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Planejamento decomunicação

internaComo melhorar o diálogo na empresa

com ajuda de tecnologia

Empresas brasileiras buscam cada vez mais ferramentas para melhorar o diálogo interno. Afinal, a comunicação

interna gera motivação empresarial e melhorar o clima organizacional interno. Entre as ferramentas que crescem no

Brasil, destaca-se a rede social corporativa, que já conta com resultados comprovados. O sistema pode aumentar a

produtividade dos colaboradores entre 20 e 25%, segundo um estudo do instituto de pesquisa McKinsey Global

Institute (MGI).

Nossa experiência neste mercado mostra que as redes sociais corporativas são capazes de trazer muitos benefícios

em empresas que possuem forte cultura de comunicação. Quanto mais integrada for a companhia, melhor serão

os resultados. Porém, como saber em qual estágio minha organização está? E como posso fazer para melhorá-la?

Ajudaremos você a tirar essas dúvidas no nosso novo e-book.

No nosso e-book Planejamento de comunicação interna, fizemos um guia completo para que você possa melhorar os fluxos de comunicação dentro da organização. Dessa forma, uma ferramenta de comunicação

interna será capaz de gerar os melhores resultados em produtividade, inovação e colaboração.

Dividimos este e-book em três etapas, montando um passo a passo para ajudá-lo a avaliar (e melhorar) a

situação do diálogo interno na sua empresa. Na introdução, apresentaremos os principais conceitos de comunicação

interna, quais vantagens ela pode trazer e quais são as principais ferramentas que podem dar suporte a ela – como

as redes sociais corporativas. No capítulo 2, mostraremos como avaliar se a sua organização está preparada,

incluindo um checklist de implantação para que você não perca nenhum ponto. Por fim, na parte 3, daremos detalhes

sobre o processo de adoção (e quais desafios você pode encontrar).

A ideia desse e-book começou em 2012, quando lançamos o material educativo Sua empresa está preparada para

ter uma rede social corporativa? para ajudar empresários na avaliação das demandas e necessidades de

comunicação interna. Desde então, percebemos que, com a ajuda de algumas práticas de gestão interna e de

endomarketing, é possível melhorar muito os resultados trazidos com as redes sociais corporativas. Por isso,

lançamos esse novo conteúdo rico, que aprofunda alguns conceitos do texto de 2012 e acrescenta a ele um passo

a passo para a estruturação de uma política consistente de diálogo interno.

Esperamos que esse e-book possa contribuir na implantação de uma estrutura consistente de comunicação interna.

Boa leitura!

2. Comunicação Interna

1. Apresentação

ÍNDICE

3. Como avaliar se minha empresa está preparada?

4. Processo de Adoção

5. Conclusão





Institute (MGI).




















Boa leitura!

Planejamento de comunicação interna eBook Guias completos e gratuitos www.soc ia lbase.com.br2013 3

1 - ApresentaçãoEmpresas brasileiras buscam cada vez mais ferramentas para melhorar o diálogo interno. Afinal, a comunicação




Institute (MGI).




















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http://blog.socialbase.com.br/comunicacao-interna-gera-motivacao-empresarial/

http://blog.socialbase.com.br/comunicacao-interna-gera-motivacao-empresarial/

http://www.mckinsey.com/~/media/McKinsey/dotcom/Insights%20and%20pubs/MGI/Research/Technology%20and%20Innovation/The%20social%20economy/MGI_The_social_economy_Executive_Summary.ashx

http://www.mckinsey.com/~/media/McKinsey/dotcom/Insights%20and%20pubs/MGI/Research/Technology%20and%20Innovation/The%20social%20economy/MGI_The_social_economy_Executive_Summary.ashx





Institute (MGI).





















Boa leitura!





Institute (MGI).
















2 - Comunicação InternaEmpresas que possuem grandes barreiras na circulação de ideias costumam sofrer com focos de desinformação:

comentários negativos e “fofocas” sem base que podem influenciar o corpo funcional. Sem uma política oficial de

comunicação, os boatos ficam mais fortes e a equipe perde integração.

Como resolver esse problema na sua empresa? Basta planejar bem a comunicação interna. Em suma, ela é

responsável pela troca de informações e incentivo à troca de ideias entre membros de uma corporação dentro de

uma política estruturada e que contemple todos os setores. Quando o processo de comunicação é bem

estabelecido, as melhorias são visíveis no clima organizacional e na troca de informações internas.

Quando falamos em “estruturar a comunicação interna”, alguns gestores se assustam e questionam se esse não é

um processo complexo. Acredite: não é. Basta você planejar bem e seguir alguns pré-requisitos. Além disso,

algumas tecnologias podem ajudá-lo nesta tarefa de integrar a equipe e fazê-la conversar mais.

Não é preciso ter receio para adotar esse tipo de sistema. Algumas soluções disponíveis no mercado, como as

redes sociais corporativas, contam com implantação e uso prático.





Boa leitura!






Institute (MGI).

















Comunicação interna funciona bem em empresas de todos os portesUma boa política de comunicação interna é capaz de

melhorar resultados de companhias de todos os portes.

No caso da Acorda, especializada em terapias para

pacientes com doenças neurológicas, foi possível

estruturar uma estratégia em uma empresa com 350

pessoas e sem uma equipe especializada em

endomarketing. O resultado? A plataforma usada conquistou o primeiro lugar no prêmio da Nielsen Norman Group (NNG) para a melhor rede interna em

uma corporação.

Sem departamento de TI, a Acorda fez um projeto para

montar uma estrutura de comunicação interna que

agradasse a todos os colaboradores. Em conversas

com uma agência de design, os executivos da

companhia decidiram investir em tecnologia. Fizeram

um planejamento consistente e, em dezembro de 2011,

lançaram o Synapse. Desenvolvido com base nas

clássicas intranets, trata-se de uma rede social

corporativa. Além de servir para armazenar

informações relevantes, o sistema foi fundamental para

melhorar a divulgação interna por suas características

similares a de um site de relacionamentos. Cada

colaborador tem um perfil para publicar fotos, vídeos e

mensagens ou outros conteúdos que desejar

compartilhar com a equipe.

Uma das primeiras consequências observadas pelos

gestores da Acorda após a implantação do Synapse é

a redução no número de e-mails enviados e recebidos. Os colaboradores buscam cada vez mais

usar a nova ferramenta para compartilhar conteúdos e

agilizar a divulgação interna.

Se você quer mais detalhes sobre este case, leia o texto

completo: Tecnologia ajuda média empresa a melhorar

divulgação interna.





Boa leitura!

http://blog.socialbase.com.br/tecnologia-ajuda-media-empresa-a-melhorar-divulgacao-interna/

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http://www.socialbase.com.br/

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I) Integração entre os colaboradores

2.1 - Métricas importantesO investimento em uma boa política de comunicação interna é capaz de trazer vários benefícios para a sua empresa.

Separamos abaixo as vantagens que observamos com mais frequência nas organizações que apostam nessa área.

Os benefícios são:

uma das maiores contribuições da comunicação

interna (e das tecnologias de suporte) dentro de uma

empresa é o incentivo ao colaborativismo. Mas, o que

isso quer dizer? Resumidamente, colaborativismo

significa: pessoas trabalhando juntas para resolver um problema comum. Colaborativismo também

implica em pessoas dividindo experiências,

conhecimento e conteúdo. Essas ações podem

acontecer pessoalmente, em tempo real, ou a distância.

O foco está na interação entre as pessoas.

Por meio dessa interação, é possível resolver

problemas, criar novas soluções, descobrir novas

formas, mais rápidas e eficientes, de desenvolver um

processo. É uma maneira de ajudar a empresa a atingir

seus objetivos, seja pelo compartilhamento de

informações, pela rapidez na comunicação e pelo

acesso comum ao conteúdo.


IV) Armazenamento de conhecimentouma estrutura consolidada de comunicação interna

contribui para que informações de interesse da empresa sejam armazenadas da forma adequada. Ou seja: você cria um banco de dados relevante e que

pode ser consultado pelo corpo funcional. É possível,

por exemplo, usar um grupo em uma rede social

corporativa para publicar links e textos relevantes para a

equipe

II) Inovaçãoconseqüência da integração entre os funcionários, está

presente em ambientes com altos níveis de

colaboração interna. Afinal, se várias pessoas refletem

sobre uma questão da empresa, é possível que surja

daí alguma sugestão inovadora para produtos, serviços

ou processos corporativos. Quanto mais aberto ao

diálogo for o ambiente, mais inovação tende a surgir.

III) Produtividadealguns gestores nos questionam a respeito da

influência da comunicação interna na produtividade.

Uma estrutura bem consolidada é capaz de deixar o

ambiente corporativo mais propício ao trabalho,

deixando seu corpo funcional mais produtivo. Isso se dá

por dois motivos. O primeiro deles, como citamos

acima, é a criação de um espaço p ara a reflexão sobre os problemas da empresa, o que acaba

gerando mais produtividade.

O segundo motivo é a criação de um canal oficial de informação. Com uma política bem consolidada,

criam-se meios oficiais para distribuir novidades e

comunicados dentro de uma organização. Dessa

forma, é possível esgotar os focos de desinformação e comentários negativos – logo, o

colaborador não perde tempo com dados falsos e tem

um trabalho mais assertivo.


Comunicação interna gera aproximação entre parceiros e fornecedores A comunicação interna permite criar um ambiente

restrito aos funcionários de uma empresa ou então

aberto também à parceiros e fornecedores. Tudo

depende da intenção ao se implantar tal ferramenta.

É preciso identificar o quanto a empresa está disposta a estender seus investimentos em colaboração para incluir parceiros e fornecedores.

Existem cadeias onde algumas empresas centralizam

fortemente o poder de geração de valor, e nesse caso a

opinião dos parceiros e fornecedores não teria tanta

relevância e seriam pouco requisitadas para as

decisões do dia a dia. Porém, mesmo nesse cenário, o

engajamento externo no desenvolvimento de produtos

ou suporte para demais atividades traz benefícios

concretos, principalmente na redução de custos e

aumento de produtividade.

Empresas mais abertas tendem a ter um relacionamento mais próximo, envolvendo parceiros

e fornecedores em diferentes estágios do produto ou

serviço. Os processos formais são apenas parte de

todas as formas de interações possíveis. Além disso, o

crescimento no valor desses parceiros e fornecedores

faz parte da estratégia de negócios da empresa.

Portanto, a aceitação e incentivo à adoção de uma

estratégia (e ferrramenta) de comunicação interna

poderá envolver esses outros braços da empresa, caso

assim ela deseje, mas isso ocorrerá em diferentes

intensidades, de acordo com o relacionamento entre as

partes.


I) House organ

2.2 - Ferramentas de comunicação internaO investimento em uma boa política de comunicação interna é capaz de trazer vários benefícios para a sua empresa.

Separamos abaixo as vantagens que observamos com mais frequência nas organizações que apostam nessa área.

Os benefícios são:

“O jornal da empresa”, como é conhecido, é uma

publicação periódica produzida com conteúdo de teor

jornalístico em formato de jornal, jornal-mural ou revista.

Ele também é um meio de um fluxo – já que a equipe

de comunicação expõe informações para o corpo de

funcionários – e tem abrangência equivalente à

circulação: quanto mais cópias, mais impacto terá.

Porém, o alto custo para manter uma mídia do tipo e as

recentes políticas institucionais de economia de papel

podem ser impeditivos para implementar essa solução

II) TVs e rádios institucionaisAlgumas empresas mantém, por meio de circuitos

internos, suas próprias TVs e rádios com conteúdos de

interesse dos colaboradores. Assim como o house

organ, é um meio de um fluxo só, com emissores (os

responsáveis da comunicação) interagindo com

receptores (os funcionários). Por utilizarem suportes

distintos, costumam chamar mais a atenção. Porém,

exigem mais infraestrutura técnica na implantação e

utilização.


III) NewsletterUsa o mesmo princípio do house organ, só que

disponível na internet. Divulgado por e-mail ou outra

forma de comunicação online, contém mensagens de

interesse dos colaboradores. Não contém as restrições

de custos geradas pelo house organ, mas continua

sendo um meio de um fluxo só, que pode não ser visto

caso o funcionário não abra seu correio eletrônico. É

um interessante instrumento para mensagens

massivas.

IV) IntranetsConceito derivado da internet, é uma rede privada

acessível somente para o corpo funcional. Nela, é

possível armazenar arquivos e divulgar mensagens

para a equipe. Permite um pouco mais de interatividade

entre os membros, dependendo da ferramenta

selecionada. Exige infraestrutura tecnológica dentro da

empresa para suportá-la. Se não for bem administrada,

pode tornar-se apenas um depósito de informações,

sem propósito de comunicação.


V) Redes sociais corporativassistemas que usam a mesma dinâmica de portais

sociais abertos, como Facebook e Twitter, dentro da

organização. Permitem a troca de informações entre a

equipe de comunicação e todo o corpo funcional, que

pode se organizar em grupos e iniciar debates e

conversações sobre a empresa. É uma boa opção, por

exemplo, para dar aos usuários um meio de tirar

dúvidas e compartilhar conhecimento.

Boa parte dessas ferramentas disponíveis no mercado

contam com mensageiros instantâneos para a troca de

mensagens privadas. Algumas delas também

permitem a criação de lembretes de eventos e são

capazes de enviar comunicados massivos para todo o

grupo. Se a solução adotada for um software instalado,

pode exigir infraestrutura de TI – porém, existem

alternativas disponíveis na nuvem, que requerem

apenas o acesso à internet.

Nossa experiência neste segmento mostram que as redes sociais corporativas são ferramentas completas, dinâmicas e que propiciam a criação de

um ambiente colaborativo nas empresas. Por isso,

focaremos os próximos capítulos em uma estratégia de

comunicação interna que conte com uma solução do

gênero.


3 - Como avaliar se minha empresa está preparada?Acima, mostramos os benefícios da implantação de uma boa ferramenta para a comunicação interna. Porém, para

que o processo traga bons resultados, é preciso contar com um bom planejamento e diagnóstico. A sua empresa

conta com uma cultura propícia para a troca de ideias? Acredite: se você começar a mudar esse paradigma, você

terá resultados muito melhores. Neste capítulo, vamos ajudá-lo nesta avaliação.


3.1 - Necessidade e objetivos da empresaAntes de mais nada, sua empresa precisa estar consciente sobre os problemas de comunicação que atrapalham os trabalhos atualmente. Alguns exemplos:

– Vocês têm e-mails em excesso?

– Perdem muito tempo buscando e recuperando conhecimento?

– Os usuários interagem pouco entre si?

– Há pouca inovação gerada internamente?

– Há grandes problemas com desinformação e comentários maliciosos?

As respostas para essas questões podem ajudá-lo a ver se sua empresa precisa logo de uma estrutura consistente

de comunicação interna e que pode contar com o suporte de uma rede social corporativa.

Em segundo lugar, é importante definir necessidades e objetivos pelas áreas que podem ser impactadas pelo uso

de uma rede social corporativa, principalmente por parte dos seus diretores e gestores. Algumas perguntas que

podem ser respondidas:

– O que se espera da ferramenta?

– Como ela pode contribuir para gestores e colaboradores? -

– Ela será um canal de comunicação único ou complementar?

É igualmente importante deixar claros os impactos da adoção e uso da rede, evitando ambigüidades. Além disso,

definir um processo mensurável e passível de acompanhamento é necessário. Nesse processo, a comparação com

ferramentas existentes e em uso também é válida, para mostrar as diferenças e vantagens.


Como uma rede social corporativa pode resolver problemas internosEm muitos casos, o uso efetivo de uma rede social

corporativa pode resolver problemas estratégicos na

sua empresa. Quer um exemplo? Em 2009, a Ford,

uma das grandes empresas automobilísticas de porte

multinacional, precisava planejara a campanha de

lançamento de um novo veículo. A equipe responsável

pretendia fazer uma série de eventos de apresentação

do veículo em várias cidades norte-americanas e um

mapa online para que os consumidores pudessem

acompanhar o tour.

No lugar de contratar uma agência de publicidade para

resolver a parte tecnológica, os profissionais criaram

tópicos dentro da rede social corporativa para debater

como viabilizar o projeto. Em horas, profissionais do

setor de TI começaram a fazer sugestões e trouxeram

alternativas. O planejamento, previsto para durar quatro meses, levou só duas semanas.

Quer saber mais sobre esse caso de bom uso das

redes sociais corporativas? Leia o texto completo:

Empresa cria campanha de marketing com ajuda de

software de colaboração.


http://blog.socialbase.com.br/empresa-cria-campanha-de-marketing-com-ajuda-de-software-de-colaboracao/

I) Conexão adequada com a webum dos pré-requisitos para garantir sucesso na política

de comunicação interna é o acesso à web bem

distribuído por toda a empresa. Independente da

política de bloqueio de sites externos, sugerimos que

você libere a navegação nas redes sociais corporativas, até para migrar os debates feitos em

sites de relacionamentos para a nova ferramenta.

II) Grupo de trabalho para comunicação internaindependente do tamanho da sua empresa, é preciso

ter um ou mais profissionais para cuidar da implantação

da política e da ferramenta de comunicação interna.

Geralmente, essas equipes costumam ter funcionários

com mais aptidão em marketing e tecnologia. Eles

serão essenciais para garantir o sucesso do processo.


3.2 - Checklist de implantação Para ajudá-lo a saber se sua empresa está pronta para uma rede social corporativa, criamos uma checklist com os

quatro tópicos necessários para você acompanhar. Se você cumprir devidamente esses pontos, há grandes

chances de a rede social corporativa ter grande aderência na sua organização.

Os quatro pontos que você deve levar em conta antes de adotar uma rede social corporativa são:

III) Equipe de testese você adotar uma rede social corporativa, vale a pena

escolher um departamento específico para testar a

ferramenta antes de divulgá-la para todo o grupo. Ali,

você poderá ver as adaptações necessárias para fazer

no sistema.

IV) Consolidação da política de comunicação internao plano de comunicação é um norte para todas as

decisões tomadas pela empresa em relação ao

assunto; uma referência para ser seguido. E ele não é

difícil de redigir – basta apenas levar em conta alguns

aspectos fundamentais e complementá-los de acordo

com os interesses da instituição. Ele precisa conter:

para quem você quer comunicar (funcionários,

parceiros etc.) e que tipo de mensagem será distribuída

(comunicados, recados informais etc.).

Se você cumprir devidamente todos esses passos, há

grandes chances de ter sucesso. E, se você precisar de

auxílio para cumprir alguma dessas etapas, vale a pena

considerar a contratação de uma consultoria externa.


4 - Processo de Adoção

4.1 - É preciso incentivarBons resultados na implantação de programas que envolvem esse tipo de tecnologia dependem, primordialmente

do estágio de maturidade digital da empresa, mas também de planejamento e educação. O ideal é que, durante o

processo, você identifique os funcionários que são relevantes para todo o grupo, pessoas que incentivam as redes

de relacionamento, seja no meio virtual ou não. Uma política de incentivo de participação também é essencial. Para

tanto, é possível organizar campanhas offline que mostrem os benefícios da rede e como é fácil adotar a ferramenta.

Por fim, deixe um canal aberto para suporte técnico, já que alguns colaboradores podem demandar ajuda ou

precisar de alguém para tirar dúvidas.

Pelo o que observamos no mercado, um ambiente com restrições às interações online não é propicio para a difusão

de uma rede social corporativa. O planejamento da implantação deve oferecer um ambiente livre para as interações,

propor objetivos, metas e códigos de conduta, que funcionem como fatores motivacionais para seus participantes.


4.2 - Quem precisa estar envolvido? O apoio e incentivo a uma iniciativa, como a implantação de uma rede social corporativa, deve partir tanto de cima,

como de baixo, na hierarquia organizacional. Ou seja, diretores e gestores, assim como os colaboradores precisam

adotar e tornar isso algo viral. A promoção boca a boca ainda se mostra muito eficiente.

Durante o processo, o setor de TI precisa estar envolvido, principalmente quando se trata de suporte, segurança e

integração com outros sistemas. A TI deve estar alinhada com as estratégias de negócio da empresa, pois é um

importante influenciador, assim como os setores de Marketing e de Comunicação.

Por estar estritamente ligada ao relacionamento entre pessoas, a aplicação das redes sociais corporativas também

precisa de participação ativa do setor de Recursos Humanos. É possível afirmar, que em muitos casos, essa área é

responsável pela decisão da compra, levando em conta o histórico da empresa e seus colaboradores.


I) Base de clienteso que acontece quando o funcionário deixa a empresa?

Seus contatos pertencerão à empresa ou ao

funcionário?

II) Segurança da informaçãoo envio de dados pelas redes é facilitado e,

dependendo da segurança em TI adotada, pode ser

fácil vazar informações sigilosas da empresa.

4.3 - Políticas de usoAs políticas de uso das redes sociais devem se preocupar em orientar e tratar dos riscos relativos ao uso da

tecnologia da informação, como limitações referentes à segurança de dados e à reputação da empresa. Algumas

situações podem ser minimizadas pela adoção de um regulamento, que pode estar no próprio regulamento interno

da empresa ou em documento separado. Esse passo pode ser feito em um segundo momento, mas é importante

que a sua organização decida criar uma política de uso documentada.

A definição de uma política interna precisa tratar algumas questões fundamentais:


III) Divulgação indevida de marca, nome e imagema vinculação da marca, nome ou imagem da empresa a

situações constrangedoras na rede pode ser causa

para rescisão do contrato de trabalho e os funcionários

precisam estar cientes disso.

Ainda assim, é importante destacar alguns aspectos básicos para o relacionamento das redes sociais: evitar entrar

em polêmicas, repassar fofocas e boatos, falar mal de colegas ou do chefe ou ainda postar fotos ou opiniões que

possam prejudicar a imagem do colaborador e seu futuro dentro da empresa.

IV) Amizade com colegas de trabalhocomo sua empresa vê isso nas redes sociais? Deseja

vedar ou orientar? Os valores da corporação devem

estar alinhados com os direitos fundamentais dos

funcionários.

VI) Monitoramento e privacidadese sua empresa irá monitorar os funcionários no

ambiente de trabalho, é preciso deixar isso claro,

embora publicações sem restrições de privacidade são,

pela essência, de acesso público.

VII) Uso da imagem dos colaboradoresa empresa não pode utilizar a imagem de seus

funcionários sem sua autorização. Esse consentimento

pode ser colhido já na adesão à política da empresa

pelo trabalhador.

V) Postagens sobre clientes, comentários políticos ou sobre os negócios da empresasem orientação, esse tipo de ação pode gerar

problemas tanto para a empresa, como para o

funcionário.



5 - ConclusãoFrente aos benefícios já apresentados relativos a implantação das redes sociais corporativas, conclui- se que proibir

seu uso é ir contra as tendências modernas de networking empresarial. Além disso, não considerar sua implantação

resulta no aumento no risco da gerar falta de engajamento dos colaboradores e redução de competitividade da

empresa.

O envolvimento das pessoas é fundamental, por isso, é preciso identificar lideranças nos setores diretamente

impactados pela implantação da ferramenta de modo que analisem o uso da rede e incentivem sem uso. Além de

gestores, a TI e o RH são as principais áreas, que precisam acompanhar os processos de decisão e implantação.

Resumidamente, podemos afirmar que, antes de implantar uma rede social corporativa é preciso analisar os hábitos

dos funcionários e preparar tanto a empresa quanto os colaboradores. No entanto, para alcançar uma boa eficácia,

a empresa precisa definir seus objetivos, conscientizar os colaboradores e estabelecer regras claras, para que se

faça o melhor uso do sistema. O aprimorando na comunicação será perceptível, assim como o aumento do

colaborativismo e a melhora na produtividade.

Esperamos que esse texto ajude-o a ver os benefícios que esse sistema pode trazer e como sua empresa pode

usufruir dos melhores resultados com ele.

Se você quiser mais informações sobre o processo de implantação e os benefícios das redes sociais corporativas

para as empresas, sugerimos a leitura dos nossos outros materiais educativos sobre comunicação interna. Todos

são gratuitos. Além disso, publicamos semanalmente no nosso blog artigos sobre inovação e boas práticas nessa

área. Você pode lê-los em http://blog.socialbase.com.br.

Por fim, se você optar por uma rede social corporativa, gostaríamos de convidá-lo a experimentar nossa solução, a

SocialBase. Ela contém recursos avançados para melhorar a comunicação interna da sua empresa. Além disso,

oferecemos pacotes de consultoria para que o processo de implantação seja o mais bem sucedido possível. Entre

em contato conosco: http://www.socialbase.com.br/fale-conosco/

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