MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS

FGV GPROJ-19

PROJECT OFFICE & NÍVEL DE MATURIDADE

Profº Dr. Marco Antonio Coghi

SÃO LUIS-MA

MAR/2014

Empresa especializada em consultoria em gerenciamento de portfólios e projetos. Com sede na cidade de São Luís-MA, foi fundada em fevereiro de 2014, por seis estudantes da Fundação Getúlio Vargas.

Projeto:

O QUE SOMOS

• O nosso negócio: excelência na administração por projetos

• Missão: Oferta de soluções profissionais em Gerenciamento de Projetos e Portfólios, baseadas nas melhores práticas mundiais, garantindo a sustentabilidade das empresas atendidas através do aumento da efetividade no alcance dos seus objetivos estratégicos.

• Visão: Estar entre as cem melhores empresas de consultoria em gerenciamento de portfólios e projetos, do mundo, até 2025.

QUEM SOMOS

Antonio de Paiva

Marcelo Magalhães

Sandra Barata

Lucimeire Souza

Cleidiane Laranja

Mª do Perpétuo Socorro Furtado

Diretoria Brain Consulting

O PROJETO

• Objetivo do projeto:

Implantação de um PMO -

Project Management Office (Escritório de Projetos) no país LISARB;

O PROJETO

•Benefícios da Implantação do PMO

• Uma solução viável e adequada para dar mais agilidade e

flexibilidade na administração do país nesse ambiente atual de

constantes mudanças;

• Aumento da maturidade em gerenciamento de projetos, o que

proporcionará o desenvolvimento e implantação de metodologia

unificada para o gerenciamento do projeto possibilitando melhor visão,

tanto macro quanto micro, do conjunto de projetos;

O PROJETO

• Benefícios da Implantação do PMO • Melhoria do desempenho do país através do alinhamento

dos projetos com o planejamento estratégico, objetivos e metas do mesmo;

• Melhor e maior controle da alta administração sobre o país;

• Minimização dos riscos de fracassos dos projetos através do gerenciamento de riscos (prevenção e tratamento dos riscos);

O PROJETO

• Benefícios da Implantação do PMO

• Previsibilidade dos orçamentos dos projetos, com redução de retrabalhos e de custos com inúmeros aditivos de contratos firmados com terceiros;

• Melhoria da visão estratégica que proporcionará maior assertividade

na tomada de decisões do governo lisarbeano;

• Melhoria na gestão do conhecimento através da geração de um banco de dados de lições aprendidas para o país LISARB, que poderá ser consultado a fim de evitar cometer os mesmos erros;

O PROJETO

• Benefícios da Implantação do PMO

• Redução das ameaças (ambiente externo) e eliminação das

fraquezas (ambiente interno);

• Aumento da competividade do país – maior efetividade

(eficiência + eficácia) para atingir os objetivos estratégicos;

• Amento da qualidade, do impacto positivo e da visibilidade dos

resultados pelo povo lisarbeano, garantindo o aumento da satisfação com o governo;

• Diminuição da burocracia e lentidão no sistema do país;

O PROJETO

• Benefícios da Implantação do PMO

• Agilidade e redução de erros nas prestações de contas dos

recursos utilizados;

• Gerenciamento adequado dos recursos públicos – maior

racionalidade e transparência na aplicação desses recursos;

• Contribuirá para o desenvolvimento econômico sustentável do

país, o que poderá: atrair investimentos nacionais e estrangeiros; diminuir o risco-país; melhorar distribuição de renda e melhoria da qualidade de vida dos lisarbeanos.

O PROJETO

• Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB

• Aliança por um Lisarb mais justo;

• Política cidadã baseado em princípios e valores;

• Educação para a sociedade do conhecimento;

• Economia para uma sociedade sustentável;

• Proteção social;

• Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;

• Cultura fortalecimento da diversidade;

• Política externa para o século 21;

• Combate a corrupção;

• Projetos Propostos

• Fortaleza Digital

• Educação sem fronteiras

• Carbono bom

• Eco Lisarb

• Justiça Leve

• Mobilidade 10

• Lisarb sem fronteiras

• Educação para todos

• Educação de qualidade

• Criança na escola

• Lisarb limpa

• SOS Lisarb

• Xô Poluição

• Paz para Lisarb

• Segurança para todos

• Policia cidadã

• Estou seguro

• Lisarb para todos

• Droga nunca mais

• Qualidade de vida

• Sustentabilidade em duas rodas

• Fala povo

• Lisarb livre!

• Corrupção Zero

O PROJETO

• Categorização dos Projetos A Categorização do projeto está relacionada aos objetivos do

planejamento estratégico de Lisarb, sendo de acordo com as

necessidades de projetos para o País.

• Categorias:

• Projetos Educacionais

• Projetos de Sustentabilidade

• Projetos de Segurança

• Projetos Sócio-políticos

O PROJETO

• Categorização dos Projetos Projetos

Educacionais

Projetos de

Sustentabilidade

Projetos de

Segurança

Projetos Sócio-

Políticos

Fortaleza Digital Sustentabilidade

em duas rodas Paz para Lisarb Mobilidade 10

Educação sem

fronteiras Carbono bom Justiça leve

Lisarb sem

fronteiras

Educação para

todos Lisarb limpa

Segurança para

todos Droga nunca mais

Educação de

qualidade Eco Lisarb Polícia cidadã Qualidade de vida

Criança na escola SOS Lisarb Lisarb para todos Fala povo

Xô poluição Estou seguro Lisarb livre!

Corrupção zero

O PROJETO

• Critérios de aceitação e pesos atribuídos:

• Ordem dos critérios de desempate:

CRITÉRIO JUSTIFICATIVA PESO

PRAZO Deverão ter prazo inferior a 4 anos. 1

PÚBLICO Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 2

VIABILIDADE Custo dos projetos. Quando menor o custo, maior a

viabilidade. 3

RETORNO SOCIAL Projeto com maior visibilidade junto ao eleitorado. 4

O PROJETO

1 – Viabilidade;

2 – Retorno Social;

3 – Prazo;

4 – Público;

• Classificação dos Projetos

O PROJETO

PROJETOS/CRITÉRIOS

PROJ. 01 PROJ. 02 PROJ. 03 PROJ. 04 PROJ. 05 PROJ. 06 PROJ. 07 PROJ. 08 PROJ. 09 PROJ. 10 PROJ. 11 PROJ. 12

MOBILIDADE 10

LISARB SEM FRONTEIRAS

JUSTIÇA LEVE LISARB PARA

TODOS

POLÍCIA CIDADÃ

XÔ POLUIÇÃO FORTALEZA

DIGITAL

EDUCAÇÃO SEM

FRONTEIRAS

CARBONO BOM

EDUCAÇÃO PARA TODOS

EDUCAÇÃO DE

QUALIDADE

CRIANÇA NA ESCOLA

CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

PRAZO 1 5 5 4 4 5 5 6 6 6 6 4 4 5 5 5 5 7 7 7 7 8 8 9 9

PÚBLICO 2 10 20 3 6 5 10 7 14 7 14 7 14 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16 8 16

VIABILIDADE 3 5 15 0 0 10 30 5 15 5 15 0 0 5 15 5 15 5 15 10 30 10 30 8 24

RETORNO SOCIAL 4 10 40 7 28 8 32 7 28 6 24 7 28 7 28 6 24 7 28 8 32 6 24 6 24

∑notas 80 38 77 63 59 46 64 60 66 85 78 73

PROJETOS/CRITÉRIOS

PROJ. 13 PROJ. 14 PROJ. 15 PROJ. 16 PROJ. 17 PROJ. 18 PROJ. 19 PROJ. 20 PROJ. 21 PROJ. 22 PROJ. 23 PROJ. 24

LISARB LIMPA SOS LISARB PAZ PARA

LISARB

SEGURANÇA PARA TODOS

ESTOU SEGURO

DROGA NUNCA MAIS

QUALIDADE DE VIDA

SUSTENTABILIDADE EM

DUAS RODAS

FALA POVO LISARB LIVRE CORRUPÇÃO

ZERO ECO LISARB

CRITÉRIO PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

PRAZO 1 10 10 5 5 5 5 10 10 5 5 5 5 7 7 3 3 2 2 10 10 6 6 6 6

PÚBLICO 2 10 20 2 4 3 6 3 6 4 8 6 12 9 18 7 14 8 16 9 18 10 20 10 20

VIABILIDADE 3 3 9 4 12 5 15 6 18 8 24 9 27 5 15 4 12 4 12 3 9 2 6 2 6

RETORNO SOCIAL 4 6 24 7 28 5 20 4 16 6 24 7 28 7 28 6 24 5 20 4 16 3 12 2 8

∑notas 63 49 46 50 61 72 68 53 50 53 44 40

• Priorização dos Projetos

O PROJETO

PROJETO MÉDIA VIABILIDADE CATEGORIA PRIORIDADE

EDUCAÇÃO PARA TODOS 85 30 Projetos Educacionais 1

MOBILIDADE 10 80 15 Projetos Sócio- Políticos 2

EDUCAÇÃO DE QUALIDADE 78 30 Projetos Educacionais 3

JUSTIÇA LEVE 77 30 Projetos de Segurança 4

CRIANÇA NA ESCOLA 73 24 Projetos Educacionais 5

DROGA NUNCA MAIS 72 27 Projetos Sócio- Políticos 6

QUALIDADE DE VIDA 68 15 Projetos Sócio- Políticos 7

CARBONO BOM 66 15 Projetos de Sustentabilidade 8

FORTALEZA DIGITAL 64 15 Projetos Educacionais 9

LISARB PARA TODOS 63 15 Projetos de Segurança 10

LISARB LIMPA 63 9 Projetos de Sustentabilidade 11

ESTOU SEGURO 61 24 Projetos de Segurança 12

EDUCAÇÃO SEM FRONTEIRAS 60 15 Projetos Educacionais 13

POLÍCIA CIDADÃ 59 15 Projetos de Segurança 14

SUSTENTABILIDADE EM DUAS RODAS 53 12 Projetos de Sustentabilidade 15

LISARB LIVRE 53 9 Projetos Sócio- Políticos 16

SEGURANÇA PARA TODOS 50 18 Projetos de Segurança 17

FALA POVO 50 12 Projetos Sócio- Políticos 18

SOS LISARB 49 12 Projetos de Sustentabilidade 19

PAZ PARA LISARB 46 15 Projetos de Segurança 20

XÔ POLUIÇÃO 46 0 Projetos de Sustentabilidade 21

CORRUPÇÃO ZERO 44 6 Projetos Sócio- Políticos 22

ECO LISARB 40 6 Projetos de Sustentabilidade 23

LISARB SEM FRONTEIRAS 38 0 Projetos Sócio- Políticos 24

• Balanceamento do Portfólio

O PROJETO

Legenda: Categoria dos projetos

Projetos

• Nível de Maturidade

O PROJETO

LISARB

69 pontos

(Método de Maturidade

Marco Antonio Coghi)

CLASSIFICAÇÃO (conforme MMMAC)

Acima de 160

pontos

Nível 5

Entre 121 e

160 pontos

Nivel 4

Entre 81 e 120

pontos

Nível 3

Entre 41 e 80

pontos Nível 2

Entre 10 e 41

pontos

Nível 1

O PROJETO

LISARB – Maturidade Nível 2

Características:

• Conhecimento básico de gerenciamento de projetos com utilização de

linguagem comum;

• Necessidade de definir processos comuns para o gerenciamento dos

projetos;

• Reconhecimento da importância do gerenciamento profissional de projetos

para alcance dos resultados estratégicos;

• Necessidade de difusão de conhecimento em gerenciamento de projetos.;

• Os fracassos ainda são muito comuns nos projetos;

Serão implantados dois níveis de PMO:

O PROJETO

PMO nível 2 Métodos e

Procedimentos Estação Meteorológica

(Weather Station)

Nível Hierárquico Função Modelo

PMO nível 3 Integração com o

Negócio Torre de Controle (Control Tower)

O PROJETO

• Somente o PMO nível 3 não teria êxito devido ao baixo nível de maturidade, uma vez que não se conseguiria difundir adequadamente os conhecimentos;

• Somente PMO nível 1 seria um risco alto, devido ao tamanho da carteira de projetos, pois trata-se de um país e, não haveria uma unidade;

• O PMO nível 2, sozinho, traria um resultado razoável, mas aliado ao PMO nível 3, trará resultados mais palpáveis, pois envolveremos a alta administração (nível estratégico) mais o nível tático (que coordenará o operacional);

O PROJETO

• Grandes mudanças tem um impacto mais efetivo quando envolvem, também, a alta administração porque ela será imposta a toda a organização através das estratégias da mesma;

• O PMO nível 2 terá a função de incorporar as melhores práticas através do planejamento, execução e controle da metodologia de gerenciamento de projetos de LISARB; ele fará o acompanhamento e reportará o desempenho para a alta administração, mas sem exercer influência nos projetos;

• O PMO nível 3 terá a função estratégica de integrar todos os envolvidos na mudança, através da tomada de decisão baseada nos relatórios enviados pelo PMO nível 2, a fim de sempre buscar o melhor direcionamento para atingir os objetivos institucionais.

• Profissionais Envolvidos: • Diretor Executivo do projeto

• Gerente de Portfólio de Projetos - GPP

• Analistas PMO’s para auxiliar na elaboração de

documentação.

• Coordenador para cada subprojeto.

• Consultores Especialistas em cada segmento.

• Representantes de todas as esferas de poder do país.

O PROJETO

• Métricas do Sucesso:

Os indicadores a serem utilizados serão:

a) Quantidade de projetos fracassados antes e depois da

implantação do PMO;

b) Nº de projetos em execução em LISARB antes e

depois da implantação do PMO;

c) Avaliação geral da carteira de projetos;

O PROJETO

O PROJETO

• Métricas do Sucesso:

c) Índice de desempenho das entregas (IDE = Nº de

entregas dentro do prazo/Nº total de entregas);

d) Índice de atraso de cronograma (IAC = Nº de projetos

com cronograma atrasado/Nº total de projetos);

e) Índice de estouro do orçamento (IEO = Nº de projetos

com orçamento estourado/Nº total de projetos).

• Fatores Críticos de Sucesso

• Ter apoio do sponsor do projeto (presidente do LISARB);

• Definir matriz de responsabilidades de acordo com as habilidades pessoais da equipe;

• Definir prioridades;

• Propor objetivos SMART;

• Ter recursos humanos e materiais suficientes e adequados disponíveis.

O PROJETO

O PROJETO

• EAP

O PROJETO

• Dicionário EAP

ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO

 1  PLANEJAMENTO

 1.1 Identificar Stakeholders Processo onde são listadas todas as partes

interessadas do projeto

 Pelo menos um representante de cada

ministério do governo de Lisarb

 1.2 Definir SponsorProcesso de definição do patrocinador do

projetoIndicado pelo Presidente

1.3 Agendar ReuniõesElaborar calendário com datas das principais

reuniões do projeto

Todas as datas deve ser avaliadas pelo G.P. para

evitar conflitos com os eventos do calendario

oficial de Lisarb

1.4 Realizar DiagnosticoAplicação da ferramenta MMMAC* para

detecção do nivel de maturidade de Lisarb

A ferramenta deve abranger o maior numero de

projetos realizados em Lisarb

1.5 Definir Objetivo e MetasListar e aprovar junto aos S.H. os objetivos e

metas do projeto

100% dos objetivos e metas de acordo com o

planejamento estrategico do governo de Lisarb

1.6 Mapear VulnerabilidadesIdentificar as principais necessidades do país

LisarbAbranger os principais itens do plano de governo

2 PREPARAÇÃO

2.1Apesentar Plano de

GerenciamentoDivulgar o plano de genciamento aos S.H.

Aprovação do plano de gerenciamento pelo

sponsor

2.2Adotar Metodologia Unificada

para G.P.

Adequar a metodologia de G.P. de acordo com

o nivel de maturidade identificado

Metodologia fundamentada nas boas praticas de

G.P.

2.3 Formar Equipe de TrabalhoSeleção de profissionais exparientes para

compor a equipe de G.P.

Os lideres das celulas de trabalho deve ser

profissionais certificados

2.4 Definir MetricasDesenvolver indicadores para medir a evolução

do projeto

A alimentação dos indicadores deve ser feita

automaticamente por meio do software de G.P.

adotado no projeto

2.5 Validação de OrçamentosApresentar e buscar aprovação dos orçamentos

pelo sponsor Aprovar os orçamentos em ate 15 dias úteis

Projeto PMO em Lisarb

* MMMAC: Modelo de Maturidade Marco Coghi

O PROJETO

• Dicionário EAP ID TAREFA DA EAP DESCRIÇÃO CRITERIOS DE ACEITAÇÃO

3 EXECUÇÃO

3.1 IdentificaçãoLevantar e enumerar os projetos elegiveis de

Lisarb

Todos os projetos devem atender os requisitos

do item 1.5

3.2 Categorização Definir categorias para enquadrar os projetos Quantas categorias forem necessarias

3.3 Avaliação Definir criterios e pesos para avaliar os projetosUtilizar pelo menos 4 criterios para avaliação e 4

para desempate

3.4 SeleçãoSelecionar os projetos com maior nota de

avalaiaçãoPelo menos 3 projetos de cada categoria

3.5 PriorizaçãoEleger os projetos de maior necessidade e

viabilidade para o governo de Lisarb

Os projetos devem ter prazo de duração menor

ou igual ao tempo de governo da atual

presidência de Lisarb

3.6 BalanceamentoDistribuir os projetos de acordo com os

objetivos definidosAlcançar a maior equalização possivel

3.7 AutorizaçãoAceite do sponsor aos projetos eleitos no item

3.5Aceite e autoização do sponsor

4MONITORAMENTO E

CONTROLE

4.1Acompanhamento de

Indicadores

Verificação dos indicadores de desempenho

definidos no item 2.4

Serão considerados como positivos os indices

iguais ou maiores que 70%

4.2 Avaliar Impactos de MudançasAvaliar os principais impactos de mudanças

decorrentes dos projetos em execução

Aceite do sponsor após reavaliação do plano de

G.P.

5 ENCERRAMENTO

5.1Adicionar Lições Aprendidas

ao Banco

Criar e alimentar um banco de lições

aprendidas para historico e consulta em futuros

projetos

Todas as alterações que gerarem impacto nos

projetos deveram ir para o banco

5.2 Divulgar RelatóriosApresentar os relatórios de todos os projetos

concluídos aos S.H.

Seram considerados concluídos os projetos que

tiverem o aceite final do sponsor do projeto

Projeto PMO em Lisarb

Contato

Lucimeire Souza

lucimeire_souza@hotmail.com

Obrigado!