Planificação de uma viagem

Planificar uma viagem de negócios é uma tarefa corrente para um profissional de

Secretariado. Só uma boa planificação permite colmatar as lacunas e as perdas

irreparáveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados

possíveis.

"O programa de acção é, simultaneamente, o resultado visado, a linha de conduta a

seguir, as etapas a percorrer e os meios a empregar".

Henry Fayol

O trabalho do profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os

documentos que viabilizem a realização da viagem.

As viagens têm múltiplas finalidades:

- visitar clientes em acções de Marketing;

- negociar "in loco" com fornecedores;

- fazer prospecção de mercados;

- participar feiras, congressos ou exposições;

- ...

Planifcação de viagens

Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma

viagem a nível nacional ou internacional é uma tarefa que incumbe aos serviços do

secretariado. Daí que o secretariado preste uma especial atenção para que a

organização e planificação da viagem de que foi incumbido seja um êxito.

Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dúvidas relacionadas

com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros

tramites.

Assim, é recomendável o secretariado informar-se adequadamente de todos os

detalhes da viagem que vai organizar.

Assim o secretariado deverá ter em conta, nomeadamente:

— A calendarização;

— Todos os contactos que terá de fazer: telefónicos, fax, e-mail e correspondência

normal;

— Determinar o Itinerário;

— Providenciar toda a documentação e procedimentos burocráticos: passaporte,

vistos, seguros, procurações, credenciais, etc.

Normalmente as viagens são programadas com antecedência, mas, por vezes, são

improvisadas por motivos imperiosos.

É da responsabilidade da secretária preparar a viagem, que compreende:

— viagem propriamente dita (ida e regresso);

— estadia no lugar de destino;

— programação da viagem;

— recolha e arquivo das conclusões da viagem, após o regresso.

Preparação da viagem

Para preparar uma viagem a efectuar pelo seu dirigente, precisa de saber:

a) Onde, quando e como tenciona ele ir.

b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar

consigo.

Preparação da viagem

A secretária deverá reunir com o director, para efectuar um esboço da viagem,

tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc.

O esboço da viagem deverá ter em conta:

— Objectivo/s da viagem;

— Destino;

— Itinerário (ida e volta);

— Meio de transporte;

— Data de partida;

— Actividades que em princípio se deseja realizar:

Agenda mínima de reuniões;

Expediente de trabalho: informações, contratos, etc.

— Logística necessária:

telemóvel (com cobertura internacional) computador portátil, programas e

ficheiros;

cartões Visa, cheques, etc.;

documentação necessária: passaporte, bilhete de identidade, carta de condução,

carta verde, certificado de vacinação, etc.;

data de regresso;

alternativas de ócio cultural e desportivo.

É com base nesta informação que a secretária começará a preparar o dossier de

viagem.

Viagens ao estrangeiro

Caso o seu dirigente tenha necessidade de se deslocar ao estrangeiro, verifique se

tem o passaporte em dia, e nos casos em que for necessário, os vistos e boletins de

saúde exigidos.

Contacte a embaixada ou serviços consulares desse país, por telefone, fax e

informe-se do que é exigido e como obter a respectiva documentação.

Se o seu dirigente pretender viajar de automóvel, contacte o ACP ou outra entidade

onde possa informar-se de qual a documentação e os seguros exigidos no(s)

país(es) a visitar.

Documentação

A documentação que deverá verificar incide basicamente sobre os

seguintes aspectos:

- passaporte;

- vistos;

- certificados de vacinas;

- carta verde, autorização automóvel e seguros;

- documentação necessária à negociação ou jornada profissional.

Viajar no espaço Schengen

O espaço Schengen é uma zona sem passaportes. Significa ausência de controlo

nas fronteiras para pessoas que viajam entre esses e outros países do referido

espaço.

Para mais informações consulte:

http://ec.europa.eu/youreurope/nav/pt/citizens/travelling/schengen-

area/index.html

Passaporte

A primeira coisa a fazer é verificar se o(s) país(ses) a visitar exigem passaporte,

visto ou certificado de vacinas.

Se tal for exigido, verifique:

- no caso de passaporte, se o viajante o possue e se se encontra válido. De

contrário, há que solicitar a sua emissão ou renovação. Pode obter informações em:

http://www.portaldocidadao.pt/PORTAL/pt/cidadao/eu+e/documentos/SER_informa

coes+gerais+sobre+o+pedido+de+passaporte.htm

- no caso de vistos, se estes devem ser solicitados ao consulado, ou se poderão ser

obtidos no aeroporto;

- no caso de vacinas, muitos países exigem um certificado de vacinação,

precavendo contra a possibilidade de serem contrídas doenças ou a possibilidade de

o visitante ser seu transmissor. Ao profissional de Secretariado compete a obtenção

de todas as informações necessárias nas Agências de Viagens, Companhias de

Aviação, Embaixadas,...

Existe um Certificado Internacional de Vacinas chamado "cartão amarelo". Para

mais informações consulte: http://www.apavtnet.pt/editor.php?id=27&menu=2

Cartão Europeu de Seguro de Doença

O Cartão Europeu de Seguro de Doença (CESD), é um cartão indivudal que lhe

permite aceder a cuidados de saúde sempre que viajar pela Europa. Com o referido

cartão tem acesso a cuidados médicos nas mesmas condições dos residentes do

país onde se encontra.

Pode ser solicitado na instituição de previdência onde se encontra inscrito ou na

Loja do Cidadão.

Pode utilizá-lo:

- Em qualquer país da União Europeia.

- Islândia, Liechtenstein, Noruega e Suiça

Código deontológico da(o) secretária(o)

Do ponto de vista etimológico, deontologia compõe-se das palavras gregas

déonthos (dever) e logos (tratado). A deontologia trata dos deveres. O código

deontológico é uma recompilação de normas básicas (geralmente de carácter moral

e ético) que orientam os comportamentos e atitudes das pessoas. Características a

destacar:

- O código deontológico assume-se livre e voluntariamente;

- A transgressão das normas é sancionda com a desonra, a perda de confiança, a

exlusão do grupo;

- O código deontológico não pode ser uma mera declaração de intenções; é um

compromisso que os trabalhadores (dirigentes e subordinados) subscrevem no seu

dia a dia em todos os actos de vida com a honra, a lealdade, a honestidade, a

dignidade, a moral, os bons costumes, em suma, a integridade.

Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacará: princípios gerais

de acento ético e, deveres e obrigações específicos da profissão.

http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm

Princípios éticos empresariais

Os princípios éticos são normas e valores básicos que guiam as diferentes condutas

e acções da vida humana que acontecem num dado espaço geográfico, num

determinado tempo e numa dada cultura social. Caracterizam-se por:

- Orientar a conduta humana por limites aceitáveis socialmente;

- Responder ao objectivo social (solucionar problemas ou evitar conflitos sociais) de

proporcionar o bem comum;

- Constituir valores e normas de aceitação geral que passaram pelo crivo da

sociedade concreta;

- Não serem normas arbitrárias. Foram criadas por uma razão concreta e passaram

pelo crisol da experiência acumulada da sociedade concreta;

- Transmitir-se de geração em geração como síntese de costumes que permitem

subsistir numa sociedade a longo prazo;

- Ser difíceis de alterar, embora não sejam imutáveis. As sociedades progridem

quando se questionam sobre a razão e o porquê de determinadas normas.

No âmbito empresarial, os principios éticos regulam as relações internas e as

relações externas. Seja nas relações internas seja nas relações com o exterior,

deverão ser observados os seguintes princípios:

- Princípio da legalidade. Respeitar a lei é o primeiro de todos os princípios das

sociedades modernas, garante da convivência no âmbito social e económico.

As empresas estabelecem contratos com clientes, com fornecedores, relacionam-se

com instituições (Finanças, Segurança Social, Câmaras, etc.) no contexto e com

regras de jogo definidas no âmbito do direito positivo.

- Princípio de responsabilidade. Tal é consequência da realização de actos

livres. No âmbito empresarial deverão estar clarificadas as seguintes

considerações:

Quem exige responsabilidades. Normalmente é o dirigente, o que implica a

existência de uma hierarquia e a capacidade de imputar culpabilidade.

Como se mantém a responsabilidade. Implica a capacidade (de alguém) para

sancionar.

Se se negociaram limitações de responsabilidade e em que grau.

- Princípio de lealdade à empresa. Supõe cumprir os pactos legalmente aceites

e permite a confiança mútua.

- Princípio de discrição. Entendido no seu duplo aspecto:

Não divulgação de informação a que se tenha tido acesso por motivos de trabalho

ou que, conhecendo-a por outros meios, possa danificar a imagem da empresa,

do pessoal, etc., desnecessariamene (não confundir com ocultação de delitos).

Tomar as medidas consideradas necessárias para proteger documentos

confidenciais.

- Princípio da integração. Numa tripla vertente:

Supõe-se que as relações interpessoais, trabalhos e tarefas realizam-se de boa-fé

e com recta intenção.

Não discriminar as pessoas que trabalham na empresa pelas suas ideias políticas,

religiosas, de raça (racismo), sexo, nacionalidade (xenofobia ou hostilidade aos

estrangeiros).

Não atentar contra a integridade física e emocional das pessoas.

Deontologia em Secretariado

O comportamento ético refere-se ao modo de viver de acordo com os bons

costumes. Ética tem a sua origem na palavra grega éthos, e tem vários

significados:

a) Significa morada, residência ou lugar habitual onde se reside.

b) Significa também sentimento, carácter, modo de ser, pensar ou sentir.

c) Tem também o significado de costume, uso.

Pode-se afirmar que ética significa comportar-se e viver de acordo com os

costumes do lugar onde residimos. O costume é a lei, norma não escrita, mas

impressa nos corações dos homens, geração após geração.

Igual significado tem a palavra moral, que deriva da palavra latina mosmoris, que

significa: costume, norma, modo correcto de viver em sociedade.

A ética e a moral estudam a conduta humana como produto do homem livre e

consciente, permitindo-lhe realizar-se e estar de bem consigo próprio e com os

outros homens que o rodeiam. Pessoa íntegra é aquela que é capaz de de viver em

acordo, em correlacção e sintonizado com as suas convicções, o que lhe permite ter

uma estabilidade mental e emocional.

No dia a dia deparamo-nos com factos e situações a que a mente responde

oferecendo uma variedade de condutas alternativas. Qual seguir? Se possuirmos

um código ético, seguiremos automaticamente a conduta que responda às

seguintes características:

- solucione o problema de forma eficaz;

- seja socialmente adequada;

- respeite os valores próprios e não entre em conflito com as normas comuns da

sociedade.