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PBX IP - Custo x Investimento

Reside ainda uma certa confusão referente aos significados daquilo que é “VoIP”,

“Telefonia IP” e “PBX IP”. Boa parte desta confusão foi disseminada pela “onda VoIP”,

pelo menos esta primeira que já passou, prometendo uma redução revolucionária nos

custos de telefonia, aquela que não foi entregue, deixando em seu rastro uma

sensação rançosa de coisa ultrapassada e promessa não cumprida, terminando por

legar ao mercado muita confusão acerca da aplicabilidade do IP nas comunicações,

principalmente no que diz respeito ao uso da Telefonia IP de forma profissional e

efetiva.

De certa forma ficou consolidada para uma parcela do mercado, compreendido pelos

potenciais usuários da tecnologia IP aplicada à telefonia, que a adoção de telefonia IP

reduz-se a aquisição de tecnologia pela tecnologia, mais um modismo. Já o que

percebemos neste momento do mercado é um movimento de amadurecimento, onde

somente agora está se tornando mais evidente para as empresas quais são de fato as

aplicações que de fato representam um benefício real e efetivo. Se fosse de outra

forma, estaríamos de fato lidando apenas com um modismo.

Em geral, quando pensamos na adoção de uma nova tecnologia tendemos a estimar

que os altos custos envolvidos terminarão por impor uma grande restrição, ou

inviabilizar uma mudança de patamar tecnológico, sendo preferível manter a

tecnologia já existente ou mesmo realizar pequenos upgrades e adaptações que

propiciem uma sobrevida daquela tecnologia já instalada, em outras palavras, “tirar

leite da pedra”.

Contudo, manter equipamentos e tecnologias já obsoletos, ainda que mantidos

funcionais, pode esconder custos e riscos excessivos que podem não ser devidamente

computados, quando o custo associado à manutenção de um equipamento antigo

permanece esquecido, derivado do “costume” de se arcar com ele. Muitas vezes, um

contrato de manutenção de um sistema já ultrapassado pode superar até mesmo o

custo de aquisição de um sistema totalmente novo.

Não é porque simplesmente nos acostumamos com a inércia de gastos recorrentes, ou

o “costume” determinado pela resistência a mudanças que deixamos de ter custos

desnecessários ou que poderiam ser reduzidos. Estes custos, por terem se tornado

costumeiros, agragam-se ao “budget”, e muitas vezes simplesmente não são

computados. É pensamento corrente de que é melhor não mexer naquilo que está

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funcionando, contanto que não constitua um custo excessivo e possa ainda ser

mantido.

Por outro lado, “adquirir tecnologia pela tecnologia”nunca é a melhor opção, podendo

até mesmo representar um risco de ruptura operacional e trazer sérios prejuízos.

Muitas vezes os custos decorrentes da implementação da “tecnologia pela tecnologia”

acarretam, de fato, um aumento de custos e o investimento acaba não trazendo o

retorno esperado, contribuindo simplesmente para aumentar os custos de suporte e

manutenção, inserir um elemento adicional de instabilidade e novos riscos e ainda

drenar recursos. Em geral, tais prejuízos são decorrentes do mau uso do sistema, sua

subutilização, ou devido a equívocos de concepção e configuração.

Muitas implementações pecam simplesmente pelo fato de não terem sido precedidas

por um estudo amplo de usos e recursos da tecnologia, incluindo aqueles decorrentes

da potencialização do uso dos espaços físicos e pessoas e outros ainda decorrentes de

aumento proveniente de ganhos de produtividade.

Para facilitar estas avaliações de Retorno de Investimento, vamos apresentar alguns

exemplos de redução de custos que podem ser obtidos com a adoção de novas

tecnologias, desde que devidamente calculados. Em geral, muitos dos ganhos são

obtidos na alteração da forma como a empresa está estruturada e como o corpo de

funcionários pode ser redistribuído. A seguir, vamos apresentar três cenários,

exemplos de como a tecnologia IP, aplicada à telefonia e, no seu sentido mais amplo,

comunicação unificada, pode render benefícios significativos para a corporação.

Evidentemente, uma primeira análise de custos e benefícios deve passar pelo custo

mensal de manutenção do sistema atual comparado ao de um novo sistema. Se o seu

sistema é coberto por um contrato de manutenção, suporte e locação, é simples

calcular estes custos quando se requer a comparação com o fornecimento de um novo

equipamento por meio de leasing ou locação com contrato de manutenção e suporte.

Esta comparação muitas vezes revela grandes surpresas.

Outro custo a ser considerado na planilha é aquele de realizar os Upgrades necessários

para manter o sistema em conformidade com as necessidades atuais. As adaptações

necessárias muitas vezes requerem o acoplamento de acessórios que podem tornar o

sistema instável e muitas vezes vulnerável a falhas provenientes de problemas de

compatibilidade entre diversos itens que vão sendo acrescentados apenas para manter

o uso conforme. Tendo repassado estes itens, vamos a alguns usos e recursos que

podem representar grande fator de economia:

Exemplo #1 Utilização da Mobilidade ao extremo.

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Além de ser uma necessidade das empresas, a mobilidade também implica em

trabalho remoto. Longe de ser um modismo, além de conferir agilidade e benefícios

para os funcionários, que podem ser revertidos em melhorias no desempenho destes

mesmos funcionários, o trabalho em Home Office tem se constituído em grande

redutor de custos para as empresas.

Para tanto, basta calcular o custo representado pela redução de espaço físico

necessário para acomodar um percentual considerável de funcionários que agora

passa a ser flutuante, ao invés de ser fixo dentro da empresa. Tomemos, por exemplo

e como base, o cálculo de espaço físico necessário para acomodar 300 funcionários,

cada qual requerendo uma baia e espaço de circulação, demandando pelo menos 3

metros quadrados. Supondo que de uma hora para outra tornemos 20% da força de

trabalho flutuante, a economia de espaço obtida passa a ser de 180 metros

quadrados. Ora, não é difícil calcular que uma tal economia possa chegar a algo como

R$ 7.000,00 por mês, ou R$ 84 mil por ano, sem contar com outros benefícios.

Para que tal sistema funcione, a telefonia da empresa deve, pelo menos, estar

preparada para dar suporte a esta força de trabalho remota. Isto somente é possível

por meio de um PBX IP com UC (Unified Communications).

O custo do leasing, ou aluguel de um sistema deste tipo, em bases mensais, pode ser

apenas uma fração deste custo. Por outro lado, implementar um sistema de rodízio em

Home Office de grupos significativos de funcionários somente é viável quando se adota

um sistema de telefonia IP, capaz de acomodar clientes remotos.

Exemplo # 2 Uso do Gateway de Celular inteligente SIP.

A utilização de gateways de celular interligados a troncos analógicos de PBX´s é

bastante antiga e de uso freqüente. Contudo, esta utilização é posta sempre em

cheque quando se trata da qualidade das ligações. A natureza da operação, isto é,

PABX interligado via porta analógica ao gateway de celular analógico, que por sua vez

redisca para o celular contribui para uma lentidão excessiva do sistema, ao rediscar e

também para uma qualidade da ligação muitas vezes discutível. Em grande parte das

ocasiões abandona-se o sistema.

A alternativa, quando se pretende obter uma melhor qualidade, é empregar gateways

de celular digitais. Em geral, as opções digitais estavam restritas ao ISDN e utilização de

bastidores carregados de interfaces de celular, caríssimos e de difícil configuração,

inacessíveis aos clientes corporativos de pequeno e médio porte.

Recentemente, alternativas aos bastidores e aos gateways analógicos tornaram-se

disponíveis, sobretudo pela possibilidade de utilizar gateways SIP, que podem ser

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interligados ao PBX IP via tronco SIP. Desta forma, não é mais necessário utilizar o

ISDN, bastando usar o tronco SIP, o que é mais barato. A inteligência embutida no

gateway permite também utilizar o acesso a bases de dados de portabilidade.

Um sistema assim construído pode propiciar uma redução nas contas de celular da

ordem de 40% ou mais na conta telefônica, se bem gerenciado. Novamente, a

economia mensal propiciada apenas por esta aplicação pode justificar todo o

investimento realizado em um sistema completo.

Exemplo # 3 Redes de Centrais.

É a interligação através de VPN de centrais de agências, filiais e de localidades remotas

à agência da matriz. Redes de Centrais propiciam uma substancial economia em

relação a sistemas MPLS propostos para a interligação remota, empregando métodos

muito menos custosos para fazê-lo. Uma rede de centrais com 05 ou mais centrais

pode propiciar uma economia operacional capaz de compensar a aquisição de todo o

sistema, incluindo matriz e filiais, apenas eliminando o custo e onerosos serviços

especializados de conexão, tais como o MPLS.

Otimização dos Custos: Locação e Leasing Operacional.

No atual momento da economia brasileira, francamente pró-financiamento, a idéia de

adquirir um equipamento através de um contrato de locação ou leasing operacional

pode se revelar bastante interessante. Quando se considera o custo de aquisição de

um equipamento de grande porte o custo inicial de aquisição até pode ser considerado

elevado, à primeira vista. Porém, quando consideramos a possibilidade de parcelar

esta aquisição em 36 meses, seja via leasing, seja via contrato de locação, o custo

mensal se torna uma fração que pode ser comparada com as reduções de custo

apuradas mensalmente.

Comparando as reduções de custo mês a mês que podem ser obtidas através da

aquisição desta nova tecnologia, sem ainda sequer levar em conta o ganho de

produtividade proporcionado por uma nova tecnologia, em geral é muito fácil e direto

perceber que as vantagens financeiras são mais do que evidentes. Nem sempre é tão

fácil perceber isto quando se avalia apenas o valor de aquisição.

As taxas de juros praticadas atualmente no mercado pelas instituições financeiras

tornam extremamente interessante realizar a aquisição parcelada, ao contrário do que

ocorria há poucos anos atrás. Claro, como todos sabemos, toda operação parcelada

embute os juros, de forma explícita ou implícita. Porém, em um momento em que a

remuneração do capital é muito baixa e o custo de captação também é baixo, a

decisão de investimento em tal contexto passa a ser bastante interessante.

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A IP10 possui relacionamentos e convênios com instituições financeiras especializadas

em locação e leasing de equipamentos de tecnologia, e que podem proporcionar

planos de locação ou leasing extremamente vantajosos. Por fim, podemos dizer com

plena certeza que o momento atual da economia é francamente pró-investimento, e

não há melhor investimento do que aperfeiçoar os recursos de uma empresa.

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