Outras Técnicas de Auditoria: Marco Lógico, Análise RECI e Mapa de Processos

Profa. Adm. Mara Luiza Gonçalves Freitas

Sumário

• Marco Lógico;• Análise Reci;• Mapa de Processo.

MARCO LÓGICO

Marco Legal

Aspectos Gerais

• O Marco Lógico é um modelo analítico para orientar a formulação, a execução, o acompanhamento e a avaliação de programas ou de projetos governamentais.

• Criado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID, é um instrumento de planejamento obrigatoriamente adotado por todas as organizações públicas que postulam financiamento junto àquele Banco.

• O Modelo de Marco Lógico, que, segundo o BID, oferece inúmeras vantagens sobre outros enfoques menos estruturados (BID 1997, p. 66-77), também vem sendo utilizado pela Agência Brasileira de Cooperação, órgão do ministério das Relações Exteriores, na análise de projetos submetidos a sua apreciação.

Aplicação

• O Modelo de Marco Lógico propicia a análise detalhada do programa ou do projeto objeto da auditoria.

• A equipe deve avaliar, contudo, a conveniência do emprego desta técnica, pois, por ser complexa, requer considerável disponibilidade de tempo, além da existência de sofisticado sistema de informações gerenciais

Aplicação

• Considerando que muitos programas governamentais são financiados por agências internacionais que adotam esse modelo, é provável que a equipe possa obter, junto ao gestor, uma versão do Marco Lógico previamente elaborada, o que facilitaria os trabalhos de análise preliminar do objeto da auditoria.

Estratégias de Elaboração do Marco Lógico

• Montar o marco lógico com base em informações coletadas e em workshops com os auditados;

• Usar informação do marco lógico já existente;

• Analisar o marco lógico já existente e apontar melhorias possíveis na própria concepção do programa ou do projeto.

Questões que o Marco Lógico responde

• Os objetivos fixados guardam nítida relação com a finalidade última do programa ou projeto auditado, bem como definem precisamente os bens e serviços que serão ofertados, e a clientela que será beneficiada?

• Os objetivos de cada nível hierárquico mantêm relações de causalidade plausíveis entre si?

• O impacto (ou benefícios) almejado é claro e mensurável?

Estrutura do Marco Lógico

ATIVIDADES

PRODUTOS

OBJETIVOS

FINALIDADES

Estrutura do Marco Lógico

• O Marco Lógico deve demonstrar a compatibilidade lógica entre, sucessivamente, a finalidade (impacto da ação governamental), o objetivo, os produtos e as atividades, conforme ilustrado pela figura que se segue.

• Dito de outra forma, a realização das atividades deve resultar em produtos (bens e/ou serviços) que, entregues à clientela, possibilitam alcançar o objetivo proposto.

• As conseqüências da realização do objetivo, por sua vez, são o impacto esperado, a finalidade do programa ou projeto.

Estrutura do Marco Lógico

Finalidade

Objetivo

Produto

Atividade Atividade

Produto

Atividade Atividade

Exemplo de Marco Lógico

Outras funções do Marco Lógico

• Definir indicadores práticos, objetivos, mensuráveis e independentes para cada nível, que devem ser expressos em termos quantitativos, qualitativos e temporais;

• Indicar as fontes que contêm dados sobre os indicadores (meios de verificação);

• Identificar os fatores exógenos (pressupostos) que podem afetar o objeto da auditoria em cada nível, avaliando os riscos existentes e formulando ações alternativas.

Matriz do Marco Lógico

DESCRIÇÃO INDICADORES MEIOS DE VERIFICAÇÃO PRESSUPOSTOS

FINALIDADE

OBJETIVO

PRODUTOS

ATIVIDADES

Marco Lógico Mestre de um programa com vários projetos

Exemplo

Passos para a elaboração do Marco Lógico

1 º passo: Definir a finalidade (impacto da ação governamental)

2º passo: Descrever o objetivo do programa ou do projeto

3º passo: Identificar os produtos

4º passo: Listar as atividades

ANÁLISE RECI

Marco Legal

Aspectos Gerais

• A Análise RECI é uma ferramenta que ajuda a identificar quem é responsável pelas atividades desenvolvidas, quem as executa, quem é consultado e quem é informado, seja no âmbito limitado de uma equipe de trabalho, seja em relação a um órgão, entidade ou programa.

Motes para o uso da Técnica

• Necessidade de:

– Estabelecer a responsabilidade pelas decisões e pela execução das atividades;

– Identificar o tipo ou grau de participação de cada agente (pessoa, órgão ou departamento) em cada decisão;

– Tornar mais clara a relação entre as partes envolvidas;

– Conhecer a distribuição de poder.

O que significa RECI?

• R: quem é responsável (quem detém a responsabilidade final, com poder de veto: pessoa que arcará com o ônus pelo eventual insucesso).

• E: quem executa (quem é encarregado de desenvolver a atividade, aquele ou aqueles responsáveis pela implementação).

• C: quem é consultado (aquele que deve ser consultado antes que as decisões ou ações sejam implementadas).

• I: quem é informado (aquele que deve ser informado depois que a decisão ou ação for implementada).

Aplicações da Análise RECI

• É utilizada quando há interesse de:

– Aumentar a produtividade por meio da definição clara de responsabilidades;

– Reduzir a necessidade de se refazer tarefas;

– Eliminar a superposição de atribuições e o trabalho redundante, liberando recursos e aumentando a capacidade de trabalho;

– Tornar as estruturas organizacionais mais enxutas, reduzindo níveis organizacionais desnecessários;

– Definir uma nova estrutura organizacional;

– Compreender o impacto político e psicológico de mudanças na estrutura organizacional.

Estratégia para a elaboração da Análise Reci

• A montagem da matriz RECI, numa auditoria de natureza operacional, é realizada por meio de workshops, envolvendo o pessoal da instituição auditada que, sob a orientação da equipe de auditoria, vai definindo, passo a passo, cada uma das dimensões da matriz.

Passos da Elaboração da Matriz

1º passo. Identificar as principais atividades e decisões na área em

estudo.

2º passo. Identificar os principais agentes /

órgãos envolvidos em cada atividade

3º passo. Atribuir as iniciais RECI para

montar a matriz

4º passo. Rever a matriz RECI a partir de dois tipos de análise, horizontal e vertical:

5º passo. Desenvolver nova matriz RECI,

observando as seguintes diretrizes.

6º passo. Redefinir comunicação, novos

papéis e responsabilidades

7º passo. Elabore a versão definitiva da matriz e

confirme com os gestores as suas novas atribuições

Modelo de Matriz Reci

1º Passo: Identificar as principais atividades e decisões na área em estudo

• Realize entrevistas e workshops com o pessoal do órgão auditado.

• Selecione somente as principais atividades/decisões:– procure ser conciso, evite longas descrições;– lembre-se de que estamos tratando de

papéis/responsabilidades e não de pessoas;– evite generalidades do tipo “participar de reuniões” ;– utilize verbos de ação.

• Relacione as principais atividades e decisões na 1ª coluna à esquerda da matriz RECI (eixo "y").

Verbos de Ação

• Agendar• Monitorar • Conduzir• Relatar• Coletar• Determinar• Atualizar• Fiscalizar • Examinar • Autorizar

• Avaliar *• Executar• Aprovar *• Publicar• Registrar• Redigir• Preparar• Desenvolver• Planejar• Treinar• Analisar

2º passoIdentificar os principais agentes / órgãos envolvidos em cada

atividade

• Registre cada um na 1ª linha da matriz RECI (eixo "x").

3º passo. Atribuir as iniciais RECI para montar a matriz

• Trabalhe com o auditado. Selecione uma amostra do pessoal do órgão ou programa auditado que conheça as atividades listadas e represente cada um dos agentes / órgãos identificados na matriz.3

• A partir das informações obtidas junto ao pessoal do órgão, identifique as responsabilidades de cada agente / órgão em relação a cada atividade e atribua as iniciais RECI. Isso pode ser feito pessoalmente (workshop) ou por telefone:

– se a RECI estiver sendo utilizada isoladamente, deve-se realizar uma reunião ou workshop ;

– se a RECI estiver sendo utilizada para confirmar achados identificados por outra técnica e o tempo for escasso, uma entrevista por telefone é adequada.

3º passo. Atribuir as iniciais RECI para montar a matriz

• Somente o pessoal do órgão deve indicar que iniciais RECI devem ser atribuídas em cada caso - a matriz não refletirá a realidade se a equipe de auditoria influenciar nesse processo.

• Não despreze qualquer inicial RECI atribuída pelo pessoal do órgão. O objetivo do processo é revelar ambigüidades e identificar aspectos confusos.

• Não há respostas certas e nenhuma avaliação deve ser feita até que a matriz RECI esteja completa.

• O processo de elaboração da matriz deve levar a equipe a refletir sobre novos papéis e responsabilidades.

4º passo. Rever a matriz RECI a partir de dois tipos de análise, horizontal e vertical

• ANÁLISE HORIZONTAL:

– Considerar as oportunidades de aperfeiçoamento;

– Ausência de R (responsável): nenhum agente é responsável pela atividade. Toda atividade deve ter um responsável ou não será implementada;

– Ausência de E (executor): nenhum agente tem a atribuição de executar tal atividade, logo, ela não será realizada porque nenhum recurso lhe foi alocado;

– Muitos Cs: será necessário consultar tantos agentes? Somente as consultas que contribuem para o desenvolvimento da atividade devem ser mantidas.

– Muitos Is: será necessário informar a tantos agentes sobre a atividade? Mantenha apenas aqueles que realmente necessitam ser informados sobre a atividade.

4º passo. Rever a matriz RECI a partir de dois tipos de análise, horizontal e vertical

• ANÁLISE VERTICAL:

– As responsabilidades de cada agente e identifique as oportunidades de aperfeiçoamento;

– Muitos Rs: esse agente é capaz de assumir tantas responsabilidades? Algumas não poderiam ser delegadas?

– Muitos Es: esse agente deve executar tantas atividades?

– Ausência de Rs ou Es: esse agente pode ser excluído uma vez que não é responsável ou executor de nenhuma atividade?

– As pessoas que atualmente ocupam essas posições possuem habilidades adequadas para desempenhar as competências que lhes são atribuídas?

5º passo: Desenvolver nova matriz RECI, observando as seguintes

diretrizes

• Quando estiver atribuindo novas responsabilidades para os agentes, siga a seguinte orientação:

– Atribua os papéis de R e E aos agentes que se encontram mais próximos às atividades ou que detenham maior conhecimento a respeito;

– Só deve haver um responsável para cada atividade;

– Reduza o número de Cs , Is, verificações e autorizações para cada atividade nem sempre agregam valor;

– Certifique-se de que a solução proposta está de acordo com a cultura organizacional.

6º passo. Redefinir comunicação, novos papéis e responsabilidades.

• Faça entrevistas e workshops com os gestores envolvidos para discutir as mudanças de papéis e responsabilidades propostas na nova matriz.

7º Passo: Elaboração da Versão Final

• Elabore a versão definitiva da matriz e confirme com os gestores as suas novas atribuições. Sempre que necessário, reavalie essas atribuições.

MAPA DE PROCESSO

Marco Legal

Aspectos Gerais

• O mapa de processo é a representação de um processo de trabalho por meio de um diagrama contendo a seqüência dos passos necessários à consecução de determinada atividade.

Aspectos Gerais

• A técnica de mapeamento de processo fornece uma representação gráfica das operações sob análise, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentos em uma organização ou área. Isso permite à equipe de auditoria, em conjunto com gerentes e técnicos envolvidos, identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e o aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização.

Situações que podem ser representadas

• Como o processo deve ser realizado, de acordo com as normas e procedimentos internos, caso estes estejam documentados?

• Como o processo está sendo realizado?

• Qual a forma recomendada de realizar o processo?

Aspectos Gerais

• O mapa de processo também é útil para identificar pontos fortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados a outros processos de uma mesma organização ou de organizações diferentes, como meio de disseminar boas práticas

• Note-se que, mesmo que o processo analisado esteja regulamentado por norma interna específica, a equipe de auditoria poderia propor alterações visando ao seu aperfeiçoamento, caso considere adequado. Não devemos esquecer que um dos impactos positivos do trabalho de auditoria de natureza operacional é o aperfeiçoamento de normas e procedimentos do objeto auditado

Características

Informações essenciais

• Descrição das atividades;• Pontos de tomada de

decisão;• Movimentos de informação

e de documentos;• Pontos de controle;• Prazos;• Documentos e relações

entre as diversas etapas do processo.

Informações detalhadas

• Custo;• Tempo de execução;• Tempo decorrido entre uma e outra;• Superposição;• Volume e freqüência das transações;• Força de trabalho necessária

homem/hora);• Habilidades necessárias para execução;• Opinião dos clientes / usuários;• Impacto tecnológico;• Impacto de mudanças em outros

departamentos;• Limitações externas (por exemplo,

limitações orçamentárias).

Sobre os sinais gráficos

• No mapa de processo, as setas indicam o fluxo da operação, sua seqüência.

• As caixas são utilizadas para descrever as ações necessárias para que seja completada a operação. – Pode-se dizer que as caixas à esquerda, ou no início do

processo, representam condições para que sejam desenvolvidas as ações à direita, ou que se encontram mais à frente no fluxo.

Exemplo de Mapa de Processo

Exemplo de Mapa de Processo