PLANO DE ATIVIDADES 2016 C - Ativ Corr...Plano de Atividades 2016 O novo modelo organizacional da...

PLANO DE ATIVIDADES 2016

ANEXO C - Atividade corrente prevista

ATIVIDADE CORRENTE 2016

1

Plano de Atividades 2016

O novo modelo organizacional da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças foi

preconizado pela alínea b) do nº. 2 do art.º 9º do Decreto-Lei nº. 117/2011, de 15 de

dezembro (Lei Orgânica do Ministério das Finanças) e pela alínea b) do n.º. 2 do art.º 2º do

Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril, que aprova a sua estrutura orgânica.

As sucessivas Leis do Orçamento de Estado para 2013, 2014 e 2015 cometeram à SGMF

competências de gestão centralizada dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais de

alguns serviços da administração direta do MF – GPEARI, IGF, DGO, DGTF e DGAEP - e de

coordenação orçamental no âmbito do Programa 003 – Finanças e Administração Pública.

Independentemente das opções do Governo relativamente à prestação centralizada de

serviços comuns, ora inserida numa moldura normativa de transferência de atribuições

comuns, ora optando por uma moldura de partilha de atividades comuns, estamos perante

uma das responsabilidades centrais da SGMF, que exige o desenvolvimento, em tempo, de

variados processos de negócio e de suporte, com maior ou menor grau de complexidade,

para um substancial número de clientes. Deste modo, o maior volume de trabalho expectável

em qualquer cenário (centralização ou partilha) exige o planeamento atempado da atividade

corrente a desenvolver, que se apresenta nas páginas seguintes.

Foram preenchidas pelos dirigentes intermédios as fichas de recolha de dados normalizadas

e preparadas internamente, que, para além de incluírem a afetação previsional de cada um

dos colaboradores aos processos de negócio e de suporte de todas as unidades nucleares e

flexíveis da SG, identificam e quantificam sucintamente os processos desenvolvidos e os

destinatários ou clientes da atividade.

A clarificação e a discriminação das responsabilidades dos trabalhadores e dirigentes de

todas as equipas pode potenciar a melhoria da sua resposta e contribuir para a avaliação do

desempenho.


2


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DIRETORA DE SERVIÇOS Regina Lopes

SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

a) Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão; b) Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente

o plano e relatório anual de atividades da SG; c) Assegurar as atividades relativas ao sistema de avaliação da SGMF, em articulação com o GPEARI; d) Articular com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afetos; e) Assegurar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo e às demais unidades da Secretaria -Geral na gestão e operacionalização dos recursos informáticos que lhes estejam afetos; f) Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência; g) Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet; h) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na prestação de serviços; i) Propor, desenvolver e coordenar a formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos da Secretaria--Geral; j) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional e elaborar o programa anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos, bem como o respetivo relatório anual.

PROCESSOS – CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários

TIPOS DE PROCESSOS

Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS (“clientes”) Clientes Internos N º Clientes Externos Nº

Processos internos 8 Unidades Orgânicas da SGMF

8

Processos externos

Processos mistos (internos e

externos)

10 Gabinetes Governamentais; Comissões (UTAM; UTAP; CNC; CRESAP); GAF e AG

TOTAL 18 TOTAL 8 TOTAL

OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s)

PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Coordenação e Planeamento Anual (Plano de Atividades; SIADAP 1)

X

Processo nº 2 Controlo de Execução (Plano de Atividades; SIADAP 1)

X

Processo nº 3 Administração da Central Telefónica X X

Processo nº 4 Gestão de Incidentes (ServiceDesk) X X


3


Processo nº 5 Desenvolvimento Aplicacional X X

Processo nº 6 Gestão do Parque Informático X X

Processo nº 7 Gestão de Conteúdos em sites X X

Processo nº 8 Administração de Sistemas, Rede e Bases de Dados X X

Processo nº 9 Gestão do Centro de dados (CPD) X

Processo nº 10 Gestão de Formação X

Processo nº 11 Gestão de Portais de Serviços X X

PROCESSOS DE SUPORTE Internos (X) Externos (X)

Processo nº 12 Criação de novo utilizador X

Processo nº 13 Saída de utilizador X

Processo nº 14 Backup X

Processo nº 15 Inscrição em ações de formação X

Processo nº 16 Manutenção Corretiva/Evolutiva de Sistemas X X

Processo nº 17 Suporte Aplicacional X X

Processo nº 18 Suporte ao utilizador X X

RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA

Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação

Diretora de Serviços 1 a 18; Gestão 20 -10

Técnico Superior 1, 2, 10, 15 70

Especialista de Informática 4, 16 50

Especialista de Informática 3, 6, 9, 12, 13, 14 10

Técnico de Informática 4, 5, 7, 11, 15, 16, 17, 18 70

Técnico de Informática 4, 6, 14, 18 100

Técnico de Informática 4, 6, 14, 18 100

Assistente Técnica 4, 6, 14, 18 100

Observações


4


DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (DGRH) CHEFE DE DIVISÃO Rute Pinto


Assegurar a prossecução das ações necessárias à gestão e administração de recursos humanos da GAF e AG

e a órgãos e estruturas afetas à SG. Elaborar os instrumentos de gestão de recursos humanos da SG e

transversais do Ministério no que concerne ao SIADAP, ao Balanço Social e ao SIOE. Assegurar o

processamento de remunerações e outros abonos ao pessoal da GAF e AG, bem como dos órgãos, e outras

estruturas do MF a que a SG presta apoio. Promover a análise dos processos resultantes de acidentes de

trabalho e doenças profissionais e o respetivo processamento de despesa. Praticar os atos de administração

relativos ao pessoal oriundo do QEI, QGA e em funções transitórias em Macau. Assegurar o serviço de entrada

e distribuição da correspondência da SG e o serviço de expedição da correspondência dos Gabinetes

Governamentais, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos 10 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

165

Processos externos 9 DGAEP; UTAP; CNC; GABSEAEP; Pessoal QEI e Macau

316


externos)

35 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

165 AG; GAF; ESPAP, I.P. Serviços e organismos do MF. Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central Trabalhadores de outros serviços

N.A.

TOTAL 54 TOTAL 165 TOTAL N.A.




Processo nº 1 Elaboração projeto orçamento de pessoal X X

Processo nº 2 Elaboração do Relatório de Balanço Social X

Processo nº 3 Elaboração do Relatório de Balanço Social Consolidado

X

Processo nº 4 SIOE X

Processo nº 5 Informação para Intranet e Extranet X X

Processo nº 6 SIADAP X


5


Processo nº 7 Recrutamento e Seleção de Pessoal X X

Processo nº 8 Gestão de Contratos de Avença - Renovação de Contratos de Avença

X

Processo nº 9 Informações X X

Processo nº 10 Contratos de Trabalho X X

Processo nº 11 Licenças sem vencimento X X

Processo nº 12 Termo de Aceitação de Nomeação X

Processo nº 13 Registo e Distribuição de Correspondência - Saídas X X

Processo nº 14 Registo e Distribuição de Correspondência - Entradas

X

Processo nº 15 Reencaminhamento de Correspondência X

Processo nº 16 Renovação de licença especial (em Macau) X

Processo nº 17 Regularização de ponto X

Processo nº 18 Declarações X X

Processo nº 19 Despesas para ADSE X X

Processo nº 20 Notas Biográficas X X

Processo nº 21 Processo individual X X

Processo nº 22 Contagem do Tempo de Serviço X X

Processo nº 23 Marcação/alteração Individual de Férias X

Processo nº 24 Mapa Anual de Férias X

Processo nº 25 Acumulação de Férias X

Processo nº 26 Guias de vencimento X X

Processo nº 27 Submissão a Junta Médica X X

Processo nº 28 Pedido de horário especial X X

Processo nº 29 Horas extraordinárias X X

Processo nº 30 Penhoras Fiscais X X

Processo nº 31 Penhoras Judiciais X X

Processo nº 32 Criação/Alteração cadastro em GeRHup X X

Processo nº 33 Atribuição de Subsídios X X

Processo nº 34 Processamento de Vencimentos X X

Processo nº 35 Processamento de Descontos X X

Processo nº 36 Reembolsos X


6


Processo nº 37 Reposições X X

Processo nº 38 Submissão mapas legais (SAPE/SR) X X

Processo nº 39 Inscrição/Reinscrição/Cessação ADSE/CGA/SS X X

Processo nº 40 Elaboração do Modelo 10 X X

Processo nº 41 Elaboração e Distribuição das Declarações de Rendimentos para efeitos de IRS

X X

Processo nº 42 Aposentação X X

Processo nº 43 Subsídio morte/funeral X X

Processo nº 44 Despesas de funeral X X

Processo nº 45 Publicações em Diário da República X X

Processo nº 46 Controlo das Greves X

Processo nº 47 Acidentes em trabalho e doenças profissionais X X

PROCESSOS DE SUPORTE

Processo nº 1 Elaboração de mapas (SAPE/SR) X

Processo nº 2 Elaboração de mapas (Divisão) X

Processo nº 3 Elaboração de mapas (NATDP) X

Processo nº 4 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (SAPE/SR)

X X

Processo nº 5 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (Divisão)

X X

Processo nº 6 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (NATDP)

X X

Processo nº 7 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (Pessoal do QEI e Macau)

X



Chefe de Divisão 1 a 12 (neg.) 1,2,4 a 7 (sup.) 50 (1;2)

Técnico Superior 5,7 a 10 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 2 a 4,6,7, 9 a 11 (neg.) 2 e 5 (sup.)

98 (2)

Técnico Superior 7,9,10,12 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior (*) 7,9,10 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 47 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100




7


Técnico Superior (*) 47 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100



Assistente Técnico 47 100


Coordenador Técnico 30,31,36 a 38,40,45,47 (neg) 1 e 4 (sup.)

50 (2;3)

Assistente Técnico 23 a 46 (neg) 1 e 4 (sup.) 100









Assistente Técnico (*) 26 a 44 (neg) 1 e 4 (sup.) 100

Assistente Técnico (*) 26 a 44 (neg) 1 e 4 (sup.) 100

Assistente Técnico 17,18,20 a 22 e 39 (neg.) 4 (sup.

100

Assistente Técnico 16,18 a 22 e 39 (neg.) 5 (sup.) 100

Assistente Técnico 13 a 15 (neg.) 1 e 4 (sup.) 100



Assistente Operacional 13 e 14 100

100 (neg.) – Negócio; (sup.) - Suporte

Observações

1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia.

2) Assegurar outras funções, designadamente de júri de procedimentos concursais.

3) Assegura funções inerentes ao cargo de coordenação técnica.

(*) A recrutar


8


DIVISÃO DE PLANEAMENTO E GESTÃO FINANCEIRA (DPGF) CHEFE DE DIVISÃO Paula Leal


a)Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria -Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio; b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis; c) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria -Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos; d) Organizar a conta anual de gerência da Secretaria--Geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira; e) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo; f) Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro; g) Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei; h) Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais; i) Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos

Processos externos 33 SI, SFA e EPR (todos os organismos do MF)

33


externos)

33 Unidades orgânicas da SG 14 Gabinetes governamentais, Comissões, Organismos centralizados, DGO, Tribunal de Contas, IGCP

19

TOTAL 66 TOTAL 14 TOTAL 52




Processo nº 1 Preparar o Orçamento de Estado do Programa Orçamental

X

Processo nº 2 Acompanhar do controlo orçamental do Programa Orçamental

X

Processo nº 3 Elaborar documentos técnicos no âmbito do Programa Orçamental

X

Processo nº 4 Elaborar o Orçamento da GAF e da AG x x


9


Processo nº 5 Acompanhar a execução das candidaturas comunitárias

X X

Processo nº 6 Constituir/Reconstituir/Liquidar dos Fundos de Maneio

X X

Processo nº 7 Elaborar informações com vista à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros

X X

Processo nº 8 Elaborar Pedido de Libertação de Créditos X X

Processo nº 9 Assegurar o cumprimento, de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os Princípios de boa gestão, dos procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos na execução dos orçamentos da GAF e da AG

X X

Processo nº 10 Elaborar a Conta de Gerência da GAF e da AG X X

Processo n.º 11 Acompanhar a liquidação/cobrança de receitas próprias e fundos comunitários

X X

Processo n.º 12 Elaborar relatórios de execução orçamental x x

Processo n.º 13 Elaborar previsões orçamentais X X Processo n.º 14 Propor as alterações orçamentais necessárias ao regular

funcionamento dos serviços x x

Processo n.º 15 Prestar informação estabelecida anualmente no decreto de Execução Orçamental

X X


Processo nº 1 Analisar as necessidades orçamentais financiadas por receitas gerais;

X

Processo nº 2 Preparação do Quadro Plurianual de Programação Orçamental

X

Processo nº 3 Proceder à divulgação dos “plafonds” dos orçamentos aos diversos serviços do MF

X

Processo nº 4 Informar os indicadores, definidos politicamente, de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas

X

Processo nº 5 Proceder à repartição regionalizada ao nível de Nomenclatura de Unidade Territorial, do PO

X

Processo nº 6 Assegurar a fiabilidade da informação X X

Processo nº 7 Acompanhar e prestar esclarecimentos sobre os objetivos, indicadores e metas do Programa 003 – Finanças e Administração Pública;

X

Processo nº 8 Apresentar, mensalmente, a previsões de despesa receita para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos

X

Processo nº 9 Analisar os desvios de execução relativamente ao programado, elaborando para o efeito um relatório do programa, o qual deve incluir análise dos riscos da execução orçamental para o conjunto do ano

X X

Processo nº 10 Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos

X

Processo nº 11 Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei

X

Processo nº 12 Emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela

X


10


Processo nº 13 Distribuição mensal, pelas diversas entidades do PO, do limite de FD de Receitas Gerais (RG), oportunamente comunicado pela DGO

X

Processo nº 14 Validação dos FD das entidades que integram o PO (no âmbito da aplicação da LCPA), até ao décimo dia útil de cada mês em articulação com registo submetido pelas entidades

X

Processo nº 15 Informação sobre o grau de realização de medidas de política

X

Processo nº 16 Acompanhamento do reporte da execução física dos projetos das entidades do PO

X

Processo nº 17 Elaboração relatórios de execução, do PO, explicitando os resultados obtidos face aos objetivos e metas traçadas e os recursos utilizados, de acordo com o determinado na LEO

X

Processo n.º 18 Proceder ao carregamento na Plataforma SIGO/SOE de todas as propostas de orçamentos, da GAF e da AG

X X

Processo n.º 19 Acompanhar e avaliar a execução material e financeira dos orçamentos

X X

Processo n.º 20 Auditar internamente os documentos de despesa X X

Processo n.º 21 Garantir, atempadamente, a receita própria/ financiamento comunitário, para proceder ao pagamento das despesas

X X

Processo n.º 22 Emitir, registar e expedir guias de reposição X X

Processo n.º 23 Manter atualizado o registo dos movimentos de caixa; X X

Processo n.º 24 Arquivar os documentos comprovativos da receita cobrada e talões de depósito

X X

Processo n.º 25 Elaborar guias de receita e respetivo lançamento no GERFIP

X X

Processo n.º 26 Proceder aos pedidos de adiantamento/reembolso dos fundos comunitários

X X

Processo n.º 27 Manter atualizadas as contas correntes do “Homebanking X X

Processo n.º 28 Emitir e expedir avisos de pagamentos aos interessados X X

Processo nº 29 Divulgação de Informação X X

Processo nº 30 Reconciliações Bancárias das Contas de HomeBanking X X

Processo nº 31 Deveres de prestação de informação por obrigatoriedade legal

X X



Chefe de Divisão Todos 75

Técnico Superior 1,2,3 90




Técnico Superior 4,6,7,8,9,10,11,12,13,14 90

Técnico Superior 4,5,6,7,9,10,12,13,14 90


11


Técnico Superior 4,6,7,9,12,13,14 90

Técnico Superior 4,6,7,8,9,12,13,14 90

Técnico Superior 4,6,7,8,9,12,13,14 90


Técnico Superior 4,5,6,7,8,9,11,12,13,14 90


Assistente Técnico 4,6,9,11 90

Assistente Técnico 6,8,9, 90




Observações

Considerei como Processos de suporte, subprocessos dos Processo de Negócio.

Assim os Processos de Suporte n.ºs 1 a 18 são subprocessos dos Processos de Negócio n.ºs 1 a 3.

Os Processos de Suporte n.ºs 19 a 31 são subprocessos dos Processos de Negócio n.ºs 4 a 15.


12


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO JURÍDICO E CONTENCIOSO (DSAJC)

DIRETORA DE SERVIÇOS Virgínia Silva


Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e aos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho nele integrados que não disponham de meios apropriados.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos 1 SGMF, DSAJC 2

Processos externos 1 TRIBUNAIS 27


externos)

2 SGMF 1 Outras entidades, Serviços do MF e Outras Tutelas

25





Processo nº 1 Assessoria Jurídica X X

Processo nº 2 Contencioso X

Processo nº 3 Indemnizações X X


Processo nº 4 Receção, Identificação do Processo e Distribuição ao Consultor

X



Diretora de Serviços Coordenação, 1, 2 30-40-30

Técnico Superior 1-2 20-80






13



Técnico Superior (a preencher) 1-2 20-80

Assistente Técnico 3-4 20-80


Observações


14


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD)

DIRETOR(A) DE SERVIÇOS

DIVISÃO DE ARQUIVOS (DA) CHEFE DE DIVISÃO Ana Gaspar


Organizar e gerir a Biblioteca Central e o Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças, garantindo a

recolha, conservação, tratamento e disponibilização dos fundos bibliográficos e documentais.

Prestar apoio técnico aos serviços do Ministério das Finanças na área da documentação e da informação


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos 4 Direções de Serviços da SG 2

Processos externos


externos)

15 Direções de Serviços da SG 8 Gabinetes governamentais, organismos do MF, organismos da AP, cidadãos e público em geral

N.A.




PROCESSOS DE NEGÓCIO COMUNS – BIBLIOTECA CENTRAL e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF

Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Atendimento a utilizadores internos e externos X X

Processo nº 2 Disponibilização da informação no “Arquivo e Biblioteca Digital”

X X

Processo nº 3 Disponibilização de informação legislativa X X

Processo nº 4 Transferência de suportes X X

PROCESSOS DE SUPORTE COMUNS – BIBLIOTECA CENTRAL e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF

Internos (X) Externos (X)

Processo nº 5 Entrega mensal de receitas próprias X

Processo nº 6 Manutenção e gestão do material X

Processo nº 7 Elaboração da newsletter / Boletim da Biblioteca Central

X X

Processo nº 8 Divulgação da informação e do serviço X X


15


PROCESSOS DE NEGÓCIO - BIBLIOTECA CENTRAL DO MF Internos (X) Externos (X)

Processo nº 9 Tratamento bibliográfico da documentação X X

Processo nº 10 Gestão de empréstimos X X

PROCESSOS DE SUPORTE – BIBLIOTECA CENTRAL DO MF

Processo nº 11 Aquisição por compra de publicações X

Processo nº 12 Gestão da base de dados bibliográfica X X

Processo nº 13 Gestão da base de dados jurídica X X

PROCESSOS DE NEGÓCIO – ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF Internos (X) Externos (X)

Processo nº 14 Incorporação de documentação X X

Processo nº 15 Tratamento de fundos documentais X X

Processo nº 16 Administração dos instrumentos de gestão documental do MF

X X

Processo nº 17 Apoio técnico a gabinetes, direções de serviços e organismos do MF

X X

PROCESSOS DE SUPORTE - ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF

Processo nº 18 Controlo do espaço e do depósito X

Processo nº 19 Controlo dos serviços prestados geradores de receitas próprias

X X



Chefe de Divisão 1, 5, 6, 8, 11, 14, 16, 17 e 19 92

Técnico Superior 1, 2, 3, 5, 7, 8, 15 80

Técnico Superior 1, 2, 8, 9, 10, 11 70

Técnico Superior 1, 2, 3, 4, 13, 15, 16 80

Técnico Superior 1, 2, 3, 4, 13 70

Técnico Superior 1, 2, 3, 15 100

Técnico Superior 1, 2, 3, 15, 16 80

Assistente Técnico 1, 3, 15, 16 100

Assistente Técnico 2, 3, 15, 18 100

Assistente Técnico 1, 5, 6, 7, 9, 10, 12 100



Observações

Pressupõe-se a afetação de um técnico superior, para o que já foi solicitada superiormente a abertura de procedimento concursal.


16


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)

DIRETORA DE SERVIÇOS Maria de Jesus Ramalho


Elaborar e distribuir a revista de imprensa. Assegurar a organização, coordenação e acompanhamento dos atos

sociais, viagens, reuniões e cerimónias promovidas pelos membros do Governo, incluindo as organizadas no

âmbito do PAEF. Apoiar os organismos do Ministério das Finanças, quer ao nível da organização logística de

reuniões e eventos, como também na disponibilização de informação. Assegurar a informação ao cidadão e a

receção e acompanhamento das individualidades em visita ao Ministério. Promover ações de responsabilidade

social/cultural.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos 5 Secretaria-Geral 1

Processos externos 1 Gabinetes e organismos


externos)

11 Gabinetes, organismos do MF e da Administração Pública e público em geral

N.A.





Processo nº 1 Elaboração, coordenação e distribuição do Anuário MF

X X

Processo nº 2 Gestão da central telefónica X X

Processo nº 3 Organização, acompanhamento e coordenação de eventos

X X

Processo nº 4 Organização, acompanhamento e coordenação de viagens e estadias no estrangeiro e em Portugal

X X

Processo nº 5 Assegurar o serviço de receção dos gabinetes X

Processo nº 6 Organização, acompanhamento e coordenação de atividades de Responsabilidade Social

X X

Processo nº 7 Criação e divulgação revista de imprensa nacional e estrangeira

X X

Processo nº 8 Gestão dos questionários de avaliação X X

Processo nº 9 Tratamento de pedidos de informação e reclamações X X

Processo nº 10 Gestão do património cultural X X


17



Processo nº 11 Elaboração/Manutenção de Listas Telefónicas (Gabinetes Governamentais, Organismos de MF, Secretaria-Geral e coordenação da lista telefónica interna do edifício sede

X X

Processo nº12 Gestão e divulgação de Informação (oficial, caráter geral e lúdico)

X X

Processo nº13 Gestão do Património Cultural – Processo de Inventariação/classificação

X

Processo nº14 Gestão do Património Cultural – Processo de Empréstimo de Obras de Arte

X

Processo nº15 Gestão do Património Cultural – Processo de Cedência (Auto de Cedência)

X

Processo nº16 Gestão do Património Cultural – Processos de Manutenção Avulso

X

Processo nº17 Gestão de Espaços e de meios audiovisuais X

Processo nº 18 Gestão da Reprografia e encadernação X X



Diretora de Serviços 1-3-6-10-Gestão 3-20-2-5-70

Técnica Superior 3-4-6-12-apoio à Gestão 25-20-25-20-10

Técnica Superior 1-3-4-7-9-12 25-20-10-25-20

Técnica Superior 6-8-10-13-14-15-16 17-45-25-10-1-1-1

Assistentes Operacionais 2 4*100


Assistente Técnica 5 2*100

Assistente Técnica 3-4-6-12 25-25-25-25

Assistente Técnica 3-4-7-12-17 25-25-5-45

Assistente Técnica 3-4-7-9-11 25-25-20-10-20

Assistente Técnica 3-4-6-7-11-12 20-20-10-20-20-10

Observações


18


UNIDADE MINISTERIAL DE COMPRAS (UMC) DIRETOR DE SERVIÇOS João Paulo Baptista


A UMC tem, como principal função, a aquisição centralizada de bens e serviços para todos os serviços da

administração direta e indireta do Estado, integrados no Ministério.

Compete ainda, à UMC: Conduzir os procedimentos para a formação de contratos públicos para os organismos

integrados no Ministério das Finanças; Proceder à agregação de necessidades relativas aos bens móveis e

serviços abrangidos pelas categorias definidas pela Portaria n.º 772/2008, de 6 de Agosto, na redação que lhe

foi dada pela Portaria n.º 420/2009, de 20 de Abril, efetuando a sua contratação centralizada; Funcionar como

apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos

celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - ESPAP; Efetuar a agregação de

informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ESPAP; Pugnar pelo cabal e pontual

cumprimento contratual; Promover uma efetiva poupança na despesa pública, designadamente através da

redução de custos unitários face a anteriores termos contratuais.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos

Processos externos


externos)

5 SGMF-GAF 1 GMEF, GSEAF, GSEAO, GSEAP, GSETF, ESPAP, AT,

IGCP, INA, SSAP.

10





Processo nº 1 Plano Anual de Compras Agregadas X X

Processo nº 2 Agregação de Necessidades e Processo Aquisitivo X X

Processo nº 3 Monitorização X X


Processo nº 4 Esclarecimentos do funcionamento da plataforma X X

Processo nº 5 Esclarecimentos contratuais X X



Diretor de Serviços Todos 100

Técnico Superior Todos 100



19




Observações

(a) Procedimentos programados para 2016

1. Procedimento aquisitivo de papel de fotocópia e impressão

2. Procedimento aquisitivo de combustível em postos de abastecimento

3. Procedimento aquisitivo de combustível a granel

4. Procedimento aquisitivo de serviço móvel terrestre

5. Procedimento aquisitivo de consumíveis de impressão

6. Procedimento aquisitivo de material de economato

7. Procedimento aquisitivo de produtos de higiene e limpeza

8. Procedimento aquisitivo de SDVLF voz e dados em local fixo

9. Procedimento aquisitivo de serviço fixo de telefone

10. Procedimento aquisitivo de serviços de vigilância

11. Procedimento aquisitivo de serviços de limpeza

12. Procedimento aquisitivo de multifuncionais e impressoras

13. Procedimento aquisitivo de equipamento informático

14. Procedimento aquisitivo de mobiliário de escritório

15. Procedimento aquisitivo de viagens e alojamento

16. Procedimento aquisitivo de seguro automóvel

17. Procedimento aquisitivo de plataforma transacional

18. Procedimento aquisitivo de plataforma de contratação eletrónica

19. Procedimento aquisitivo para acordo quadro de seguro de acidentes de trabalho


20


DIVISÃO DE GESTÃO DE APROVISIONAMENTO E PATRIMÓNIO (DGAP)

CHEFE DE DIVISÃO Conceição Ribeiro


Compete à DGAP: a) promover a gestão racional, adequada e segura às necessidades humanas e materiais de conservação,

reparação e manutenção, do património e imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF de acordo com as políticas superiormente determinadas, aplicando critérios de economia, eficiência e eficácia;

b) a aquisição dos bens, serviços e empreitadas necessários e a gestão e manutenção do parque de viaturas e serviços de telecomunicações;

c) aquisições de bens, serviços e empreitadas de conservação e reabilitação dos edifícios do MF;

d) monitorizar o ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF gestão da segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MF;

e) promover e garantir higiene, segurança e saúde no trabalho;

f) o cadastro do todo o imobilizado afeto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF

g) acompanhar e controlar o PGPI através da UGP e garantir o cumprimento do princípio de onerosidade;

h) promover o Programa Eco AP através da implementação do Plano de eficiência energético e hídrico para o edifício sede do MF.


TIPOS DE PROCESSOS


Processos internos Unidades orgânicas da SGMF 7

Processos externos Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

15


externos)

Unidades orgânicas da SGMF 7 Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

15

TOTAL TOTAL 7 TOTAL 15



PROCESSOS DE NEGÓCIO SUBPROCESSOS Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Compras Agregadas pela UMC

1.1 Processo pré-contratual Agregação de necessidades, despachos, relatórios, assinatura contratos, processo em GERFIP


21


PROCESSOS DE NEGÓCIO SUBPROCESSOS Internos (X) Externos (X)

Processo nº 2 Processos aquisitivos bens/serviços/empreitadas

2.1 Aquisições Agregadas (vários organismos da GAF 2.2 Aquisições de Bens/Serviços 2.3 Empreitadas

X X

Processo nº 3 Comunicações 3.1 Gestão de equipamentos de telecomunicações

X X

Processo nº 4 Gestão do Património

4.1 Inventário/etiquetagem X X

4.2 Alteração da Localização de Bens X X

4.3 Contratos de Comodato/Cedências X X

4.4 Valorização de Bens X X

4.5 Abate de Bens X X

Processo nº 5 Parque de viaturas

5.1 Multas/Coimas X X

5.2 Gestão dos espaços de estacionamento

X X

5.3 Gestão/atualização do PVE X X

5.4 Gestão de Acidentes de veículos X X

5.5 Gestão da Frota da GAF/AG X X

Processo nº 6 Unidade de Gestão Patrimonial

6.1 Elaboração/ atualização anual do Plano Setorial do MF (regularização jurídica, avaliação, ocupação e conservação e reabilitação) dos serviços e organismos sob a sua tutela.

X X

6.2 Apoio, monitorização e fiscalização de obras no âmbito de candidaturas ao

FRCP 6.3 Aplicação do Princípio da Onerosidade

6.4 Acompanhamento e controlo da execução do PGPI em cada Organismo ou Entidade do MF

Processo nº 7 Manutenção /conservação do edifício

7.1 Pedidos/Intervenções

X X

7.2 Pareceres/Especificações Técnicas

7.3 Acompanhamento e fiscalização das empreitadas

7.4 Gerir, manter, conservar, reparar e beneficiar o património (móvel e imóvel) afecto à SGMF GAF e AG, bem como os espaços comuns do edifício sede do MF (limpeza, segurança, manutenção áreas verdes, etc), do Arquivo contemporâneo e das instalações das Comissões, a quem presta apoio

Processo nº 8 Higiene, segurança e saúde no Trabalho

8.1 Plano de emergência Interno

X X 8.2 Medicina no Trabalho


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Processo nº 9 Gestão do Armazém: Receção e armazenagem do material de economato em condições adequadas; Gestão dos stocks e encomendas de materiais Fornecimento de bens – Pedidos/armazém

X X

Processo nº 10 Gestão administrativa Gestão dos contratos (Requisições (UMC)/Negociação/Denúncia/Renovações /Adendas de Contratos) Portal do Cliente Elaboração de mapas de apoio à Direção/Gabinetes.

X X

Processo nº 11 Assistências técnicas X X

Processo nº 12 Prestar apoio logístico aos Gabinetes e organismos da GAF

Processo nº 13 Gestão do Fundo de maneio da SGMF X



Chefe de Divisão 1 a 12 100

Técnico Superior 2,10 100


Técnico Superior 2 100




Técnico Superior b) 2,10,11

Técnico Superior a) 2,10



Técnico Superior a) 8

Técnico Superior a) 6

Coordenador Técnico 1,2,3,7,9,10,11,13 100

Coordenador Técnico 1,2,3,5,10,11 100

Assistente Técnico 1,2,4,9,10,13 100

Assistente Técnico 1,4,7,9,10,13 100

Assistente Técnico 2,10 100




23




Assistente Técnico 2,3,10 100

Assistente Técnico 2,3,10 100

Assistente Técnico b) 2,4,7,10,13

Assistente Técnico a) 10

Assistente Operacional 7,13 100

Assistente Operacional 9,7,13 100

Assistente Operacional 9,7,13 100

Assistente Operacional b) 13

Assistente Operacional a) 7,13

Observações

a) Postos de trabalho não ocupados

b) Postos de trabalho ocupados por trabalhadores em situação de baixa prolongada, à data de 13/01/2016

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