Plano de gerenciamento das comunicaes

Controle de Verses

VersoDataAutorNotas da Reviso

Sumrio1Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes22Processos do Gerenciamento das Comunicaes23Entradas e Ferramentas para os Processos23.1Requisitos de comunicao das partes interessadas23.2Informaes a serem comunicadas23.3Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar34Diretrizes e procedimentos usados para comunicar34.1Comunicao geral34.2Gesto de mudana de Escopo34.3Status Report / Relatrios de desempenho34.4Gerncia de reunies44.5Gerncia de questes e problemas44.6Plano de Escalonamento55Eventos da comunicao56Anexos5

Plano de gerenciamento das comunicaes

Nome do Projeto

Plano de gerenciamento das comunicaes.docxPgina 6 de 6

PMO Escritrio de Projetoshttp://escritoriodeprojetos.com.br

Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes[Descreva o objetivo do Plano de gerenciamento das comunicaes]

Gerenciar as comunicaes do projeto requer um plano de gerenciamento das comunicaes desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto englobando os processos necessrios para assegurar que as informaes do projeto sejam geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O plano de gerenciamento das comunicaes descreve de forma clara como as comunicaes do projeto sero planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em relao a todo o ciclo de vida das informaes usadas no projeto (da sua gerao e coleta at o seu armazenamento e possvel descarte).

Abaixo esto descritos os processos usados para atender esses objetivos.

Processos do Gerenciamento das Comunicaes

Planejar o gerenciamento das comunicaesProcesso de descrever de forma detalhada e clara neste plano como as comunicaes do projeto sero planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas com base nas necessidades de informao, requisitos das partes interessadas e os ativos organizacionais disponveis.

Gerenciar as comunicaesProcesso de colocar as informaes necessrias disposio das partes interessadas no projeto, conforme descrito neste plano.

Controlar as comunicaesProcesso de monitorar e controlar as comunicaes para garantir que as necessidades de informao das partes interessadas sejam atendidas, conforme descrito neste plano.

Entradas e Ferramentas para os ProcessosRequisitos de comunicao das partes interessadas[Defina os requisitos de comunicao das partes interessadas individualmente e/ou por grupo][Exemplo:Os requisitos de comunicaes esto documentados no Registro das partes interessadas em anexo.]

Informaes a serem comunicadas[Determine como as informaes do projeto sero geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. ][Exemplo:As informaes a serem disponibilizadas esto detalhadas na Matriz de Comunicao em anexo.]

Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar[Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar. Descreva como sero usadas. ]

Diretrizes e procedimentos usados para comunicar[Quando existirem diretrizes e procedimentos especficos para comunicar, descreva-os abaixo: ][Abaixo algumas sees sugeridas com seus respectivos exemplos]Comunicao geral

Todos os procedimentos relacionados a comunicao devem seguir as polticas e procedimentos adotados pela empresa e pelo seu Escritrio de Projetos.Normalmente, estas polticas e procedimentos esto documentados no sistema de gesto da qualidade ou na metodologia de gerenciamento de projetos.

A comunicao tem como principais objetivos: Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto; Fornecer as ligaes crticas entre pessoas e informaes necessrias para comunicaes bem-sucedidas; Garantir a gerao, disseminao, armazenamento, recuperao e descarte de informaes do projeto; Manter as partes interessadas alinhadas.

Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a somente as pessoas autorizadas:ClassificaoPessoas autorizadasComentrios

Confidencial-GPEquipe de gerenciamento do projeto

ConfidencialEquipe do projeto

PrivadaToda empresa

PblicaSem restrio

Gesto de mudana de Escopo

Toda mudana dever ser solicitada atravs do formulrio e enviada ao Gerente de Projeto por e-mail, o Gerente de Projeto far sua avaliao, incluir no Log de Mudanas e encaminhar para aprovao do patrocinador do projeto. O Log de Mudanas ficar na pasta do projeto e conter todas as solicitaes com seu status atualizado, mesmo que ela seja rejeitada.

Status Report / Relatrios de desempenho

O Status Report detalha a seguinte informao: Atividades Concludas no perodo Atividades em andamento Atividades iniciando no prximo perodo Pontos de AtenoOs seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report: Planos de recuperao para atividades com atraso; Planos de ao corretiva para problemas esperados; Resoluo para itens de ao associados; Issues Log

Gerncia de reunies

Toda reunio do projeto dever ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas prticas abaixo:Prepare-se - Planejamento-Pr: Definir pauta (objetivos e tpicos a serem discutidos) Escolher participantes (somente os necessrios) e convoc-los com a pauta Preparar a reunio (Identificar as informaes necessrias e providenciar)Realizao-Durante Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critrios de tomada de deciso Registrar principais decises, aes c/ responsvel e prazo Determinar data da prxima reunio quando necessrioAcompanhamento-Ps Distribuir ata rapidamente Monitorar as aes e comunicar correes de desvios, progressos,

Para evitar problemas nas conferncias via vdeo e udio, verifique os itens abaixo: Deixe muito claro no convite os procedimentos e pr-requisitos Teste antes e solicite o mesmo para os participantes Certifique que os participantes possuem os pr-requisitos

Gerncia de questes e problemas

O gerente de projeto (GP) deve registrar todas as questes e problemas ocorridos no projeto no registro das questes, mais conhecido pelo termo em ingls, Issues Log.O GP usa o Issues Log para documentar e monitorar sua soluo, e deve, inicialmente, definir e classificar as questes com base na urgncia e no impacto potencial.Depois, para cada problema ou questo do projeto, o GP deve: Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento descrito abaixo; Selecionar a melhor soluo; Gerar as aes com responsvel e data de trmino; Acompanhar o andamento das aes; Divulgar a soluo e garantir o alinhamento dos envolvidos na soluo; Facilitar a comunicao; Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;Sempre lembrando de envolver os responsveis para tomar as decises e para executar as aes.As questes no resolvidas ou mal resolvidas so fontes de conflitos e de atrasos no projeto e muitas vezes, causa do cancelamento ou suspenso do projeto.Alm disso, sero feitas reunies de lies aprendidas para analisar as solues dos problemas de modo a garantir que o problema no se repita o que pode implicar em atualizar procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras atividades.As lies aprendidas ocorrero no trmino de cada fase do projeto e sempre que o gerente de projeto julgar necessrio. Plano de Escalonamento

Criado para agilizar as decises determinando nveis de alada dentro da hierarquia do projeto e de determinados assuntos especficos. O Plano de escalonamento tambm usado para reunir agilmente as pessoas envolvidas na tomada de deciso.O gerente de projeto o responsvel por acionar os envolvidos para solucionar as questes.

Nvel de EscalonamentoCargo/FunoNomeQuando acionar

At R$500,00/MsGerente de ProjetoEduardo Montes, PMPAprovao de oramento adicional

At R$1.000,00/MsClienteJoo MontesAprovao de oramento adicional

At R$5.000,00/MsPatrocinador do ProjetoAlessandra MontesAprovao de oramento adicional

Acima de R$5.000,00Comit do ProjetoAprovao de oramento adicional

Eventos da comunicao[Descreva os principais eventos de comunicao do projeto. Caso eles j estiverem detalhados na matriz de comunicao, exclua a seo ou redunde caso queira enfatiz-los. Para um melhor detalhamento incluir um cronograma com os eventos da comunicao. ]

AnexosMatriz de ComunicaoTemplates usados de acordo com a matriz de comunicaoTemplates de e-mailsGlossrio do Projeto

Aprovaes

ParticipanteAssinaturaData

Patrocinador do Projeto

Gerente do Projeto