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Módulo: Utilização do portal como ferramenta estratégica de

negócios alinhada às necessidades da empresa

Planejamento e Gestão do Portal Corporativo

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1. Apresentação

2. Planejamento, metas e objetivos

- Conhecendo seus usuários

- A importância do conteúdo

- O contexto da organização

2. Envolvimento da liderança

3. Governança

   

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Utilização do portal como uma ferramenta estratégica de negócios de acordo com

as necessidades da empresa

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Estratégia x necessidades

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Mas afinal, que necessidades são essas?

O que é um Portal Corporativo?

Uma série de aplicações precisam ser integradas...

O que é um Portal Corporativo?

Estamos pensando em segurança?

O que é um Portal Corporativo?

Ninguém acha nada na nossa intranet...

O que é um Portal Corporativo?

As áreas não se falam, ninguém sabe o que o vizinho faz

O que é um Portal Corporativo?

Vamos conseguir diminuir o volume de documentos armazenado na rede?

O que é um Portal Corporativo?

Esses textos estão todos mal escritos e despadronizados!

O que é um Portal Corporativo?

A especificação funcional e técnica está pronta?

O que é um Portal Corporativo?

Vai ter uma versão para smartphone?

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O portal precisa atender a todas essas necessidades.

Precisa mesmo?

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Pense Grande!

Invista em resultados rápidos

Alavanque investimentos

Faça melhorias incrementais

Comunique os resultados

Gerencie as expectativas

Alavanque investimentos

Faça melhorias incrementais

Comunique os resultados

Gerencie as expectativas

Escale rapidamente

Considere usos futuros

Considere futuros usuários

Entende as principais tendências do mundo da TI

Planeje expansão

Considere usos futuros

Considere futuros usuários

Entende as principais tendências do mundo da TI

Planeje expansão

Priorize aquilo que tem baixa complexidade e ótimos resultados

Prefira soluções que a empresa domina

Seja rápido e preciso nas avaliações

Priorize aquilo que tem baixa complexidade e ótimos resultados

Prefira soluções que a empresa domina

Seja rápido e preciso nas avaliações

© TerraForum Consultores

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Mas como chegar lá?

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1º passo: fazer um bom

diagnóstico!

contexto

conteúdo usuários

Estratégia e objetivos, marca, processos, tecnologia, recursos, cultura, etc.

Público-alvo, necessidades, modelos mentais, vocabulário,comportamento e atitude, etc.

Volume, tipos, estrutura, relacionamentos, fontes, ferramentas, etc.

Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.

Dimensões do diagnóstico

contexto

conteúdo usuáriosusuários

Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.

Dimensões do diagnóstico

Entrevistas

http

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Pesquisa

Card Sorting

Análise de documentos

http://flickr.com/photos/johnnunemaker/113897231/

Análise de Especialistas

Linguagem: a intranet usa adequadamente os elementos de linguagem, favorecendo o entendimento dos textos.

Texto: apresenta uma boa estrutura textual, a divisão dos textos por camadas facilita a leitura e localização de informações.

Conteúdos: os conteúdos precisam de revisão há páginas desatualizadas, além disso a sua organização não segue uma lógica clara.

Navegação: Não favorece o aprendizado dos usuários e a localização das informações, seus menus se comportam de maneiras diferentes e não há rastro de navegação, mapa da intranet e rodapé.

Homepage: Necessita de revisão e priorização dos conteúdos

Busca: Não há

Resultados da análise heurística de usabilidade

Algumas dicas para a condução de processos de diagnóstico

Escolha cuidadosamente os usuários de sua pesquisa

http://flickr.com/photos/slice/83732690/sizes/l/

Negocie a participação com superiores

http://flickr.com/photos/therealadb/284422829/sizes/l/

Explique muito bem a pesquisa aos usuários

Converse com as pessoas sobre o trabalho delas, não sobre o portal

Não desperdice o seu tempo e o de seu entrevistado

“Que problema você gostaria de resolver com o portal”?

“Qual sua principal dificuldade para realizar as atividades do dia-a-dia”?

“O que melhoraria sua satisfação com o portal”?

“Quais suas prioridades ou entregas mais importantes atualmente?”

“Você acha que a empresa está preparada para ter ferramentas de colaboração como blogs e wikis”?

“Você utilizaria um wiki ou comentaria num blog corporativo?”

Dinâmica

• Como é sua rotina de trabalho?

• Que conteúdos/documentos você mais utiliza no dia-a-dia?

• Que documentos/conteúdos fluem (fluxo, público, restrições, formato):

• Dentro da sua área

• Com outras áreas / fora da empresa

• Que sistemas você mais usa no dia a dia? Qual seu nível de satisfação?

• Como é o fluxo de comunicação (funcionamento, deficiências, necessidades):

• Dentro da sua área

• Com outras áreas / fora da empresa

• Ainda sobre comunicação:

• Que informações você precisa acompanhar no dia a dia? Sobre o que precisa ser informado? Como as informações chegam até você?

• Sobre a intranet atual:

• Quanto você utiliza? Quais os conteúdos mais acessados por você?

Algumas perguntas possíveis

contexto

conteúdoconteúdo usuários

Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.

Dimensões do diagnóstico

Por que começar pelo conteúdo?

Planejado:“Legal!

Agora só falta o

recheio”

Realidade: ops...

Perguntas que devem ser feitas

• Do que trata este conteúdo?

• Para quem serve?

• Qual o formato, tipo?

• De onde ele vem?

• Quem redige, aprova, publica?

• Qual a frequência de publicação?

• Qual a validade?

• Qual o contexto de uso?

• É restrito?

• Quais as classificações existentes hoje (fileserver, intranet, processos, etc)?

Mas também é bom perguntar

• É redundante?

• Está na linguagem ou padrão corretos? É claro e objetivo?

• Está atualizado?

• Está de acordo com os objetivos?

• Possui valor histórico?

Em outras palavras....

....podemos nos livrar dele?

contextocontexto

conteúdo usuários

Dimensões do diagnóstico

• Conheça os objetivos de negócio dos seus executivos e mostre como o projeto pode contribuir

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O que interessa para quem?

X X X

X X X

X X

X X X

X X X X

X X X X

X X

Objetivos da empresa

PúblicoDiretoria Gerências Coordenadorias Público

interno

Agilizar a resolução de problemasAumentar a visibilidade do trabalho

Aumentar oportunidades de autodesenvolvimento

Aumentar a produtividade

Reduzir riscos

Melhorar acesso à informação

Agilizar solicitações de serviços

Você já sabe o que precisa ser feito. Mas antes de começar, identifique as prioridades de atuação

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Grupo Categoria Critério Política Solução Equipe Organização

Estratégia

Posicionamento Estratégico

Objetivos Estratégicos

Grupos de Usuários Prioritários

Fontes de Conteúdo

Gestão de Riscos

Controle da Informação

Divulgação

Governança e Equipe

Governança

Competências

Fluxos de Trabalho

Monitoramento de UsoTestes de Uso

Mensuração do Uso

Tecnologia

DesenvolvimentoFlexibilidade e Evolução

Qualidade

Operação

Desempenho e Disponibilidade

Segurança

Informação

Qualidade do Conteúdo

Público-Alvo

Tipos e Formatos de Conteúdo

Acessibilidade

Tradução e Idiomas

Gestão do Conteúdo

Gestão do Ciclo de Vida

Fontes de Dados

Gestão de Templates

Arquitetura da InformaçãoModelagem, Reuso, Segmentação do Conteúdo

Taxonomia e Metadados

Texto e Linguagem WebArticulação

Formatação do Texto

Serviços Online

Sistemas de Atendimento

Serviços de Auto-Atendimento

Interface

Identidade CorporativaLeiaute das Páginas

Aprazibilidade

NavegaçãoMenus

Modelos de Páginas

Página Inicial

Leiaute da Página Inicial

Marca e Missão

Hierarquização de Serviços e Conteúdo

Busca

Mecanismo de Busca

Interação com a Busca

Pri

orid

ade

de

atu

açã

o

• Como transformar tudo isso em um projeto estratégico?

Sem o apoio e comprometimento da liderança, seu projeto tem grandes chances de não sair

do lugar ou frustrar as expectativas dos envolvidos

Consolidação da Visão – intranet

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Objetivo da intranet

A intranet deve apoiar a comunicação

Foco da organização de documentos

Melhoria de clima Aumento da produtividade

Dentro da gerência Entre as gerências

Documentos de trabalho das equipes

Documentos finais de interesse geral

Prioridade

Comunicação institucional Rotina de trabalho das equipes

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Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3

Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3

Base de vídeos

baixa média alta 1 2 3 4

Maturidade CulturalFuncionalidade Relevância

E-learning

baixa média alta 1 2 3 4

Suporte onlinebaixa média alta 1 2 3 4

Diretório de pessoas

baixa média alta 1 2 3 4

Priorização das funcionalidades

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Priorização das Propostas de valor - intranet

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• Aumentar a produtividade

• Aumentar o alinhamento organizacional

• Melhorar o clima organizacional• Melhorar a comunicação interna

• Aumentar as oportunidades de autodesenvolvimento

• Reduzir riscos

• Melhorar gestão de indicadores

• Melhorar a colaboração entre as equipes

• Agilizar a resolução de problemas

• Melhoria de processos de inovação

Fase 3 Fase 2 Fase 1

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Rele

vânc

ia

Maturidade cultural e de processos

9

2

+

- +

Exemplo - Roadmap

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Complexidade de implementação alta média baixa

3

4

5

1 67

9

1011

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Fase 1

1. Serviços administrativos automatizados

5. Ambiente de trabalho para as equipes6. Revisão do conteúdo de comunicação7. Revisão do conteúdo instit. e das gerências

8. Integração de novos colaboradores

9. Conteúdo sobre movimentação interna

10.Conteúdos de RH11.Serviços de RH automatizados14.Conteúdo sobre estratégia18. Informações de mercado e regulatórias

19.Revisão das instruções normativas

Fase 2

4. Integração da experiência com aplicações

12.Comunicação da liderança

13.Comunicação do Cad

15.Conteúdo de treinamento

16.Base de conhecimento

20.Restrição de acesso22.Wikis e Fóruns de Discussão23.Acesso único a relatórios e indicadores24.Diretório de pessoas25.Base de conhecimento para Atendimento

Fase 3

2. Acesso remoto

3. Customização

17.E-Learning

21. Inovação

• É importante desdobrar tudo com métricas bem definidas e alinhadas aos objetivos da organização

Exemplo de mensuração de indicadores

Proposta de Valor IndicadoresMétodo de mensuração

Periodicidade

Aumentar o alinhamento organizacional

Número de acessos ao conteúdo institucional das

áreasAnálise de logs Mensal

Melhorar o clima organizacional Percepção dos

colaboradores

Pesquisa de Clima RH (inserir questões específicas sobre a intranet)

Anual

Melhorar a comunicação interna

Número de acessos a conteúdo de comunicação

Análise de logs Mensal

Aumentar as oportunidades de autodesenvolvimento

Conteúdo de treinamento publicado

Análise de logs Mensal

Número de acessos ao conteúdo de treinamento

Análise de logs Mensal

Melhorar a colaboração entre as equipes

Número de acessos a conteúdo de colaboração

Análise de logs Mensal

Percepção dos colaboradores

Pesquisa de satisfação da intranet

Semestral

• E detalhar muito bem o plano de projeto

Exemplo

• Além de definir claramente os papéis e responsabilidades de

todos os envolvidos

Moral da história

Para ser estratégico, um projeto não depende em nada de tecnologia.

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Depende de:

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Na prática, isso é o que faz realmente a diferença para o trabalho das pessoas

• Arquitetura da Informação • Usabilidade• Conteúdo

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Obrigada!suzana.ribeiro@ccee.org.br