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PROGRAMA DO SIMPÓSIOLEONÍSTICO DA FAMÍLIA E DA MULHERGuia de Planejamento

Programa do Simpósio Leonístico da Família e da Mulher 1

Como Planejar o Evento ........................................................4

Selecione um tema ............................................................4

Escolha um parceiro ..........................................................5

Marque uma data ..............................................................5

Escolha um local................................................................5

Solicite financiamento ......................................................6

Planeje a apresentação ....................................................6

Convide oradores ..............................................................7

Inclua elementos adicionais ..............................................7

Convide participantes........................................................8

Divulgue o evento ..............................................................8

Finalize os detalhes ..........................................................9

Transforme as ideias em ação... e em novos sócios ........9

Lista de verificação do planejamento do simpósio ..............13

Modelo de programação das apresentações ......................15

Modelo de calendário ..........................................................16

Modelos de comunicados à imprensa..................................17

Plano de ação após o simpósio............................................19

Pedido de financiamento para o simpósio ..........................21

Formulário para relatório e reembolso do simpósio ............23

Regras de auditoria para o simpósio ....................................24

Formulário de despesas do simpósio ..................................26


Simpósio Leonístico da Família e da Mulher Guia de Planejamento

Lions Clubs International tem enfatizado a participação da família e da mulher nos Lions clubes,sendo que mais e mais famílias estão compartilhando a experiência de pertencerem a um Lions clube. Portanto as mulheres estão aumentando os números do quadro associativo e ocupando cargosde liderança.

Já que os clubes continuam dando ênfase aos sócios familiares e às mulheres no Leonismo é muitoimportante que identifiquem oportunidades relevantes de prestação de serviço para continuaremdespertando o interesse desses dois segmentos. Uma excelente maneira de identificar interesses é coma realização de um Simpósio para Famílias e Mulheres.

Um simpósio é um encontro em que há livre intercâmbio de ideias, ou uma reunião formal em quevários especialistas fazem pequenas palestras sobre um único tópico ou sobre tópicos relacionadospara um propósito identificado. O Programa Simpósio Leonístico para Famílias e Mulheres écomposto de quatro propósitos:

1) Identificar novos projetos comunitários que sejam de interesse das mulheres e famílias 2) Identificar sócios potenciais 3) Promover os Lions clubes na comunidade4) Fundar um novo clube/núcleo para desenvolver um novo projeto comunitário que tenha

sido identificado

A realização de um Simpósio Leonístico da Família e da Mulher em sua área requer uma preparaçãominuciosa, mas o tempo investido em um evento bem planejado e executado reverterá em muitosbenefícios para os Lions clubes e para a comunidade.

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Como Planejar o Evento

Selecione um temaO primeiro passo para o planejamento de um SimpósioLeonístico da Família e da Mulher bem-sucedido éescolher um tema para o evento. O tema deverá dar atônica do simpósio e oferecer direcionamento para otrabalho de planejamento, assim impactando o resultadofinal. Para atrair a atenção feminina e das famílias, penseem assuntos que tipicamente falam aos seus corações:crianças, educação, questões de saúde de mulheres ecrianças, meio ambiente, etc.

Algumas questões a serem consideradas ao escolher o seu tema:

• Você deixará o tema amplo, tal como “Comoatender às necessidades comunitárias”?

• Você prefere focar em determinado grupo, como“Como atender às necessidades das crianças”?

• Você prefere focar em uma área, por exemplo,“Como atender necessidades prementes na áreada saúde”?

DICA: Um tema amplo manterá aberta a possibilidadede uma variedade de projetos de serviço.Contudo, poderá ser mais difícil manter osimpósio focado em determinadasoportunidades de serviços com tópicos muitoabrangentes. Por outro lado, ao limitar o seuenfoque você poderá estar perdendooportunidades de atender necessidadesprementes e projetos de serviços necessários àcomunidade. Mantenha estas possibilidades emmente quando planejar seus tópicos.

Discuta sobre possíveis ideias com os Leões interessados.Foque em ideias que ajudarão no cumprimento das metasdo simpósio. Assim que determinar a lista de ideias paratemas, discuta o mérito de cada uma para fazer umaopção. Ao fim desta etapa, você deverá ter uma listacurta de temas viáveis. (Um método alternativo dereduzir a lista seria dar notas de 1 a 5 a cada ideia – “5”para uma grande ideia de tema e “1” para uma ideia quenão seja viável. As ideias que receberam as notas maisaltas dadas pela maioria do grupo irão compor umapequena lista de escolha de temas.)

Desta lista, escolha o tema que melhor atenderá às metasdo seu simpósio. Você poderá então criar um títulomarcante o seu tema que traduza a ideia sucintamente eque possa ser usado em materiais promocionais. (Ex:“Construindo uma Bedford Melhor” patrocinado peloBedford Breakfast Lions clube e a Câmara de Comérciode Bedford.)

DICA: Sessões produtivas de debate de ideias devemseguir diretrizes básicas para que haja sucesso:

• Tenha um bloco grande de papel e ummarcador, ou escreva em um quadro asideias de forma visível a todos osparticipantes.

• Estabeleça um limite de tempo para asessão – 30 minutos geralmente sãosuficientes.

• Escreva TODAS as ideias que foremmencionadas – não teça considerações oucensure qualquer ideia neste momento.

• Não permita que as pessoas critiquem umaideia – isto pode inibir a participação,sendo que mesmo a ideia mais bizarrapode levar a outra que eventualmenteseja perfeita

• Divirta-se com atividades simples paramanter as mãos ocupadas. Materiais comomarcadores e papel para desenho, além debloquinhos de plástico encaixáveis ocupamas mãos e abrem o lado direito do cérebropara o pensamento criativo.


Escolha um parceiroApós escolher o tema, a próxima etapa é identificarparceiros na comunidade para colaborarem no evento. Ao unir forças com outros grupos da sua região estará dando credibilidade ao evento, além denovas perspectivas e informações para identificarnecessidades prementes, assim como fornecer recursosadicionais e financiamento.

Ideias para parcerias com outros grupos:

• Câmara de comércio• Cruz Vermelha• Junior Women’s Clubs• Big Brothers/Big Sisters• United Way• Escoteiras• Associação de Mulheres Universitárias• Associação de Advogados• Associação de Pais e Professores• Associação de médicos e enfermeiras• Junior League• Organizações comunitárias sem fins lucrativos

DICA: Considere realizar outra sessão de debate deideias para elaborar uma lista de possíveispatrocinadores e participantes. Visite o site desua comunidade na Internet, consulte o catálogotelefônico e a seção de grupos comunitários do seujornal local para ajudá-lo a ter ideias interessantes.

Assim que um parceiro for identificado, forme um comitêde planejamento do simpósio que deve ser composto deindivíduos de ambos os grupos.

Marque uma dataPara planejar e executar um evento eficaz e bemdivulgado, sugerimos que comece os preparativos compelo menos três ou quatro meses de antecedência paraque tudo saia a contento. Quando decidir as datas, leveem consideração outros eventos já programados nacomunidade, como também os feriados. Neste estágio,seria uma boa ideia determinar uma data alvo e outradata alternativa para que tenha mais opções de locaispara o evento.

Escolha um localExistem várias considerações a serem feitas paraselecionar um local para o simpósio:

• Local conveniente• Local para estacionamento• Lugares suficientes para que todos possam

assentar-se confortavelmente.• Acesso para deficientes• Disponibilidade de serviços de cozinha,

alimentação e bebidas• Possibilidade de usar aparelhos audiovisuais para

as apresentações• Aluguel razoável

Algumas ideias a serem consideradas:

• Salão do Lions• Salões dos centros comunitários ou do

parque distrital• Salões de conferências da biblioteca• Salões de conferências dos hotéis• Auditórios e ginásios de escolas• Salas de conferências de hospitais• Salões das igrejas• Prédios públicos

Muitos locais oferecerão descontos para organizaçõessem fins lucrativos. A sua organização parceirapossivelmente também tenha acesso a locais apropriados.Ao determinar o custo-benefício dos locais, deve lembrar-se que embora pareça ser mais caro uma instalaçãoequipada com os recursos audiovisuais necessários eacesso a serviços de comida e bebida, no final, vocêpoderá economizar tempo e dinheiro pagando pelaconveniência de ter tudo disponível no local. Faça umacomparação de preços dos locais disponíveis para verqual é o mais viável e com melhores horários e custobenefício para o seu evento.

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Solicite financiamentoApós as principais logísticas terem sido determinadas,você poderá solicitar financiamento de Lions ClubsInternational. Existe um valor máximo de US$2.000disponível para cada simpósio, entretanto, a maioria delesrecebe aprovação para valores entre US$500 e US$1.000.O programa permite que haja assistência financeira de atéUS$4.000 por área jurisdicional, por ano fiscal. Osrecursos estarão disponíveis conforme a ordem de chegadados pedidos.

Para solicitar financiamento, você deverá preencher oformulário de pedido (página 21), fornecendo umorçamento detalhado (página 22), uma agenda preliminar,informações sobre a organização parceira e assinatura dogovernador de distrito. Os pedidos serão examinados ereceberão uma resposta até 30 dias após serem recebidosno Departamento de Programas de Aumento de Sócios eDesenvolvimento de Novos Clubes na Sede Internacional.O pedido para o Simpósio Leonístico da Família e daMulher, orçamento e agenda deverão ser enviados por fax,correio ou e-mail, conforme indicado no formulário.

Os fundos aprovados serão reembolsados após o evento,dependendo da documentação enviada ao Departamentode Programas de Aumento de Sócios e Desenvolvimentode Novos Clubes, conforme exigido pelas Regras deAuditoria (página 24), como também um relatório sobreo evento (página 24). Use o formulário de relatório/reembolso e o formulário padrão para despesas incluídosneste guia para solicitar reembolso (páginas 23 e 26).

Observação: Você deverá solicitar fundos antes doevento. Apenas os simpósios aprovados anteriormenteserão reembolsados mediante apresentação da devidadocumentação. Os pedidos de reembolso de despesas nãoserão considerados após o evento.

Planeje a apresentaçãoUm simpósio pode ser realizado de várias maneiras. Elepode ser feito informalmente, com troca constante deideias, ou de maneira formal, em um evento que combinaas duas opções. O formato escolhido vai depender dotempo disponível, tamanho do evento, tema epreferências dos membros do comitê de planejamento.

Todas as alternativas exigirão pessoas experientes para que possam liderar as apresentações. Incluímosalguns exemplos:

• Troca informal de ideias: moderador, líderes depequenos grupos

• Apresentação formal: moderador, oradores• Combinação de apresentação formal/troca de

ideias: moderador, oradores, líderes depequenos grupos

Ao darmos aos participantes a oportunidade decontribuírem definitivamente ao evento poderá fazer comque se sintam mais ligados ao tópico e mais inclinados aparticiparem de um projeto comunitário que possa serplanejado como resultado direto do simpósio. Mesmoque o seu evento seja mais formal, aloque alguns minutospara as pessoas interagirem por meio de perguntas erespostas, fazendo contatos durante os intervalos ou emsessão de discussão de grupo.

DICA: No verso desta publicação oferecemos doisexemplos de programação (página 15) paraajudá-lo no planejamento das apresentações dosimpósio. Eles podem ser personalizados para seadaptarem ao formato do evento, tempoalocado e outras considerações.


Convide oradoresApós determinar o formato do simpósio, convide osoradores mais adequados à ocasião. Você deverá ter umrepresentante do Lions e de sua organização parceira (sefor o caso) para dar as boas-vindas ao grupo, bem comoum moderador. Considere solicitar ao seu Assessor deDesenvolvimento e Participação de Mulheres de distritoou distrito múltiplo para que sirva de moderador/facilitador neste evento Caso o seu simpósio inclua umaoportunidade para os participantes discutirem sobrepossíveis ideias, você deverá solicitar a participação delíderes de pequenos grupos para facilitarem a discussão.

Para um evento mais formal, centrado em discursos,identifique especialistas locais que possam dar aosparticipantes uma visão geral dos tópicos do simpósio.Os oradores adequados devem ser líderes dasorganizações participantes, autoridades locais,professores universitários etc. Procure pessoas quetenham bons conhecimentos do assunto, sejam oradores experientes e interessados em ajudar a fortalecer a sua comunidade

DICA: Oradores de renome não só somamcredibilidade ao seu evento, eles tambémfornecem um bom “gancho” para divulgaçãodo simpósio na mídia.

Assim que você convidar os oradores, confirme aparticipação deles por escrito. Não deixe de incluir todosos detalhes do evento, bem como informações básicassobre Lions Clubs International, o seu Lions clube esobre as organizações parceiras.

Inclua elementos adicionaisDiversos elementos adicionais podem ser incluídos noevento para apresentar Lions clubes aos participantes,bem como para lhes oferecer uma oportunidade demostrarem seus objetivos, bens ou serviços. Considere asseguintes ideias:

• Realize uma demonstração sobre a comunidade:Organize as mesas em volta da sala ou ao longodo corredor. As mesas podem ser alugadas deoutras empresas a preços módicos (talvez $25por mesa) sendo usadas para promoverem essasorganizações. Os participantes poderão circularpelas mesas antes ou depois do simpósio edurante os intervalos.

DICA: Não deixe de incluir uma mesa para os Lionsclubes! Tenha folhetos disponíveis relativos aosprojetos do seu clube, informações gerais econvites/formulários para afiliação. Essas sãoalgumas excelentes escolhas para folhetos:

• Sou Leão (ME-37) – enfatiza a afiliação dasmulheres em Lions clubes

• Folheto de Afiliação Familiar (MPFM-8) –foca o envolvimento familiar.

• Os Leões Fazem a Diferença (ME-40) –publicação com informações generalizadas

• Pedido para Sócios Fundadores (TK-188) –(se for o caso)

• Formulário de Afiliação (ME-6B)

• Elabore um programa para o evento: Osparticipantes poderão incluir informações sobresuas organizações no verso do programapagando uma pequena taxa pela publicidade.

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• Inclua uma apresentação sobre o Lions duranteo evento: A apresentação deverá ser rápidacomo parte das palavras de boas-vindas. Incluainformações sobre a razão dos Leões estarempatrocinando do simpósio e quais os projetosque são de interesse dos Lions clubes locais.

• Identifique um projeto comunitário: Ao final dosimpósio um novo projeto comunitário deverá seridentificado. Use o projeto como um veículo parainiciar um novo clube ou núcleo.

DICA: Uma mesa de exposição ou publicidade poderáser usada em troca de serviços grátis ou a preçosreduzidos para o evento. Gráficas, bufês e amídia em geral poderão utilizar este meiode propaganda.

Convide participantesEmbora você possa identificar um co-patrocinador parao evento, não deixe de convidar membros de outrosgrupos para participar. Será bom ter vários grupos deinteresses diversos para a livre troca de ideias durante osimpósio. Utilize a sua lista de parceiros potenciais paracomeçar a fazer a lista de convidados

Envie convites para os grupos que você gostaria que participassem do simpósio. Após o envio, faça oacompanhamento com um telefonema pessoal para olíder da organização para convidar seus membros aparticiparem do simpósio e explique seus objetivos.

O convite deve conter o título do simpósio, asorganizações patrocinadoras, horário, data, local, umabreve descrição do evento e o nome da pessoa de contatocom telefone para mais informações ou respostas (caso queira estimar o número de participantes).

DICA: Incentive os convidados a trazerem amigos!

Os convites deverão ser enviados pelo menos um mêsantes do evento.

DICA: Lembre-se que os Leões devem representarmenos de um terço dos participantes para queo enfoque seja em sócios potenciais e parareduzir os custos.

Divulgue o eventoAlém dos convites pessoais para grupos-chave dacomunidade, você deverá divulgar o evento para opúblico em geral. Trabalhe com o Assessor Distrital deRelações Públicas para desenvolver um plano decomunicação para o evento.

Essas são algumas ideias para publicar o simpósio:

• Crie um folheto que possa ser colocado emlocais de comércio. Não deixe de ostentar onome do Distrito Leonístico e/ou nome dosclubes patrocinadores e o logotipo do Lions.

• Envie uma nota para ser inserida no calendáriode eventos aos editores de jornais, rádio etelevisão. Um modelo desta nota consta desteguia (página 16).

• Coloque informações relativas ao simpósio nossites dos Lions clubes e distritos patrocinadores.Peça ao seu parceiro para incluir as informaçõestambém no seu site através de um link.


• Pesquise o custo de um anúncio no jornal local.Normalmente, os jornais oferecem preçosreduzidos para organizações sem fins lucrativos. (Isto deverá ser feito antes de enviar o pedidode financiamento.)

• Pesquise o custo de comprar anúncios depublicidade em estações de rádio da localidade.Assim como no caso dos jornais, as estaçõesprovavelmente oferecerão preços mais baixospara organizações sem fins lucrativos. (Istodeverá ser feito antes de enviar o pedido definanciamento.)

• Convide a mídia para cobrir o evento enviandoum comunicado à imprensa aos jornais, rádios etelevisões locais. Um modelo de comunicado àimprensa está incluído neste guia (página 17).

• Entre em contato com comerciantes locais paraque anunciem o evento e divulguem informaçõessobre o simpósio em seus estabelecimentos.

• Participe de outros eventos comunitários antesdo simpósio aproveitando a oportunidade paradistribuir informações sobre a iniciativa.

• Não deixe de divulgar o evento internamente.Comunique-se com outros Leões do seu distritopor meio de boletins, sites na Internet, etc.

Finalize os detalhesO mais importante a ser lembrado para que o eventotenha sucesso é confirmar todos os preparativos porescrito. Verifique as datas, horários etc. em todas ascorrespondências enviadas e recebidas.

Incluímos neste guia uma lista de verificação paraauxiliá-lo no planejamento do evento (páginas 14 e 15)com anotações referentes às suas responsabilidades.

DICA: Prepare um “kit de emergência” com papelcelofane, fita adesiva, tesouras, marcadores,canetas, grampeador, extensão elétrica etc.,levando tudo ao local do evento para fazer amontagem. Ao ter esses materiais em mãos,você economizará tempo durante a montagem.

Simplifique a escolha do buffet para o evento. Se oevento for realizado durante todo o dia, o almoço poderáficar “por conta” dos participantes. Tenha água frescadisponível durante o dia inteiro. Se o grupo não formuito grande, você poderá oferecer biscoitos ou algunssalgados durante os intervalos, com serviço de café e chá.

DICA: Peça a um negociante local para patrocinar oserviço de buffet em troca de propaganda nosmateriais promocionais e no site do evento.Muitos negociantes se sentirão honrados emserem incluídos em um evento comunitáriorelevante como o simpósio.

Transforme as ideias emação... e em novos sóciosNo dia do simpósio, aproveite o entusiasmo e o interessedos participantes para incentivar o envolvimento emLions clubes e nos trabalhos comunitários que serãoempreendidos como resultado do evento. Os participantesjá manifestaram interesse no assunto – não perca aoportunidade de aproveitar este interesse para envolvê-los ainda mais no Leonismo. Tenha umaquantidade suficiente de materiais de afiliação no localpara que os participantes possam ser recrutados naquele momento.

Oferecemos algumas ideias para recrutar novos sóciosdurante o evento:

• Fundar um novo clube ou criar um núcleo declube já existente que tenha como missãoespecífica focar nos projetos sugeridos pelosimpósio.

• Pedir aos Leões que convidem os participantes ase afiliarem. O simpósio dará aos participantesuma visão geral das atividades Leonísticas -aproveite ao máximo esta oportunidade!

• Promover a afiliação no estande do Lions clubesobre assuntos comunitários. Criar ummostruário que especifique detalhadamente osbenefícios da afiliação a um Lions clube.

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• Peça que o moderador do simpósio fale arespeito da afiliação em Lions clubes e sobrecomo solicitar um kit de sócio.

• Forme uma comissão para contatar pessoas queresponderam “talvez” ou “agora não” quandoabordadas sobre a afiliação no dia do evento.

• Peça a cada nova pessoa recrutada no simpósioque forneça o nome de pelo menos outras trêsque possam estar interessadas em trabalharno novo projeto, tornando-se sócias de umLions clube. Entre em contato com as pessoasinteressadas!

Observação: Um componente de recrutamento de sóciosé parte essencial do planejamento do seu simpósio. Esteelemento é exigido para qualificar-se ao financiamentooferecido por Lions Clubs International.

Use o formulário incluso para elaborar um plano de ação(página 19) para ajudá-lo a cumprir suas metas e planejarnovas iniciativas comunitárias. Comece a planejar já paracapitalizar na boa-vontade e entusiasmo gerados porocasião do simpósio, demonstrando à comunidade que osLions clubes são proativos.

Além disso, envie comunicados à imprensa após o eventocitando os resultados positivos do simpósio à mídia local, (página 17), enviando também uma nota deagradecimento a todos os oradores.

DICA: Uma folha de presença/inscrição é uma maneiraexcelente de obter uma lista completa de todosos participantes e suas informações de contatopara serem utilizadas após o simpósio.


Para obter mais informações:

Caso precisar de mais informações ou material, favor entrar em contato:

Departamento de Programas de Aumento de Sócios e Desenvolvimento

de Novos Clubes

Lions Clubs International

Fone : (630) 203-3846

E-mail: [email protected]

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Simpósio Leonístico da Família e da Mulher

Lista de controle de planejamento

Use esta lista de controle como diretriz para planejar e realizar o seu evento. Você poderá acrescentar ou eliminar tópicos, conforme apropriado para o seu evento

Pelo menos três meses antes do evento você deve� Escolher o tema� Identificar uma organização parceira� Estabelecer uma comissão de organização� Estabelecer uma data� Garantir um local/confirmar por escrito� Definir o formato do simpósio� Convidar oradores/confirmar por escrito� Solicitar um subsídio para o simpósio (enviar o Pedido de Financiamento para Simpósio, na página 21)� Solicitar financiamento de fontes locais� Elaborar um plano de comunicação com o assessor de relações públicas� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Dois meses antes� Elaborar os convites que devem ser impressos� Criar materiais de divulgação (folhetos, cartazes, anúncios etc.)/mandar imprimir� Criar uma lista de destinatários para envio de convites� Criar uma lista da mídia para envio de materiais de divulgação� Procurar/comprar espaço publicitário (se for o caso)� Procurar/contratar serviço de bufet, caso o local não ofereça� Procurar/alugar equipamento audiovisual, caso o local não ofereça� Contatar organizações para o balcão de serviços comunitários e/ou divulgação do programa� Garantir espaço para divulgação junto ao comércio local� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Seis semanas antes� Enviar os convites� Distribuir/afixar folhetos, cartazes, etc.� Distribuir informações sobre o calendário de eventos para a mídia local (pagina 16)� Começar a elaboração do programa � Solicitar folhetos de recrutamento e convites de afiliação à sede de LCI� Fazer o design do mostruário sobre o Lions para apresentação no balcão de serviços comunitários � _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Um mês antes� Fazer o acompanhamento das respostas aos convites para organizações/pessoas-chave� Comprar materiais necessários – blocos grandes de cavalete para elaboração de ideias, marcadores, canetas, blocos,

etiquetas para nomes, etc.� Contatar novamente potenciais participantes do balcão de serviços comunitários e anunciantes para confirmar

a participação� Encomendar mesas, cadeiras e toalhas para o balcão de serviços comunitários (no local do evento, se disponível)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

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Três semanas antes� Contatar novamente os oradores para confirmar o comparecimento, responder perguntas, etc.� Criar as folhas de presença/inscrição� Finalizar o programa – prazo final para recebimento dos anúncios� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Duas semanas antes� Reconfirmar a parte logística� Reunir-se com o moderador para examinar o programa do evento, discutir objetivos, responder

perguntas, etc.� Criar um esboço da programação/responsabilidades para o dia do evento.� Enviar o programa à gráfica� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Uma semana antes� Realizar uma reunião estratégica com a sua comissão e outros voluntários para examinar

responsabilidades e o programa do evento� Fazer novos telefonemas para a mídia sobre a presença no evento – confirmar horário, local, oradores de

renome, etc.� Reunir todos os materiais que você precisa levar para o evento� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

No dia do evento� Chegar cedo para a montagem� Realize um evento fantástico!� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Após o evento� Elaborar um plano de ação para novos projetos� Escrever/enviar notas de agradecimento aos oradores� Dar prosseguimento aos contatos com participantes interessados em afiliar-se ao Lions clube� Enviar novo comunicado à imprensa relatando os resultados para a mídia� Enviar formulário relatório/pedido de reembolso para LCI (páginas 23 e 27)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________


Modelo de programação das apresentações

As seguintes programações poderão ser usadas como modelos quando planejar o seu simpósio. Oevento poderá ser planejado com duração de meio dia ou um dia inteiro, dependendo do número deoradores, assuntos a serem abordados e outros componentes.

Modelo de evento com duração de meio dia e dois oradores

1. Boas-vindas – Líderes de organizações patrocinadoras (5 minutos cada)2. Palavras de Abertura/Apresentações – Moderador (15 minutos)3. Primeiro Orador (30 minutos)4. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)5. Segundo Orador (30 minutos)6. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)7. Intervalo (15 minutos)8. Assuntos do dia – Moderador (15 minutos)9. Discussões em grupos pequenos – (30 a 45 minutos)10. Discussão de todos os grupos/Resultados – (30 minutos)11. Palavras finais/Encerramento (15 minutos)

Modelo de evento com duração de um dia e quatro oradores

1. Boas-vindas – Líderes de organizações patrocinadoras (5 minutos cada)2. Palavras de Abertura/Apresentações – Moderador (15 minutos)3. Primeiro Orador (30 minutos)4. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)5. Segundo Orador (30 minutos)6. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)7. Intervalo (15 minutos)8. Assuntos da primeira sessão – Moderador (15 minutos)9. Discussões em grupos pequenos – Líderes dos grupos pequenos (30 a 45 minutos)10. Discussão de todos os grupos/Resultados – Moderador (30 minutos)11. Palavras finais para a primeira sessão (15 minutos)12. Intervalo para o almoço (45 minutos)13. Terceiro Orador (30 minutos)14. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)15. Quarto Orador (30 minutos) 16. Sessão de Perguntas e Respostas (15 minutos)17. Intervalo (15 minutos)18. Discussões em grupos pequenos – Líderes dos grupos pequenos (30 a 45 minutos)19. Discussão de todos os grupos/Resultados – Moderador (30 minutos)20. Palavras finais/Próximas etapas - Moderador (15 minutos)21. Encerramento/Agradecimentos – Moderador (5 minutos)

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Modelo de calendário

Use o seguinte modelo como orientação para criar um calendário de eventos preenchendo os espaços em branco. Imprima o calendário no papel timbrado do seu clube. Revise o texto antes dedistribuir o calendário.

Para Divulgação imediata Para obter mais informações:(Nome do contato)(Telefone)

Simpósio Leonístico para abordar necessidades comunitárias

(Nome da comunidade) —“(Título do simpósio),” um simpósio que visa abordar (mencionar osobjetivos do simpósio) será realizado em (data, horário, local). O evento está sendo patrocinadopelo (nome do Lions clube e organizações parceiras).

O simpósio é gratuito e aberto ao público. Eventos oferecidos no simpósio: (lista dos eventos, comooradores de renome, debate livre de ideias, balcão de projetos comunitários, etc.)

“(Título do simpósio)” faz parte do Programa Simpósio Leonístico da Família e da Mulher – umprograma destinado aos Lions clubes do mundo inteiro que visa reunir membros da comunidade paradiscussão de assuntos que sejam relevantes para as famílias e mulheres.

O Lions clube de (nome) é um clube de serviço humanitário que tem participado ativamente dacomunidade durante (número) anos. Seus programas proporcionam (enumere 2 a 4 programasrelevantes realizados pelo clube).

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elo - 4º parág

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Modelos de comunicados à imprensaUse o seguinte comunicado como um modelo para criar o do seu clube. Não se esqueça de imprimir ocomunicado em papel timbrado revisando-o antes de fazer a distribuição.

Para Divulgação imediata Para obter mais informações:(Nome do contato)(Telefone)

Simpósio Leonístico para abordar necessidades comunitárias

(Nome da sua comunidade) —“(Título do simpósio),” um simpósio que aborda (objetivos dosimpósio) será realizado em (data, horário e local). O evento está sendo patrocinado pelo (nome doLions clube e organizações parceiras).

O simpósio é gratuito e aberto ao público. Os oradores convidados são: (relacione os nomes dosoradores de renome). Durante o simpósio, os presentes serão convidados a participar de discussõessobre (objetivo das sessões de debate livre de ideias). O evento também contará com (outraspartes do simpósio, tal como o balcão de serviços comunitários).

“(Palavras de um líder de Lions clube explicando a razão do patrocínio do simpósio),” disse(nome, cargo e organização). “(Palavras sobre a importância do evento de um líder de umaorganização parceira ou autoridade local),” disse (nome, cargo e organização).

“(Ajudando as Crianças)” faz parte do Programa do Simpósio Leonístico da Família e da Mulher – umprograma destinado aos Lions clubes do mundo inteiro que visa reunir membros da comunidade paraa discussão de assuntos que sejam relevantes para as famílias. Como resultado do simpósio, o Lionsclube de (nome) espera implementar um programa que atenda às necessidades prementes dacomunidade abordadas pelos participantes do evento.

O Lions clube de (nome) é um clube de serviço humanitário que tem participado ativamente dacomunidade durante (número) anos. Dentre vários programas, relacionamos (enumere 2 a 4programas relevantes realizados pelo clube).

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Simpósio Leonístico da Família e da Mulher Plano de ação após o simpósio

(Favor datilografar)

Clube/Distrito: ________________________________________________________________________

Título/Data do Simpósio:________________________________________________________________

Aprendizados-chave do Simpósio:

Ideias para o programa:

Plano de Ação:

Metas: ______________________________________________________________________________

Prioridades: __________________ Data prevista:____________________________________________

Etapa Responsável Data da conclusão

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Plano de Ação:

Metas: ______________________________________________________________________________



Plano de Ação:

Meta: ________________________________________________________________________________



Plano de Ação:

Metas: ______________________________________________________________________________




Simpósio Leonístico da Família e da Mulher Pedido de financiamento


Nome: ____________________________________ Cargo: __________________________________________

Nome do clube: ____________________________ Distrito: __________________________________________

Endereço:____________________________________________________________________________________

Cidade:____________________________________ Estado/Província: ______________________________

CEP: ______________________________________ País: ____________________________________________

Telefone: __________________________________ Email: __________________________________________

Data do simpósio: __________________________ Valor do financiamento solicitado: __________________

Local: ______________________________________________________________________________________

Tema do simpósio:____________________________________________________________________________

Organização parceira:______________________________________________________________________

Favor descrever as necessidades comunitárias que serão abordadas no simpósio: quantas famílias emulheres de sua área serão afetadas pelo atendimento às necessidades?

O simpósio será realizado junto com outros eventos de cunho familiar? Caso positivo, favor descrever?

Queira descrever eventos propostos para o simpósio, inclusive o formato, oradores convidados,componente de recrutamento de sócios, atividades adicionais, etc:

Explique detalhadamente as metas do simpósio. Como os eventos do simpósio serão direcionadospara o cumprimento dessas metas?

Descreve a nova capacidade de prestação de serviços que beneficiarão a comunidade como resultadodo simpósio. Quantos membros da comunidade serão servidos?

Favor descrever como os não-Leões serão convidados a se afiliarem em um clube ou núcleo?

Favor anexar a agenda contendo as atividades e lista de oradores.Caso necessário, use folhas adicionais.

22

Orçamento proposto:

Aluguel do local: __________________________________

Alimentação/bebidas: ______________________________

Material impresso (convites, pôsteres, folhetos, etc.)____________________

Postagem: __________________________________

Publicidade: ______________________________________

Despesas com Orador: ____________________________

Material de escritório: ______________________________

Outra (favor especificar):

Total: ____________________________________________

Número esperado de participantes: Não-Leões _________________, Leões _________________

Assinatura do Governador de Distrito: __________________________________ Data: __________________

Queira enviar o formulário pelo correio ou por fax devidamente preenchido e assinado para:Departamento de Programas de Aumento de Sócios e Desenvolvimento de Novos Clubes, Lions Clubs International300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, EUA E-mail: [email protected]: (630) 571-1691


Simpósio Leonístico da Família e da Mulher Formulário para relatório e reembolso do simpósio


Nome: ____________________________________ Cargo: __________________________________________

Nome do clube: ____________________________ Distrito: __________________________________________

Endereço:____________________________________________________________________________________

Cidade:____________________________________ Estado/Província: ________________________________

CEP: ______________________________________ País: ____________________________________________

Telefone: ____________________________________________________________________________________

E-mail: ______________________________________________________________________________________

Data do simpósio: __________________________ Local: __________________________________________

Tema do simpósio:____________________________________________________________________________

Organização parceira: ________________________________________________________________________

Número de participantes:________________________________________________________________

Nomes dos oradores: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Questões abordadas:

Resultados significativos:

Projeto comunitário proposto:

Número de novos sócios do Lions clube ___________ Novos clubes ou núcleos fundados: ___________

Assinatura: _______________________________________________ Data: ____________________

Favor enviar o formulário devidamente preenchido juntamente com o relatório de despesas para: Departamento de Programas de Aumento de Sócios e Desenvolvimento de Novos Clubes, Lions Clubs International, 300 W. 22ndStreet, Oak Brook, IL 60523-8842, EUA

Os formulários deverão ser recebidos dentro de 30 dias após a realização do evento. Apenas os simpósiosque tenham sido aprovados serão elegíveis ao reembolso.


Programa do Simpósio Leonístico da Família e da Mulher

Regras de Auditoria(atualizadas em junho de 2007)

PREFÁCIO

A diretoria aprovou o Programa do Simpósio Internacional para Mulheres. Estes recursos sãoaprovados para atividades que apóiam o aumento de sócios relativo a atividades de recrutamento econservação de famílias e mulheres.

Nos casos de pedido de reembolso, todas as despesas devem ser apresentadas à sede de LionsClubs International, aos cuidados da Divisão de Programas para Sócios, Novos Clubes e Marketing, noformulário de Pedido de Reembolso de Despesas do Simpósio Leonístico para Famílias e Mulheres.Aprovação prévia será necessária para os indivíduos que incorreram despesas devido ao programa.Os relatórios de despesas deverão ser assinados pelas pessoas aprovadas nos espaços fornecidos noformulário. A sede internacional reembolsará apenas os pedidos de reembolso de despesas quetiverem as devidas assinaturas do governador de distrito, presidente de conselho, secretário de distrito múltiplo e indivíduos previamente autorizados.

Despesas permitidas aluguel do salão, equipamento para apresentação, equipamento audiovisual,alimentos e bebidas, publicidade, material de escritório, custos com gráfica e materiais diversos.

As despesas incorridas com os oradores também são permitidas, como segue: Honorários do Orador: Custos pelos serviços prestados. Será necessário apresentar cópia dafatura e do pagamento. O pagamento não será reembolsado a não ser que os dois tipos dedocumentação sejam providenciados.Honorário do orador/presente: Um presente poderá ser ofertado caso o orador não estejasendo pago pelos serviços prestados. Não deverá exceder US$100. (Anexar comprovante depagamento.)Transporte do Orador: Lions Clubs International estará cobrindo as despesas de transporteterrester até o simpósio. O transporte terrestre inclui quilometragem de automóvel (US$0,30 por milha ou US$0,19 porquilômetro) ou o custo real da passagem de ônibus, trem, etc. Também cobrimos a despesa dotaxi local relacionado à viagem. Passagem aérea: As despesas com passagem aérea serão somente consideradas para o oradoroficial dos simpósios que tenham mais que 250 participantes de diversos distritos. Lions ClubsInternational deverá aprovar previamente a passagem aérea, como um item à parte no formulárioe no pedido de orçamento. A tarifa não poderá exceder o preço de uma viagem de ida e volta emclasse econômica (por orador) pela rota mais curta, sem parada (layover). Observação: Seráexigida a apresentação do bilhete original utilizado (e não uma cópia), juntamente com um recibode compra (cheque compensado, recibo do cartão de crédito, etc.). O pagamento não seráreembolsado a não ser que os dois tipos de documentação sejam providenciados. Hospedagem do Orador: O reembolso será feito em apartamento padrão de hotel para quartode solteiro. Refeições do Orador: Custo das refeições (se houver) quando chegar e antes de sair dosimpósio.Gorjetas do Orador: As gorjetas não poderão exceder US$1 por bagagem ou 10% do preçodo taxi.

Despesas não permitidas despesas pessoais, bebidas alcoólicas, seguro médico, despesas adicionaisdo orador, tais como, coquetéis, telefonemas, lavanderia, cinema, seguro de viagem, etc., despesasque não estejam documentadas conforme descrito acima e despesas que excedam a verba permitida.

Despesas que excedam o orçamento serão da responsabilidade de cada indivíduo e não de Lions Clubs International.

25

Observação: O orçamento é limitado.

1. Todas as despesas deverão ser relacionadas neste formulário diariamente, sendo documentadas com os recibos originais.

2. Faça uma lista de todos os valores referentes a cada item na moeda nacional utilizada. Oreembolso será feito na moeda local, se aprovado pela associação, ou em dólares americanos,tendo como base o câmbio semanal no momento da despesa.

3. Após o encerramento do simpósio, envie pelo correio o seu pedido de reembolso e adocumentação comprobatória pertinente dentro de 30 dias Departamento de Programas deAumento de Sócios e Desenvolvimento de Novos Clubes. Os formulários recebidos após 120dias da realização do simpósio NÃO serão considerados para reembolso.

4. Qualquer pergunta relativa ao reembolso deverá ser endereçada a este departamento.

Lions Clubs International não oferece cobertura de seguro médico aos seus sócios, estejam ounão a serviço de Lions. Portanto, quando fizer uma viagem pessoal ou a negócios Leonísticos,aconselhamos que tenha cobertura de seguro médico suficiente. Muitos planos individuais deseguro médico não cobrem o segurado fora do seu próprio país, e até mesmo fora da suacidade, estado ou província. Isto acontece principalmente com os planos de saúde nos EUA,que são válidos apenas em território americano, o que pode ocorrer também em planospatrocinados pelo governo e convênios particulares.

Este assunto é de ordem pessoal, e varia conforme o indivíduo, portanto, verifique comcuidado a sua situação, a de sua família e amigos.

Data

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____________________________________

Data:______________________________________

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Data:______________________________________

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2ND ST.

OAK BROOK, IL, EUA 605

23-884

2 EUA

Fax: (6

30) 5

71-169

1

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lionsclub

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Departamento de Programas de Aumento de Sócios e Desenvolvimento de Novos ClubesLions Clubs International 300 W 22ND STOak Brook, IL 60523-8842 EUAwww.lionsclubs.orgE-mail: [email protected] : 630.203.3846

MP-101.PO 11/11

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