Orçamentos de Manutenção - CENTRAL SIGMA · 7 Tipos de Orçamento Basicamente temos dois tipos...

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ORÇAMENTOS DE MANUTENÇÃO

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ORÇAMENTOSDE MANUTENÇÃO

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Nesse e-book vamos apresentar algumas orientações e dicas que

devemos tomar ao montar um orçamento da manutenção, seja ele

anual, de terceiros ou até mesmo de futuros investimentos na

planta. Montar e estimar os possíveis gastos é fundamentar para

seguimos na direção certa, evitado imprevistos e gastos

desnecessário.

Devido a esse pontos e a outros mais que surgem é que a confecção

de orçamentos sempre estão presentes nas empresa e não só no

setor de manutenção.

Utilize esse E-book como uma leitura orientativa sobre as sua gestão

no setor, interprete de forma com que as informações contidas nele

façam toda a equipe crescer.

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As despesas de manutenção devem sempre ser previamente estimadas e avaliadas. Em caso de

avaria grave ou de sinistro isto é mandatório.Pode ser que a recuperação do item avariado ou

sinistrado não seja financeiramente viável, mas apesar de tudo pode ser que o reparo seja

desejado ou obrigatório.

Uma estimativa de custo usualmente não é feita para cada pedido de reparo de equipamentos

dentro da empresa. No entanto é necessário que exista uma estimativa dos gastos mensais e que

estas estimativas estejam integradas num plano anual de gastos que chamaremos de orçamento

anual.Deve haver um orçamento mensal e anual que deve ser honrado e cumprido.

Para ser avaliada financeiramente, para saber como está usando o dinheiro da empresa e com

quais resultados, é necessário que a Manutenção faça uma estimativa de gastos para o período.

Normalmente este período é o ano.

A Manutenção deve fazer este orçamento ou estimativa de despesas de manutenção em uma

unidade de produção qualquer, junto com os proprietários, donos da máquina ou com os usuários

destas máquinas.

Dentro de uma empresa, quem usa os equipamentos é a Operação ou a Produção.

Deste modo devemos fazer o orçamento em conjunto com a equipe de operação para que os

valores sejam os mais próximos da realidade esperada. Entendemos que a Operação ou a

Produção é a entidade, na empresa, que mais e melhor sabe o que vai produzir e com isto sabe o

quanto vai necessitar e solicitar das máquinas. Não é da competência da Manutenção discutir a

carga de trabalho das máquinas.

A Necessidade de um Orçamento

Esta estimativa de gastos e de

desembolsos é chamada de Orçamento.

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Compete ao pessoal da manutenção quantificar

os custos desta carga de trabalho e apresentar os

dados. Se a empresa entender que o custo de

operar é alto demais deverá arcar com as

consequências.

Os valores esperados de carga de trabalho

devem ser estimados em conjunto e os valores

esperados e que serão colocados nos orçamentos

devem ser encontrados em conjunto pela

Manutenção e pela Operação.

Como faremos uma estimativa é necessário que

coloquemos estes valores esperados dentro de

parâmetros os mais realistas possíveis, dentro da

real necessidade da empresa e da manutenção

de suas máquinas.

E possível que o orçamento seja adequado e que

já esteja estimando dentro dos menores valores

viáveis possíveis.

Só que sempre existem os tais “cortes

orçamentários”. O risco é um orçamento ficar

abaixo do mínimo necessário e não ser efetuada

uma manutenção adequada para a carga de

trabalho desejada.

Definições deOrçamento

Discriminação de origem e destino de

recur sos a se rem usados para

determinado fim.

Discriminação e detalhamento da origem

e do destino dos recursos da empresa e

como serão aplicados para manter os

itens, ativos, máquinas e equipamentos,

em condição de produção, em condições

de cumprirem a função esperada.

Discriminação de como serão usados os

recursos para manter os itens em

condições de produzir e ajudar a empresa

a cumprir a emissão esperada.

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Os orçamentos de manutenção devem ser feitos

periodicamente. Podem ser feitos anualmente,

sem reajuste. Podem ser feito anual com reajuste

mensal ou trimestral.

Os orçamentos em época de estabilidade

financeira devem ser feitos anualmente e sem

estimativa de correção de valores.

No entanto, em épocas de instabilidade

financeira e de inflação, é recomendo que exista

algum dispositivo para restabelecer o valor

monetário discriminado para que ainda seja

possível adquirir o item ou prestar o serviço

Quando fazer oOrçamento deManutenção?

Em manutenção devemos fazer todo o ano uma

estimativa de quanto gastaremos no próximo

período em materiais, em mão de obra e outros

tipos de despesas.

Faremos um orçamento de quanto esperamos

gastar no próximo período.

Os orçamentos de manutenção devem ser feitos

por duas razões principais:

a - Para estimar e prever os custos de manter os

equipamentos.

b - Para estimar e prever os custos dos serviços de

manutenção.

Além do mais, o orçamento deve ser feito para

que se tenha um parâmetro, um valor para lutar,

uma meta para cumprir. Será muito difícil avaliar

os resultados se não tivermos uma meta para

comparação.Não se deve tentar nada se não se

tem um alvo, uma meta a atingir.

Por que fazer oOrçamento deManutenção?

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O orçamento de Manutenção deverá ser feito

pelos que executam a manutenção, dentro das

regras e do modo de agir que está definido no

Manual do Financeiro.

No entanto, para se ter maior visão das metas da

empresa e dos níveis de produção, este

orçamento deverá ser feito por dois parceiros

mais envolvidos com a produção, ou seja, a

equipe de operação e a de manutenção.

Não é desejável que este orçamento seja feito

pela financeira ou pela equipe de contabilidade.

Repito, desejável ser feito pela Manutenção e

Operação em conjunto.

Entretanto, normalmente, nos orçamentos de

Manutenção estão envolvidos os seguintes

departamentos das empresas: Operação ou de

Fabricação, Manutenção, Financeiro ou de

Contabilidade, e Departamentos de Pessoal ou

Quem deve fazer oOrçamento deManutenção?

O orçamento, como já adiantado anteriormente,

deverá ser feito na manutenção e pelo pessoal de

gerenciamento e supervisão da manutenção.

Este orçamento será detalhado com apoio do

pessoal de operação.

Este orçamento deverá atender as metas de

produção e necessidades da empresa. Além

disso, no orçamento de manutenção deveremos

fazer constar tudo o que espera desembolsar no

período coberto pelo orçamento, não só as

informações de mão de obra e de material usado

nos reparos, mas ainda de administração,

controle, PCM e outros.

Deverá ser feito dentro das regras contábeis da

empresa e dentro de métodos contábeis da

empresa. Onde nele conste não só a parte de

custeio, mas também a parte de investimentos.

Onde fazer oOrçamento deManutenção?

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Tipos de Orçamento

Basicamente temos dois tipos de orçamentos com que temos que lidar: o Orçamento de Custeio e

o Orçamento de Investimentos, que depois são reunidos em um único e tornam-se um único

orçamento consolidado.

Orçamento de Custeio

São as despesas efetuadas no dia a dia para que a

empresa continue produzindo.

O Orçamento de Custeio deve indicar o que se

pretende gastar e onde se pretende gastar para

manter o sistema funcionando.

Deve detalhar e mostrar em quais equipamentos

que nós da manutenção despenderemos uma

parte do capital da empresa para manter esta

empresa funcionando e produzindo dentro das

necessidades de produção.

O orçamento deve indicar a Natureza dos Gastos

esperados, os códigos quanto a Função do Gasto,

os códigos quanto a Apuração e os códigos

quanto a Formação.

Do mesmo modo o orçamento deve indicar em

quais centros de custos e centros de

responsabilidade os valores serão despendidos.

Definições deOrçamento de Custeio

A discriminação de origem e destino de

recursos que descreve todas as despesas e

desembolsos que uma empresa deve

efetuar para se manter funcionando, não

só na parte de máquinas, mas também na

parte administrativa e ainda demais

divisões e departamentos da empresa.

A discriminação e detalhamento da

origem e do destino ou aplicação de

recursos que a Manutenção na empresa

necessita para manter os ativos em

condição de produção, em condições de

cumprirem a função esperada do item,

equipamento ou bem, ou para mantê-los

em condição de cumprirem a missão

esperada da empresa.

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O que considerar ao fazer umorçamento de custeio

Para fazer um orçamento de custeio você deve

considerar:

As despesas e desembolsos efetuados nos

anos anteriores

A tradição de produção

O que se espera acontecer e produzir para

o próximo ano, supondo que se esteja

fazendo um orçamento anual

Favor notar que aumento e alterações de

máquinas (investimentos de produção)

usualmente trazem aumento nos valores de

custeio da manutenção.

Quais valores devo usarcomo base em umorçamento de custeio

Um orçamento de custeio para a manutenção

para ser feito deve basear-se:

Na experiência anterior de custos de sua

manutenção de sua empresa

Nos níveis de produção esperados para o

período

Na idade dos equipamentos

Na tendência de preço da mão de obra (na

remuneração, na idade, em cada

especialidade e na escolaridade)

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Orçamento de Investimento

Pede-se não confundir Investimentos de

Manutenção com Investimento de Produção.

Nos investimentos de produção estão as

solicitações de verbas para máquinas e itens que

aumentam o potencial produtivo da empresa.

São chamados de Investimento para a produção e

estas solicitações e devem ser feito pela

Produção.

Esta solicitação de verbas para a substituição de

máquinas e itens para manter ou atualizar o

processo produtivo deve ser feita e proposta pela

Produção, ainda que seja detectada e justificada

por aumento de gastos em procedimentos da

manutenção e indicada a necessidade pela

Manutenção.

Veja o caso: a manutenção detectou que uma

máquina está em fim de vida e que será muito

difícil e oneroso manter esta máquina

funcionando dentro dos padrões corretos. A

manutenção demonstra e documenta esta

necessidade para a equipe de produção. Em

continuação a Produção é que deverá incluir esta

máquina em seu orçamento de investimentos.

Definições deOrçamento de Investimento

A discriminação da origem e destino de

recursos a serem usados para aumentar o

potencial da empresa, para aumentar o

seu ativo. Isto é usado para detalhar e

indicar onde se deve adicionar novos

equipamentos e itens que aumentarão o

potencial da empresa em produzir mais e

melhor. Incluam-se aqui as melhorias ou

aquisição de equipamentos de controle de

poluição ambiental, de melhoria de

segurança do trabalho, etc.

A discriminação e detalhamento da

origem e do destino e aplicação dos

recursos que a Manutenção necessita para

aumentar o seu potencial de manter os

ativos em condição de produção, manter

os ativos em condições de cumprirem a

função esperada deles e de cumprirem a

missão esperada da empresa.

Não deve ser a manutenção quem pede

verbas para investir e mudar máquinas

para o aumento de produção ou para

melhoria do processo produtivo.

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Disto implica que é a Manutenção quem pede para investir e para adquirir máquinas novas para seu uso em

manutenção. Pede e justifica a necessidade de adquirir instrumentos novos, para adquirir dispositivos de

testes e etc.

Assim um torno mecânico usado na oficina de manutenção será adquirido quando se constata que as peças

produzidas na manutenção para uso em manutenção tornam alguns processos de reparo mais rápidos e

mais baratos que outras alternativas.

A finalidade do orçamento de investimento da manutenção é de ampliar e tornar mais eficiente o processo

de manutenção, atualizando-o nas melhores técnicas.

Mas a atualização destas técnicas deve ter sua justificativa financeira. Não se compram novos

equipamentos para facilitar a vida da manutenção ou de seu pessoal, mas sim para tornar a manutenção

mais produtiva e eficiente. Com isto melhora o progresso de manutenção com suas consequências

benéficas para a empresa.

Ao pedir verbas para aquisição de novos bens a Manutenção deverá justificar onde utilizará o item e quais

benefícios ele trará, e sempre que possível estimar um valor de ganho no processo de manutenção.

Modelos de Orçamento de Manutenção

Diversos são os modelos de estimativas ou de orçamentos que se pode fazer. Os modelos mais usuais que podem ser feitos são:

A - Custo de manutenção orçado e fixado por equipamento. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou médio para este equipamento.

B - Custo de manutenção orçado e fixado por unidade a ser mantida. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou

médio para esta unidade (Seção, Setor,etc.).

C - Custo de manutenção orçado e fixado por quantidade de itens a serem produzidos. Neste caso o valor orçado para ser usado em manutenção é fixado e estabelecido em função da quantidade de cada item a ser produzido. O valor final orçado (ou estimado) deverá variar com a quantidade de itens a serem produzidos.

D - Qualquer combinação dos itens citados acima.

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O SIGMA tem a solução!

O SIGMA - Sistema Gerencial de

Manutenção, utilizado como uma ferramenta

gerencial completa de manutenção, não poderia

deixar de lado o controle dos gastos da

manutenção que é, obviamente, de suma

importância para o setor.

O SIGMA dispõe de ferramentas específicas para

a identificação e controle dos diversos custos de

manutenção: uma deles é o relatório de

“Consumo de OS’s Programadas”. Nele

identificamos a provisão de peças relacionadas às

próximas manutenções preventivas. Além das

peças o custo também pode ser consultado.

Abaixo temos a imagem da tela de “Relatório de

Custos” utilizada para extrair os gastos em

Ordens de Serviço. Os gastos com Peça, Hora

Trabalha Normal, Horas Trabalhada Extra estarão

presentes nesse relatório e devidamente

identificados.

Dentro do pilar “CUSTOS” há outras tipos de

ações que podem ser feitas como emitir Gráficos

de Custos, modificar o Homem Hora de um

mantenedor (HH), Fechamento Contábil, entre

outros.

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