P10-Planejamento Controle Orcamentario

Educao Corporativa

Planejamento e Controle Oramentrio

Matriz - Av. Braz Leme, 1.717 - 02511-000 - So Paulo - SP - Brasil. Tel.: 55 (11) 3981 - 7001 www.microsiga.com.brTodos os direitos reservados.

1

INTRODUO METODOLOGIA DO CURSO Cadastros Contas Oramentrias Mscaras Classes Operaes Centros de Custos Totalizadores Tipos de Saldos Lanamentos Pontos de Lanamentos Lanamentos por Processos Cubos Gerenciais Configurao dos Cubos Tipos de Bloqueio Bloqueios por processos Pontos de Bloqueio Vises Parmetros Vises Configuraes Planilhas Oramentrias Revises Oramentrias Simulaes Viso Gerencial Usurios da Planilha Usurios por Classe de Valor Consultas e relatrios Relatrio Movimentos Relatrio Planilha Resumida

3 4 6 6 9 11 13 14 16 17 18 18 20 21 23 26 28 29 31 32 33 36 38 40 40 42 43 44 45

2


Sumrio

Todos os direitos reservados.

INTRODUOViso Geral Do CursoEste curso foi elaborado para capacitar os usurios do Protheus a utilizarem os recursos do Ambiente de Planejamento e Controle Oramentrio de forma sistemtica e prtica, abordando os conceitos por ele utilizados e orientando-os na operao de cada uma de suas opes para que seja possvel a aplicao s rotinas de sua empresa.

Objetivos do CursoAo trmino deste curso, o aluno dever estar habilitado a: Identificar os Parmetros; Dar manuteno aos cadastros de: - Mscaras; - Contas oramentrias; - Operaes; - Classes; - Tipos de Saldos; - Centros de Custos; - Totalizadores; Realizar as seguintes movimentaes: - Oramentos; - Iniciar, finalizar e comparar revises; - Criar e Efetivar Simulaes; - Controle de Usurios; - Incluses e Bloqueios de Lanamentos; - Gerao de Cubos; - Configurao de Vises;

Anotaes



3

METODOLOGIA DO CURSOO curso de Planejamento e Controle Oramentrio ministrado com um kit de auto treinamento composto por:

Apostila:Aborda as rotinas do Ambiente conduzindo o aluno na sua utilizao atravs de uma srie de exerccios para prtica e reviso da matria. Os exerccios devem ser executados junto ao sistema, exatamente da forma como esto apresentados para que o grau de aprendizado proposto seja obtido. A cada captulo, o aluno posicionado sobre o contedo fornecido e os assuntos complementares que sero expostos.

Manual Eletrnico:Para verificar o Manual Eletrnico do Ambiente de Planejamento e Controle Oramentrio, posicione no Menu Principal e tecle .

4



CONFIGURAOComo Parametrizar o Ambiente de Planejamento e Controle OramentrioO Ambiente de Planejamento e Controle Oramentrio possui uma srie de parmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa, como por exemplo, o parmetro MV_PCOINTE que Indica se a integrao dos processos do ambiente Planejamento e Controle Oramentrio com os processos de Lanamentos/Bloqueios est ativa ou no.

A MICROSIGA envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo com a sua necessidade. Os parmetros so customizados no Ambiente Configurador.

Nome

Descrio Indica se a integrao dos processos do ambiente Planejamento e Controle Oramentrio com os processos de Lanamentos/Bloqueios est ativa ou no. O contedo "1=Sim", significa que est ativa e o contedo "2=No", que no est.

MV_PCOINTE



5

CadastrosOs Cadastros apresentam as informaes bsicas para iniciar as movimentaes do Ambiente. A sua correta informao fundamental para execuo de suas rotinas. Dicas: Durante o cadastramento deve-se observar os Campos Destacados Estes campos possuem . Preenchimento Obrigatrio no possvel finalizar uma incluso sem a informao. , Caso haja alguma dvida sobre um campo, pressione a tecla sobre o mesmo. Ser apresentada uma janela com a Descrio do Campo . Alguns campos esto associados a Tabelas ou Cadastros eles apresentam a opo sua direita quando , selecionados. Para selecionar uma das opes, clique sobre esta opo ou pressione a tecla .

Anotaes

Contas OramentriasA conta oramentria o principal item de estrutura organizacional para elaborao das planilhas oramentrias da empresa, e so a base/guia para o detalhamento dos itens a serem orados.

6



Esta rotina utilizada efetuar a manuteno no plano de contas oramentrio utilizado para a criao das planilhas oramentrias, bem como, realizar o acompanhamento na execuo do oramento estratgico. Os oramentos previstos e acompanhados so baseados neste plano de contas.

Este cadastro especfico do ambiente Planejamento e Controle Oramentrio, assim, o plano de contas oramentrio da empresa pode possuir uma estrutura especifica (considerando contas a serem oradas em quantidades, por exemplo), ou ainda, possuir a mesma codificao do plano de contas contbil ou a mesma estrutura do centro de custo da empresa.

Anotaes



7

ExercciosComo cadastrar Contas Oramentrias: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Contas Orcament. 2. Clique na opo Visualizar e informe os dados a seguir: Cdigo Descrio Tipo Cond Normal Dt Incluso Dt Vigencia C.O Superior Bloqueado 40200 Devoluo Analitica Despesa 06/10/06 01/01/80 40 No

3. Confira os dados e confirme o cadastro de Contas Oramentrias .

Anotaes

8



MscarasA mscara contbil nada mais que um pr-formatador de Entidades Contbeis que sero impressas nos relatrios ou visualizadas nas consultas. A partir de uma mscara configurada, o ambiente de Planejamento e Controle Oramentrio permite que sejam extradas informaes a partir de trechos dos cdigos dessas entidades.



9

ExercciosComo cadastrar Mscaras: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes CadastrosMascaras; 2. Clique na opo Incluir e informe os dados a seguir: Cdigo Descrio da Mscara Utilizado em Segmento Dig do Seg Desc Seg Caracter Separ. Segmento Dig do Seg Desc Seg Caracter Separ. 001 Conta Oramentria C. Contabil 001 02 Conta Sinttica 002 03 Conta Analitica

3. Confira os dados e confirme o cadastro de Mscaras clicando na opo OK .

Anotaes

10



ClassesA classe possibilita a Organizao do oramento segundo critrios que possibilitam a compreenso dos tipos de valores que esto sendo apresentados, propiciando informaes para a administrao, a gerncia e a tomada de decises. Dentro de um oramento podemos utilizar a classe para classificar estes valores permitindo ao sistema distinguir quantidades de valores ou quantidades de contrataes de valores a serem acordadas, por exemplo.

A classe uma informao obrigatria que deve ser informada na elaborao do oramento junto da conta oramentria e serve como identificador dos valores que esto inseridos para uma determinada linha do oramento. A Classe Oramentria no possui tratamento de Tipos Sintticas ou Analticas.

Anotaes



11

Exerccios

Como cadastrar Complementos dos Produtos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Classes 2. Clique na opo Incluir e informe os dados a seguir nas respectivas pastas: Na Pasta Dados Cadastrais Cdigo Descrio Memo Na Pasta Identificado Entidade Texto Indet Ident Obr. Texto UM SF5 SF5->SF5_TIPO No SF5->SF5_TIPO Tipo de Movimento

3. Confira os dados e confirme o cadastro de Classes .

Anotaes

12



OperaesEsta rotina responsvel pelo cadastramento e manuteno das operaes que podem ser utilizadas na digitao e acompanhamento da planilha oramentria como nveis de detalhes que o gestor do oramento poder utilizar na concepo e acompanhamento da execuo oramentria. Este cadastro alternativo (no obrigatrio) cuja finalidade possibilitar o agrupamento e a quebra de informaes dentro da planilha oramentria, alm das classes oramentrias.

As operaes podem ser utilizadas na planilha oramentria, por exemplo, quando temos a necessidade de controlar operaes de Compras NacionaisCompras Importadas ou Produo Prpria A operao , . portanto, um refinamento do oramento, que est baseado em quantidades e valores que a serem acompanhados durante a execuo oramentria.



13

ExercciosComo cadastrar Operaes: 1.Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Operaes 2. Clique na opo Incluir e informe os dados a seguir: Cdigo Operao Tercer Tercerizados

3.Confira os dados e confirme o cadastro de Operaes clicando na opo OK .

Anotaes

Centros de CustosO ambiente Contabilidade Gerencial permite controlar at 3 nveis de custos, sendo estes pr-configurados de acordo com a necessidade da empresa.

14



De forma hierrquica temos:

ExercciosComo cadastrar Centro de Custos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Centros de Custos 2. Selecione a opo C.Custo; 3. Localize o cdigo 1234 e clique na opo Visualizar: 4. Confira os dados e confirme a visualizao do Centro de Custo .

Anotaes



15

TotalizadoresEste arquivo possibilita a configurao dos totalizadores e acumuladores para melhor atender s necessidades de cada empresa. Nesta nova rotina Cadastro de Totalizadores possvel incluir totalizadores e acumuladores para os , seguintes campos padres j existentes nos itens da planilha ou viso oramentria: Classe Oramentria, Centro de Custo, Item Contbil, Classe de Valor e Operao.

ExercciosComo cadastrar Totalizadores: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Totalizadores 2. Selecione a opo Totais da Planilha Oramentria e em seguida em OK; 3. O sistema apresentar a Tela de Assistente clique em Avanar . 4. Selecione a opo Classe Oramentria e em seguida em Avanar; 5. Na tela seguinte em Avanar; 6. Confirme a prxima tela que mostra o alias de origem e os campos totalizadores; 7.Confira os dados, confirme o cadastro de Totalizadores;

Anotaes

16



Tipos de SaldosPodemos entender como saldo toda e qualquer diferena entre crdito e dbito de valores, em relao aos saldo iniciais de uma determinada conta oramentria em um determinado perodo. Classificar os tipos de saldos de extrema importncia, j que identifica os movimentos oramentrios contabilizados dentro do contexto Previsto x Realizado x Simulado x Empenhado x etc..que ser definido pelo gestor do oramento.

Neste contexto podemos ter, por exemplo, que o tipo de saldo Empenhado de uma empresa X seria a soma de todas as solicitaes e pedidos de compras originados pelo departamento de compras e que ainda no foram entregues pelos seus fornecedores. Ou mesmo poderamos ter que o tipo de Saldo Empenhado seria a soma de todos os pedidos de compras colocados e no entregues e a soma de todas as solicitaes de compras colocadas e no entregues seriam representadas pelo tipo de Saldo PrEmpenhado. Portanto, atravs do cadastro de Tipos de Saldos, o gestor do oramento faz a manuteno dos tipos de saldos utilizados durante o acompanhamento do ciclo oramentrio de acordo com a necessidade de sua empresa. No planejamento e controle oramentrio podero ser utilizados quantos tipos de saldos forem necessrios para o seu acompanhamento.

Anotaes



17

ExercciosComo cadastrar Tipos de Saldos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cadastros > Tipos de Saldos 2. Clique na opo Incluir e informe os dados a seguir: Tp Saldo Descrio RZ Realizado

3. Confira os dados e confirme o cadastro de Tipos de Saldos .

Anotaes

LanamentosOs lanamentos so responsveis pela integrao dos processos do sistema Protheus com o Ambiente de Planejamento e Controle Oramentrio.

Pontos de LanamentosToda integrao oramentria esta baseada nas regras cadastradas nos pontos de lanamentos. A partir de pontos de lanamentos em processos de compras, estoques, faturamento, financeiro, etc. podemos ter o controle efetivo dos saldos previstos, orados, empenhados, realizados, etc. A quantidade de saldos que podem ser controlados pelo sistema tambm esto configurados nos pontos de lanamentos.

18



O fluxo a seguir mostra a idia de funcionamento dos pontos de lanamentos no planejamento e controle oramentrio referente ao sistema de compras:

Processos ProtheusPonto de Lanamento(Saldo Previsto) Solicitao de Compras Ponto de Lanamento(Saldo Empenhado) Pedido de Compras Ponto de Lanamento(Saldo Realizado) Documento de Entrada Ponto de Lanamento(Saldo Efetivado) Movimento Financeiro Ponto de Lanamento(Saldo Orado) Planilha Oramentria Campos: Centro de Custo Conta Unidade Centro de receita Data Valor Lanamentos Campos: Centro de Custo Conta Unidade Data valor

Cubos

Saldos

Exerccios

Como cadastrar Pontos de Lanamentos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Lanamentos > Pontos Lanamento 2. Localize as o processo 000252 Item 01: 3. Clique na opo Lanamentos e verifique os dados; 4. Confirme o cadastro de Pontos de Lanamentos .

Anotaes



19

Lanamentos por ProcessosTodos os processos que so integrados ao Planejamento e Controle Oramentrio esto especificados no cadastro de lanamentos por processo. Trata-se de um cadastro alimentado automaticamente pelo sistema com os processos que podem ser integrados e suas configuraes de integrao. Estes processos possuem uma numerao exclusiva que preenchida automaticamente pelo sistema durante a sua carga e sujeita a alterao em atualizaes.

A incluso de processos especficos do cliente tambm podero ser cadastrados na lista de processos do SIGAPCO. Para este procedimento, a incluso de funes especficas nos programas ser necessrio para gravao das integraes e gerao dos lanamentos ou bloqueios.A numerao dever sempre estar acima do cdigo 900000, que esta reservado para este tipo de situao. A numerao abaixo de 900000 est reservada para os processos padres do sistema.

20



ExercciosComo alterar Lanamentos por processos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Lanamentos > Por Processos 2. Localize as o cdigo 000252: 3. Clique na opo Alterar; 4. Para configurar os lanamentos deve-se utilizar a opo na barra de ferramentas. Este configurao segue o mesmo conceito dos pontos de lanamentos;

Anotaes

Cubos GerenciaisPara um melhor acompanhamento o mdulo Planejamento e Controle Oramentrio utiliza o conceito de Cubos em seus arquivos de saldos e movimentos. Atravs desta opo possvel o usurio criar e dar manuteno em todos os Cubos que sero atualizados na ferramenta.



21

Um cubo, em sua estrutura interna baseado em dimenses que por sua vez sempre sero referenciados a cadastros (Cadastros padres ou especficos do cliente) dentro do sistema Protheus.

ExercciosComo incluir Cubos Gerenciais: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cubos > Cubos Gerenciais 2. Selecione a opo rvore e clique na opo Incluir e informe os dados a seguir: Cod Cubo Descrio 02 Operao + Conta Oramentria

3. Posicione no cubo 02 da rvore esquerda, clique com o boto direito, selecione a opo incluir preencha o nvel com 01; ,

4. Clique em

, escolha o opo operao e confirme;

5. Confira o preenchimento e confirme a tela;

22



6. D um clique no sinal + do cubo 02, posicione no galho 01 - operao clique com o boto , direito, selecione a opo incluir preencha o nvel com 02; ,

7. Clique em

, escolha o opo conta oramentria e confirme;

8. Confira o preenchimento e confirme a tela; 9. D um clique no sinal + do cubo 02, posicione no galho 02 - Operao+CO clique com o boto , direito, selecione a opo incluir preencha o nvel com 03; ,

10. Clique em

, escolha o opo tipo de saldo e confirme;

11. Confira o preenchimento e confirme a tela;

Anotaes

Configurao dos CubosA utilizao deste ambiente est baseada na utilizao de cubos de informaes para quase todos os processos como: - Extrao de relatrios previstos; - Utilizao de Bloqueios em rotinas de compras, contrataes, etc; - Comparativos entre saldos previstos, realizados, simulados, etc; - Emisso de balancetes, DREs, acompanhamento de saldos, etc.



23

Um cubo pode ser utilizado para diversos objetivos, para definir quais informaes sero utilizadas do cubo ser a sua configurao.

ExercciosComo configurar cubos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Cubos > Configuraes 2. Clique no boto Incluir e informe os dados a seguir: Conf. Cubo Descrio Memo Cod Cubo 20 Saldo Previsto 02

3.Confirme e clique no boto Incluir e informe os dados a seguir: Conf. Cubo Descrio Nivel Proc Nivel Range ini Range Final 20 Saldo Previsto 03 Sim PR PRTodos os direitos reservados.

24


Filtro Tipo Validao 4. Confirme e clique no boto Sair;

Faixa

5. Clique no boto Incluir e informe os dados a seguir: Conf. Cubo Descrio Memo Cod Cubo 21 Saldo Executado 02

6. Confirme e clique no boto Incluir e informe os dados a seguir: Conf. Cubo Descrio Nivel Proc Nivel Range ini Range Final Filtro Tipo Validao 7. Confirme e clique no boto Sair . 21 Saldo Executado 03 Sim tp.saldo=EF ou tp.saldo=RZ Faixa

Anotaes



25

Tipos de BloqueioO tipo de bloqueio ser utilizado para definir o tipo de apurao que o sistema deve considerar no bloqueio, nas regras do valor orado (configurao do cubo gerencial) e as regras do valor realizado (configurao de moeda) que servem de base para a comparao e bloqueio (quando o valor realizado superar o valor orado)

O bloqueio ocorrem no processos que originam a contabilizao oramentria e so definidos atravs do cadastro de Pontos de Bloqueio no qual informa-se a funo e detalham-se as operaes como: incluir, , alterar, excluir, etc.

ExercciosComo incluir um tipo de bloqueio: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > BloqueiosTipos de Bloqueio; 2. Clique no boto Incluir e informe na pasta tipo de bloqueio os dados a seguir: Cdigo Descrio Tp. Apurao Consid Saldo 001 Operao + Conta Oramentria Mensal Acumulado

26



3. Informe na pasta Regra do valor orado os dados a seguir: Conf. Cubo Moeda Cfg Nivel Comp 20 1 02

4. Informe na pasta Regra do valor lanado os dados a seguir: Conf. Cubo Moeda Cfg Nivel Comp 21 1 02

5. Confirme o cadastro e informe na pasta tipo de bloqueio os dados a seguir: Cdigo Descrio Tp. Apurao Consid Saldo 002 Operao + Conta Oramentria (Semestral) Semestral Acumulado

6. Informe na pasta Regra do valor orado os dados a seguir: Conf. Cubo Moeda Cfg Nivel Comp 20 1 02

7. Informe na pasta Regra do valor lanado os dados a seguir: Conf. Cubo Moeda Cfg Nivel Comp 8. Confirme o cadastro. 21 1 02

Anotaes



27

Bloqueios por processosOs pontos de bloqueios so responsveis pela integrao dos processos dos outros ambientes do Protheus com o ambiente do Planejamento e controle oramentrio para tratamento dos bloqueios oramentrios, para isso preciso especific-los no cadastro de bloqueio por processos.

Trata-se de um cadastro alimentado automaticamente pelo sistema com os processos que podem ser integrados e suas configuraes de integrao. Estes processos possuem um numerao exclusiva que preenchida automaticamente pelo sistema durante a sua carga e sujeita a alterao (durante uma atualizao de repositrio, novos processos no disponveis para integrao podem ficar disponveis para configurao e utilizao).

Anotaes

28



ExercciosComo alterar um bloqueio por processos: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Bloqueios > Por processo 2. Posicione no processo 00008 Clique no boto Alterar; 3. Posicione no item 01 e clique na opo e marque a opo uso e confirme;

4. Posicione no item 01 e clique na opo Tp Bloqueio 6. Confirme a alterao. 002

e informe os dados a seguir:

Anotaes

Pontos de BloqueioOs pontos de bloqueio so responsveis pela integrao dos processos do sistema Protheus com o sistema SIGAPCO. Toda verificao oramentria esta baseada nas regras cadastradas nos pontos de bloqueios. A partir de pontos de bloqueios em processos de compras, estoques, faturamento, financeiro, etc podemos ter o controle efetivo dos saldos previstos, orados, empenhados, realizados, etc. As quantidades de saldos que podem ser controlados pelo sistema tambm esto configuradas nos pontos de bloqueios. Na rotina de Pontos de bloqueios podemos visualizar e dar manuteno em todos os pontos de integrao disponveis para o sistema SIGAPCO atravs de um browser por processos e pontos de lanamentos. Estes pontos de lanamentos possuem uma numerao exclusiva que preenchida automaticamente pelo sistema e sujeita a alterao em atualizaes. Toda integrao a partir de pontos de bloqueios sempre ocorre de maneira on-line no SIGAPCO. No existe para o sistema de controle oramentrio uma opo de controle de lanamentos off-line, uma vez que estes valores devem ser acompanhados on-line para um gerenciamento correto do oramento.



29

OperaesAtravs desta rotina temos as seguintes operaes possveis : - Pesquisa : Pesquisa um determinado ponto de bloqueio. - Visualizao: Visualizao de um Pontos de Bloqueio. - Alterar: Manuteno dos dados de dos Pontos de Bloqueio Para ativar ou desativar uma seqncia de ponto de bloqueio, a opo Uso poder ser utilizada com um duplo clique na linha do item que se deseja ativar ou desativar, sem a necessidade de excluir fisicamente um item do ponto de lanamento. ( este procedimento pode ser til em manutenes, quando o ponto de lanamento deve ser desativado apenas por um tempo, sem a necessidade de excluso do mesmo ). A verificao dos bloqueios que ser efetuada esta baseada no tipo de bloqueio relacionado ( Consulte Tipos de Bloqueios ) a cada ponto de bloqueio que poder estar ativado ou desativado. Um mesmo ponto de bloqueio poder conter mais de uma seqncia de tipo de bloqueio, o que possibilita a verificao de mais de um saldo ou de varias regras em um mesmo ponto, como o exemplo : Verificar 1 se o saldo da conta no esta estourado, 2 verificar o saldo do centro de custo como um todo, 3 verificar o oramento geral da empresa.

ExercciosComo visualizar um ponto de bloqueio: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Bloqueios > ponto de bloqueio 2. Posicione no processo Aplicaes Financeiras item 01 Clique no boto Visualizar;

Anotaes

30



Vises ParmetrosO processo de parametrizao de vises oramentrias permite uma maior flexibilidade ao sistema em relao aos campos e filtros que sero utilizados na criao de uma conta oramentria gerencial. Todo o sistema de Planejamento e Controle Oramentrio esta baseado na flexibilidade de criao de entidades totalmente especificas do cliente que podero ser utilizadas no processo oramentrio (inclusive no controle de saldos e bloqueios). Por este motivo, para criao de uma viso necessrio ter precisamente cadastrado uma parametrizao para a viso oramentria. a parametrizao da viso ir permitir que os campos especficos que foram acrescentados nos itens orados ou nos lanamentos sejam eles previstos, empenhados ou realizados, sejam tambm filtrados em uma conta oramentria gerencial.

ExercciosComo incluir uma viso atravs de parmetros: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Vises > Parmetro 2. Clique no boto incluir e informe os dados a seguir; Configurao Descrio Codigo Cub 010 Classe e Conta 10

3. Clique na opo

e confirme os dados da viso.

Anotaes



31

Vises ConfiguraesAtravs de uma parametrizao cadastrada no sistema, as configuraes de vises podero ser utilizadas. Uma configurao sempre deve ser referenciada a uma parametrizao. neste processo que acontece o cadastramento e criao das Contas Oramentrias Gerenciais e o contedo de cada conta ser definido. A estrutura das contas oramentrias gerencias, poder conter contas analticas ou sintticas como um plano de contas padro. Quando definimos uma conta gerencial como analtica, esta a conta responsvel pela totalizao de outras contas, centros de custos, ou os parmetros que foram determinados durante a configurao. Desta forma podemos criar com muita flexibilidade um DRE, novo plano de contas retirando algumas contas que no deseja exibir, etc. O cadastramento de uma viso muito similar incluso de uma planilha oramentria, porm as contas que sero cadastradas na viso gerencial so contas que no existem no plano de contas, e sero pertinentes apenas a esta viso gerencial.

ExercciosComo incluir uma viso atravs de configurao: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Vises > Configuraes 2. Clique no boto incluir e informe os dados a seguir: Codigo: Descrio: Nvel Max: Configurao: 001 Classe e Conta 1 010

3. Confirme os dados da viso.

Anotaes

32



Planilhas OramentriasA preparao e execuo do processo de Controle Oramentrio bastante complexa, se no em seus princpios bsicos, pelo menos no que se refere quantidade e diversidade de reas e pessoas envolvidas. Por este motivo, temos a necessidade de trabalhar com um sistema que centralize todas as informaes referenciadas a um determinado oramento. Geralmente os oramentos, que sero compostos e divididos em contas, classes, operaes, centros de custos, etc. so confeccionados em planilhas, que podem ser criadas unificadamente ou separadamente. Portanto, esta planilha oramentria tem como objetivo unificar os planos de oramentos de um determinado perodo a ser planejado de uma empresa ou de um determinado um grupo de empresas. Uma planilha oramentria, por exemplo, pode conter o oramento inteiro de uma empresa na mesma planilha ou mesmo podemos ter o plano de oramento de uma empresa dividido em vrias planilhas oramentrias: planilha oramentria de vendas, planilha oramentria de produo, planilha oramentria de caixa, etc. Quando criamos uma planilha oramentria dentro do sistema SIGAPCO, o gestor poder contar com vrios recursos como: -Controle de Reviso: Quando uma planilha criada, a planilha ganha a verso 0001 dentro do sistema. Portanto, a partir de sua criao, podemos registrar todas as alteraes que esta planilha sofrer durante sua vida no sistema. Os histricos ficam gravados para auditoria e temos todo o controle sobre possveis alteraes indesejadas. -Controle de Usurios: Cada planilha possui um controle de usurios prprio, onde o gestor do oramento pode definir quem poder visualizar e os seus respectivos direitos dentro da planilha. O controle correto dos usurios permite uma confeco e execuo oramentria de forma descentralizada. -Simulaes: A rea de simulaes permite a criao de verses simuladas, sem que o ambiente previsto seja alterado.



33

Exerccios

Como incluir uma planilha oramentria:: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Planilha > Oramentos 2. Clique no boto incluir e informe os dados a seguir: Codigo: Verso: Descrio: Nvel Max: Tp Periodos: Ini Periodos: Fin. Periodos: Crtl Usurio OrcXXXX 0001 Oramento XXXX 1 Mensal 01/01/XX 31/12/XX Habilitado

2. Confirme a criao da planilha, posicione no segundo item da rvore esquerda, clique no boto , selecione a opo incluir CO e informe os dados a seguir:

C.O.: Descrio:

50 Despesas , selecione a opo

4. Confirme, posicione na conta de despesas, clique no boto incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 501 Despesas Operacionais

5. Confirme, posicione na conta de despesas operacionais, clique no boto opo incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 5011 Despesas Com Pessoal

, selecione a

6. Confirme, posicione na conta de despesas com pessoal, clique no boto opo incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 5011001 Salrios

, selecione a

7. Confirme, posicione na conta de despesas com pessoal, clique no boto opo incluir CO e informe os dados a seguir:

, selecione a

34



C.O.: Descrio:

5011002 Outras Remuneraes , selecione a

8. Confirme, posicione na conta de despesas operacionais, clique no boto opo incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 5012 Despesas com Imveis

9. Confirme, posicione na conta de despesas com imveis, clique no boto opo incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 5012001 Matriz

, selecione a

10. Confirme, posicione na conta de despesas com imveis, clique no boto a opo incluir CO e informe os dados a seguir: C.O.: Descrio: 11. Confirme. Exerccio 2 Como alterar uma planilha oramentria:: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Planilha > Oramentos 2. Posicione na planilha Orc2006 e clique no boto alterar; 3. Posicione na conta Salrio e clique no boto Editare informe os dados a seguir: Classe oramentria Identificador Perodo 01/01/06 31/01/06 Perodo 01/02/06 28/02/06 Demais perodos 000005 Analista Senior 80000 96000 88000 5012002 Filiais

, selecione

4. Adicione uma linha e informe os dados a seguir: Classe oramentria Identificador 000005 Analista Junior



35

5. Clique no boto dados a seguir:

, selecione a opo Rateio de valores nos perodos e informe os

Parmetros para Rateio: Ratear Percentuais diferenciados:

Todos os Periodos No

6. Marque apenas a Opo Sugerir valor informado para os periodos; 7. Clique em avanar e informe no campo Valor a ser Rateado62000; 8. Clique em avanar; 9. Clique em avanar; 10. Clique em finalizar; 11. Confira os dados e clique no boto Gravar; 12. Clique em Fechar para finalizar a alterao.

Anotaes

Revises OramentriasQuando trabalhamos com planos oramentrios para um determinado perodo de uma ou um grupo de empresas, estes podem eventualmente sofrer alteraes, seja estas alteraes durante o processo de criao do oramento (antes de sua execuo) ou durante a prpria execuo do plano oramentrio. Estas alteraes, por sua vez muitas vezes devem ser registradas e armazenadas para futuros comparativos, histricos ou mesmo para rastreabilidade de informaes, o que chamamos de reviso oramentria. Dentro do sistema, estas revises so registradas na forma de verso da planilha oramentria atravs de um nmero seqencial de 4 dgitos, onde sempre a verso inicial de uma planilha a verso 0001. A partir das atualizaes, este nmero ser sempre incrementado um a um automaticamente pelo sistema. Todas as informaes da planilha so mantidas para uma melhor rastreabilidade das informaes:

36



- Data/Hora da Reviso; - Usurio que executou a reviso; - Histrico preenchido pelo usurio; - Todas informaes alteradas de campos e tabelas (inclusive campos especficos).

Exerccios

Como iniciar uma reviso: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Planilha > Reviso 2. Posicione na planilha OrcXXX e clique no boto Iniciar Reviso e informe os dados a seguir: Memo: Contrataes para novo projeto

3. Confirme, clique no boto Revisar e posicione na conta Salrios; 4. Clique no boto a seguir: , selecione a opo Reajustar valores orados e informe os dados

Tipo de ajuste Operao Aplicar a Para os perodos Filtra Itens de Conta Oramentria Valor ou percentual

Por valor Somar Conta oramentria posicionada Todos Item==0002 5

5. Confirme, posicione na conta Salrios e verifique as alteraes.

Anotaes



37

Exerccio 2 Como compara revises: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Planilha > Reviso 2. Posicione na planilha OrcXXXX clique no boto Comparar e informe os dados a seguir: , Comparar Verso?: Com a Verso?: 0001 0002

4. Clique com o boto direito do mouse em um item modificado no painel a direita e escolha a opo comparar; 5. Clique no boto OK; 6. Clique em Finalizar Reviso e confirme.

Anotaes

SimulaesSimilar a uma reviso, quando trabalhamos com planos oramentrios para um determinado perodo de uma ou um grupo de empresas, estes podem eventualmente sofrer alteraes, durante o processo de criao do oramento (antes de sua execuo) ou durante a prpria execuo do plano oramentrio. Estas alteraes, por sua vez muitas vezes podem ser simuladas dentro de um ambiente especial e ser comparadas com outras verses como se fossem verses previstas da planilha oramentria. Dentro do sistema, as simulaes so registradas na forma de verso da planilha oramentria, utilizandose dos mesmos princpios, com um nmero seqencial de 4 dgitos que ser informada pelo usurio no momento da criao da simulao. Dentro de uma vero simulada, todas as informaes da planilha so mantidas para uma melhor rastreabilidade das informaes : - Data/Hora da Verso; - Usurio que criou a simulao; - Histrico preenchido pelo usurio; - Todas as informaes alteradas de campos e tabelas (inclusive campos especficos); - Verso que foi efetivada a partir da simulao.

38



ExercciosComo incluir uma simulao: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Planilha > Simulao 2. Clique no boto incluir e informe os dados a seguir: Planilha Orc.: Verso Base: Verso Sim.: Descrio: Obs: OrcXXXX 0002 S001 Simulao de Dissidio Simulao de Dissidio

3. Posicione na planilha OrcXXXX clique no boto Alterar e posicione na conta Salrios; , 4. Clique no boto seguir: , selecione a opo Reajustar valores orados e informe os dados a

Tipo de ajuste Operao Aplicar a Para os perodos Filtra Itens de Conta Oramentria Valor ou percentual

Por percentual normal Somar Conta oramentria posicionada Todos Classe orc.==000005 8

5. Confirme, posicione na conta Salrios e verifique as alteraes; 6. Clique no boto Sair; 7. Posicione na planilha OrcXXXX clique no boto Efetivar e confirme a efetivao. ,

Anotaes



39

Viso GerencialAtravs do processo de Viso Gerencial ser possvel executar as diversas vises das planilhas oramentrias de acordo com a sua configurao. As vises so montadas on-line atravs de filtros de processamentos, permitindo ao usurio visualizar as contas oramentrias gerencias e seus respectivos itens orados de acordo com o filtro de cada conta.

Anotaes

Usurios da PlanilhaUtilizar um sistema de planejamento e controle oramentrio de forma descentralizada requer que o sistema esteja devidamente preparado para controlar o acesso de usurios a contas, planilhas, classes e suas devidas aladas. Para efetuar este controle no sistema a opo de usurios da planilha oramentria. Trata-se de um controle de usurios, por planilha oramentria, que utiliza o mesmo principio de hierarquia das contas oramentrias, para controlar o acesso dos usurios nas contas oramentrias, isto , quando um usurio cadastrado como usurio da planilha, e este usurio cadastrado em uma conta sinttica, o sistema assume os mesmos direitos para todas as contas analticas e sintticas da estrutura desta conta.

ExercciosComo definir usurios em uma planilha:: 1. Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Usurio > Planilha 2. Posicione na planilha OrcXXXX e clique no boto Alterar e posicione na conta Salrios; 3. Clique no boto , selecione a opo Incluir Usurio e informe os dados a seguir na pasta Prioridades do Usurio: Planilha Orc.: C.O: Cod. Usurio: OrcXXXX 5011001 000001

40



Estrutura: Itens: Man Usurio:

Visualizar Visualizar Bloqueado

4. Informe os dados a seguir na pasta Outros: Ctr Reviso: Ct. Ac. It. Ctb: Ct. Acesso CC: Ct. Ac. Cl. Vl: Ct. Ac. Entid.: Controle Total Controle Total Restrio Acesso CC Controle Total Controle Total

5. Confirme e posicione na conta Matriz;

6. Clique no boto , selecione a opo Incluir Usurio e informe os dados a seguir na pasta Prioridades do Usurio: Planilha Orc.: C.O: Cod. Usurio: Estrutura: Itens: Man Usurio: OrcXXXX 5012001 000001 Visualizar Controle Total Bloqueado

7. Informe os dados a seguir na pasta Outros: Ctr Reviso: Ct. Ac. It. Ctb: Ct. Acesso CC: Ct. Ac. Cl. Vl: Ct. Ac. Entid.: 5. Confirme. Controle Total Controle Total Restrio Acesso CC Controle Total Controle Total

Anotaes



41

Usurios por Classe de ValorUtilizar um sistema de planejamento e controle oramentrio de forma descentralizada, requer que o sistema esteja devidamente preparado para controlar o acesso de usurios a contas, planilhas, classes, centros de custos, classes de valor, etc e suas devidas aladas. Para efetuar este controle no sistema a opo de usurios por classes de valor. Trata-se de um controle de usurios, por classe de valor, que utiliza o sistema de faixas de classes de valor (de/at) para atribuir os direitos aos usurios, e consequentemente diretos nos itens da planilha oramentria. Para utilizar a opo de controle de usurios, necessrio que a planilha a ser controlada esteja com a opo controle de usurios habilitada em seu cadastro. Caso contrrio, esta planilha estar disponvel a todos os usurios do sistema sem nenhuma restrio.

Anotaes

Usurios por Item ContbilUtilizar um sistema de planejamento e controle oramentrio de forma descentralizada, requer que o sistema esteja devidamente preparado para controlar o acesso de usurios a contas, planilhas, classes, centros de custos, itens contbeis, etc e suas devidas aladas. Para efetuar este controle no sistema a opo de usurios por itens contbeis. Trata-se de um controle de usurios, por item contbil, que utiliza o sistema de faixas de itens contbeis (de/at ) para atribuir direitos a usurios, e consequentemente diretos nos itens da planilha oramentria. Para utilizar a opo de controle de usurios, necessrio que a planilha a ser controlada esteja com a opo controle de usurios habilitada em seu cadastro. Caso contrrio, esta planilha estar disponvel a todos os usurios do sistema sem nenhuma restrio.

Anotaes

42



Consultas e relatriosDemonstrativo de SaldosEsta consulta apresenta um demonstrativo de saldos, em uma data especfica informada, para o cubo selecionado, de acordo com a configurao do cubo. Os saldos so exibidos graficamente em uma planilha de valores que facilitam a interpretao de resultados. O funcionamento da consulta se baseia no mtodo Drill-Down de navegao entre os nveis do cubo selecionado. Saiba como funciona a opo Drill-Down como no exemplo a seguir: Exemplo: Tomando-se como base um cubo cuja configurao dos nveis a seguinte:1 Nvel 2 Nvel 3 Nvel 4 Nvel Conta Oramentria Classe Oramentria Operao Tipo de Saldo

Baseando-se no mtodo Drill-Down de consultas, ao selecionar um cubo com a configurao de cubos adequada, exibido o resultado do primeiro nvel do cubo, no nosso exemplo, os valores de saldos na data por Conta Oramentria . Para utilizar o mtodo Drill-Down para exibio do prximo nvel (quando o cubo selecionado possui mais de um nvel), necessrio posicionar sobre a consulta, com a planilha de valores que se deseja detalhar e pulsar o boto Drill-Down. Assim, o sistema apresentar os valores do proximo nvel, de acordo com a tabela exemplo, Classe Oramentria . Pode utilizar-se a opo E-mail acionada pelo boto, para enviar os dados da consulta e o grfico via , correio.

Anotaes



43

ExercciosComo consultar um demonstrativo de saldo: 1. Selecione as seguintes opes: Consultas > Cubos > Saldos na data 2. Posicione no cubo 01 e clique no boto Consultar informe os dados a seguir: Config Cubo: Exibe Configuraes: Descrio: Saldo Em?: Qtde de Series: Exibe total das Series: 01 Sim Srie 1 1 Sim

Confirme e informe os dados a seguir: Imprimir Totais: Planilha de: Planilha at: C.O de: C.O At: Tp Saldo de: Tp Saldo At: Planilha, Planilha + CO, Planilha+CO+Tp Saldo

3. Posicione no ORCPCO 0001 e clique no Boto Drilldown .

Anotaes

Relatrio MovimentosEsse relatrio exibe os movimentos de origem dos saldos gerenciais, detalhando a composio dos saldos de acordo com definio e configurao do cubo gerencial e parametrizao de relatrio.

44



ExercciosComo consultar um demonstrativo de saldo: 1. Selecione as seguintes opes: Relatrio > Cubos > Movimentos 2. Clique no boto Parmetros e informe os dados a seguir: Periodo de: Periodo At: C.O de: C.O At: Classe de: Classe at: 3. Confirme os dados. 01/01/XX 31/12/XX

Anotaes

Relatrio Planilha ResumidaEsse relatrio apresenta as contas oramentrias definidas na planilha de forma estrutural (de acordo com o nvel), ou seja, apresenta todo o roteiro de navegao entre os itens oramentrios.



45

Exerccios

Como consultar um demonstrativo de saldo: 1. Selecione as seguintes opes: Relatrio > Planilha > Planilha Resumida 2. Clique no boto Parmetros e informe os dados a seguir: Planilha: Verso: C.O de: C.O At: Nvel de: Nvel At: 3.Confirme os dados. Curso PCO 0001

Nmero de Registro: PCOP10310707

46



P10-Planejamento Controle Orcamentario

Documents

Transcript of P10-Planejamento Controle Orcamentario