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ORIENTAÇÕES E FORMULÁRIOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIO A prestação de contas é obrigatória e tem como requisito a elaboração de um relatório de demonstração de pleno e regular cumprimento do objeto, devendo ocorrer no momento adequado, na forma prescrita no Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. Os elementos presentes na prestação de contas permitem à Administração aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convênio. Essas duas vertentes de avaliação do convênio são consideradas quando da análise da prestação de contas pelo órgão repassador dos recursos financeiros. Impropriedades detectadas podem resultar em rejeição das contas e instauração de Tomadas de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado. Os prazos e formalidades a serem observadas para a apresentação correta das prestações de contas parcial e final são condições para se evitar atrasos, suspensão ou devolução de recursos, e até mesmo a rescisão de um convênio. A irregularidade identificada na Prestação de Contas será comunicada ao convenente, que terá um prazo máximo de trinta dias, a partir da data do recebimento da notificação, para apresentação de justificativas e alegações de defesa ou devolução dos recursos liberados, atualizados. A não-regularização implicará no bloqueio do município ou entidade no Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado de Minas Gerais SIAFI/MG e a conseqüente suspensão da liberação de novos recursos pelo Estado de Minas Gerais. Em se tratando de convênio com mais de uma liberação financeira, o convenente apresentará ao concedente, no período ajustado no instrumento, prestação de contas parcial relativa a parcela liberada, composta dos Anexos I a XII do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. A liberação da parcela subseqüente ficará condicionada à comprovação de que o recurso liberado foi rigorosamente aplicado no objeto do convênio. Caso a liberação dos recursos seja efetuada em até duas parcelas, a apresentação da Prestação de Contas se fará no final da vigência do instrumento, globalizando as parcelas liberadas. A prestação de contas final será apresentada à unidade concedente até sessenta dias após o término da vigência do convênio, conforme preconiza o art. 26, § 5, do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações.

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ORIENTAÇÕES E FORMULÁRIOS PARA

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIO

A prestação de contas é obrigatória e tem como requisito a elaboração de um relatório de demonstração de pleno e regular cumprimento do objeto, devendo ocorrer no momento adequado, na forma prescrita no Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. Os elementos presentes na prestação de contas permitem à Administração aferir a legalidade dos atos praticados e comprovar o efetivo cumprimento do convênio. Essas duas vertentes de avaliação do convênio são consideradas quando da análise da prestação de contas pelo órgão repassador dos recursos financeiros. Impropriedades detectadas podem resultar em rejeição das contas e instauração de Tomadas de Contas Especial, a ser julgada pelo Tribunal de Contas do Estado. Os prazos e formalidades a serem observadas para a apresentação correta das prestações de contas parcial e final são condições para se evitar atrasos, suspensão ou devolução de recursos, e até mesmo a rescisão de um convênio. A irregularidade identificada na Prestação de Contas será comunicada ao convenente, que terá um prazo máximo de trinta dias, a partir da data do recebimento da notificação, para apresentação de justificativas e alegações de defesa ou devolução dos recursos liberados, atualizados. A não-regularização implicará no bloqueio do município ou entidade no Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado de Minas Gerais – SIAFI/MG – e a conseqüente suspensão da liberação de novos recursos pelo Estado de Minas Gerais. Em se tratando de convênio com mais de uma liberação financeira, o convenente apresentará ao concedente, no período ajustado no instrumento, prestação de contas parcial relativa a parcela liberada, composta dos Anexos I a XII do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. A liberação da parcela subseqüente ficará condicionada à comprovação de que o recurso liberado foi rigorosamente aplicado no objeto do convênio. Caso a liberação dos recursos seja efetuada em até duas parcelas, a apresentação da Prestação de Contas se fará no final da vigência do instrumento, globalizando as parcelas liberadas. A prestação de contas final será apresentada à unidade concedente até sessenta dias após o término da vigência do convênio, conforme preconiza o art. 26, § 5, do Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações.

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Os Anexos da prestação de contas, bem como os documentos apresentados deverão ser assinados pelo representante legal do convenente, quando for o caso. O concedente fica desonerado de quaisquer obrigações assumidas pelo convenente que estejam em desacordo com o Decreto Estadual nº. 43.635/2003, e alterações. Os recursos não utilizados no objeto do convênio, após o período de sua execução, deverão ser devolvidos aos cofres do Estado, através do DAE (Documento de Arrecadação Estadual), e o comprovante de recolhimento original deverá ser remetido junto da Prestação de Contas final.

No caso de devolução de saldo de convênio, o concedente poderá emitir o DAE acessando a página da Secretaria de Estado de Fazenda (www.fazenda.mg.gov.br).

Veja como proceder:

1 - No campo “ACESSE RÁPIDO”, “Serviços”, clicar em “Documentos de arrecadação – emissão”

2 – No campo “Aplicativos para emissão de guia ou DAE”, escolher “Receita órgãos estaduais”

3 – Em “Tipo Identificação”, clicar em CNPJ

4 - Preencher a “Identificação” com o nº do CNPJ

5 - Escolher “Órgão”: “SECRET EST AGRICULTURA PECUARIA E ABASTECIMENTO”

6 - Escolher “Serviço”: “DEVOLUCOES DIVERSAS”

7 - Clicar em “Continuar”

8 - Conferir os dados da tela ou preencher os dados faltosos, tais como:

- “Nome”

- “Período de referência”. Ex.: 01.05.2008 a 31.05.2008

- “Valor da Receita”, “Valor da Multa”, “Valor dos Juros”, “Valor a Recolher”

- “Informações complementares”, que deverá conter obrigatoriamente o nº do convênio/ano e o motivo da devolução. Ex.: Convênio 1.000/08 - Saldo de

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convênio ou contrapartida, atualização monetária, restituição pela não-aplicação do recurso no objeto, dentre outros

9 - Clicar em “Continuar”

10 - Neste momento o sistema gerará um nº de DAE. Ex.: 0400020304050

11 - Clicar em “Emitir Guia”

12 - Imprimir

A prestação de contas deverá ser entregue na Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento, situada à Rua Cláudio Manoel, nº. 1.205, Bairro Funcionários, CEP 30140-100, Belo Horizonte / MG.

FORMULÁRIOS E DOCUMENTOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

ofício de encaminhamento – Anexo II;

conciliação bancária, acompanhada dos extratos de conta específica desde o recebimento da 1ª parcela até o último extrato – Anexo III;

demonstrativo de execução de receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos de aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos – Anexo IV;

cópia de cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento – Anexo V;

relação de pagamentos – Anexo VI;

demonstrativo de mão-de-obra própria utilizada na execução do objeto do convênio – Anexo VII;

demonstrativo com equipamentos utilizados na execução direta do objeto do convênio – Anexo VIII;

relatório de execução físico financeiro – Anexo IX;

boletim de medição, nos casos de obras e serviços de engenharia – Anexo X;

ordem de serviços – Anexo XI;

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relatório fotográfico – Anexo XII;

cópia autenticada em cartório do despacho adjudicatório e de homologação das licitações realizadas ou do ato formal de dispensa ou inexigibilidade, acompanhado da prova de sua publicidade, com o respectivo embasamento legal;

cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia – Anexo XIII;

relação de bens permanentes adquiridos, construídos ou produzidos – Anexo XIV; e

comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos, por Documento de Arrecadação Estadual - DAE, para recolhimento ao Tesouro Estadual.

TODAS AS ORIENTAÇÕES E INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS E DOCUMENTAÇÕES QUE DEVERÃO COMPOR A PRESTAÇÃO DE CONTAS, PODERÃO SER OBTIDAS JUNTO AO GESTOR DO CONVÊNIO, DESIGNADO PELA SEAPA, E CUJO NOME CONSTA EM CLÁUSULA ESPECÍFICA DO CONVÊNIO. OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: - Incluir no instrumento de convênio cláusula que preveja a obrigação do conveniado de comprovar a quitação dos encargos da seguridade social durante toda a execução do convênio, em face do disposto no art. 195, § 3º, da Constituição Federal; - Na hipótese de a empresa ou entidade não comprovar a regularização da situação junto ao INSS, deve ser providenciada a notificação da conveniada, sendo-lhe facultado prazo para apresentação das certidões, sob pena de rescisão do referido convênio por infringência ao disposto no art. 195, § 3º, da Constituição Federal e dos arts. 55, inciso XIII, e art. 116 da Lei nº 8666/93. A observância desses procedimentos foi determinada pelo Tribunal de Contas da União na r. Decisão nº 705/94, no sentido da obrigatoriedade da verificação da regularidade do contratante com a seguridade social durante toda a execução do contrato.

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ANEXO II OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

N.º DO CONVÊNIO

Ofício nº

, de de . Senhor Secretário, Encaminho à V. Exa., documentação da prestação de contas (parcial/final), composta dos anexos

, , , , , , , , , , , , , , , , ,

, , referentes ao convênio firmado entre o(a) (concedente) (CNPJ) e o(a) (convenente)

(CNPJ) .

Coloco-me a disposição de V. Exa. para quaisquer informações adicionais. Atenciosamente, Nome do Representante Legal Exmo. Sr. Gilman Viana Rodrigues Secretário de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento/MG Tel. ( ) Nome contato: Endereço: Email:

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II

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

CONVENENTE:

MOVIMENTAÇÃO Nome do Banco:

N. º do Banco: N.º/Nome - Agência:

Saldo conforme extrato bancário em / /

Menos depósito não contabilizado:

Mais depósito não acusado pelo banco:

Menos documentos não compensados conforme relação abaixo:

Saldo conciliado conforme controle do(a) convenente:

RELAÇÃO DE DOCUMENTOS NÃO COMPENSADOS

Cheque / Outros Data Emissão Favorecidos

TOTAL

ASSINATURAS

Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente

NOTA: ANEXAR EXTRATOS BANCÁRIOS NO PERÍODO ABRANGIDO PELA PRESTAÇÃO DE CONTAS.

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ANEXO IV EXECUÇÃO DA RECEITA E DESPESA

N.º DO CONVÊNIO:

CONVENENTE:

CNPJ:

RECEITA Valor em R$ DESPESA Valor em R$

Recursos Recebidos Rendimentos de Aplicação Financeira Recursos Próprios - Contrapartida

Despesas realizadas, conforme relação de pagamentos (Anexo IV)

Saldo (recolhido / a recolher)

TOTAL TOTAL

ASSINATURAS

Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente

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V - CÓPIA DE CHEQUE

CÓPIA DE CHEQUE

Convenente: CONVÊNIO N.º

CHEQUE N.º : BANCO: CONTA: A FAVOR DE :

CÓPIA XEROGRÁFICA DO CHEQUE

Nome do Representan e Legal CPF

TESOUREIRO CPF

HISTÓRICO

RECEBI (EMOS) O CHEQUE RELATIVO AO PAGAMENTO ESPECIFICADO

LOCAL E DATA: , de de ASSINATURA: IDENTIDADE:

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ANEXO VI RELAÇÃO DE PAGAMENTOS

N.º do Convênio

Prestação de Contas Parcial - N.º Final

CONVENENTE:

CNPJ:

Origem dos Recursos: 1 - Concedente 2 - Executor / Convenente 3 - Outros

N.º de

Ordem

Origem recursos

Credor N.º Empenho

(*) CPF / CNPJ

Comprovante de Despesas

N.º Cheque ou Ordem

Pagamento Valor em R$

Espécie N.º Data

TOTAL

ASSINATURAS

Local e Data , de de Nome / Assinatura do MASP /CPF / CRC Nome / Assinatura do MASP / CPF Responsável pelo Preenchimento Títular do Convenente

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ANEXO VII Demonstrativo de Mão-de-Obra Própria utilizada na execução do objeto do convênio

Convênio nº: Convenente: Valor: Descrição da Obra: Período de Execução:

Nº Nome do Trabalhador Função

Quantidade Trabalhada

Dia/Hora

Remuneração Dia/Hora Regime de Execução Recolhimento

Valor/Hora trabalhada

Valor/dia trabalhado

Valor Contrato

Valor Pago INSS FGTS

Nº Dias Nº Horas

TOTAL

Engenheiro Responsável: Assinatura: Registro no CREA nº Data:

Contador Responsável: Assinatura: Registro CRC nº Data:

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ANEXO VIII Utilização de Maquinários e Equipamentos na execução direta do objeto do convênio nº

Utilização de Máquinas e Equipamentos Boletim de Medição nº

Órgão ou Entidade: Folha:

Obra:

Licitação: Firma:

Contrato nº: Data: Ordem de Serviço nº: Valor:

Saldo anterior: Esta Medição: Saldo:

Data Item Discriminação dos

serviços Equipamentos

Utilizados

Quantidade (Horas) Preço Unitário

Preço Total Hora Produtiva

Hora Improdutiva

Hora Produtiva

Hora Improdutiva

TOTAL (R$):

IMPORTA A PRESENTE MEDIÇÃO EM R$:

Engenheiro Responsável: Registro no CREA nº Data:

Empresa Contratada: Registro nº Data:

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ANEXO IX RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO / FINANCEIRO (Em R$)

CONVENENTE:

CNPJ:

Convênio N.º Período:

Parcial - N.º Final:

FÍSICO Descrição Unidade

No Período Até o Período

Meta Fase Programada Executada Programada Executada

TOTAL

FINANCEIRO Realizado no Período

Realizado até o Período

Meta Fase Concedente Executor /

Convenente Outros Total Concedente

Executor / Convenente

Outros Total

TOTAL

OBSERVAÇÕES E COMENTÁRIOS

, de de .

Nome / Assinatura do Titular Convenente MASP / CPF Nome / Assinatura do Titular Interveniente MASP / CPF Nome / Assinatura do Responsável pelo Preenchimento MASP / CPF / CRC

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ANEXO X - BOLETIM DE MEDIÇÃO

ENTIDADE:

BOLETIM DE MEDIÇÃO

Convênio n.º: Concedente: SEAPA/MG

MEDIÇÃO Nº:

Folha nº:

CONTRATADA: Data de Emissão:

PERÍODO DE EXECUÇÃO:

OBRA:

Licitação nº: Ordem serviço n.º Valor CT/ TA:

Saldo Anterior:

Esta medição:

Saldo:

Contrato nº: Data O. S.

ITEM SERVIÇOS EXECUTADOS

QUANT. PREVISTA (Plano de Trabalho)

QUANTIDADES EXECUTADAS

UNID. VALOR UNIT.

VALORES EXECUTADOS R$

Anterior No período Acumulado No período Acumulado

Cálculo do Reajuste: Fator de Reajust. Total s/ reajust.

Total c/reajust.

Contratante:

Fiscalização/ Entidade Engº Responsável técnico CREA:

Contratada:

Engº Responsável técnico CREA:

Importa a presente medição em R$

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ANEXO XI ORDEM DE SERVIÇOS

ORDEM DE SERVIÇOS N.º Referente à execução da Localizado na rua

REFERÊNCIA:

Processo Licitatório n.º Convite (tomada de preços ou concorrência) n.º Contrato n.º Valor do Contrato R$ ( valor por extenso) À (empresa contratada) Pela presente ordem de serviços, autorizamos a (empresa contratada) a iniciar na data de de de os serviços que menciona o contrato acima epigrafado, celebrado entre a de e a empresa supracitada. , de de . (nome e cargo por extenso)

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ANEXO XII: RELATÓRIO FOTOGRÁFICO

Entidade Conveniada: Convênio nº

Objeto:

Etapa: [Selecione..] 1 - antes da realização da obra 2 - durante a realização da obra 3 - após a realização da obra

FOTOGRAFIA

(ESPAÇO DESTINADO PARA A FIXAÇÃO DA FOTOGRAFIA)

Informações sobre a fotografia apresentada: 1) Localização: 2) Data em que foi tirada a fotografia: 3) Observações:

Data Assinatura do responsável

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ANEXO XIII TERMO DE ENTREGA / ACEITAÇÃO DEFINITIVA E LAUDO TÉCNICO

DA OBRA

1 - N.º DO CONVÊNIO

2 - PROGRAMA

CNPJ:

3 - CONVENENTE

Declaramos, para fins de direito, que recebemos na presente data, em perfeitas condições de uso e funcionamento, e em conformidade com as cláusulas do convênio supra mencionado projeto de

com sede no município de

LAUDO TÉCNICO

Parecer/Descrição:

CONVENENTE

___________________________________

Nome / Assinatura

________________________________________

MASP / CPF

__________________________________ N.º Registro de Habilitação Profissional

INTERVENIENTE

________________________________

Nome / Assinatura

____________________________________

MASP / CPF

________________________________ N.º Registro de Habilitação Profissional

TESTEMUNHAS

___________________________________

Nome / Assinatura

________________________________________

MASP / CPF

___________________________________

Nome / Assinatura

________________________________________

MASP / CPF

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ANEXO XIV

Relação de Bens Permanentes Adquiridos, Produzidos ou Construídos

01 – NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CONVENENTE

02- CONVÊNIO N.°

03- TIPO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

03.1- PARCIAL–PERÍODO DE EXECUÇÃO DA PARCELA___/___/___ A ___/___/___ PARCELA N.° ________

03.2- FINAL–PERÍODO DE EXECUÇÃO DO CONVÊNIO ___/___/___ A ___/___/___

04-DOCUMENTO 05- ESPECIFICAÇÃO DOS BENS 06- LOCALIZAÇÃO 07- Nº PATRIMÔNIO 08- QTDE.

09- VALOR – R $ 1.00

TIPO N.° DATA 09.1 - UNITÁRIO 09.2- TOTAL

10- TOTAL

11- TOTAL ACUMULADO

12- AUTENTICAÇÃO ___/___/___ ___________________________________________ ________________________________________________ DATA NOME DO DIRIGENTE OU DO REPRESENTANTE LEGAL ASSINATURA DO DIRIGENTE OU DO REPRESENTANTE LEGAL