Projeto de eventos

Projeto de Eventos

- O que é Relações Públicas

Relações Públicas é uma função administrativa que avalia as atitudes públicas, identifica as diretrizes e a conduta individual ou da organização na busca do interesse público, planeja e executa um programa de ação para conquistar a compreensão, aceitação, credibilidade, boa vontade de suas atividades e seus produtos.

O Relações Públicas exerce uma função estratégica importante nas organizações modernas ao planejar e executar sua comunicação e seus relacionamentos com os mais diversos públicos.

- Atividades das Relações Públicas

Assessoria e consultoria - sugere à alta administração políticas para os setores que trabalham com a opinião pública.

Pesquisa – pesquisas institucionais, de opinião pública e análises de resultados.

Planejamento – elabora programas, projetos e planos de relações públicas e requisitando toda a estrutura para realização do mesmo.

- Atividades das Relações Públicas

Execução –

Divulgação jornalística externa – press release

Comunicação entre a organização e seu público – funcionários, clientes e fornecedores.

Eventos e Promoções Especiais – organiza eventos e promoções como inaugurações, cerimoniais entre outros.

Gerência de Assuntos Públicos – elo entre funcionários e alta administração.

Avaliação – através de pesquisas analisa os resultados das ações aplicadas.

- Marketing

SEGUNDO a AMA - American Marketing Association:Marketing é

"o processo de planejar e executar a concepção, estabelecimento de preços, promoção e distribuição de idéias, produtos e serviços a fim de criar trocas que satisfaçam metas individuais e organizacionais".

• Promoção de Vendas

“Promoção de Vendas: atividades de marketing que não sejam venda pessoal, propaganda e publicidade, tais como espetáculos, shows e exibições, demonstrações e vários esforços de vendas não-recorrentes, fora da rotina ordinária”

American Marketing Association

• EVENTO

O evento é caracterizado basicamente pelo encontro de pessoaspessoas com objetivos comuns em um local específico por um tempo determinado, espontâneo ou organizado, capaz de provocar interesse e que pode ser explorado para fins mercadológicos.

• EVENTO

Mercadologicamente pode ser estudado sob 3 aspectos:- como produto de uma empresa que o organiza, estrutura e comercializa, por iniciativa própria ou mediante solicitação de terceiros- como subproduto, visando atrair o público para o produto principal de uma empresa (ex: eventos realizados em hotéis cujo produto principal é a hospedagem)- como estratégia de marketing e comunicação de empresa e produto, visando atingir objetivos previamentes traçados.

Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo. (MARTIN, 2008).

Objetivos visados pela empresa ao escolher o evento como estratégia de marketing e comunicação:

É resultado de análise de mercado, produto, concorrência, devendo obedecer a um planejamento criterioso, em seus menores detalhes, tendo claramente definidos os objetivos que quer atingir.

A empresa deve visar aos seguintes objetivos (isoladamente ou em conjunto) escolhendo o evento como estratégia:- aproximar o público da empresa e do produto.- associar a marca ao evento ou atividade criando um residual de lembrança.- criar imagem favorável junto à opinião pública.- reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais etc.- ampliar o nível de conhecimento da marca.

Critérios de escolha

• adequação – deve ser coerente com o produto, perfil dos consumidores, posicionamento do produto e da empresa

• relação custo-benefício – volume do público que foi, divulgação desenvolvida, opinião geral, efeito residual (lembrança com associação das marcas envolvidas)

• nível de planejamento e da implementação - o sucesso está nos detalhes, qualquer erro ou detalhe negativo pode condená-lo ao fracasso.

• repetição / continuidade – deve haver repetição para gerar o efeito residual.

•volume do público presente e atingido pela comunicação – a presença do público no evento é fundamental para que ele atinja seus objetivos e esse atingimento é conseqüência da divulgação, seja através de mídia ou de noticiário, proporcionando um grande retorno de comunicação à empresa e marca envolvida. Importância da assessoria de imprensa.

• local de realização do evento - mercado de interesse

Classificação quanto à participação do público:

• aberto – não existe limitação de público (não há direcionamento específico), pode ser gratuito ou através de convites ou compra de ingressos. Ex: shows musicais, artísticos, eventos esportivos, culturais.

• fechado – direcionado a públicos específicos, através de temas assuntos ou atividades desenvolvidas. Ex: seminários, palestras, congressos.

• misto – quando há parte de sua duração dirigida a u público específico e outra aberta para a participação geral. Ex: Salão de móveis, Exposição de animais.

Classificação quanto à atividade:

• Culturais e Artísticos - peças teatrais, shows artísticos

• Esportivos – olimpíadas, copa do mundo

• Sociais – coquetéis, jantares

• Técnicos / científicos - congressos, seminários

• Outros: populares, religiosos, de ocasião e oportunidade (carnaval, micareta...)

Formas de participar:

• evento próprio – o evento leva o nome da empresa e do produto, capitaliza o retorno total da divulgação. Corre todos os riscos e assume total responsabilidade pelo sucesso ou fracasso: Ex: Free Jazz Festival, TIM Festival, Circuito Banco do Brasil etc.

• patrocínio total (exclusivo) – o evento pode ou não levar o nome da marca da empresa e produto. Quando tem somente a menção do patrocínio exclusivo, toda a comunicação é capitalizada para a marca, tantops nos veículos como no local do evento. A grande diferença é que a empresa não é a única responsável pelo evento nem o banca sozinha.

• co-patrocínio – o custo do patrocínio é dividido em cotas as quais são adquiridas por até 4 empresas cujas marcas mencionadas na divulgação e dividem o espaço do local de realização para colocação do material promocional. (custo menor).

Formas de participar:

• apoio – denominação ligada à marca que participa do evento, auxiliando-o através de: permuta de seus próprios produtos, cessão de seu nome (no caso de instituições e veículos), ou de outras atividades importantes para a realização do evento.

• simples participação – paga-se um valor para coloccar material promocional, uniformizar pessoal operacional, realizar pequenas ações etc. Criatividade.

• patrocínio da transmissão via veículo – direitos de cobertura e transmissão, com ou sem exclusividade, comercializando cotas de patrocínio através de pacotes especiais (neste caso são considerados ações de divulgação na mídia, também denominados pacotes especiais de propaganda). Não existe normalmente qualquer envolvimento do patrocinador do evento com o da transmissão, mas nada impede que não o haja.

Marketing de Serviços:

Serviço

Uma transação realizada por uma empresa ou por um indivíduo, cujo objetivo não está associado à transferência de um bem.

OS 8 P´S DO MARKETING DE SERVIÇOS

1º P – Product elements (Elementos do Produto)

Todos os componentes do desempenho do serviço que criam valor para os clientes. Os gerentes devem selecionar as características do produto principal (bem ou serviço) e o pacote de elementos suplementares que o envolvem, com relação aos benefícios desejados pelos clientes e ao grau de desempenho dos produtos concorrentes.

• Marketing de Serviços:

2º P – Place and time (Lugar e Tempo)

Decisões gerenciais sobre quando, onde e como entregar serviços aos clientes. A entrega de elementos do produto para os clientes envolve decisões sobre o lugar e o tempo da entrega e pode envolver canais de distribuição física ou eletrônica (ou ambos), dependendo da natureza do serviço que esta sendo fornecido. As empresas podem entregar o serviço diretamente para os clientes ou para organizações intermediárias, tais como os pontos de varejo de outras empresas que recebem uma porcentagem do preço de venda para executar certas tarefas associadas a vendas, serviços e contato com o cliente.


3º P – Processo

Um método particular de operações ou séries de ações, normalmente envolvendo passos que precisam ser dados em uma seqüência definida. A criação e entrega de elementos do produto aos clientes exigem o projeto e implantação de processos eficazes. O processo descreve o método e a seqüência dos sistemas operacionais de serviços. É provável que processos mal concebidos irritem os clientes devido à entrega lenta, burocrática e ineficaz do serviço. Da mesma forma, processos deficientes dificultam o bom desempenho do pessoal da linha de frente, resultam em baixa produtividade e aumentam a probabilidade de falhas nos serviços.


4º P – Produtividade e qualidade

Produtividades – O grau de eficácia com que os insumos de serviço são transformados em produtos que adicionam valor para os clientes. Qualidade – O grau em que um serviço satisfaz os clientes ao atender suas necessidades, desejos e expectativas. Produtividade e qualidade, muitas vezes abordadas separadamente, devem ser vistas como duas faces da mesma moeda. Nenhuma empresa de serviço pode se dar ao luxo de abordar qualquer elemento em separado. A produtividade melhorada é essencial para manter os custos sob controle, mas os gerentes precisam cuidar para não reduzirem indevidamente os níveis de serviços, o que será lamentado pelos clientes o e talvez também pelos funcionários. A qualidade do serviço, tal como definida pelos clientes, é essencial à diferenciação do produto e para aumentar a fidelidade do cliente. Entretanto, investir na melhoria da qualidade sem entender o balanço entre custos e incrementos na receita pode colocar em risco a rentabilidade da empresa.


5º P – Pessoas

Profissionais e, às vezes, outros clientes envolvidos na produção do serviço. Muitos serviços dependem de interação direta e pessoal entre os clientes e os funcionários de uma empresa (como ao cortar o cabelo ou comer em um restaurante). A natureza dessas interações influencia muito as percepções da qualidade do serviço pelo cliente. Os clientes geralmente julgarão a qualidade do serviço que recebem em grande parte pela avaliação das pessoas que estão fornecendo o serviço. Empresas de serviço bem-sucedidas empenham considerável esforço no recrutamento, treinamento e motivação de seus profissionais, principalmente – mas não exclusivamente – daqueles que entram em contato direto com os clientes.


6º P – Promoção e educação

Todas as atividades e incentivos de comunicação destinados a aumentar a preferência do cliente por um determinado serviço ou fornecedor de serviço.

Nenhum programa de marketing pode ter sucesso sem um programa de comunicação eficaz que proporcione promoção e educação. Esse componente desempenha três papéis cruciais: fornecer informações e conselhos necessários, persuadir os clientes-alvo quanto aos méritos de um determinado produto e incentivar os clientes a entrarem em ação em momentos específicos. No marketing de serviços, grande parte da comunicação é, por natureza, educacional, particularmente para clientes novos. As empresas podem precisar ensinar-lhes os benefícios do serviço, onde e quando obtê-los e como participar dos processos de serviço. As comunicações podem ser feitas por indivíduos como vendedores e treinadores ou por meio de mídia como televisão, rádio, jornais, revistas, outdoors, folhetos, sites da Internet entre outros.


7º P – Physical evidence (Evidência física)

Pistas visuais ou outras pistas tangíveis que ofereçam evidências da qualidade do serviço. A aparência de edifícios, jardins, veículos, mobília interior, equipamentos, membros do quadro de pessoal, placas, material impresso e outras indicações visíveis fornecem evidência tangível da qualidade do serviço de uma organização. As empresas de serviço precisam administrar cuidadosamente a evidência física porque esta pode exercer um impacto profundo sobre as impressões dos clientes. Em serviços dotados de poucos elementos tangíveis, como seguros, a propaganda é frequentemente utilizada para criar símbolos significativos. Um guarda-chuva, por exemplo, pode simbolizar proteção, e uma fortaleza, segurança.


8º P – Preço e outros custos do serviço Despesas em dinheiro, tempo e esforço que os clientes

incorrem ao comprar e consumir serviços. O preço e outros custos do componente serviço remetem a administração aos vários custos incorridos pelos clientes para obterem benefícios do produto do serviço. As responsabilidades não se limitam às tarefas tradicionais de estabelecer o preço de venda aos clientes, fixação de margens para o comércio e definição de condições de crédito, os gerentes de serviços também reconhecem e buscam minimizar outros custos em que os clientes podem incorrer ao comprarem e utilizarem um serviço, entre os quais, tempo, esforço físico e mental e experiências sensoriais negativas.

Conceitos e Princípios de Planejamento

• Planejamento• Trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiro, método

e técnicas determinadas; elaboração por etapas, com bases técnicas de planos e programas com objetivos.

• “ Planejamento é a primeira atividade de ordenação e direcionamento de recursos e esforços, de maneira racional e inteligente para se atingir um objetivo.”

• Planejamento é: - Definição dos objetivos;

- Definição das alternativas para atingi-los;- Alocação dos recursos.

CARACTERISTICA DO PLANEJAMENTO

• Planejamento é o processo.

• Planejamento verifica a posição e situação. atual e as condições para o sucesso.

• Planejamento verifica as condições favoráveis e desfavoráveis.

CARACTERISTICA DO PLANEJAMENTO

• Planejamento conscientiza sobre nossos próprios objetivos, vontades, desejos e ajuda na escolha daqueles que sejam prioritários e ideais.• Planejamento define entre diversos caminhos que temos para realizar quais são os mais adequados e eficazes para nós.

•Plano é o documento.••O plano diz o que, quando, como, quem e onde fazer.

• O planejamento tem como objetivo:

• Minimizar as possibilidades de cada um agir por conta própria, de forma não integrada.

• Possibilita a redução dos erros, contratempos, riscos , conflitos internos e externos.

• Permite uma melhor exploração das oportunidades e tendências bem como uma preparação às ameaças.

• Maximizar os recursos (Financeiros, Humanos, Materiais e Temporais).

• Servir de ferramenta para se avaliar o progresso.

• O planejamento tem como objetivo:

• Informar todos os envolvidos acerca das suas responsabilidades, atividades e diretrizes financeiras.

• Fornecer uma estrutura de processo para o planejadores.

• Demonstrar a seus superiores (e subordinados) que o projeto segue um caminho planejado, em vez de aleatório.

• Prever os acontecimentos e preparar-se para eles.

• Maximizar e harmonizar a coordenação.

Os Tipos de Planejamento

EstratégicoTático/Gerencial

Operacional

Objetivos e Metas- Hierarquia

Objetivos Estratégico

Objetivo da Empresa:Ex- Conquistar 70% do mercado

Objetivos Tático

Objetivo da Divisão de Vendas:Ex- Produzir e vender 40.000 unidades ao ano

Objetivo do Departamento Pessoal:Ex- Assegurar recursos humanos para alcançar os

objetivos de produção e vendas

Objetivos Operacional

Objetivo do Pessoal Especialista:Ex- Estimar o número de empregados a serem

admitidos na produção e em vendas

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:

Introdução e entendimentos:

Compreender a composição do mix de marketing da empresa organizadora de eventos.

Compreender os tipos de produtos que podem ser oferecidos pelas empresas organizadoras de eventos.

Elaborar o histórico da empresa.

Verificar se a organização tem outros planos feitos e estuda-los.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:Introdução e entendimentos:

Verificar como é o método de planejamento da empresa.

Verificar quais as pessoas que participarão da equipe de planejamento e gestão estratégica de marketing, visando confeccionar o plano estratégico de marketing.

Levantar nas equipes duas pessoas que poderiam ser promotoras do relacionamento com outras empresas.

Verificar se a empresa já tem um planejamento estratégico para adaptar gradualmente a empresa a este.

Pensamento Estratégico

Formulação da Filosofia EstratégicaRepensar o negócio

• Quem somos? • Quem gostaríamos de ser?

• Onde estamos? • Onde queremos chegar?

Formulação da Filosofia Estratégica

Missão • Qual é a razão de nossa existência ?

Visão •É a empresa no futuro.

Crença e Valores São os princípios que norteiam as atitudes

da empresa. • Excelência no atendimento.

• Ética nas relações interpessoais.• Valorização e capacitação dos Recursos

Humanos.

Análise de Mercado

• Para se estabelecer uma estratégia, é imperativo observar o mercado em que se atua.

• Uma empresa que se defina apenas em termos de seus próprios produtos não será tão bem-sucedida quanto as que examinam o mercado e se definem em referência a este.

• Para estabelecer uma estratégia correta é necessário proceder a uma análise do mercado de modo estruturado.

• Pontos de consideração.

Características do mercado (como é o mercado)

• Tendências econômicas

• Ambiente competitivo

• Tamanho do Mercado

• Mudanças Tecnológicas

• Legislação

• Produtos ou Serviços

Posição no Mercado

• Participação no Mercado.

• As bases de concorrência no seu mercado.

• Análise SWOT.

• Os fatores essenciais do sucesso.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:Análise do ambiente no enfoque de empresa de eventos

Desenhar e entender a rede da empresa organizadora de eventos com detalhes.

Levantamento de todos os dados possíveis dos segmentos de eventos. Em que opera a empresa (tamanho, taxas de crescimento, participação de mercado, ciclo de vida, entre outros).

Levantar as ameaças e oportunidades advindas das chamadas variáveis incontroláveis (possíveis mudanças no ambiente político/legal, econômico e natural, sociocultural e tecnológico), tanto no mercado nacional como internacional (por tipos de eventos); tendências de eventos; novos eventos programados e eventos anuais de empresas /organizações/instituições e novos eventos.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:Análise do ambiente no enfoque de empresa de eventos

Entender barreiras; atratividade e potencial de eventos, verificar ações coletivas para sua melhoria.

Analisar o comportamento do consumidor de eventos.

Descrição dos principais concorrentes nacionais e internacionais (departamento de eventos, agente autônomo de eventos) por tipo de eventos.

Fazer uma lista proativa de ações coletivas que podem ser feitas com concorrentes ou com outras empresas.

Análise de SWOT.

SWOT é uma sigla que indica a primeira letra das palavras Strenghts, Weaknesses, Opportunities e

Threats (Pontos fortes, Pontos fracos, Oportunidades e Ameaças) e é uma definição das fraquezas e

fortalezas de uma empresa, bem como as oportunidades e ameaças inseridos em seu ambiente.

Alguns assuntos para a aplicação da análise SWOT:

A empresa (sua posição no mercado, viabilidade comercial, etc...)

Um método de distribuição

Uma marca ou produto

Uma idéia de negócio

Estratégias para penetrar em um novo mercado ou o lançamento de um novo

produto

Uma oportunidade de expansão do negócio

A escolha de um parceiro potencial

A escolha de um fornecedor

Uma estimativa de oportunidades de investimento.

Análise SWOT Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:

Análise da Situação Interna e Concorrentes

Levantar todos os pontos fortes e fracos da empresa.

Fazer também essa análise em relação aos concorrentes.

Análise do ambiente interno e estrutura de marketing.

Estabelecer estrutura de gestão de projetos (organização funcional/por produto/por especialidade técnica) e equipes (de planejamento e execução).

**Análise SWOT Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:

Análise da Situação Interna e Concorrentes

Análise da criação de valor, recursos e competências da empresa.

Analise dos fatores críticos de sucesso.

Selecionar dentre as empresas (que podem ou não ser concorrentes) que tiveram melhores avaliações quais e em que áreas serão benchmark (fontes de boas idéias).

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos:

Definição dos objetivos estratégicos - Os objetivos estratégicos são o referencial do planejamento estratégico, o que a empresa busca atingir, e devem ser escritos de forma que possam ser medidos, comparados e avaliados.

Os objetivos são os anseios de ordem macro, aqueles que a empresa define de forma a cumprir sua missão de negócio, em busca de sua visão. Indicam intenções gerais da organização e o caminho básico para se chegar ao destino que se deseja.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos: Objetivos da Empresa em Eventos

Definição da visão da empresa organizadora de eventos.

Definição e quantificação dos principais objetivos dos eventos em termos de: originalidade, número de participantes, status, merchandising, presença em segmentos de eventos, entrada em novos mercados de eventos.

Deve haver detalhamento suficiente para que possam ser observados no transcorrer do período e no final do plano.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos: Estratégias para atingir os objetivos:

Listar as principais estratégias (ações) que serão usadas para atingir objetivos propostos na etapa anterior.

Trabalhar na segmentação de mercados, a seleção de mercados-alvo, estratégia de diferenciação e posicionamento, entre outras.

Estratégias (características ou tipos de eventos/projetos a serem oferecidos por segmento analisado e mercado alvo selecionado: diferenciado, de baixo custo, para nincho de clientes).Parcerias e alianças.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos: Decisões de produtos

Analisar produtos e linhas de produtos, bem como linhas de produtos complementares para decisões de expansão.

Usar o conceito de redes para verificar as oportunidades com relação a produtos (pacotes de eventos, pacotes junto com concorrentes e empresas, complementar linha com produtos de outras empresas e outras ações).

Levantar oportunidades de lançamento de novos eventos/produtos.

Planejamento Estratégico de Eventos:Planejamento Estratégico de Eventos: Decisões de produtos

Detalhar todos os serviços que estão sendo e que serão oferecidos.

Desenvolver projetos atuais e em prospecção, os benefícios dos eventos.

Tomar decisões em relação às marcas (marcas individuais, marcas coletivas)

Desenvolver projetos no caso de novos eventos:projeto/proposta e gestão do evento (tipologia, temas, patrocínios, estrutura, programação, serviços, controle, orçamento, benefícios, pacotes e gestão do evento).

• • Estratégias/AçõesEstratégias/Ações• Orçamento • Orçamento • Cronograma• Cronograma

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