PODER EXECUTIVO PREFEITURA DE JARU Controladoria...

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PODER EXECUTIVO PREFEITURA DE JARU

Controladoria Geral do Município de Jaru

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Fluxograma 02/CGM/2017

A Controladoria Geral do Município - CGM, na qualidade de Coordenadora

do Sistema de Controles Interno do Município, nos termos da Decisão Normativa

02/2016/TCER, Lei Municipal n° 2140/GP/2017, e consoante aos artigos 31, 70 e 74 da

Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, no exercício de suas

prerrogativas legais, expõe:

Considerando a necessidade de aperfeiçoamento e valorização dos

mecanismos de controle interno incidentes sobre a gestão municipal.

Considerando a necessidade de organização das atividades a serem

desenvolvidas, não de forma exaustiva, pela Controladoria Geral do Município, de acordo

com da Lei Municipal n. 2140/GP/2017, expõe fluxograma de procedimentos

administrativos para tramitação de processo de despesa:

O termo de referência deverá conter os seguintes elementos:

Justificar a necessidade da aquisição;

Definir o objeto de forma precisa, suficiente e clara;

Avaliar o custo para a Administração, diante de orçamento detalhado, considerando preços praticados no mercado. Fica a tabela de preços referenciais do Governo do Estado de Rondônia definida como ferramenta de pesquisa de parâmetro de preço oficial para a Prefeitura de Jaru, na impossibilidade de utilizar a tabela de preços citada, em razão das peculiaridades do mercado regional, poderá o responsável pela pesquisa de preço, comprovar o preço de mercado, através da metodologia de cotações com fornecedores e atas de registro de preços da Administração Pública, de forma a possibilitar a estimativa real possível), ou outros meios recomendados pelo TCE ou TCU;

Compreende ao setor de compras coordenar, os procedimentos de compras no âmbito da Administração Pública Municipal.

Departamento de Compras

O setor de compras deverá recepcionar Pedido de Material/Serviços (anexo III deste fluxograma) da Secretaria de Origem, acompanhada de planilha contendo valores quantitativos e qualitativos referente ao pedido de bens ou serviços. Após recebimento da referida documentação, caberá ao departamento, consolidar as informações das Secretarias (quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços), realizar as cotações de preços, elaborar, elaborar Termo de Referência e encaminhar Comunicação Interna ao Gabinete do Prefeito para autorização da abertura do Processo Administrativo.

É de bom alvitre destacar que o departamento de compras deverá acompanhar proativamente o processo até a realização do empenho da despesa, exigindo celeridade nos procedimentos.


Gabinete do Prefeito Deliberar sobre abertura ou não do Processo administrativo

Emitir Nota de Reserva Orçamentária

Departamento de Planejamento

A minuta de edital deverá ser elaborada contendo os seguintes elementos:

Fixar as condições necessárias à participação dos licitantes;

Desenvolvimento da licitação e à futura contratação, e;

Demais regras insertas no art. 40 da lei 8.666/1993.

Comissão Permanente de Licitação - CPL

Assessoria Jurídica, para análise e emissão de parecer quanto à minuta de edital e seus anexos

Qualquer modificação no edital que interfira nas condições de execução do objeto o mesmo deve ser submetido novamente a Assessoria Jurídica.

Comissão Permanente de Licitação - CPL

O procedimento licitatório deverá está instruído com os seguintes documentos:

Edital e respectivos anexos; Comprovante das publicações do edital resumido; Ato de designação do pregoeiro e equipe de apoio; Original das propostas e dos documentos que as instruírem; Atos de adjudicação do objeto da licitação; Recursos eventualmente apresentados pelos licitantes e respectivas manifestação e decisões; Despacho de anulação ou de revogação da licitação, quando for o caso, fundamentado circunstanciadamente; Ata do pregão; Demais documentos relativos à licitação.

PROCEDIMENTO DE LICITAÇÃO

Divulgação do edital, prazo de 8 dias uteis (art. 4º V, Lei 10.520/2002)

Credenciamento:

Avaliar os dados do representante que constam da procuração conferem com o documento de identidade apresentado;

Avaliar se o ramo de atividade da empresa é compatível com o objeto do edital;

Avaliar se quem assinou a procuração tem poderes para tal (verificar cláusula do contrato social que discrimina os poderes de cada um dos sócios);

Licitantes, pregoeiros e equipe de apoio conferem os documentos de credenciamento e rubricam antes da abertura das propostas.

Pregoeiro declara aberta a sessão

Para prestação de serviços e entrega de bens de forma parcelada, deverá ser estabelecido prazo para a execução do contrato;

Estabelecer critérios de aceitação das propostas; e

Outras.


Recebimento de Documentos Pregoeiro e Equipe de apoio recebem:

Declarações (habilitação – art. 4º, Lei 10.520/2002 e ME/EPP – art. 3º, LC 123);

Envelopes (proposta + documentação);

Ausência da declaração de habilitação – diligência ou impedimento de participar.

Abertura de envelopes – proposta e análise da conformidade das propostas aos requisitos do edital;

Objeto (descrição do objeto, validade das propostas, prazo de entrega).

Seleção de Lançadores;

Critério dos 10% ou, na inexistência de três proponentes dentro da primeira regra, seleciona as 3 melhores propostas.

Etapa de lances verbais Os classificados são convocados individualmente na ordem decrescente de preços para apresentarem lances distintos e decrescentes. Não cabe retratação dos lances ofertados.

Duas ou mais empresas apresentarem o mesmo valor escrito: efetuar sorteio p/ determinar a ordem de oferta dos lances;

Vedado lance verbal que vise ao empate.

Etapa de lances verbais Os classificados são convocados individualmente na ordem decrescente de preços para apresentarem lances distintos e decrescentes. Não cabe retratação dos lances ofertados.

Duas ou mais empresas apresentarem o mesmo valor escrito: efetuar sorteio p/ determinar a ordem de oferta dos lances;

Vedado lance verbal que vise ao empate.

Decidir motivadamente a respeito da aceitabilidade da proposta classificada em primeiro lugar

Habilitação:

Abertura do envelope de habilitação e análise da documentação apenas da primeira classificada.


Regularização fiscal tardia LC (2 dias úteis prorrogáveis por igual período a pedido da licitante);

Regularizada: habilita e declara a licitante vencedora;

Não regularizada: inabilita e refaz a ordem classificatória.

Declaração do vencedor

Fase recursal:

1ª fase: imediato e motivado sob pena de decadência, registrando-se em ata as razões citadas pelo licitante;

2ª fase: prazo de 3dias para interpor razões de recurso por escrito + 3 dias para contrarrazões.

Adjudicação e Homologação:

Não havendo recurso – Pregoeiro adjudica e confecciona a ata da sessão – Autoridade Competente Homologa;

Havendo recurso – Autoridade Competente Adjudica e Homologa, após a fase recursal.

Fase recursal:

1ª fase: imediato e motivado sob pena de decadência, registrando-se em ata as razões citadas pelo licitante;

2ª fase: prazo de 3dias para interpor razões de recurso por escrito + 3 dias para contrarrazões.

Departamento de Contabilidade

O Departamento de Contabilidade deverá emitir Nota de Empenho e caso tenha minuta de contrato anexado ao edital, o processo deverá ser encaminhado ao Departamento de Contratos.

Homologação pela Autoridade Superior

Não havendo recurso – Pregoeiro adjudica e confecciona a ata da sessão – Autoridade Competente Homologa;

Havendo recurso – Autoridade Competente Adjudica e Homologa, após a fase recursal.


O Departamento de Compras elaborará despacho encaminhando o processo a Contabilidade que deverá ser acompanhado dos seguintes documentos:

Nota Fiscal atestada por comissão, no mínimo 3 (três) membros; Termo de Recebimento Provisório e definitivo, conforme anexo II desse fluxograma; Certidões que comprove a regularidade durante a execução do contrato, sendo elas:

Certidão Negativa Tributos Federais e Contribuições Sociais;

Certidão Negativa de Tributos Estaduais;

Certidão Negativa de Tributos Municipais;

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, e;

Certificado de Regularidade FGTS.

Demais documentos exigíveis conforme contrato ou característica do objeto.

Emitir Nota de Liquidação Art. 62 da Lei Federal n° 4.320/1964

Emitir Ordem de Pagamento, conforme Anexo I desse fluxograma

Art. 64 da Lei Federal n° 4.320/1964

Efetuar pagamento ao favorecido

Art. 5º da lei 8.666/1993

O pagamento deve obedecer rigorosamente à ordem cronológica datas e suas exigibilidades. Após efetuar pagamento o processo deverá ser encaminhado ao Departamento de Compras

Departamento de Contratos

Após celebrar contrato e dar publicidade ao extrato, o processo deverá ser encaminhado ao Departamento de Compras.


O Departamento de Compras deverá emitir Ordem de Fornecimento (anexo I desse fluxograma) e encaminhar o processo ao Departamento de almoxarifado

Departamento de Almoxarifado

O Departamento de Almoxarifado receberá o bem, elaborará Termo de Recebimento (anexo II desse fluxograma) e encaminhará o processo ao Departamento de Compras.



Releva salientar que, em caso de dúvidas quanto aos aspectos técnicos,

formais e legais sobre procedimentos de despesas, poderá o órgão solicitar desta

Controladoria Geral a análise do procedimento com emissão de parecer, entretanto, deve

o requisitante elaborar despacho de forma objetiva, sucinta e clara quando as dúvidas a

serem esclarecidas.

Ressaltamos que este fluxograma tem por objetivo orientar os órgãos quanto

aos procedimentos para o setor de compras. É importante destacar que os procedimentos

acima são meramente exemplificativos, vez que, são os ritos mínimos exigidos, podendo

algumas lacunas serem preenchidas no andamento do procedimento.

Por fim, recomendamos aos agentes envolvidos no processo que observem

as demais normas de direitos administrativos, entre elas podemos citar a Constituição

Federal, Lei Nacional 8.666/1993, Lei Nacional 4.320/1964, Lei Nacional 101/2000, Lei

Nacional 10.520/2002, Decreto Municipal 5.221/GP/2008 e demais atos e instruções que

dispõe sobre procedimentos de compras.

Jaru, 11 de Agosto de 2017

Gimael Cardoso Silva Controlador Geral do Município

Decreto 252/GP/2017

Edição 2017


ANEXO I

ORDEM DE FORNECIMENTO Nº __________

CONTRATANTE:

CONTRATADA:

PREGÃO/ARP:

OBJETO:

PROCESSO:

EMPENHO:

O Departamento de Compras da Prefeitura de Jaru "autoriza através da

presente Ordem de Fornecimento (OF), a empresa NOME DA EMPRESA, sita a Av.

NOME DA RUA OU AVENIDA, NÚMERO –CEP: 78 890-000 – JARU - RO, Telefone (69)

3521-0000, CNPJ n.º CNP DA EMPRESA, a fornecer os Materiais de Expedientes e

locais de entrega conforme lista de pedido em anexo.

VALOR DA ORDEM

O valor total da Ordem de Fornecimento é de R$ ___________

(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx).

PRAZO DE ENTREGA

Conforme cláusula XXXXXXXX do Contrato

Os prazos máximos para entrega, a contar da emissão da ordem de

fornecimento, são de 15 (quinze e cinco) dias.

ESTADO DE RONDÔNIA PREFEITURA DE JARU

DEPARTAMENTO DE COMPRAS


O descumprimento do prazo acima estipulado ensejará penalidade a

empresa contratada, conforme cláusula XXXXXXXXXXXX

LOCAL DA ENTREGA

Conforme cláusula XXXXXXXXXX do Contrato

O fornecimento do material de expediente deverá ser feito no Almoxarifado

Central da Prefeitura de Jaru, de segunda a sexta–feira das 07h:30min às 11h:30min e

das 13h:30min às 17h:30min, respeitando sempre o período de almoço das 11h:30min às

13h:30min, correndo por conta da Contratada as despesas de seguros, transporte,

tributos, encargos trabalhistas e previdenciários decorrentes do fornecimento.

CONDIÇÃOS DE PAGAMENTO

Conforme cláusula XXXXXXXX

§ 3º O pagamento será efetuado no prazo de até 30 (trinta) dias corridos, a

partir o recebimento definitivo do bem, obedecida à ordem cronológica de sua

exigibilidade.

§ 4º - O pagamento estará condicionado a apresentação da Nota

Fiscal/Fatura, em nome da empresa, encaminhado em duas vias, juntamente as

seguintes certidões:

Certidão Negativa de Débitos Federais/Previdenciários;

Certidão Negativa de Débitos Estaduais;

Certidão Negativa de Débitos Municipais;

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

Certificado de Regularidade FGTS.

A Nota Fiscal obrigatoriamente deverá constar:

nº do contrato;

nº da nota de empenho;

nº do processo;

nº da ordem de fornecimento.

CONDIÇÕES DE RCEBIMENTO


Conforme Cláusula XXXXXXXXX do contrato

Por ocasião da entrega a CONTRATADA deverá colher no comprovante

respectivo à data, o nome, o cargo, a assinatura e o número do Registro Geral RG,

emitido pela Secretaria de Segurança Pública, do servidor do CONTRATANTE

responsável pelo recebimento.

Pelo descumprimento de quaisquer das condições aqui estabelecidas, ficará

o CONTRATANTE sujeito ás penalidades previstas nas cláusulas XXXXXXXXX do

contrato nº XXX/201X.


Nome do resp. pelo setor de compras

Diretor(a) de Compras

Data da emissão __/__/____

Nome do Responsável pela empresa

Nome da empresa

Data do recebimento __/__/____


ANEXO II

TERMO DE RECEBIMENTO DE PRODUTO/SERVIÇO (TRPS) Nº: __________

1. IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO <Identificar a pessoa ou integrantes da comissão responsável pelo recebimento do produto/serviços.>

Nome do responsável(is) Cargo / Função Telefone(s) E-mail Data de

recebimento

2. IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA <Identificar a pessoa responsável pela entrega e/ou realização do produto ou serviço.>

Nome Cargo / Função Telefone(s) E-mail

3. IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA RESPONSÁVEL PELA ENTREGA <Identificar a empresa responsável pela entrega e/ou realização do produto ou serviço.>

Nome Telefone(s) E-mail

4. DADOS DA NOTA FISCAL <inserir dados da nota fiscal.>

Número Valor Chave da Nota

5. TIPO DE RECEBIMENTO <Indicar se o produto/serviço foi recebido provisoriamente, definitivamente ou não recebido.>

Recebimento Parcial

Recebimento Provisório

Recebimento Definitivo

6. RELAÇÃO DO PRODUTOS/SERVIÇOS ENTREGUES <Discriminar todos os produtos/serviços que foram entregues.>

Item Descrição do produto/serviço

7. OBSERVAÇÕES DO RECEBIMENTO <Escrever justificativa do recebimento provisório ou definitivo do produto/serviço.>


NOME DA SECRETARIA REQUISITANTE


8. DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO <declarar ter recebido produto barra serviço nos termos do contrato ou documento congênere>

Exemplo: Por este instrumento, os servidores abaixo identificados atestam, para fins de cumprimento do disposto no §8º do art. 15 da

Lei Federal n. 8.666/1993, que o(s) serviço(s) ou bem(ns) integrantes da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens acima

identificada possui(em) qualidade compatível com a especificada no Termo de Referência / Projeto Básico do Contrato supracitado.

9. ASSINATURA <Inserir o(s) nome(s) do(s) responsável(is) por assinar Termo de Recebimento de Produto/Serviço (TRPS).>

Nome: <Nome do responsável>



Cargo/Função: <Nome do cargo ou função>



Data: <dd/mm/aaaa> Data: <dd/mm/aaaa> Data: <dd/mm/aaaa>


ANEXO III

PEDIDO DE MATERIAL OU SERVIÇO – PMS

NÚMERO DA PMS

SEC. DE ORIGEM

SETOR DE DESTINO

DATA DA ELABORAÇÃO

Solicito providenciar a aquisição dos materiais abaixo relacionados, tendo

em vista a necessidade dos mesmos para o desenvolvimento dos trabalhos na Secretaria.

ITEM DESCRIÇÃO UNIDADE QUANTIDADE

1 AÇÚCAR, Apresentação: cristal, Embalagem: primária plástica, Características Adicionais: de 1ª qualidade, Unidade de Fornecimento: pacote com 1 kg

KG 10

2 ARROZ, Apresentação: agulhinha, longo fino, polido, Tipo: 1, Embalagem: primária plástica, Unidade de Fornecimento: pacote com 5 kg

PCT 5

3 FEIJÃO, Grupo: preto, Tipo: 1, Unidade de Fornecimento: pacote com 1 kg, Características Adicionais: produto próprio para consumo humano e em conformidade com a legislação em vigor.

PCT 3

4

BISCOITO INTEGRAL, Tipo: Cream cracker integral; Composição: Farinha de trigo enriquecida com ferro e ácido fólico, gordura vegetal, margarina, extrato de malte, sal, açúcar, amido, soro de leite em pó, fermento biológico, estabilizante lecitina de soja, aromatizante; Contém glúten; Unidade de Fornecimento: pacote com 400gr.

UN 15

PORQUE COMPRAR

Devem ser especificadas as razões da compra.

PRA QUEM COMPRAR

Devem ser especificado para quais órgãos estão sendo realizada a compra.

A COMPRA É PARA ATENDER POR QUANTO TEMPO

Deve ser colocado neste campo o período que a quantidade demandada vai atender a Secretaria.

QUAL TEMPO QUE A SECRETARIA DISPÕE PARA COMPRA

Deve ser mencionado quanto tempo à secretaria dispõe do protocolo do pedido até a efetiva aquisição.

CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Deve ser informada a classificação orçamentária pela qual ocorrerá a despesa.


_________________________________

Responsável pela elaboração do PMS

_________________________________

Secretário da pasta


NOME DA SECRETARIA REQUISITANTE

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