios Cumpridos
Os ofícios que foram cumpridos terão esta situação informada na coluna Situação.
Figura 26 - Exibição da Situação – “Cumprido”.
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Quando o oficio criado constar na lista, com a Situação “Cumprido”, significa que o Ofício
de Registro já realizou a anotação.
Algumas destas anotações serão automaticamente atualizadas no sistema, tais como:
Baixa para redistribuição ou por declínio de competência
Baixa pela extinção do processo
Baixa pelo Provimento 33/2000
Baixa por absolvição
Baixa por extinção da punibilidade
Baixa por extinção do processo
Baixa por cumprimento da carta precatória
Baixa pelo cumprimento de medidas preparatórias
Restauração da Distribuição por determinação judicial
Baixa de personagem por determinação judicial
Restauração de Distribuição de personagem por determinação judicial
Observe que na coluna Situação constará a baixa realizada automaticamente.
Figura 27 - Exemplo de baixa realizada automaticamente.
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OBSERVAÇÃO: Não baixe / restaure / cancele o processo ou o
personagem no sistema antes de criar e enviar ofício eletrônico
manual, pois quando o ofício voltar cumprido o próprio sistema faz o
procedimento de baixa/restauração automaticamente.
Ofícios Devolvidos
Os ofícios processados pelo sistema dos Distribuidores, cujas informações não
coincidirem com as anotadas, serão devolvidos. Esta informação refletirá na consulta dos
ofícios eletrônicos, tanto nos manuais como nos automáticos. Para visualizar somente os
ofícios “devolvidos” selecione esta situação na tabela, na coluna Situação, conforme
demonstrado abaixo:
Figura 28 - Visualização somente dos ofícios devolvidos.
Para verificar o motivo da devolução, clique na linha correspondente ao processo e
verifique as informações constantes no campo Observação Destinatário.
Figura 29 - Verificando o motivo da devolução.
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Para responder a questionamento do Oficio de Registro, escreva um retorno no campo
Resposta e digite a solução para a questão. Em seguida, clique em Alterar e depois em
Gravar.
Figura 30 - Exemplo de resposta.
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Após clicar no botão Gravar, o sistema gravou a resposta digitada. Para enviar o ofício
novamente com a resposta para o Distribuidor, o escrivão deve selecionar a coluna Expedir
e clicar em Expedir. Neste momento, a Situação do oficio será alterada para “Expedido” e,
no dia seguinte, para “Enviado”.
Figura 31 - Mudança da Situação.
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6. Impressão de Relatórios das Situações
Para imprimir relatórios das situações dos ofícios (criados, expedidos, enviados,
devolvidos e cumpridos), clique no botão Imprimir.
Figura 32 - Botão Imprimir.
Escolha a opção da Pesquisa “por Período” ou “por Processo”. Selecione os campos
Situação e Tipo. Clique no botão OK.
Figura 33 - Tela Impressão de Relatório de Ofícios Eletrônicos.
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Visualização da impressão do relatório:
Figura 34 - Visualização de impressão do relatório.
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7. Histórico de Versões
Versão Data Descrição da alteração Responsável
1.0 21/02/2017 Revisão do conteúdo Elizabeth Delmar
1.0 03/03/2017 Revisão do template / ortográfica Mariana Almeida /
Joanna Fortes