Organizacion del departamento de compras

8/18/2019 Organizacion del departamento de compras

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Organización del

Departamento deCompras.

Sistemas Centralizados

Descentralizados

Y Mixtos.


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El Departamento de Compras

dentro de la Organización de la

Empresa.

Por sus características de operación las

empresas tienen distintos organigramas

que les permiten alcanzar sus objetivos.

Difícilmente, aun dentro de un mismo

ramo, las empresas van a mantenerestructuras organizacionales similares.


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El Departamento de Compras

dentro de la Organización de la

Empresa.

Las formas de organizarse de las empresas

se pueden clasificar en:

Organización lineal.

Organización funcional Organización de línea y staff.


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La autoridad y la responsabilidad

se transfieren por una sola líneade mando que va desde los

niveles mas altos de la

organización a los nivelesinferiores.


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Ventajas

1. El personal comprende fácilmente laestructura por su sencillez.

2. Un superior manda directamente a lossubalternos.

3. Cada uno sabe de quien recibeinstrucciones y a quién reportar.

4. No hay fuga de responsabilidad ni conflictosde autoridad.

5. Pueden introducirse cambios con granrapidez.


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Desventajas

1. La perdida de personal genera trastornosimportantes en la empresa.

2. Se requieren empleados capaces y deaptitudes variadas.

3. Si los procedimientos son insuficientes, esprobable que continúen siéndolo.

4. No se pueden obtener beneficios de laespecialización.

5. Se dificulta la cooperacióninterdepartamental. (cotos de poder)


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Organización Funcional

Se basa en los principios de la“administración científica”, y su principio

es dividir el trabajo por áreas dedesempeño, especializando a losempleados en necesidades específicasde la empresa. De esta manera el

personal se especializa en conocer todolo relativo al puesto que desempeña.


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Ventajas

1. Se aprovecha las ventajas de laespecialización.

2. El empleado especializado puededesarrollar mejor sus propios planes.

3. Los métodos son mas eficientes.

4. Es mas fácil identificar las funciones y

responsabilidades de cada empleado.5. Se descomponen los trabajos complejos en

varios elementos mas simples.

6. Posibilidad de rápida adaptación en casosde cambio de proceso.


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Desventajas

1. La línea de mando no es clara, y ladisciplina puede ser fácilmente quebrantada.

2. El control no está claramente definido conpotenciales problemas de coordinación.

3. Existen potenciales duplicidades de mandoy dilución de responsabilidades.

4. Es difícil definir autoridad y responsabilidadde cada jefe en áreas de acción comunes aellos.


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Organización de Línea y Staff

Esta esquema surge para tratar de

amalgamar lo mejor de las organizaciones

de línea y las organizaciones funcionales.El principio es crear empleados

especializados sin responsabilidad funcional

que asesoran a los empleados operativosen el desempeño de sus funciones.


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Organización de Línea y Staff

Ventajas

1. Se aprovechan los beneficios de laespecialización de funciones.

2. Se conserva al mismo tiempo la autoridadcentralizada y la responsabilidad individual.

Desventajas

1. Se confunden los campos de actividad.

2. Se producen divergencias entre personaloperativo y de staff.


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Organigrama Típico

Departamento de Compras

Jefe de Compras

Subjefe

de Compras

Compradorde Maquinaria

y Equipo

CompradorSucursal A

AuxiliarAdministrativo

Comprador deImplementos

de Oficina

CompradorMaterias Primasy Suministros


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Sistemas de Compras

Disyuntiva organizacional. Preferir un

sistema de estructura centralizada, o escoger

un sistema de estructura descentralizada.

Seleccionar un sistema u otro depende de

las necesidades o características de cadaempresa.


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Sistema Centralizado

Ventajas

Un mayor control sobre el volumen de las compras.

Facilita el control de los bienes adquiridos así como lacalidad de los mismos.

Mayores descuentos por grandes volúmenes de compra.

Minimiza el uso del personal de Compras.

Procedimientos estandarizados y mejor control de laaplicación de los mismos.

Mejor control de inventarios. Evita la duplicidad de funciones.

Los problemas generales del departamento sonaclarados con una sola entrevista con el comprador.

Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)


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Sistema Centralizado

Desventajas

Lentitud para atender rápidamente a los requerimientos en

situaciones de urgencia.

La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a este

esquema.

El personal alejado del punto donde se van a utilizar los

artículos no conoce los problemas regionales.

Mayor carga de trabajo para el personal de compras.

Lentitud en el traslado de materiales del almacén central alos de las sucursales.

Mermas en las transferencias de materiales del almacén

general al de las sucursales.

Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.


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Sistema Descentralizado

Ventajas

Mayor flexibilidad para realizar compras másrápidamente en situaciones de urgencia.

Formación de personal experimentado yespecializado.

Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mascerca de donde se requieren los bienes y servicios.


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Sistema DescentralizadoDesventajas

La empresa tiene menos control sobre las comprasregionales.

Calidad no estandarizada sobre los bienes y serviciosadquiridos.

Menores descuentos.

Se utiliza mas personal de compras

Los problemas generales de compras no se resuelven enuna sola entrevista.

En ocasiones un comprador regional puede negarse atransferir materiales escasos por miedo a quedarse sininventario cuando los requiera.


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Sistema Mixto

Las empresas de gran tamaño, que cuentanen su estructura con oficinas centrales y unsistema de sucursales, adoptan un

esquema mixto de organización decompras.

En este esquema las compras operativas se

realizan en el esquema descentralizado, ysolo aquellas que implican compras demaquinaria, equipo, inmuebles o comprasde alto valor unitario son realizadas bajo unesquema de control centralizado.

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