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Certificação de Software -

Criação de Documentos

Que documentos devem ser assinados?

• Faturas, Faturas-Recibo , Faturas Simplificadas

• Documentos Retificativos: Notas de Crédito e de Débito

• Documentos de Transporte

• Quaisquer outros documentos. Independentemente da sua designação,

que possam ser apresentados ao cliente para conferência de entrega de

mercadorias ou da prestação de serviços. (Nota: Exceto Recibo)

Documentos Certificados

Assinar os documentos significa gerar uma assinatura através de um

algoritmo com base na informação relativa ao documento.

Esta assinatura é gravada na base de dados do programa de faturação com

uma associação direta ao documento.

Para cada documento existirá uma assinatura.

O que significa assinar documentos ?

“Documento emitido para fins de

formação”

No caso de utilização do programa em

modo de formação, os documentos

assim emitidos deverão, em série

especifica, indicar sempre no

cabeçalho, os dados identificativos da

empresa de software ao invés do da

empresa cliente e terão ainda de ter a

expressão:

“Documento emitido para fins de formação”

Menções Específicas

Identificação dos documentos

Emissão de forma cronológica, datados e numerados de forma progressiva e continua,

dentro de cada série, por período não inferior a um ano fiscal

Referência entre documentos I

As faturas, documentos de movimentação de mercadorias, documentos de conferência de

entrega de mercadorias ou de prestação de serviços apresentados ao cliente, que tiveram

origem noutros documentos emitidos devem conter a identificação desse documentos

EXEMPLO:

Outros Requisitos

Guia de Remessa Fatura

Referência entre documentos II

Os documentos retificativos de faturas devem conter a identificação do documento

retificado.

EXEMPLO:

Outros Requisitos

Fatura Nota de Crédito

Código identificador da série

O código identificador da série deve ser especifico e não pode ser repetido no

mesmo contribuinte, para o mesmo tipo de documento, de modo a identificar

univocamente cada documento emitido.

Outros Requisitos

Série Descontinuada

Se a utilização de uma série for descontinuada, a aplicação deve inibir a sua

utilização, não podendo de forma alguma, apagar qualquer informação relativa à

mesma.

Outros Requisitos

Impressão de documentos antes da sua finalização

Nenhum documento em estado de preparação ou pré-visualização poderá

ser impresso em momento anterior à sua finalização e assinatura.

No ERP PRIMAVERA a impressão do documento é sempre precedida de

gravação na base dados.

Alteração de dados fiscalmente relevantes

A aplicação não pode permitir que num documento já assinado seja

alterada qualquer informação fiscalmente relevante.

Outros Requisitos

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Certificação de Software -

Identificação de Documentos

Em que cenários se pode aplicar?

A integração de documentos originários de outras aplicações tem

aplicação, essencialmente, nos casos de:

• Faturação em sistemas descentralizados

• Faturação em sistemas móveis

Documento Originários de outra aplicações

Quais são os principais requisitos aplicáveis a este cenário?

Os principais requisitos aplicáveis a este cenário são:

• Assinatura dos documentos: é da responsabilidade das soluções

originais

• Série/Tipo de documentos: não pode conter documentos com diferentes

origens (exemplo: conter documentos criados no sistema e importados

de um sistema externo numa mesma série/tipo de documento de

faturação)

• Série de documentos: distinta e autónoma

Documento Originários de outra aplicações

O que são documentos emitidos manualmente?

São documentos processados manualmente em impressos emitidos em

tipografias autorizadas.

Que documentos são considerados?

• Faturas

• Documentos Retificativos (NC, ND)

• Documentos de Transporte

Documento Emitidos Manualmente

Que requisitos devem ser observados?

• Integração em série especifica criada para o efeito

• Série com periocidade anual ou superior

• Numeração sequencial própria

NOTA: Na impressão surgirá a menção “Cópia de Documento Original”

Documento Emitidos Manualmente

Quais os cenários em que isto acontece?

Em cenários de inoperacionalidade de sistema

Quais os principais requisitos a observar?

• Encerramento das séries em utilização e criada nova

• Integração dos documentos em série especifica anual e com numeração

sequencial própria

Documentos que não integram Backups

O que são documentos que não integram backups?

São documentos que embora impressos e eventualmente entregues a

clientes não constam da ultima cópia de segurança

Nesse caso quais os passos a seguir?

• Confirmar a existência de documentos emitidos mas que não constam

da cópia de segurança

• Repor a base de dados

• Inativar a série ou séries anteriores e criar novas

• Criar uma série nova de recuperação de documentos

Documentos que não integram Backups

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Certificação de Software -

Outros Requisitos de Certificação

Eventos de Sistema

Histórico das notificações criticas ou importantes que o utilizador pode

consultar e que não podem ser removidas:

Mecanismos de notificações

• Criticas, devem ser justificadas e fechadas

• Importantes, podem ser lidas e arquivadas

• O Super administrador é notificado:

• Imediatamente por E-mail

• É obrigatória a configuração do servidor de E-mail

• Na abertura do administrador de forma recorrente, ou seja, sempre

que tenha notificações novas por resolver

Segurança

Eventos de Sistema

Para consultar os eventos do sistema:

• Aceder a Administrador | Utilitários

• Selecionar Eventos de Sistema

Segurança

Segurança de Passwords

De forma a garantir a qualidade das passwords e melhorar segurança da aplicação

foram implementadas as seguintes melhorias:

• Indicação da qualidade da password

• Cinzenta – Muito fraca (exemplo : password vazia)

• Vermelha – Fraca (exemplo: “arentia”)

• Laranja – Aceitável (exemplo: “arentia*2015”)

• Verde – Forte (exemplo: “*#arentia2015#*”)

NOTA: A nova password não poderá ser igual à anterior

Segurança

Plano de Manutenção

Para assegurar o processo de recuperação de dados é necessário a definição de

uma política de cópias de segurança para empresas produtivas e priempre, de

periodicidade obrigatória:

• Obrigatório para priempre e empresas produtivas

• Validado durante a migração:

• Caso não exista é lançado alerta para o Super Administrador

• Não é permitida a remoção do ultimo plano existente

• Execução a cargo de um processo autónomo, independente da versão do ERP.

Segurança

Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), o que é validado?

Regras Gerais de validação:

• É usada uma fonte de caracteres adequada

• Os campos não estão ocultos ou sobrepostos por elementos gráficos ou outros

campos

• Os campos não ultrapassam os limites físicos da área de impressão

• As fórmulas e expressões que alimentam estes campos são originalmente

distribuídas pela PRIMAVERA

Segurança

Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), o que é validado?

Regras Especificas por tipo de documento, exemplos:

• NIF do Emissor

• Morada do Emissor

• Código Postal do Emissor

• Data dos documentos

• Texto de Certificação AT

Segurança

Validação dos Mapas (Layouts de Impressão), como serão validados?

De forma a que na impressão seja garantido que o mapa é válido de acordo com os

requisitos legais:

Mecanismo de validação:

• Na impressão do mapa

• Na janela de configuração da categoria

Segurança

Arentia, S.A.

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