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Introdução

Os papéis de trabalho utilizados pelo auditor constitui o nosso objecto de estudo, e estes

formam um conjunto de formulários e documentos que contém as informações e

apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, as provas e descrições dessas

realizações; iremos abordar de forma sucinta e clara os aspectos relacionados a

Organização e conteúdo dos papéis de trabalho do auditor, entre os quais faremos

menção dos seguintes: Tipos de papéis de trabalho; Natureza dos papéis de trabalho;

Técnicas de elaboração dos papéis de trabalho; Codificação e arquivamento dos papéis

de trabalho; Revisão dos papéis de trabalho; Controlo físico dos papéis de trabalho;

Modelos dos papéis de trabalho, que estes constam nos anexos no final do trabalho,

proporcionando assim uma percepção fácil dos conteúdos dos papeis de trabalho.

É importante ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento

para o treinamento e avaliação de auditores.

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Objectivos do trabalho

Objectivo geral:

Estudar a importância da organização e conteúdo dos papéis de trabalho

utilizados pelo auditor.

Objectivos específicos:

Descrever os tipos de papéis de trabalho usados pelo auditor;

Conhecer a importância da codificação e arquivamento dos papéis de trabalho;

Descrever as técnicas usadas na elaboração dos papéis de trabalho;

Identificar os principais modelos de papéis de trabalho.

Metodologia

Para a concretização do trabalho foi indispensável a pesquisa bibliográfica, tendo se

recorrido a obras de dois autores com mais destaque para o ALMEIDA.

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1. PAPÉIS DE TRABALHO

Conceito:

Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contém as

informações e os apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as

provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e

o fundamento da sua opinião. (ATTIE, 1998:156)

Ou por outras, segundo ATTIE, os papéis de trabalho são os meios onde estão

evidenciados todos os exames executados, todas as provas e conclusões obtidas pelo

auditor.

1.1 Aspectos fundamentais dos papéis de trabalho

Entre os aspectos fundamentais dos papéis de trabalho, podem se destacar os seguintes:

Completabilidade: os papéis de trabalho necessitam ser completos por si sós.

Eles precisam relatar o começo, meio e fim do trabalho praticado.

Objectividade: os papéis de trabalho necessitam ser objectivos e demonstrar os

caminhos trilhados pelo auditor para a condução dos seus intentos.

Concisão: os papéis precisam ser concisos, de forma que todos entendam, sem

ser necessária a presença de quem os preparou. A concisão determina a clareza e

a auto-suficiência.

Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados segundo o raciocínio lógico,

apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a ser atingido. É

preciso, portanto, formular um programa lógico de condução do trabalho,

vencendo-se um a um os obstáculos e barreiras do caminho para o atendimento

do objectivo proposto para a tarefa;

Limpeza: aos papéis de trabalho é necessário esmero na sua preparação,

eliminando-se todas e quaisquer imperfeições e incorrecções.

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1.2 Tipos de papéis de trabalho

Segundo ALMEIDA:2009, são os seguintes os tipos de papéis de trabalho utilizados

pelo auditor:

1.2.1 Programa de auditoria

Conceito:

É o plano de acção voltado para orientar e controlar a execução dos exames de

auditoria. (ATTIE, 1998:167)

Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padrões, a serem preenchidos

pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e também para outros

assuntos relacionados com o exame de auditoria (planeamento, supervisão, riscos em

auditoria, avaliação do controlo interno, etc.). O esboço gráfico de um programa de

auditoria é apresentado no quadro 4.1. (ALMEIDA, 2009:89)

O programa de auditoria é dividido basicamente em três partes, que são as seguintes:

Listagem dos procedimentos de auditoria;

Espaço para o auditor assinar ou rubricar, a fim de evidenciar que o serviço foi

feito e quem o fez;

Espaço para comentários, observações, referências, etc.

Os principais objectivos dos programas de auditoria são os seguintes:

Estabelecer por escrito a política da firma de auditoria;

Padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma

organização;

Evitar que sejam omissos procedimentos importantes de auditoria;

Melhorar a qualidade dos serviços de auditoria.

Tendo em vista que o grau de complexidade da auditoria varia de empresa para

empresa, pode ocorrer que determinados procedimentos relatados no programa de

auditoria não sejam aplicáveis, como também pode ocorrer que o auditor tenha de

adicionar outros procedimentos de auditoria, em função de circunstancias peculiares de

determinada companhia. (ALMEIDA, 2009:89)

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Para ATTIE: 1998, as vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são:

Estabelecer a forma adequada de realização dos trabalhos;

As considerações feitas pelo auditor para determinação de seu trabalho;

Controlar o tempo despendido na realização do trabalho;

A sequência lógica de realização do trabalho; e

Evidência dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao

original.

Para a elaboração adequada de um programa de auditoria deve se sempre levar em

consideração:

Definição dos objectivos da área ou tarefa a auditar;

Avaliação do controlo interno como base para extensão e profundidade do

trabalho a ser realizado;

Avaliação da relevância ou relatividade; e

Definição dos procedimentos de auditoria e o momento da sua aplicação.

1.2.2 Os papéis elaborados pelo auditor

Representam os papéis de trabalho que o auditor prepara à medida que vai analisando as

diversas contas do razão geral da contabilidade, com o objectivo de ter um registo de

serviço executado. Os auditores utilizam folhas quadriculadas de seis, doze e dezasseis

colunas (um exemplo é dado no quadro 4.2). Também são utilizadas folhas de blocos

para redigir explicações mais longas ou memorandos.

1.2.3 Outros papéis de trabalho

Os outros papéis de trabalho compreendem:

1.2.3.1 Cartas de confirmação de terceiros:

Contas correntes bancárias;

Aplicações financeiras;

Contas a receber;

Stocks, investimentos e imobilizados em poder de terceiros;

Seguros;

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Fornecedores a pagar;

Empréstimos a pagar;

Advogados;

1.2.3.2 Cópias de documentos importantes:

Estatuto social;

Contratos;

Manuais de procedimentos internos;

Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e

conselho fiscal;

Carta de representação da administração.

1.3 Natureza dos papéis de trabalho

Os papéis de trabalho podem ser de natureza corrente ou permanente. Os correntes são

utilizados em apenas um exercício social, já os permanentes são utilizados em mais de

um exercício social. (ALMEIDA, 2009:90)

São exemplos de papéis de trabalho correntes:

Caixa e bancos;

Contas a receber;

Stocks;

Aplicações financeiras;

Investimentos;

Imobilizados;

Diferido;

Contas a pagar;

Imposto de rendas;

Resultados de exercícios futuros;

Património líquido;

Receitas e despesas;

Demonstrações financeiras;

Revisão analítica;

Questionário de controlo interno

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São exemplos de papéis de trabalho permanente:

Estatuto social ou contracto social;

Copias de contractos bancários de financiamentos a longo prazo;

Copias de contractos de assistência técnica;

Cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das

transacções;

Manuais de procedimentos internos;

Copias de atas de reuniões (as decisões tomadas devem abranger mais de um

exercício social);

Legislações específicas aplicáveis a empresa auditada.

1.4 Técnicas de elaboração de papéis de trabalho

Por ocasião da elaboração dos papéis de trabalho, para ALMEIDA:2009, existem

algumas técnicas básicas a serem observadas pelos auditores:

Os papéis de trabalho devem, sempre que possível, ser escritos a lápis (preto), a

fim de facilitar possíveis alterações durante a execução de serviço,

principalmente em função revisões feitas por auditores mais experientes.

Actualmente, a maioria dos auditores já elabora seus papéis de trabalho no

computador;

Na parte superior do papel de trabalho devem ser colocados o nome da empresa

auditada, a data-base do exame e o título (caixa, bancos, teste de amortização,

teste das depreciações);

Não deve ser utilizado o verso da folha do papel de trabalho;

Os números e as informações devem ser colocados na parte superior do papel de

trabalho (logo após o titulo) e as explicações sobre o trabalho executado na parte

inferior;

Os tiques ou símbolos são apostos ao lado do número auditado e explicados na

parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o serviço

executado. Segue-se alguns exemplos de tiques:

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= Soma conferida;

= Conferimos com o razão geral;

= Conferimos com nossos papéis de trabalho do exercício social anterior;

= Cálculos conferidos;

= Conferimos com o somatório dos registos analíticos;

= Conferimos com documentação -suporte;

O auditor deve evitar a utilização excessiva de tiques em uma mesma folha (o

ideal é até oito símbolos), devido ao facto de que dificulta consultas e revisões

dos papéis de trabalho. Caso seja necessário, o auditor poderá usar letras ou

números dentro de círculos, em vez de símbolos;

Os tiques ou as letras ou números dentro de círculos devem ser escriturados com

lápis de cor (normalmente vermelho), a fim de identificar claramente o trabalho

executado e também para facilitar revisão dos papéis de trabalho;

O auditor também pode utilizar o sistema de notas para dar explicações

necessárias nos papéis de trabalho;

Somente devem ser elaborados os papéis de trabalho que têm um fim útil;

As informações nos papéis de trabalho devem limitar-se aos dados necessários;

Os comentários devem ser sucintos e com redacção clara e compreensíveis;

A forma de apresentação e o conteúdo dos papéis de trabalho devem ser de

modo a permitir que uma pessoa que não participou do serviço de auditoria

possa compreendê-los de imediato;

Os papéis de trabalho devem indicar as conclusões alcançadas.

1.5 Codificação e arquivamento dos papéis de trabalho

Segundo ALMEIDA:2009, os papéis de trabalho devem ser codificados de forma a

possibilitar que as informações sejam facilmente encontradas. A codificação pode ser

feita por sistema numérico ou alfabético ou, a combinação dos dois. O código deve ser

feito com lápis de cor (normalmente azul) e aposto na parte direita superior do papel de

trabalho. Seguem-se os exemplos de codificação dos papéis de trabalho correntes

utilizando o sistema numérico:

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1. Demonstrações financeiras.

2. Caixa e bancos.

3. Contas a receber.

4. Stocks.

5. Aplicações financeiras.

6. Despesas antecipadas.

7. Investimento.

8. Imobilizado.

9. Diferido.

10. Contas a pagar.

11. Empréstimos.

12. Imposto de renda.

13. Resultado de exercícios futuros.

14. Património líquido.

15. Receitas e despesas.

16. Revisão analítica.

17. Planeamento.

18. Lançamento de ajustes, reclassificação e eliminações.

19. Pontos para inclusão do relatório-comentário.

20. Programa de revisão e supervisão.

21. Eventos subsequentes.

22. Carta de representação da administração.

23. Carta dos advogados.

24. Actas de reuniões de accionistas, conselho de administração, directoria e

conselho fiscal.

25. Levantamento e avaliação do controlo interno.

26. Controlo de horas.

No quadro 4.3 é apresentado o balanço patrimonial. Esse quadro demonstra que os

detalhes de caixa e bancos estão no papel de trabalho 2-1 (quadro 4.4).

O papel de trabalho 2-1 faz referência aos detalhes de bancos no papel de trabalho 2-3

(quadro 4.5). Por outro lado, a folha 2-3 relata que o serviço de auditoria na conta

corrente do Itaú foi realizado no papel de trabalho 2-6 (quadro 4.6). Algumas

conclusões podem se tirar dos factos supracitados:

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Todos os papéis de trabalho devem ser codificados;

Os números das demonstrações financeiras devem ser referenciados ou cruzados

para sãs análises gerais, e dessas para as análises específicas;

O sistema de codificação e cruzamento deve permitir também que se saia da

análise específica até chegar aos números das demonstrações financeiras.

Os papéis de trabalho são arquivados em pastas próprias, ou seja, uma para os papéis

correntes e outra para os papéis permanentes. Evidentemente, se o volume de papéis de

trabalho for muito grande, poderá ser aberta mais de uma pasta corrente ou permanente.

Essa segregação prende-se ao facto de que os papéis permanentes serão utilizados

durante vários exercícios sociais, enquanto os correntes são apenas usados no ano-base

em que foi realizada a auditoria e para consultas no exercício social seguinte. Na frente

da pasta, são apostos o nome da empresa, a data-base do exame e o índice dos papéis de

trabalho.

1.6 Revisão dos papéis de trabalho

O objectivo principal da revisão dos papéis de trabalho é garantir que o serviço foi

executado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceites. (ALMEIDA,

2009:94)

Uma equipe de auditoria é composta normalmente de auditores-assistentes, semi-

séniores, sénior, gerente e sócio. O auditor-assistente tem de zero à dois anos de

experiência, o semi-sénior de dois à quatro anos de experiência, o sénior de quatro à

oito anos de experiência, o gerente de oito à doze anos e o sócio acima de doze anos.

A revisão dos papéis de trabalho é efectuada em três fases, sendo a primeira pelo sénior,

a segunda pelo gerente e a terceira pelo sócio. A primeira e a segunda revisão são de

carácter mais detalhista, abrangendo cada papel de trabalho. A terceira revisão é feita de

forma mais genérica.

Os papéis de trabalho devem ter a assinatura ou rubrica de quem os preparou e de quem

os revisou (normalmente é aposta no lado direito superior). A revisão deve ser feita no

escritório do cliente, a medida que as áreas são completadas e antes da emissão do

parecer. Se os papéis de trabalho não estão adequados ou foram omissos procedimentos

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importantes de auditoria, o revisor deve tomar notas em folhas à parte. Essas folhas são

usadas pelos auditores como uma guia para complementação do trabalho de auditoria.

Importa ressaltar que a revisão dos papéis de trabalho é um excelente instrumento para o

treinamento e avaliação de auditores.

A seguir, relatar-se-ão alguns pontos a serem observados na revisão dos papéis de

trabalho:

Se todos os programas de auditoria foram completados e assinados;

Se as folhas de controlo interno foram consideradas no escopo do exame;

Se as analises especificas foram adequadamente preparadas, ou seja, se

definem, com clareza, natureza, extensão e datas dos procedimentos de

auditoria, identificam o nome da empresa auditada, a data-base do balanço e

quem fez o papel de trabalho;

Se todos os papeis de trabalho foram codificados e existe perfeita relação entre

eles e as demonstrações financeiras;

Se os desvios dos princípios de contabilidade geralmente aceites ou

inconsistências na aplicação desses princípios foram considerados no parecer do

auditor.

1.7 Controlo físico dos papéis de trabalho

Os papéis de trabalho são de propriedade dos auditores e representam o registo do

trabalho executado e a base para emissão do parecer; portanto, eles devem ser

adequadamente controlados, no sentido de evitar que terceiros não autorizados tenham

acesso aos papéis de trabalho. Esse facto exige que os papéis de trabalho durante sua

permanência no escritório do cliente sejam guardados em malas com fechaduras, por

ocasião do almoço e à noite. Na empresa de auditoria, os papéis de trabalho devem ser

arquivados em local fechado, com controlo de entrada e saída e protegidos contra

incêndio. Esses procedimentos de controlo são para evitar possíveis modificações no

conteúdos dos papéis de trabalho, resguardar as técnicas específicas desenvolvidas pela

empresa de auditoria e impedir a divulgação de assuntos confidenciais da empresa

auditada. (ALMEIDA, 2009:95)

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1.8 Modelos de papéis de trabalho

Geralmente, os papéis de trabalho são padronizados para facilitar seu uso,

entendimento, arquivo e sobretudo a arquitectura da evidência do exame praticado.

Quando, por exemplo, o auditor executa um trabalho de contagem física de stocks e

relato dos procedimentos adoptados pela empresa, critérios empregados por ele e pela

empresa, utiliza um papel de trabalho denominado memorando.

Em outras circunstâncias, quando o auditar realiza um exame mais apurado, por

exemplo, uma conciliação ou analise, além de expressar o objectivo, relatará também os

exames e evidências praticados; usará nessas ocasiões um papel de trabalho de sete a

catorze colunas.

O layout dos papéis de trabalhos deve incluir, obrigatoriamente, espaço que determine o

nome da unidade, departamento, empresa ou área que se refere; espaço para a

codificação do papel de trabalho; espaço para a evidenciação de quem o preparou,

revisou, aprovou; e datas. (ATTIE, 1998: 156).

Apresentamos a seguir alguns modelos de papéis de trabalho normalmente utilizados

pelos auditores: (ver anexos)

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Conclusão

O estudo objectivista deste trabalho dimensionou-se na consolidação de conhecimentos

para um progresso adequado na matéria em estudo e a uma profunda reflexão para a

realidade e complexidade do estudo da organização e conteúdo dos papéis de trabalho.

Visto que auditar em uma organização não tem sido tarefa fácil para o auditor e este

utiliza documentos originais de propriedade da empresa, e é grande o volume de

documentos e transacções. Para evitar o grande volume de documentos e dar outra

forma ao trabalho, o auditor utiliza os papéis de trabalho para registar as descobertas

realizadas e comprovar o trabalho cumprido.

Com este prólogo passamos a verificar que os papéis de trabalho devem ser elaborados

segundo o raciocínio lógico, apresentando a sequência natural dos factos e o objectivo a

ser atingido. São estes propriedade do auditor, devido, principalmente, a neles estar

fundamentada a opinião do auditor.

Deste modo, os papéis de trabalho são espelho do auditor que os prepara, colocando, de

forma escrita, seus sentimentos e pontos de vista a cerca da matéria examinada.

Concluímos por dizer que o produto do trabalho de auditoria é evidenciado nos papéis

de trabalho, que devem formar um conjunto harmonioso e coeso da matéria examinada

e que podem conter dados que sejam aplicáveis a mais de um trabalho, e por vezes,

durante muito tempo.

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Bibliografia

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria.São Paulo,atlas editora,2aedição,2009.

ATTIE, William. Auditoria. São Paulo,atlas editora,3aedição,1998.

BIOGRAFIA DO AUTOR

Nome Completo: Sérgio Alfredo Macore / Helldriver Rapper

Nascimento: 22 de Fevereiro de 1993

Especialização: Gestão de Empresas e Finanças

Pais / Cidade: Moçambique / Pemba

Contacto: +258 846458829 ou +258 826677547

E-mail: Sergio.macore@gmail.com ou Helldriverrapper@hotmail.com

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