programa de pós-graduação em ciência da informação mestrado ...
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PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CONVÊNIO UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA ALEXANDRE RITA DA CONCEIÇÃO APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED NO ÂMBITO DA EMB RAPA MEIO AMBIENTE Niterói Rio de Janeiro 2007
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PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CONVÊNIO
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA
ALEXANDRE RITA DA CONCEIÇÃO
APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS –
GED NO ÂMBITO DA EMBRAPA MEIO AMBIENTE
Niterói
Rio de Janeiro
2007
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ALEXANDRE RITA DA CONCEIÇÃO
APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS –
GED NO ÂMBITO DA EMBRAPA MEIO AMBIENTE
Dissertação apresentada ao Programa de Pós
Graduação Strictu Sensu em Ciência da
Informação da Universidade Federal Fluminense,
como requisito parcial para obtenção do Grau de
Mestre em Ciência da Informação.
Linha de Pesquisa: Representação, Gestão e
Tecnologia da Informação.
Orientadora: Professora Dra. Maria Odila K.
Fonseca
Niterói
2007
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ALEXANDRE RITA DA CONCEIÇÃO
APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS –
GED NO ÂMBITO DA EMBRAPA MEIO AMBIENTE
Dissertação defendida junto ao Programa de Pós-
Graduação em Ciência da Informação da
Universidade Federal Fluminense em convênio
com o Instituto Brasileiro de Informação em
Ciência e Tecnologia e aprovada pela banca
examinadora composta por:
BANCA EXAMINADORA:
__________________________________________________________________Professora Orientadora Dra. Maria Odila K. Fonseca
Universidade Federal Fluminense - UFF
__________________________________________________________________ Professor Drº. Carlos Henrique Marcondes
Universidade Federal Fluminense - UFF
__________________________________________________________________Professor Drº. Marcos Luiz Cavalcanti de Miranda
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO
Niterói 2007
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025 CONCEIÇÃO, Alexandre Rita da. C744a Aplicabilidade do gerenciamento eletrônico de documentos no âmbito da Embrapa Meio Ambiente / Alexandre Rita da Conceição; orientação Profº. Dra. Maria odila K. Fonseca. Rio de Janeiro, 2007. 137 f. Dissertação de mestrado em Ciência da Informação – Universidade Federal Fluminense / Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia Inclui bibliografias
1. Tecnologia da informação. 2. Gerenciamento ele trônico de documentos. 3. Gestão arquivística de documentos eletrônicos. I. Título.
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Os homens consideram o que conhecem, mas não se dá conta de que o conhecimento se desenvolve quando se estuda o que ainda não se conhece. Zuangzi (369 – 286 A C.)
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Dedico este trabalho
À Fernanda Danielle, minha esposa, que aceitou pacientemente minhas ausências em função da dedicação a este trabalho e para quem uma dissertação é uma homenagem modesta para reconhecer a grandeza das suas virtudes de esposa, mãe e companheira dos momentos mais difíceis. Á minhas filhas Thamara, Thamires e ao meu filho Matheus que juntos com minha esposa me completam e souberam suportar com paciência a minha ausência em momentos importantes de suas vidas. Aos meus pais Manoel Orlando e Maria Ignêz, que com amor e simplicidade, me criaram e educaram para caminhar pela vida com dignidade. Obrigado por estarem sempre presentes. Às minhas irmãs, Flávia e Alessandra, companheiras de toda vida e fonte inesgotáveis de alegria. Á minha sogra, Nilce pela dedicação e assistência prestada a minha família, sempre, nos momentos de necessidade.
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, fonte de toda a vida e guia do melhor caminho. Aos meus familiares, pelo incentivo e pela compreensão da minha ausência para realização deste trabalho; À minha orientadora, professora Maria Odila K. Fonseca, pela valiosa orientação, apoio e incentivo, os quais foram indispensáveis para a realização deste trabalho. A todos os meus amigos da turma de mestrado, em particular a Rafael Nharreluga
pela força e atenção em todas as horas.
A meus colegas de trabalho da Embrapa Meio Ambiente, em especial a Silvana Cristina, com quem pude contar em todos os momentos. A Nilce Chaves Gattaz, pela correção ortográfica do texto da dissertação. A todos aqueles que direta ou indiretamente contribuíram para realização deste trabalho.
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RESUMO
O gerenciamento do acervo de documentos técnicos do Setor de Produção
Gráfica a partir do caso de um dos centros de pesquisa (Embrapa Meio Ambiente)
da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária – Embrapa. O gerenciamento de
documentos eletrônicos através da aplicação de tecnologia de GED. A evolução
da tecnologia da Informação e a adoção de novos procedimentos para o
gerenciamento da informação por intermédio da abordagem arquivística. As
diferentes ferramentas de GED disponíveis para um gerenciamento eficaz de
documentos eletrônicos com características arquivísticas.
Palavras-chave: Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Gestão Arquivística
de Documentos Eletrônicos; Gestão da Informação; Tecnologia da Informação.
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ABSTRACTS
The management of the technical collection in the press sector from a case study
in Embrapa Environment – a research unit of the Brazilian Agricultural Research
Enterprise - Embrapa. The management of electronical documents through the
application of the EDM. The evolution of information technology and the adoption
of new procedures for the management of the information through an archivist
approach. The availability of different tools of EDM for an efficient management of
electronical documents with archivistic characteristics.
Key-words: Electronic Document Management; Archivistic Electronic Document
Management; Information Management; Information Technology.
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Ambiente tecnológico típico de uma solução de GED ........................ 39
Figura 2 - Arquitetura de um sistema ERM ............................................................. 56
Figura 3 - Suportes Magnéticos Obsoletos ............................................................. 74
Figura 4 - Ambiente OAIS .......................................................................................... 77
Figura 5 - Diagrama de um ambiente de migração ............................................... 83
Figura 6 - Diagrama de um ambiente de uma emulação ...................................... 85
Figura 7 - Custo comparativo do armazenamento de documentos..................... 87
Figura 8 - Organograma da unidade de Pesquisa da Embrapa Meio
Ambiente ....................................................................................................................... 93
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LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 - Número e participantes conforme a área que pertencem ................ 106
Gráfico 2 - Locais de armazenagem dos documentos eletrônicos ..................... 109
Gráfico 3 – Condições e critérios para arquivamento de documentos ............... 110
Gráfico 4 – Facilidades para identificação e recuperação de
documentos eletrônicos ............................................................................................. 111
Gráfico 5 – Tipo de controle de sistema de informação ....................................... 112
Gráfico 6 – Existência de recursos humanos na Embrapa Meio
Ambiente para gerência dos documentos eletrônicos .......................................... 114
Gráfico 7 – Existe um local de guarda apropriado paras os
documentos .................................................................................................................. 114
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Comparação entre atividades de recuperação de
documentos .................................................................................................................. 43
Quadro 2 – Classificação CENADEM das tecnologias de GED ......................... 50
Quadro 3 – Aplicação da tecnologia GED conforme processo de
negócio ......................................................................................................................... 60
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 16
2. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.................................................................................. 23
2.1 EVOLUÇÃO DO CONCEITO DE TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO (TI) ...................................................................................................... 25
2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E A ORGANIZAÇÃO............................... 28
2.3 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E O GERENCIAMENTO DA
INFORMAÇÃO.............................................................................................................. 32
3. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .............................. 37
3.1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS ........................................................................ 37
3.2 TECNOLOGIAS ENVOLVIDAS NO GED ........................................................ 47
3.2.1 Document Imaging - DI ...................................................................... 51
3.2.2 Document Management - DM ........................................................... 52
3.2.3 Workflow – Fluxo de Trabalho ......................................................... 53
3.2.4 COLD – Computer Output Laser Disc / Enterprise
Report Management - ERM ......................................................................... 54
3.2.5 Form Processing – (Processamento de Formulários)
............................................................................................................................. 56
3.2.6 Records and Information Management - RIM .............................. 57
3.3 APLICABILIDADE GED ....................................................................................... 57
4. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO ................. 62
4.1 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS ......................................................................... 62
4.1.1 A Legislação Arquivística no Brasil ............................................... 64
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4.2 O DOCUMENTO ELETRÔNICO E A PRESERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS DIGITAIS ........................................................................................ 66
4.3 ALGUMAS ESTRATÉGIAS PARA A PRESERVAÇÃO DIGITAL ................ 73
4.3.1 Metadados ............................................................................................. 75
4.3.1.1 O Modelo de Referência OAIS ............................................ 76
4.3.1.2 OCLC/RLG Working group on Preservation
Metadata ............................................................................................... 78
4.3.1.3 CEDARS (CURL Exemplars in Digital Archives) .............. 79
4.3.2 Migração ................................................................................................ 82
4.3.3 Emulação ............................................................................................... 84
4.3.4 Conservação da Tecnologia ............................................................. 86
4.3.5 CD-ROM/CD-R/CD-RW/DVD .............................................................. 86
5. EMPRESA BRASILEIRA DE PESQUISA AGROPECUÁRIA -
EMBRAPA ............................................................................................................................... 91
5.1 EMBRAPA MEIO AMB IENTE ............................................................................ 93
5.2 SETOR DE PRODUÇÃO GRÁFICA ................................................................. 96
5.3 O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NO SETOR DE
PRODUÇÃO GRÁFICA ............................................................................................. 97
5.3.1 Documentos Administrativos .......................................................... 98
5.3.2 Documentos Técnicos ....................................................................... 98
5.3.3 Documentos Bibliográficos .............................................................. 99
5.3.4 Documentos Não-Convencionais ou Especiais ......................... 99
6. METODOLOGIA ................................................................................................................. 101
6.1 DELIMITAÇÃO DO UNIVERSO DA PESQUISA ............................................ 104
6.2 ELABORAÇÃO DA ENTREVISTA .................................................................... 105
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7. ANÁLISE, DISCUSSÃO E RESULTADOS ................................................................... 108
7.1 Conceituação dos Documentos Eletrônicos .................................................... 108
7.2 Condições para garantir a acessibilidade dos documentos
eletrônicos .................................................................................................................... 111
7.3 Recursos humanos qualificados e mecanismos de guarda de
documentos adequados.............................................................................................. 113
7.4 Procedimentos da Gestão Arquivística de Documentos Digitais ................. 115
7.5 Considerações sobre os Dados Levantados ................................................... 116
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................. 118
REFERÊNCIAS .................................................................................................................. 126
APÊNDICES ....................................................................................................................... 138
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1. Introdução
As mudanças provenientes dos trabalhos realizados através das inovações
tecnológicas, desde os anos 80, por meio do desenvolvimento da informática, têm
transformado significativamente as formas de trabalho e o funcionamento das
instituições através da utilização cada vez mais freqüente do uso do computador
para criação de documentos, bem como diversificados suportes de
armazenamentos. Entre os fatores que têm impulsionado essas mudanças, está a
flexibilidade de uso e a velocidade de transmissão de informações possibilitadas
pelo uso intensificado da info rmática. Os impactos que estas mudanças
proporcionam são observados na estrutura das organizações, no tratamento do
acervo (publicações eletrônicas), no acesso à informação (texto, produtos
multimídia), nas questões mais específicas do acervo (armazenamento e
recuperação), implicando na adoção e reformulação de políticas e diretrizes sobre
o fluxo da informação eletrônica.
Produz-se cada vez mais informação no formato eletrônico, cujo
gerenciamento eficaz só pode ser feito, em alguns casos, no mesmo ambiente
informático onde foi produzido. Conforme cresce o volume dessas informações
eletrônicas, o tempo e o esforço despendidos para gerenciá-los aumenta na
mesma proporção. Os documentos eletrônicos1 e seus formatos 2 destacam-se
como sendo um dos meios onde se encontram grandes partes das informações
necessárias para garantir a gestão eficaz dos processos de negócios
organizacionais. Uma das tecnologias que permite alcançar este patamar é
1 De acordo com Porto (1999), podemos dizer que, documento eletrônico pode ser toda informação fornecida e acessível por meio eletrônico, que pode estar disponível em programas de computador, arquivos de texto, páginas da rede Internet, programas para redes de comunicação, pode ser um gráfico, uma figura estática ou em movimento, sons ou uma combinação deles, estar armazenado sob diferentes modalidades de apresentação e em diferentes suportes. 2 Os formatos mais comuns de documento eletrônico são: base de dados, monografias, publicações seriadas, arquivos variados (imagem, som, texto), mensagens eletrônicas pessoais ou enviada para lista de discussão, documentos da World Wide Web (WWW), arquivos para File Transfer Protocol (FTP), disco Zip, disquete, CD-ROM, CDs, fita magnética entre outros.
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conhecida no Brasil como GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mas,
para as instituições fazerem uso desta tecnologia, não basta saber que ela existe,
é necessária a certeza de que a sua utilização trará benefícios reais.
Os principais benefícios no emprego do GED e de suas ferramentas
dependem da sua área de utilização, porém, de forma genérica, consideram-se os
seguintes benefícios como potenciais a todas:
1. Melhoria na qualidade dos processos de negócios;
2. Maior eficiência nos processos de busca e recuperação da informação;
3. Acesso aos documentos em tempo real, independente da localização física
dos usuários;
4. Eliminação dos custos de instalações físicas para armazenamento de
cópias impressas.
A Embrapa Meio Ambiente, empresa responsável por viabilizar soluções
para o desenvolvimento sustentável do espaço rural e do agronegócio brasileiro,
iniciou no ano de 2002 uma reestruturação para organizar a produção e o
gerenciamento de todos os documentos técnicos (livros, folhetos, folderes,
cartazes, trabalhos científicos apresentados em eventos, publicações científicas,
CD-Rom, entre outros), produzidos pelo Setor de Produção Gráfica nos mais
diversos formatos (eletrônico/papel) e meios de disseminação dessas
informações. No caso específico do acervo deste setor, a documentação técnica
tende a evoluir para um modelo de gerência automatizada, essencial para a
instituição, para garantir o cumprimento da missão institucional da empresa.
A necessidade de se adotar uma nova forma de gerenciamento desses
documentos, com a utilização de recursos tecnológicos atualizados devem-se
principalmente, à constatação da ausência de uma gestão adequada – dificuldade
de recuperação de documentos, duplicidade de documentos, armazenamento por
tempo demasiado, perda, indexação errada, arquivamento incorreto – e à
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necessidade de adaptação à prática tecnológica, tendo em vista que a geração e
tramitação dos documentos técnicos, tanto internamente na Embrapa quanto nas
empresas contratadas para a arte final dos trabalhos produzidos, dá-se a partir de
mídias eletrônicas;
Estes procedimentos equivocados são responsáveis por um grande número
de problemas como: extravio de arquivos importantes, dificuldade de localização
dos arquivos, falta de conservação e preservação dos documentos eletrônicos,
entre outros. Todos estes problemas combinados geravam uma enorme
dificuldade para que a qualidade e a produtividade pretendidas, não fossem
alcançadas.
Diante destes fatos, percebemos que o Setor de Produção Gráfica da
Embrapa Meio Ambiente necessita de uma nova forma de gestão da informação
para os documentos técnicos (eletrônicos e papéis), onde, os quais são gerados e
não recebem nenhum tipo de tratamento adequado que garanta a sua
conservação e preservação.
A partir destas constatações pressupõe-se que:
• As tecnologias de GED e suas ferramentas correlatas tragam consigo
algumas mudanças importantes no que diz respeito à forma de gerenciar
(criar, armazenar, distribuir e recuperar) documentos, assim como, gerar
um fluxo de trabalho baseando-se em documentos eletrônicos, e
possibilitando um gerenciamento automatizado dos processos e trâmites
dos documentos dentro da instituição, os objetivos de um bom programa de
gerência de documentos englobam o atendimento às necessidades
operacionais e funcionais da empresa, e o uso desta tecnologia pode
aperfeiçoar a utilização deles na organização.
• O gerenciamento adequado das informações contidas nos documentos
técnicos (eletrônicos e papéis) do setor de produção gráfica pode facilitar e
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tornar mais eficiente a disseminação do foco de atuação da Embrapa Meio
Ambiente.
Face ao exposto, foram formuladas as seguintes questões para a pesquisa.
• Como a ferramenta GED poderá contribuir para um modelo de
gerenciamento eletrônico de documentos do setor de produção gráfica da
Embrapa Meio Ambiente?
• Que contribuição a Preservação Digital de Documentos Eletrônicos pode
oferecer para o efetivo gerenciamento dos documentos eletrônicos do setor
de produção gráfica da Embrapa Meio Ambiente?
Assim, decidiu-se desenvolver um trabalho de investigação objetivando:
• Mostrar a importância do gerenciamento adequado dos documentos
eletrônicos no setor de produção gráfica.
• Propor diretrizes para aplicação das ferramentas de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos;
Estes objetivos propostos poderiam levar a aplicação dos procedimentos
metodológicos que garantam a melhoria do gerenciamento dos documentos
eletrônicos por meio da aplicabilidade GED no Setor de Produção Gráfica,
melhorando assim, o gerenciamento da informação no âmbito da Embrapa Meio
Ambiente.
Como toda e qualquer implementação de novas tecnologias, o GED, traz à
tona a necessidade de mudança, as quais, cada vez mais, instituições a enfrentam
em um ambiente dinâmico. Essas mudanças são consideradas desafios aos quais
a organização deve responder.
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Diante desta condição oferecida pela tecnologia da informação, a adoção
de novos procedimentos para o gerenciamento da documentação técnica, dará
oportunidade ao Setor de Produção Gráfica de atuar como um elemento de
mudança organizacional. A idéia é fazer o uso de uma ferramenta de
gerenciamento eficaz para a utilização da tecnologia da informação de forma
produtiva, servindo de referência para os responsáveis pela gestão da informação
do Setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio Ambiente.
Justifica-se, portanto, este trabalho, considerando-se que à medida que se
busca retirar a gestão de documentos de um contexto desorganizado e trazê-la
para um contexto organizado e específico, identificando-a, conceituando-a e
validando-a no setor de produção gráfica, pode-se melhorar a sua visibilidade e
importância no âmbito da empresa, e, em decorrência, possa a vir dispor de
recursos tecnológicos direcionados especificamente para o seu gerenciamento
eficaz.
Este trabalho foi desenvolvido para contribuir com a resolução e/ou
amenização dos problemas enfrentados no dia-a-dia no setor de produção gráfica,
buscando a criação de uma nova metodologia de trabalho a partir da aplicação
das novas tecnologias de gerência da informação.
A inserção desta dissertação no âmbito da Ciência da Informação fica clara
quando operamos diferentes conceitos sobre “Tecnologias da Informação”,
“Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED” e “Gestão Arquivística de
Documentos Eletrônicos”, porém, visando evitar confusões terminológicas entre
campos científicos distintos, traçamos alguns limites para análise dos mesmos.
Espera-se, também, a possibilidade de que os resultados que serão aqui
apresentados, uma vez aplicado no âmbito da organização, possam ter utilidade
significativa, não apenas para o Setor de Produção Gráfica, mas para a empresa
em geral.
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E assim assinala-se que na condição de funcionário do setor de produção
Gráfica da Embrapa Meio Ambiente, o autor acredita que esta pesquisa, no limite
em que explora o grau entre o gerenciamento de documentos, a tecnologia da
informação e a informação eletrônica, possam ressaltar-se de significado tanto
para a Embrapa Meio Ambiente como para outras unidades da Embrapa no Brasil.
Esta dissertação está organizada em oito seções. Após esta primeira seção
de introdução, a seção 2 apresenta a construção da base conceitual sobre
tecnologias da informação, que envolveu a revisão bibliográfica, descreveu os
conceitos de sua evolução, tendo como referencial a informática. Enfatizou-se a
importância da tecnologia da informação na organização e seus principais
impactos sobre ela e o gerenciamento organizacional. Considerou-se dentro desta
abordagem os aspectos do gerenciamento da informação e da tecnologia da
informação como ferramenta gerencial.
Na seção 3 são apresentadas as características das tecnologias GED e de
suas ferramentas correlatas e as oportunidades para o gerenciamento de
documentos.
A seção 4 segue com a abordagem da gestão arquivística de documentos
eletrônicos dentro da amplitude da conservação e preservação de documentos
eletrônicos.
Na seção 5 é apresentada a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária
– Embrapa e o seu Centro Nacional de Pesquisa de Monitoramento e Avaliação
de Impacto Ambiental (Embrapa Meio Ambiente) caracterizada como o campo
empírico da pesquisa por meio do seu Setor de Produção Gráfica responsável em
desenvolver as principais fontes de comunicação para a transferência das
tecnologias e de conhecimentos da empresa.
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Na seção 6 apresenta-se a metodologia utilizada na pesquisa de campo, na
qual incluiu-se a elaboração de um roteiro para entrevista estruturada, delimitação
do universo da pesquisa e aplicação da entrevista.
A seção 7 apresenta os resultados obtidos durante a pesquisa e identifica-
se a importância de uma gestão favorável ao gerenciamento dos documentos
(analógicos e eletrônicos) do Setor de Produção Gráfica.
Na seção 8 são apresentadas as conclusões do trabalho, tecendo as
considerações finais sobre os objetivos inicialmente propostos e sobre a questão
de pesquisa, além de recomendações para trabalhos futuros.
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2. Tecnologia da Informação (TI)
As chamadas tecnologias da informação, também agregadas sob o nome
de informática, se inseriram na vida das pessoas com uma velocidade muito
grande.
Alguns autores consideram a informática uma técnica, um produto da união
de ações e procedimentos que com o uso de diversos instrumentos, sendo o
computador o mais utilizado, tem o objetivo de auxiliar o homem no exercício de
várias tarefas diárias. Por outro lado, existem opiniões favoráveis à informática de
ser encarada como uma ciência, tendo um objetivo e métodos específicos para
atingir.
A ciência da Computação preocupa-se com o processamento dos dados, abrangendo a arquitetura das máquinas e as respectivas engenharias de software, isto é, sua programação; a Ciência da Informação volta-se ao trato da informação, notadamente no tocante a seu armazenamento e a sua veiculação; a Teoria dos Sistemas sugere a solução de problemas a partir da conjugação dos elementos capazes de leva r a objetivos pretendidos; a Cibernética preocupa-se com a busca da eficácia, através de ações ordenadas sob convenientes mecanismos de automação. (VELLOSO, 2003)
Os primeiros computadores surgiram em 1945, sendo que o primeiro
computador de uso geral, o ENIAC, foi apresentado ao público em 1946 (LÉVY,
1999). Durante muito tempo, computadores foram equipamentos enormes e caros,
aos quais apenas uns grupos restritos de profissionais tinha acesso, cenário que
mudou completamente a partir da década de 70.
Conforme Lévy (1999), “o surgimento do microprocessador, em 1971,
provocou uma verdadeira revolução no campo profissional, social e pessoal. Hoje,
o computador está nas casas das pessoas, e um modelo que cabe na palma da
mão tem mais capacidade de processar e armazenar informações que qualquer
computador de grande porte (mainframe) existente à época de surgimento do
micro-processador”.
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A informática é um produto da união máquina -homem no tratamento das
informações, onde a máquina é o objeto que põe em práti ca toda a ilimitada
capacidade do homem em descobrir novas formas de crescer social, cultural e
economicamente. Desta forma, a informática pode ser encarada como a ciência
do tratamento de conjunto de dados, que utiliza um conjunto de técnicas e
equipamentos que possibilitam a sua transformação em informações
(processamento) e conseqüentemente seu armazenamento e transmissão.
Segundo Nascimento (1990):
A informática é uma porta aberta. Ultrapasse-a e veja-se diante de infinitas possibilidades, o sem-fim das descobertas, onde um ser humano pode perceber do quanto é capaz quando tem nas mãos uma ferramenta criada exatamente para concretizar suas idéias.
A utilização dos computadores também foi simplificada, com o
desenvolvimento de programas (software ) de controle (sistemas operacionais,
como, por exemplo, o Windows), de aplicação (editores de texto, planilhas
eletrônicas etc.), além de novas interfaces com o usuário, como monitores,
teclados, impressoras etc., e o uso de ícones, em vez de comandos complicados,
permitindo seu uso por qualquer pessoa, sem a necessidade de ser um
profissional especializado da área de informática (LÉVY, 1996).
LÉVY (1998, p.11), ao referir-se à modernização através do uso da
informática, assim se pronuncia:
Mais precisamente, o ideal mobilizador da informática não é mais a inteligência artificial (tornar uma máquina tão inteligente, mais inteligente até, quanto um homem), mas sim a inteligência coletiva, isto é, a valorização, a utilização otimizada e a colocação em sinergia das competências, imaginações e energias intelectuais, independentemente de sua diversidade qualitativa e de sua localização.
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2.1 Evolução do conceito de Tecnologia da Informação (TI)
Nas últimas décadas, parece indiscutível que a Tecnologia da Informação
(TI) tem uma importância cada vez maior em todos os âmbitos da atividade
cotidiana dos seres humanos. Os avanços da tecnologia vêm provocando
mudanças em todos os segmentos da sociedade, e os artefatos tecnológicos
estão desempenhando importante papel nas transformações sociais e nas práticas
cotidianas. Tal constatação não é difícil perceber, basta olhar as coisas que estão
a nossa volta. Tudo que materialmente nos circula diz respeito à tecnologia.
(...) revolução tecnológica está acontecendo e modificando nossas vidas à revelia de nossa vontade ou participação. E a negação de participar dessa revolução significará ser arrastado por seus resultados. Assim, participar não significa querer barrar ou aderir a esse processo, que é irreversível, mas entender o que está acontecendo e propor alternativas que conduzam à participação efetiva da sociedade como um todo para que se consiga interferir diretamente nos possíveis rumos futuros dessa revolução. (FERRACIOLI, 1993, p. 94 apud CARVALHO, 2001)
Desde o surgimento dos computadores em meados da década de 40, as
tecnologias de informação se tornaram uma realidade presente na vida de todos
nós. Desde as grandes empresas multinacionais às pequenas organizações,
passando pelas instituições públicas até nossas residências. Termos como
Informática, Computador, Internet, Intranet, entre outros, invadiram o nosso
vocabulário e, acima de tudo, as nossas tarefas diárias, transformando-se em
instrumentos fundamentais de trabalho.
Segundo CRUZ (2001), “a TI não era assim denominada no início de sua
utilização nas organizações. Quando esta tecnologia passou a ser utilizada tinha
nomes como computador, sistemas de tratamento de informação, máquinas de
processamento de dados e até mesmo cérebro eletrônico”.
No decorrer dos tempos, verificou-se uma evolução de tais sistemas que
passaram a agregar várias especialidades no uso do computador. Assim, esta
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tecnologia que já foi chamada de telemática, informática entre outras designações,
é hoje conhecida como tecnologia da informação.
Nos últimos cinqüenta anos, uma disciplina se desenvolveu com extraordinária rapidez: a informática. A partir dela, e com a união das telecomunicações, apareceram novas tecnologias e novos modos de transmitir, receber e conservar a informação. Surgiram novos vocábulos, como “telemática”, “teledocumentação”, “teleinformática” ou “novas tecnologias da informação. Esse mundo em transformação influiu notavelmente na cultura. (RECORDER, 1995)
No entanto, é esta multiplicidade de conceitos, técnicas, equipamentos e
programas que contribuem para formar o conceito de TI.
O conceito de TI surge enquanto conjunto de conhecimentos,
referenciados, seja em equipamentos e programas, seja na sua criação e
utilização em nível organizacional e pessoal. Das diversas ferramentas, métodos e
técnicas que coexistem na instituição através do domínio das tecnologias da
informação, a informática destaca-se na medida em que é o elemento em relação
ao qual existe uma maior relação com os componentes humanos das
organizações.
(...) os recursos informáticos – máquinas, programas e seus operadores humanos – conformam um conjunto de relações entre objetos, indivíduos e grupos sociais de grande evidência em nosso tempo. Estes recursos estão presentes, em escalas diversas, entre todos os segmentos da tessitura social e são acreditados pela grande maioria como essenciais as suas vidas. (LOPES, 2004)
A expressão tecnologias da informação é entendida como o “conjunto de
técnicas utilizadas na recuperação, no armazenamento, na organização, no
tratamento, na produção e na disseminação da informação” (MARQUES NETO,
2002, p.51). É necessário chamar a atenção, entretanto, de que não é possível a
um sistema armazenar e processar informação, mas apenas sua representação
em forma de dados, pois a informação envolve um significado pessoal (SETZER,
1999). Assim, expressões mais adequadas seriam tecnologias de dados ou
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tecnologias da representação e comunicação da informação, mas a expressão
“tecnologias da informação” já se tornou de uso corrente na sociedade.
A Tecnologia da Informação pode ser definida como um conjunto de todas
as atividades e soluções providas por recursos de computação. Na verdade, as
aplicações para TI são tantas e estão ligadas às mais diversas áreas, entre elas, a
Ciência da Informação que é facilmente identificada através do conceito de
Saracevic onde “Ciência da Informação é um campo que engloba a pesquisa
científica e a prática profissional, tendo como característica a interdisciplinaridade,
a ligação com a Tecnologia da Informação e uma forte dimensão social e
humana”. (SARACEVIC, 1996 apud RONDINELLI, 2004).
Na TI existem várias definições e nenhuma consegue determiná-la por
completo. A seguir, são apresentados alguns conceitos relacionados a TI,
segundo revisão bibliográfica:
Tecnologia é comumente conceituada como o conjunto de conhecimentos, especial e principalmente científicos, que se aplicam a um determinado ramo de atividade; pode também ser considerada como uma ciência que trata da técnica. (FERREIRA, 1986) Tecnologia é um pacote de informações organizadas, de diferentes tipos (científicas, empíricas...), provenientes de várias fontes (descobertas científicas, patentes, livros, manuais, desenhos...), obtidas por diferentes métodos (pesquisa, desenvolvimento, cópia, espionagem...), utilizada na produção de bens e serviços. (FLEURY, 1993) É um conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade das informações dentro da empresa. (FOINA, 2001, p. 21) Conjunto de conhecimentos, pesquisas, equipamentos técnicos, recursos e procedimentos relativos à aplicação da informática em todos os setores da vida social, economia, administração, entretenimento, educação e telecomunicações. (RABACA; BARBOSA, 2001, p. 709) Um conjunto de conhecimentos práticos ou científicos aplicados à obtenção, distribuição e comercialização de bens e serviços. Esses produtos não só satisfazem desejos e necessidades, como também substituem, aliviam ou simplificam o esforço físico e mental das pessoas. (LAUDON apud OLIVEIRA, J. 1999, p. 1)
28
Recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. Esse conceito enquadra-se na visão de gestão da tecnologia da informação e do conhecimento. (REZENDE; ABREU 2001, p. 76) A tecnologia é um meio para um fim, isto é, uma ferramenta que auxilia os especialistas – em especial, da informação – a atingir seus propósitos e objetivos. (MARCHIORI, 2002) Tecnologia da informação pode ser entendida como os meios utilizados pelas empresas produtivas para alavancar e potencializar o processo de criação e desenvolvimento de capacitação tecnológica. (VALLE, 1996)
Ainda segundo Brito (1996) “tecnologia da informação é o complexo
tecnológico que envolve computadores, software, redes de comunicação, rede
digital de serviços, tecnologias de telecomunicações, protocolos de transmissão
de dados, entre outros”.
O computador não é único representante da TI, onde também encontramos
o papel, arquivos, fichários, fax, telefone, livro, jornal, correio, televisão, telex,
copiadoras, projetores (de slides, de transparências, de filmes e multimídia), mas
pode ser considerado, hoje, o principal deles. Isso talvez se deva à sua
possibilidade de utilização na solução de diversos tipos de problemas relacionados
à informação e de expandir a capacidade humana de armazenar dados
(MARQUES NETO, 2002).
2.2 Tecnologia da Informação e a Organização
A tecnologia de informação evoluiu e continua a evoluir de forma tão rápida
que é difícil medir seus impactos quando se está inserido nesta transformação. A
tecnologia mensurou a informação e a comunicação em “bits” e ao mesmo tempo
no agente modificador da disseminação dos meios de comunicação. Atualmente, a
tecnologia via satélite, celular e sem fio possibilitam comunicações totalmente
portáteis e alcançam virtualmente qualquer ponto do planeta.
29
Um dos grandes vetores das transformações no cenário competitivo é a contínua evolução da tecnologia que, em virtude de sua grande disseminação, afetou de modo significativo todas as atividades humanas e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade do futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a Tecnologia da Informação (TI), que passou a ser um importante componente competitivo para as organizações. (ALBANO, 2001)
Hoje a utilização de tecnologias passa a ser vital para uma sociedade
marcada pela necessidade de aquisição de informações de forma rápida e
precisa. Não há como lutar contra essa transformação histórica, contra o processo
que foi ativado e não tem volta.
Desde que a tecnologia foi introduzida no meio social, sistematicamente em
meados da década de 50, a forma pela quais as organizações administram e
gerenciam seus processos e resultados, mudaram radicalmente. Na década de
90, a utilização da TI torna-se um fator essencial para as organizações, uma vez
que a informação passa a ser tratada como um ativo importante e sua
disseminação e disponibilização tornam-se um diferencial fundamental nos
mercados competitivos. Por intermédio das chamadas redes de computadores, as
empresas começam a compartilhar trabalhos, projetos, idéias e opiniões presentes
em diversos meios e lugares. Assim, o problema das fronteiras geográficas não
constitui barreiras para a comunicação entre organizações. Portanto,
transformações no processo de produção, disseminação, armazenamento e
transmissão da informação sempre aconteceram em toda a trajetória do homem.
Barreto (1998, p. 123) confirma isso quando descreve a mudança estrutural
da comunicação humana.
Podemos, ainda, exemplificar as modificações estruturais na publicidade do conhecimento e suas conseqüências através dos estágios por que passou a constituição da comunicação na esfera pública: a comunicação oral das culturas tribais, a comunicação escrita da cultura tipográfica e a comunicação cibernética das culturas eletrônicas.
Não só mais mudanças estão acontecendo, e mais rápido, mas também as
percepções das mudanças se tornam mais intensas pela simultaneidade entre
30
acontecimento e notícia propiciada pela Tecnologia da Informação. A velocidade
com que a tecnologia está presente no mundo chega a ser surpreendente. O
computador portátil, cada vez mais leve e com maior capacidade de processar e
armazenar dados mudou muito a forma de coletar, transmitir e disseminar a
informação. Desta maneira, a tecnologia domina grande parte do sistema de
produção e organização mundial, impondo-se na sociedade de forma que todos
devem se adaptar a essa nova realidade. A dinâmica do cenário econômico cada
vez mais globalizado, a competitividade e a concorrência do mercado
impulsionaram as empresas a valorizarem os ativos da informação e do
conhecimento, mantendo-se atualizadas tecnologicamente e utilizando as
ferramentas da TI.
Por muito tempo, a tecnologia da informação foi considerada um mero item
de suporte à instituição, um "centro de custo" que a princípio não gerava qualquer
retorno para as suas atividades. Mas as aplicações da TI foram crescendo dentro
das organizações - se antes a tecnologia era usada apenas para automatizar
tarefas e eliminar o trabalho humano, aos poucos ela começou a enriquecer todos
os processos organizacionais, auxiliando na otimização das atividades, eliminando
barreiras de comunicação, e assim por diante. E, nesse novo cenário, a TI
começou a assumir um papel muito mais importante nas organizações, que se
reflete em todos os seus níveis, influenciando diretamente suas atividades,
produtividade e a qualidade dos seus produtos ou serviços.
Em seu início, a TI era tida como um mecanismo que tornava possível
automatizar determinadas tarefas em grandes empresas e nos meios
governamentais. Com o avanço tecnológico, as "máquinas gigantes" começaram a
perder espaço para equipamentos cada vez menores e mais poderosos. A
evolução das telecomunicações permitiu que, aos poucos, os computadores
passassem a se comunicar. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de
simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com informação.
31
Sabe-se que a evolução tecnológica é como uma bola de neve, isto é,
cresce a cada dia, e a ausência desse conhecimento faz-nos distanciar
gradativamente do mundo real. As instituições, por sua vez, também têm que se
adaptar. Com o domínio da tecnologia houve a revolução para a tecnologia da
informação que Castells (2001, p. 67) definiu como “novo paradigma tecnológico”.
Na década de 90, ocorreu o início e as prioridades das instituições se voltaram
para os processos de informatização, ou seja, as Tecnologias da Informação.
A Era da Tecnologia da Informação transformou os recursos tecnológicos
no centro das atenções por parte das organizações, sejam elas privadas ou
públicas, mas é importante deixar claro que tecnologia pela tecnologia, por mais
avançada que seja, não é nada sem a sua devida aplicação.
Administrar eficazmente os recursos de TI, adaptando custo baixo com
benefícios "eficazes" passou a ser o grande desafio das organizações,
principalmente públicas que constantemente necessitam promover reformas
administrativas com o objetivo de otimizar serviços para atender com eficiência as
necessidades da comunidade.
As organizações precisam investir em novas tecnologias de gestão e
produção, particularmente nas tecnologias derivadas do uso da informática, para
responder à necessidade de velocidade na assimilação dos processos
tecnológicos e da correspondente agilidade decisória.
Diante deste novo contexto, as necessidades que se impõem para as
organizações, deverão ser criteriosamente analisadas. Estes requerimentos
incluem mudanças técnicas, institucionais e organizacionais.
Por sua vez, a própria TI auxilia neste processo de mudança, pois à medida
que as mesmas forem ocorrendo por meio do uso da tecnologia, a organização vai
32
se ajustando, facilitando a comunicação e o acesso a informações de uma forma
mais direta e transparente.
Neste novo cenário, a capacidade de uma organização rapidamente gerar,
introduzir, adaptar, disseminar e comercializar novas tecnologias ou processos
tecnológicos se tornou fundamental.
A TI pode ser decisiva para o sucesso de uma organização, contribuindo
para que ela seja ágil, flexível e robusta. A fim de garantir esse resultado, é
necessário traduzir a visão da organização e sua estratégia em objetivos menores,
para então identificar as iniciativas de TI que melhor podem contribuir para
alcançá-los. As organizações que conseguirem criar essa vinculação entre
estratégia e TI, focalizando seus investimentos em tecnologia nas áreas mais
importantes para o sucesso da estratégia escolhida, estarão no caminho certo
para obter um excelente desempenho, meta principal de qualquer instituição.
2.3 Tecnologia da Informação e o Gerenciamento da Informação
Em tempos de grandes revoluções tecnológicas, instituições do mundo
inteiro estão sendo desafiadas por profundas mudanças sociais, econômicas e
políticas. Transformações recentes requerem novos modelos de gerenciamento da
informação, assim como novos instrumentos, procedimentos e formas de ação, a
fim de permitir que os profissionais da informação tratem das mudanças de uma
organização globalizada. Por um lado é, necessário encontrar respostas e
soluções rápidas para problemas cujas causas antes ficavam fora do campo de
influência do gerenciamento da informação. Por outro lado, é essencial explorar e
disponibilizar as oportunidades relacionadas a tais transformações, em favor tanto
do gerenciamento quanto da própria organização.
Estamos vivendo um momento de transição de profundas mudanças e transformações, na qual se opera a mais radical das revoluções já
33
experimentada. O ambiente e as formas de gestão das organizações vêm sendo completamente modificados em decorrência da transformação dos valores e das mudanças tecnológicas e demográficas ocorridas nos últimos anos. (ARAÚJO, 2006)
Desde o aparecimento dos computadores, o uso da tecnologia da
informação ficou muito claro. Computadores digitais de alta velocidade permitiram
a otimização das empresas fornecendo informações precisa, em tempo hábil e no
local adequado. Mas a realização deste objetivo provou ser muito mais difícil do
que se esperava.
Uma coisa é certa, não podemos ignorar as novas tecnologias. [...] existe mal uso de tecnologia e existe perigos, mas, como pessoas que trabalham com informação, as novas tecnologias não podem ser evitadas. (KRAHN, 2002)
Informação e conhecimento são elementos-chave da nova gestão
organizacional, e cabe aos gerentes e dirigentes das organizações a busca por
formas mais eficazes de obtê -los e disponibilizá -los. Daí decorre a ânsia vivida nos
últimos anos pela absorção de novas técnicas e o conseqüente aumento na
aquisição de novas tecnologias pelas organizações (PEREIRA, 2002, p. 158).
É necessário lembrar, entretanto, que, como muitos outros instrumentos
desenvolvidos pelo homem, as tecnologias da informação e comunicação
contribuem para a superação de dificuldades encontradas ao lidar com o mundo,
no caso com o crescimento desenfreado da produção de informação (MARQUES
NETO, 2002).
Sob o enfoque da tecnologia, a gestão da informação é vista, ainda que dentro de um contexto organizacional, como um recurso a ser otimizado via diferente arquiteturas de hardware, software e de redes de telecomunicações. (MARCHIORI, 2002)
Pode-se considerar a gestão como um conjunto de processos que
englobam atividades de planejamento, organização, direção, distribuição e
controle de recursos de qualquer natureza, visando à racionalização e à
efetividade de determinado sistema, produto ou serviço (MARCHIORI, 2002). Sob
34
esta perspectiva, a gestão da informação deve incluir, em dimensões estratégicas
e operacionais, mecanismos para obter e utilizar recursos humanos, tecnológicos,
financeiros, materiais e físicos para o gerenciamento da própria informação, que
então deve ser disponibilizada como insumo útil e estratégico para indivíduos,
grupos e organizações (PONJUÁN DANTE 1998 apud MARCHIORI, 2002).
A gestão da informação engloba a sinergia entre a tecnologia da
informação, comunicação e os recursos/conteúdos informativos, visando o
desenvolvimento de estratégias e a estruturação de atividades organizacionais.
Portanto, a gestão da informação implica mapear as informações necessárias,
fazer sua coleta, avaliar sua qualidade, proceder ao seu armazenamento e à sua
distribuição e acompanhar os resultados de seu uso (MARCHIORI, 2002).
O termo “Gerenciamento da Informação” é geralmente usado como
sinônimo de “Gerenciamento de Recursos Informacionais” por muitos autores (por
exemplo, CRONIN & LITLE apud CHIAVEGATTO, 2000).
A Gerência de Recursos Informacionais – GRI fornece auxilio informacional
aos mais variados processos gerenciais da organização, principalmente aqueles
relacionados ao uso eficaz da informação. Os procedimentos de GRI englobam os
processos de: caracterização das necessidades e exigências de informações,
coleta, armazenamento, recebimento, distribuição e uso das informações.
A amplitude do conceito de GRI pode melhor ser entendida se forem
abordados dentro das duas óticas de definição dos conceitos de gerenciamento da
informação (BERGERON, 1996 apud CHIAVEGATTO, 2000), onde, na primeira se
focaliza o ponto de vista da tecnologia da informação e na segunda, a perspectiva
integrativa.
Na perspectiva da tecnologia da informação (TI), a autora define GRI como tendo um guia para melhor gerenciar os sistemas de informação baseados em computador, enfatizando o aspecto técnico do gerenciamento da informação em cinco principais componentes: 1)
35
gerenciamento de recursos (dados, informação, hardwares, software e pessoal); 2) gerenciamento da tecnologia sob direção de um executivo controlador da informação [...]; 3) gerenciamento funcional (i.e., aplicações de gerenciamento técnico dos recursos de sistema de informação); 4) gerenciamento estratégico de recursos; 5) gerenciamento distribuído (i.e.; distribuição de responsabilidades para o desenvolvimento, operação, gerência de sistemas de informação). (CHIAVEGATTO, 2000) Do ponto de vista da perspectiva integrativa, o GRI pode ser visto como uma abordagem de gerenciamento e função que procura integrar e harmonizar as fontes de informação corporativas, [...] Na perspectiva integrativa, o GRI também serve como elo entre os recursos informacionais da organização e o planejamento estratégico no uso para o desenvolvimento estratégico. (CHIAVEGATTO, 2000)
O GRI fornece informações cruciais para a tomada de decisão das quais as
organizações necessitam. Assim, quanto maior for à sintonia entre a informação
fornecida e as necessidades informativas das instituições, melhores decisões
poderão ser tomadas.
A informação no mundo atual funciona como insumo para o crescimento
das organizações e é um importante fator no desenvolvimento científico e
tecnológico, dada a sua importância como um recurso de imenso valor agregado
que servirá como estrutura básica para a sobrevivência institucional. A informação
é também o eixo fundamental para diversas atividades e, portanto, é de elevada
importância nos nossos dias.
As informações obtêm valor testemunhal ao serem agregadas e organizadas especialmente, na entrada e no processamento dos dados [...] são, ao mesmo tempo, nós das redes que entrelaçam os mais diversos fluxos de informação. (GONZÁLEZ DE GÓMEZ, 1999, p.80)
A tecnologia da informação, como ferramenta gerencial, será utilizada para
análise de dados, transformando-os em informações realmente úteis aos negócios
das empresas. À medida que as empresas converterem dados em informações,
modificarão necessariamente seus processos de decisão, a sua estrutura
administrativa e a sua maneira de trabalhar, na qual decisões financeiras
oportunistas transformar-se-ão em diretrizes e pressupostos estratégicos.
(BORGES, 1995)
36
Dentro dessa lógica instrumental, a TI, ao disponibilizar mais informação sobre o ambiente, tem o poder de melhorar a qualidade da decisão gerencial aplicada no processo de mudança organizacional e, conseqüentemente, de acelerá-la. (PITASSI, 2002)
A TI evoluiu de uma orientação tradicional de suporte administrativo para
um papel estratégico dentro da organização. A visão da TI como uma ferramenta
de gerência competitiva tem sido discutida e enfatizada, pois não só sustenta as
operações organizacionais, como também permite que se viabilizem novas
estratégias da aplicação da informação no ambiente institucional.
O uso eficaz da TI e a integração entre sua estratégia e a estratégia de
gerência dos recursos informacionais vão além da idéia de uma ferramenta de
produtividade. Hoje, o caminho para este sucesso não está mais relacionado
somente com o hardware e o software utilizados, ou ainda com metodologias de
desenvolvimento, mas com o alinhamento da TI com a estratégia e as
características da organização e de sua estrutura organizacional. Apesar de
diferentes instituições apresentarem estruturas, culturas e necessidades de
informação extremamente variadas, não existem fórmulas prontas de como
administrar os recursos de tecnologias da informação de uma forma estratégica e
lucrativa. Cabe a instituição encontrar uma abordagem adequada às suas
necessidades específicas em gestão da informação e dos recursos de tecnologia
da informação.
37
3. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
Para uma melhor compreensão do assunto e o entendimento da relevância
do tema é necessário o conhecimento de alguns conceitos elementares. Nesta
seção são apresentados os conceitos básicos para a compreensão do
Gerenciamento Eletrônico de Documento e das suas principais tecnologias
correlatas disponíveis nas soluções de GED.
3.1 – Conceitos Fundamentais
As inovações tecnológicas ocorridas no campo da Ciência da Computação
têm causado um impacto direto sobre a forma de pensamento da sociedade.
Ferramentas de software e equipamentos de hardware têm conseguido contrariar
muitos princípios que eram considerados absolutos até a introdução da
informática. O impacto causado pela Tecnologia da Informação - TI, trouxe
contribuições para praticamente todas as áreas do conhecimento humano, a ponto
de que muitas conquistas jamais teriam sido alcançadas sem a utilização deste
tipo de tecnologia.
Primeiramente, faz-se necessário considerar que o Gerenciamento
Eletrônico de Documentos surgiu como uma das divisões da Tecnologia da
Informação, e que basicamente, visa proceder ao gerenciamento de documentos,
ou como terminologicamente é mais conhecido e adotado pela Arquivística, de
Gestão de Documentos. A característica nova é que o GED procede a Gestão de
Documentos de forma eletrônica, e deve-se ressaltar que não somente a gestão
de documentos eletrônicos – que são os originalmente produzidos em meio
eletrônico – mas sim, que as iniciativas em relação à gestão de documentos são
procedidas com o uso da tecnologia, de forma eletrônica, constituindo-se assim no
GED.
38
O GED, na sua concepção original, era o instrumento necessário à recuperação daquele material digitalizado, constituindo -se no substituto mais próximo das leitoras/copiadoras de microfilme, sendo utilizado como solução total para o gerenciamento de documentos. Em outras palavras, a digitalização garantiria o acesso rápido e a preservação dos documentos. (SANTOS, 2005)
Para se compreender o que realmente significa Gerenciamento Eletrônico
de Documentos é fundamental entender o problema que se está tentando
solucionar, isto é, o problema do papel nas instituições. Este problema não é
manifesto somente no problema físico de manuseio de grandes quantidades
(arquivos correntes, temporários e inativos), mas no relacionamento entre o
grande volume de papel e o ciclo de vida de um documento, que, freqüentemente,
é determinado pelas necessidades do negócio.
Com a crescente relevância dos sistemas de informações e de multimídia o
mercado tem solicitado aplicações que tratem imagens, vídeos, áudio, entre
outros, entretanto, a complexidade de sistemas multimídias faz com que seja
muito difícil sua utilização em sistemas comerciais tradicionais (ENCINAS,
DELLEPIANE, 1999). Deste modo, montar uma estrutura e adquirir tecnologias
para solucionar problemas com grandes volumes documentais é uma tarefa
arriscada que requer grande capacidade gerencial em projetos, paciência e
habilidade de comunicação.
Atualmente, mais e mais instituições têm reconhecido à importância de um
efetivo gerenciamento de suas coleções documentais (ROWLEY, 1999). Muitas
organizações acham que um sistema de GED é, simplesmente, a união de um
scanner e um computador equipado com um banco de dados com informações
sobre os documentos armazenados, enquanto outras estão completamente
preocupadas se o sistema GED irá auxiliar na automação dos processos de suas
atividades e respondendo perguntas do tipo: quem pode ver o que, como deve ser
estruturados o fluxo de trabalho e quem irá fazer o quê.
39
A característica do GED varia muito conforme a solução adotada, mas
basicamente é composto por:
• unidades de entrada: scanner, câmeras ou computador para o caso de
documento de origem digital;
• unidades de processamento: computador servidor de rede;
• uma rede de computadores: computadores de cada usuário do sistema;
• unidades de saída: vídeo, impressora ou plotter.
Figura 1 - Ambiente tecnológico típico de uma solução de GED Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002)
Tipicamente as tecnologias de GED tratam com imagens de documentos do
tipo texto, os scanners são utilizados para a digitalização e os arquivos são
processados em uma unidade servidora. A partir desta unidade se realiza a
distribuição, impressão de cópias e armazenamento. A consulta aos documentos é
realizada a partir dos computadores compartilhados em rede, sendo que nesses
também é feita a criação de documentos de origem digital.
40
Documentos são criados, revisados e, conseqüentemente, numerosas
versões e/ou cópias do mesmo documento são produzidas. Deste modo, para
uma instituição, a capacidade de gerenciar seus ativos documentais é muito
importante, uma vez que ela deve garantir que quando um determinado
documento está ativo, todos estejam trabalhando com a versão e/ou cópia correta
do documento. Por outro lado, dada a intima relação entre os documentos e os
processos materiais, de informação, torna-se imperativo a compreensão do
impacto da aquisição de tecnologias de GED no fluxo de trabalho.
As tecnologias GED, tomadas no seu conjunto, englobam não só o
processamento como a criação, armazenamento, descarte e recuperação dos
documentos, tornando-as desse modo, mais complexas e difíceis de implantação.
Os arquivos podem ser mantidos em meios analógicos como microfilmes ou fichas
ou podem ser guardados em suporte digital para facilitar sua recuperação rápida
através de um sistema GED.
Observada estas particularidades do sistema de GED, é necessário deixar
claro que, para as tecnologias de gerenciamento de documentos eletrônicos
atingirem seus objetivos é necessário que sejam atribuídos em suas funções
atributos da gestão arquivística de documentos.
Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os conceitos arquivísticos, evoluindo de um mero software de digitalização e acesso para torna-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentação, seja ele elet rônico ou não. (KOCK, 1998 apud SANTOS, 2005)
KOCH (1998, p.24), estabelece “dois macrogrupos de tecnologias de GED
para o ciclo de vida das informações: gerenciamento de documentos (document
management) e o gerenciamento de imagens (document imaging)”. De acordo
com KOCH (1998) o “gerenciamento eletrônico de documentos procura tratar, dar
acesso à informação e armazenar, independentemente do seu suporte físico”,
porém ao estabelecer os macrogrupos, não foram considerados os princípios
41
arquivísticos de proveniência, territorialidade e a teoria das três idades; mas o
suporte documental, ou seja, o texto e a imagem. Ainda segundo KOCH (1998),
“GED é a somatória de todas as tecnologias e produtos, isoladamente ou em
conjunto, que visam a gerenciar informações de forma eletrônica, podendo se
apresentar na forma de voz, texto ou imagem”.
Do ponto de vista da Ciência da Informação, o CENADEM (2005a)
apresentou algumas vantagens para aceitação de sistemas GED no Brasil,
levando em consideração os princípios arquivísticos:
• Velocidade e precisão na recuperação de documentos. O GED proporciona
respostas precisas e instantâneas;
• Grande redução de espaço físico;
• Disponibilidade de documentos sem limites físicos;
• Melhor atendimento à comunidade;
• Impossibilidade de falsificação de documentos;
• Ilimitadas possibilidades para a indexação de documentos;
• Eliminação de fraudes.
O poder judiciário brasileiro tem dado fortes passos diante da validade
jurídica de todos documentos eletrônicos, incluindo as cópias digitalizadas, desde
que assinadas digitalmente, por meio de certificados baseados em criptografia
assimétrica, que constitui a forma de garantir a autenticidade e integridade de
documentos, com um grau de segurança semelhante e até superior aos
documentos escritos em papel.
Por meio de diversas citações legais ao reconhecimento em juízo dos
documentos eletrônicos, a legislação brasileira dispõe de um regulamento
específico que decreta as exigências tecnológicas para a equivalência e para
todos os fins legais, entre os documentos escritos em papel e os documentos
eletrônicos, a Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, que possui força de lei:
42
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. § 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil. § 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICPBrasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Apesar das fraudes e falsificações existirem desde a produção dos
primeiros documentos (manuscritos), a Diplomática é a disciplina que dispõe de
métodos para provar a autenticidade e a fidedignidade dos documentos suspeitos
de não serem autênticos.
Diplomática é um corpo de conceitos e métodos, originalmente desenvolvido nos séculos XVII e XVIII, “com o objetivo de provar a fidedignidade e a autenticidade dos documentos”. Ao longo do tempo ela “evoluiu para um sistema sofisticado de idéias sobre a natureza dos documentos, sua origem e composição, suas relações com as ações e pessoas a eles conectados e com o seu contexto organizacional, social e legal”. (DURANTI e MAC NEIL 1996 apud RONDINELLI, 2004)
A NBR ISO 9001/2000 juntamente com a Lei nº. 8.1593 dão as bases para
se dar início a uma implantação de um gerenciamento de documentos em uma
empresa pública ou privada, pois indicam o ciclo vital dos documentos onde ela
estabelece que: os documentos após o seu uso administrativo podem ser
eliminados ou transferidos para arquivamento, a temporalidade de guarda e
destinação fim que seria a sua eliminação ou guarda permanente.
Diante de conceitos, normas e práticas de gerenciamento de arquivos
estabelecidos pela Lei nº. 8.159 e NBR ISO 9001/2000, surge um fator primordial
3 Legislação Arquivística que “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas”.
43
para que a gestão documental tenha verdadeiramente êxito em sua implantação,
onde tem que se levar em conta o corpo profissional da instituição. Sendo que o
conjunto de pessoas que estão diretamente envolvidas com o uso diário da
documentação, desde a sua produção até a sua eliminação ou guarda
permanente, tenha plena consciência de suas responsabilidades fazendo assim
com que suas atitudes espelhem uma gestão documental eficaz.
O uso dos conceitos e práticas arquivísticas pelas empresas dá garantias
de que a informação que ali está sendo produzida e utilizada seja bem gerenciada,
além de outros benefícios como: racionalizar os espaços de guarda de
documento, ter eficiência e rapidez nas suas atividades diárias e atender de forma
mais rápida a sua comunidade.
No entanto, o uso de uma aplicação de GED pode proporcionar incontáveis
recursos que promovem qualidade ao tratamento da informação documentada. As
tecnologias de GED proporcionam facilidades e controles que seriam muito
trabalhosos sem o uso de uma ferramenta semelhante. O Quadro 1 apresenta
dados comparativos entre a manipulação de documentos em papel e o uso de
documentos eletrônicos controlados por um sistema de GED.
Atividade Papel GED Capturar um documento São armazenados em
armários e pastas
Documentos são digitalizados para gerar imagens
Uso de mais de uma forma de armazenar documentos ou
arquivos setoriais
Cópias são feitas e armazenadas em diversos
arquivos
Busca por índice de diferentes maneiras para localizar o
mesmo documento. Sem limite físico.
Recuperação Exemplo de fácil consulta: ir
até a sala do arquivo, encontrar o documento
removê-lo, ir até a copiadora, fazer a cópia, retornar o
original ao local de origem.
Ir ao computador, pesquisar pelo índice desejado, visualizar ou imprimir.
Tempo de recuperação
Desde vários minutos até semanas
Segundos
Quadro 1 – Comparação entre atividades de recuperação de documentos
44
Atividades de criação, indexação, armazenamento, consulta e controle de
retenção, são realizadas instantaneamente sem a necessidade de acesso físico
aos originais. O fato de um documento eletrônico não existir fisicamente facilita o
fluxo de informação, evita redundância de informações enquanto promove
segurança já que o usuário sempre consulta uma cópia do arquivo original. Uma
cópia pode ser disponibilizada a qualquer momento sem que isto afete em nada o
documento original. O controle de acesso aos conteúdos pode ser facilmente
aplicado a sistemas de GED por políticas de controle de acesso. O usuário só
consultará aquilo que deve. Também é possível evitar o uso não-intencional de
documentos obsoletos, já que estes documentos podem ser controlados e
mantidos fora do alcance do usuário. Cópias de segurança podem ser facilmente
armazenadas em ambientes físicos distintos, reduzindo custos e aumentando a
segurança para a informação.
Para arquivos de origem digital, as vantagens são ainda maiores através da
velocidade de criação e a padronização, onde documentos podem ser criados
através de modelos específicos e campos podem ter preenchimento automático,
eliminando consultas a cadastros e garantindo padronização aos documentos.
Arquivos podem ser criados a partir de outros já existentes. Índices de consulta
podem ser gerados automaticamente facilitando consultas posteriores.
O mercado oferece uma infinidade de ferramentas com os mais variados
recursos para o tratamento de documentos. Entretanto, é importante que o
responsável pela escolha de um sistema de GED tenha conhecimento dos
negócios da empresa, pois assim reconhecerá os problemas enfrentados e poderá
dimensionar adequadamente quais os recursos que um sistema de GED deve ter
para satisfazer as suas necessidades.
Segundo Davenport e Prusak (1998), “geralmente as empresas investem
pesadamente em soluções antes de saber quais são seus problemas. O que as
conduz freqüentemente ao fracasso”.
45
A aplicabilidade de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
representa muitos efeitos sobre a organização, que serão sentidos pelos usuários
internos e até pelas empresas com que exista algum relacionamento.
Por se tratar de um sistema de gestão da informação, em que todos os
dados relevantes ao funcionamento da empresa são manipulados, deve ser
cuidadosamente trabalhado. O apoio da alta direção é essencial e o fornecimento
de recursos necessários deve estar garantido.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso
significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é
preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que, mesmo com
uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas
tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e utilizar a
informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão
(CALDERON, 2004).
Segundo Calderon (2004), “a gestão de documentos pode representar o
desenvolvimento de diversas tarefas”, dentre elas:
• Informatização de processos de tramitação documental; Incorporação de
fundos e manutenção da informação atualizada;
• Preparação de informações mediante a solicitação para o estudo de
qualquer tema ou qualquer projeto.
Com o advento da informática (computadores), um conjunto de novas
tecnologias tem sido desenvolvido na tentativa de transladar a gestão documental
para o mundo digital.
46
Para o (CENADEM, 2005a), “a sigla GED representa um conjunto de
tecnologias correlatas que visam o gerenciamento da massa de documentos
analógicos e digitais de uma organização”, desta forma:
Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Ter um sistema GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.
Sejam empresas públicas ou privadas, organizações governamentais ou
não, elas possuem os mesmos tipos de problemas quando se tratam de
documentos, problemas esses agrupados sob a rubrica Gestão de Documentos.
Entretanto, o termo documento e/ou documentação é definido por diversos autores
como:
Briet (1960, p. 11), define o documento como "todo índice concreto ou simbólico, conservado ou registrado a fim de representar, reconstituir ou provar um fenômeno físico ou int electual”. Robredo (1978), descreve o processo da documentação, ou ciclo documentário completo, como um sistema ao qual chega uma série de elementos para serem tratados e convertidos num produto mais fácil de difundir ou de ser assimilado pelo usuário. Smit (1986, p.12) diz que entre a enxurrada de publicações e as pessoas que precisam das informações contidas nestas publicações, a necessidade fez surgir uma espécie de filtro, um filtro que seleciona e organiza informações, chamando a atenção para as principais. Este filtro é a documentação. A documentação é definida pela Federação Internacional de Documentação (FID), como o processo de "reunir, classificar e difundir documentos em todos os campos da atividade humana". Essa definição clássica, elaborada durante a X Conferência Internacional de Bibliografia, data de 1931. (ROBREDO, 1978, p.1)
A explosão e o caos documentário, tão bem configurado por Bradford, enfocavam e enfocam informação como sinônimo de documento, na clássica definição de Briet: “Toda base de conhecimento, fixada materialmente, suscetível de estudo, prova ou confronto“. Em uma abordagem abrangente, Briet uniu, com esse enfoque, entidades ainda então separadas em virtude do suporte físico: o arquivo, a biblioteca e o museu. Uniu-as pelo conceito de documento. (BRAGA, 1995)
47
Indiferente a definição, o certo é que com o uso crescente dos
computadores pessoais, a palavra documento tem sido comumente aplicada para
referenciar dados, de algum modo, organizados e armazenados em um
computador. Assim, a seguinte classificação é pertinente:
• Documentos eletrônicos – unidade de registro de informações, acessível
por meio de um equipamento eletrônico. Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2004 apud
SANTOS, 2005);
• Imagem de documentos – são os papéis ou filmes (o microfilme é o mais
comum) que foram convertidos em documentos estáticos. Para nossa
definição, documentos estáticos são aqueles que não podem ser facilmente
alterados pelos processadores/editores mais comuns, embora,
tecnicamente, seja possível;
• Relatórios – são os tipos de documentos impressos contendo itens que
serão impressos no papel, mas ao invés disso são impressos em meio
digital e não podem ser alterados, tornando-se, deste modo, documentos
estáticos conforme definição do item anterior;
• Web sites – são também referenciados como documentos porque utilizam a
metáfora diretório/pasta/página.
3.2 - Tecnologias envolvidas no GED
Recuperando a visão histórica, a tecnologia que antecedeu aos sistemas
GED foi à microfilmagem, tecnologia essa que continua sendo ainda hoje muito
utilizada por diversas instituições.
A primeira tecnologia de GED, conhecida por Document Imaging (DI),
enfatizava basicamente, a digitalização de documentos de origem papel, gerando-
se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilitou
48
a digitalização de documentos em suporte microfilme, justamente para converter
os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
A necessidade de re-processamento de um documento já digitalizado quer
por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, fez
com que a tecnologia que converte uma imagem digital de um caractere em um
dado passível de ser tratado por processadores ou editores ganhasse forma. A
essa tecnologia deu-se o nome de Optical Character Recognition (OCR) quando
os caracteres a serem reconhecidos são padronizados, e de Intelligent Character
Recognition (ICR) quando é preciso reconhecer textos manuscritos.
O amadurecimento das tecnologias de reconhecimento de caracteres
viabilizou as aplicações de processamento de campos manuscritos ou impressos
em formulários. Essa tecnologia ganhou o nome de Forms Processing (FP). Em
vez da utilização de pessoas (digitadores) para transcrever os dados dos
documentos em suporte papel para os campos de entrada dos sistemas de
informação, a tecnologia FP possibilitou a leitura de partes pré-determinadas
(máscaras) realizando, deste modo, a transferência do dado diretamente para os
sistemas de informação, sem a intervenção humana.
Com os documentos convertidos para imagens, e passíveis de serem re-
processados, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano
de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia de gestão de fluxos
de trabalho, conhecida como Workflow (WFL), inicialmente tratando somente de
documentos textuais e depois também de imagens de documentos.
Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos em
processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas
dessa natureza. Por esse motivo, a quantidade de documentos digitais gerada
cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização,
atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.
49
Para atender a essa necessidade surgiram às ferramentas para
Gerenciamento de documentos, Document Management (DM).
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento
de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das
exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite que sejam rastreadas as
alterações dos documentos.
Hoje, a grande quantidade de arquivos nos diretórios dos servidores e
computadores pessoais, a necessidade do compartilhamento de documentos
(tanto nas redes internas como na Internet) e o controle das atualizações em
ambiente distribuído, justificam a implantação de sistemas de DM.
O DM implementa, no mundo digital, muito das funcionalidades já
existentes nas aplicações de Records Management no mundo do papel.
A tecnologia Computer Output to Laser Disk (COLD) foi inicialmente
introduzida no mercado para substituir a tecnologia Computer Output to Microfilm
(COM), devido à redução de custos quando se armazenam as informações em
discos ópticos comparados ao microfilme.
Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios
de forma digital. Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela
passou a ser chamada de Enterprise Report Management (ERM).
Para o CENADEM, 2004b, as tecnologias relacionadas no quadro a seguir
são partes integrantes do GED.
50
TECNOLOGIA DESCRIÇÃO
Document Imaging
Utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos digitalizados. Emprega equipamentos específicos para captação, armazenamento, distribuição e impressão.
Document Management
Permite o controle do acesso aos documentos. Seu foco é o controle de versões, datas das alterações feitas pelos usuários e respectivo histórico da vida do documento. As aplicações desta tecnologia estão relacionadas à área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia, bem como controle da documentação produzida nas áreas administrativas e operacionais das organizações.
Workflow
Permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento da produtividade, eficácia e segurança. Também atua como tecnologia integradora entre diversos sistemas e tecnologias como: Enterprise Resourse Planning (ERP), Suply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM) e outras.
Enterprise Report Management
(Computer Output To laser Disk) Possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados em suporte digital.
Records Management
Gerencia o ciclo de vida do documento independente do suporte em que ele se encontra. Abrange portanto, a criação, o armazenamento, manutenção, apresentação e o descarte dos documentos.
Forms Processing
Engloba as tecnologias Optical Character Recognition (OCR) e Intelligent Character Recognition (ICR) permitindo o reconhecimento das informações em formulários e relacioná-las com campos de um banco de dados. Esta tecnologia que automatiza o processo de digitação é utilizada por bancos e seguradoras.
Content Management
Conjunto de tecnologias para a criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento dos conteúdos dos documentos que apóiam os processos de negócios da instituição.
Quadro 2 – Classificação CENADEM das tecnologias de GED
51
3.2.1 Document Imaging – DI
A Tecnologia Imagem ou Document Imaging torna possível à captura
eletrônica, o armazenamento e a recuperação da informação que foi previamente
convertida a partir de papel ou outro tipo de mídia, para a forma digital.
O gerenciamento de imagens de documentos é utilizado, geralmente, em
soluções que visam o controle de documentos prontos que não serão mais
alterados. Resolve a questão da disponibilização de documentos para consulta.
Quando introduzido em um sistema de imagem, o objeto se torna uma
imagem, que é então compactada e armazenada permanentemente no sistema,
através de discos ópticos ou magnéticos. As imagens obtidas são armazenadas
como documentos no sistema e podem ser recuperadas, exibidas, impressas,
sofrer anotações, redirecionadas, enviadas via fax ou simplesmente re-
armazenadas.
Document Imaging são produtos que armazenam imagens de documentos em estruturas pré-definidas de índices. KOCH (1998).
Boa parte dos produtos reproduz estruturas do tipo
pasta/subpasta/documento. Outros indexam documentos diretamente. O foco dos
produtos de Imagem é o gerenciamento de documentos estáticos, pois ninguém
processa e arquiva documentos que não estejam concluídos.
KOCH (1998) faz ainda uma comparação deste tipo de solução com os
tradicionais arquivos de aço, “dizendo que esta tecnologia é, por exemplo, uma
mera substituição de mídias com alguma sofisticação adicional como múltiplos
índices”.
52
O DI é indicado para corporações de qualquer porte, que pretendem
disponibilizar o fluxo de informações de uma maneira mais rápida, utilizando um
sistema lógico e inteligente.
A tendência é que sejam gerados, cada vez mais, documentos eletrônicos,
por serem potencialmente mais informativos. Pode-se ainda incorporar a eles
elementos que facilitem a comunicação, resposta e facilidade de uso: fotos,
desenhos, planilhas, imagens de vídeo, som etc. Entretanto, este processo não
dispensa por completo o armazenamento de documentos analógicos. Alguns
documentos em mídia digital ainda não possuem valor legal e outros só tem valor
com assinaturas, vistos ou autenticação originais. Há ainda um aspecto de ordem
cultural: o hábito de utilização do documento analógico.
3.2.2 Document Management – DM
Baseado em KOCH (1998), “Document Management são sistemas voltados
para o gerenciamento do ciclo de criação/revisão dos documentos, onde dados do
tipo número da versão/revisão, data de criação, autor, data de expiração, etc. são
os mais relevantes”. KOCH (1998) afirma ainda que, “sua definição preferida para
gerenciamento de documentos é a de “um grande diretório do DOS que aponta
todas as propriedades do documento ”.
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados,
principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o
acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores
lógicos, como a indexação.
A tecnologia DM permite administrar as versões dos documentos, embora
envolva recursos de criação, fluxo da documentação, controle de disponibilização
e armazenamento, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o
histórico da vida do documento.
53
Ao contrário do DI, o tipo de informação no DM é mais dinâmico, pois está
em constante processo de alteração. Os produtos de Gerenciamento de
Documentos não gerenciam obrigatoriamente imagens, já que estas são somente
um tipo de documento. Gerenciam arquivos oriundos de editores de texto,
planilhas e outras formas de documentos. Muitas são as áreas onde esta
tecnologia pode ser aplicada. Desde a preservação de acervos de documentos,
passando pelo gerenciamento de documentos para efeito de certificação ISO
9000, até o processamento de imagens gráficas.
As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais,
procedimentos e nas aplicações em que o controle de revisões é crítico. Muito
utilizado, também, para compor soluções dedicadas para a automação de
escritórios.
3.2.3 Workflow – (Fluxo de Trabalho)
Workflow pode ser definido como um conjunto de tarefas para o controle do
fluxo de processos de forma ordenada na organização. Corresponde às
ferramentas que gerenciam o fluxo dos documentos, disponibilizando critérios para
o controle desse fluxo, ou seja, oferecendo recursos de inclusão, aprovação ou
rejeição de informações no documento.
O workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Um sistema de GED integra e define automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrônico de estação de trabalho para estação de trabalho, ao longo de uma organização. Os documentos e arquivos não são simplesmente armazenados e recuperados, mas sim utilizados na condução de transações de negócios. O trabalho é processado mais rapidamente numa LAN, em que todos compartilham de documentos e arquivos. (AVEDON, 1999)
O workflow orienta o fluxo de documentos e de tarefas para a melhoria
geral da qualidade e produtividade em todos os níveis de uma organização,
permitindo que várias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo,
simultaneamente.
54
Com o software de workflow, os usuários podem elaborar programas
(scripts) que detalham para onde cada documento deve seguir numa organização,
mapeiam e controlam todos os documentos que entram no sistema. Os scripts
podem especificar em quais estações de trabalho a imagem de um documento
deve aparecer e que outras imagens devem estar junto com ela na tela, em todas
as categorias de documentos.
O software de workflow controla eletronicamente as imagens de
documentos e automatiza várias outras tarefas de gerenciamento, como
avaliações de produtividade, geração de relatórios, ajustes de cargas de trabalho
e cronogramas de funcionários. Se a imagem do documento não tiver progressos
numa estação dentro de seu período atribuído, ela será encaminhada
automaticamente à atenção de um supervisor. Com isso, eliminam-se gargalos, e
o script também pode alertar o supervisor de que um usuário em particular pode
estar precisando de ajuda. Essas informações contribuem para a criação de
gráficos de workflow.
Portanto, o workflow acelera e simplifica todo o processamento de imagens
de documentos, gerando aumentos de produtividade. Segundo Avedon (1999),
após a implantação da tecnologia, o próximo passo é mudar os procedimentos
que já estão enraizados há décadas para que os funcionários comecem a se
adaptar ao sistema.
3.2.4 – COLD - Computer Output Laser Disc / Enterprise Report
Management - ERM
O Gerenciamento de Relatórios ERM também é tratado como sinônimo de
Computer Output to Laser Disc (COLD), que é o armazenamento de relatórios em
discos óticos. O COLD, por sua vez, é o sucessor do Computer Output to Microfilm
(COM), que é a transformação de relatórios digitais em microfilme, tendo sido por
muitos anos a tecnologia mais utilizada.
55
Os sistemas COLD se concentram na disponibilização on-line de relatórios
e outros fluxos de dados originados a partir de aplicações oriundas de sistemas de
processamento de dados baseadas em “mainframes”. São usados para capturar
dados formatados provenientes de transações em sistemas corporativos, tais
como boletos bancários, extratos de conta corrente, faturas e registros de
transações. Estas informações que teriam sido armazenadas em papel ou
microfilme são armazenadas sob a forma de dados em mídia ótica, por meio da
tecnologia COLD, para posterior consulta off-line ou on-line através da rede.
Estes dados formatados tipicamente consistem de cadastros de clientes,
relatórios diários, semanais e mensais, tais como balanços, recursos humanos,
histórico de transações efetuadas ou documentos específicos de clientes como
faturamentos e notas fiscais. Os dados são formatados como formulários em um
formulário personalizado e armazenado em um sistema de Imagem.
Através da captura de relatórios que pela forma tradicional teriam sido
armazenados off-line e armazenando-os on-line, a tecnologia COLD permite que o
usuário possa eletronicamente pesquisar, visualizar, imprimir e processar a
informação contida em qualquer relatório.
A tecnologia COLD é largamente utilizada em instituições financeiras, tais
como bancos e seguradoras, empresas de telecomunicações, serviços, entre
outros. É uma importante ferramenta nas centrais de atendimentos a clientes.
Pode-se estabelecer através da hierarquização, quem deverá ter acesso a quais
documentos em que momento, de acordo com as especificidades de cada
organização. Os relatórios podem ser acessados simultaneamente por vários
usuários, uma vez que não há edição dos dados, apenas visualização.
56
Figura 2 – Arquitetura de um sistema ERM.
Fonte: CENCI (2002)
Esta tecnologia trata do armazenamento de grandes quantidades de dados em um gerenciador de rápido acesso. Nele enquadram-se ferramentas que possibilitam a digitalização de documentos ou transferência direta das informações contidas nos documentos para um banco de dados. Sua função consiste em armazenar máscaras específicas dentro de um gerenciador de arquivos enquanto os dados são armazenados em um banco de dados relacional. Um visualizador fica responsável por montar os dados solicitados dentro desta máscara e apresentá-los ao usuário.
3.2.5 Form Processing – (Processamento de Formulários)
Esta tecnologia trata da captura de dados de formulários impressos. É
empregado juntamente com recursos de Optical Character Recognition (OCR) ou
o Inteligent Character Recognition (ICR). Consiste em ferramentas que oferecem
recursos para reconhecimento de caracteres em regiões determinadas de um
formulário, transpondo para um banco de dados ou identificando alguma marca
em um formulário, direcionando-o para uma operação específica no sistema.
Esses caracteres podem estar impressos ou manuscritos, dependendo do tipo de
documento processado.
57
3.2.6 Records and Information Management – RIM (Gerenciamento de
Registros)
O RIM ou simplesmente RM (Records Management) compreende o
gerenciamento do ciclo de vida de todos os registros em todos os tipos de mídias,
desde a criação até a destruição ou arquivo permanente. São sistemas formais de
gerenciamento de registros que incluem políticas e procedimentos para criação,
distribuição, retenção, arquivo e pesquisa de documentos.
Gerenciamento de registros, ou gestão documental, equivale ao
gerenciamento de registros de todos os tipos de mídia. O gerenciamento da
criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até o
descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e
tabelas de temporalidade. Com esta tecnologia tem-se o equivalente ao controle
de protocolos, em que um sistema de RIM armazenaria dados de controle da
situação de documentos.
O uso de um recurso de RIM permite o fácil controle de requisitos como o
tipo de mídia, critérios de temporalidade e o atendimento da legislação. É muito
utilizado para o acompanhamento do trâmite de documentos e garantia de
atendimento de políticas de temporalidade.
3.3 Aplicabilidade GED
Estabelecer uma aplicabilidade para o sistema de GED não é tarefa fácil
devido a inúmeras abordagens envolvidas. Existe uma grande diversidade de
ferramentas correlatas, cada voltada para o atendimento de determinado
problema. Também existem questões próprias de cada instituição que devem ser
consideradas. São questões que fazem com que a condução do processo de
implantação seja adequada a cada realidade e siga um planejamento próprio para
58
cada organização. Portanto, para cada empresa deve existir uma abordagem
específica que melhor atenderá ao pretendido.
Permeando todas estas tecnologias correlatas apresentadas até agora,
pode-se perceber que a viabilidade do emprego destas tecnologias vai estar
condicionada à identificação das oportunidades de aplicação das ferramentas
GED no processo de informação, estudar como essas atividades fluem e como
podem ser usadas para atingir as metas institucionais da organização. Entretanto
está diretamente relacionada aos investimentos de antemão na análise dos fundos
documentais e das relações entre si, de maneira que se possa tomar
conhecimento das características próprias de cada um, e a partir daí, estabelecer
qual o suporte tecnológico mais adequado para atendimento às necessidades de
gerenciamento dos documentos (analógicos e eletrônicos) e as condições de
aplicabilidade do projeto.
Como podemos perceber, para se implantar o GED é necessário que se faça um diagnóstico da instituição que receberá o sistema, pois existe incontáveis tipos de ferramentas e soluções no mercado. Este diagnóstico visa definir critérios para escolha de uma ferramenta/solução de gerenciamento eletrônico de documentos em uma empresa ou instituição (CABRINO, 2001, p.10, apud CAMPANERI, 2003).
O gerenciamento eletrônico de documentos, que devido ao seu universo de
tecnologia que envolve equipamentos e programas, está criando uma base para
novos tipos de produtos, serviços e relações entre dados (documentos) e sistemas
de informação nas organizações. Toda aplicabilidade dos sistemas GED gera um
benefício para a gestão da informação e não para a tecnologia propriamente dita.
O sucesso da aplicação de um sistema GED está na adoção de uma metodologia
adequada abrangendo etapas específicas para a solução de determinados
“problemas” de gerência da documentação.
Sprague (1995) “enfatiza que os benefícios propiciados pelo gerenciamento
eletrônico de documentos envolvem tanto a tecnologia como a capacidade de
utilizá-la. Torna-se necessário, portanto, que se inicie o processo de construir a
59
infra-estrutura adequada ao gerenciamento de documentos de forma que se possa
tirar proveito dessa tecnologia para melhorar o desempenho da organização”.
Para que esta infra-estrutura possa ser construída, deve-se considerar que
a organização estabeleça os processos de negócios4 onde serão aplicados os
sistemas utilizando as tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e a
relação entre eles.
As categorias dos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
que agregam valores aos processos de negócios, são descritas no quadro a
seguir:
4 Processos de Negócios é um fenômeno que ocorre dentro das empresas. Compreendem um conjunto de atividades realizadas na empresa, associadas às informações que manipula, utilizando os recursos e a organização da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um tipo de negócio, que normalmente está direcionado a um determinado mercado/cliente, com fornecedores bem definidos. Como recursos pode-se entender técnicas, métodos, ferramentas, sistemas de informação, recursos financeiros e todo o conhecimento envolvido na sua utilização. (ROZENFELD, 1996)
60
Processos de Negócios
Aplicação da Tecnologia GED
Processos de publicação Para as organizações cuja atividade fim é a produção de documentos ou para as organizações que produzem documentos como suporte a um produto, a tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos permite uma reestruturação no processo de publicação e distribuição de grande quantidade de documentos no suporte papel. Os documentos podem ser criados e arquivados eletronicamente, distribuídos através de rede de comunicação e impressos apenas quando venham a serem utilizados. Os principais benefícios resultam da redução na obsolescência de documentos impressos, eliminação do custo de instalações físicas para armazenamento de cópias impressas e redução ou até mesmo eliminação dos custos de distribuição.
Processos organizacionais
Documento é o veículo através do qual é realizada a maioria dos processos de negócio. Os documentos são também o principal meio através do qual as informações fluem em uma organização, onde os fluxos de trabalhos ainda estão fortemente baseados na circulação física do papel. A utilização da tecnologia de gerenciamento eletrônica de documentos e a utilização da tecnologia de workflow propiciam valor significativo na redução de espaço físico para armazenamento de documentos, na rápida distribuição de documentos independente da localização física dos usuários e no acompanhamento e monitoramento no fluxo de informações e documentos em todo o processo envolvido. O direcionamento das organizações na utilização das tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e workflow estão relacionado a dois fatores: a melhoria na qualidade dos processos de negócios e a reengenharia destes processos, ambos fortemente dependente de documentos.
Criação e manutenção de documentos
Um outro nicho da utilização da tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos envolve a criação e manutenção de documentos que contem políticas, procedimentos, descrição de produtos e outros. Esta utilização implica na manutenção da versão mais recente de documentos que são acessados freqüentemente por uma grande variedade de usuários. Os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos nesta categoria são: acesso mais rápido aos documentos, maior eficiência nos processos de busca e recuperação da informação, acesso simultâneo de várias pessoas à versão mais atualizada do documento e redução dos custos de impressão e distribuição de documentos.
Manutenção de relatórios corporativos
As organizações precisam manter documentos oficiais e registros referentes as suas obrigações principalmente para atendimento a exigências legais. Os principais benefícios da tecnologia nesta área são: a redução de perda de documentos importantes, recuperação mais rápida e precisa de informações, melhor acesso e compartilhamento dos documentos entre usuários localizados em diversas regiões geográficas, um melhor controle de versão e a melhor gerência do período de retenção dos mesmos, conforme regras de temporalidade.
Quadro 3 – Aplicação da tecnologia GED conforme processo de negócio Fonte: SPRAGUE (1995)
61
O uso das aplicações de GED pode proporcionar incontáveis recursos que
promovem qualidade ao tratamento da informação documentada e/ou registrada.
As tecnologias de GED proporcionam facilidades e controles que seriam muito
trabalhosos sem o uso de uma ferramenta semelhante. Contribuem para
estabelecer um ambiente comum a determinadas tarefas, pois, os usuários
acessam uma base de dados única, evitando redundância de informação e
garantindo que esta esteja sempre disponível e acessível onde necessária.
A aplicabilidade de uma solução de GED envolve questões culturais
particulares para cada empresa e a forma de condução dos processos de
negócios, também, devem ser consideradas para se justificar tal aplicação. Estes
fatores interferem com o peso que cada um dos itens anteriormente apresentados
terá. Por se tratar de sistema de informação, o GED orienta e condiciona as
atividades numa organização e deverá atender a problemas próprios de cada
uma. Empresas vivem realidades diferentes e a cada caso deve ser verificada a
forma de seguir um planejamento justificado através da previsão dos benefícios
proporcionados pelo uso de GED. Como pré-requisito à aplicabilidade do sistema
de GED deve ser elaborado um diagnóstico da situação da organização antes do
início de qualquer atividade. Este diagnóstico permitirá a identificação dos
diferentes processos do negócio e da dinâmica destes processos.
62
4. Gestão Arquivística e a Gestão da Informação
As questões tratadas nesta seção poderiam inserir-se, dadas a sua
complexidade e pertinência, numa pesquisa exclusiva. Mas, tendo em vista que
alguns dos documentos envolvidos neste estudo têm características de
documentos arquivísticos, serão considerados, nesta pesquisa, alguns aspectos
referentes aos princípios arquivísticos, à gestão arquivística dos documentos
eletrônicos e as formas de preservação dos documentos digitais no âmbito das
alternativas que buscam garantir a preservação e o acesso à informação digital.
4.1 Princípios Arquivísticos
Desde o surgimento da informática, o desenvolvimento da tecnologia tem
transformado significativamente os modos de trabalhos e o funcionamento das
organizações através do uso mais freqüente do computador para a criação de
documentos bem como de novos suportes de armazenamento. Dessa forma
instituições passaram a dispor de vários tipos de suportes documentais, que de
uma forma geral, dividem-se em documentos eletrônicos e analógicos. Nesses
ambientes híbridos, inúmeros são os problemas que as organizações enfrentam
para recuperar e armazenar as informações.
Os documentos eletrônicos, por exemplo, geralmente são armazenados em
microcomputadores que são acessados por vários usuários. A localização do
arquivo ocorre de forma convencional, onde são estipulados os locais
(pastas/diretórios) em que os mesmos estão armazenados. Este método demanda
tempo na busca do documento, às vezes indeterminado, proporcional à estrutura
disponível e à capacidade de assimilação do conhecimento por parte dos
usuários. Gerenciar o conteúdo informacional produzido e recebido pelas
organizações na execução de suas atividades torna-se um desafio, uma vez que
as instituições não estão preparadas para administrar toda a sua massa
63
informacional. Diante desta constatação, infere-se que o uso inadequado de
tecnologias da informação muda o suporte do problema, mas não o elimina.
No entanto, o conhecimento da legislação vigente para tratamento de
arquivos públicos poderia resultar numa amenização dos problemas decorrentes
da falta da necessidade de se analisar o conteúdo informacional dos documentos
antes de serem armazenados ou descartados, por exemplo.
A Arquivologia construiu alguns princípios, como o princípio da
territorialidade, o princípio da proveniência e da abordagem das três idades, para
tratamento dos documentos, de modo a contribuir para o acesso à informação
arquivística de forma rápida e precisa.
Conforme Rosseau e Coutre (1998, p. 86):
O princípio da territorialidade reside no fato de que “para que os arquivos permaneçam vivos e sejam utilizados e melhor entendido, eles devem o mais possível, ser conservados no meio donde emanam ou que influenciaram a sua produção”. Esse princípio aplica-se em três níveis: nacional, regional e institucional.
Ainda, conforme Rosseau e Coutre (1998, p. 82), o princípio da
proveniência é:
Princípio fundamental segundo o qual arquivos de uma mesma proveniência, não devem ser misturados com os de outra proveniência devem ser conservados de acordo com a sua ordem primitiva, caso exista.
Em síntese, o princípio da proveniência garante a preservação da ordem
administrativa na organização dos documentos, apresentando como vantagens a
integridade administrativa dos arquivos de uma unidade e o pleno valor de
testemunho dos documentos de um fundo arquivístico, além de favorecer a
recuperação da informação. Estabelece-se que os documentos de arquivo devem
ser agrupados de acordo com sua origem (entidade geradora).
64
Segundo a abordagem das três idades, “toda a organização, no
desempenho de suas atividades, cria inúmeros documentos de tipos e conteúdos
variados” (PROENÇA, 2006). Esta abordagem reflete o ciclo de vida dos
documentos dentro das organizações, e tem como base os valores que os
arquivos têm ou podem ter, quais sejam seu valor administrativo e seu valor de
testemunho.
Dentre as mais variadas ferramentas de gestão da informação que surgem
a partir dos princípios arquivísticos, destaca-se a tabela de temporalidade
documental, o instrumento de descrição documental, o código de classificação de
documentos, inventários, entre outros, que irão nortear todo o tratamento técnico
dos documentos, de modo a facilitar a recuperação da informação. Cabe acentuar
que as ferramentas citadas têm os seus usos independentemente do suporte da
informação.
4.1.1 A Legislação Arquivística no Brasil
No Brasil, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 “Dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá outras providências”, a
saber:
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
Ainda a Lei nº 8.159/1991, após declarar em seu art. 1º, o dever do poder
público quanto à gestão documental e a proteção especial à documentação de
arquivos, definem: (SANTOS, 2005, p. 79)
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
65
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício das atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (grifo nosso) (SANTOS, 2005, p. 79)
Diante do exposto, órgãos da administração pública precisam ter uma
política de tratamento da informação em consonância com o exposto na lei,
favorecendo a troca de informações, bem como o intercâmbio e a
interoperabilidade de dados de documentos eletrônicos.
Para estabelecer a política nacional de tratamento de informações
arquivísticas, a Lei 8.159, por meio do Art. 26 cria o Conselho Nacional de
Arquivos – CONARQ, que dispõe:
Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
O CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa
Civil da Presidência da República, que tem como missão definir a política nacional
de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos; exercer orientação normativa visando à gestão documental e a proteção
especial aos documentos de arquivo. Por ser um órgão colegiado vinculado ao
Arquivo Nacional, têm na sua estrutura câmaras técnicas e setoriais para
desenvolverem e apresentarem resoluções ao plenário do conselho. Dentre essas
câmaras, há a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE que tem por
objetivo sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais, para a
gestão arquivística e a preservação dos documentos digitais das instituições
públicas e privadas. A Câmara é composta por representantes de vários setores
do governo e da sociedade civil e tem formação multidisciplinar, com profissionais
das áreas de Arquivologia, Ciência da Informação, Ciência da Computação, Direito
e Administração, pois os documentos digitais suscitam problemas extremamente
complexos, que envolvem várias áreas do conhecimento.
66
O CONARQ, por meio da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, que
“Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão
arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos”, em seu Art. 3º determina:
A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.
O CONARQ é, assim, o órgão normalizador das questões arquivísticas
brasileiras. Suas resoluções deveriam ser utilizadas pelos arquivos públicos
brasileiros, seja no âmbito federal, estadual ou municipal, com as adaptações e
regulamentações necessárias à esfera administrativa de competência, abarcando
os documentos produzidos pelos três poderes (SANTOS, 2005, p. 99).
Nesse contexto, uma organização ao decidir desenvolver ou adotar um
sistema de gestão eletrônica de documentos, deve levar em consideração os
princípios arquivísticos de gestão de documentos, a legislação brasileira sobre
arquivos, as resoluções do órgão responsável pela política de tratamento da
informação pública, qual seja o CONARQ, bem como adotar o suporte tecnológico
adequado às suas necessidades e condições financeiras.
4.2 O Documento Eletrônico e a Preservação de Documentos Digitais
Rondinelli cita em seu artigo o conceito segundo o CIA (2002, p. 475),
documento é a informação registrada, independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e
que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de testemunho
dessa atividade (INNARELLI, 2006).
67
Inúmeras vezes o termo documento eletrônico é citado nesta pesquisa. O
termo “eletrônico" é um adjetivo que qualifica algo "relativo à eletrônica".
"Eletrônica", por sua vez, diz respeito à "parte da física dedicada ao estudo do
comportamento de circuitos elétricos que contenham válvulas, semicondutores,
transdutores, etc., ou à fabricação de tais circuitos" (FERREIRA, 1988). Os
"documentos eletrônicos" são produzidos, manuseados e transmitidos com o
auxílio de máquinas eletrônicas, porém, em si mesmos, tais documentos não são
"eletrônicos", pois não são circuitos elétricos e nem possuem válvulas,
semicondutores ou qualquer outro dispositivo eletrônico. Neste contexto a
comunidade científica entende que: "o documento eletrônico necessita de um
instrumento de criação, conservação, cancelamento e transmissão, constituído por
aparelhos eletrônicos”. Eletrônico, então, é o computador que cria e manipula tal
espécie de documento.
Os "documentos eletrônicos" nada mais são do que informações
registradas, manipuladas e armazenadas com o uso do computador sendo,
portanto, compostos unicamente por bits. “O fato de o bit vir a ser sinônimo de
dígito binário” (MONTEIRO, 1996), permite afirmar que o documento eletrônico
encontra-se sob uma forma digitalizada. O termo "digitalização" se refere ao
processo de conversão que é feito para se representar alguma coisa em uma
versão digital, por exemplo, utilizando-se unicamente de bits podemos representar
um documento ou uma imagem (forma digital). Conseqüentemente, seria mais
apropriado e específico denominar o "documento eletrônico" de "documento
digital”, porém, ambos abrangem um mesmo sentido, visto que são produzidos
através do uso do computador. Mas a fim de seguir o uso mais aceito, neste
trabalho será usado o termo "documento eletrônico”.
“A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ, 2004), em seu Glossário de Documentos Arquivísticos
Digitais, define separadamente documentos eletrônicos e documentos digitais,
respectivamente, a “unidade de registro de informações, acessível por meio de um
68
equipamento eletrônico” e “unidade de registro de informações, codificada por
meio de dígitos binários”. A utilização do termo “binário” estabelece a relação dos
documentos digitais com o computador” (SANTOS, 2005, p. 31).
O documento eletrônico ou documento digital – de acordo com Porto (1999
apud ALVES, 2004), pode ser toda informação fornecida e acessível por meio
eletrônico, que pode estar disponível em programas de computador, arquivos de
texto, páginas de Internet, programas para redes de comunicação, pode ser um
gráfico, uma figura estática ou em movimento, sons ou uma combinação deles,
estar armazenado sob diferentes modalidades de apresentação e em diferentes
suportes (ALVES, 2004, p. 20).
O Dicionário de Terminologia Arquivística define documentação eletrônica
como “documentação cujo conteúdo, registrado em suportes especiais, é
acessível apenas por computador” (CAMARGO e BELLOTTO, 1996 apud
SANTOS, 2005, p. 30).
Segundo Sant´Anna (2001) “documento digital ou eletrônico é todo registro
gerado ou recebido por uma entidade pública ou privada, no desempenho de suas
atividades, armazenado e disponibilizado ou não, através de algum sistema de
computação”.
De acordo com Costa (2005) “documento eletrônico é, em termos singelos,
aquele gerado por meio eletrônico, e que por esse mesmo meio pode ser
arquivado, recuperado ou transmitido. Ele vem substituir o papel nas construções
realizadas por via eletrônica”.
O documento eletrônico apresenta características específicas que não
estão presentes no documento tradicional em papel. No documento em papel tem-
se acesso direto ao conteúdo sem auxílio de equipamentos. Os eletrônicos, por
69
sua vez, estão armazenados na forma de um conjunto de bits em algum meio
magnético ou ótico.
É cada vez mais freqüente o uso da informação por meio eletrônico em
nossa sociedade, através da popularização dos microcomputadores e as
facilidades de geração e aquisição de material digital por intermédio dos sistemas
de computação.
A natureza dos documentos eletrônicos está permitindo ampla produção e
disseminação de informação no mundo atual. Essa revolução digital está forçando
as instituições a repensarem seus métodos de trabalhos, desenvolverem novas
políticas, técnicas, além de investimento em infra-estrutura em tecnologia da
informação. Porém à medida que essas novas informações são geradas, elas
automaticamente estão correndo o risco de desaparecimento. Novos softwares,
formatos, hardware aparecem a cada dia pondo em xeque a criação, o uso e a
preservação desses registros.
As ameaças que os documentos em suporte não eletrônico sofrem, atuam também sobre os documentos digitais. Tal como o papel se desintegra com o passar dos anos, a informação gravada na superfíc ie metálica magnetizada dos dispositivos de armazenamento mais largamente utilizados, pode também tornar -se irrecuperável. A temperatura, umidade e nível de poluição do ar nos ambientes dos tradicionais arquivos devem ser controlados, assim como nos ambientes de armazenamento das mídias digitais. Todos os tipos de suporte estão sujeitos a fungos, traças, ratos e outras ameaças biológicas. Estão também sujeitos a danos provocados pelo uso indevido e, igualmente, pelo uso regular. As catástrofes naturais como inundações, terremotos, incêndios, etc. ameaçam qualquer tipo de acervo. (SANT´ANNA, 2001) Portanto, as ameaças comuns a todos os tipos de documentos, independentemente do seu suporte físico, requerem as mesmas estratégias de preservação. Já as ameaças inerentes somente aos documentos digitais requerem o uso de estratégias diferenciadas e, na maioria das vezes, de forma associada. (SANT´ANNA, 2001)
O uso de documentos em formatos eletrônicos contribui para facilidades e
diferentes possibilidades de armazenamento de grandes volumes de informações
e redução de áreas de arquivamento; facilidade de acesso e consulta aos
70
documentos em qualquer momento ou lugar; acesso simultâneo por diversas
pessoas ao mesmo documento e rapidez para atualização dos dados; redução no
tempo de recuperação da informação e a possibilidade de manter cópias de
seguranças.
Estamos acostumados a documentar reuniões, seminários, congressos,
cerimônias, entre outros, com fitas de vídeo, áudio, celulares, máquinas digitais ou
fotografias. No entanto, a cada dia esses registros se desgastam e, em alguns
anos, não haverá máquinas e ou tecnologias capazes de lerem vídeos ou fitas de
gravação. E isto, infelizmente, já está ocorrendo.
A preservação digital tem sido, nos últimos anos, uma preocupação
crescente na sociedade da informação, revelando-se um campo privilegiado para
a cooperação entre diferentes áreas interdisciplinares e instituições.
A discussão sobre o papel da preservação de documentos, as razões de sua existência e a sua abrangência em relação a todo universo de documentos apóia-se na teoria arquivística, que tem sido impelida a buscar adequação à nova realidade dos documentos digitais. A compreensão dos limites e significados de documento digital, de seus valores, das responsabilidades inerentes aos documentos públicos e da conseqüente necessidade de preservação pode contribuir para a ampliação da percepção das dimensões do problema (SANT´ANNA, 2001)
A preocupação pela preservação dos documentos digitais também é
relatada por Rondinelli (2002), a qual considera que “os documentos eletrônicos
exigem mais, uma vez que são constantemente ameaçados pela fragilidade do
suporte e pela obsolescência tecnológica”. Em seu artigo, também leva em
consideração que no meio digital o suporte e o conteúdo são perfeitamente
separáveis, esta separação permite a migração contínua de mídia, a qual
acontece forçosamente devido a fragilidade da mídia e à obsolescência
tecnológica. Porém esta migração aumenta a possibilidade de adulteração e a
garantia da fidedignidade e autenticidade torna-se mais complicada (INNARELLI,
2006).
71
O suporte de armazenamento é caracterizado por Rondinelli (2002, p. 56)
como:
O “carregador” físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja afixado num suporte. No caso dos documentos convencionais, o suporte papel e o conteúdo que carrega são inseparáveis. Já em relação ao documento eletrônico, o suporte (magnético ou ótico) é a parte física separada do conteúdo. Trata-se de uma característica diferenciada que, ao contrário dos documentos convencionais, não tem no suporte um elemento significativo, mas um meio carregador físico. Assim, a cada reprodução de um documento eletrônico e que o único elemento que muda é o suporte esse documento continua a ser idêntico ao que foi reproduzido.
Miranda (2003, p. 2006) afirma que “o importante é constatar que há uma
inter-relação entre os elementos da seqüência: tipo – conteúdo – formato –
suporte, e que a alteração de um deles pressupõe alguma modificação nos
demais”.
Pode-se definir preservação digital de forma muito prática como
planejamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para
assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e
utilizável (HEDSTRON, 1996).
A preservação digital é um assunto complexo e recente e não se atém
somente ao estudo das mídias, técnica de “backup”, técnicas de migração,
técnicas de autenticação, entre outros. Este assunto deve ser estudado de forma
interdisciplinar e institucionalmente, cabendo aos profissionais da informação a
garantia da preservação e manutenção do documento digital de forma íntegra e
autêntica.
A aplicação de estratégias de preservação para documentos digitais é uma
prioridade, pois sem elas não existiria nenhuma garantia de acesso, confiabilidade
e integridade dos documentos a longo prazo (ARELLANO, 2004).
72
Seja qual for à estratégia escolhida, o principal objetivo da preservação de
longo prazo é assegurar a longevidade, integridade, autenticidade e fidedignidade
dos documentos eletrônicos.
A integridade consiste em preservar a informação contra modificação sem a
permissão do autor. A modificação inclui ações como, alteração de conteúdo,
escrita, remoção e criação de informações. Integridade significa garantir que a
informação permaneça íntegra, ou seja, que aos dados originais nada foi
acrescentado, retirado ou modificado.
Conforme Dias (2003, p. 24):
A análise do substrato físico permite no caso do papel, identificar através da existência ou não de rasuras, qualquer tentativa de fraude. A integridade é atendida de forma simples e eficaz através deste mecanismo, apresentando ainda uma propriedade interessante, a capacidade de manutenção da integridade de partes do documento quando separadas do documento original. Teríamos uma integridade parcial, garantindo a integridade da parte, mas não do documento como um todo.
A verificação da integridade de um documento diz respeito à avaliação que
se faz sobre ter sido modificado ou não, em alguma ocasião após sua concepção.
A verificação dos documentos eletrônicos é determinada pela assinatura digital.
Nesse sentido, tudo que o autor desejou representar deve estar de acordo com o
que foi expresso no documento, sendo, pois, fiel ao fato documentado.
A autenticidade de um documento garante a verificação de sua
procedência, isso significa que se pode assegurar que a autoria de determinado
documento pertence ao autor. Em se tratando de documento eletrônico, MacNeil
(2000, p. 102 apud RONDINELLI, 2004, p. 67) considera que autenticidade é “a
capacidade de se provar que um documento arquivístico é o que diz ser”. A
autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, à forma e ao
status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua
preservação e custódia. Isso quer dizer que o conceito de autenticidade refere -se
73
à adoção de métodos que garantam que o documento não foi adulterado após a
sua criação e que, portanto, continua sendo tão fidedigno quanto era no momento
em que foi criado (RONDINELLI, 2004, p. 67).
A autenticação em um sistema deve garantir ao receptor que a mensagem
é procedente da origem informada em seu conteúdo. A verificação da
autenticidade é a proteção de um serviço ou informação contra um intruso, que
atuar no lugar do usuário legítimo.
Segundo MacNeil (2000, p. 100 apud RONDINELLI, 2004, p. 64), do ponto
de vista diplomático, fidedignidade é “a capacidade de um documento arquivístico
sustentar os fatos que atesta”. Está relacionada ao momento da criação do
documento e, portanto, refere-se ao grau de completude de sua forma intelectual e
de controle dos seus procedimentos de criação.
A preservação e a conservação dos documentos eletrônicos são, na
verdade, o maior problema em todo o processo de gerenciamento de documentos
eletrônicos. “A dificuldade de se lidar com a unicidade e com a autenticidade dos
registros digitalizados é relativamente pequena quando se considera o desafio de
preservá-los em um contexto em que a obsolescência tecnológica é inevitável e
inescapável” (DOLLAR, 1994 apud SANTOS, 2005). Esta afirmação, usada para
situar a problemática da recuperação futura dos documentos digitalizados, serve
perfeitamente para os demais arquivos eletrônicos (SANTOS, 2005, p. 58).
4.3 – Algumas Estratégias para a Preservação Digital
Os documentos produzidos em suporte papel não ácido, com boa qualidade
de tintas vegetais e armazenados em ambiente apropriado (climatizado) podem,
provavelmente, ser preservados durante um longo período.
74
Os documentos eletrônicos, armazenados em qualquer suporte digital ou
magnético, estarão provavelmente inacessíveis dentro de 10 anos. O suporte
físico deteriora-se, o hardware torna-se obsoleto para o mercado, o software fica
ultrapassado e desta forma, começam a haver perdas sucessivas de informação.
Torna-se, necessário, transferir regularmente os recursos digitais para novas
plataformas ou suportes.
O rápido avanço das tecnologias da informação leva ao problema da obsolescência tecnológica. Os disquetes de oito polegadas utilizados no início da penúltima década do século passado, quando as organizações brasileiras de médio porte começaram a utilizar a informática de forma mais ampla, através de sistemas de oito bits com sistema operacional CP/M, não mais podem ser lidos. Não só pela provável degradação e desmagnetização da mídia, como pela quase inexistência de computadores com dispositivos necessários para a operação. Esse é o problema da obsolescência tecnológica inerente ao hardware (SANT´ANNA, 2001).
Figura 3 – Suportes Magnéticos Obsoletos
Fonte: ROTHENBERG, Jeff. Why is it so hard to preserve digital records? 2002.
Todos os materiais se degradam – em maior ou menor escala – com o
tempo. (...) A problemática representada por esta afirmação é que, enquanto se
falam em “décadas”, “séculos”, e “milênios” para a preservação de documentos
em suportes tradicionais, para os documentos eletrônicos a unidade de medida de
tempo é bem diferente. Alguns suportes eletrônicos têm previsão de durabilidade
75
de até duas décadas, mas os programas e equipamentos utilizados para a
recuperação e o processamento das informações armazenadas nesses suportes
têm vida útil contada em anos e, até meses (SANTOS, 2005, p. 58).
Uma aceitável política de preservação digital implica em observar e aplicar procedimentos que podem ser inclusive aceitos como estratégias de preservação. Entre eles estão os relativos à tecnologia da informação, mais especificamente no tocante a compatibilidade de hardware, software e migração dos dados (conversão para outro formato físico ou digital, emulação tecnológica e espelhamento dos dados); observação da integridade do conteúdo intelectual a ser preservado; análise dos custos envolvidos no processo; o desenvolvimento de uma criteriosa política de seleção do que será preservado e, intimamente atrelado a isto, a observação das questões concernentes ao direito autoral (BOERES, 2005, p. 11).
A partir da década de 1990, a comunidade arquivística internacional voltou-
se para a busca do conhecimento necessário ao bom gerenciamento arquivístico
dos documentos gerados pela tecnologia da informação. Nesse sentido, estudos e
projetos têm sido implementados tanto pela comunidade acadêmica como pelas
instituições arquivísticas. (RONDINELLI, 2004, p. 77)
Dentro deste contexto, inúmeros proje tos em andamento nos Estados
Unidos, Canadá, Inglaterra, Austrália e através de consórcios internacionais,
revelam que a necessidade da preservação e o gerenciamento de documentos
são vistos como uma questão prioritária.
4.3.1 Metadados
Para uma adequada compreensão sobre o exposto a seguir é primordial a
contextualização do conceito de “Metadado”. Metadado significa “dado sobre
dado”. Numa abordagem mais completa, entende-se como o “conjunto de dados
estruturados que identificam os dados de um determinado documento e que
podem fornecer informação sobre o modo de descrição, administração, requisitos,
utilização, funcionalidade técnica e preservação”. De uma maneira mais
76
simplificada significa informação estruturada sobre dados para descrever objetos
digitais.
As estratégias operacionais de preservação digital no estabelecimento e
uso de metadados são um fator decisivo, de modo que este processo está
baseado na conservação de tecnologias (software e hardware, migração ou
emulação) como uma alternativa para garantir a autenticidade dos registros de
coleções de dados e para a interação com os recursos de busca e recuperação da
informação digital. Os metadados de preservação asseguram os dados
importantes do documento digital e indicam sua localização. Visam apoiar,
administrar e a facilitar a conservação a longo prazo da informação digital.
4.3.1.1 O Modelo de Referência OAIS
O modelo para repositórios de metadados de preservação mais usado
atualmente é o modelo de referência Open Archival Information System (OAIS),
desenvolvido pelo Consultive Committee for Space Data Systems (CCSDS)4.
OAIS é uma iniciativa ISO (International Organization for Standardization), desde
junho 2003, que define um alto nível de modelo de referência para arquivos que
precisem de uma preservação de longo prazo. (ARELLANO, 2004).
O OAIS é “uma estrutura conceitual que disciplina e orienta um sistema encarregado de preservar por um longo prazo e manter o acesso a informação digital de qualquer natureza” (Consultative Committee for Space Data System – CCDS, 2002).
Este modelo descreve o enquadramento conceitual para um repositório
digital aberto a todas as comunidades com a garantia de confiabilidade. O OAIS
opera em um ambiente constituído pela interação de produtores, utilizadores,
gestão e o repositório em si mesmo.
77
Figura 4 - Ambiente OAIS
Fonte: SARAMAGO, [2005]
Toda a informação submetida a um OAIS por um produtor e toda a difusão
estabelecida a partir do OAIS a um utilizador ocorre numa ou5 mais sessões
discretas através de pacotes de informação. Um pacote de informação é um
envelope conceitual onde estão encapsulados informações de conteúdo (recurso
digital e metadados de representação) e metadados de preservação.
No resultado de um trabalho desenvolvido na comunidade OAIS para definir
as obrigações de um repositório OAIS, surgiu o seguinte conjunto de propostas
estratégicas:
• Negociar a informação a fornecer pelos produtores e detentores de direitos;
• Obter controle suficiente de forma a garantir a preservação a longo prazo;
• Determinar, por si próprios ou através de parcerias quais os utilizadores de
uma dada comunidade que estarão em condições de compreender a
informação disponibilizada;
• Assegurar que a informação a ser preservada seja compreensível por si só
na comunidade designada, ou seja, que a comunidade compreenderá a
informação sem a necessidade de recorrer à assistência de terceiros;
5 CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE DATA SYSTEMS (2002) – Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Blue Book
78
• Seguir políticas e procedimentos documentados que assegurem que a
informação seja preservada contra quaisquer contingências e assegurar a
disseminação da informação com cópias autênticas a partir do original ou
similares ao original;
• Assegurar que a informação preservada esteja disponível para a
comunidade designada;
• Trabalhar em conjunto com a comunidade do repositório para conseguir a
utilização de boas práticas na criação dos recursos digitais;
• Verificar a qualidade dos metadados: quaisquer metadados que
acompanhem o recurso quando este é submetido ao repositório devem ser
verificados e, se necessário, melhorados para suportar a manutenção de
longo prazo ao mesmo tempo em que o acesso é continuado;
• Estabelecer identificadores únicos e persistentes para os recursos.
O modelo OAIS também inclui um modelo chamado de informação onde
são descritos os requisitos de metadados de preservação de longo prazo.
Podemos considerar o OAIS um modelo de metadados de aplicação
genérica a partir do momento em que este se encontra inserido numa estrutura de
repositório digital que é independente do recurso digital e da tecnologia usada
para o processo de preservação.
O modelo de referência OAIS é, hoje, a fonte do trabalho de diversas
instituições de renome internacional na área da preservação digital, através de
projetos como o OCLC/RLG, CEDARS, entre outros.
4.3.1.2 OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata 6
O OCLC/RLG (Online Computer Library Center/ Research Libraries Group),
é um consórcio de mais de 160 instituições americanas, constituiu-se em Março
6 http://www.oclc.org/research/pmwg/
79
de 2000 com o objetivo de colaborar na identificação das melhores práticas para a
preservação de recursos digitais a longo prazo e desenvolver uma estrutura de
metadados de grande aplicação. É pioneiro no desenvolvimento de soluções
cooperativas para os problemas da gestão de coleções, tais como, aquisição,
fornecimento e preservação de informação.
Da mesma maneira que muitos projetos, o OCLC/RLG pretende aplicar o
modelo de referência OAIS com objetivos reguladores na comunidade que
representa e que são:
• Fornecer às instituições que pretendam iniciar atividades de preservação
digital um padrão para os requisitos de metadados que assegure que os
recursos digitais são preservados a longo prazo;
• Facilitar o consenso numa estrutura de metadados que contribua para a
interoperabilidade entre os repositórios de recursos digitais que facilite a
correspondência entre metadados e abra caminho para compartilhamento
de recursos;
• Propor uma estrutura comum que facilitaria a inclusão de informação de
produtores e de outras entidades externas ao repositório, no início do
processo de criação dos metadados.
4.3.1.3 CEDARS (CURL Exemplars in Digital Archives)7
O projecto CEDARS desenvolve -se no Reino Unido, patrocinado pelo JISC
(Joint Information System Committee)8 através do programa “eLib – The Electronic
Libraries Programme9” sob proposta do consórcio de bibliotecas universitárias
CURL (Consortium of University Research Libraries10), que inscreveu a
7 http://www.leeds.ac.uk/cedars/ 8 http://www.jisc.ac.uk/ 9 http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/ 10 http://www.curl.ac.uk/
80
preservação digital como uma das suas missões. O projeto teve início em 1998
com a duração de três anos.
O projeto CEDARS manifesta como seus objetivos:
• Promover a conscientização da importância da preservação digital no
ambiente das bibliotecas de investigação e acadêmicas junto dos seus
utilizadores.
• Identificar, documentar e divulgar plataformas estratégicas de gestão de
coleções no sentido da preservação de longo prazo dos recursos digitais
nelas incluídos.
• Investigar, documentar e promover métodos apropriados à preservação de
longo prazo para diferentes tipos de recursos digitais existentes nas
coleções das bibliotecas e ao mesmo tempo desenvolver modelos
devidamente escalonáveis.
O projeto CEDARS coloca fora do seu âmbito os recursos digitais que
tenham a forma de som ou vídeo e estabelece como tipos de recursos a
preservar:
• Recursos digitais fruto de digitalização
• Conjuntos de dados
• Publicações eletrônicas
• Bases de dados em linha
• Recursos efêmeros – pré-impressões, páginas Web, entre outros.
• Recursos digitais onde o conteúdo intelectual se limita a estrutura, forma e
comportamento.
Devido à importância e urgência cada vez maior atribuídas à preservação
de documentos eletrônicos a longo prazo, estão em andamento ou finalizados,
inúmeros projetos que atendem a esta solicitação, entre eles os projetos
81
acadêmicos, como o projeto em conjunto da “University of British Columbia” e da
InterPARES11 (International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems), subordinado ao título: “Preservation of the integrity of
electronic records”.
O projeto InterPARES, que publicou os seus resultados, em 2002, em um
relatório com o título “The long term preservation of authentic electronic records”
conduzido de 1999 a 2001, baseando-se suas conclusões na Diplomática
Contemporânea.
O projeto InterPARES se destina a desenvolver conhecimento teórico e
metodológico essencial para a preservação permanente de registros autênticos
gerados ou mantidos no formato eletrônico. Baseados em conhecimento adquirido
são capazes de formular políticas e estratégias e propor o estabelecimento de
padrões capazes de assegurar a preservação digital de longo prazo.
A abordagem metodológica do projeto é eminentemente teórica e parte de um conjunto de premissas gerais sobre o documento arquivístico tradicional para, então, verificar se as mesmas se mantém em instâncias particulares, isto é, em um ambiente eletrônico. A base teórica das premissas advém da investigação dos princípios e conceitos da diplomática e da arquivologia, sendo o cerne da pesquisa os conceitos de documento arquivístico, fidedignidade e autenticidade (RONDINELLI, 2004, p. 90).
No âmbito deste projeto foi estudada a criação de um posicionamento
conceitual para o estabelecimento de requisitos para preservação de recursos
digitais autênticos. Porém ainda existem muitas questões em aberto para
posteriores investigações.
A necessidade da existência de boas práticas para se atingir a preservação
e a recuperação da informação é impreterível. A inexistência de uma metodologia
consolidada, tanto em nível nacional quanto em nível internacional, para a
11 http://www.interpares.org/book/index.cfm
82
preservação digital, discutem-se as diversas abordagens utilizadas para essa
finalidade.
4.3.2 Migração
Esta estratégia possibilita a disponibilidade permanente das informações
eletrônicas. Esta técnica é utilizada para evitar a obsolescência tecnológica dos
suportes digitais de armazenamento. Permite transferir a informação de uma
plataforma para outra, adaptando os recursos digitais ao ambiente de chegada
quando o software e/ou hardware se tornam obsoletos ou ainda antes disso
acontecer. Desta forma, é preciso planejar a cópia periódica dos arquivos, porém,
é impossível prever o tipo de suporte no quais as cópias será feita no futuro, tudo
que se sabe é que será necessário continuar a fazê-lo. A grande maioria desses
suportes de armazenamento tem uma durabilidade de algo em torno de cinco
anos, dentro de uma expectativa de condições favoráveis de armazenamento
(temperatura, umidade relativa, iluminação ambiente).
É necessário ter em atenção que esta operação pode conduzir a perdas de
informações ao nível do conteúdo dos arquivos digitais, das estruturas, da
aparência, entre outros. A migração de arquivos eletrônicos para versões mais
recentes pode ter como conseqüência à modificação de algumas características e
funcionalidades do layout. Em alguns casos “a transferência de formatos raros
torna-se impossível e pode haver a perda total dos recursos”.
83
Figura 5 – Diagrama de um ambiente de migração
Fonte: VIANA, [2006]
A migração é vantajosa na medida em que permite o acesso rápido à
informação em qualquer altura. Os utilizadores consideram que, em geral, os
resultados finais da migração são satisfatório. Contudo, dificilmente vê-se uma
organização provendo recursos para migração periódica de seu acervo
documental digital, protegendo-o das mudanças nos métodos de gravação,
armazenamento e recuperação. No caso das organizações públicas de países “em
desenvolvimento” como o Brasil, que sobrevivem com recursos cada vez mais
escassos, pode-se esperar quadros mais alarmantes. Como uma organização
pública, que convive com uma drástica e contínua redução de seu orçamento
anual, trataria a questão? Certamente, as soluções passam, obrigatoriamente,
pela conscientização da existência, importância e abrangência do problema
(SANT´ANNA, 2001).
84
4.3.3 Emulação
Consiste no uso de tecnologias atuais e através de suas funcionalidades se
reconstrói o ambiente tecnológico das ferramentas tecnológicas (por exemplo,
hardware) que se tornaram obsoletas.
Os defensores da emulação advogam que talvez seja a única solução
capaz de preservar um documento na sua forma original a longo prazo, dadas as
múltiplas atualizações tecnológicas a que as instituições inevitavelmente se
submetem.
Outra abordagem que vem ganhando força, mas que ainda está num nível muito teórico é a de emulação, defendida por Jeff Rothenberg como o melhor método na busca pela solução ideal de se preservar, indefinidamente, um documento digital e suas formas e funcionalidades. (ROTHENBERG, 1998 apud SANT´ANNA, 2001)
A execução deste processo envolveria as seguintes etapas:
• Desenvolvimento de técnicas para especificação de emuladores para rodar
em futuros e desconhecidos computadores e recriar o comportamento de
documentos digitais;
• Desenvolvimento de técnicas para guarda dos metadados necessários para
encontrar, acessar e recriar documentos digitais;
• Desenvolvimento de técnicas de encapsulamento de documentos, seus
metadados, software, e especificações do emulador de forma a assegurar
sua coesão e prevenir sua corrupção (ROTHENBERG, 1998 apud
SANT´ANNA, 2001).
Como pré-requisito de qualquer atividade de preservação por emulação
deve existir uma descrição da tecnologia usada durante a criação do recurso. Por
conseguinte, como boa prática, devem ser encapsulados:
85
• O recurso digital propriamente dito acompanhado pelo software ou
softwares que o contextualizam, incluindo o sistema operacional, as
aplicações e quaisquer outras informações consideradas necessárias;
• As especificações sobre o emulador a usar no sistema futuro de forma a
fornecer informação para a recriação da plataforma original. Deve incluir
uma descrição do software, um histórico do ciclo de vida do recurso digital e
quaisquer outros elementos considerados necessários;
• A emulação pode ter lugar a dois níveis, ao nível do software e ao nível do
hardware.
Figura 6 – Diagrama de um ambiente de uma emulação
Fonte: VIANA, [2006]
A emulação despertou uma atenção especial por se tratar de uma
estratégia de preservação, que reproduz o ambiente fiel onde o documento foi
produzido e a partir do reconhecimento de que alguns objetos digitais que não
servem para migração devido à dependência de hardware software.
86
4.3.4 Conservação da Tecnologia
Este processo foi um dos primeiros a ser empregado para a preservação
dos meios de acesso aos recursos originais por tanto tempo quanto necessário.
Consiste em manter disponível para uso a tecnologia que criou os documentos.
Embora este procedimento obrigue a preservação de hardware e software
para que seja necessário ter acesso aos recursos criados nesse ambiente, a
conservação da tecnologia mostrou-se dispendiosa e tecnologicamente complexa
devido a espaço, descontinuidade do fabricante, suporte técnico impraticável e a
própria operação de sistemas que vão se tornando obsoletos.
Apesar de na prática ainda ser uma opção utilizada por muitas
organizações, podemos considerá-la em declínio. Na melhor das sugestões, este
processo pode ser uma alternativa passageira, enquanto não se estabelece outra
estratégia mais versátil.
4.3.5 CD-ROM / CD-R / CD-RW / DVD
A busca por soluções de preservação digital requer o uso de estratégias
diferenciadas para os suportes de armazenamento das informações digitais, ou
seja, o uso de mídias estáveis com expectativa de vida úteis superior às das
mídias magnéticas.
Segundo MODESTO (2005),
(...) da mesma forma que o acervo de conhecimento necessita de uma política de gestão para a sua preservação quanto ao uso, os suportes físicos, especificamente os CDs e DVDs, precisam ser gerenciados visando a continuidade do seu bom funcionamento e durabilidade de sua vida útil.
87
Hoje o uso das mídias de armazenamento (CD-ROM/CD-R/CD-RW/DVD) é
feito em larga escala para o armazenamento de documentos digitais, em virtude
de sua capacidade de armazenar grandes quantidades de informações. Um dos
fatores que tem promovido o grande desenvolvimento no uso das mídias é, além
da segurança, a praticidade proporcionada pelo armazenamento digital, que exige
menos espaço físico, a consulta à documentação é mais rápida e flexível, pois em
alguns casos, não é necessário o acesso ao documento físico, garantindo
segurança ao original. Cada vez mais a redução de preço das mídias de
armazenamento confere vantagens sobre o armazenamento de documentos
físicos.
Na figura 7 é demonstrado o custo comparativo do armazenamento de
documentos na forma tradicional (papel) e na forma eletrônica:
Figura 7 – Custo comparativo do armazenamento de documentos
Fonte: RIBEIRO, 2005
Basicamente, as mídias utilizadas são classificadas em dois grupos:
• Os CDs (Compact Disc) e suas variantes – CD-ROM / CD-R / CD-RW
• Os DVDs (Digital Versatile Disc) e suas variantes – DVD-R / DVD-RW
88
CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory): são discos ópticos gerados
através de um processo de masterização a partir de um original, em instalações
industriais sofisticadas. Tem, aproximadamente, capacidade de 700 Mb de
informações, em dados e/ou imagens em suas 43/4 polegadas de diâmetro. É um
tipo de mídia que permite somente leitura, não podendo ser alterada. São discos
lidos em drives de CD ou em equipamentos que permitem o armazenamento de
uma biblioteca destes. Esta mídia é ideal para grandes quantidades de cópias de
informações estáticas como enciclopédias, listas de componentes farmacêuticos,
catálogos, entre outros.
A principal aplicação do CD-ROM é a publicação, geralmente comercial,
tais como catálogos, softwares, listas, enciclopédias, materiais para consulta, e
outros. Depois de configurado o sistema de réplica, é necessário apenas alguns
segundo para se produzir cada CD-ROM duplicado. A criação do master original é
cara e, portanto, só compensa para mais de 50 cópias. Um CD-ROM é gravado
em apenas um lado e as informações são contidas numa única trilha que segue
em espiral do centro para sua circunferência. Através de uma técnica chamada
velocidade linear constante (CLV), a unidade de disco varia constantemente a
velocidade com que o disco gira.
CD-R (Compact Disk Recordable ou Writable): são discos ópticos com o
mesmo padrão de leitura do CD-ROM, mas com a possibilidade de gravação em
instalações de empresas ou residências, bastando ter uma unidade de gravação
para esta mídia. Esses discos podem ser lidos com os mesmos periféricos de
leitura do CD-ROM, pois têm o mesmo formato.
Esta mídia é utilizada quando o número de cópias da mesma informação é
baixa e/ou para o armazenamento de informações dinâmicas, onde o tempo
necessário para a geração de um CD-ROM as tornaria obsoletas. As informações
dos CD-R, assim como as dos CD-ROM, são contidas numa única trilha que
89
segue em espiral do centro do disco para a margem externa. Depois de gravadas,
as informações não podem ser modificadas ou removidas.
CD-RW (Compact Disk – Rewritable) - Estes discos ópticos têm o mesmo
padrão de leitura do CD-ROM. Porém, a gravação desta mídia pode ser feita nas
instalações da sua empresa ou casa, bastando para tanto se ter uma unidade de
gravação para esta mídia. A diferença entre o CD-R e o CD-RW é que o último é
regravável, enquanto o primeiro não é.
DVD (Digital Video Disk ou Digital Versatil Disk) - São os discos ópticos
mais recentes que vêm sendo apontados como os substitutos do CD. Possuem
exatamente a mesma dimensão do CD (4¾). A família DVD possui os mesmos
membros da família CD. Ou seja, DVD-ROM (gerado em linhas industriais), DVD-
R ("recordable", gravável em casa) e DVD-RAM (DVD regravável). Ainda não
existem padrões claros para os discos DVD, havendo discussões sobre a
capacidade destes. A capacidade máxima hoje anunciada no mercado é de 4,7
GB para uma face, uma camada, 9 GB para uma face, dupla camada, 17 GB para
duas faces, duas camadas.
DVD-R (Digital Video Disk – Recordable) - somente permitem uma
gravação e podem ser lidos pela maioria de leitores de DVDs.
DVD-R DL: semelhante ao DVD-R, porém permite a gravação em dupla
camada (DL significa dual layer), aumentando a sua capacidade de
armazenamento.
DVD-RW (Digital Video Disk - Rewritable) – permite gravar e apagar
cerca de mil vezes, oferecendo um modo de montagem conhecido como VR.
Através das mídias de DVD ficou mais fácil armazenar uma quantidade
maior de informações no seu corpo (disco) do que em um CD convencional,
90
outrora se tornando mais sensíveis a interferências, como riscos e manchas sobre
a superfície gravada.
A mídia deve ser armazenada de acordo com os padrões nacionais e com
as recomendações do fabricante, antes e depois da gravação. A taxa de erro de
dados nos discos ópticos é quase zero, isto é, é inferior a um em 10-12 bits.
Portanto, dos milhões de documentos de um único disco contendo milhões de
palavras e dezenas de milhões de caracteres e números, um caracter pode ficar
incompleto ou uma linha pode ser quebrada dentro do conteúdo de todo o disco.
91
5. Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária – EMBRAPA
A Embrapa foi instituída com fundamento na lei nº 5.851 de 7 de dezembro
de 1972 e implantada em 26 de abril de 1973. É uma empresa pública com
personalidade jurídica de direito privado, vinculada ao Ministério da Agricultura,
Pecuária e Abastecimento. Sua missão é viabilizar soluções para o
desenvolvimento sustentável do espaço rural, com foco no agronegócio, por meio
da geração, adaptação e transferência de conhecimentos e tecnologias, em
benefício dos diversos segmentos da sociedade brasileira (EMBRAPA, 2004).
A Embrapa é constituída de 11 Unidades Centrais, 37 Centros de Pesquisa,
3 Centros de Serviços, estando presente em quase todos os Estados da
Federação, nas mais diferentes condições ecológicas. Coordena o Sistema
Nacional de Pesquisa Agropecuária – SNPA, constituído por instituições públicas
federais, estaduais, universidades, empresas privadas e fundações, que, de forma
cooperada, executam pesquisas nas diferentes áreas geográficas e campos do
conhecimento científico. As Unidades Centrais são, ao lado da Diretoria Executiva,
órgãos integrantes da administração superior da Empresa, às quais compete
planejar, supervisionar, coordenar e controlar as atividades relacionadas à
execução de pesquisa agropecuária e à formulação de políticas agrícolas
(EMBRAPA, 2004).
No decorrer de sua existência a empresa tem investido fortemente na
capacitação de seus recursos humanos, sendo que 45% de seus pesquisadores,
possuem mestrado e 53% possuem doutorado. Além dos pesquisadores, os
técnicos de apoio também têm recebido capacitação por meio de cursos de
mestrado e especialização.
A Embrapa é uma instituição que atua basicamente em pesquisa e
desenvolvimento de novas tecnologias em agropecuária, que possam facilitar a
vida dos produtores e dos trabalhadores agrícolas do país. Tem como foco
92
fundamental atender às necessidades da sociedade brasileira, conquistando e
mantendo uma posição de destaque ou mesmo de vanguarda no âmbito
internacional, tem liderança mundial em tecnologia para clima tropical, crescente
agregação de competitividade ao agronegócio brasileiro, com contribuição
relevante para a sustentabilidade ambiental, a segurança alimentar e a inclusão
social (EMBRAPA, 2004).
Para cumprir sua missão de viabilizar soluções para o desenvolvimento
sustentável do espaço rural e do agronegócio brasileiros, a Embrapa prioriza
ações em consonância com cinco objetivos estratégicos, quais sejam:
1. Consolidar as bases científicas e tecnológicas, promover a inovação e os
arranjos institucionais adequados para desenvolver a competitividade e a
sustentabilidade do agronegócio, em benefício da sociedade brasileira.
2. Ampliar e fortalecer as bases científicas, promover a inovação tecnológica e
os arranjos institucionais adequados para desenvolver as capacidades
produtivas dos pequenos produtores e empreendedores, com
sustentabilidade e competitividade.
3. Fortalecer as bases científicas, promover a inovação tecnológica e os
arranjos institucionais adequados que propiciem a segurança alimentar, a
nutrição e a saúde da população.
4. Expandir e fortalecer as bases científicas e promover a inovação
tecnológica e os arranjos institucionais adequados que propiciem o uso
sustentável dos biomas.
5. Promover o avanço da fronteira do conhecimento científico e tecnológico
em temas estratégicos para a Embrapa (EMBRAPA, 2004).
93
5.1 Embrapa Meio Ambiente
O Centro Nacional de Pesquisa de Monitoramento e Avaliação de Impacto
Ambiental (CNPMA), que tem como nome síntese Embrapa Meio Ambiente, foi
criado em 1982. Esta unidade é um dos 37 Centros de Pesquisa da Embrapa, e
está localizado no município de Jaguariúna, estado de São Paulo.
A Embrapa Meio Ambiente conta atualmente com um quadro de 172
empregados, sendo 62 pesquisadores, 88% com doutorado em temas
relacionados às Ciências Ambientais. Apresenta ainda uma infra-estrutura de
excelência para análises ambientais, com um complexo de mais de 5.000m2
ocupados por 16 laboratórios. (EMBRAPA MEIO AMBIENTE, 2006).
A estrutura da Embrapa Meio Ambiente está sob a coordenação de uma
Chefia Geral e organizada em três Chefias Adjuntas: Pesquisa e
Desenvolvimento, Comunicação e Negócios, e Administração. Conta, também,
com o auxilio de áreas e setores administrativos e de apoio técnico à pesquisa. Tal
estrutura pode ser observada pelo organograma abaixo:
Figura 8 – Organograma da unidade de Pesquisa da Embrapa Meio Ambiente
Fonte: Embrapa Meio Ambiente, 2006.
94
Legenda:
CAE - Comitê Assessor Externo
CGE - Chefia Geral
CTI - Comitê Técnico Interno
CLPI - Comitê Local de Propriedade Intelectual
CLP - Comitê Local de Publicações
CPD - Chefia Adjunta de Pesquisa e Desenvolvimento
CAA - Chefia Adjunta de Administração
CCN - Chefia Adjunta de Comunicação e Negócios
CIBio - Comitê Interno de Biossegurança
ACE - Área de Comunicação Empresarial
ANT - Área de Negócios para Transferência de Tecnologia
A Embrapa Meio Ambiente conquistou, ao longo do tempo, a posição de
centro de pesquisa de referência nacional e internacional em questões
relacionadas à gestão ambiental territorial, atuando junto às comunidades rurais e
aos principais componentes das cadeias produtivas.
Conforme o III Plano Diretor (2004-2007) a Embrapa Meio Ambiente tem
como missão “viabilizar soluções para o desenvolvimento sustentável do espaço
rural mediante geração, adaptação e transferência de tecnologias e
conhecimentos em manejo e gestão ambiental e contribuir para a formulação de
políticas agroambientais”.
A visão da Unidade é de ser um centro de pesquisa de referência nacional
e internacional em questões relacionadas à gestão ambiental do espaço rural,
reconhecido:
• Pela abordagem sistêmica e integradora das questões ambientais e
qualidade dos produtos agropecuários;
95
• Pela geração de soluções adequadas de gestão ambiental ao setor
produtivo e à sociedade, respeitando a cultura local e potencialidades do
ambiente;
• Pelo compromisso com as políticas públicas que levam à inclusão social.
O foco de atuação da Embrapa Meio Ambiente é pesquisa e
desenvolvimento, transferência de tecnologia e de conhecimentos em gestão
ambiental para a sustentabilidade do espaço rural brasileiro. Visa-se contribuir
para que todos os segmentos sociais vinculados aos setores agropecuário,
agroindustrial e florestal tenham acesso às tecnologias e aos conhecimentos
gerados pela Unidade, promovendo simultaneamente a conservação dos recursos
naturais, a geração de renda e a justiça social.
Neste sentido, a transferência de tecnologias e de conhecimentos realiza-se
por meio de diversas fontes, tais como livros, folhetos, fôlderes, pôsteres, Dias-de-
Campo, entre outros, através de um efetivo sistema de comunicação e de
distribuição, e define como principais atributos para a realização da transferência:
• Mercado – atua ndo no mercado de conhecimento e de tecnologia em
gestão ambiental, promovendo a sustentabilidade e a cooperação científico-
tecnológica no espaço rural brasileiro, de maneira a contribuir para a
inclusão social, ao bem-estar da sociedade e à competitividade do
agronegócio brasileiro.
• Produtos – desenvolvendo conhecimentos e tecnologias para a gestão
ambiental capazes de viabilizar soluções para o desenvolvimento do
espaço rural brasileiro e a sua sustentabilidade.
96
• Público-alvo – considera como seu público-alvo o indivíduo, grupo ou
entidade, pública ou privada, cujas atividades dependam dos seus produtos
e serviços de natureza econômica, social ou ambiental.
• Parceiros – considera como parceiro o indivíduo ou instituição, pública ou
privada, que assumir e mantiver, de forma temporária ou permanente, uma
relação de cooperação com a Unidade, compartilhando decisões,
iniciativas, riscos, custos e benefícios, para Pesquisa & Desenvolvimento e
Transferência de Tecnologia.
5.2 Setor de Produção Gráfica
O Setor de Produção Gráfica (SPG) da Embrapa Meio Ambiente tem um
papel preponderante na atividade de transferência de conhecimentos, pois é neste
setor que se elabora e desenvolve as principais fontes de informação e
comunicação para a transferência de tecnologias e de conhecimentos. Dessa
forma, é necessário que a gestão de todas as atividades desse setor esteja
encadeada na mais perfeita harmonia.
As atividades de produção gráfica correspondem à organização, editoração
e diagramação da maior parte dos materiais impressos e eletrônicos da instituição.
A principal atividade do setor é a editoração e diagramação das publicações
técnico-científicas da Embrapa (Série Documentos, Comunicado Técnico, Boletim
de Pesquisa, entre outros), de acordo com o Manual de Editoração da Embrapa.
Neste setor também são confeccionados cartazes, folders, livros, folhetos,
trabalhos apresentados em eventos, documentos eletrônicos, entre outros, que,
após realizar a diagramação, são enviados para gráficas externas.
97
De modo geral, todo serviço gráfico da instituição, primeiramente é
entregue ao setor, este ao terminar o trabalho o envia a revisão lingüística e
técnica na ACE; no retorno as correções são efetuadas e por fim, o trabalho é
finalizado no formato eletrônico ou enviado a gráfica para ser impresso.
No ano de 2002 houve uma tentativa de reestruturar as atividades do Setor
de Produção Gráfica, quando novos funcionários foram lotados no setor. Esta
nova estrutura veio tentar suprir o anseio da instituição e aumentar o fluxo e a
qualidade dos serviços.
Entretanto, houve dificuldade de adaptação a esta nova realidade e, assim,
um processo tumultuado foi desencadeado, e os principais resultados foram o
extravio de arquivos importantes, perda de informação entre a saída do material
do setor e a entrada do mesmo material na gráfica. Todos estes contratempos
criam muitos prejuízos de tempo e de material para a instituição.
Percebemos, então, que grande parte destes problemas, poderia ser
resolvida por meio do gerenciamento eletrônico de documentos, utilizando
hardwares e softwares específicos para modernizar e, principalmente, qualificar o
andamento das atividades do setor.
Tendo em vista que o foco desta pesquisa é o setor de Produção Gráfica da
Embrapa Meio Ambiente, busca-se, a seguir, discorre r sobre os tipos de
documentos gerados no setor a partir do advento do documento eletrônico,
apresentando a sua forma de gestão.
5.3 O Gerenciamento de Documentos no Setor de Produção Gráfica
Os documentos gerados na produção gráfica compõem um acervo
documental com características específicas, seja em papel, formato eletrônico,
98
imagem, entre outros. Dentre estas características, cita-se a partir da experiência
de trabalho no dia-a-dia do setor:
5.3.1 Documentos Administrativos
Podemos considerar como administrativos os documentos que após terem
sido gerados devem permanecer inalterados. Com estas características podemos
relacionar os seguintes documentos:
• Fax Recebidos e Enviados;
• Memorandos;
• Notas Fiscais de Entrada;
• Relatórios;
• Folha de ponto.
5.3.2 Documentos Técnicos
Neste tópico estão os documentos que sofrem alterações freqüentes no
decorrer do seu ciclo de vida. Dizem respeito às atividades do setor e ao produto
da empresa. Têm importância vital como registro do processo técnico e histórico
evolutivo dos produtos disseminados pela empresa.
Com estas características estão os seguintes documentos:
• Série Documentos;
• Comunicado Técnico;
• Boletim de Pesquisa;
• Cartazes;
• Folders;
• Folhetos;
• Trabalhos apresentados em eventos.
99
5.3.3 Documentos Bibliográficos
Nesta categoria estão os livros, jornais, estudos técnicos, que, de modo
geral, relacionam-se ao produto da empresa.
5.3.4 Documentos Não-Convencionais ou Especiais
Trata-se de conteúdo informacional de natureza variada, em mídias
diferenciadas. São microfilmes, mapas, CD, disquetes, fitas de vídeo, fitas
cassetes, etc.
A necessidade de melhorar o gerenciamento dos documentos levou o setor
a optar por uma solução em termos de gerenciamento eletrônico que atendesse
as necessidades básicas e que oferecesse algumas vantagens em relação aos
controles que estavam sendo usados até então. O setor elegeu algumas
necessidades que pretendia obter com a adoção de um novo formato de gestão:
• Necessidade de atualização do conteúdo dos documentos cada vez que o
ambiente que ele representa muda em virtude de alguma solicitação;
• Necessidade de, no processo de criação, revisão e finalização, estarem
ligados por um fluxo de atividade que contemple a versão inicial do
documento; incorporação de gráficos, textos e imagens; revisão; versão
final; aprovação e arquivamento;
• Necessidade de pessoal qualificado para exercer as atividades e o
gerenciamento dos documentos;
• Padronização de gerenciamento (um único produto que atendesse ao setor,
principalmente no que se refere o armazenamento e recuperação dos
trabalhos realizados);
• Conservação e preservação de documentos eletrônicos.
100
Até a reestruturação do setor de produção gráfica, em 2002, todo o ciclo de
vida da documentação eletrônica (técnica e bibliográfica) era desconhecido,
atualmente, este material é gravado e armazenado em CDs.
Com a popularização e uso massivo dos documentos eletrônicos, o
processo de editoração e diagramação de materiais técnicos e bibliográficos é
impactado pelo atual estágio das tecnologias, entretanto, passou a ser necessário
controlar toda a documentação até então existente, analógica e eletrônica,
armazenadas ou não em mídias digitais. Um dos maiores problemas passou a ser
o controle desses documentos, uma vez que não basta somente
digitalizar/armazenar em mídias digitais e arquivá -las sem um controle de gestão
adequado.
101
6. Metodologia
Nesta seção apresentaremos a metodologia adotada, compreendendo a
natureza básica do estudo e a forma de pesquisa, bem como o procedimento da
pesquisa exploratória, estudo de caso, coleta, tratamento e análise dos dados.
A pesquisa foi realizada com o intuito de responder alguns pontos
propostos na questão deste trabalho. Assim sendo, uma das principais perguntas
que nortearam o trabalho investigativo foi:
• Como a ferramenta GED poderá contribuir para um modelo de
gerenciamento eletrônico de documentos do setor de produção gráfica da
Embrapa Meio Ambiente?
• Qual a contribuição que a Preservação Digital de Documentos Eletrônicos
pode oferecer para o efetivo gerenciamento dos documentos eletrônicos do
setor de produção gráfica da Embrapa Meio Ambiente?
Foram aplicados, nesta dissertação, os procedimentos metodológicos que
buscaram garantir a melhoria do gerenciamento da informação através do GED,
condizentes com a realidade das atividades técnicas do setor de produção gráfica
da Embrapa Meio Ambiente.
Todo trabalho científico lida com a produção do conhecimento e requer
explicitação de métodos e procedimentos aplicados nesta produção, no sentido de
socializar não apenas o produto, mas os processos de pesquisa.
Conforme Gil (1999), “a adoção de um ou de outro método depende de
muitos fatores: da natureza do objeto que se pretende pesquisar, dos recursos
materiais disponíveis, do nível de abrangência do estudo e, sobretudo, da
inspiração filosófica do pesquisador”.
102
Ainda conforme Gil (2002), “as pesquisas científicas podem ser
classificadas em três grandes grupos conforme seu objetivo: pesquisa
exploratória, pesquisa descritiva e pesquisa explicativa”. Este estudo tratou-se de
uma pesquisa exploratória, incluindo o estudo de caso, com o propósito de
proporcionar uma visão geral do assunto abordado, por meio de fundamentação
teórica e pesquisa no contexto da instituição que se constituiu em campo de
observação e análise. A pesquisa do tipo exploratória teve como principal
finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias, para a
formulação de abordagens mais condizentes com o desenvolvimento de estudos
posteriores. Constituiu a primeira etapa do estudo, pois visou tornar familiar tanto
o assunto, quanto à instituição a ser pesquisada.
A pesquisa exploratória é destacada por Santos (2000, p. 26):
[...] explorar é tipicamente a primeira aproximação de um tema e visa criar maior familiaridade em relação a um fato ou fenômeno. Quase sempre busca-se essa familiaridade pela prospecção de materiais que possam informar ao pesquisador a real importância do problema, o estágio em que se encontram as informações já disponíveis a respeito do assunto, e até mesmo, revelar ao pesquisador novas fontes de informação. Por isso, a pesquisa exploratória é quase sempre feita como levantamento bibliográfico, entrevistas com profissionais que estudam ou atuam na área, visitas a web sites, etc.
O estudo de caso de acordo com Gil (2002), “consiste no estudo profundo
de um ou mais objetos de forma que seja possível a obtenção de um
conhecimento detalhado do mesmo”.
Segundo Goldenberg (1997, p. 33), esta “não é uma técnica específica,
mas uma análise holística, a mais complexa possível, que considera a unidade
social estudada como um todo”. Pode ser aplicada em estudos exploratórios ou
descritivos, pois sua finalidade é compreender melhor o surgimento de um
problema. O estudo de caso supõe que se pode adquirir conhecimento do
fenômeno estudado a partir da exploração intensa de um único caso.
103
Em função do reduzido número de referências bibliográficas relacionadas
ao objeto deste estudo, considerou-se o método exploratório como sendo o mais
apropriado para a inves tigação e a construção do conhecimento pretendido nesta
pesquisa e o estudo de caso como estratégia de pesquisa mais adequada.
Através desta metodologia busca-se sistematizar o conhecimento sobre o
gerenciamento da informação e a aplicabilidade do gerenciamento eletrônico de
documentos.
O procedimento utilizado parar realizar a investigação exploratória foi a
revisão de literatura sobre os aspectos da tecnologia GED e de suas ferramentas
correlatas para compreensão e entendimento dos diferentes conceitos envolvidos
nessa tecnologia, pois há pouco conhecimento acumulado e sistematizado sobre a
gerência de documentos eletrônicos do ponto de vista da Ciência da Informação.
Desta forma busca-se na literatura o entendimento dos conceitos que norteiam o
desenvolvimento desse trabalho.
O estudo de caso desta pesquisa, assentado na pesquisa exploratória, tem
como instrumento a entrevista estruturada. A entrevista, enquanto instrumento de
pesquisa, permite uma relação fixa de perguntas, cuja ordem e redação
permanece invariável para todos os entrevistados (GIL, 1999, p. 121) e apresenta-
se como adequado a esta pesquisa exploratória. Em função da facilidade de
atingir a população do estudo, setor de produção gráfica, no tempo disponível para
a realização da pesquisa. Assumiu-se, também, como viável a utilização da
entrevista em função da familiaridade dos participantes com o tipo de atividade
desenvolvida pelo setor.
A análise documental da pesquisa constituiu-se pela seleção e
levantamento de documentos técnicos (manuais, relatórios, planos de atividades,
dados estatísticos) e documentos corporativos (planos diretores e visitas ao site
institucional da Embrapa), que constituem o universo da pesquisa.
104
A partir dos dados levantados através da revisão de literatura, foi possível
compreender o referencial teórico-conceitual das funcionalidades que as
tecnologias GED oferecem.
Os dados obtidos na pesquisa documental foram tratados de forma
qualitativa, de modo a interpretar e identificar os aspectos relativos ao
gerenciamento eletrônico de documentos.
A coleta de dados foi feita de forma presencial através de visitas à Embrapa
Meio Ambiente em intervalos variados e consistiu na aplicação de entrevistas
estruturadas com os gerentes, supervisores e especialistas ligados ao universo da
pesquisa, para coletar dados sobre as funções e atuação do setor na produção e
distribuição de produtos de informação da Embrapa Meio Ambiente.
6.1 Delimitação do Universo da Pesquisa
A pesquisa teve como universo, o setor de Produção Gráfica, subordinado a
Chefia Administrativa da Embrapa Meio Ambiente, localizada em Jaguariúna-SP.
A escolha deste setor específico para compor o âmbito da pesquisa foi
influenciada pelo aspecto dos documentos produzidos por este setor estarem
distribuídos em diferentes formatos de disseminação (livros, folhetos, folder,
cartazes, trabalhos apresentados em eventos, documentos eletrônicos,
publicações científicas, entre outros) e por se caracterizarem informações
arquivísticas, científicas e tecnológicas geradas pelo corpo técnico-científico da
Embrapa Meio Ambiente.
105
6.2 Elaboração da entrevista
Para a construção da entrevista (APÊNDICE A) levou-se em consideração
os seguintes aspetos:
• Definição de documento eletrônico;
• Estagio atual dos procedimentos para a conservação e preservação dos
documentos eletrônicos;
• Aplicação dos princípios arquivísticos nos processos de tratamento dos
documentos.
A partir deste referencial foi estruturada uma entrevista com duas
finalidades:
• Identificar a situação atual existente no setor;
• Levantar subsídios para traçar elementos constitutivos de um novo modelo
de gestão de documentos.
Buscou-se a representatividade na população da área de Secretaria de
Informação Técnica, traduzida na quantidade de pessoas envolvidas diretamente
com o Setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio Ambiente conforme gráfico 1.
Todas as 5 pessoas alinhadas com o foco do estudo foram convidadas a
participar. A entrevista foi composta de 14 perguntas e estruturada em 4 blocos,
cada um com enfoque em um conjunto de interesses relacionado ao tema da
pesquisa. Antecedendo as perguntas, encontram-se itens que visam à
caracterização dos participantes da pesquisa: entrevistado, formação, cargo na
instituição e área de atuação.
106
Gráfico 1 – Número e participantes conforme a área que pertencem.
A formação dos blocos foi a seguinte:
Bloco 1
• Perguntas de 1 a 5 - Conceituação dos documentos eletrônicos (Questões
voltadas para o conceito, arquivamento e manutenção do documento
eletrônico).
Bloco 2
• Perguntas de 6 a 9 – Condições para garantir a acessibilidade dos
documentos eletrônicos (Visam investigar a existência na Embrapa, ou
propriamente, no setor de produção gráfica, facilidades necessárias para
possibilitar o acesso aos documentos eletrônicos originários do setor).
Bloco 3
• Perguntas de 10 a 12 – Recursos humanos qualificados e mecanismos de
guarda de documentos adequados (Pretende verificar se Embrapa Meio
Ambiente possui recursos humanos qualificados e local de guarda de
documentos apropriados).
Bloco 4
• Perguntas 13 e 14 – Procedimentos da Gestão Arquivística de documentos
Digitais (Visa investigar se Embrapa Meio Ambiente segue os
107
procedimentos da Gestão Arquivística de documentos Digitais para
tratamento, conservação e preservação dos documentos eletrônicos).
108
7. Análise, Discussão e Resultados.
A entrevista revelou-se um instrumento de pesquisa relevante no
levantamento estruturado de informações, de acordo com as respostas obtidas. A
análise e a discussão dos resultados obtidos em cada bloco de perguntas são
apresentadas a seguir, bem como as conclusões correspondentes a cada um
deles.
7.1 Conceituação dos Documentos Eletrônicos
O início da entrevista (pergunta 1) teve como objetivo verificar o grau de
conhecimento do público entrevistado a cerca do conceito de documentos
eletrônicos. Todos os entrevistados (100%) responderam e demonstraram um
certo grau de conhecimento sobre o conceito de documentos eletrônicos. As
repostas foram relevantes e os funcionários demonstraram estar ciente sobre o
tipo de documento que fazem parte de suas atividades diárias, dentro de suas
respectivas áreas.
A partir da definição de documentos eletrônicos (pergunta 1), buscou-se
identificar quais os tipos de documentos eletrônicos que compõe as atividades do
Setor de Produção Gráfica (pergunta 2), identificando as respostas que
acrescentaram novos documentos a “categoria de documentos eletrônicos do
Setor e Produção Gráfica” (APÊNDICE B). Todos os entrevistados (100%)
responderam, sendo que 20% dos participantes acrescentaram um novo tipo de
documento a lista (APÊNDICE B). Buscou-se com a consolidação das respostas
obtidas, um alinhamento com a categoria de documentos eletrônicos
representados no Apêndice B.
A resposta sobre as mídias em que se encontram armazenados os
documentos eletrônicos foi solicitada através da pergunta 3. Todos os
109
entrevistados (100%) responderam. A figura abaixo representa as respostas
obtidas.
Gráfico 2 - Locais de armazenagem dos documentos eletrônicos.
As perguntas 4 e 5, últimas perguntas deste primeiro bloco, referem-se a
condições, critérios e prazos para acondicionamento dos documentos eletrônicos
produzidos pelo setor de produção gráfica. Oitenta por cento (80%) dos
entrevistados responderam a Pergunta 4, sendo que 20% não respondeu, a
mesma, por motivos de desconhecimento.
110
Gráfico 3 – Condições e critérios para arquivamento de documentos
Concluiu-se, a partir dos resultados alcançados com o primeiro bloco de
perguntas, que apesar da Embrapa Meio Ambiente não utilizar uma definição
padrão para documentos eletrônicos, as pessoas envolvidas nas atividades do
setor de produção gráfica possuem uma visão, ainda que superficial, do conceito
de documentos eletrônicos, por se tratar de objeto de trabalho das mesmas.
Presume-se que a dificuldade na sua conceituação se deve ao fato de tratar-se de
um conceito novo. Quanto à mídia em que se encontram armazenados os
documentos eletrônicos, em sua totalidade, os participantes afirmam que os
documentos se encontram armazenados em CD-R e uma segunda parcela se
encontram na web (site institucional). Convém ressaltar que uma das etapas mais
importantes para os arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo
da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de
maneira diferenciada (assunto, nome, número, data ou local) pode-se empregar
diferentes métodos, porém baseados em cuidadosa análise das atividades
desenvolvidas pela organização e pela observação das solicitações dos
documentos nos arquivos. Presume-se que esta ausência de critérios deve-se ao
fato dos documentos não se encontrarem conceituados, identificados e
registrados.
111
7.2 Condições para garantir a acessibilidade dos documentos eletrônicos
Buscou-se saber, com a pergunta 6, se a Embrapa Meio Ambiente possui
facilidades específicas para a identificação e recuperação dos documentos
eletrônicos. A figura abaixo representa as respostas obtidas.
Gráfico 4 – Facilidades para identificação e recuperação de documentos eletrônicos.
A pergunta 7 pretendeu levantar na opinião dos participantes sobre que tipo
de gerenciamento um sistema de informações deve contemplar. Todos os
participantes responderam. Apenas dois entrevistados não tiveram uma opinião
formada sobre o assunto. A figura abaixo representa o resultado.
112
Gráfico 5 – Tipo de controle de sistema de informação.
O objetivo da pergunta 8 foi levantar se a Embrapa Meio Ambiente dispõe
de recursos adequados e disponíveis para a manutenção e preservação adequada
dos documentos eletrônicos. Todos os entrevistados (100%) responderam que
“Não”. O que caracteriza risco permanente para o acervo de documentos
eletrônicos do Setor de Produção Gráfica.
Na última pergunta (nº 9) deste bloco, buscou-se conhecer se os
entrevistados possuem conhecimento sobre a ferramenta GED e se a mesma será
capaz de trazer benéfico para suas atividades diárias. Todos os entrevistados
(100%) responderam SIM. Considera-se que esta unanimidade de resposta
positiva deve-se ao fato da tecnologia GED possibilitar aos usuários acessar os
documentos de forma ágil e segura, preservando e organizando eletronicamente a
documentação, assegurando a informação necessária, na hora exata, para a
pessoa certa.
Concluiu-se, a partir dos resultados obtidos com este bloco de perguntas
que devem ser possibilitadas a implementação de políticas de preservação e
conservação, através de um tipo de sistema, visando a conscientização da
preservação de informações, sejam eletrônicas ou não, com o intuito de melhor
113
preservar o suporte onde as informações estão registradas. E que o sistema GED,
é visto como uma ferramenta potencial para a identificação e recuperação dos
documentos eletrônicos, pois, contribuem para a organização da enorme massa
de documentos gerados pelos processos de trabalhos, permitindo uma
recuperação eficiente e segura controlando as versões dos documentos em uso.
Esta ferramenta tecnológica compreende todos os recursos e processos
empregados para o adequado tratamento das informações. Portanto, não se trata
apenas de um software , mas da aplicação integrada de uma metodologia para o
adequado tratamento dos documentos. Para isso devem ser implementados os
mecanismos necessários para a identificação e recuperação dos mesmos As
capacidades de acesso propiciadas por esta tecnologia podem atender as
necessidades do setor.
7.3 Recursos humanos qualificados e mecanismos de guarda de
documentos adequados
Neste terceiro bloco, buscou-se com a pergunta 10 saber se a empresa
possui recursos humanos para o gerenciamento dos documentos. Todos os
participantes responderam. O gráfico abaixo representa as respostas obtidas.
114
Gráfico 6 – Existência de recursos humanos na Embrapa Meio Ambiente
para gerência dos documentos eletrônicos.
Através da pergunta 11 pretendeu-se levantar se a Embrapa Meio Ambiente
possui local destinado à guarda ordenada de documentos gerados pela instituição,
no decorrer de suas atividades. O gráfico abaixo representa as respostas obtidas.
Gráfico 7 – Existe um local de guarda apropriado paras os documentos.
115
Buscou-se com a pergunta 12 saber se os documentos que nascem digitais
permanecem neste formato ou se eles são impressos. Todos os entrevistados
(100%) responderam que SIM, os documentos são impressos. Considera-se que
esta unanimidade de resposta positiva deve-se a necessidade de atender a
disponibilização das informações nos diversos formatos e suportes, e de acordo
com suas características físicas e de conteúdo. Servindo de suporte à pesquisa
técnica e administrativa, estando sempre preparados para o atendimento a
consultas internas e externas de maneira rápida e precisa.
Conforme as respostas deste bloco de perguntas, observou-se que a
empresa não possui os recursos humanos para gerência dos documentos
eletrônicos, daí, torna-se necessária à formação de uma equipe com atribuições e
responsabilidades direcionadas especificamente para essa finalidade. Verifica-se,
também, a ausência de um local adequado para guarda de documentos da
empresa. Presume-se que este acontecimento possa estar diretamente ligado ao
fato da ausência de um profissional qualificado para gerenciar os documentos
institucionais.
7.4 Procedimentos da Gestão Arquivística de documentos Digitais
Através deste último bloco, com as perguntas 13 e 14, buscou-se saber se
a Embrapa Meio Ambiente faz uso das resoluções e normas arquivísticas, ou
ainda, se recebe orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ -
para aplicação dos princípios arquivísticos de documentos eletrônicos. Todos os
entrevistados (100%) responderam que NÃO.
Conclui -se que a Embrapa Meio Ambiente deve estar alerta para os
procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos quando da
criação, transmissão e preservação de documentos em formatos digitais, com o
116
objetivo de garantir a produção e manutenção de documentos fidedignos,
autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis. Para isso, a empresa deve
buscar cooperação junto aos órgãos competentes.
7.5 Considerações sobre os Dados Levantados
Considera-se que o trabalho de campo foi de fundamental importância na
medida em que forneceu os elementos que justificam uma nova forma de gestão
documental para os documentos eletrônicos produzidos pelo Setor de Produção
Gráfica da Embrapa Meio Ambiente. Ressalta-se que este novo referencial se deu
através de observações a partir da entrevista realizada e de uma maneira
compartilhada com os profissionais que participaram da pesquisa.
Constata-se, a partir do levantamento de campo, que o setor de produção
gráfica deve adotar uma ação gerencial que vise uma mudança no sentido de
garantir o reconhecimento da importância dos documentos e a sua visibilidade na
Embrapa Meio Ambiente. Para isso deverá criar e manter procedimentos
permanentemente atualizados e alinhados com os órgãos responsáveis
(CONARQ) pela aplicação de políticas voltadas para a preservação do patrimônio
arquivístico digital.
O fato é que o modelo, atual, de gerenciamento da informação do Setor de
Produção Gráfica não é alimentado com informações relativas aos valores dos
documentos, nem com informações relativas ao prazo pelo qual eles devam ser
guardados, nem sobre o seu destino final (ele pode ser eliminado? ele deve ser
preservado, considerando-se o seu valor informativo ou probatório?).
Além disso, a preocupação de se buscar alternativas que proporcionam a
empresa a obter soluções que permitam maior eficiência e segurança nos
processos de acesso, manutenção e principalmente na utilização de documentos,
117
fazem do GED um caminho para recompor a estrutura organizacional do Setor de
Produção Gráfica, uma vez que, este sistema seja adequado às especificidades
da legislação e das práticas arquivísticas brasileiras.
118
8. Considerações Finais
Este trabalho de pesquisa buscou uma reflexão sobre uma nova forma de
gestão da informação para o setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio
Ambiente. Para isso, procurou-se por meio da utilização da Tecnologia da
Informação, por intermédio, das ferramentas GED possibilitar a organização e o
tratamento da informação com a finalidade de preservar e melhorar as condições
de armazenamento e busca da informação. Assim, foi necessária a busca de um
referencial teórico sobre gestão da informação nas organizações, onde os
conceitos correspondentes foram analisados, buscando-se delinear como as
tecnologias da informação podem ser aplicadas de forma a propiciar que as
organizações possam dispor da informação necessária, confiável e atualizada
para a tomada de decisões relacionadas às suas atividades. Este referencial
permitiu uma melhor compreensão da gestão dos documentos eletrônicos e a
relevância da tecnologia de GED para a gestão desses documentos.
Buscando garantir a coerência do estudo realizado, foi feito o resgate dos
objetivos formulados no início do trabalho e descrito como foram alcançados no
decorrer da pesquisa:
• Melhorar o gerenciamento da informação por meio da aplicabilidade
do Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED no âmbito da
Embrapa Meio Ambiente.
O trabalho de campo permitiu responder a questão sobre GED e seus
benefícios. Constatou-se a existência e a importância de uma nova forma
(modelo) de gestão da informação para o Setor de Produção Gráfica. Verificou-se
que esta importância está embasada na forma de como, atualmente, o setor
exerce a sua gestão documental. A falta de um modelo adequado de
gerenciamento acarreta um desencontro de informações vitais para o bom
andamento do setor. Busca-se, portanto, melhorar, por meio de técnicas e
119
processos existentes utilizando os recursos da tecnologia da informação, a
metodologia para o adequado tratamento dos documentos, organizados por meio
das ferramentas GED, sendo assim um modelo de gestão alinhado com a sua
importância para o setor.
Este tópico foi abordado a partir das reais necessidades do Setor de
Produção Gráfica e das perspectivas em vista. A introdução de um novo modelo
de gestão permitirá o desenho do gerenciamento que definirá as aplicabilidades
corretas das ferramentas GED.
As ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos devem
considerar os pressupostos teóricos e os princípios arquivísticos, contemplando
basicamente as funções arquivísticas em toda a sua amplitude, de forma que seja
efetivada a gestão dos documentos a que se propõem.
• Aplicar os procedimentos metodológicos que garantam a melhoria do
gerenciamento da informação com a utilização do GED.
As tecnologias GED para um bom gerenciamento da informação devem ser
orientadas a atender às demandas das funções arquivísticas. Agora, o mais
relevante na adoção destas funções arquivísticas, não é só o fato de contemplá-
las no sistema, mas sim, que o desempenho destas funções seja efetivo e sempre
com a adoção da ferramenta adequada. Devem ser possibilitadas as
implementações de políticas de preservação, que sejam disseminadas no âmbito
da tecnologia aplicada, visando à conscientização da preservação de mídias,
sejam eletrônicas ou não, promovendo assim a disseminação de informações.
• Propor diretrizes para a aplicação das ferramentas de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos.
120
Diversas são as aplicabilidades de GED, porém o Setor de Produção
Gráfica possui um problema específico relacionado à gestão de documentos. É
importante que se conheça a ferramenta e verifique se esta atende ao problema
que se tenta solucionar. Deve-se verificar que dificilmente uma aplicação de GED
terá sucesso se não for conduzida seguindo um planejamento prévio, gerado a
partir do conhecimento das necessidades próprias do setor de produção gráfica.
As soluções de GED oferecem recursos de hardware ou software, mas é
necessário identificar qual é a melhor solução para cada problema. O uso de
soluções completas, com muitos recursos, pode dificultar o uso para se resolver
questões simples.
• Mostrar a importância do gerenciamento adequado dos documentos
eletrônicos no Setor de Produção Gráfica.
A gestão documental, especialmente em relação à documentação
eletrônica, é uma das grandes preocupações do setor de produção gráfica. Este
fato não facilita a execução de tarefas pertinentes à gestão documental, como o
armazenamento, a recuperação, a indexação, a preservação e conservação dos
documentos, torna-se necessário o uso de uma ferramenta que estabeleça
parâmetros para o tratamento adequado do fluxo informacional do setor. Neste
contexto o GED vem dar apoio ao gerenciamento da informação.
Por todo o exposto, o setor depara-se com problemas e dificuldades na
gestão dos documentos técnicos e no acesso às suas informações decorrentes
das deficiências das atuais formas de controle eletrônico dos documentos:
• Na ausência de um controle específico, os documentos decorrentes da
mesma função e atividade são arquivados de maneiras distintas,
dificultando o acesso e inviabilizando a prática da avaliação e da
eliminação, acumulando-se desordenadamente nos “depósitos” que,
121
desprovidos de pessoal técnico qualificado, não consegue cumprir
adequadamente suas funções de arquivos;
• Existe um acentuado descompasso entre a utilização de tecnologias
modernas e a incorporação de procedimentos arquivísticos;
• Submetidas a tratamentos diferenciados, as informações contidas nos
documentos ficam dispersas e descontextualizadas, armazenadas em CD-
ROM, tornado-se de difícil acesso;
• Um dos critérios utilizados para o arquivamento dos documentos é o
backup por máquinas (computadores) dos usuários, o que provoca a
mescla de tipos documentais diferentes, tornando difícil a aplicação de
prazos de guarda, uma vez que tais documentos possuem temporalidades
diferentes, que decorrem do valor que cada um apresenta para o setor;
• A massa documental produzida é, portanto, acumulada nos chamados
“arquivos permanentes” de forma desordenada e sem tratamento;
• Existem dificuldades significativas de acesso aos documentos durante todo
o seu ciclo de vida, e de recuperação das informações que veiculam.
Especificamente, o setor pesquisado, vem passando por um momento de
transição e aprendizado organizacional e espera-se que este estudo contribua
para observações que foram essenciais na avaliação dos procedimentos atuais da
gestão da informação que regem o setor. De modo, geral esta pesquisa atenta
para a necessidade de substituição do modelo de gestão de documentos, que
controla o acervo de documentos técnicos, sem o auxilio dos procedimentos e
técnicas arquivísticas por outro que controle os documentos durante todo o seu
ciclo de vida, que incorpore seus prazos de guarda, enfim, um modelo que propõe
a padronização dos procedimentos técnicos relativos à classificação, à indexação,
ao armazenamento, e ao acesso e recuperação desses documentos por meio da
tecnologia da informação.
Pode-se por meio da aplicabilidade do GED no Setor de Produção Gráfica,
estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e no formato
122
adequados, a fim de suportar a geração de resultados para a tomada de decisão e
solução de problemas. A contribuição que uma tecnologia GED pode apresentar
para o gerenciamento da informação (gestão de documentos) depende da escolha
da ferramenta GED e de como ela será utilizada.
Assim, o grande desafio da instituição e do setor analisado passa a ser a
“gestão da informação”, que englobe o tratamento do documento desde a sua
produção até a sua destinação final, garantindo a sua integridade e acesso para
que a informação esteja disponível no momento necessário de sua respectiva
utilização, produzindo os resultados eficazes e eficientes de uma política de
gestão documental e informacional para o setor de produção gráfica da Embrapa
Meio Ambiente.
Neste sentido, as tecnologias da informação, por intermédio do GED, estão
sendo apresentadas, de forma inovadora, como ferramentas para a
implementação de política de gestão arquivística de documentos e de informações
no Setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio Ambiente.
No entanto, tendo em vista minimizar a situação aqui detectada, sugere-se
a implantação de práticas de arquivísticas, pois se tem como meta à aplicabilidade
de um sistema de GED, de forma que seja efetivada a gestão dos documentos a
que se propõem, abarcando toda a forma do fazer arquivístico do conhecimento
humano. O que se pretende é que os sistemas de GED promovam estas funções
arquivísticas em toda a sua amplitude, de forma originária.
Considera-se que o setor de produção gráfica possui fatores potenciais que
podem ser traduzidos em oportunidades, no sentido de direcioná-las para a
adoção de um modelo de gestão específico para seus documentos técnicos. Um
desses fatores é o motivo da construção deste estudo que levou a uma re -
avaliação da situação atual da gestão documental apresentada pelo setor. Esta
pesquisa poderá atender à necessidade de revisão gerencial apoiada em
123
tecnologia adequada e padronizada para inclusão de funcionalidades que
permitam a indexação e a recuperação dos documentos técnicos.
Diante desses fatos, o setor de produção gráfica teria as seguintes vantagens:
racionalização do trabalho de arquivamento com aumento de produtividade;
recuperação rápida e precisa dos documentos eletrônicos; impedimento do
acréscimo indiscriminado do volume de documentos e recuperação ágil da
informação; otimização de seus espaços físicos de trabalho; o controle do trâmite
de processos desde sua geração até a sua destinação final; a facilidade de
transferência ou eliminação dos documentos; preservação e conservação dos
documentos, e preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a
transferência.
Acredita-se que foi possível apresentar uma contribuição que permita
avançar no conhecimento relacionado à melhoria gerencial na Embrapa Meio
Ambiente, especificamente no Setor de Produção Gráfica, na medida em que se
apresenta a oportunidade e a viabilidade de aproveitamento da tecnologia GED
para melhoria nos processos de gestão de documentos, com foco direcionado
para o gerenciamento da informação. Espera-se com isso, que esta dissertação
sirva de referência para uma melhoria gerencial do setor de produção gráfica. O
que fora apresentado aqui, ainda pode ser pouco, mas é um começo de um
grande trabalho que deverá ser posto em prática.
Ao utilizar a gestão arquivística de documentos como plataforma, a
tecnologia GED apresentada nesta pesquisa, abre, de forma inédita, novas
perspectivas para a relação de três áreas do conhecimento, a Ciência da
Informação, a Arquivologia e Ciência da Computação.
Além de possibilitar uma gama ampla e sofisticada de serviços no futuro, a
gestão arquivística de documentos, realizada por meio de um sistema eletrônico
poderá facilitar:
124
• A localização dos documentos nos arquivos;
• A agilidade na recuperação das informações;
• A liberação de espaço físico com a eliminação criteriosa de documentos
autorizada pelo sistema; entre outros.
Em função da vasta abrangência da tecnologia em estudo, não é propósito
da presente pesquisa identificar uma ferramenta específica de implementação
GED para aplicação no setor de produção gráfica, pois cada aplicação de GED
exigirá um estudo personalizado. Porém, deve-se limitar à observação das
técnicas e metodologias atualmente utilizadas para a gestão da informação com a
utilização de ferramentas de GED.
Por não fazer parte dos objetivos finais deste trabalho, não houve um
aprofundamento no estudo dos principais aspectos de projetos, de planejamento e
critérios de avaliação para seleção e contratação de empresas de consultoria. Não
houve, também, sugestões de soluções para GED e indicação de seus respectivos
fabricantes devido à grande quantidade de opções no mercado. Torna-se
necessário, após a elaboração do projeto de GED, tendo em mãos todas as
atribuições necessárias, analisar as opções disponíveis. Além disso, não foram
considerados alguns pontos relativos a preços de sistemas de gerenciamento
eletrônico de documentos.
Alguns aspectos, que são também convenientes, não puderam ser
abordados neste trabalho, tais como os fatores humanos e de cultura
organizacionais envolvidos na implementação de qualquer solução gerencial, seja
baseada em novas tecnologias ou não. A adoção da tecnologia de gerenciamento
eletrônico de documentos envolve varias mudanças culturais e filosóficas,
principalmente no campo de trabalho. Esses tópicos são passíveis de estudos
aprofundados, a fim de se diagnosticar os motivos que levam as pessoas a
demonstrarem resistência quando se trata de novas tecnologias. Esse campo de
125
pesquisa é ainda hoje pouco explorado, bem como também é pouco explorado o
estudo da cultura organizacional e das dificuldades impostas por essa para a
utilização adequada dos recursos que o GED oferece.
126
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APÊNDICE A: Entrevista da pesquisa
Entrevistado: Formação: Cargo na instituição: Área de atuação:
Entrevista - Roteiro
1) O que você entende por documento eletrônico?
2) Que “documentos” compõem a categoria de documentos eletrônicos no setor de produção gráfica?
3) Em que tipo de mídia se encontram armazenados os documentos
eletrônicos?
4) Quais as condições e critérios para arquivamento dos documentos?
5) Existem datas (prazos) limites para conservação destes documentos?
6) A Embrapa Meio Ambiente, ou, propriamente, o setor de produção gráfica dispõe de facilidades específicas para identificação e recuperação desses documentos, quando necessário?
7) Que tipo de controle um sistema de informação deve contemplar para
gerenciar (armazenar, recuperar e atualizar) os documentos eletrônicos e garantir a acessibilidade e confiabilidade dos mesmos?
8) A Embrapa Meio Ambiente dispõe de recursos adequados e disponíveis
para a manutenção e preservação de documentos eletrônicos (a longo prazo)?
9) Você sabe o que é um sistema de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED) e quais os benefícios para que ele pode gerar para a empresa?
10) Há arquivista, bibliotecário (a), historiador (a) ou especialista em gestão de
documentos na empresa?
11) Há na empresa um arquivo central?
12) Os documentos que nascem de forma digital são impressos para serem armazenados no arquivo central?
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13) A empresa solicita ou recebe orientação do Conselho nacional de Arquivos (CONARQ) sobre os procedimentos da gestão arquivística de documentos digitais?
14) A empresa ou setor utiliza-se da aplicação dos princípios arquivísticos nos
processos de tratamento dos documentos convencionais e/ou eletrônicos?
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APÊNDICE B: Categoria de documentos eletrônicos do Setor de Produção Gráfica Tipos de documentos que compõem a categoria de documentos eletrônicos do Setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio Ambiente. Publicações Seriadas (científicas)
• Série Documentos • Boletim de Pesquisa • Comunicado Técnico
Publicações Editoriais (científicas) • Livros • Cartilhas
Folder • Folhetos
Pôster
• Cartazes
Multimídias
• CD-ROM • Páginas HTML (sites)
Documentos (eletrônicos) acrescentados categoria de documentos eletrônicos do Setor de Produção Gráfica da Embrapa Meio Ambiente segundo pesquisa de campo (entrevista).
• Manual de Editoração e Diagramação (formato eletrônico) • E-mail´s
