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PAUTA

• Introdução e apresentação;

• Cartilha Prestação de Contas Financeira;

• Processo Administrativo de Constituição deCrédito não Tributário – PACE;

• Novos formulários;

• Dúvidas

INTRODUÇÃO E APRESENTAÇÃO

• Iniciativas da FAPEMIG para fortalecimento da Prestaçãode Contas:

- Reforço da equipe do DPC (de 11 para 21 servidores emmenos de um ano);

- Elaboração Cartilha Prestação de Contas Financeira;

- Módulo Prestação de Contas Financeira Everest(próximos passos);

- Regulamentação novo Marco da Ciência e Inovação(próximos passos);

• Maior rigor dos órgãos de controle (CGE e TCE).


• Legislação que orienta a prestação de contas de recursosestaduais repassados por meio de Convênios einstrumentos congêneres:

- Decreto Estadual n. 46.319/13 (para instrumentos firmados a partir

de 1º de agosto de 2014) e Resolução Conjunta SEGOV/AGE n. 004/2015;

- Decreto Estadual n. 43.635/2003 (para instrumentos firmados até31 de julho de 2014);

- Lei Federal n. 8.666/1993;

- Decreto Estadual n. 46.830/ 2015 (PACE).

• A regulamentação sobre aquisições de Fundações deApoio não é conflitante às normas acima (DecretoFederal n. 8.241/2014).


• Relacionamento DPC e Outorgadas Gestoras:

- Via CI;

- Via e-mail DPC;

- Via telefone.


É SEMPRE BOM LEMBRAR:

a.) Na prestação de contas devem ser enviados somentedocumentos originais. Em casos excepcionais (ex: COMMERCIALINVOICE), enviar cópia autenticada (em cartório ou por servidorpúblico devidamente identificado).

b.) Na ausência do representante legal da Outorgada Gestora ouExecutora, outra funcionário pode por ele assinar a PC, desdeque seja anexada uma procuração simples delegando tal poder(sem necessidade de reconhecimento de firma ou ser porescritura pública).


É SEMPRE BOM LEMBRAR:

c.) É necessário um ótimo relacionamento entre a OutorgadaGestora e o Coordenador do Projeto. Contudo é preciso tercuidado com pedidos em desconformidade com as regras daFAPEMIG, tabelas vigentes e com o próprio Termo de Outorga.

Cabe à Gestora vetar o pagamento deste tipo de despesas ou,ainda, ajustá-las, para que fiquem em conformidade com asnormas.

PAUTA

• Introdução;




• Dúvidas

SUBDIVISÃO DA CARTILHA

• Prestação de contas de processos departicipação em eventos, publicações de livrose outros, em que inexiste figura da OutorgadaGestora – PROCEDIMENTO SIMPLIFICADO;

• Prestação de contas realizada pela OutorgadaGestora ou Executora – PROCEDIMENTOCOMPLETO.

FOCO

Prestação de Contas –PROCEDIMENTO COMPLETO

• Formato desejável:

- Documentos perfurados e afixados comcolchetes ou grampos plásticos, sendo opcionalo acondicionamento em pastas.

• Formato indesejável:

- Documentos soltos;

- Documentos encadernados;

- Pasta AZ;

- Colchetes metálicos (cuidado).


Certo Errado


• Formato desejável:

- Páginas numeradas e rubricadas (numeraçãocrescente debaixo para cima);

- Documentação na ordem indicada na cartilha.

Prestação de Contas – PROCEDIMENTO COMPLETO

Documentos necessários:

a.) Ofício de Encaminhamento da prestação de contas,assinado pelo representante legal ou procurador*,conforme modelo disponibilizado no site da FAPEMIG.Neste documento devem ser especificadas asalterações ocorridas na execução do Termo de Outorga,sejam elas de custeio ou capital;

*procuração simples



b.) Demonstrativo de execução de receita edespesa, evidenciando os recursos recebidos, osrendimentos de aplicação dos recursos, se houver, eo saldo, conforme modelo disponibilizado no site daFAPEMIG;

NOVIDADE: Necessária assinatura somente daOutorgada Gestora (responsável pelopreenchimento e responsável legal – ouprocurador).



c.) Relação de bens permanentes adquiridos ouproduzidos, conforme modelo disponibilizado nosite da FAPEMIG.

NOVIDADE: Necessária assinatura somente doCoordenador e da Outorgada Executora.



d.) Relação de despesas efetuadas, por rubrica,conforme modelo disponibilizado no site daFAPEMIG. Os comprovantes dos pagamentosdeverão vir na mesma ordem em que foramrelacionados, obedecendo-se a ordem cronológicados pagamentos;

NOVIDADE: Necessária assinatura somente daOutorgada Gestora (responsável pelopreenchimento e responsável legal – ouprocurador).



e.) Documentação comprobatória da despesa*, taiscomo Notas Fiscais, eletrônicas ou não, DANFE**,Faturas, Recibos, bilhetes de embarque aéreo,passagem rodoviária, etc. (ver item 2.2 da Cartilha).

* Documentos originais.

* Em nome da Outorgada Gestora (na inexistência desta, em nome daExecutora).

** DANFE + página do portal da Receita constando a Autorização de uso OUDANFE com carimbo constando as informações da consulta.



e.) Outras informações sobre Documentaçãocomprobatória da despesa:

- No conteúdo da Nota Fiscal (campo: informações complementares) deveconstar os dados do projeto, acrescido do nome da FAPEMIG e dos dadosdo convênio de entrada (quando for o caso). Ou apor carimbo ou etiquetacom estas informações;

- Deve também constar a descrição completa do equipamento, material ouserviço fornecido, indicação de marca, quantidade, preços unitários eoutras informações que caracterizem e identifiquem aaquisição/contratação;




- Nos casos em que os bilhetes de passagens aéreas ou rodoviárias nãodisponibilizarem o valor da aquisição, deverá ser enviado documentocomplementar com esta informação (ex: e-mail da empresa aérea);

- No caso de importação de materiais de consumo ou bens permanentes,devem ser apresentados os seguintes documentos comprobatórios dadespesa:

I.) Declaração de Importação – DI

II.) Contrato de Câmbio;

III.) Commercial Invoice (original).




- Quando se tratar de fabricação ou montagem de equipamento, além dasnotas fiscais de material e da mão-de-obra, deverá constar também adescrição do produto final;

- Quando o pagamento de impostos retidos na fonte de determinada NotaFiscal for realizado em conjunto com outros valores, numa Guia deRecolhimento única, deverá ser enviada cópia desta Guia, com orespectivo comprovante de quitação, devendo ser aposto carimbo docontador informando que os tributos referentes àquela Nota Fiscal foramrecolhidos na Guia em questão;




- O pagamento não poderá ser efetuado antes da realização da despesa,exceto em despesas pertinentes a viagens (diárias e passagens), quepodem ser pagas antecipadamente;

- Os pagamentos devem ser realizado por meio de cheque nominativo,ordem bancária ou, preferencialmente, transferência eletrônicadisponível, em que fiquem identificados sua destinação e credor. É vedadaa realização de despesa por meio de cartão de crédito ou reembolso aterceiros*

* Salvo raríssimas e justificadas exceções.




- Somente será permitido o pagamento de despesas previstas no Termo deOutorga ou instrumento congênere, observadas as regras de alteraçãodisposta na Instrução Normativa FAPEMIG n. 02/2014, disponível paraconsulta no site da FAPEMIG e também o item 2.2.2.8 desta Cartilha;

- Somente as pessoas cadastradas como membros do projeto no sistemaEverest poderão ser beneficiadas com pagamentos de diárias, passagem eoutras despesas de caráter pessoal;

- Também devem ser observadas a relação de itens financiáveis e nãofinanciáveis prevista no Edital e também no Manual da FAPEMIG.



f.) Para o caso de pagamento de bolsistas, tambémdeve ser enviado Atestado de Frequência doBolsista, assinado pelo Coordenador do Projeto,conforme modelo disponibilizado no site daFAPEMIG;



g.) Cópia do documento que comprove opagamento da despesa, tais como comprovante detransferência bancária, cheque, ordem depagamento bancária, etc. (deve ser apresentadajunto com o documento comprobatório dadespesa);

* Não são válidos documentos de remessa bancária e solicitação depagamento endereçada ao Banco, mas sem o aceite deste.



h.) Declaração do Coordenador do Projeto deque recebeu o bem ou serviço, em conformidadecom o que foi autorizado no Projeto e por elesolicitado*, conforme modelo disponibilizado nosite da FAPEMIG.

* Esta declaração pode ser realizada por e-mail, pelo Coordenador ou podeser formalizada por meio de carimbo na Nota Fiscal.



i.) Relatório de Viagem e Recibo de Diárias,conforme modelo disponibilizado no site daFAPEMIG, quando for o caso;



j.) Documentos relativos aos processos decontratação de serviço e de aquisição (ver item 2.3da Cartilha):Para entidades privadas sem fins lucrativos:

- Cotação prévia de preços (três orçamentos) para qualquer valor de aquisição;

- Justificativa de escolha do fornecedor (dispensada se escolhido o de menor valor);

- Contratação direta somente em caso de inexistência de pluralidade de opçõesdevidamente comprovada por meio de declaração de exclusividade;

- Nos casos em que a legislação específica exigir processo análogo a licitação (ex:Decreto Federal n. 8.241/2014), enviar cópia do comprovante de publicidade doedital ou do convite, acompanhado do despacho adjudicatório e de homologaçãoda licitação realizada ou ato formal de dispensa ou inexigibilidade;

- Cópia do contrato firmado, quando for o caso (e seus aditivos).



j.) Outras informações sobre Documentos relativosaos processos de contratação:Necessidade de Cotação prévia de preços x Decreto Federal n. 8.241/14

Dispõe o Decreto:

Art. 4º. As contratações devem ser precedidas de pesquisa de mercado queestabelecerá valores de referência aferidos da seguinte forma: (...)

Art. 26. A contratação direta será admitida nas seguintes hipóteses: (...)

II para outros serviços e compras em valor inferior a R$ 40.000,00 (quarenta milreais)... (...)

Art. 27. Nas contratações diretas, as razões técnicas da escolha do fornecedor e ajustificativa do preço serão devidamente registradas nos autos do processo pelosresponsáveis definidos na forma do parágrafo único do art. 3o e serão aprovadas pelaautoridade máxima da fundação de apoio.



j.) Outras informações sobre Documentos relativosaos processos de contratação:A cotação prévia de preços pelo Decreto Estadual n. 46.319:

Dispõe o Decreto no Art. 50,§3º:

I a cotação prévia de preços, por meio de e-mail, sítios eletrônicos públicos ouprivados ou quaisquer outros meios;

II a utilização de tabelas de preços de associações profissionais, publicaçõesespecializadas ou quaisquer outras fontes de informação disponíveis ao público quesirva de referência para demonstrar a compatibilidade dos custos com os preçospraticados no mercado ou com outras parcerias da mesma natureza;

III a priorização da acessibilidade, da sustentabilidade ambiental e dodesenvolvimento local como critérios, especialmente nas hipóteses diretamenteligadas ao objeto da parceria;



j.) Outras informações sobre documentos relativosaos processos de contratação:A cotação prévia de preços pelo Decreto Estadual n. 46.319:

Dispõe o Decreto no Art. 50,§3º:

IV a contratação direta de bens e serviços compatíveis com as especificidades doobjeto da parceria, nas seguintes hipóteses:

a) quando não existir pluralidade de opções, em razão da natureza singular do objetoou de limitações do mercado local de sua execução;

b) nas compras eventuais de gêneros alimentícios perecíveis, no centro deabastecimento ou similar, realizadas com base no preço do dia;

c) quando se tratar de serviços emergenciais para evitar paralisação de serviçoessencial à população.



k.) Cópia do certificado ou declaração departicipação em evento, quando for o caso;

l.)Extratos da conta corrente específica do projeto,desde o recebimento da primeira parcela ouparcela única até a data de encerramento da contabancária;

m. ) Extratos da aplicação financeira ou poupança,desde a primeira aplicação até a data deencerramento da conta bancária;



n.) Demonstrativo de Aplicação Financeira –Apuração de Rendimentos, conforme modelodisponibilizado no site da FAPEMIG;



o.) Comprovante de devolução do saldo nãoutilizado por meio de uma das seguintes formas:

• Documento de Arrecadação Estadual – DAE;

• Transferência ou depósito em conta bancária a serindicada pela FAPEMIG, quando se tratar de recursosoriginários de convênios de entrada.



p.) Comprovante de encerramento da contabancária específica do projeto.


Prazos

a. O prazo para utilização de recursos e o prazo paraprestação de contas são definidos nos Termos de Outorga einstrumentos congêneres celebrados pela FAPEMIG;

b. É vedada a realização de despesas* em data anterior ouposterior ao prazo de execução do Termo.• Fato gerador = dia em que o serviço ou mercadoria foi efetivamente

entregue (parâmetro é a NF).

• A data de emissão da NF deve estar dentro da vigência do TO e opagamento, no máximo, no prazo previsto para prestação de contas.


Movimentação Financeira

- Conta bancária específica, aberta em nome da OutorgadaGestora (ou Outorgada Executora, no caso de inexistência daGestora), em instituição financeira oficial (banco público);

- Enquanto não utilizados na sua finalidade, os recursosfinanceiros deverão ser aplicados (poupança ou funde deaplicação financeira de curto prazo);

- Utilização de rendimentos somente mediante autorizaçãoprévia e expressa da FAPEMIG;

- Taxas de abertura e manutenção de contas poderão ser pagascom recursos do projeto (demais tarifas bancárias são vedadas).


Documentação assinada Digitalmente

Nos casos em que alguns dos documentos acostados naPrestação de Contas tenham sido assinados peloCoordenador do Projeto ou outro partícipe de maneiraeletrônica, no sistema informatizado da OutorgadaGestora, deve ser enviada também uma declaração doresponsável legal desta (ou procurador), atestando aautenticidade dos documentos eletrônicos e averacidade das informações nele constantes, conformemodelo disponibilizado no site da FAPEMIG.


Documentação assinada Digitalmente


Bens Permanentes

- Propriedade da FAPEMIG;

- Poderão ser doados à Outorgada Executora, se forinstituição pública, ou realizada permissão de uso, seinstituição privada, após a aprovação da prestação decontas final.*

* Desejável manifestação na prestação de contas, se teminteresse nos bens.


Diligências e omissão do dever de prestar contas

Diligência = irregularidade ou invalidade na PC

30 dias para sanar impropriedades

Omissão = encerrou-se o prazo de PC e a mesma não foi apresentada

10 dias para apresentação da PC


Alterações nos Termos de Outorga

IN FAPEMIG n. 02/2014:

- Custeio: alteração flexível, justificada na PC (ofício deencaminhamento);

- Capital: Deve haver prévia autorização da FAPEMIG(formulário 2.9)


Devolução de recursos

a.) Saldo não utilizado = poupança

b.) Irregularidade na utilização = taxa SELIC

RESOLUÇÃO CONJUNTA SEGOV/AGE Nº 004, DE 16 DE SETEMBRO DE 2015.

Art. 60. Na análise da prestação de contas pelas áreas técnicas, verificados indícios de dano aoerário, o cálculo para a devolução dos recursos pelo convenente deverá observar:

II - no caso de falta de comprovação parcial da execução ou de irregularidades, tais como glosa,impugnação de despesa ou desvio na utilização dos recursos, o valor reprovado será aquelenecessário à conclusão do objeto do convênio ou aquele irregularmente aplicado, conforme ocaso, e ambos considerando, inclusive, o valor da contrapartida;

§ 3º A taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e Custódia – SELIC –, disponibilizada nosítio www.receita.fazenda.gov.br, incidirá sobre o valor a ser devolvido a partir:

I - da data do recebimento do recurso, nas hipóteses dos incisos I, II e V do caput.

II - da data de término do cálculo do valor reprovado, nas hipóteses dos incisos III e IV do caput.

Prestação de Contas – PROCEDIMENTO COMPLETOAnálise PC

sem ressalva

- PC aprovada

com ressalva (irregularidade semdano ao erário)

- PC reprovada (irregularidade com dano ao erário)

Registro de inadimplência no SIAFI e PACE

PAUTA

• Introdução;




• Dúvidas


PACE

Processo de Constituição de Crédito não Tributário – PACEDispõe o Decreto n. 46.830/15:

Art. 12. Após reprovação da prestação de contas deparcerias, em razão de irregularidade ou invalidade da qualresulte dano ao erário, o responsável pelo setor de análiseda prestação de contas da administração pública celebrantedeverá lavrar o Auto de Apuração de Dano ao Erário – AADE– e notificar o parceiro ou interessado para, no prazo de dezdias, efetuar o ressarcimento dos valores ou apresentardefesa da decisão de apuração do dano.


PACE

Dispõe o Decreto n. 46.830/15:

Art. 17. Caberá ao ordenador de despesas (...) decidir:

I – na hipótese de conclusão pela ausência de dano ao erário, rever areprovação da prestação de contas, concluindo por sua aprovação, com ousem ressalvas, (...);

II – na hipótese de conclusão pela existência de dano ao erário, manter areprovação da prestação de contas, ratificando ou, se necessário, retificandoo AADE;

III – na hipótese de ressarcimento integral do dano ao erário, manter areprovação da prestação de contas, reconhecendo a quitação dos valores,arquivando o AADE e adotando as demais providências previstas na legislaçãoespecífica.

PAUTA

• Introdução;




• Dúvidas

NOVOS FORMULÁRIOS

• Simplificação;

• Padronização;

• Assinatura somente da Gestora (exceto na“Relação de bens permanentes Adquiridos”);

• Permite ateste de validade de documentosassinados digitalmente.


Novos formulários


Novos formulários

Formulários de Prestação de Contas GESTORA

– Atestado de Frequência bolsista

– Declaração Coordenador Recebimento Materiais Serviços

– Declaração Representante Legal Doc AssDigitalmente

– Formulários Prestação de Contas Completa –Gestora e Executora

– Ofício Encaminhamento PC Gestora

– Relatório de Viagem com Gestora

MODELO OBRIGATÓRIO

PAUTA

• Introdução;




• Dúvidas

CONTATOS

• [email protected]

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• Tel:(31) 3280-2140

mailto:[email protected]

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tel:(31)

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