Base de Conhecimento

Alan do Nascimento Carlos, MCTCertified ITIL and COBIT

Material Técnico

Sharepoint – Portal Wiki e motor do KB

Implantando o Sharepoint Server

http://social.technet.microsoft.com/wiki/pt-br/contents/articles/12414.sharepoint-2013-guia-de-sobrevivencia.aspx

Tipos de Artigos

Tipo de Artigo Base de Dados Responsável Colaboradores Publico Alvo

Informações de um projeto KB de Projetos Atendimento ao cliente (VIP, Suporte, etc.)

Todos que estiverem trabalhando de alguma forma no projeto e possa acrescentar

Ex.: Pré-vendas Serviços Suporte Testes

Times internos

Artigo técnico de boas práticas de configuração de ambiente

KB da Solução ou Vertical de Negócio

Serviços Todos que estiverem trabalhando de alguma forma no projeto e possa acrescentar

Ex.: Serviços Suporte Testes

Times internos e clientes

Artigo técnico de boas práticas de configuração de software

KB da Solução ou Vertical de Negócio

Serviços Todos que estiverem trabalhando de alguma forma no projeto e possa acrescentar

Ex.: Serviços Suporte Testes

Times internos e clientes

Artigo técnico de resolução de incidente

KB da Solução ou Vertical de Negócio

Suporte Todos que estiverem trabalhando de alguma forma no projeto e possa acrescentar

Ex.: Suporte Testes

Times internos e clientes

Artigo técnico explicando uma funcionalidade e seus benefícios ao cliente

KB da Solução ou Vertical de Negócio

Produtos Todos que estiverem trabalhando de alguma forma no projeto e possa acrescentar

Ex.: Produtos Arquitetura Suporte

Times internos e clientes

Criando uma Base de Conhecimento

Um wiki é um site projetado para que grupos de pessoas capturem e compartilhem ideias rapidamente, criando páginas simples e vinculando-as umas às outras. Sua organização pode usar wikis para diversas finalidades.

Em grande escala, você pode compartilhar grandes volumes de informações em um wiki corporativo. Já em uma escala menor, você pode usar um site de equipe como um wiki para reunir e compartilhar ideias sobre um projeto rapidamente.

Criando uma Base de ConhecimentoVá na administração do portal do Sharepoint Server – Conjunto de Sites – Criar conjuntos de sites:

Criando uma Base de ConhecimentoDefina o nome do seu Conjunto de Sites Wiki (Wiki Corporativo), pois dentro desse tipo de publicação, será possível você inserir páginas para cada novo artigo criado.

Criando um Artigo (Técnico ou Projeto)Depois do Portal Wiki criado, inicie seu projeto criando uma página. Relembrando que cada página criada corresponde a um novo artigo.

Editando um Artigo (Técnico ou Projeto)Depois do Portal Wiki criado, inicie seu projeto criando uma página. Relembrando que cada página criada corresponde a um novo artigo.

Gestão de Ativos do seu KBPara manter organizado, carregue seus ativos na biblioteca disponível em seu portal Wiki. Dê nomes, versão, palavras-chaves, comentários, etc. Depois esse ativo, por exemplo imagem, será utilizado sempre por todos conforme a necessidade. Vá em Configurações – “Conteúdo do Site”.

Propriedades de Search Engine OptimizationA cada novo artigo inserido, edite o SEO para ajudar os motores de pesquisas internos e externos, com títulos, descrição META, keywords. Vá em Página – “Editar Propriedades SEO”

Palavras ChavesVocê pode (deve), inserir palavras chaves em seus artigos para facilitar a pesquisa. Faça isso nas configurações de SEO da página (artigo).

Propriedades do ArtigoVocê pode alterar as propriedades do artigo, inserindo e-mails do contato, nome, público-alvo para quem o artigo será direcionado sempre que alterado, criado, etc.

Marcas (Tags)Além das palavras-chaves, o Sharepoint possui as marcas que podem ser usadas de forma colaborativa, criando-se até a famosa Nuvem de Tags, para pesquisas. Essas tags podem ser publicas ou privadas. Abra Página – vá em “Marcas e Notas”.

Histórico de VersõesAcompanhe o histórico de mudanças nos artigos e documentos, avaliando se os conteúdos inseridos são uteis, necessidade de recuperação de uma informação anteriores, comparações. Vá em Página – “Histórico de Páginas”

Design – Home PageInsira na sua Home Page de Wiki os Artigos mais acessados, itens populares, entre outras informações. Vá na home page – Editar – Inserir – Web Part – Categorias (Conteúdo orientado para a busca).

Design – Itens PopularesInsira na sua Home Page de Wiki os Itens Populares, orientado assim os usuários.

Design – PesquisaInsira uma caixa de pesquisa na página inicial de seu site, facilitando assim a pesquisa. Para realizar esse processo, vá em Página – Editar – Web Part – Pesquisa – Caixa de Pesquisa.

Design – Itens RecomendadosInsira na sua Home Page de Wiki os Itens Recomendados, definidos por você, orientado assim os usuários.

Design – Web PartsVocê pode inserir Web Parts de conteúdos em seu artigo como vídeos, documentos, assinaturas RSS de outros sites, e muitos outros itens.

Fluxos de TrabalhoÉ possível também realizar alterações em fluxos de trabalho do Sharepoint. Com essa funcionalidade podemos criar e/ou alterar fluxos de aprovação, alertas, formas de funcionamento e muito mais. Para executar esse processo é recomendável o uso do Sharepoint Designer.

Sharepoint - Mais Informações

http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/criar-e-editar-um-wiki-HA010378214.aspx

Inventário de Informações

Inventário de InformaçõesEm artigos relacionados a projetos, seja sucinto nas informações e use ferramentas de captura dinâmicas, para que mensalmente (através de reuniões de revisão) você capture de forma fácil as informações técnicas mais atuais do ambiente e apenas anexe essas informações em seu artigo, gerando ainda histórico de tais informações. Use o MSINFO ou o DXDIAG (comandos nativos).

Greenshot – Captura de Telas

Greenshot

Com o Greenshot você pode optar por três tipos de captura de imagem: da tela inteira, de uma região selecionada pelo mouse (na qual aparece, respectivamente, largura e altura em pixels) e a de captura da janela atual.

Editar a imagem, inserir textos e marcações, com sombreamento, cores, e outras funcionalidades.

Visio – Desenho de Fluxos e Ambientes

Visio

http://office.microsoft.com/pt-br/visio-help/tarefas-basicas-no-visio-HA102749197.aspx

Sharepoint Designer – Avançado