ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS

ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOSProfa. Esp. Priscila de Souza Raymundo ChichinelliE-mail: profa.priscilasouza@gmail.comAlgumas DefiniesOrganizao

Associao ou instituio com objetivos definidos.

Quem sou euNosso objetivo assegurar negcios bem-sucedidos no longo prazo, com lderes conscientes e genuinamente interessados pelas questes ambientais e pelo desenvolvimento econmico e social. Para tanto, precisamos de estratgias, iniciativas inovadoras e processos robustos, que permitam acompanhar a evoluo de nossa performance.

Algumas DefiniesSistema

Disposio das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.

5Algumas DefiniesAtividade

Qualquer ao ou trabalho especfico.

6Algumas DefiniesProcesso

Maneira pela qual se realiza uma operao segundo determinadas normas.

(Fonte: Aurlio Buarque de Holanda)

7Definio OSM Funo mista de Organizao e Planejamento, desenvolvendo-se na construo da estrutura de recursos e de operaes de uma instituio, assim como na determinao de seus planos, principalmente na definio dos procedimentos, rotinas e dos mtodos.

(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organizao e Mtodos. So Paulo: Atlas, 1998)

Definio OSM Estudo das organizaes por meio da anlise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interlig-las de forma sistmica.

(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)

OSM antes...Apenas aconselhamento, muito isolado;Pouca preocupao com oo que, mais com o como;Pouco ligado ao objetivo da empresa;Organizava, por organizar;Excesso de formulrios;Mero desenho de fluxogramas;

OSM hoje...Atualmente mais focada em processos:Mais estratgicaNo planeja pela organizaoMtodos para alcanar os objetivos da organizaoAuxilia na elaborao (ou melhoria) dos procedimentos

OSM hoje...Consultoria: melhorar os processos da empresaFormulrios, organogramas e fluxogramas so ferramentas

Objetivos OSMEliminar o intil ou suprfluo

Maximizar os resultados

Otimizar recursos e minimizar custos

Funes de OSMIntroduzir mtodos de trabalho mais eficazes:Bom nvel de produtividadeMinimizao de ociosidadeAo menor custo possvelFunes de OSMEficincia versus EficciaProporcionar melhores resultados com:PessoalMaterialEspao fsicoTempoAplicaes de OSMEstrutura organizacional:

Descrever o objetivo e as funes de cada uma das unidades empresariais;Projetar a criao, unio ou eliminao de unidades, e acompanhar a execuo;Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessrios;

Aplicaes de OSMDesenvolvimento organizacional:

Estudar e definir os ciclos organizacionais;Analisar aes alternativas visando a maturidade;Avaliar os impactos decorrentes de aes;Estruturar o treinamento, adequando-o s necessidades;

Aplicaes de OSMRacionalizao do trabalho:

Definir o fluxo das decises nos sistemas;Definir a movimentao de documentos;Estudar os sistemas e rotinas administrativas;Melhorar os mtodos de trabalho atravs da anlise e criao de formas alternativas;Definir os formulrios e demais instrumentos que acompanham as solues adotadas;Pesquisar evolues tecnolgicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas reas;Desenvolver internamente novas solues tecnolgicas;Estruturas das reas de OSM Externa: Consultoria Vantagens DesvantagensV

Viso imparcial dos problemas;

Ausncia de favoritismo nas solues;

Fcil caracterizao dos custos;

Consome mais tempo no diagnstico;

Desconhece a cultura interna;

Perigo de criar dependncia;

19Estruturas das reas de OSM Interna Vantagens DesvantagensV

Conhece a cultura interna;

Consome menos tempo para diagnsticos;

Pode ser influenciada nas decises pela estrutura de poder;

Difcil alocao de custos;

Propenso ao vcio nas vises de diagnsticos;

20Profissional de OSM

Profissionais indicados:Administrador de empresasAnalista de sistemasContadorEconomista Denominao:Analista de Organizao, Sistemas e MtodosAnalista de NegciosAnalista de SistemasAnalista de Processos

Profissional de OSM

EVOLUO DA TEORIA DAS ORGANIZAES

Conquistas da humanidade...As Pirmides do Egito

Conquistas da humanidade...A Grande Muralha da China

Conquistas da humanidade...A Acrpole (Grcia)

Conquistas da humanidade...Os canais de Suez e do Panam

Conquistas da humanidade...Estao Espacial Internacional (ISS)

Conquistas da humanidade...As Grandes Navegaes

Civilizaes AntigasPr-HistriaDiviso de trabalho e uso de mtodos

Civilizaes AntigasChinaDiviso formal do trabalho, padres e qualidadeIsraelVelho Testamentoxodo, Levtico, Nmeros, Deuteronmio, Livro dos ReisGrciaPlanejamento de qualidadeEspecificaes e controle de qualidadeInspeo de produtosControle de processosMelhoria de qualidade

Escola Clssica

32Escola ClssicaTaylor e FayolMtodo cientfico e racional na administraoCarter descritivo, prescritivo e normativoEstrutura formal nico caminho vivel para eficinciaDiviso do trabalhoSuperviso funcionalEscola ClssicaEficinciaUnidade de comando autoridade nicaAutoridade versus ResponsabilidadeResponsabilidade uma conseqncia natural da autoridade

Escola ClssicaFALHASEscola ClssicaExtremamente mecanicistaAbordagem incompleta da organizaoOrganizao como um sistema fechado

Escola das Relaes Humanas

Escola das Relaes HumanasMayo (Experincia de Hawthorne)Trabalho s tem sentido enquanto existe atividade grupalRecompensas e sanes do grupo social tm maior influncia que as provenientes da estrutura formalMaior especializao do trabalho pode conduzir monotonia e no necessariamente eficincia

Escola das Relaes HumanasFALHASEscola das Relaes HumanasViso inadequada dos problemas de relaes industriaisParcialidade nas conclusesConcepo ingnua e romntica do operrionfase demasiada nos grupos informais

Escola Comportamental

Escola ComportamentalMaslow & McGregorCooperao entre empresrios, empregados e clientesAlcanar objetivos individuais dirigindo esforos grupais para os objetivos da organizaoEscala motivacional Cada indivduo atua de forma particular e nicaPsicolgico

Escola ComportamentalEstilo participativo de lideranaAutocontrole em oposio ao autoritarismoUne as duas escolas anterioresExcesso de Tratamento Psicolgico

Escola Estruturalista

Escola EstruturalistaMax WeberInter-organizacionalA Organizao composta por estruturas menoresHomem organizacionalTratamento do conflitoClssica: identidade de interesses (desconhece conflito)Relaes Humanas: harmonia via compreensoComportamental: resolve por integrao de necessidadesEstruturalista: processo social, inerente s relaes de produo

Escola EstruturalistaAbre caminho para a Teoria Geral dos SistemasBurocraciaRacionalidade, preciso, rapidez, uniformidade, continuidade, constncia, subordinao, confiabilidade

Escola Sistmica

Escola SistmicaModelo mecnico inspirado na FsicaModelo orgnico inspirado na BiologiaModelo sistmico Novo enfoqueSistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. : Atlas, 2002)

Sistemas Aspectos BsicosObjetivosEntradasProcesso de transformaoSadasControles e avaliaesRetroalimentaoFeedback

Ambiente do sistemaObjetivosProcesso de transformaoEntradasSadasControles e AvaliaesRetroalimentao(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)Sistemas Aspectos BsicosAmbiente do sistema

Conjunto de fatores que no pertencem ao sistema, mas:Qualquer alterao nos fatores externos pode influenciar o sistemaQualquer alterao no sistema pode influenciar os fatores externos

Sistemas Classificao quanto inteiraoSistemas fechadosSem intercmbio com o ambiente externoNo existem sistemas totalmente fechadosSadas invariveisSistemas abertos (dinmicos)Tm intercmbio com o ambiente externoSo influenciados e influenciam o ambiente pelas entradas e sadasAdaptam-se para sobreviver

Hierarquia dos SistemasSistemaO que se est estudando no momentoSubsistemaAs partes identificadas que integram o sistemaSupersistema (ecossistema)O todo, o sistema parte deleSupersistema(ecossistema)SistemaSubsistemaSubsistema(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)Sistemas de Informaes Gerenciais - Conceitos BsicosComplexidade do processo de tomada de decisoProporcional complexidade da organizaoInformaes corretas, precisas e atualizadasSistemas de Informao eficientes e eficazesDadoElemento bruto que no conduz compreenso de determinado fato ou situaoInformaoDado inserido num contexto, resultado de uma anliseConduz compreenso de um fato ou situao

Sistemas de Informaes Gerenciais - Conceitos BsicosQUANTIDADE DE PRODUO

CUSTO DA MATRIA-PRIMA

NMERO DE EMPREGADOSSistemas de Informaes Gerenciais - Conceitos BsicosQUANTIDADE DE PRODUO(CAPACIDADE DE PRODUO)

CUSTO DA MATRIA-PRIMA(CUSTO DE VENDA DO PRODUTO)

NMERO DE EMPREGADOS(PRODUTIVIDADE DO FUNCIONRIO)

Sistemas de informaes ?O processo de transformao de dados em informaes. Quando esse processo est voltado para a gerao de informaes que so necessrias e utilizadas no processo decisrio da empresa, diz-se que esse um sistema de informaes gerenciais.(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)

Estrutura(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)Tratamento (processamento)InformaesDadosDecisesResultadosAesControle e avaliaoreas funcionais da empresareas fimAtividades e funes ligadas ao ciclo de produo ou colocao do produto no mercado (objetivo da empresa)Produo, Marketingreas meioProporcionam os meios para que as reas fim cumpram sua finalidadeAdministrao de Finanas, Administrao de Materiais, Administrao de Recursos Humanos, Administrao de Servios e Gesto Empresarial

reas funcionais da empresaEnfoque sistmicoNo so unidades organizacionaisExiste interao entre as diversas reasComposio de uma rea funcional:Conjunto de funesGrupos de atividades especficas e inter-relacionadas

reas funcionais da empresaFUNESATIVIDADESPlanejamento de recursos financeirosOramentos, Programao das necessidades de recursos financeiros, Projees financeiras, Anlise do mercado de capitaisCaptao de recursos financeirosTtulos, Emprstimos e financiamentos, Administrao de contratos de emprstimos e financiamentosGesto dos recursos disponveisPagamentos, Recebimentos, Operaes bancrias, Fluxo de caixa, Acompanhamento do oramento financeiroSegurosAnlise do mercado securitrio, Contratao de aplices, Administrao das aplices, Liquidao de sinistrosContbilContabilidade geralContabilidade patrimonialContabilidade de custos60Anlises OrganizacionaisA importncia dos estudos organizacionaisA estratgia deve auxiliar o diagnstico e o tratamento do(s) problema(s) identificado(s)SensibilizaoAlm dos passos normalmente existentes num estudo organizacional, devemos considerar uma fase em que tentamos colocar o(s) indivduo(s) como parte da mudanaExplicando, inclusive, as razes para a transformaoObter a compreenso e colaborao de todos os envolvidosEtapas de um Estudo OrganizacionalDefinio do objeto de estudoPesquisa preliminarPlanejamento da aoExecuoIdentificao dos principais problemas e necessidadesFormulao (e escolha) das alternativas de aoImplantao das mudanas (acompanhamento)Reavaliao

Levantamento de InformaesTodo estudo deve ser baseado em informaesQuarta etapa descrita anteriormenteTrs mtodos bsicos:QuestionrioEntrevistaObservao PessoalObservao importantePodemos usar qualquer combinao dos trs mtodos, exceto confiar exclusivamente na observao pessoal

Questionrio Indicaes Maior abrangncia (maior nmero de indivduos)Condies para aplicao:Falta de tempo para entrevistaDificuldade para entrevistar (quebra de gelo)Distanciamento geogrficoLevantamento de dados quantificveisEntre questionrio e entrevistas, a entrevista normalmente obtm melhores resultados

QuestionrioVantagens:Permite a obteno de informaes enquanto outras atividades so realizadasPermite ao entrevistado maior tempo para respostasRespostas mais detalhadasServe de alternativa s entrevistasDesvantagens:Inibe as crticas e sugestesResistncia ao preenchimentoPossibilidade de informaes falsasDiversas interpretaes mesma perguntaPode trazer uma maior lentido

Questionrio Precaues e RecomendaesConciso e clarezaPoucas palavras e simplicidade nas questesExplicao da finalidadeTerminologia adequadaDa mesma forma que na entrevista tentar usar o vocabulrio das pessoas que so objeto de estudoExperimentao prviaDe preferncia, mas no obrigatoriamente, com um grupo da prpria organizao

EntrevistaVantagens:Maior abertura para os entrevistados (anonimato)Exposio verbal (maior facilidade)Conhecimento mais profundo para o analistaAcesso a informaes armazenadas informalmenteMelhor julgamento sobre chefias e funcionrios envolvidosEstimula o raciocnio do entrevistado e do entrevistadorDesvantagens:Certa dificuldade para fazer anotaesExistncia de palpites e adivinhaesPossvel envolvimento emocional

Entrevista - Precaues e RecomendaesEnvolver o entrevistado no estudo (contribuio)Estabelecer um roteiro prvioEvitar anotaes pessoais na frente do entrevistadoEvitar crticas e julgamentos antecipados empresaEvitar promessas de futuros benefciosEvitar interromper o entrevistado (imparcialidade)Familiarizar-se com o assunto (terminologia)Evitar ser extremamente tcnico (vocabulrio)Evitar induzir a respostaSer formal e objetivo

Observao PessoalDeve ser utilizada como subsdio ao estudo e no como instrumento principal de obteno de dadosUma observao, por mais bem feita que seja, no permite uma concluso definitiva do que est ocorrendo numa determinada organizaoO observador normalmente no est familiarizado com as caractersticas particulares da organizao que est sendo observada de forma a tirar concluses sem maiores explicaesDessa forma, fica sujeita interpretao

Observao PessoalVantagens:Permite comparar as informaes obtidas por outros instrumentos com a realidadeMaior receptividade s sugestes decorrentes do estudoPropicia um melhor conhecimento tcnico do assunto estudadoDesvantagens:Pode tornar o processo mais demoradoPermite impresses errneasPode causar perturbao no ambiente de trabalho

Observao Pessoal - Precaues e RecomendaesEvitar o carter de inspeoMarcar a visita com antecednciaSer informalDar uma caracterstica amistosa visitaA observao direta no define nada, no permite nenhuma conclusoApenas subsidia o estudo

Arranjo Fsico - Layout

Arranjo Fsico - LayoutO espao fsico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivduos dentro da empresaImporta mais o fluxo entre papis e pessoas que o aspecto visual e de confortoEstabelecido a partir do estudo do sistema de informaes relacionado com a distribuio dos mveis, equipamentos e pessoasMaior economia e produtividadePode influir na motivao

Sintomas de ProblemasDemora excessiva Perda de tempo no deslocamentoFluxo confuso de trabalhoDecises errneas e consultas desnecessrias, por proximidadeExcesso de fluxos secundriosExcessiva acumulao de pessoas e documentosAs unidades incham e aumentar o espao fsico difcilProjeto deficiente de locais de trabalhoDevido a vontades do grupo ou preferncias pessoais

ObjetivosObter um fluxo de informaes eficienteObter um fluxo de trabalho eficienteUtilizar melhor a rea disponvelFacilitar a superviso e a coordenaoReduzir a fadiga do empregadoIsolar elementos insalubres (rudos, vapores, iluminao, etc.)Aumentar a flexibilidade para as variaes necessriasClima favorvel para o trabalho (motivao)Impressionar favoravelmente clientes e visitantes