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PROCESSO: GERIR PAGAMENTO DE FOLHA

06/12/2018 Manual de Processos de Trabalho

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Assessoria de Planejamento

SECRETARIA DE FINANÇAS

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1. OBJETIVO

Gerir Pagamento de Folha

2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA

Lei N° 4.320, de 17 de março de 1964.- Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle

dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.

Secretaria de Finanças Responsável: Júlio Dias de Almeida

Versão: 1.0 Data de Emissão: 06/12/2018

Elaborado por: Coordenadoria de Execução Financeira Aprovado por: Ricardo Augusto Nogueira Alves

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3. DESENHO DO PROCESSO

3.1 Gerir Pagamento de Folha

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Descrição das Atividades

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

1- Receber e conferir Folha de Pagamento

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. Receber a folha de pagamento física, entregue pela Coordenadoria de Processamento e da Despesa;

2. Conferir o valor do resumo de crédito por banco da folha com o valor liquidado no sistema SPF;

3. Para a Folha Normal de pagamento de servidores e magistrados, preencher a planilha: Folha de pagamento “ano” que se encontra em: gestão financeira – execução financeira – folha de pagamento ano;

4. Entrar no SPF e selecionar a unidade gestora Tribunal de Justiça;

5. Digitar o número de cada liquidação (LQ) que vem anotada na folha de pagamento física (desconsiderar as LQs de patronal) no sub-menu: nota de liquidação – filtrar – copiar o valor e anotar na planilha;

6. Consultar o valor da pensão alimentícia. Para os servidores ativos: a pensão estará dentro da retenção (RT), buscar pela classificação 2188101-10. No menu retenção – consulta retenção – digitar o número da RT

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escrita na folha física – filtrar – selecionar – visualizar - imprimir o relatório – selecionar o valor da pensão e anotar na planilha. Para os servidores inativos: o valor da pensão alimentícia estará dentro de uma nota de liquidação (NL), no PF 000003, buscar pela classificação 218819901;

7. Confrontar o somatório final da planilha com o resumo de crédito por banco da folha de pagamento.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

2- Emitir a PD

(programação de

desembolso) no Sistema

SPF

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. Obter com a coordenadora a data de pagamento da folha;

2. Entrar no sistema SPF;

3. Emitir a PD para o valor da retenção (RT);

4. No menu execução – retenção – consulta retenção – preencher o número da RT – filtrar – seleciona – emitir PD – preencher data da emissão – preencher os dados bancários: banco, agência, conta da pagadora – seleciona a consignação em questão – finalidade: número e descrição da folha e o número do processo -

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preencher a data de vencimento, CNPJ, dados bancários da favorecida, evento: 900139 e valor da PD – salvar;

5. Imprimir;

6. Emitir a PD para o valor da nota de liquidação (NL);

7. No sub –menu programação de desembolso – consulta programação de desembolso – Criar PD - - preencher os dados bancários da pagadora e favorecida (banco, agência, conta) – finalidade: inserir o nome da consignação, o mês e o número do processo - preencher o evento: 900512 – preencher o Identificador de uso: 0 – a fonte: 100000...- preencher o valor – clicar em adicionar – salvar;

8. Imprimir;

9. Emitir as PDs para cada uma das liquidações (LQ);

10. Entrar no menu Execução - no sub – menu: nota de liquidação – preencher o campo Nota de Liquidação com o número da LQ – filtrar – selecionar o registro – emitir PD;

11. Lançar dados para pagamento: data de emissão → data de vencimento → Finalidade: Repetir os dados que foram lançados da Nota de Liquidação. → Pagadora: Banco/Agência/Conta → favorecido: CNPJ → Banco/Agência/Conta → Evento: 700314 → valor que estiver no Saldo a Programar;

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12. Salvar;

13. Imprimir na versão documentos associados.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

3- Conferir a Programação de Desembolso

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. Conferir a programação de desembolso verificando se foram selecionadas corretamente a conta de débito, a conta de crédito na modalidade Arquivo, e se os demais dados condizem com as informações da Nota de Liquidação;

2. Verificar se os valores preenchidos condizem com o presente na Nota de Liquidação, Retenção ou Nota de Lançamento correspondente;

3. Somar os valores de todas as Programações de Desembolso;

4. Identificar se o valor somado corresponde ao Resumo de Crédito por Banco;

Se os lançamentos efetuados na PD estiverem incorretos, devolver para que seja refeito o documento; se os dados estiverem corretos, ir para as próximas atividades.

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Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

4- Gerar Ordem Bancária

Coordenador de Execução Financeira

1. Entrar no sistema SPF;

2. Entrar no menu execução;

3. Entrar nos sub menus programação de desembolso → Consulta programação de desembolso; Filtros de Pesquisa: data de vencimento e situação pendente;

4. Selecionar a opção filtrar;

5. Selecionar na listagem a programação de desembolso desejada;

6. Clicar em gerar ordem bancária;

7. Anotar o número da ordem bancária no documento de programação de desembolso impresso.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

5- Gerar e Transmitir Arquivos para o Banco

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. Localizar, pela numeração da Folha de Pagamento, o

arquivo para transmitir na pasta: Crédito Bancário

(conselho) ou Crédito Bancário (SGP);

2. Selecionar o arquivo desejado e recortar;

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3. Colar o arquivo na pasta: S:\Gestão

Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC

2018\12 - DEZEMBRO 2018\a mudar data (o ano e o

mês da pasta serão alterados conforme a data de

transmissão);

4. Entrar na pasta: S:\Gestão Financeira\Execução

Financeira\FABIO\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO

2018\enviados ao banco (o ano e o mês da pasta serão

alterados conforme a data de transmissão);

5. Copiar a numeração do último arquivo gerado;

6. No SGF → Financeiro → Utilitários → Arquivos de

Remessa (.REM);

7. Arquivos de Origem → Drive:

S:\\TJMS.JUS.BR\FINANÇAS;

8. Pasta: S:\Gestão Financeira\Execução

Financeira\FABIO\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO

2018\a mudar data (o ano e o mês da pasta serão

alterados conforme a data de transmissão);

9. Listar arquivos: Remessa;

10. Arquivos de Destino → Salvar na Pasta: S:\Gestão

Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC

2018\12 - DEZEMBRO 2018\a enviar (o ano e o mês da

pasta serão alterados conforme a data de transmissão);

11. Núm. Sequencial: deverá ser preenchido com a

numeração do último arquivo gerado;

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12. Nova Data: data em que será liberado o crédito em

conta;

13. Processar;

14. Copiar as informações geradas na tela de

Processamento;

15. Colar as informações de processamento no documento

da pasta: S:\Gestão Financeira \Execução Financeira

\FABIO \CREDIBANC 2018 \ARQUIVOS GERADOS (o

ano da pasta será alterado conforme a data de

transmissão);

16. Abrir o aplicativo do banco → Para sua Empresa →

Acesso à Conta → Usuário e senha → Avançar;

17. Transmissão de Arquivos → Envio de Novos Arquivos

→ Serviços: PAGAMENTO FORNECEDOR → Adicionar

Arquivos;

18. Seleciona o arquivo na pasta: S: \Gestão Financeira

\Execução Financeira \FABIO \CREDIBANC 2018 \12 -

DEZEMBRO 2018 \a enviar (o ano e o mês da pasta

serão alterados conforme a data de transmissão);

19. Confirma → Enviar Arquivos;

20. Recortar os arquivos da pasta: S:\Gestão

Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC

2018\12 - DEZEMBRO 2018\a mudar data (o ano e o

mês da pasta serão alterados conforme a data de

transmissão);

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21. Colar os arquivos na pasta: S:\Gestão

Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC

2018\ARQUIVOS CREDIBANC JÁ ENVIADOS (o ano

da pasta será alterado conforme a data de transmissão);

22. Recortar os arquivos da pasta: Salvar na Pasta:

S:\GestãoFinanceira \Execução Financeira \FABIO

\CREDIBANC 2018\12 - DEZEMBRO 2018\ a enviar (o

ano e o mês da pasta serão alterados conforme a data

de transmissão);

23. Colar os arquivos na pasta: S:\Gestão

Financeira\Execução Financeira\FABIO\CREDIBANC

2018\12 - DEZEMBRO 2018\enviados ao banco (o ano

e o mês da pasta serão alterados conforme a data de

transmissão).

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

6- Imprimir Relatório de Ordens Bancárias

Coordenador de Execução Financeira

1. Entrar no SPF;

2. Entrar no menu execução;

3. Selecionar os sub menus Ordem Bancária → Relatórios → Relatório OB – Conta Não Única;

4. Selecionar informações: Banco do Débito; Tipo de relatório: Relatório de OB's Externas – RE; Data da Relação;

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Situação: PE – Pendente – Não relacionada, não

impressa, não enviada; Gerar Relatório;

5. Imprimir 4 vias do relatório;

6. Carimbar todas as páginas do relatório, de 2 das vias: Carimbo do Diretor da Secretaria de Finanças, no lado esquerdo; e do Presidente do Tribunal de Justiça, no lado direito;

7. Uma via do relatório, sem carimbo, será entregue à Assessoria Técnica Especializada da Secretaria;

8. Uma via do relatório, sem carimbo, será anexada aos documentos de pagamento executados.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

7- Imprimir Listagem de Ordens Bancárias

Coordenador de Execução Financeira

1. Entrar no SPF;

2. Selecionar o menu Execução;

3. Selecionar os sub menus Ordem Bancária →Consultar Ordens Bancárias;

4. Filtros de Pesquisa: Data Inicial e Data Final;

5. Filtrar;

6. Imprimir listagem → Formato: Excel;

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7. Clicar em Concluir;

8. No Excel, excluir colunas, deixando apenas as colunas que contenham: UG Pagadora Nome; Data Pagamento; UG/CPF/CNPJ Favorecido Nome; Finalidade; Valor; Conta de Débito;

9. Imprimir 1 cópia em frente e verso.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

8- Conferir relatórios e encaminhar para assinatura

Diretor de Departamento

1. Conferir relatórios e encaminhar para assinatura.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

9- Assinar Relatório de Ordens Bancárias

Diretor da Secretaria de Finanças

1. Assinar Relatório de Ordens Bancárias.

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Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

10- Assinar Relatório de Ordens Bancárias

Presidente do Tribunal de Justiça

1. Assinar Relatório de Ordens Bancárias

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

11- Receber Relatórios Assinados

Diretor da Secretaria de Finanças

1. Receber os Relatórios de Ordens Bancárias assinados pelo Presidente.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

12- Encaminhar Relatório de Ordens Bancárias ao Banco

Coordenador de Execução Financeira

1. Conferir se todas as páginas foram assinadas pelo Diretor de Secretaria e pelo Presidente do Tribunal de Justiça;

2. Anexar documentos para serem autenticados pelo banco em uma das vias do Relatório de Ordens Bancárias;

3. Encaminhar para o banco as 2 vias do Relatório de Ordens Bancárias, colhendo a assinatura de recebimento em uma das vias para ser arquivada pela Secretaria de Finanças.

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Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

13- Anexar a Ordem Bancária

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. Digitalizar o Relatório de Ordens Bancárias assinado pelo Diretor de Secretaria e pelo Presidente do Tribunal e recebido pelo banco;

2. No SCDPA, entrar no processo de RELATÓRIOS DE ORDENS BANCÁRIAS;

3. Seleciona o menu Juntar Peças → arquivo local → Tipo de peça: Relatório → Descrição: Pagamento (data);

4. Selecionar o documento digitalizado e anexar ao processo administrativo;

5. Os documentos anexados deverão ser assinados digitalmente com o e-Token para que subam no processo e se tornem parte dele;

6. Manter o processo na coordenadoria;

7. Pegar listagem de pagamento diários e separar os pagamentos referentes as folhas de servidores e magistrados;

8. Entrar no SPF;

9. Clica no menu Execução;

10. Clicar nos sub menus Ordem Bancária → Manutenção Ordem Bancária;

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Filtros de Pesquisa: Data Inicial e Data Final;

11. Clicar na opção Filtrar;

12. Selecionar a Ordem Bancária desejada (observar o número da ordem bancária que estará anotada na folha da Programação de Desembolso);

13. Confirmar Envio;

14. Clicar na opção Baixar;

15. No SPF;

16. Selecionar o menu Execução;

17. Selecionas os sub menus: Ordem Bancária → Consultar Ordens Bancárias;

Filtros de Pesquisa: Número da OB;

18. Filtrar;

19. Selecionar ordem bancária;

20. Visualizar;

21. Imprimir em PDF;

22. No SCDPA: selecionar o processo administrativo correspondente que estará no A PROVIDENCIAR;

23. Seleciona o menu Juntar Peças → arquivo local → Tipo de peça: Ordem Bancária → Descrição: Número da Ordem Bancária referente a Folha n. (...);

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24. Selecionar o documento em PDF e anexar ao processo administrativo;

25. Os documentos anexados deverão ser assinados digitalmente com o e-Token para que subam no processo e se tornem parte dele.

Atividade Responsável Procedimentos de Trabalho

14- Encaminhar o processo para Coordenadoria de Expediente

Analista Judiciário da Coordenadoria de Execução

Financeira

1. No sistema SCDPA ir ao ícone: mostrar dados do

processo – ocorrências - clicar no ícone: movimentar;

2. Preencher os campos: Tipo/encaminhamento -

Situação/guardar no armário – Destino/ Coordenadoria

de expediente – confirmar.

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4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Lei N° 4.320, de 17 de março de 1964.- Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle

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