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ALFÂNDEGA DA RFB DO PORTO DE SANTOS EQUIPE DE ATENDIMENTO DA SEÇÃO DE INTERAÇÃO COM O CIDADÃO – SAVIC ORIENTAÇÃO AO INTERVENIENTE ( PARA ENTREGA PRESENCIAL DE DOCUMENTOS DIGITAIS ) - VERSÃO 1

ORIENTAÇÃO ao INTERVENIENTE (p/entrega presencial de documentos digitais)

Para o Atendimento Presencial na apresentação de documentos digitalizados através de Dispositivo Móvel de Armazenamento (Mídia), com READ(SVA), SODEA e REQUERIMENTOS assinados manualmente, quando da solicitação de serviços que são tratados obrigatoriamente através de documentos digitais.

I ) Orientações preliminares

O Atendimento ao público da RFB está mudando, cada vez mais as solicitações de serviços são efetuadas e tratadas através de documentos digitais e pelo “Portal e-CAC”.

A utilização de documentos digitais nos serviços oferecidos no “Portal e-CAC”, através do uso de certificado digital, da Procuração RFB, do PGS ( Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos ), permite aos contribuintes e intervenientes do comércio exterior : eficiência, rapidez, agilidade e segurança. Além disso, possibilita-se ao interveniente um ganho de produtividade, com o conforto e a liberdade de acompanhar o trâmite dos procedimentos remotamente, sem a necessidade de enfrentar filas ou agendamentos presenciais.

A RFB já definiu vários serviços que são tratados obrigatoriamente através de documentos digitais :

Serviços e Documentação para Entrega de Documentação Digital http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisicaeJuridica/SolicitacaoJuntada/DocumentosDigitais/Default.htm#Serviços

Ato Declaratório Executivo Coaef nº 001, de 22 de janeiro de 2014 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/AtosExecutivos/2014/COAEF/ADCoaef001.htm

Ato Declaratório Executivo Coaef nº 003, de 2 de junho de 2014 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/AtosExecutivos/2014/COAEF/ADCoaef003.htm

Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2013/in14122013.htm

A IN RFB 1412/2013 e as informações contidas no site da RFB indicam a forma mais rápida e segura para a entrega dos documentos digitais, que é através da utilização do “Portal e-CAC”.

Entretanto, o art. 2º da citada Instrução Normativa, também prevê a possibilidade da entrega dos documentos digitais mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.

Neste caso, no momento da entrega, os arquivos digitais devem estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), também disponível no sítio da RFB.

Esta orientação visa informar como devem ser preparados os documentos digitais para entrega presencial na Equipe de Atendimento (CAC Aduaneiro) da ALF/Santos quanto ao(s) :- Requisitos tecnológicos e formais para geração dos documentos digitais e da mídia;- Uso do SVA para geração do READ- Formulários e Requerimentos dos serviços;

Informe-se na Equipe de Atendimento da SAVIC da ALF/Santos sobre a utilização do “Portal e-CAC” p/a juntada de documentos digitais e o acompanhamento remoto do dossiê de atendimento (e-dossiê). Livre-se das filas e do agendamento p/a entrega presencial de documentos digitais 1/9


II ) VEDAÇÕES GERAIS NO ATENDIMENTO PRESENCIAL :

A Norma de Execução COAEF nº 1, DE 24 DE JANEIRO DE 2014, que disciplina a recepção de documentos em formato digital, proíbe :

- em seu artigo 3º, § 3º, que os servidores da RFB efetuem a recepção de arquivos digitais que forem rejeitados pelo programa antivírus da RFB.

- em seu artigo 3º, § 6º, que os servidores da RFB modifiquem os atributos ou o conteúdo dos arquivos apresentados. Portanto, não serão recepcionados, em nenhuma hipótese, arquivos que não atendam aos requisitos tecnológicos e formais definidos na legislação.

- em seu artigo 10º, § 3º, que os servidores da RFB efetuem a recepção de arquivos digitais cujo código de identificação geral (hash) constante do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) apresentado pelo interessado não seja confirmado pelo READ(SVA) gerado pelo atendente no ato da entrega presencial.

III ) Requisitos tecnológicos e formais dos Documentos Digitais (arquivos digitais) e do Dispositivo Móvel de Armazenamento ( mídia ) para utilização no Sistema e-Processo :

A – CARACTERÍSTICAS DOS DISPOSITIVOS MÓVEIS DE ARMA ZENAMENTO

1. CD, DVD e “Pen Drive” são Dispositivos Móveis de Armazenamento (DMA) aceitos para entrega de arquivos digitais. Outros dispositivos serão aceitos desde que a RFB seja previamente consultada sobre a existência de equipamentos necessários à realização da leitura dos arquivos.

2. Os arquivos digitais de um serviço devem estar contidos em um DMA, sendo vedada sua divisão em subpastas que contenham vários serviços de interessados (contribuintes) diferentes em um mesmo dispositivo móvel de armazenamento.

3. Os arquivos digitais de um serviço não deverão ultrapassar a capacidade do DMA utilizado.

B - CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS DIGITAIS

RESOLUÇÃO

1. Os documentos devem ser digitalizados com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.

2. Caso a digitalização na resolução acima fique ilegível, a digitalização pode ser feita em escala de cinzas ou colorida, mas em 200 dpi, sempre obedecendo mo tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes). Cuidado : a digitalização em cores ou escala de cinza e em resolução maior do que 300 dpi geram arquivos maiores.

TAMANHO

3. Cada arquivo pode ter o tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o



arquivo que exceder esse limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários, observada a Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento abaixo. Arquivos com tamanho maior do que 15 megabytes não serão recebidos em hipótese nenhuma, pois geram erros de leitura no Sistema e-Processo.

FORMATO

4. Os arquivos deverão estar no formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5cm (dois centímetros e cinco milímetros), com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.Arquivos gerados em versões de PDF anteriores à 1.4 não serão aceitos, pois geram erros de leitura no Sistema e-Processo.

5. Na internet podem ser encontrados vários aplicativos gratuitos, como por exemplo, o PDF Creator ou o PDF Redirect. Com a instalação do software no computador do usuário, a lista de impressoras disponíveis passa a contar com o respectivo item “impressora virtual PDF”. Verificar no software usado para a criação do arquivo PDF se há opções que permitam uma maior compactação do arquivo. Esses softwares normalmente possuem configurações como compactação, salvar em menor tamanho, etc.No link “ http://www.mhavila.com.br/topicos/mm/gspdf.html “ há uma lista de softwares gratuitos que podem ser usados para a geração do arquivo PDF. Há ainda os softwares que, a partir de um arquivo PDF já existente, de tamanho grande, o converte e cria um novo PDF de tamanho bem menor.

NOMENCLATURA

6. Cada arquivo digital deverá ser nomeado seguindo as orientações de NOMENCLATURA constantes do Anexo Único da IN RFB 1412/2013, disponível na internet no endereço :

Nomenclatura de arquivos por tipo de documento http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2013/AnexoUnicoINRFB14122013.odt

7. É vedada a utilização de caracteres especiais ( ex.: ! @ # $ % ¨ & * ( ) _ + = § { [ ª ] } º < > ? / ), caracteres de acentuação, caracteres de pontuação, "ç", e sinal gráfico “.” (ponto) para compor a nomenclatura do nome do arquivo.

8. O sinal gráfico “.” (ponto) só é permitido quando se apresenta posicionado entre a nomenclatura e a expressão designativa do formato do arquivo PDF. Ex.: “SODEA.pdf”

9. Sempre utilizar o sinal gráfico sublinhado (underline) como padrão para preencher os espaços em branco entre as palavras.. Ex.: “REQUERIMENTO_SERVICO.pdf”

10. Utilizar no máximo 30 (trinta) caracteres por “nome de arquivo”.



IV ) Sobre a utilização do Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) :

→ A assinatura firmada no READ(SVA) equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem aos documentos sob a sua guarda.

Desta forma, os documentos contidos em arquivos digitais entregues à ALF/Santos de acordo com este Roteiro, após incorporação ao correspondente “e-processo” OU “e-dossiê” serão considerados cópias autenticadas de documentos originais, nos termos do § 5º, do artigo 1º, da Portaria MF nº 527/2010, sendo resguardado o direito da RFB solicitar o documento original a qualquer tempo.

Assim sendo, no caso da matriz dos documentos estar em formato “papel”, antes da digitalização de documento que não seja “original” ou “cópia autenticada”, deverá ser aposta pelo interessado/interveniente, sem sobrepor-se ao texto, a expressão “cópia simples” no documento.

Siga as instruções abaixo para gerar um READ no programa SVA para apresentação na ALF/Santos:

1. Digitalize toda a documentação, organize e nomeie os arquivos conforme a NOMENCLATURA aprovada.2. Grave todos os arquivos em uma pasta específica.3. Para validar os arquivos utilize o programa SVA3.1 Abra o SVA, vá à opção "Outros Arquivos – Autenticação de Arquivos" e clique em "Avançar".3.2 Escolha a opção "Adic. Pastas" e adicione a pasta na qual os arquivos estão gravados.3.3 Clique em "Prosseguir" e, então, em "Recibo de Entrega".3.4 Em “Informações Complementares”, informe o número do e-Processo ou e-Dossiê ao qual pretenda solicitar a juntada dos documentos. Se não houver e-Processo ou e-Dossiê formado, deixe o campo em branco. Clique em "Ok".3.5 Na janela seguinte, "Servidor responsável pela autenticação dos Arquivos", clique em "Cancelar".3.6 Visualize o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).4. Assine o READ com uso de certificado digital ICP-Brasil ou imprima-o e assine-o manualmente. Neste caso, digitalize o READ após assinado.5. Copie a pasta com os arquivos validados para um dispositivo móvel de armazenamento (DMA) adequado ao tamanho total dos arquivos ( CD, DVD ou “pen drive” ).6. Copie o arquivo do READ digitalizado para o mesmo dispositivo móvel de armazenamento (caso tenha assinado digitalmente com uso de certificado digital ICP-Brasil ), mantenha este READ fora da pasta na qual se encontram os arquivos validados.7. Imprima 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).8. Apresente o dispositivo móvel de armazenamento junto com as 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ) no setor de atendimento da ALF/Santos.

Importante: Após validados, os arquivos não poderão ser mais modificados, pois isso invalidará o READ e todo o procedimento terá que ser refeito.

Para mais informações sobre o uso do SVA consulte o nosso manual “passo-a-passo” local, ou as informações disponíveis no sítio da RFB :

Sistema de Validação de Arquivos (SVA) http://www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/ArquivosDigitais/default.htm



V ) REGRAS DE OURO para agilidade na entrega de documentos digitais na ALF/Santos :

1) SOBRE AS ASSINATURAS MANUAIS

→ A assinatura manual do Representante Legal (interveniente) no READ(SVA), na SODEA e nos REQUERIMENTOS de serviço deve ser compatível com a que conste da cópia digital do documento original de identidade (com foto) apresentado. Importante : Não haverá recepção do READ(SVA) se algum documento possuir assinatura manual que não possa ser identificada pelo atendente da RFB como compatível com a que consta no documento de identidade (com foto) apresentado.

→ Um mesmo Representante Legal (interveniente) deve ser o signatário do READ(SVA), da SODEA, bem como do seu respectivo REQUERIMENTO apresentado.

→ Caso no mesmo READ(SVA) e SODEA, houver mais de um Representante Legal requerendo o mesmo serviço, cada REQUERIMENTO deverá ser assinado pelo seu solicitante.

→ Não serão aceitos REQUERIMENTOS de serviço assinados por um Representante Legal (interveniente) para outro Representante Legal (interveniente), mesmo que constem da mesma Procuração apresentada.

2) SOBRE A APRESENTAÇÃO DOS REQUERIMENTOS

→ Em um e-dossiê poderão ser juntados tantos REQUERIMENTOS POR SERVIÇO forem necessários para o MESMO CONTRIBUINTE :

→ 1 CONTRIBUINTE = 1 DMA = 1 READ(SVA) = 1 SODEA = “n” REQUERIMENTO(S) por serviço = 1 e-dossiê

Ou seja, cada SERVIÇO solicitado para um mesmo CONTRIBUINTE corresponderá a um tipo de formulário de REQUERIMENTO, que será (no caso de apenas um despachante), ou serão ( no caso de mais de um despachante) juntados e a um único Dossiê Digital de Atendimento ( e-dossiê ), originado de um único formulário SODEA ( Solicitação de Abertura de Dossiê Digital de Atendimento ), cujos documentos digitais (arquivos digitais em formato PDF) devem estar necessariamente gravados em um único Dispositivo Móvel de Armazenamento (DMA), e que deverão ser validados pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA) para a geração de um único código de identificação geral (hash) constante do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).

→ Na ALF/Santos, no momento da entrega, os arquivos digitais contidos no DMA devem estar acompanhados de 2 (duas) vias em papel do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA).

VI ) Regras Locais da ALF/Santos para NOMENCLATURA dos arquivos por assunto

Na ALF/Santos, para facilitar a entrega, visando a agilidade na formalização do e-dossiê, bem como a análise do requerimento, foram criadas regras locais de NOMENCLATURA dos arquivos digitais, por assunto, que deverão estar contidos no DMA e validados pelo READ(SVA).

→ Os documentos digitais devem ser apresentados em um único arquivo digital para cada BLOCO, de acordo com o Assunto/Serviço :



1) Assunto : PESSOA FÍSICA – INCLUSÃO - Credenciamento no SISCOMEX/MERCANTE

→ Lembretes:. se o despacho for efetuado por Representante Legal ( Despachante ) não esqueça de seguir as “Regras de Ouro” sobre as assinaturas manuais no READ(SVA), SODEA e REQUERIMENTOS. deverá ser apresentado apenas um arquivo digital, com a NOMENCLATURA : “SODEA_PROC_REQ_BAG_E_AFRMM.pdf”, contendo todos os documentos na ordem abaixo :

- Bloco Único, arquivo digital nomeado “SODEA_PROC_REQ_BAG_E_AFRMM.pdf” contendo, na sequência abaixo :

. Formulário SODEA preenchido corretamente e assinado manualmente. http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/EntregaDocumentosDigitais/SODEA.pdf→ Importante : ASSUNTO = Credenciamento SISCOMEX/MERCANTE (nos casos de dispensa de habilitação do representante legal).

. Procuração - D ocumento que comprove a outorga de poderes . → Importante : - A Procuração deve conter expressamente o prazo de validade da representação, e - pelo menos três poderes: 1) representar o outorgante em todas as Unidades Aduaneiras da RFB nas regiões fiscais 1ª a 10ªRF; 2) exercer as atividades do artigo 808º, do Decreto 6759/2009; e 3) inclusive ser habilitado e exercer as atividades nos sistemas Siscomex, SisCarga, Mantra e Mercante

. Documentos de identidade (com foto e assinatura manual) que permitam a correta identificação e qualificação dos outorgantes ( contribuinte/interessado ) e outorgados ( representante legal ), inclusive do signatário da SODEA e do READ(SVA)

. Requerimento de credenciamento no siscomex/mercante ( um para cada serviço )http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/EntregaDocumentosDigitais/CredenciamentoAFRMM.pdf

→ ATENÇÃO = não esqueça, deverá ser apresentado um Requerimento para o credenciamento no Siscomex e outro Requerimento para o credenciamento no Mercante

→ ATENÇÃO = não esqueça, deverá ser apresentado um Requerimento para cada Representante Legal ( se for mais de um para o mesmo contribuinte )

→ No Requerimento de credenciamento no Siscomex ( VEJA O EXEMPLO DO ANEXO 1 ). Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):

- TIPO = Inclusão

- Pessoa Física que realize operações sujeitas à transmissão de declaração simplificada, inclusive bagagem desacompanhada.- Inclusão Representante = SIM

. Clicar no quadro 6 ( Qualificação do Representante ):- Despachante Aduaneiro

. Declarar no quadro 7 (Informações Complementares) :- indicação quanto a operação, se importação ou exportação- indicação da unidade de despacho ( no caso de bagagem)- indicação do prazo de validade da representação na Procuração

→ No Requerimento de credenciamento no Mercante ( SIGA O EXEMPLO DO ANEXO 2 ). Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):

- Inclusão

- Pessoa Física ou jurídica interveniente no Sistema Mercante.- Consignatário- Inclusão de Representante = SIM

. Clicar no quadro 6 ( Qualificação do Representante ):- Representante de Consignatário - Preencher os campos Nº Protocolo e Prazo de Representação

. Telas do “Pré-Cadastro” (Solicitação de Cadastramento de Representação do Consignatário) no Sistema Mercante ( caso seja importação ) → tantas telas quantos forem os protocolos/requerimentos no Mercante !



2) Assunto : PESSOA FÍSICA - ALTERAÇÃO - Credenciamento no SISCOMEX/MERCANTE

Siga as mesmas orientações do item 1, exceto :

→ No Requerimento de credenciamento no Siscomex . Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):

- TIPO = Alteração

- Pessoa Física que realize operações sujeitas à transmissão de declaração simplificada, inclusive bagagem desacompanhada.- Inclusão Representante = SIM ou NÃO ( conforme o caso )

. Declarar no quadro 7 (Informações Complementares) : - Informar a alteração pretendida.

→ No Requerimento de credenciamento no Mercante . Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):


- Pessoa Física ou jurídica interveniente no Sistema Mercante.- Consignatário- Inclusão Representante = SIM ou NÃO ( conforme o caso )


3) Assunto : PESSOA FÍSICA - EXCLUSÃO - Credenciamento no SISCOMEX/MERCANTE


→ No Requerimento de credenciamento no Siscomex . Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):

- TIPO = Exclusão

- Pessoa Física que realize operações sujeitas à transmissão de declaração simplificada, inclusive bagagem desacompanhada.- Inclusão Representante = NÃO

. Declarar no quadro 7 (Informações Complementares) : - Informar a exclusão pretendida.

→ No Requerimento de credenciamento no Mercante

. Clicar no quadro 5 ( Tipo de Requerimento ):- TIPO = Exclusão

- Pessoa Física ou jurídica interveniente no Sistema Mercante.- Consignatário- Inclusão Representante = NÃO

. Declarar no quadro 7 (Informações Complementares) : - Informar a exclusão pretendida.



4) Assunto : PESSOA JURÍDICA – INCLUSÃO - Credenciamento no MERCANTE

→ Lembrete: não esqueça de seguir as “Regras de Ouro” sobre as assinaturas manuais no READ(SVA), SODEA e REQUERIMENTOS

- Bloco 1, arquivo digital nomeado “SODEA.pdf” contendo, na sequência abaixo :

. Formulário SODEA preenchido corretamente e assinado manualmente. http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/EntregaDocumentosDigitais/SODEA.pdf→ Importante : ASSUNTO = AFRMM

. Tela de “Consulta de Representante Legal” do sistema SISCOMEX

. Documento de identidade com foto que permita a correta identificação do signatário da SODEA e do READ(SVA)

- Bloco 2, arquivo digital nomeado “PROCURACAO_E_INTERESSADO” contendo, na sequência abaixo :

. Procuração - D ocumento que comprove a outorga de poderes . → Importante : - A Procuração deve conter expressamente o prazo de validade da representação, e - pelo menos três poderes: 1) representar o outorgante em todas as Unidades Aduaneiras da RFB nas regiões fiscais 1ª a 10ªRF; 2) exercer as atividades do artigo 808º, do Decreto 6759/2009; e 3) inclusive ser habilitado e exercer as atividades nos sistemas Siscomex, SisCarga, Mantra e Mercante

. Documentos de identidade (com foto e assinatura manual) que permitam a correta identificação e qualificação dos outorgantes ( contribuinte/interessado ) e outorgados ( representante legal ).

. Contrato social ou estatuto (com a ata de eleição da diretoria – se for o caso) onde constem os poderes para representar a pessoa jurídica interessada, e

. Documento que comprove o exercício da função ou o vínculo empregatício (declaração de vínculo empregatício e do registro na Carteira de Trabalho), quando for o caso

- Bloco 3, arquivo digital nomeado “REQUERIMENTO_SERVICO ”

. Requerimento de credenciamento no siscomex/mercante ( um para cada representante )http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/EntregaDocumentosDigitais/CredenciamentoAFRMM.pdf

(disponível no sítio da RFB , em requerimentos – formulários)

→ ATENÇÃO = não esqueça deverá ser apresentado um Requerimento para cada Representante Legal ( se for mais de um representante para o mesmo contribuinte )


- Inclusão

- Pessoa Física ou jurídica interveniente no Sistema Mercante.- Consignatário- Inclusão de Representante = SIM

. Clicar no quadro 6 ( Qualificação do Representante ):- Representante de Consignatário - Preencher os campos Nº Protocolo e Prazo de Representação

. Telas do “Pré-Cadastro” no MERCANTE (Solicitação de Cadastramento de Representação do Consignatário) no Sistema Mercante → tantas telas quantos forem os protocolos no Mercante !



5) Assunto : PESSOA JURÍDICA – ALTERAÇÃO - Credenciamento no MERCANTE




- Pessoa Física ou jurídica interveniente no Sistema Mercante.- Consignatário- Inclusão de Representante = SIM ou NÃO ( conforme o caso )

. Clicar no quadro 6 ( Qualificação do Representante ):- Representante de Consignatário - Preencher o campo Prazo de Representação



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