PETI: Guia para o PETIC Wagner Amaral e Silva

Universidade Federal de Sergipe Departamento de Computação

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RESUMO

Neste artigo, iremos abordar o ganho que se obtêm numa

organização a partir da implantação do Planejamento Estratégico

de Tecnologia da Informação (PETI). Teremos uma visão geral

dos planejamentos que o compõe. Um conceito para o seu

entendimento teórico e toda a sua estrutura. Descreveremos o

porquê de implantá-lo e um passo a passo de como elaborá-lo.

Teremos também uma visão geral a partir de um estudo de caso.

Concluiremos citando as suas (i) vantagens e desvantagens, (ii)

mostrando a importância da informação e a necessidade da

implantação do PETI e (iii) fortalecendo também a valorização

do capital humano das organizações.

Palavras Chaves

Planejamento Estratégico. Planejamento Estratégico de

Tecnologia da Informação. Tecnologia da Informação.

Inteligência organizacional. Estratégias organizacionais. Sistemas

de Informação. Sistemas de Conhecimento.

ABSTRACT

In this paper, we describe the gain a company gets when the

Information Technology Strategic Plain (ITSP) is implanted. An

overview of its plains and components. A theory knowledge of its

concepts and the hole structure. We will describe why is

necessary to implant it and a way to elaborate it. Also, we will

give an overview with a case study. And conclude that

illustrating (i) advantages and disadvantages, (ii) showing the

importance of information and the necessity of ITSP implants

and (iii) also strengthening the human capital valorization.

Keywords

Strategic Plain. Information. Technology Strategic Plain.

Information Technology. Business intelligency. Organizational

strategies. Information Systems. Knowledge Systems.

1. INTRODUÇÃO Ultimamente tem ocorrido uma inovação contínua de tecnologias,

que, consequentemente, tem gerado uma grande quantidade e

velocidade de informações na Internet e a importância destas

informações na competitividade tem sido de grande valor. A

Tecnologia da Informação (TI) tem sido o fator de sucesso

quando bem estruturada numa empresa.

Juntamente à TI, os Recursos Humanos (RH), tem sido um fator

de grande importância para qualquer que seja a organização no

mundo globalizado no qual nos encontramos.

Portanto, torna-se de grande importância a implantação do

Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI),

que abrange o planejamento dos sistemas de informações,

conhecimentos e informática, em toda e qualquer empresa, seja

ela pública ou privada [1].

1.1 TRABALHOS RELACIONADOS O PETI é a evolução unificada do (i) Plano Diretor de Sistemas

de Informação (PDSI), que se baseia no planejamento da

informática e dos seus respectivos recursos tecnológicos; do (ii)

Plano Diretor de Sistemas de Informação e Tecnologia da

Informação (PSITI), extensão do PDSI para suprir direção,

esforço de concentração, consistência de propósito, flexibilidade

e continuidade dos recursos de TI a partir da tradução de metas

estratégicas e organizacionais; e do (iii) Planejamento

Estratégico de Informações e Conhecimentos (PEIC), estes

manipulam ou geram conhecimentos a partir de bases de

conhecimento (locais onde são depositados os conhecimentos

expressos em dados) organizadas para contribuir com a

organizações e com a sociedade[1].

2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O PETI é o conjunto de ferramentas e técnicas, alinhadas ao

Planejamento Estratégico da Organização (PEO) e às estratégias

de negócio, que possibilitam a definição de estratégias de ação

para identificar os “Modelos de Informações Empresariais” e os

“Mapas de Conhecimento” necessários à gestão de toda a

organização[1].

Estabelece também (i) ferramentas de gestão empresarial, (ii)

elabora plano de desenvolvimento e implantação de Sistemas de

Informação (SI) e Sistemas de Conhecimentos (SC), (iii) planeja

RH e (iv) estrutura e fortalece a TI com planos de ação imediatos

e de curto prazo.

2.1 Estrutura do PETI Sua estrutura é semelhante a qualquer documento que respeite as

normas básicas de organização, ou seja, o PETI é composto de

uma capa com os dados principais da organização e do projeto. É

também importante realizar uma breve apresentação da

organização juntamente a detalhes com relação à situação atual e

desejada de TI, além de todo o processo de desenvolvimento

envolvido no projeto detalhado.

FIGURA 1. Estrutura do PETI

O funcionamento e seqüência do PETI serão detalhados e

ilustrados no Tópico 2.3 e na Figura 3, respectivamente.

2.2 Por quê utilizar o PETI? Devido à grande quantidade de informações que são geradas num

mundo de negócios intensivamente competitivo, é necessário o

tratamento destas, pois muitas delas não são necessárias para o

sucesso da organização[2].

Com o PETI bem gerenciado e estruturado essas informações são

tratadas da melhor forma possível por toda a inteligência

organizacional. Ou seja, são absorvidas somente as informações

oportunas para as estratégias, missões e objetivos da empresa.

Paralelamente, haverá uma melhor previsão de investimentos e

despesas. O PETI trabalha necessariamente com uma equipe

multidisciplinar. Isto é, praticamente toda a organização estará

envolvida no projeto e dificilmente este tenderá ao fracasso.

2.3 Procedimentos do PETI Para que o PETI obtenha sucesso é necessária a comunicação

ativa entre todos os departamentos da organização. Ou seja, é de

extrema importância a sinergia entre todos os empregados

envolvidos na sua implantação.

Procedimento são modos de se seguir uma determinada ação.

Portanto o PETI deve seguir um procedimento previamente

programado para que os resultados sejam obtidos como

planejados ou acima da meta desejada.

Inicialmente, deve-se escolher uma estratégia organizacional.

Esta estratégia é a "fase do processo", pois determina a

metodologia em que as análises e planejamentos serão efetuados.

A união dessa estratégia juntamente com o negócio é o que leva a

organização ao sucesso, principalmente quando realizamos a

estratégia para obter resultados futuros. Pois, esta depende

diretamente de (i) objetivos, (ii) políticas e (iii) ações. A base

destes três pilares são as pessoas, juntamente com seus

conhecimentos, pois são estrategicamente relevantes devido à sua

importância na obtenção da vantagem competitiva e da

inteligência organizacional.

A estratégia organizacional que tem sido utilizada com maior

intensidade ultimamente é o Balanced Scoredcard (BSC). Esta

uni todas as perspectivas da organização, seja ela financeira, de

ambiente externo ou interno e todos seus processos de geração de

informação[4].

FIGURA 2. Ilustração do funcionamento do BSC

Na figura acima, podemos verificar que praticamente toda a

organização estará sendo analizada para atender as Visões e

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Tópicos Especiais em Sistemas de Informação

Universidade Federal de Sergipe – 2007.2

Estratégias elaboradas. Na área de (i) Aprendizado e

Crescimento temos os treinamentos de empregados e as atitudes

culturais da empresa, que geram ganhos para os funcionarios e

para a organização. É necessário o aprendizado continuo dos

empregados devido à velocidade em que ocorrem mudanças

tecnológicas. Os (ii) Processos Internos do Negócio incluem

necessariamente os processos internos da organização, ou seja, os

processos onde os diretores e gerentes analizam o negócio, os

produtos e os serviços. Na área do (iii) Financeiro, as

informações financeiras corretas e atualizadas são as prioridades.

Estas informações devem estar centralizadas e automatizadas em

bancos de dados coorporativos. Na pespectiva do (iv) Cliente,

por ser um gerenciamento filosófico recente dentro das

organizações tem crescido a sua valorização. O seu foco é

basiado unicamente na satisfação dos clientes[6].

O BSC tem uma grande importância na fase de determinação de

prioridades e necessidades, que será descrita posteriormente,

pois evita-se investimentos displicentes nos projetos de TI

selecionados antes desta fase. Principalmente, porque, em sua

grande maioria, estes projetos são cruciais à sobrevivência da

organização a médio e longos prazos[5].

Posteriormente, deve-se nomear a equipe que estará

diretamente envolvida nas ações, como também as pessoas que

irão participar apenas casualmente do processo. Depois disso,

são descritos os objetivos e a metodologia que serão adotados.

Antes de iniciar os trabalhos, deve-se garantir que toda a equipe

esteja capacitada e todas as atividades planejadas.

O PEO é revisado para absorver sua missão, seus objetivos e

estratégias, necessários para o alinhamento e integração. Caso

este ainda não exista, é necessária a sua elaboração antes da

continuação do PETI devido à sua importância como descrito

anteriormente.

É necessário fazer o levantamento de todos os procedimentos

que geram informação na organização, como também todos

os sistemas computacionais já implantados e todo o hardware

envolvido. Com esses dados em mãos, tudo o que foi encontrado

deve-se passar por uma avaliação para ver as possibilidades de

estar implantando um novo SI ou SC, neste caso verifica-se se é

melhor adquirir algum software ou desenvolvê-lo internamente,

se é necessária uma manutenção naqueles já implantados ou se é

melhor abolir a utilização de algum já em produção. Nesta fase,

também planejamos toda a infra-estrutura necessária para dar

suporte à organização.

Após o planejamento dos sistemas, é necessário realizar um

levantamento de todas as funções e cargos na empresa que

utilizam TI. Depois de detalhados todos os perfis dos RH

encontrados, planejam-se treinamentos e/ou contratações, como

também a reestruturação, ou não, do organograma dos

departamentos avaliados.

A cada novo planejamento, seja de software, hardware ou de RH,

é elaborada uma apresentação para que estes possam ser

aprovados pelos patrocinadores. Esta apresentação contém

basicamente a nomeação, descrição e, quando necessária, a

diagramação dos dados obtidos.

Após o projeto já planejado é necessária a análise geral deste.

Assim, devem-se ser determinadas prioridades e

necessidades, principalmente pelas atividades que irão

contribuir diretamente com as estratégias, com o funcionamento

operacional e com a inteligência organizacional, desde que

obedecendo ao impacto financeiro que a empresa irá arcar. Com

essa análise pronta, é elaborado um plano econômico-financeiro

com os investimentos e retornos, os quais são mais indicados

relacionar os não mensuráveis, da implantação do PETI.

Após a sua aprovação, o PETI entrará verdadeiramente em

execução. Nesta fase, as ações devem ser criteriosamente

planejadas, como também o plano de trabalho das atividades

internas e externas totalmente elaborado.

Desde o início do processo, este deve ser gerenciado da melhor

forma possível, portanto os modelos e forma de gestão devem ser

amplamente discutidos, definidos e divulgados, sempre

obedecendo ao critério multidisciplinar. Tudo o que ocorrer

durante o processo deve ser documentado para auxiliar em

futuros planejamentos.

É de grande importância, ao final do processo, a sua

apresentação para toda a organização, pois, neste momento,

avaliaremos a satisfação de todas as pessoas, recebendo opiniões

e colhendo assinaturas e protocolos.

FIGURA 3. Seqüência das fases do PETI

3. UM BREVE ESTUDO DE CASO Em [3], o PETI foi colocado em prática na Execução Soluções

Call Center (empresa sediada em Florianópolis-SC). Por atuar no

mercado de gestão de relacionamento com o cliente, a

organização necessitava gerenciar soluções do mercado de call

center, oferecendo a melhor combinação entre pessoas,

tecnologia e infra-estrutura.

3.1 Metodologia adotada no Estudo de Caso Os autores selecionaram a metodologia COBIT, proposta por

Lutchen (2003), e o processo PO1. O modelo COBIT tem como

missão: (i) pesquisar, (ii) desenvolver, (iii) publicar e (iv)

promover um conjunto atualizado, autorizado e com foco

internacional, de objetivos de controle geralmente aceitos e

aplicáveis à tecnologia da informação para serem usados por

gestores de TI, usuários e auditores de sistemas. O PO1 é um dos

34 processos que estão agrupados no modelo COBIT e foi

escolhido por focar a integração dos processos de TI com os

processos empresariais do negócio.

3.2 Procedimentos aplicados no Estudo de

Caso Todas as estratégias de TI que se mostraram semelhantes em

aspectos como (i) objetivos, (ii) pessoas e processos afetados,

(iii) área impactada, (iv) finalidade e (v) benefícios

proporcionados, foram agrupadas. Cada agrupamento originou

um projeto de TI, que, como visto no Tópico 2.3, não

necessariamente constitui-se em um SI.

Foram utilizados os seguintes critérios: (i) tempo; (ii) risco, que

foi considerado o critério mais importante por requerer maior

atenção no que tange a definição de projetos de TI; (iii) tamanho;

(iv) custo e (v) grau de necessidade, considerado o critério de

menor relevância para os gestores da organização. E foram

organizados da seguinte maneira:

FIGURA 4. Critérios de avaliação

Foi-se utilizado o software Expert Choice

(www.expertchoice.com), que auxiliou o processo de

determinação da ordem de implantação dos projetos de TI com

base nos critérios e seus pesos mostrados na Figura 4. O

resultado obtido foi o segunte:

FIGURA 5. Resultado da avaliação do software escolhido

Na imagem acima, é importante destacar que o resultado não

denota a ordem de importância dos projetos. É apenas o resultado

da ponderação de determinados fatores na tentativa de definir-se

uma ordem coerente na implantação dos projetos de TI.

Após as análises do relatório econômico-financeiro dos projetos e

da maturidade tecnológica em que se encontrava a organização

foram-se obtidos os seguintes resultados:

• O projeto “Gestão de infra-estrutura de TI” tem

plenas condições de ser implementado sem nenhum tipo de

mudança na tecnologia que a organização dispõe ou incremento

nas competências de seus colaboradores;

• A tecnologia a qual a empresa dispõe é capaz de por

em prática a iniciativa denominada “Intranet”, porém um

pequeno aumento das competências existentes é necessário;

• O conhecimento existente para implantar os projetos

“Gestão de pessoas” e “Gestão de processos” ainda não é

suficiente e precisa ser melhorado. Com relação à mudança

tecnológica, melhorias de desempenho e algumas novas

funcionalidades devem ser promovidas para viabilizar a

implantação destes projetos;

• A implantação dos projetos “Operação sem fim”, “BI” e

“Rompendo fronteiras” exige uma melhora significativa nas

competências da área de TI da organização ou até mesmo a busca

de conhecimento que atualmente inexiste. O potencial

tecnológico que proporciona o desenvolvimento dos projetos

reside na fronteira entre a extensão das funcionalidades e uma

nova geração da tecnologia que a empresa dispõe.

3.3 Resultados obtidos no Estudo de Caso Os autores observaram problemas enfrentados por gerentes de TI

na busca das melhores práticas na administração dos recursos de

TI em uma organização e como fazer com que a TI realmente

forneça suporte às estratégias empresariais.

A análise do modelo COBIT PO1 foi que este é muito limitado e

ficou evidente principalmente no que diz respeito à atribuição de

responsabilidades aos atores envolvidos e à inexistência de

mecanismos de auditoria das atividades que foram realizadas.

Com relação aos projetos levantados durante o PETI, foi-se

analisado que a tecnologia que a empresa dominava, aliada às

competências que a equipe de TI dispunha, não era considerada

suficiente para viabilizar a implantação desses projetos. Foi-se

constatado também que o fator tempo era de grande valor na

avaliação pois era necessário o recrutamento e/ou treinamento de

pessoal, ou seja, seria necessária uma reavaliação dos projetos

com a devida importância para o tempo.

4. CONCLUSÕES Para finalizar, vale ressaltar que a informação certa, no formato

adequado e na hora certa pode mostrar oportunidades de

negócios ou ameaças que levam os executivos a tomar decisões

importantes para o sucesso da organização. Portanto, é de grande

importância a implantação do PETI, pois, num futuro próximo, a

TI estará tão enraizada em todas as tarefas da empresa que será

difícil distingui-la do resto da organização (desaparecimento

como setor individual). Mesmo assim, a TI não deve ser

trabalhada e estudada de forma isolada, sempre é necessário

envolver e discutir as questões conceituais dos negócios e das

atividades empresariais, que não podem ser organizadas e

resolvidas simplesmente com os computadores e seus recursos de

software, por mais tecnologia que detenham.

4.1 Vantagens e desvantagens Tem-se um ganho incontestável com relação à estrutura da

organização diante da competitividade, pois o PETI gera

resultados profícuos para os objetivos organizacionais, para o

fortalecimento da unidade de TI e para a capacitação pessoal de

todos os RH da empresa. Outro fator positivo é o seu

alinhamento com o PEO, pois faz com que todos os objetivos e

missões sejam alcançados com mais velocidade e com melhores

resultados.

Por outro lado, o PETI é muito complexo por requerer mudanças

na estrutura e forma de gerenciamento e de planejamento de toda

a organização e, como qualquer outro processo de mudança numa

empresa, gera riscos de gestão.

4.2 Trabalhos Futuros O trabalho será estendido e colocado em prática no Centro de

Processamento de Dados da Universidade Federal de Sergipe

(CPD-UFS) e, posteriormente, transformado no trabalho de

conclusão do curso de Ciência da Computação do Departamento

de Computação (DCOMP) da UFS.

AGRADECIMENTOS

Gostaria de agradecer ao Prof. Dr. Rogério Patrício Chagas do

Nascimento (Universidade Federal de Sergipe) pelas idéias e

pelo constante apoio e ao Prof. Dr. Denis Alcides Rezende (PUC-

PR, FAE Business School e Universidade de Santa Cruz do Sul)

pela atenção, suporte e material cedido durante as pesquisas.

5. REFERÊNCIAS [1] Rezende, Denis Alcides. 2007. Planejamento de Sistemas de

Informação e Informática: guia prático para planejar a

tecnologia da informação integrada ao planejamento

estratégico das organizações. Ed. Atlas. São Paulo – SP.

192p.

[2] Brito, Celso e Magalhães,Germano. 2007. Plano Director de

Sistemas de Informação. Universidade do Algarve –

Faculdade de Ciências e Tecnologias. Disponível em: <

http://www.deei.fct.ualg.pt/~a14073/licenciatura+informatic

a/sistemas+de+informacao+empresarial/seminario+plano+di

rector+de+sistemas+de+informacao/Plano+director+de+Sist

emas+de+Informacao.pdf >

Acessado em: 01/11/2007.

[3] Santin, André Luiz Samistraro. Júnior, Ari Shveitzer. 2007.

Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação –

PETI: Uma Aplicação referenciada pelo COBIT.

Universidade Federal de Santa Catarina – Sistemas de

Informação. Disponível em <

http://pet.inf.ufsc.br/abstracao/revistas/4/2/revista_abstracao

_ano_4_edicao_2_planejamento_estrat_gico_de_tecnologia_

da_informa_o_a_peti_uma_aplica_o_referenciada_pelo_cob

it.pdf >.

Acessado em: 17/03/2008.

[4] Wikipedia. Balanced Scorecard. Disponível em: <

http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_Scorecard >

Acessado em: 09/01/2008.

[5] Magalhães, Ivan Luizio R. G. Balanced Scorecard como

Ferramenta de Seleção de Projetos de TI. Disponível em: <

http://www.ogerente.com.br/novo/artigos_ler.php?canal=14

&canallocal=46&canalsub2=148&id=838 >

Acessado em 09/01/2008.

[6] Balanced ScoredCard Institute. What is the Balanced

Scorecard?. Disponível em: <

http://www.balancedscorecard.org/BSCResources/Aboutthe

BalancedScorecard/tabid/55/Default.aspx >

Acessado em 09/01/2008.