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Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 1
FACULDADE DE INFORMÁTICA E ADMINISTRAÇÃO PAULISTA
CENTRO DE PÓS-GRADUAÇÃO
Gestão de Projetos segundo as Práticas do PMI®
Plano de Projeto para Implantação de Software ERP
Fabiano Kruppa Villani
Monografia de Conclusão de Curso
apresentada como exigência parcial para
obtenção do título de pós-graduação Lato
Sensu em Gestão de Projetos segundo as
Práticas do PMI®
Orientador: Prof. Augusto Camargos
São Paulo
2005
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 2
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 3
FACULDADE DE INFORMÁTICA E ADMINISTRAÇÃO PAULISTA
CENTRO DE PÓS-GRADUAÇÃO
Gestão de Projetos segundo as Práticas do PMI®
Plano de Projeto para Implantação de Software ERP
Fabiano Kruppa Villani
Monografia de Conclusão de Curso
apresentada como exigência parcial para
obtenção do título de pós-graduação Lato
Sensu em Gestão de Projetos segundo as
Práticas do PMI®
Orientador: Prof. Augusto Camargos
São Paulo
2005
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Orientador:
__________________________________________
Banca:
__________________________________________
__________________________________________
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 5
Dedicação
Dedico este trabalho a minha esposa pelo apoio, carinho e noites em claro e aos
meus pais responsáveis pela minha educação e formação.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 6
Agradecimento(s)
Agradeço aos mestres do curso de pós-graduação em Gestão de projetos que
lecionaram para turma 11LK e em especial ao Professor Augusto Camargos, que me
orientou no desenvolvimento desse trabalho.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 7
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................16 1.1 Contexto e Justificativa do Trabalho ............................................................16
1.2 Objetivo do Trabalho ....................................................................................17
1.3 Limitações do Trabalho ................................................................................17
2. VISÃO INICIAL DO PROJETO ........................................................................18 3. PROJECT CHARTER ......................................................................................19
3.1 Contextualização ..........................................................................................19
3.2 Designação do Gerente de Projeto suas Responsabilidades e Autoridade 19
3.3 Necessidades do Negócio ............................................................................20
3.4 Objetivos e Produtos do Negócio .................................................................20
3.5 Premissas .....................................................................................................21
3.6 Restrições .....................................................................................................22
4. DECLARAÇÃO DO ESCOPO..........................................................................23 4.1 Detalhamento do Escopo .............................................................................23
4.2 Exclusões......................................................................................................24
4.3 WBS do Projeto ............................................................................................25
4.4 Dicionário do WBS do Projeto ......................................................................26
5. ESTIMATIVAS DO PROJETO .........................................................................28 5.1 Estimativas de Duração................................................................................28
5.2 Estimativa de Prazo do Projeto ....................................................................28
5.3 Custo Estimado ao Projeto ...........................................................................29
5.4 Custos Acumulados por Período..................................................................29
5.5 Curva “S”.......................................................................................................30
5.6 Cronograma Detalhado do Projeto...............................................................31
6. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO ......................................................................33
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 8
6.1 Relação dos Stakeholders............................................................................33
6.2 Sumários de Stakeholders............................................................................33
6.3 Estrutura Organizacional ..............................................................................36
7. Riscos do Projeto .............................................................................................37 7.1 Identificação dos Riscos ...............................................................................37
7.2 Plano de Resposta aos Riscos.....................................................................38
8. Plano das Áreas de Gerenciamento do Projeto...............................................41 8.1 Plano de Gerenciamento do Escopo............................................................41
8.1.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Escopo ........................41
8.1.2 Sistema de Controle de Mudança de Escopo ..........................................41
8.1.3 Priorização das Mudanças de Escopo......................................................41
8.1.4 Gerenciamento das Configurações ..........................................................42
8.1.5 Freqüência de Avaliação do Escopo do Projeto.......................................42
8.2 Plano de Gerenciamento do Tempo.............................................................42
8.2.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Tempo .........................42
8.2.2 Sistema de Controle de Mudança de Prazos ...........................................43
8.2.3 Freqüência de Avaliação do Prazo do Projeto .........................................43
8.2.4 Impacto das Mudanças da Programação no Projeto ...............................44
8.3 Plano de Gerenciamento do Custo ..............................................................45
8.3.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Custo ...........................45
8.3.2 Freqüência de Avaliação do Orçamento do Projeto.................................45
8.3.3 Controle dos Custos do Projeto ................................................................45
8.3.4 Impacto das alterações nos Custos do Projeto ........................................45
8.4 Plano de Gerenciamento de Risco...............................................................46
8.4.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Risco ...........................46
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 9
8.4.2 Identificação dos Riscos ...........................................................................46
8.4.3 Qualificação dos Riscos............................................................................47
8.4.4 Estratégias para Tratamento dos Riscos..................................................49
8.4.5 Sistema de Mudanças de Riscos..............................................................50
8.4.6 Freqüência de Avaliação dos Riscos do Projeto ......................................50
8.5 Plano de Gerenciamento de Aquisições ......................................................51
8.5.1 Descrição dos Processos do Gerenciamento de Suprimento..................51
8.5.2 Definição da Aquisição..............................................................................51
8.5.3 Responsabilidade do contrato ..................................................................52
8.5.4 Critério de Decisão....................................................................................52
8.5.5 Tipo de Contrato .......................................................................................53
8.6 Plano de Gerenciamento da Qualidade .......................................................54
8.6.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento da Qualidade....................54
8.6.2 Política de Qualidade Corporativa ............................................................54
8.6.3 Padrões adotados ao Projeto ...................................................................56
8.6.4 Freqüência de Avaliação dos Requisitos de Qualidade ...........................56
8.6.5 Controle da Qualidade ..............................................................................56
8.6.6 Garantia da Qualidade ..............................................................................57
8.7 Plano de Gerenciamento da Comunicação..................................................58
8.7.1 Descrição do Processo de Gerenciamento das Comunicações ..............58
8.7.2 Tipos de Comunicação .............................................................................58
8.7.3 Atas de Reunião........................................................................................59
8.7.4 Relatórios do Projeto.................................................................................59
8.7.5 Plano de Comunicação.............................................................................60
8.8 Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos........................................61
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 10
8.8.1 Descrição do Processo de Gerenciamento de Recursos Humanos ........61
8.8.2 Avaliação dos Resultados da Equipe do Projeto......................................61
8.8.3 Treinamento ..............................................................................................61
8.8.4 Bonificação................................................................................................62
8.8.5 Freqüência de Avaliação Consolidada dos Resultados da Equipe..........62
8.9 Controle Integrado de Mudanças .................................................................63
9. CONCLUSÃO...................................................................................................65 10. APÊNDICES.....................................................................................................67 11. GLOSSÁRIO ....................................................................................................72
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 11
SUMÁRIO DE TABELAS
TABELA 1 – Estimativa do Projeto .............................................................................28
TABELA 2 – Custo Estimado do Projeto ....................................................................29
TABELA 3 – Custos Acumulados do Projeto..............................................................30
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 12
SUMÁRIO DE QUADROS
QUADRO 1 – Dicionário de WBS ...............................................................................27
QUADRO 2 – Relação de Stakeholders .....................................................................33
QUADRO 3 – Sumário de Stakeholders.....................................................................35
QUADRO 4 – Plano de Respostas aos Riscos ..........................................................40
QUADRO 5 – Critérios para Priorização de Mudanças de Escopo............................42
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 13
SUMÁRIO DE FIGURAS
FIGURA 1 – WBS........................................................................................................25
FIGURA 2 – Gráfico de Estimativa do Projeto............................................................29
FIGURA 3 – Curva “S” ................................................................................................30
FIGURA 4 – Estrutura Organizacional ........................................................................36
FIGURA 5 – Fluxo do Controle de Escopo .................................................................41
FIGURA 6 – Fluxo de Gerenciamento de Configurações...........................................42
FIGURA 7 – Fluxo para Verificação de Escopo..........................................................42
FIGURA 8 – Processo de Aquisição...........................................................................52
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 14
RESUMO
Geralmente, os projetos para implementação de software de ERP - Enterprise
Resource Planning - são complexos e conseqüentemente demorados. Alguns
problemas sérios encontrados neste tipo de projeto são a participação de muitas
pessoas com diferentes interesses, a localidade dos participantes, os processos sem
padronização ou não existentes, o medo ou restrição das pessoas devido a
mudança de cultura, a participação de pessoas não dedicadas inteiramente ao
projeto, entre outros. Estes problemas, se não gerenciados, geram
descontentamento do cliente, pois resultam em custos e atrasos no prazo não
planejados no início do projeto.
O estudo deste trabalho procura apresentar um modelo de plano de projeto
para a implementação de software ERP. O plano de projeto está demonstrado neste
estudo com base nas práticas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK -
Project Management Book of Knowledge 2000.
O sucesso para implementação de software de ERP depende de muitos
aspectos. O plano de projeto deste trabalho procura apresentar uma forma de
identificar e controlar estes aspectos para alcançar o sucesso do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 15
ABSTRACT
Generally, the projects for implementation of ERP software - Enterprise
Resource Planning - are complex and consequently delayed. Some found serious
problems in this type of project are the participation of many people with different
interests, the locality of the participants, processes without standardization or not
existing, the fear or restriction of the people caused by the culture change, the
participation of people not dedicated entirely to the project, among others. These
problems, if not managed, generate dissatisfaction of the customer, therefore
because result in costs and delays in the stated period not planned in the beginning
of the project.
The study of this work it looks for to immediate present a model of project for
the implementation of software ERP. The project plan is demonstrated in this study
on the basis of practical of management of described projects in the PMBOK –
Project Management Book of Knowledge.
The success for implementation of ERP software depends on many aspects.
The plan of project of this work looks for to present a form to identify and to control
these aspects to reach the success of the project.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 16
1. INTRODUÇÃO
Neste capítulo serão apresentados o contexto no qual se insere este trabalho
e as justificativas que motivaram sua realização, o objetivo proposto e as limitações
consideradas.
1.1 Contexto e Justificativa do Trabalho
Segundo Souza e Saccol (2003), os Enterprise Resource Planning (ERP) são
Sistemas de Informação adquiridos na forma de pacotes comerciais de software que
integram dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de
negócios de uma empresa.
Os projetos de implementação do software de ERP são geralmente encarados
como demorados e caros, e o fracasso de sua implementação se tornar um grande
desastre para a organização.
A implantação de um software de ERP apresenta significativas mudanças na
cultura de uma organização, as quais exigem muito esforço dos envolvidos e
investimento da alta direção. Em função disso, tais mudanças produzem grandes
impactos ao negócio da empresa, e o conhecimento desses impactos é essencial
para um resultado positivo no processo de implantação do software de ERP.
Os grandes riscos apresentados e o alto índice de fracasso de projetos de
implementação de software ERP motivaram o desenvolvimento desse trabalho.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 17
1.2 Objetivo do Trabalho
O objetivo desse trabalho é apresentar um plano de projeto para
implementação de um software de ERP.
1.3 Limitações do Trabalho
Este trabalho descreve um modelo de plano para gerenciamento de projeto,
baseado nas melhores práticas para gerenciamento de projetos descritas no
PMBOK - Project Management Book of Knowledge 2000, com o objetivo de apoiar a
implementação de um software de ERP.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 18
2. VISÃO INICIAL DO PROJETO
Este projeto objetiva a implementação de um software de gestão empresarial
conhecido comercialmente como ERP - Enterprise Resource Planning
(Planejamento de recursos empresariais). Os módulos previstos no escopo do
projeto de implantação do ERP são o módulo Financeiro e o módulo de Recursos
Humanos.
O projeto está dividido em três fases que indicarão os principais pontos de
entrega do projeto. O primeiro passo é a fase de a Iniciação, onde serão definidos o
Comitê Executivo responsável pela avaliação e aprovação dos deliverables do
projeto, os stakeholders, os usuários chaves participantes do projeto e a equipe
técnica do projeto, as necessidades de cada área de negócio da empresa e a
seleção do fornecedor e produto de ERP. Em seguida, a fase Arquitetura dos
Requisitos é responsável pelo levantamento e definição dos parâmetros e
customização de cada área de negócio e requisitos técnicos de integração do
produto ao CRM da empresa. A terceira e última fase, a Implementação, contempla
a homologação dos parâmetros configurados a cada área de negócio, a integração
com o banco de dados do software de CRM - Customer Relationship Management -
da empresa e a instalação final do produto em ambiente de produção.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 19
3. PROJECT CHARTER
3.1 Contextualização
Prestadora de serviços no segmento de saúde medicinal, a empresa Sempre
Saudável LTDA, possui 20 anos de atividades no mercado brasileiro. A empresa
opera planos de saúde médica para o mercado empresarial e pessoa física.
Atualmente possui 150.000 beneficiários, uma rede credenciada de 15.000,
composta por profissionais e estabelecimentos que atendem a diversas
especialidades da medicina, e um faturamento anual de R$ 140.000.000 (Cento e
Setenta Milhões de Reais).
A empresa possui dois escritórios instalados nas cidades de São Paulo – SP e
Rio de janeiro – RJ. No escritório de São Paulo funcionam as operações
administrativas / financeiras e de recursos humanos / departamento pessoal,
enquanto no escritório do Rio de Janeiro somente a operações administrativas /
financeiras. Não existe, entre os escritórios, uma integração on-line das informações.
Todas as operações são administrativas sob processos, em sua maior parte,
manuais e de fontes de dados descentralizadas. Esta estrutura não possui um
processo padrão onde as atividades são tratadas de modos diferentes em cada
escritório e / ou departamento da empresa.
3.2 Designação do Gerente de Projeto suas Responsabilidades e Autoridade
O Sr. Josué Khurt Mickrer, presidente da empresa de assistência médica
Sempre Saudável, patrocinará o projeto Sistema ERP.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 20
O Sr. Marcos Shimask Curl, gerente de projetos, é um profissional com larga
experiência em projetos de implantação de software ERP. Ele será o profissional
responsável por designar o projeto durante todo o seu ciclo da vida, tendo
autoridade máxima dentro do projeto.
3.3 Necessidades do Negócio
A empresa Sempre Saudável pretende, com o projeto, integrar as operações
tramitadas entre os escritórios de forma on-line e real-time. Padronizar os processos
administrativos / financeiros e de recursos humanos / departamento pessoal, a fim
de minimizar o prazo das atividades, tornar as informações mais confiáveis e criar
uma banco de dados de informações estratégicas para auxílio às tomadas de
decisões.
Contudo, a empresa Sempre Saudável almeja aumentar em 3% (três por
cento) o seu faturamento anual.
3.4 Objetivos e Produtos do Negócio
Além de integrar as atividades operacionais dos escritórios, a empresa deseja
também introduzir em suas operações as atividades de contabilidade e fechamento
de folha de pagamento, atualmente administrada por empresas terceiras, e
automatizar todos as operações realizadas pelo departamento administrativo /
financeiro e de recursos humanos / departamento pessoal, conforme documento de
requisição de proposta (RFP) em anexo.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 21
Os processos financeiros a serem automatizados são, contas a pagar e
receber, cobrança, recebimento, agenda de pagamentos, controle da movimentação
de caixa e bancos, fluxos de caixas, relatórios de receitas e despesas por centro de
custo e natureza das despesas em regime de caixa e competência.
Os processos de recursos humanos a serem automatizados são, Controle e
administração de processos admissionais, processamento da folha de pagamento e
relatórios gerenciais.
A fim de atender a estas necessidades a empresa irá adquirir um software,
comercializado no mercado, de gestão empresarial.
3.5 Premissas
As premissas encontradas para o projeto são:
Alinhamento entre o software, a cultura e os objetivos de negócio da
empresa;
Comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos
envolvidos;
Tecnologia do software adequada com a infra-estrutura técnica das
estações de trabalho existente na empresa;
Aquisição de nova máquina servidora para instalação de banco de dados
e serviço para comunicação entre os escritórios via rede privada;
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 22
3.6 Restrições
As restrições encontradas para o projeto são:
O projeto deverá ser concluído no prazo máximo de dez meses.
O custo máximo para o projeto é de R$ 250.000 (Duzentos e Cinqüenta
Mil Reais).
Utilizar a infra-estrutura das estações de trabalho existentes na empresa.
As pessoas envolvidas participarão do projeto em suas localidades, sem a
necessidade de se reunirem num mesmo local;
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 23
4. DECLARAÇÃO DO ESCOPO
4.1 Detalhamento do Escopo
O projeto Sistema ERP contempla integrar as informações operacionais e
administrativas tramitadas entre os escritórios e a automatização dos processos
administrativos / financeiros e de recursos humanos / departamento pessoal da
empresa de assistência médica Sempre Saudável. Para isso a empresa pretende
adquirir um software de gestão empresarial de mercado e contratar uma empresa
para prestação de serviços de manutenção do produto, ou seja, uma empresa
responsável por realizar novas customizações ou parametrizações do software
conforme necessidades dos usuários ou do negócio.
O produto de software de ERP deverá seguir as necessidades descritas no
documento Request for Proposal (RFP) pelo Comitê Executivo e usuários chaves do
software. Os fornecedores selecionados deverão atender todos os padrões de
qualidade de serviços terceirizados definidos na política de qualidade da empresa
Sempre Saúde.
Haverá uma rede privada para comunicação entre os escritórios, o banco de
dados do software de ERP ficará instalado no escritório de São Paulo e deverá
integra-se com o banco de dados do CRM - Customer Relationship Management -
da empresa Sempre Saudável, assim como os requisitos mínimos de infra-estrutura
das estações de trabalho para execução do software ERP deverão ser baseados a
infra-estrutura existente na empresa.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 24
4.2 Exclusões
Não fazem parte deste projeto:
O gerenciamento de novas manutenções necessárias ao software pós-
implantação;
O desenvolvimento de relatórios gerenciais do software de gestão
empresarial pós-implantação;
A administração de contratos pós-implantação para manutenção do
software.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 25
4.3 WBS do Projeto
FIGURA 1 – WBS
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 26
4.4 Dicionário do WBS do Projeto
Código Item da WBS Descritivo
1 Projeto ERP
1.1 Gerenciamento do projeto Este deliverable tem como objetivo prover o gerenciamento de todo o ciclo de vida do projeto.
1.1.1 Plano do Projeto Documento desenvolvido e aprovado formalmente usado para executar o gerenciamento do projeto.
1.1.2 Controle do Projeto Documentos e reuniões de acompanhamento e controle do projeto.
1.1.3 Fechamento do Projeto Documentos e reuniões de encerramento de contratos e do projeto.
1.2 Iniciação
Este deliverable tem como objetivo definir os stakeholders do projeto, realizar o levantamento inicial das informações fornecidas pelos usuários-chave para a definição do escopo do produto, e desenvolvimento do documento de requisição de proposta caseado nos requerimentos de negócio fornecidos pelo usuário-chave.
1.2.1 Comitê Executivo Formação do Comitê Executivo de avaliação do projeto.
1.2.2 RFP - Request for Proposal Documento para requisição de propostas de fornecedores.
1.2.3 Software ERP Seleção, definição e contrato do produto de software de ERP.
1.2.4 Fornecedor ERP Seleção, definição e contrato do fornecedor dos serviços de manutenção do software de ERP.
1.2.5 Aceite da RFP Documento de aprovação formal do Comitê Executivo e usuários chave referente ao documento RFP.
1.3 Arquitetura dos Requisitos
Este deliverable visa o entendimento das reais necessidades de negócio dos usuários chave, criação do plano de testes e definição do ambiente para adequação ao funcionamento correto do produto.
1.3.1 Especificação de Parâmetros Documento contendo regras de negócio e especificação dos parâmetros e
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 27
e Customizações customizações necessárias às operações da empresa.
1.3.2 Modelo de Infra-Estrutura Documento para validação do modelo de infra-estrutura adequado ao produto.
1.3.3 Plano de Testes
O propósito deste documento é identificar processos de negócio que devem ser testados, identificar os recursos requeridos e prover a estimativa de esforço para os testes.
1.3.4 Plano de Implantação Documento contendo todas as atividades necessárias para a implementação do software em ambiente de produção.
1.4 Implementação
Este deliverable tem como objetivo o configurar o ambiente de homologação, execução dos testes finais pelos usuários-chave e implantação do produto no ambiente de produção.
1.4.1 Parametrização do Software Executar a parametrização e customização do software conforme definido durante a arquitetura de requisitos.
1.4.2 Integração com CRM Executar a integração do banco de dados do software ERP com o banco de dados do software CRM.
1.4.3 Ambiente de Testes Configuração do ambiente de testes.
1.4.4 Treinamento dos usuários Treinamento dos usuários do software.
1.4.5 Execução do Plano de Testes Documento contendo a indicação dos testes realizados e o tempo real de esforço.
1.4.6 Testes de Usuários Documento contendo os resultado dos testes realizados em ambiente de homologação.
1.4.7 Configuração Final do Software
Documento contendo os ajustes realizados no software para implementação do ambiente de produção.
1.4.8 Instalação do Software Instalação e início das operações do software ERP.
QUADRO 1 – Dicionário de WBS
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 28
5. ESTIMATIVAS DO PROJETO
5.1 Estimativas de Duração
Utilizaremos a este projeto duas abordagens para estimativa de duração das
atividades. A primeira abordagem, chamada de Estimativa por Analogia, utilizada na
fase inicial do projeto quando existe uma quantidade limitada de informações sobre
o projeto. Neste conceito usam-se os valores reais de durações de projetos
anteriores ou similares e / ou a opinião de um especialista em projetos de mesmas
características.
A segunda abordagem, chamada de Estimativa Detalhada, é utilizada após a
identificação e a especificação das tarefas necessárias ao desenvolvimento do
projeto.
A abordagem Estimativa por Analogia possui uma margem de erro que varia de
-25% a +75%. Enquanto a abordagem Estimativa Detalhada possui uma margem de
erro que varia de -5% a +10%.
5.2 Estimativa de Prazo do Projeto
Esta estimativa foi realizada na fase inicial do projeto utilizando a abordagem
de Estimativa por Analogia. Abaixo seguem os principais milestones e estimativas de
entrega.
Milestones Data Inicial Data Final Gerenciamento do Projeto 03/11/2004 30/05/2005 Iniciação 18/11/2004 21/12/2004 Arquitetura dos Requisitos 21/12/2004 27/04/2005 Implementação 27/04/2004 30/05/2005
TABELA 1 – Estimativa do Projeto
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 29
Estimativa por Analogia
03/11/04
08/04/0530/05/05
02/11/05
23/04/04
01/08/04
09/11/04
17/02/05
28/05/05
05/09/05
14/12/05
Variações da Estimativa
Data
s P
revi
stas
Estimativa por Analogia
Estimativa por Analogia 03/11/04 08/04/05 30/05/05 02/11/05
Data de Início -25% Estimada +75%
FIGURA 2 – Gráfico de Estimativa do Projeto
5.3 Custo Estimado ao Projeto
Milestones Custo em R$ Gerenciamento do Projeto R$ 12.720,00
Iniciação R$ 100.080,00
Arquitetura dos Requisitos R$ 35.272,00
Implementação R$ 63.968,00
Custo Total Estimado para o Projeto R$ 212.040,00
TABELA 2 – Custo Estimado do Projeto
5.4 Custos Acumulados por Período
Gerenciamento do Projeto Iniciação Arquitetura
dos Requisitos Implementação Custo Total Acumulado
Nov/04 R$ 6.320,00 R$ 80,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 6.400,00
Dez/04 R$ 7.920,00 R$ 100.080,00 R$ 10.724,00 R$ 0,00 R$ 118.724,00
Jan/05 R$ 7.920,00 R$ 100.080,00 R$ 22.992,40 R$ 0,00 R$ 130.992,40
Fev/05 R$ 7.920,00 R$ 100.080,00 R$ 33.409,60 R$ 0,00 R$ 141.409,60
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 30
Gerenciamento do Projeto Iniciação Arquitetura
dos Requisitos Implementação Custo Total Acumulado
Mar/05 R$ 9.520,00 R$ 100.080,00 R$ 35.272,00 R$ 40.982,40 R$ 185.854,40
Abr/05 R$ 9.520,00 R$ 100.080,00 R$ 35.272,00 R$ 57.064,00 R$ 201.936,00
Mai/05 R$ 12.720,00 R$ 100.080,00 R$ 35.272,00 R$ 63.968,00 R$ 212.040,00
TABELA 3 – Custos Acumulados do Projeto
5.5 Curva “S”
Projeto Sistema ERP
R$ 6.400,00
R$ 118.724,00R$ 130.992,37
R$ 141.409,60
R$ 185.854,40
R$ 201.936,00R$ 212.040,00
R$ 0,00
R$ 50.000,00
R$ 100.000,00
R$ 150.000,00
R$ 200.000,00
R$ 250.000,00
nov/04 dez/04 jan/05 fev/05 mar/05 abr/05 mai/05
Meses
Cus
to R
$
FIGURA 3 – Curva “S”
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 31
5.6 Cronograma Detalhado do Projeto
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 32
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 33
6. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO
6.1 Relação dos Stakeholders
Stakeholder Departamento Cargo Telefone
Marciel Rodrigues Guedhes Presidência Presidente 1101-0100
José Ferreira Shurts Financeiro Diretor Financeiro 1101-0101
Patrycia Khalts Financeiro Gerente Financeiro 1101-0102
Marcos Brito Ghost Bross Financeiro Analista Financeiro 1101-0202
Roberto Friman Turns Financeiro Analista Contábil 1101-0203
Francisco Hermins Schimt Tecnologia da Informação
Diretor de Tecnologia da Informação 1101-0303
Josué Khurt Mickrer Tecnologia da Informação
Gerente de Tecnologia da Informação 1101-0301
Fábio Hernany Crusb Tecnologia da Informação Analista de Sistemas 1101-0304
Heitor Villas Fransher Tecnologia da Informação DBA 1101-0305
Kleber Presba Norman Tecnologia da Informação
Analista de Infra-estrutura 1101-0306
Eliana Machado Thirds Recursos Humanos Diretor de Recursos Humanos 1101-0401
Humberto Costa Michigan Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos 1101-0402
Ana Paulo Figueira Mharts Recursos Humanos Assistente de Recursos Humanos 1101-0403
Arnaldo Roberto Shiriks Recursos Humanos Analista de Departamento Pessoal 1101-0404
QUADRO 2 – Relação de Stakeholders
6.2 Sumários de Stakeholders
Nome Papel Responsabilidades Envolvimento
Marciel Rodrigues
Patrocinador Prover benefícios ao projeto
Acompanhamento do status do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 34
Nome Papel Responsabilidades Envolvimento Guedhes Garantir suporte da alta
gerencia
Decisões finais
José Ferreira Shurts
Membro Comitê Executivo
Avaliações de resultados
Aprovações de mudanças de pleno
Definições
Participação durante as atividades de controle e avaliação do projeto.
Patrycia Khalts Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de iniciação, Arquitetura de requisitos e implementação.
Marcos Brito Ghost Bross Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de iniciação, Arquitetura de requisitos e implementação.
Roberto Friman Turns Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de Arquitetura de requisitos e implementação.
Francisco Hermins Schimt
Membro Comitê Executivo
Avaliações de resultados
Aprovações de mudanças de pleno
Definições
Participação durante as atividades de controle e avaliação do projeto.
Josué Khurt Mickrer
Gerente do Projeto
Responsável pelo projeto
Resolver conflitos
Direção do projeto para garantir orçamento, cronograma e escopo
Participa de todo o ciclo de vida do projeto.
Fábio Hernany Crusb
Coordenador Área Técnica
Coordenação das atividades da equipe.
Participa das fases de Arquitetura de requisitos e Implementação.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 35
Nome Papel Responsabilidades Envolvimento
Heitor Villas Fransher DBA
Suporte a implementação do projeto
Suporte ao aceite
Migração para produção
Recomendações
Participa das fases de Arquitetura de requisitos e Implementação.
Kleber Presba Norman
Analista de Infra-estrutura
Suporte a implementação do projeto
Suporte ao aceite
Migração para produção
Recomendações
Participa das fases de Arquitetura de requisitos e Implementação.
Eliana Machado Thirds
Membro Comitê Executivo
Avaliações de resultados
Aprovações de mudanças de pleno
Definições
Participação durante as atividades de controle e avaliação do projeto.
Humberto Costa Michigan Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de iniciação, Arquitetura de requisitos e implementação.
Ana Paulo Figueira Mharts Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de Arquitetura de requisitos e implementação.
Arnaldo Roberto Shiriks Usuário-chave
Fornece requisitos e informações
Desenvolvimento dos processos de negócios
Testes de aceite
Participação durante as fases de Arquitetura de requisitos e implementação.
QUADRO 3 – Sumário de Stakeholders
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 36
6.3 Estrutura Organizacional
FIGURA 4 – Estrutura Organizacional
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 37
7. Riscos do Projeto
7.1 Identificação dos Riscos
1) Ausência de comprometimento entre os membros da equipe de
desenvolvimento em relação ao projeto;
2) Membros da equipe de desenvolvimento não familiarizados com o negócio
da empresa;
3) Ausência de apoio da alta direção;
4) Ausência da participação do usuário chave;
5) Ausência de cooperação entre os usuários chave;
6) Mudanças contínuas dos requisitos;
7) Licença saúde de um membro da equipe;
8) Terminar o projeto antes da data prevista;
9) O software não executar corretamente no ambiente de produção;
10) Satisfação dos beneficiários;
11) Satisfação da rede credenciada;
12) Estimativas incorretas de prazo das atividades;
13) Falha de comunicação entre os envolvidos de cada escritório;
14) A empresa fornecedora abandonar o projeto;
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 38
7.2 Plano de Resposta aos Riscos
Risco
Prob
abili
dade
Impa
cto
P X
I
Influ
ênci
a C
ód. W
BS
Devilerable
Estr
atég
ia
Respostas ao Risco
Ausência de comprometimento entre os membros da equipe de desenvolvimento em relação ao projeto
0,3 0,7 0,21 -11.11.4
Planejamento do projeto
Iniciação E Envolver a equipe nos objetivos do projeto.
Membros da equipe técnica não familiarizados com o negócio da empresa
0,5 0,5 0,25 -11.21.3
Iniciação Arquitetura dos
Requisitos M Identificar as deficiências e treinar a equipe para
conhecimento das regras de negócio da empresa.
Ausência de apoio da alta direção 0,1 0,9 0,09 -1
1.11.21.3
Gerenciamento do projeto
Iniciação Arquitetura dos
Requisitos
M Envolver e participar a alta direção durante todo ciclo de vida do projeto.
Ausência da participação do usuário chave 0,1 0,9 0,09 -1
1.21.4
Iniciação Implementação
MEnvolver os usuários chave na necessidade do projeto. Mantê-los informado do status do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 39
Risco
Prob
abili
dade
Impa
cto
P X
I
Influ
ênci
a C
ód. W
BS
Devilerable
Estr
atég
ia
Respostas ao Risco
Ausência de cooperação entre os usuários chave 0,5 0,9 0,45 -1
1.21.4
Iniciação Implementação
M Destacar aos usuários chaves a necessidade de cooperação para o bom desempenho do projeto.
Mudanças contínuas dos requisitos 0,7 0,5 0,35 -1 1.4 Implementação M
Solicitar aprovação de todos documentos do projeto junto ao usuário chave. Negociar as solicitações de mudanças definindo prioridades.
Licença saúde de um membro da equipe 0,5 0,7 0,35 -1 A Treinar outros membros da equipe para que
possam executar outras funções dentro do projeto.
Terminar o projeto antes da data prevista 0,1 0,7 0,07 +
1 A Informar os stakeholders à mudança de prazo do projeto.
O software não executar corretamente no ambiente de produção
0,3 0,5 0,15 -1 1.4 Implementação E Configurar o ambiente de desenvolvimento igual o ambiente de produção
Satisfação dos beneficiários 0,3 0,7 0,21
+
1
A
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 40
Risco
Prob
abili
dade
Impa
cto
P X
I
Influ
ênci
a C
ód. W
BS
Devilerable
Estr
atég
ia
Respostas ao Risco
Satisfação da rede credenciada 0,3 0,7 0,21
+
1
A
Estimativas incorretas de prazo das atividades
0,5 0,7 0,35 -11.11.21.3
Gerenciamento do Projeto
Iniciação Arquitetura dos
Requisitos
E
Buscar as melhores práticas de estimativas de prazo e treinar a equipe.
Falha de comunicação entre os envolvidos de cada escritório
0,5 0,9 0,45 -1 1.21.3
Iniciação Arquitetura dos
Requisitos E
Usar canais de comunicação que apresentem maior interatividade entre o emissor e o receptor da mensagem, tais como, vídeo conferência e tele conferência.
A empresa fornecedora abandonar o projeto 0,1 0,9 0,09 -1 1.4
Implementação E
Definir critérios de seleção de fornecedores referentes à qualidade dos serviços prestados. Conhecer o fornecedor através de seus clientes.
QUADRO 4 – Plano de Respostas aos Riscos
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 41
8. Plano das Áreas de Gerenciamento do Projeto
8.1 Plano de Gerenciamento do Escopo
8.1.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Escopo
Iniciação: autoriza o projeto ou fase.
Planejamento do Escopo: desenvolvimento da declaração escrita do escopo
como base para decisões futuras do projeto.
Detalhamento do Escopo: subdivisão dos principais subprodutos do projeto
em componentes menores e mais manejáveis.
Verificação do Escopo: formalização da aprovação do escopo do projeto.
Controle de Mudanças de Escopo: controla as mudanças do escopo do
projeto.
8.1.2 Sistema de Controle de Mudança de Escopo
As mudanças de escopo serão identificadas através do documento de
Solicitação de Mudança de Escopo. Este documento deverá ser preenchido pelo
responsável a requisição de mudança de escopo e entregue ao gerente de projeto.
O gerente de projeto fará um estudo de impacto da mudança de escopo no projeto,
quanto ao tempo, custo e riscos, o qual será apresentado para o comitê executivo. O
comitê executivo será o responsável pela aprovação e priorização das mudanças de
escopo.
Solicitação demudança de
escopo
Análise e estudodo impacto no
projeto
Aprovação eprioridades damudança de
escopo FIGURA 5 – Fluxo do Controle de Escopo
8.1.3 Priorização das Mudanças de Escopo
As mudanças de escopo serão priorizadas conforme critérios a seguir:
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 42
Prioridade Identificação Quando se Aplica Baixa 0 Mudança a ser implementada ao término do projeto; Média 1 Mudança sem impacto no projeto, no entanto deve ser
aplicada antes do término do projeto; Alta 2 Mudança imediata e imprescindível para continuidade do
projeto; QUADRO 5 – Critérios para Priorização de Mudanças de Escopo
8.1.4 Gerenciamento das Configurações
Depois de aprovada uma alteração de escopo, a declaração do escopo, assim
como, o cronograma, o custo e os riscos serão atualizados no plano do projeto. A
mudança de escopo e seus impactos no projeto serão apresentadas à equipe. Os
quais farão as alterações necessárias nos documentos técnicos do produto.
Mudança deEscopo
Atualização noPlano do Projeto
Atualização nosdocumentostécnicos do
produto
Apresentação damudança a equipe
do projeto
FIGURA 6 – Fluxo de Gerenciamento de Configurações
8.1.5 Freqüência de Avaliação do Escopo do Projeto
O escopo do projeto será avaliado ao término de cada fase do ciclo de vida
projeto definido na WBS, conforme fluxo abaixo.
FIGURA 7 – Fluxo para Verificação de Escopo 8.2 Plano de Gerenciamento do Tempo
8.2.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Tempo
Definição das Atividades: identifica as atividades específicas que devem ser
realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto.
Plano do Projeto
Controle do Projeto
Iniciação Arquitetura dos requisitos
Implementação do Sistema
Verificação do Escopo
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 43
Seqüenciamento das Atividades: identifica e documenta as relações de
dependência entre as atividades.
Estimativa de Duração das Atividades: estima a quantidade de períodos de
trabalho que serão necessários para a implementação de cada atividade.
Desenvolvimento do Cronograma: analisa a seqüência e as durações das
atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto.
Controle do Cronograma: controla as mudanças no cronograma do projeto.
8.2.2 Sistema de Controle de Mudança de Prazos
As mudanças de prazos podem ser identificadas pelo gerente do projeto ou
definidas pelo patrocinador ou cliente do projeto. O desempenho e progresso do
cronograma do projeto, acompanhado pelo gerente do projeto, será controlado
através da técnica EVM - Earned Value Management,
Depois de identificadas, as mudanças de prazo serão analisadas pelo gerente
do projeto. O resultado da análise será apresentado ao comitê de executivo, o qual
será responsável pela aprovação da mesma. Depois de aprovada a mudança de
prazo, o cronograma do projeto será atualizado e apresentado à equipe do projeto e
stakeholders.
8.2.3 Freqüência de Avaliação do Prazo do Projeto
Os prazos do projeto serão avaliados semanalmente durante a execução do
projeto, ou sempre que houver uma mudança no escopo ou no custo do projeto
aprovado pelo comitê executivo.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 44
8.2.4 Impacto das Mudanças da Programação no Projeto
Os impactos das mudanças de tempo serão calculados com base no
cronograma atual levando em consideração as alterações de custo e qualidade do
projeto. Os stakeholders serão relatados a cada mudança de tempo do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 45
8.3 Plano de Gerenciamento do Custo
8.3.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Custo
Planejamento dos Recursos: determina quais recursos (pessoas,
equipamentos, materiais) e que quantidade de cada deve ser usada para
executar as atividades do projeto.
Estimativa dos Custos: desenvolve uma estimativa dos custos dos recursos
necessários à implementação das atividades do projeto.
Orçamento dos Custos: aloca as estimativas de custos globais as atividades
individuais de trabalho.
Controle dos Custos: controla as mudanças no orçamento do projeto.
8.3.2 Freqüência de Avaliação do Orçamento do Projeto
Os custos do projeto serão avaliados quinzenalmente durante a execução do
mesmo, ou sempre que houver uma mudança no escopo ou no prazo do projeto
aprovado pelo comitê executivo.
8.3.3 Controle dos Custos do Projeto
O controle dos custos do projeto serão administrados pelo gerente do projeto
através da técnica de técnica EVM - Earned Value Management.
8.3.4 Impacto das alterações nos Custos do Projeto
Os impactos das mudanças de custo serão calculados com base no
cronograma atual levando em consideração as alterações de tempo e qualidade do
projeto. Os stakeholders serão relatados a cada mudança de custo do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 46
8.4 Plano de Gerenciamento de Risco
8.4.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento de Risco
Plano de Gerência do Risco: decide como abordar e planejar as atividades
de gerência de risco para um projeto.
Identificação do Risco: determina quais riscos podem afetar o projeto e
documenta suas características.
Análise Qualitativa de Risco: realiza uma análise qualitativa dos riscos e as
condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.
Análise Quantitativa do Risco: mede a probabilidade e as conseqüências
dos riscos e estima suas implicações para os objetivos do projeto.
Plano de Respostas ao Risco: desenvolve procedimentos e técnicas para
melhorar as oportunidades e reduzir as ameaças para os objetivos do projeto.
Monitorando e Controlando Risco: monitora os riscos residuais, identifica
novos riscos, executa planos de redução de risco e avalia sua eficácia
durante toda o ciclo de vida do projeto.
8.4.2 Identificação dos Riscos
A identificação de riscos envolve determinar e documentar os riscos que
podem afetar positivamente ou negativamente os objetivos do projeto. Neste projeto
utilizaremos algumas técnicas conforme descrito abaixo:
Reuniões: conversas com a equipe técnica do projeto utilizando a técnica de
Brainstorming para identificação de riscos técnicos.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 47
Análise de SWOT: reunião com os principais stakeholders do projeto
utilizando a técnica Análise de SWOT, com o objetivo de identificar as forças,
fraquezas, oportunidades e ameaças para os objetivos do projeto.
Análise Histórica de Projetos Semelhantes: comparar projetos
semelhantes para identificação dos riscos.
8.4.3 Qualificação dos Riscos
Os riscos identificados serão qualificados na sua probabilidade de ocorrência
e impacto dos resultados, conforme a seguir:
Probabilidade de Ocorrência
Classificação Peso Fator de Maturidade
Fator de Complexidade
Fator de Dependência
Fator de Estabilidade
Pouco Provável 0,1
Domínio total da tecnologia / processo
Simples em relação ao ambiente atual
Totalmente sob controle da equipe do projeto
Fatores externos não irão afetar o projeto
Baixo
0,3
Conhecimento considerável da tecnologia / processo (<25%)
Pouco complexo em relação ao ambiente atual
Depende de produto / serviço padrão de fornecedor externo à organização
Fatores externos irão requer pequenas mudanças (<25%)
Médio
0,5
A tecnologia / processo é relativamente desconhecida (<50%)
Moderadamente complexo em relação ao ambiente atual
Depende de um fornecedor externo à organização que deverá fazer pequenas modificações no produto / serviço
Fatores externos irão requer mudanças (<50%)
Alto
0,7
A tecnologia / processo é significativamente desconhecida
Significativamente complexo em relação ao ambiente atual
Depende do desenvolvimento de um produto / serviço novo por
Fatores externos irão requerer mudanças
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 48
Classificação Peso Fator de Maturidade
Fator de Complexidade
Fator de Dependência
Fator de Estabilidade
(<75%) um fornecedor externo à organização
significativas (<75%)
Muito Alto
0,9
Estado da arte, alguma pesquisa deverá ser realizada
Extremamente complexo em relação ao ambiente atual
Depende da descoberta do produto / serviço por um fornecedor externo à organização
Fatores externos irão requerer mudanças constantes e significativas
Impacto nos Resultados
Classificação Peso Fator capacidade Fator político Fator Custo
Fator Cronograma
Insignificante
0,1
Sem conseqüências, ou conseqüências mínimas.
Pode ocasionar algum desconforto no cliente ou na organização
Orçamento não excedido
O impacto pode ser compensado pelas folgas
Baixo
0,3 Pequena redução na capacidade (até 10%)
Solicitado justificativas antes da abertura de uma investigação / análise
Custo estimado supera 1 a 5%
Pequenas mudanças no cronograma (atraso < 5%)
Médio
0,5
Alguma redução na capacidade (até 25% dos requerimentos não cumpridos)
Opinião pública desfavorável
Custo estimado supera 5 a 20%
Mudança razoável no cronograma (atraso < 10%)
Alto
0,7
Redução significativa na capacidade (50% dos requerimentos não cumpridos)
Cortes no orçamento devido à retribuição política
Custo estimado supera 20 a 50%
Mudança significativa no cronograma (atraso < 25%)
Muito Alto
0,9 Objetivos técnicos não podem ser atingidos
Pressão para substituição de altos executivos
Custo estimado supera 50%
Mudança catastrófica no cronograma (atraso acima de 25%)
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 49
Influência do Impacto
Classificação Diretrizes
+1 (Positivo) O risco deve ser classificado como positivo quando contribuir favoravelmente para o projeto
-1 (Negativo) O risco deve ser classificado como negativo quando contribuir desfavoravelmente para o projeto
8.4.4 Estratégias para Tratamento dos Riscos
Para o tratamento dos riscos serão utilizadas as seguintes estratégias:
Estratégia Descrição Critérios para adoção
Evitar Esta estratégia é adotada quando se pode evitar a ocorrência do risco ou até mesmo eliminá-lo.
Sempre que possível, deve-se adotar esta estratégia, desde que as tolerâncias de custo e escopo sejam mantidas.
Aceitar Esta estratégia é adotada quanto o custo de qualquer alternativa é muito alto e a probabilidade e magnitude do impacto do risco é baixo.
Quando a exposição ao risco (fator PI) for inferior a 0,1 e a somatória de todos os custos estimados dos riscos que irão ser aceitos for inferior a 3% do total do projeto.
Mitigar Esta estratégia é adotada para reduzir a ameaça reduzindo a probabilidade de ocorrência ou magnitude de impacto do risco. A minimização de um risco é o método mais comum empregado nos projetos. O time do projeto deve decidir sempre baseada na análise de custo benefício, uma vez que a minimizar um risco não o remove completamente.
Deve-se adotar esta estratégia quando o risco não puder ser evitado, aceito ou transferido. Neste caso, deve-se obrigatoriamente discriminar um plano de ações detalhado.
Transferir Neste caso, o mais comum é transferir parte do projeto para o ambiente externo.
Quando for possível repassar o risco para um fornecedor que lide melhor com a situação. O custo desta transferência deve estar previsto no orçamento de ações para esta área.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 50
8.4.5 Sistema de Mudanças de Riscos
Geralmente as mudanças do planejamento de risco são identificadas através
das mudanças geradas no escopo, prazo, custo e/ou qualidade do projeto. Depois
de identificado o risco, o gerente do projeto fará as análises qualitativa e quantitativa
no risco adotando a melhor estratégia para minimizar seu impacto. Esta análise será
apresentada e discutida em primeiro lugar junto a equipe do projeto e posteriormente
ao comitê executivo.
8.4.6 Freqüência de Avaliação dos Riscos do Projeto
Os riscos do projeto serão avaliados ao término de cada fase, junto com a
verificação do escopo detalhado no plano de gerenciamento de escopo, ou sempre
que forem aprovados mudanças de escopo, custo ou prazo do projeto.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 51
8.5 Plano de Gerenciamento de Aquisições
8.5.1 Descrição dos Processos do Gerenciamento de Suprimento
Planejamento das Aquisições: determinar o que contratar e quando.
Preparação das Aquisições: documentar os requerimentos do produto e
identificar os fornecedores potenciais.
Obtenção de Propostas: obter propostas de fornecimento conforme
apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação).
Seleção de Fornecedores: escolher entre os possíveis fornecedores.
Administração dos Contratos: gerenciar os relacionamento com os
fornecedores.
Encerramento do Contrato: completar e liquidar o contrato incluindo a
resolução de qualquer item pendente.
8.5.2 Definição da Aquisição
O desenvolvimento do projeto contempla a aquisição de um produto de
software de ERP com os módulos financeiro e de recursos humanos e também a
contratação do serviço de customização do software ERP para as necessidades da
empresa.
O comitê executivo e usuários chaves do projeto serão responsáveis pelo
desenvolvimento do documento Request for Proposal (RFP) para aquisição do
software de ERP. E o gerente do projeto será responsável pelo documento Request
of Proposal (RFP) para contratação dos serviços de customização do software.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 52
As propostas serão recebidas e tabuladas conforme planilha de avaliação de
propostas, as quais serão pontuadas e receberão uma nota final. Os dois
fornecedores melhores pontuados serão selecionados e participarão da fase final de
seleção que será baseada exclusivamente no critério de preço.
FIGURA 8 – Processo de Aquisição
8.5.3 Responsabilidade do contrato
Os acordos contratuais serão celebrados pelo Comitê Executivo e pelo
gerente do projeto. Quaisquer alterações contratuais deverão ser antes aprovadas
pelo Comitê Executivo e pelo gerente do projeto antes de iniciarem sua vigência.
8.5.4 Critério de Decisão
Para aquisição do software de ERP e dos serviços de customização do
software serão adotados os seguintes critérios para seleção:
Apresentação da proposta: Identificar se a proposta está de acordo com o
formato exigido na RFP e avaliar o visual.
Capacidade da Empresa: Analisar o tempo da empresa e do produto no
mercado e a saúde financeira da empresa.
Capacidade Técnica: Analisar o entendimento da necessidade, ambiente
tecnológico, quantidade de recursos requeridos ao projeto, cronograma
detalhado, prazo, certificações e parcerias.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 53
Condições Comerciais: Avaliar a curva “S”, o preço e as condições de
pagamentos das propostas apresentadas.
8.5.5 Tipo de Contrato
O contrato utilizado para aquisição do software de ERP será de preço fixo
através de um valor negociado junto ao fornecedor ou fabricante.
Para os serviços de customização ao ERP deverá reger um contrato de preço
unitário, ou seja, serão cobrados os valores horas dos profissionais envolvidos na
customização do software.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 54
8.6 Plano de Gerenciamento da Qualidade
8.6.1 Descrição dos Processos de Gerenciamento da Qualidade
Planejamento da Qualidade: identifica quais padrões de qualidade são
relevantes para o projeto e determinar a forma de satisfazê-los.
Garantia da Qualidade: avalia periodicamente o desempenho geral do
projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de
qualidade.
Controle da Qualidade: monitora os resultados específicos do projeto para
determinar se eles estão de acordo com os padrões de qualidade relevantes e
identificar as formas para eliminar as causas de desempenhos insatisfatórios.
8.6.2 Política de Qualidade Corporativa
Na ausência de uma política de qualidade corporativa, serão adotados os
padrões de qualidade utilizados especificamente pelo departamento de tecnologia
da informação para avaliação de software.
Funcional
O produto do software deverá satisfazer as especificações de requisitos,
cumprindo os objetivos visados pelo usuário chave.
Propõe-se a fazer o que é apropriado: Deve se comportar conforme
especificações definidas pelos usuários chave.
Faz o que foi proposto de forma correta: Imune a falhas operacionais.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 55
Evita acesso não autorizado aos dados do sistema: Possui uma
administração de usuários e definição de acesso através de grupos de
usuários ou níveis de acesso.
Uso do produto
O produto do software deverá ser de fácil utilização a qualquer usuário do
mesmo. Não requerendo nenhum treinamento especifico em qualquer outra
ferramenta para a utilização correta do produto.
É fácil entender o conceito e a aplicação: Máximo de 40 horas por módulo
do software para treinamento dos usuários.
É fácil aprender a usar: Máximo de 40 horas por módulo do software para
treinamento dos usuários.
É fácil de operar e controlar: Acesso inteligente e rápido as telas.
Manutenção
O produto do software deverá ser construído e documentado de forma a
tornar fácil a manutenção e a implementação de novos recursos, e minimizar o
esforço exigido para localizar e reparar erros em um programa.
É fácil de encontrar uma falha, quando ocorre: Possua tratamento de erros
e relatórios dos erros ocorridos.
É fácil modificar e adaptar: Apto a customização de telas e criação de
relatórios gerenciais por usuários comuns.
Não há grande risco quando se faz alterações: Possua controle de versão.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 56
É fácil testar quando se faz alterações: Possuir documentos de versão para
testar as modificações realizadas.
Confiável
O produto do software deverá executar as funções pretendidas com a
precisão exigida.
Imune a falhas: Disponibilidade de 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Capaz de recuperar dados em caso de falha: Controle de transações, e
segurança dos dados.
8.6.3 Padrões adotados ao Projeto
Para o gerenciamento do projeto serão adotados os padrões usuais do
departamento de tecnologia da informação da empresa Sempre Saudável baseada
nas práticas de gestão de projetos do PMI.
8.6.4 Freqüência de Avaliação dos Requisitos de Qualidade
A avaliação dos requisitos de qualidade do projeto será realizada a cada
semana durante a execução do projeto.
8.6.5 Controle da Qualidade
Para controle da qualidade será utilizada a técnica de inspeção baseado nos
requerimento e padrões de qualidade do projeto, inclui as atividades tais como
medir, examinar e testar a fim de eliminar as causas de resultados insatisfatórios.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 57
8.6.6 Garantia da Qualidade
Para garantir a qualidade do projeto serão aplicados atividades de auditoria
da qualidade com o objetivo de identificar as lições aprendidas que conduzem ao
melhor desempenho desse e / ou de outros projetos.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 58
8.7 Plano de Gerenciamento da Comunicação
8.7.1 Descrição do Processo de Gerenciamento das Comunicações
Planejamento das Comunicações: determina as informações e
comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual
informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido.
Distribuição das Informações: disponibiliza as informações necessárias
para os interessados do projeto da maneira conveniente.
Relato de Desempenho: coleta e dissemina as informações de desempenho.
Inclui relatórios de situação, medição de progresso e previsões.
Encerramento Administrativo: reuni, gera e dissemina informações para
formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.
8.7.2 Tipos de Comunicação
O plano de comunicação contempla três tipos de comunicação:
Mandatória: geralmente inclui os tipos de comunicação que são necessárias
na organização e durante o desenvolvimento de um projeto. Exemplo:
relatório de status.
Informativa: o que as pessoas precisam saber para fazer seus trabalhos.
Exemplo: os entregáveis do projeto, requerimento das atividades do projeto,
mudança de escopo.
Marketing: informação motivacional, utilizada para motivar e informar a
equipe de projeto. Exemplo: newsletter, elogios, contagem regressiva para o
fim do projeto, etc.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 59
8.7.3 Atas de Reunião
A ata de reunião é um documento que formaliza os assuntos discutidos em
uma reunião. Para cada reunião será gerada um ata de reunião durante a mesma e
assinada por todos os participantes ao final da reunião.
O modelo utilizado no projeto identifica os participantes, os assuntos
discutidos e as pendências geradas.
8.7.4 Relatórios do Projeto
Relatório Descrição
Relatório de Status O relatório de status tem o objetivo de informar o atual status do projeto em relação ao planejado, fazendo referência ao tempo e custo.
Relatório de Mudanças O relatório de mudanças descreve as mudanças aprovadas e suas conseqüências à equipe do projeto.
Relatório de Desempenho
O relatório de desempenho é utilizado para apresentar a equipe a comparação entre o planejado e o realizado no projeto, e a partir dessas informações identificaremos as lições aprendidas.
Comunicado Geral O relatório de comunicação geral tem como objetivo expor a importância, o benefício e o andamento do projeto as demais áreas da empresa.
Previsão de Custo e Prazo
O relatório de previsão de custo e prazo apresenta as estimativas de custo e prazo para a conclusão do projeto e o quanto será necessário para a conclusão do projeto.
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8.7.5 Plano de Comunicação
Deliverable Tipo Público Alvo Método de
Distribuição
Freqüência de
Distribuição Responsável
Relatório de Status Mandatória Patrocinador Reunião Mensal Josué Khurt Mickrer
Relatório de Status Mandatória Comitê Executivo
Usuário-chave
E-mail Semanal Josué Khurt Mickrer
Previsão de Custo e Prazo
Mandatória Patrocinador
Comitê Executivo
Reunião Quinzenalmente Josué Khurt Mickrer
Relatório de Mudanças
Informativa Patrocinador
Equipe Técnica
Comitê Executivo
E-mail e Reunião Sempre que houver mudanças
Josué Khurt Mickrer
Relatório de Desempenho
Mandatória Patrocinador
Comitê Executivo
Reunião Término do Projeto Josué Khurt Mickrer
Comunicado Geral Marketing Funcionários Intranet Quinzenalmente Josué Khurt Mickrer
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 61
8.8 Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
8.8.1 Descrição do Processo de Gerenciamento de Recursos Humanos
Planejamento Organizacional: identificar, documentar e designar as
funções, responsabilidades e relacionamentos de reporte dentro do projeto.
Montagem da Equipe: conseguir que os recursos humanos necessários
sejam designados e alocados ao projeto.
Desenvolvimento da Equipe: desenvolver habilidades individuais e do grupo
para aumentar o desempenho do projeto.
8.8.2 Avaliação dos Resultados da Equipe do Projeto
O gerente do projeto é o responsável por avaliar o desempenho da equipe em
geral e a participação individual de cada membro da equipe.
Os resultados globais do trabalho da equipe serão apresentados pelo gerente
do projeto em reunião de pauta com a presença de todos os integrantes da equipe.
Haverá também um feedback individual para cada membro da equipe onde será
apresentada a performance individual em comparação da performance esperada.
8.8.3 Treinamento
Os treinamentos serão aplicados para a equipe conforme as avaliações de
desempenho ou por necessidades específicas do projeto. Havendo a necessidade
de treinamentos ministrados por fornecedores, apenas um integrante sênior realizará
o curso e posteriormente aplicará o treinamento aos demais membros da equipe.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 62
8.8.4 Bonificação
Não existem procedimentos de bonificação para este projeto.
8.8.5 Freqüência de Avaliação Consolidada dos Resultados da Equipe
As avaliações de performance e resultados da equipe serão aplicadas
quinzenalmente e podendo sobre alterações conforme desempenho da equipe.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 63
8.9 Controle Integrado de Mudanças
As mudanças do projeto poderão ser embasadas com base no relatório de
desempenho e / ou através de solicitações de mudanças formalizadas.
As solicitações de mudança somente serão avaliadas se destinadas
diretamente ao gerente do projeto. As solicitações poderão ser feitas verbalmente ou
por escrito através do formulário de requisição de mudança. Se feitas verbalmente
deverão ser traduzidas, descritas no formulário de requisição de mudanças e a
assinada pelo requisitante.
O gerente do projeto e a equipe técnica serão os responsáveis por avaliar e
analisar os impactos decorrentes da requisição de mudança. Esta análise deverá
apresentar as variações de custo, prazo e qualidade decorrente da implementação
da mudança.
Após análise e avaliação da possível mudança, o gerente do projeto
apresentará, para o responsável pela requisição, os impactos decorrentes da
mudança. Nesta reunião será discutida e negociada a viabilidade de seguir com a
solicitação de mudança para aprovação para o grupo de controle de configuração,
CCB - Configuration Control Board.
Para aprovação das solicitações de mudança será criado um grupo de
controle de configuração, CCB - Configuration Control Board. O grupo de controle de
configuração será composto por usuários-chave, equipe técnica e membros do
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 64
comitê executivo do projeto. Dependendo do nível de impacto no projeto, as
solicitações de mudanças poderão ser implementadas de imediato ou somente após
aprovação do grupo de controle de configurações.
As requisições de mudanças serão apresentadas semanalmente para
aprovação do CCB. Quando ocorrer emergências, o gerente de projetos poderá
requisitar uma reunião em caráter de urgência para aprovação da mudança com
quorum mínimo de três pessoas.
As mudanças aprovadas resultarão em atualizações do plano do projeto. Os
stakeholders serão informados conforme descrito no plano de gerenciamento da
comunicação sobre as mudanças ocorridas, o local onde as descrições das
mudanças podem ser encontradas e seus impactos.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 65
9. CONCLUSÃO
Os softwares de ERP - Enterprise Resource Planning – automatizam os
processos de gestão empresarial, sendo em sua maioria flexíveis e customizáveis as
necessidades do cliente. Este produto é o sonho de muitas empresas e geralmente
é encarado como a solução para todos os problemas da organização. Mas é aí que
mora o perigo. A implantação de um ERP significa mudança de cultura para a
organização, os processos usados até então serão mudados ou deixarão de existir,
as atividades realizadas por diversas pessoas poderão agora ser realizada somente
por uma ou nenhuma pessoa, as atividades de demoravam horas poderão agora
demorar segundos. Tais mudanças, assim como qualquer outra mudança de cultura
organizacional pode ser traumática e acarretar conseqüências, especialmente
resistências por parte das pessoas envolvidas diretamente ao projeto.
Qualquer mudança de cultura em uma organização deve acontecer de forma
planejada, havendo consenso entre as partes envolvidas. Portanto, um projeto de
implantação do software ERP deve iniciar muito antes da aquisição do produto.
Precisamos primeiro conhecer as necessidades, os interesses, os anseios e as
inseguranças das pessoas envolvidas, este é um grande passo para o sucesso do
projeto de implantação de um ERP. Em seguida, identificar as pessoas estratégicas
ao projeto e conquistar seu comprometimento. Estas pessoas serão as responsáveis
por envolver os demais stakeholders.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 66
Outra atividade muito importante para o sucesso do projeto é conhecer,
identificar e documentar todos os processos atuais da organização e que serão
automatizados com o software ERP, estas informações terão grande valor e serão
determinantes durante no processo de seleção do produto. A seleção do fornecedor
e / ou do produto deve se basear aos requisitos pré-determinados pela equipe ou
usuários -chave do projeto.
O desenvolvimento de um planejamento adequado e o apoio da alta gerência
permitirá ao projeto maior precisão na sua execução e o controle efetivo de suas
atividades. Por fim, a comunicação de todas as ocorrências positivas ou negativas
ao projeto durante o seu ciclo de vida e o poder de influenciar do gerente de projeto
serão fundamentais para a consolidação das expectativas dos stakeholders.
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 67
10. APÊNDICES
Apêndice 1 – Modelo de Ata de Reunião
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Apêndice 2 – Modelo de Requisição de Mudança no Projeto
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 69
Apêndice 3 – Relatório de Progresso do Projeto
Gerenciamento de Projeto – Implantação de Software ERP Pág. 70
Apêndice 4 – Lições aprendidas
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Apêndice 5 – Documento de Encerramento de Projeto
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11. GLOSSÁRIO
CCB (Changing Control Board): Um grupo de interessados (stakeholders)
formalmente constituído, responsável pela aprovação ou rejeição de mudanças às
Bases de Referência do projeto.
CRM (Customer Relationship Management): software para gerenciamento do
relacionamento da organização com seu cliente.
Curva S: Representação gráfica dos custos, horas trabalhadas ou outras
quantidades acumuladas, ao longo do tempo. O nome deriva do formato da curva
similar à letra S (mais deitada no início e término, inclinado na parte intermediária)
produzida por um projeto que inicia lentamente, acelera e depois reduz seu ritmo.
Deliverables: Algo mensurável, tangível, resultado verificável, resultado, ou item que
deva ser produzido para completar um projeto ou parte de um projeto. Usualmente
mais usada para um produto a ser aprovado pelo patrocinador ou cliente.
ERP (Enterprise Resource Planning): Os ERP’s são softwares que permitem a
existência de um sistema de informação unificado para todas as áreas (Finanças,
RH, Marketing, Produção, etc,) de uma empresa. Ele integra e promete um banco de
dados único, uma aplicação e uma interface para toda a empresa melhorando o seu
Business Process.
EVM (Earned Value Management): Metodologia de gerenciamento utilizada para
integrar o escopo, o cronograma e os recursos para medir objetivamente o
desempenho e o progresso do projeto.
Milestones: Principais marcos do projeto para controle dos produtos de entrega do
projeto.
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PERT (Program Evaluation and Review Technique): técnica que apresenta
informação estatística com referência às incertezas a enfrentar, na execução das
diversas atividades de um projeto.
PMBOK (Project Management Book of Knowledge): Guia do conjunto de
conhecimentos em gerenciamento de projetos desenvolvido pelo PMI.
PMI (Project Management Institute): Organização mundial sem fins lucrativos voltada
ao gerenciamento de projetos.
SOW (Statement of Work): Descreve o(s) item(ns) a ser(em) adquirido(s) com
suficiente detalhe para permitir uma avaliação dos fornecedores quanto à sua
capacidade de atender o edital.
Stakeholders: São todas as pessoas e organizações que têm interesses ou que são
direta e ou indiretamente afetados (penalizados ou o beneficiados) pelo projeto
SWOT: é uma ferramenta de gestão muito utilizada por empresas privadas como
parte do planejamento estratégico dos negócios. O termo SWOT vem do inglês e
representa as iniciais das palavras Streghts (forças), Weaknesses (fraquezas),
Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
WBS: Working Breakdown Structure - Decomposição hierárquica orientada à
entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos
do projeto e criar as entregas necessários.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
SOUZA, C. A.; SACCOL, A. Z., SISTEMAS ERP NO BRASIL: Teoria e Casos. São
Paulo, Atlas, 2003.
Heldman, KIM., GERENCIA DE PROJETOS: Guia para o exame oficial do PMI, São
Paulo, Campus, 2003
Project Management Institute., Guide to the Project Management Body of knowledge
- PMBOK. ed. 2000.
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
www.pmi.org – Site da empresa Professional Management Institute, possui materiais
referente a gerenciamento de projetos. Data de acesso: 15/06/2005.
http://www.rm.com.br – Site de empresa de desenvolvimento de softwares de gestão
empresarial. Data de acesso: 15/06/2005.
http://br.groups.yahoo.com/group/PMI-SP - Grupo de discussão do capítulo PMI de
São Paulo, este grupo possui materiais e assuntos referentes a gerenciamento de
projetos. Data de acesso: 01/07/2005.