PROGRAMA DE EFICIÊNCIA DO GASTO

Brasília, 07 de fevereiro de 2012

1. IMPORTÂNCIA DA QUALIDADE DO GASTO

Organizações Públicas – Promover o bem estar da sociedade

Organizações Privadas – Ter lucro e ser eficiente

Transformações Sociais e Econômicas contemporâneas na Sociedade :� Demandas Sociais sempre crescentes; � Globalização;� Accountability;� Controle Social;� Crises Financeiras.

Novo Paradigma – agilidade e qualidade dos serviços públicos (modernas práticas de gestão)

XLimitação de Recursos

Demandas Crescentes

Manter o superávit fiscal e promover o desenvolvimento

Melhoria da gestão governamentalBuscar a eficiência do gasto

Fazer mais com menos

PROGRAMA DE EFICIÊNCIA DO GASTO

PEG

� Racionalizar o uso dos recursos públicos;

� Promover uma administração mais eficiente;

� Conscientizar os servidores públicos;

� Incentivar o desenvolvimento de estudos para aprimorar a qualidade do gasto;

� Estimular a troca de boas práticas.

Objetivos do Programa

� Despesas Administrativas - comparáveis entre os órgãos;

� Suporte às despesas finalísticas.

Enfoque do Programa

Apoio Administrativo, Técnico e Operacional Material de Consumo

Serviços de Processamento de Dados Diárias e Passagens

Manutenção de Bens Imóveis Energia Elétrica

Serviços de Telecomunicações Água e Esgoto

Limpeza e Conservação Vigilância

Crescimento Médio Anual: 13,1%

24,4

Exe – 92%

Jud – 5%

Leg – 2%

MPU – 1%

10

Fonte: Siafi – Despesas Liquidadas

Despesas Administrativas – Valores NominaisAplicações Diretas

0,00

50,00

100,00

150,00

200,00

250,00

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

(%)

Inflação Acumulada (IPCA)

Variação Acumulada do PIB (nominal)

Variação Acumulada das Despesas Administrativas (nominal)

Fontes: Siafi – Despesas Liquidadas, IPEADATA, Bacen

Inflação, PIB e Despesas Administrativas

Fonte: Siafi – Despesas Liquidadas

Crescimento Médio Anual das Despesas Administrativas (Valores Nominais):

Fonte: Siafi – Despesas Liquidadas

R$ bilhões

Despesas Administrativas em 2010

Material Farmacológico, Hospitalar e Laboratorial: 3,6 bi (38%)

Material para Produção Industrial: 1,1 bi (12%)

Gêneros de Alimentação: 0,8 bi (8%)

Combustíveis (aviação e automóveis): 0,7 bi (7%)

� Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

� Ministério dos Transportes;

� Ministério da Justiça;

� Ministério da Defesa;

� Ministério da Educação.

Órgãos Clientes

Características:

� Adesão

� Relevância em termos financeiros

Resultados do Projeto-Piloto

Os Ministérios da Defesa, Planejamento e da Educação possibilitaram mais de R$ 100 milhões de ganho ao longo do acompanhamento.

HFA – MD

1,7

Resultado Total

100,4

FNDE –MEC

92,36,4

SRH – MP

TransferênciasTransferências Sentenças Judiciais

Sentenças Judiciais

Mat. e Equip. Médico e Hospitalar

Mat. e Equip. Médico e Hospitalar

R$ milhões

Resultado do Projeto-Piloto

O resultado para o período apresenta-se 10% acima da meta de gasto, mas 16% abaixo do valor histórico dessas despesas (R$ 12,9 milhões).

Resultado acumulado de setembro/08 a agosto/09

Status atual do PEG

Órgãos Participantes: • 21 Universidades Federais;• 12 Institutos Federais; e

• 5 Órgãos do MEC

Despesas: • Energia Elétrica;

• Telefonia Fixa e Móvel; e• Vigilância.

Perspectiva para o PEG

Dentro do Projeto Esplanada Sustentável.

Órgãos Participantes: Todos os Ministérios da Esplanada.

Despesas: Vigilância, Limpeza, Água e Esgoto, Energia Elétrica, Telefonia Fixa e Móvel.

2. CONCEITUAÇÕES

Indicadores: medem a diferença entre a situação desejada e a atual, quantificam os processos.

Cluster: grupo de coisas ou atividades semelhantes que se desenvolvem conjuntamente. Na esfera do PEG, éconjunto de órgãos ou unidades comparáveis.

PDCA (Plan, Do, Check e Action): ferramenta gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance de metas.

Gráfico de Pareto: apresenta os itens em ordem decrescente de ocorrência junto com a soma total acumulada. O empenho na solução dos problemas mais importantes (20% do total) geralmente leva a 80% do resultado possível.

Benchmark: é o referencial de excelência em si. No âmbito do PEG, benchmark é o menor valor.

3. METODOLOGIA PROPOSTA

CICLO PDCA

Etapas

� Planejamento : estabelecer metas e os meios para alcançá-las.

� Execução : executar as atividades propostas no planejamento.

� Verificação : periodicamente, monitorar e avaliar a implementação das ações.

� Ação : aprimorar a execução e/ou corrigir eventuais falhas.

4. METODOLOGIA DE ANÁLISE DAS DESPESAS

PLANEJAMENTO

P

1

2

PROBLEMA E COLETA DE DADOS:Identificação do problema e preparação da basede dados

TIPOS DE ANÁLISE:Análise das características e do comportamento do problema (preço, consumo e situação)

3 DEFINIÇÃO DAS METAS:Identificação dos benchmarks e pactuação das metas junto aos gestores de pacote

4 PLANO DE AÇÃO:Proposta de soluções para as causas principais do problema

Gráfico de pareto

0

10

20

Milh

ões

Unidades

Val

ores

gas

tos

0%

20%

40%

60%

80%

100%

valores gastos porcentagem acumulada

valores gastos 8.800.000 7.950.000 1.650.000 1.250.000 1.050.000

porcentagemacumulada

0,43 0,81 0,89 0,95 1,00

C E D A B

Por que priorizar?- Não dá para atacar todas as frentes.

- Recursos limitados.

� Levantamento de informações: em faturas das concessionárias (energia elétrica, água e telefonia); e contratos (limpeza e vigilância); assim como em sistemas próprios do órgão.

� Elaboração de indicadores (R$/m³, kWh/m²).

� Identificação dos melhores valores executados –benchmarks e procedimentos adotados em outra instituição ou setor.

4.1 Coleta de Dados

Modelo de planilha eletrônica para coleta de dados sobre o serviço de energia elétrica.

Órgão: Unidade:

Responsável: Data: Visto:

Grupo: Poder Público Tipo de ligação: VERDE

Valor total (R$)

Contratado: kW Tarifa Consumo (kWh)

Ponta 1,12 Ponta

F Ponta 0,18 F Ponta

Demanda 1,12 Demanda (kW)

mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fevValor 60.351 55.540 51.862 48.656 45.026 48.403 55.367 58.028 63.530 60.203 67.899 64.393

C Ponta 22.759 20.244 19.047 17.117 14.036 16.364 21.467 21.062 22.255 21.595 23.001 22.968

C F Ponta 190.000 178.862 166.000 160.230 159.264 163.499 170.358 187.621 210.657 196.354 230.215 210.999

Demanda 590 600 580 575 570 576 589 596 612 601 624 615

Demais informações pertinentes:nº de servidores:

área construída da edificação:

594

soma média679.258

241.915

2.224.059

7.128

56.605

20.160

185.338

� Análise de Preço : valores financeiros contratados pelos serviços.

�Análise de Consumo : quantidades consumidas (volume).

� Análise de Situação : características específicas da despesa.

4.2 Tipos de Análise

Atuação em Preço

GASTO ANTIGO

NOVO GASTO

Atuação em Consumo

4.2 Tipos de Análise

� Dados financeiros - contratos com fornecedores de bens e serviços, consolidados em planilhas eletrônicas.

� Exemplos de dados financeiros : valor total contratado, valor por posto, valores que compõem a planilha de custos, entre outros.

4.2.1 Análise de Preço

4.2.1 Análise de Preço

Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev MédiaA 60.351 55.540 51.862 48.656 45.026 48.403 55.367 58.028 63.530 60.203 67.899 64.393 56.605

B 69.404 64.427 57.567 55.955 50.880 53.727 63.672 63.541 70.518 69.233 57.714 71.476 62.343

C 55.523 51.653 47.195 44.764 41.874 44.046 53.152 52.225 57.812 55.387 63.146 58.597 52.115

D 59.144 53.874 49.269 47.683 63.037 45.982 54.260 56.287 60.353 58.999 65.862 61.173 56.327

E 63.368 60.539 56.011 51.089 49.079 52.275 58.136 63.251 68.612 63.213 74.010 69.544 60.761

Gastos, em reaisExemplo – Energia Elétrica

UNIDADE QUE GASTA MAIS – B

UNIDADE QUE GASTA MENOS – C

� Dados físicos - faturas de serviços e dos contratos administrativos, consolidados em planilhas eletrônicas.

� Exemplos de dados : kWh de energia elétrica, m³ de água, número de Servidores de um órgão...

4.2.2 Análise de Consumo

Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev MédiaA 60.351 55.540 51.862 48.656 45.026 48.403 55.367 58.028 63.530 60.203 67.899 64.393 56.605

B 69.404 64.427 57.567 55.955 50.880 53.727 63.672 63.541 70.518 69.233 57.714 71.476 62.343

C 55.523 51.653 47.195 44.764 41.874 44.046 53.152 52.225 57.812 55.387 63.146 58.597 52.115

D 59.144 53.874 49.269 47.683 63.037 45.982 54.260 56.287 60.353 58.999 65.862 61.173 56.327

E 63.368 60.539 56.011 51.089 49.079 52.275 58.136 63.251 68.612 63.213 74.010 69.544 60.761

Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev MédiaA 1,14 1,01 0,95 0,86 0,70 0,82 1,07 1,05 1,11 1,08 1,15 1,15 1,01

B 1,31 1,17 1,06 0,98 0,79 0,91 1,23 1,15 1,24 1,24 0,98 1,27 1,11

C 1,05 0,94 0,87 0,79 0,65 0,74 1,03 0,95 1,01 0,99 1,07 1,05 0,93

D 0,89 0,79 0,72 0,67 0,79 0,62 0,84 0,82 0,85 0,85 0,89 0,87 0,80

E 0,96 0,88 0,82 0,72 0,61 0,71 0,90 0,92 0,96 0,91 1,00 0,99 0,87

Gastos, em reais

Utilizando o indicador kWh/m²

Exemplo – Energia Elétrica

Nem sempre a Unidade que gasta menos é a que tem o melhor indicador!!

4.2.2 Análise de Consumo

� Analisar as características da despesa (problemas e causas);

� Identificar os pontos críticos e os gargalos na execução;

� Verificar a relação custo x benefício;

� Analisar a normatização vigente;

� Considerar os sistemas de controle.

4.2.3 Análise de Situação

4.2.3 Análise de Situação

Série Histórica dos Gastos com Energia Elétrica

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000

80.000

mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev

meses

Rea

is

A

B

C

D

E

Exemplo – Energia Elétrica

Existe uma anomalia em julho no órgão D. Uma possibilidade: queima do banco de capacitores

� Características: ser representativo; fácil de entender; com forma de cálculo simples; e compatível com os métodos de coleta disponível.

� Finalidade: base para a definição das metas de economia e auxílio no acompanhamento das ações.

Indicador

Tabela: Indicadores por despesaPacotes de gasto Indicadores elaborados

Água e EsgotoR$ / m3

m3 / servidor

Combustível (por tipo)R$ / litroR$ / km

ComunicaçãoR$ / tipo de serviço% de SEDEX do total

Energia Elétrica

R$ / kWR$ / kWhR$ / servidor

R$ / m2

kWh / m2

m2 / servidor% de R$ com energia reativa

Terceirizados(Limpeza e Conservação; Vigilância)

R$ / posto

R$ / m2 (por tipo de área)posto / m2

Serviços Técnicos AdministrativosR$ / postoR$ / horas mensais

TelecomunicaçõesR$ / minuto ( por tipo de ligação)minutos / ramalminutos / servidor

4.3 Definição das Metas

Prazo

Resultado desejado

Benefício

financeiro

Ex: Reduzir em R$ 15 mil o gasto com energia elétrica até 18 de julho de 2012

Negociada entre as partes(benchmark ou série histórica)

Desafiante porém realista

4.3 Definição das Metas

Identificação dos melhores valores executados (benchmarks)

Unidades Comparáveis?

(Dentre as secretarias, departamentos...)

(Os órgãos do PEG foram os cinco Ministérios)

sim

Negociação das metas até ovalor do benchmark

não

Redução percentual da médiados valores realizados nos

últimos doze meses

4.3 Definição das Metas

� Unidades comparáveis: sem possibilidade de alcançar o benchmark.

Serviço de Energia Elétrica - Unidade A

0

10

20

30

kWh

meses

Série histórica 22.7 20.2 19.0 17.1 14.0 16.3 21.4 21.0 22.2 21.5 23.0 22.9

Unidade D 17.2 14.7 14.7 14.7 14.7 14.7 14.7 17.2 17.2 17.2 17.2 17.2

Meta 18.9 15.3 15.3 15.3 15.3 15.3 15.3 18.9 18.9 18.9 18.9 18.9

mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev

Proposta de Redução mensal

4.4 Elaboração dos Planos de Ação

Modelo de formulário para plano de ação.

� Participação de todos

� Validação pelas lideranças

Órgão: Unidade: A

Pacote de gasto: Energia Elétrica Meta: Reduzir em 15% o gasto com energia até o final de julho de 2012.

Economia: R$ 85.000,00 Data:06/08/11 Visto: Responsável: Patricia

Solu ção Proposta Respons ável Prazo Local Impacto na meta Procedimento1. Alteração tarifária Samantha 26/10/2011 Setor 1 27.000 Contactar a concessionária.2. Compra de capacitores Carina 15/03/2012

2.a. Preparar edital Vanessa

05/11/20112.b. Realizar licitação Matheus05/02/2012

2.c. Instalar equipamentos Antonio 15/03/20123. Alterar demanda contratada Cássia 26/10/2011 Setor 1, 3 e 4 40.000 Contactar a concessionária

Unidade APreparar edital; realizar licitação; instalar equipamentos

18.000

Exemplo de Ações para Energia

Exemplo de Ações para Água

Exemplo de Ações para Telefonia

Exemplo de Ações para Telefonia

Exemplo de Ações para Vigilância

Exemplo de Ações para Limpeza

5. METODOLOGIA DE ACOMPANHAMENTO DAS

DESPESAS

EXECUÇÃO

D1

2

TREINAMENTO NOS PROCEDIMENTOS:Capacitação dos gestores de pacote nas novas atividades e procedimentos inovadores

PLANOS DE AÇÃO:Execução dos planos de ação

VERIFICAÇÃO

C2

3

META X REALIZADOComparação dos valores realizados com o objetivo estabelecido

PLANOS DE AÇÃOVerificar e registrar o andamento das atividades propostas, para posterior correção ou replicação

4 DIVULGAÇÃO e DISCUSSÃOEm todos os níveis hierárquicos para proposição de ajustes e aprimoramentos

1 COLETA DE DADOSAtualizados, mensalmente, para refletir situação atual

5.1 Controle do Valor Realizado x Meta

Modelo planilha de acompanhamento dos valores financeiros e/ou indicadores.

Serviço de Energia Elétrica - Setor B

180

200

220

240

meses

R$

realizado 230 234 228

Benchmark 200 200 200 200 200 200

meta 220 220 220 220 220 220

jan fev mar abr mai jun

Modelo planilha de acompanhamento das atividades do plano de ação.

Órgão: Ministério X

Despesa: Energia Elétrica

Meta: Reduzir em 15% o gasto com energia até 31/07/2012

Data de Elaboração: 06/08/2011

Economia: R$ 85.000,00

Responsável: Cássia

Prazo Status

26/10/2011 ●

15/3/2012 ●

5/11/2011 ●

5/2/2012 ●

15/3/2012 ●

Legenda: ● Ação Concluída ●Ação em Andamento ● Ação Atrasada

2.c. Instalar equipamentos Antônio

Preparar edital; Realizar a licitação; e Instalar o banco de capacitor

2.b. Realizar a licitação Matheus

A licitação está previstaparao dia 20/02/2012.Oatraso deveu-sea uma

sériedeimpugnaçõesqueocorreram no período.

2.a. Preparar edital Vanessa

A Consultoria Jurídicademorou para liberaroedital por conteralgumascláusulas novas.

10/04/2011

2. Compra de capacitores Carina

Ação Proposta Responsável

1. Alteração tarifária

Data de Término

1/10/2011Samantha Contactar a concessionária

A concessionária foicontactada em setembrode 2011 e acatou asolicitação. Os efeitosfinanceiros aparecerãoemnovembro de 2011

ObservaçõesProcedimento

Controle da Execução dos Planos de Ação

AÇÃO

A1 CORREÇÃO DE DESVIOS

No caso de identificadas anomalias entre o realizado e a meta

2 APRIMORAMENTOSNo caso de identificadas situações que podem ser melhoradas

3 PADRONIZAÇÃO DAS BOAS PRÁTICASNo caso de identificados procedimentos que obtiveram bons resultados

BOAS PRÁTICAS

Planilha de Demanda Ótima

Objetivo : Reduzir o gasto com energia elétrica.

Fatura de energia elétrica de um órgão público:

� Consumo (kWh);

� Demanda (kW); e

� Energia Reativa.

Resultados : R$ 250 mil em 27 meses na SOF (edifício com 6 pavimentos e 300 servidores).

Descrição : Calcular a demanda de energia mais econômica.

Sistema de Esgotamento a Vácuo

Objetivo : Reduzir o consumo de água.

Resultados : R$ 27 mil em 20 meses na SOF.

(edifício com 6 pavimentos e 300 servidores)

MAIOR RESULTADO AMBIENTAL!

Descrição : Em caso de reforma, troca do sistema convencional de esgotamento sanitário para o sistema de esgotamento a vácuo.

MinistMinist éério do Planejamento, Orrio do Planejamento, Or ççamento e Gestamento e Gest ããoo

Secretaria de OrSecretaria de Or ççamento Federalamento Federal

SecretariaSecretaria --Adjunta de GestAdjunta de Gest ãão Corporativao Corporativa

Equipe Técnica do PEGAndré do ValleCarlos Augusto Catarina PinheiroEduardo BrasileiroIsabella AmaralLeila FrossardMunique Barros

E-mail: gasto.eficiente@planejamento.gov.br

Tel: (61) 2020 - 2039

A qualidade só é feita se as pessoas envolvidas aceitam receber os

conhecimentos transformando-os em aprendizado para aplicá-los nos

processos.

O comprometimento é ferramenta para atingir a qualidade nas organizações

públicas.

6. ACESSO AO SISTEMA