PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Correspondência

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Procedimentos AdministrativosARQUIVOLOGIA

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, pro-duzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Marilena Leite Paes

• Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são chamados de correspondência;

• Correspondência interna é a correspondência trocada entre setores ou áreas de uma mesma instituição;

• Correspondência externa é aquela trocada entre uma instituição e outras entidade e/ou pessoas físicas;

• Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades da instituição;

• Correspondência particular é a de interesse pessoal de funcionários/ser-vidores da instituição.

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (FUNCAB/SESC-BA) Correspondência é a comunicação escrita, expedida ou recebida por entidades coletivas, pessoas ou famílias. Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio. Quanto ao destino e procedência, as correspondências se classificam em:a. pública e privada.b. ostensiva e sigilosa.

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c. externa e interna.d. primária e secundária.e. corrente e permanente.

ComentárioAs correspondências podem ser trocadas dentro do órgão público ou entre órgãos distintos.

2. (QUADRIX/CRO/GO) Os termos geralmente adotados pela comunidade ar-

quivística brasileira consideram que é uma comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, car-tões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser inter-na ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente.a. correspondênciab. legadoc. dossiêd. catálogoe. processo.

3. (CESPE-UNB/FUNDAC-PB) A correspondência externa é aquela trocada en-tre os órgãos de uma mesma instituição.

ComentárioA correspondência externa é trocada entre órgãos diferentes.

4. (CESPE-UNB/EMBASA) Qualquer espécie de comunicação escrita que cir-cule nos órgãos ou entidades – exceto os processos – é denominada corres-pondência. Quanto à sua natureza, ela pode ser interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. Quanto ao grau de sigilo, a correspondên-cia oficial pode ser ostensiva ou sigilosa.


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ComentárioAtenção à exceção quanto aos processos.

5. (CESPE-UNB/MPS) Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

PROCESSO

Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

Dicionário de Terminologia Arquivística

Portaria 5/2002 – MPOG:

Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres téc-nicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.


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6. (QUADRIX/CRO/PR) Processo é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao escla-recimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de ou-tros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.

ComentárioAtenção ao conceito de processo e sua tramitação.

7. (QUADRIX/FUND.ABC) Qual o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação admi-nistrativa ou judiciária?a. Guia.b. Índice.c. Processo.d. Recolhimento.e. Fundo.

AUTUAÇÃO

Portaria Interministerial 1.677/2015

Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocoliza-dora, visando à formação de processo.

Atenção!A Portaria Interministerial 1.677/2015 revogou a Portaria 5/2002 do MPOG e trouxe novos conceitos e novas formas de tratar correspondências de modo a atualizar informações que já estavam defasadas na portaria anterior.


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• O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;• Todas as folhas são numeradas sequencialmente;• Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;• Os dados básicos são cadastrados em um sistema;• É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da insti-

tuição;• É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.

• O setor de protocolo normalmente fica localizado na entrada do órgão público.

• Exemplo de como devem ser acondicionados os autos do processo.


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NUMERAÇÃO DAS FOLHAS

• A numeração se dará em ordem crescente;• A primeira folha do processo deve ser a número 1;• A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso;• A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha;• Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a nume-

ração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração);• As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As

demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no pro-cesso.

Exemplo de carimbo:

Localização do carimbo na folha:


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Em caso de erro:

QUESTÕES DE CONCURSO

8. (CESPE-UNB/ANCINE) As peças de um processo devem ser numeradas e rubricadas.

9. (CESPE-UNB/STJ) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubri-cadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

ComentárioA numeração das primeiras folhas é de responsabilidade do setor de protocolo, as próximas folhas incluídas ao processo serão numeradas pelos funcionários dos setores que as incluíram.

JUNTADA

• É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da anexação ou apensação.


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ANEXAÇÃO

Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

Atenção!Na anexação pode-se juntar documentos soltos (procedimento mais comum) e até mesmo processos inteiros, de acordo com a necessidade.

APENSAÇÃO

Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

DESAPENSAÇÃO

É a separação de processos anteriormente apensados.Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

Atenção!Para a prova, é importante lembrar que: a anexação é a juntada de documentos em caráter definitivo e a apensação é a juntada em caráter temporário. A separação dos documentos apensados é chamada desapensação. Cuidado com questões que podem trocar esses conceitos com o intuito de confundir o candidato.

10. (QUADRIX/DATAPREV) A juntada por apensação é a reunião de dois ou mais processos que tenham correlação entre si, sem incorporarem-se em definitivo, visando a uniformidade de tratamento em matéria semelhante.

ComentárioApensação: em caráter temporário; anexação: em caráter definitivo.


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11. (CESPE-UNB/IBRAM) Apenso é o documento ou processo juntado a pro-cesso sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

12. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-melhante.

13. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-melhante.

ComentárioCuidado com a inversão de conceitos.

ABERTURA DE NOVOS VOLUMES


É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no máximo, 200 folhas.

Atenção!As folhas são numeradas sequencialmente, ou seja, um novo volume começará da folha 201 e não da folha 01 e assim sucessivamente.


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DESENTRANHAMENTO


Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO


Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

14. (FUNCAB/SOPH-RO) A separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo é conhecida como:a. desapensação.b. diligência.c. despacho.d. desmembramento.e. distribuição.

15. (CESPE-UNB/ANATEL) Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.

ComentárioAtenção ao conceito de desmembramento.

16. (CESPE-UNB/MCT) O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.


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ComentárioCuidado para não confundir os conceitos de desmembramento e desentranhamento.

DILIGÊNCIA


Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complemen-tar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

Portaria 5/2002 - MPOG

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indis-pensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

17. (FUNIVERSA/CEB) No contexto dos procedimentos administrativos, diligência éa. o termo que caracteriza a abertura de um processo.b. a separação física de processos apensados.c. a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver

interesse da Administração ou a pedido do interessado.d. a separação de parte da documentação de um ou mais processos para a

formação de novo processo.e. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalida-

des indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu.

ComentárioDiligência é devolver o processo a uma área anterior para se corrigir alguma falha apontada.


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18. (CESPE-UNB/MI) O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.

ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO


Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja trami-tação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.

São três as situações que implicam no arquivamento de um processo:1) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja pelo atendimento ou

não do pedido realizado pelo requerente;2) Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; ou3) Por decisão motivada de autoridade competente.

19. (CESPE-UNB/FUB) O processo, documento típico das organizações públi-cas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda.


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GABARITO

1. c2. a3. E4. C5. C6. C7. c8. C9. E

10. C11. C12. C13. E14. d15. E16. E17. e18. E19. C

�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.


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