Projeto de Pesquisa -...
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CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DE UMA ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS. IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS. MARIA LAURICE MAGALHAES DE FREITAS FORTALEZA - CE 2013
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CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ
FACULDADE CEARENSE
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: ANÁLISE DO
CONTROLE INTERNO DE UMA ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS.
IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS.
MARIA LAURICE MAGALHAES DE FREITAS
FORTALEZA - CE
2013
MARIA LAURICE MAGALHAES DE FREITAS
A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: ANÁLISE DO
CONTROLE INTERNO DE UMA ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS.
IGREJA EVANGÉLICA ASSEMBLÉIA DE DEUS.
Monografia apresentada à Faculdade Cearense, requisito obrigatório para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Prof.Orientadora: Francileite Cavalcante Furtado Remígio
FORTALEZA_CE 2013
MARIA LAURICE MAGALHÃES DE FREITAS
A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: ANÁLISE DO
CONTROLE INTERNO DE UMA ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS.
IGREJA EVANGELICA ASSEMBLEIA DE DEUS.
Esta monografia foi submetida à Coordenação do Curso de Ciências
Contábeis, como parte dos requisitos necessários à obtenção do título de
Bacharel em Ciências Contábeis, outorgado pela Faculdade Cearense - FAC e
encontra-se à disposição dos interessados na Biblioteca da referida
Universidade.
A citação de qualquer trecho desta monografia é permitida, desde que
feita de acordo com as normas de ética científica.
Aprovado em ____/____/____
Prof. Esp. Francileite Cavalcante Furtado Remígio (Orientadora)
_Prof.Esp. Mercídio Gonçalves Filho Membro da banca examinadora
Prof. Ms. Elenito Elias da Costa Membro da banca examinadora
Dedico este trabalho a uma Grande Mulher Guerreira, que com sua integridade, coragem e determinação me serviu como exemplo de vida: Francisca Gomes de Oliveira. Minha Mãe.
AGRADECIMENTOS
A Deus, por ser a razão da minha existência e está comigo em toda
minha caminhada, me dando graça e sabedoria para poder vencer mais um
desafio.
A minha mãe, Francisca Gomes de Oliveira, que com muito esforço fez
com que chegasse até aqui, sempre me dando força em todas as minhas
conquistas.
A Minha orientadora Francileite Cavalcante Furtado Remígio, que
abraçou este trabalho com muita determinação, seriedade e profissionalismo,
me fez ver que qualquer pessoa é capaz de desenvolver um trabalho
monográfico e até mais que isso.
Aos professores que farão parte da banca examinadora, que Deus
possa iluminar a todos na hora da avaliação, não só da avaliação do meu
trabalho mais sim de todos que passarem pela banca.
E por fim a todos que contribuíram de forma direta ou indiretamente para
a realização deste trabalho.
A nossa maior glória não reside no fato de nunca cairmos, mas sim em levantarmo-nos sempre depois de cada queda.
Confúcio
RESUMO
As instituições sem fins lucrativos estão sendo uma área de destaque e merecendo cuidados, demonstram sua importância nos cenários das pessoas jurídicas de direito privado. Este trabalho tem como objetivo evidenciar a importância na gestão contábil e dos controles internos financeiros da entidade sob o olhar dos controles de caixa, controle bancário, contas a pagar. Estudo que tem muita relevância para uma instituição, buscando a organização dos controles interno, contribuindo para uma melhor tomada de decisões dentro dos parâmetros legais da entidade, evidenciado na analise descritiva da entidade, Igreja Evangélica Assembléia de Deus. Conclui- se que a entidade não utiliza as informações aqui estabelecidas, por não estar adequada a sua realidade, sugerindo acréscimos as suas ferramentas de controles internos para cumprimento de suas atividades. Palavras- chave: Gestão Contábil, Controle Interno, Fluxo de caixa, Controle bancário, contas a pagar.
ABSTRACT
The nonprofit, is a prominent area deserving care and demonstrate its importance in scenarios of legal entities of private law. This paper aims to highlight the importance of management accounting and financial internal controls of the entity under the gaze of the box controls, control banking, accounts payable. Study that has much relevance to an institution, seeking the organization of internal controls, contributing to better decision-making within the legal parameters of the entity, as evidenced in the case study organization Evangelical Church Assembly of God. We conclude that the entity does not use the information set forth herein because they are not appropriate to their reality, suggesting increases their tools internal controls for compliance of their activities.
Keywords: Management Accounting, Internal Control, Cash Flow, Control banking accounts payable.
LISTA DE SIGLAS
ONGS- Organizações Sociais
OSCIP- Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1- Representação do Fluxo de caixa ..................................................... 25
Figura 2- Organograma da Igreja Evangélica................................................... 35
Quadro 1- Setores Sociopolíticos ..................................................................... 17
Quadro 2- Modelo de fluxo de caixa ................................................................. 27
Quadro 3- Modelo de Conciliação bancaria ..................................................... 29
Quadro 4- Modelo de Controle de Contas a receber ........................................ 31
Quadro 5- Modelo de Controle de Contas a pagar ........................................... 32
Sumário
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 12 1.1 Tema e Problema .............................................................................................. 12
1.2 Objetivos ........................................................................................................... 13
1.2.1 Objetivo Geral .................................................................................................... 13
1.3 Justificativa ........................................................................................................ 13
1.4 Metodologia ....................................................................................................... 14
1.5 Delimitação e limitação da pesquisa .................................................................. 15
1.6 Organização do trabalho .................................................................................... 16
2 MISSÃO E OBJETIVO DAS ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS ............... 16
2.1 Terceiro Setor .................................................................................................... 17
2.2 Origem dos Recursos do Terceiro Setor ............................................................ 19
2.3 Imunidade Tributária e Isenção .......................................................................... 20
3 CONTROLE INTERNO ...................................................................................... 21
3.1 Conceito Controle Interno .................................................................................. 21
3.2 Principais métodos e relatórios de controle interno ............................................ 22
3.2.1 Método Fluxo de Caixa ...................................................................................... 24
3.2.2 Controle bancário .............................................................................................. 28
3.2.3 Contas a receber ............................................................................................... 31
3.2.4 Contas a pagar .................................................................................................. 32
4 ANALISE DESCRITIVA DA ENTIDADE ........................................................... 34
4.1 Caracterização da Entidade em Estudo ............................................................. 34
4.1.1 Organização e Funcionamento .......................................................................... 35
4.2 Funcionamento .................................................................................................. 36
4.2.3 Finalidade da comissão de contas ..................................................................... 38
4.2.4 Papel do Vice- presidente .................................................................................. 38
4.2.5 Papel dos Tesoureiros ....................................................................................... 39
4.2.6 Papel do comitê fiscal ........................................................................................ 40
4.3 Assembléia Geral .............................................................................................. 41
4.4 Descrições dos controles internos financeiros ................................................... 41
4.4.1 Fluxo de Caixa ................................................................................................... 42
4.4.2 Controle bancário .............................................................................................. 42
4.4.3 Contas a receber ............................................................................................... 43
4.4.4 Contas a pagar .................................................................................................. 43
5 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÃOES ......................................................... 44
6 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 47
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1. INTRODUÇÃO
Pode ser evidenciado na sociedade hoje, a atuação das entidades sem
fins lucrativos, buscando está inseridas no mercado competitivo de maneira
sólida, o terceiro setor em geral tais; como as ONGs - Organizações Não
Governamentais, as OSCIP’s - Organizações da Sociedade Civil de Interesse
Público, Organizações Sociais, associações Civis, e as Organizações
Religiosas. Assumindo papéis que deveriam ser a cargo do governo, onde
muitas dessas instituições estão para ajudar ao Estado, como em recuperação
de vidas, buscando melhorias dignas das pessoas, em educação, saúde, entre
outros. Muitas dessas organizações surgem de pessoas que se organizam em
um fim comum, ou seja, ajudar, sem o interesse de retorno financeiro. É
importante que as organizações tenham um eficiente controle financeiro
independente a que fins se destinem.
Dentro da entidade, existe o setor financeiro no qual é a peça de
grande importância para firmeza da entidade no mercado, é onde existem
todos os registros de operações e de informações que irão ser necessárias
para as devidas tomadas de decisões.
A entidade não funciona sem o seu bem, que é o capital, para
criação e desenvolvimento dos projetos da instituição. Assim, é necessário que
haja os devidos controles, para garantir a aplicação correta.
1.1. Tema e Problema
O setor financeiro como em qualquer outra organização é o
responsável por controlar e registrar a movimentação de entrada e saída de
recursos. Sem um controle eficiente a organização pode incorrer em diversos
prejuízos. As entidades precisam adotar sistemas que evidenciem toda a
organização de movimentos a ela disponível, tais como os recebimentos, os
pagamentos, as projeções de recebimentos e de despesas, e mostrar ao gestor
13
a situação real da entidade para uma boa tomada de decisões a ele
competente.
Uma organização sem um controle financeiro eficiente não consegue
tomar decisões com segurança, também, não tem uma visão geral da sua
situação, não sabe se está operando com folga ou falta de recursos e se os
seus custos estão elevados, ou seja, se está obtendo déficit ou superávit.
Diante do apresentado, temos a seguinte indagação: Nas entidades
sem fins lucrativos, a contabilidade com foco na gestão, haveria
necessidade dos controles internos?
1.2. Objetivos . 1.2.1. Objetivos Gerais
O objetivo principal nesta pesquisa é verificar a utilização da
informação contábil, através dos controles internos, como ferramenta no auxilio
a gestão das instituições sem fins lucrativos, para a tomada de decisão.
1.2.2. Objetivos específicos
- Conceituar uma entidade sem fins lucrativos e a sua vinculação ao
Terceiro Setor.
- Apresentar os conceitos de controle interno e gestão contábil.
- Descrever os métodos e controle financeiros.
- Analisar os controles internos da literatura estudada, com a
pesquisada.
1.3. Justificativa
O Desenvolvimento do presente trabalho busca mostrar a
movimentação contábil e financeira de uma entidade sem fins lucrativos,
mesmo sendo uma entidade que não vise lucro, mas sendo importantes seus
controles e demonstração de funcionamento. Uma vez que sua gestão deve
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primar pela transparência, podendo identificar as melhorias encontradas e
planejamento futuro.
Com grande importância no cenário das pessoas jurídicas essas
instituições estão com papel de destaques, existem muitos seminários,
debates, congressos que evidenciam no terceiro setor, dentro do mesmo as
instituições sem fins lucrativos. As entidades influenciam no contexto social e
político do estado. Diante desta grande responsabilidade das instituições,
requerem mais transparência no momento de empregar seus recursos, suas
finalidades para atingir seus objetivos, que é ajuda social para um bem estar
comum, sem haver desperdícios ou desvios. Nem todas as entidades estão
adequadas a sua real situação possui controle interno, mas nem todos estão
atentos a adequação da mesma.
Este estudo resume-se em observar a importância dos devidos
controles internos dentro das organizações, procurando identificar quais
controles internos são adequados para uma entidade sem fins lucrativos,
contribuindo para uma melhor organização contábil e financeira.
Observa-se que, há uma grande necessidade que as entidades
precisam de um controle interno eficiente evitando futuros problemas na qual
podendo haver sua descontinuidade, é necessário que haja um bom controle
interno dentro das organizações para uma boa empregabilidade dos recursos e
gastos feitos pela as devidas entidades.
1.4. Metodologia
“O tipo de pesquisa que se classifica como "descritiva", tem por
premissa buscar a resolução de problemas melhorando as práticas por meio da
observação, análise e descrições objetivas, através de entrevistas com peritos
para a padronização de técnicas e validação de conteúdo (THOMAS; NELSON;
SILVERMAN, 2007.
O trabalho no qual está sendo desenvolvido é integrante da pesquisa
descritiva, onde suas características nos indicam sua finalidade que é
descrever os controles internos da instituição, na qual está sendo estudada a
15
fim de se conhecer como são utilizadas e conferir se estão sendo adequadas
as necessidades da organização.
Segundo Gil (1994), as pesquisas deste tipo têm como objetivo
primordial a descrição de determinada população ou fenômeno ou o
estabelecimento de relações entre as variáveis, utilizando técnicas
padronizadas de coletas de dados.
A principal finalidade deste trabalho é de descrever os controles
internos financeiros da entidade estudada, esta tem caráter qualitativo, no qual
se estudam os fluxos e sistemas utilizados no setor financeiro de uma entidade
sem fins lucrativos, sem a aplicação de métodos estatísticos.
Quanto ao procedimento, é utilizado neste trabalho o estudo descritivo
de uma Igreja Evangélica, localizada na cidade de Fortaleza-Ce. O critério para
escolha deste caso se deu pelo acesso e a intenção de uma melhoria na
utilização dos dados.
Para a coleta de dados foi utilizada a analise documental. A
pesquisadora faz um trabalho de assessoria na referida entidade, por esse
motivo utilizou a entidade para esse estudo. É utilizado nesta pesquisa um
estudo descritivo.
1.5. Delimitação e limitação da pesquisa
Ficando restrita a referida Pesquisa ao setor financeiro e gestão contábil
da Entidade, considerando os controles internos de fluxo de caixa, contas a
receber, contas a pagar e bancos. Não estão sendo abordados outros tipos de
análise, tais como custos e demonstrativos contábeis, no qual se tornaria o
estudo muito abrangente e de difícil conclusão do trabalho.
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1.6. Organização do trabalho
Esta monografia está dividida em cinco capítulos, observa-se
que no primeiro capítulo menciona a introdução, as considerações acerca do
tema e problema, objetivos gerais e específicos, justificativa, metodologia,
delimitação e limitação da pesquisa, e organização do trabalho.
No segundo capítulo os assuntos em pauta são os conceitos de
“Terceiro Setor”, controle interno e os principais métodos e relatórios de
controle financeiro.
O terceiro capítulo apresenta o estudo descritivo, com descrição
das características da entidade em estudo e as formas de controle e relatórios
no setor financeiro.
O Quarto capítulo Descrição da entidade estudada e sua
funcionalidade e organização.
Por fim, no quinto capítulo, tem-se uma conclusão e
recomendações para futuros trabalhos.
2. MISSÃO E OBJETIVO DAS ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS
As entidades sem fins lucrativos são organizações que não se agrega
fins econômicos, essas entidades tem superávit ou déficit, diferentemente das
empresas comerciais na qual visam lucro. Este capítulo conceitua-se com o
Terceiro setor e sucessivamente os conceitos de controles e métodos de
relatórios serão abordados: fluxo de caixa, controle bancário, contas a receber
e contas a pagar. O crescimento do terceiro Setor está em evidencia com
intenção de prestar serviços à comunidade.
Para Andrade (1991:310) entidades sem fins lucrativos são aquelas instituições formadas com propósitos sociais, educacionais, religiosos, de saúde ou filantrópicos e aquelas em que, normalmente, não existe interesse na transferência da propriedade e seus membros ou contribuintes não recebem qualquer ganho econômico ou financeiro.
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A finalidade da existência das entidades religiosas é acarretar
mudanças no indivíduo e, conseqüentemente, na sociedade. Os resultados são
visto nos comportamentos, condições de vida, esperança, saúde. A filosofia da
entidade é definir clara e objetivamente porque (missão) e para que (objetivos
fundamentais) a entidade existe. A missão é a razão de ser de uma entidade, é
o motivo de sua existência. (OLAK, 2010, pag.7).
Seus objetivos estão contidos em seus atos constitutivos.
2.1.Terceiro Setor
É bem visível o crescimento das entidades sem fins lucrativos, terceiro
setor, com intuito de prestar serviços sociais ao público. Conforme Hudson
(2004, p.XI):
Terceiro Setor consiste em organizações cujos objetivos principais são sociais, em vez de econômicos. A essência do setor engloba instituições de caridade, organizações e religiosas, entidades voltadas para as artes, organizações comunitárias, sindicatos, associações profissionais e outras organizações voluntárias.
Considera-se entidade sem fins lucrativos a pessoa jurídica de direito
privado que não distribui, entre os seus sócios ou associados, conselheiros,
diretores, empregados ou doadores, eventuais excedentes operacionais, brutos
ou líquidos, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do seu
patrimônio, auferidos mediante o exercício de suas atividades, e que os aplica
integralmente na consecução do respectivo objetivo.
De acordo com Peyon (2004,p.12), os grupos se dividem em setores
sociopolíticos e assim se caracterizam.
1º Setor-caracterizado pela União, estados distrito Federal, territórios. Municípios,
autarquias e demais entidades de caráter público criadas por lei. Também se incluem
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neste setor pessoas jurídicas de direito privado que sejam controladas pela maquina
estatal,
2º setor, empresas- empresários e sociedade empresariais com finalidade de lucro;
3º setor, entidades sem fins lucrativos- não são estatais e nem empresariais.
Abaixo quadro descritivo dos setores que envolvem a sociedade
empresarial:
Quadro 1: Setores Sociopolíticos
1º SETOR 2º SETOR 3º SETOR
Estado/Governamental Mercado/Empresas ONGs
Entidades públicas Entidades privadas Entidades privadas
Sem fins lucrativos Com fins lucrativos Sem fins lucrativos
Órgãos públicos Empresários/Sociedade Associação/Fundação
Organização de
economia mista da
administração publica
indireta.
a)Empresários,
b)Sociedade
personificadas ou não-
personificadas,
c)Sociedade simples ou
empresárias.
a)Fins privados com
interesse coletivo de
grupos sociais restritos,
b)Fins públicos com
interesse geral de toda a
população.
Fonte: PEYON (2004,P.12)
Observa-se que a diferença de uma entidade de outra está
exatamente para que fim ela se destine, as de interesse coletivo representa
seus direitos, as de fins não lucrativos atendem as necessidades dos
indivíduos.
Podemos ainda ser mencionados como entidades do terceiro setor:
- ONGs (organizações não governamentais);
- OSCIP’s (organizações da sociedade civil de interesse público);
- Fundações;
- Institutos;
- Entidades Beneficentes;
- Associação de classe;
- Cooperativas.
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De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade – (CFC, 2004,
p.31), o Terceiro Setor apresenta as seguintes características básicas:
a) promoção de ações voltadas para o bem-estar comum da coletividade;
b) manutenção de finalidades não-lucrativas;
c) adoção de personalidade jurídica adequada aos fins sociais (associação ou fundação);
d) atividades financiadas por subvenções do Primeiro Setor
(governamental) e doações do Segundo Setor (empresarial, de fins econômicos) e de particulares;
e) aplicação do resultado das atividades econômicas que porventura exerça nos fins sociais a que se destina;
f) desde que cumpra requisitos específicos, é fomentado por renúncia fiscal do Estado.
Para mantimento dessas entidades, inclusive as de fins não
lucrativos são recebidos doações, contribuições e muitas vezes subvenção do
estado.
2.2. Origem dos recursos do terceiro setor
As instituições do terceiro Setor se desdobram para captação de
recursos e terem assim condições para atender a seus objetivos sociais.
Origem dos recursos é próprio ou privado. Na entidade considerada de
Utilidade pública portadora do certificado de entidade de fins filantrópicos,
cedido pelo Conselho nacional de Assistência Social, podem receber
subvenção periódicas ou extraordinárias governamentais. São exemplos de
entidade que recebem subvenções governamentais as de caráter beneficente,
filantrópicos e caritativo; de assistência à saúde e educação, dentre outras.
(Olak .2010, p.11)
Na instituição religiosa a captação de recursos se dá através de
dízimos (décima parte de seus ganhos) e ofertas (doações voluntárias). O setor
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financeiro da instituição tem um tesoureiro no qual é o responsável por todos
os recebimentos e pagamentos da entidade, no qual se destina dez por cento
de suas rendas, que segue não para Deus, mas para manutenção da
instituição.
2.3. Imunidade tributaria e a isenção
Conforme a legislação vigente especifica para as entidades sem fins
lucrativos Lei 10.406 CF/1988 art. 150 VI b. Existe a chamada imunidade para
as instituições sem fins lucrativos sobre os impostos, tais como PIS sobre
faturamento, COFINS, IRPJ e CSLL, impostos federais, ISS- Imposto sobre
serviços de qualquer natureza, sendo obrigatório somente o pagamento de PIS
sobre Folha de pagamentos de funcionários, as organizações religiosas
também conhecidas como templos religiosos.
Para o gozo da imunidade as instituições precisam atender alguns
requisitos, caso contrário, estará sujeitas aos devidos impostos comerciais.
Conforme lei 9.532/1997.
Art. 12. Para efeito do disposto no art. 150, inciso VI, alínea c, da
Constituição, considera-se imune a instituição de educação ou de assistência
social que preste os serviços para os quais houver sido instituída e os coloque
à disposição da população em geral, em caráter complementar às atividades
do Estado, sem fins lucrativos.
§ 1º. Não estão abrangidos pela imunidade os rendimentos e ganhos de
capital auferido em aplicações financeiras de renda fixa ou de renda variável.
§ 2º. Para o gozo da imunidade, as instituições a que se refere este artigo,
estão obrigadas a atender aos seguintes requisitos:
a) não remunerar, por qualquer forma, seus dirigentes pelos serviços
prestados;
b) aplicar integralmente seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos
seus objetivos sociais;
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c) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros
revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão;
d) conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contado da data da
emissão, os documentos que comprovem a origem de suas receitas e a
efetivação de suas despesas, bem assim a realização de quaisquer outros atos
ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial;
e) apresentar, anualmente, Declaração de Rendimentos, em conformidade
com o disposto em ato da Secretaria da Receita Federal;
f) recolher os tributos retidos sobre os rendimentos por elas pagos ou
creditados e a contribuição para a seguridade social relativa aos
empregados, bem assim cumprir as obrigações acessórias daí decorrentes;
g) assegurar à destinação de seu patrimônio a outra instituição que atenda às
condições para gozo da imunidade, no caso de incorporação, fusão, cisão ou
de encerramento de suas atividades, ou a órgão público.
h) outros requisitos, estabelecidos em lei específica, relacionados com o
funcionamento das entidades a que se refere este artigo.
3. Controle Interno
O controle interno baseia-se em controlar, averiguar os procedimentos
conforme estejam adotados no âmbito interno da entidade é representado em
uma organização por conjunto de métodos e rotinas, buscando resultados de
informações confiáveis.
3.1. Conceito
Para existir um bom Controle interno é necessário que tenha dentro
das organizações pessoas que trabalhem comprometidas com sua missão.
Toda organização almeja está dentro do ambiente na qual atua de maneira
sólida e com seus recursos controlados. Controle interno baseia-se em verificar
e controlar os procedimentos na qual foram adotados para as devidas
22
execuções, buscando um melhor aproveitamento e empregabilidade dos
recursos.
Segundo o NBCT, (16.8,) O controle interno é o conjunto de recursos,
métodos e processos adotados pela entidade governamental, com a finalidade
de:
(a) assegurar a proteção dos ativos e a veracidade dos componentes
Patrimoniais;
(b) garantir a observância da validade, legalidade e regularidade das transações;
(c) promover e manter a confiabilidade do sistema de informações contábeis;
(d) comprovar atos e fatos que afetem ou possam afetar o patrimônio;
(e) garantir a integralidade e exatidão dos registros contábeis;
(f) prevenir práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação,
Abusos, desvios e outras inadequações;
(g) possibilitar a eficácia da gestão e garantir a qualidade da informação;
(h) garantir a execução dos planos e políticas definidas pela administração;
(i) garantir aderência das demonstrações contábeis aos princípios fundamentais
E normas brasileiras de contabilidade.
Para obter resultados na organização ao que se refere aos seus
controles internos, é necessário além de um bom sistema ter pessoas
capacitadas para exercer a função.
3.2. Principais métodos e relatórios de controle interno
Através do controle interno observa- se que se obtêm informações
sobre como estão sendo utilizada a maneira, de constatar, detectar e corrigir
possíveis falhas nos métodos de trabalho.
Assim, Silva (1977, p. 80), diz que:
Controle é o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e erros, a fim de repará-los e evitar sua repetição
23
A prática de se utilizar controles bem organizados favorece ao tomador
de decisões mais confiança e tranqüilidade na administração dos negócios e
uma visão detalhada da real situação da organização.
Conforme Trabalho Magnus,Oliveira Cristina. 2007 Dissertações (Graduação em Ciências Contábeis)- Faculdade de ciências contábeis. Universidade Federal de Santa Catarina, santa Catarina, 2007. Disponível em: <tcc.bu.ufsc.br/contabeis293891>Acesso em:31demaio2013, no qual foi citado o autor Crepaldi (1998), os controles internos podem ser classificados segundo suas finalidades em:
- Controles organizacionais – inclusive segregação de funções – consistem em designar responsabilidade e delegar autoridade por meio da definição de linhas e instruções de operação documentada em manuais de organização, organogramas e descrições de cargos. A correta segregação de funções é considerada o elemento mais importante de um sistema eficaz de controle interno. Consiste em não atribuir o controle de todas as etapas de uma transação a uma só pessoa, evitando assim atos fraudulentos e permitindo a outras pessoas efetuarem uma verificação cruzada das informações; - Controle de sistemas de informação – controle obtido mediante a prestação de informação aos níveis adequados da administração. Refere-se à qualidade e relevância da informação que chega aos responsáveis pela tomada de decisões e a capacidade dos mesmos em compreender seu significado e adotar medidas corretivas, se necessário; - Controle de procedimentos – controle obtido mediante observação de políticas e procedimentos dentro da organização. São implementados para que se alcance eficiência operacional e se atinjam os objetivos empresariais. Devem ser adequados à estrutura organizacional,bem definidos e documentados, fáceis de interpretar e aplicar.
A contabilidade também se utiliza dessa ferramenta de controle
contábil, guardando suas informações contidas nos livros e documentos.
Dentro desses controles é bem evidenciado o controle pelo financeiro, que é
uma parte primordial dentro de qualquer instituição.
Dentre destes controles estão os fluxos de caixa, o controle bancário,
contas a pagar e contas a receber.
Segundo Benicio (2000, p. 45), nos controles deve ser registradas
todas as opções financeiras da organização de tal forma que, quando
necessário, possa ter uma visão clara, detalhada e simplificada de como a
organização manuseia seus recursos diariamente. Dentre os principais
métodos utilizados para o controle financeiro destacamos o fluxo de caixa, o
controle bancário, contas a receber e contas a pagar.
24
3.2.1. Método Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa serve para análise das empresas em geral, é um
instrumento no qual as entidades necessitam para ter uma visão geral de suas
obrigações e seus recursos disponíveis para sua futura necessidade.
O fluxo de caixa é conceituado pelos autores Assaf Neto e Silva (2002,
p. 39) como “[...] um instrumento que relaciona os ingressos e saídas
(desembolsos) de recursos monetários no âmbito de uma empresa em
determinado intervalo de tempo.”
Sendo o fluxo de caixa um instrumento essencial para que a empresa
possa ter agilidade e segurança em suas atividades financeira, a mesma
deverá preservar sua liquidez imediata essencial à sua manutenção no
mercado. Um fluxo de caixa bem elaborado evita muitas situações
desagradáveis á organização. Como por exemplo, a falta de recursos
disponíveis para cumprir com suas obrigações na data prevista. Esta mesma
forma tem como planejar o saldo de caixa, pois dinheiro deveria estar investido
na entidade e não parado em caixa.
De acordo com Campos Filho (1999, p.25) a estrutura da
Demonstração de fluxo de caixa é de fácil entendimento e serve para todos os
tipos de empresas, sendo que: A estrutura da Demonstração dos Fluxos de
Caixa (DFC) compõe-se de quatro grandes grupos, que são:
• Disponibilidades;
• Atividades Operacionais;
• Atividades de Investimentos;
• Atividades de Financiamentos.
Sendo um importante demonstrativo onde evidencia a situação
financeira deve demonstrar as necessidades da organização e apresentar de
forma a ser facilmente interpretado por qualquer usuário e trazer informações
que contribuam para melhorar o processo de tomada de decisão. O importante,
segundo Frezatti (2000), é que ele atenda aos seguintes aspectos:
25
_ Funcionalidade - um modelo que seja entendido e utilizado de
maneira simples e fácil;
_ Exeqüibilidade - possibilidade de realização;
_ Clareza quanto aos objetivos - deve-se ter em mente para qual
objetivo o fluxo de caixa está sendo elaborado;
_ Custo de obtenção, custo-benefício gerado - não se deve gastar mais
que o Benefício gerado pelo relatório.
Cada empresa deverá elaborar e manter seu fluxo de caixa para as
necessidades existentes e acompanhar seus controles das atividades
operacionais da empresa.
Figura 1- Representação do Fluxo de caixa
Fonte: ZDANOWICZ (1995)
Um fluxo de caixa bem construído evita muitas situações em que
qualquer organização não desejaria ter tais como; falta de recursos para
cumprir suas obrigações em dia, também servindo para planejar o saldo de
caixa, não deixando dinheiro parado e procurando investir na organização.
Segundo, Matarazzo (2010, p.234) através da demonstração do Fluxo
de Caixa a pode-se saber se a empresa foi auto-suficiente no financiamento de
seu giro, e qual sua capacidade de expressão com recursos próprios gerados
pelas operações, ou seja, a independência financeira da empresa é posta em
cheque. “Os principais objetivos da Demonstração do Fluxo de caixa são:”
a) Avaliar alternativas de investimentos.
1 2 3 4 5 6 ....... N 1 2 3 4 5 6 ..... N
CAIXA
INGRESSOS DE
RECURSOS
DESEMBOLSOS DE
RECURSOS
26
b) Avaliar e controlar ao longo do tempo as decisões importantes que são tomadas na empresa, com reflexos monetários. c) Avaliar as situações presente e futura do caixa na empresa, posicionando-a para que não chegue a situações de liquidez. d)Certificar que os processos momentâneos de caixa estão sendo devidamente aplicados. Determinar quanto de recursos próprios a empresa dispõe em dado período, e aplicá-los de forma mais rentável possível, bem como analisar os recursos de terceiros que satisfaçam as necessidades da empresa;
A entidade que apresenta um demonstrativo de caixa com eficiência
diferencia-se das demais, terá um excelente demonstrativo, que servirá como
auxiliar nas decisões.
Através do fluxo de caixa, podem-se determinar antecipadamente os
objetivos e metas a serem alcançadas pela empresa e o que se tem a receber
e a pagar, conforme quadro abaixo:
Quadro 2 : Modelo de Fluxo de Caixa
Meses
Receita/gastos
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Total
1-Receitas
Saldo disponível 0 300,00 2580,00 350,00 200.00
A Receber 10000,00 2000,00 0 3000,00 2000,00
Subtotal 10.000,00 2.300.00 2580,00 3350.00 2200.00
2-Gastos
Pessoal
Encargos
sociais
Subtotal
3.Saldo
Disponível ao
Final do Mês (1-
2)
Fonte: Manual de procedimentos contábeis e prestação de contas das entidades de interesse social.
Por meio deste modelo é possível planejar antecipadamente todo o
fluxo monetário da organização. É feita uma estimativa das receitas e gastos
para os meses subseqüentes, a fim de se ter uma programação de quanto,
aproximadamente, estará disponível para a realização de novos projetos ou se
haverá necessidade de captação de novos recursos.
27
Segundo Frezatti (2000):
a projeção de fluxo de caixa deve ser revista periodicamente a fim de
apresentar confiabilidade, pois quanto maior o nível de acurácia das
informações, melhor o aproveitamento do fluxo de caixa
Por meio do caixa são recebidos valores provenientes de várias fontes.
Para Tung (1993, p. 294), são quatro as fontes de recebimentos de caixa:
1. Recebimentos à vista;
2. Recebimentos através de cobradores;
3. Depósitos bancários de clientes contra duplicatas;
4. Cheques nominais recebidos pelo correio.
Os valores recebidos no caixa da organização, devem ser depositados
em conta corrente ou aplicados conforme necessidade da organização.
Segundo Benício (2000), a organização poderá manter um fundo de
caixa para pagamento de pequenas despesas. O valor deste fundo será
determinado de acordo com o volume diário de despesas, sendo importante
manter um montante razoável que se mantenha pelo menos por uma semana,
para evitar constantes reposições ou falta de recursos para cobrir eventuais
despesas. Este fundo fixo poderá ser controlado à parte conforme Quadro 3:
Quadro 3: Modelo de Movimento de Caixa
MOVIMENTO DE CAIXA
Data Movimentação Doc. N.º Entradas Saídas Saldo
De transporte X-X-X-X
X-X-X-X
X-X-X-X
X-X-X-X
X-X-X-X
DETALHE DO SALDO
Dinheiro
Cheques
Vales
Outros Valores
Saldo anterior
Saldo atual
Fundo fixo%
Fonte: BENICIO (2000)
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Neste modelo de movimentação de caixa são lançadas todas as
movimentações ocorridas diariamente, tanto de entrada como de saída de
recursos. O saldo é apurado tomando-se o valor do saldo anterior mais as
entradas e subtraindo-se as saídas de recursos.
Pode acontecer também de serem retirados vales ou adiantamentos
para despesas. Estas retiradas também devem ser devidamente registradas no
movimento de caixa.
Benício (2000) assevera que, para se efetuar qualquer despesa, é ideal
que seja encaminhada uma autorização por meio de um documento assinado
por pessoa autorizada que instrua o gestor acerca da fonte de recursos a ser
utilizada, pois facilitará a elaboração de relatórios futuros e servirá de amparo
auto-explicativo em caso de dúvidas posteriores.
O fluxo de caixa é um meio de manter a empresa constantemente
informada sobre seus recursos financeiros, e possibilita um acompanhamento
diário, a fim de garantir a correta aplicação de seus recursos e intervenções
quando necessário.
Os valores transitados pelo fluxo de caixa podem ser mantidos nos
cofres da própria organização ou depositados em bancos. Um dos meios
utilizados no controle dos recursos financeiros é o controle bancário, que será
relatado a seguir.
3.2.2. Controle bancário
O importante e essencial, é que a instituição possua um controle
eficiente dos valores movimentados através dos bancos, em que a organização
possua contas. Através dessa movimentação, identificam-se os valores
recebidos por meio de próprios depósitos, ou através de doações ou
recebimentos diversos e saques.
Geralmente o controle de banco é um movimento diário, recebendo
deposito, sacando cheques, recebendo avisos bancários, cobrança de
duplicatas.
29
A organização tem a liberdade de abrir quantas contas bancárias achar
necessário, pois em determinadas situações, poderá necessitar de contas
correntes individualizadas para receber certo tipo de recurso financeiro, como
por exemplo, convênios, subvenções, etc. Conforme a Almeida (2007):
o controle bancário é o conjunto de operações de Registro, que tem por objetivos controlar o movimento financeiro da empresa, analisar e conferir, individualmente, as operações efetuadas junto aos estabelecimentos bancários. Também salienta a importância do controle de caixa e bancos no sentido de: - determinar o movimento de dinheiro na conta em um determinado período; - facilitar a avaliação bancária; - determinar o valor disponível em uma conta para investimento na empresa.
A organização poderá adotar um modelo para registrar sua
movimentação bancária, evidenciando os cheques emitidos por conta bancária,
a destinação, a data e valor. Para maior controle, os extratos bancários
deverão ser conciliados diariamente a fim de poder evidenciar, ao final do dia, a
posição correta dos valores nos registros internos da entidade. Por meio da
conciliação bancária, que é o confronto dos valores registrados no extrato
bancário com os lançamentos efetuados na organização, podem-se apontar
possíveis divergências nos registros e corrigi-las em tempo hábil.
A seguir modelo de conciliação bancaria conforme quadro 4:
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Quadro 4: Modelo de Conciliação Bancária
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
Nome da Entidade: Igreja Evangélica assembléia de Deus em Fortaleza
Banco: Caixa Econômica Federal
Conta-corrente: 234.1145-1 Conta do razão: 1.1.1.021
Saldo em conta corrente em 31/12/X1 500,00
2. Mais ( + )
2.1. Débitos contabilizados e não constantes no extrato 60,00
3. Menos ( - )
3.1. Cheques emitidos e não compensados 20,00
4. Saldo bancário ajustado (1+2-3) 540,00
5. Saldo Contábil 540,00
Cheques Emitidos e Não Compensados
Cheque Emitido em Compensado em Histórico Valor
12001 23.12x1 03.01.x2 Material de
Expediente
30,00
12003 28.12.x1 05.01.x2 Serviço de
manutenção
30,00
TOTAL 60,00
Observações:
Local e data:
Brasília, 10.01.x2
Responsável Visto
Fonte: Manual de procedimentos contábeis e prestação de contas das entidades de interesse social.
Para uma maior clareza, e com a finalidade de evitar desconfianças, os
cheques serão nominais ao credor, emitidos com uma cópia e, muitas vezes,
assinados por duas pessoas. Quando for feita a reposição do fundo fixo de
caixa, que são valores destinados a pagamento de despesas de pequeno valor,
o cheque será emitido ao portador para que seja recomposto o saldo de caixa.
Em muitos casos, os depósitos só podem ser efetuados com a
autorização dos gestores, conforme normas da instituição, a pessoal
responsável pelo movimento financeiro encaminha os valores para os devidos
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bancos com seus comprovantes de depósitos, as movimentações bancárias do
tipo, transferências bancárias e débitos em conta corrente, deverão ser
autorizados previamente por meio de documento assinado por pessoa que
responda pela entidade.
Através do controle bancário são evidentes os valores nele contido,
evidenciando os recursos que estão na conta corrente, afim de programação
de investimento e aplicação buscando retorno para a mesma.
Utiliza-se o controle de contas a receber com o propósito de programar
e cumprir suas obrigações.
3.2.3 Contas a receber
Os valores recebidos se originam principalmente da atividade em que
a organização exerce, e podem ser resultantes de vendas de produtos,
serviços prestados, ou também de outras fontes de recursos, como
contribuições, subvenções, doações, etc.
É necessário ter um controle eficiente para que se tenha um sistema
organizado, e minimizem o Maximo possível de atrasos.
É essencial que a entidade tenha pessoas responsáveis pelo controle e
organização das contas a receber, com intuito de definir estratégias e
programar atuais e futuros desembolsos.
Precisam ser evidenciadas as contas a receber por clientes, com data
de vencimento.
Os valores referentes a direitos que a empresa tem sobre terceiros, e
que não forem recebidos à vista, deverão constar em planilhas que evidenciem
com clareza a natureza da operação, a data de recebimento e toda informação
necessária, para o devido controle e registro dessas transações, conforme
modelo evidenciado no Quadro 5:
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Quadro 5: Modelo de Controle de Contas a Receber
EMPRESA:
FORMULÁRIO DE CONTAS A RECEBER
CONTAS A RECEBER MÊS:
DATA CLIENTE N.ºDOC VALOR
DATA
DE
VENC
DATA
DE
REC
VALOR
RECEBIDO
OBS:
Fonte: ALMEIDA(2007)
A organização dos controles de contas a receber, é importante para o
conhecimento dos devidos clientes que pagam em dia, observar o montante
recebido, o perfil de cada um dos clientes, ajuda na cobrança dos
inadimplentes e fornece informação para ajuda do fluxo de caixa.
Para evitar atraso nos recebimentos e manter controle dos valores a
receber é necessário a entidade possuir um controle com eficiência.
3.2.4 Contas a pagar
As contas a pagar são importantes na organização, porque têm o
objetivo de controlar, verificar e processar os pagamentos, quando houver a
necessidade de desembolso, a fim de ter um gerenciamento dos gastos e
controle de contas pagas. Dentro destas obrigações estão os impostos,
federais e trabalhistas.
É de fundamental importância o controle de contas a pagar, para que
se possua em mãos uma previsão dos desembolsos por vencimento, para uma
melhor administração das disponibilidades de recursos necessários, para que
os seus compromissos sejam cumpridos, de forma mais vantajosa para a
organização.
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Segundo Almeida (2007), o controle de contas a pagar serve para:
- que a empresa conheça quais são os seus principais fornecedores e quais respondem pela maior parte de seus abastecimentos; - conhecer o montante a pagar para um determinado período, possibilitando prever o volume de receita necessária para cumprir os compromissos financeiros da empresa junto aos fornecedores; - ajudar a programar os pagamentos diversos; lembrar e controlar os compromissos a saldar; - ajudar a fornecer informações que ajudarão a priorizar os pagamentos da empresa; - fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa da empresa.
Deverão estar bem claros todos os compromissos que a entidade
assumiu com suas contas a pagar, evitando transtornos.
Quadro 6: Modelo de Controle de contas a pagar
MÊS/ANO JUNHO/2013 CREDOR TIPO NUM.DOC BANCO DATA
EMISSAO DATA VENC
DATA PAGAMENTO
VALOR PAGO
OBSERVAÇÃO
Fonte: Adaptado de Gestão de Finanças – SEBRAE-SC (2005)
Como se pode perceber este demonstrativo é muito importante e serve
como um guia na hora da previsão dos gastos. Com ele visualiza-se com
clareza quanto se tem a desembolsar e quando pode se dispor de recursos
para cumprir as obrigações firmadas com terceiros.
Conforme o SEBRAE (2005):
uma forma bastante utilizada para controlar os pagamentos da empresa é lançar os documentos que se tem a pagar e arquivá-los em uma pasta sanfonada, com divisórias relativas aos dias do mês, separando os documentos por dia, de acordo com a data de vencimento. Quando forem pagos, faz-se o lançamento de baixa no sistema.
Cada empresa montará o seu método de controle de contas a pagar,
como melhor lhe convier. O essencial é que permita evidenciar claramente
todos os compromissos a serem pagos, evitando assim atrasos nos
pagamentos e permitindo uma previsão dos recursos a serem desembolsados.
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Concluída a fundamentação teórica passa-se a apresentar a análise descritiva da entidade.
No próximo capítulo a entidade em estudo, buscando evidenciar seu
funcionamento e controle financeiro. Serão descrito as formas de controle
interno e comparando com os controles estudados.
4. ANÁLISE DESCRITIVA DA ENTIDADE
4.1 Caracterização da entidade em estudo
A empresa cujos dados foram utilizados para esta análise descritiva é a
Igreja Evangélica, situada em Fortaleza. É uma entidade de direito privado,
sem fins lucrativos, foi fundada em 1998 caracterizada como Templo Religioso.
Ao longo dos anos essa religião se expandiu com uma igreja em cada
município do estado. Tendo um presidente, um tesoureiro e uma comissão
fiscal (Estatuto de fundação) a manutenção da entidade se dá pelas rendas de
dízimos e ofertas e doações de seus membros. Conforme seu Estatuto; Art.15
São direitos comuns a todos:
I- Participar de reuniões de caráter religioso nos templos, para
fins de adoração, comunhão, evangelização, discipulado, vigilância e
oração.
II- Receber assistência espiritual através da oração, ensino bíblico
e aconselhamento;
III- Participar de atividades administrativas na IEADTC de acordo
com o seu dom e talento, por designação da Diretoria.
IV- Solicitar transferência para outra igreja de mesma Fe e ordem
ou desligamento do Rol de Membros.
Art.16 São direitos dos membros;
I- Votar nos cargos ou funções previstos neste estatuto, bem
como fazer uso da palavra em reuniões de Assembléia Geral;
II- Ser ordenados, consagrados ou separados para o serviço do
Evangelho de nosso Senhor Jesus Cristo, respeitando as condições
previstas nos artigos 8º a 10 e 33 a 46 do estatuto.
35
Para um melhor atendimento aos membros congregados a instituição
possui um presidente mais dez colaboradores diretos.
Em seguida será apresentado um organograma da entidade.
4.1.1 Organização
A Administração da instituição é feita pelo presidente, conforme
está escrito no Estatuto da Entidade e em suas atas, juntamente com a
comissão de ética, elegido pelos membros congregados. Organização da
entidade conforme organograma abaixo:
Organização Administrativa- A Organização administrativa da Igreja
compreenderá a Administração Eclesiástica e Civil.
Administração Eclesiástica é o conjunto de atos e cerimônias de cunho
essencialmente espiritual, que será exercida pelo Pastor presidente,
coadjuvado pelos demais ministros e presbíteros.
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Figura 2- Organograma da Igreja Evangélica
Figura 2- Organograma da Igreja Evangélica
Fonte: Estatuto da Entidade Igreja Evangélica
4.1.2 Funcionamento
A responsabilidade do presidente que é o pastor, em relação às finanças da
sua igreja, é a de incentivar a criação do comitê administrativo, ou outro nome
que prefira e dedicar-se ao seu ministério. Segundo o estatuto, dentre eles são:
Administração
Eclesiástica
Presbítero Diácono Auxiliares Comissões
Organização Civil
Diretoria Presbitério Comissão de Contas Comitê Fiscal Assembléia
Geral
Presidente
Primeiro Vice-
Presidente
Primeiro Tesoureiro
Segundo Secretário
Primeiro Secretário
Segundo Vice-
Presidente
Segundo Tesoureiro
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I-presidir a Assembléia Geral
II-presidir as reuniões do Ministério Local;
III-presideir as reuniões da diretoria;
IV-coordenar e supervisionar toadas as atividades;
V-escolher e apresentar os Membros da Diretoria;
VI-escolher os seus auxiliares, de conformidade com o Estatuto;
VII-designar os dirigentes de Congregação
VIII-partcipar de qualquer reunião independente de qualquer
convocação;
IX-Indicar o Co-pastor que exercerá a função de auxiliar o pastor
Presidente nas realizações das cerimônias.
O papel do Diácono, separado para o ofício eclesiástico de servo,
devotar-se-á no cumprimento das atribuições eclesiásticas prevista no estatuto,
exercendo suas atividades que foram delegadas Segundo o estatuto, dentre
eles são:
I- auxiliar os supervisores de congregação, nas atividades que
lhes forem delegadas
II- atender as necessidades sociais da Igreja;
III- visita aos enfermos e carentes da Igreja;
IV- cooperar na distribuição dos elementos da santa ceia ;
V- colaborar para a manutenção da ordem nos cultos;
VI-realizar a coleta das contribuições da igreja.
O presbítero é o membro que é consagrado para auxiliar o Pastor
presidente, no ensino da palavra de Deus, dar assistência as congregações,
exercendo atividade e atribuições, Segundo o estatuto, dentre eles são:
I- dirigir congregações e outros órgãos da entidade;
II- ministrar a palavra de pregação e ensino ou aconselhamento
III- ministrar a unção aos enfermos;
IV - celebrar outras cerimônias por designação do pastor presidente;
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4.2.3 Finalidade da comissão de contas
A Comissão de contas tem a finalidade, Segundo o estatuto:
I- verificar os documentos referentes ao movimento financeiro da
igreja;
II- analisar as contas que compõem as demonstrações contábeis e
financeiras da igreja, podendo solicitar informações sobre qualquer
ponto que necessite de esclarecimento;
III- proceder à analise da movimentação pecuniária quando
eventualmente solicitada pela diretoria
IV- comunicar imediatamente, ao pastor presidente as incorreções
ou falhas que por ventura forem encontradas;
V- elaborar relatórios da Diretoria, para aprovação do resultado a
analise das contas aludidas no estatuto.
4.2.4. O papel do vice-presidente
Como papel principal dentro da comissão de contas e segundo estatuto, têm:
I - instituir, interinamente o presidente, nas suas faltas ou
impedimentos ocasionais;
II - auxiliar o presidente no que for necessário;
III- exercer outras atividades que lhe forem designadas pelo
presidente;
IV- assinarem documentos e fazerem movimentação bancária
inclusive assinar cheques juntamente coma tesouraria na ausência
do pasto presidente.
Atribuições dos secretario;
I- secretariar as assembléias, lavrar as atas e as ler para aprovação,
providenciando, quando necessário, o seu registro em cartório;
II- manter sob sua guarda e responsabilidade os registros de Atas,
de casamentos, batismo em águas, cadastro de rol de membros.
III- assessorar o presidente no desenvolvimento das assembléias;
IV- manter atualizado o rol de membros e cadastro de congregações
V- expedir e receber correspondências relacionadas a movimentação
de membros;
39
VI-elaborar, expedir ou receber outros documentos ou
correspondências;
VII- manter em boa ordem os arquivos e documentos a cargo da
secretaria
VIII- nas reuniões da Diretoria, assessorar o presidente, elaborando
as respectivas atas, e anotando as propostas que deve ser
encaminhada a Assembléia;
IX- elaborar e apresentar relatórios da secretaria quando solicitado
pelo presidente;
X- exercer outras atividades afins designadas pelo presidente.
4.2.5 papel dos tesoureiros
Os tesoureiros desempenham os papéis, conforme descrito no
estatuto, como:
I- assinar juntamente com o presidente documentos relativos às
operações financeiras;
II - propor diretoria medidas administrativas que concorrem para um
melhor desempenho financeiro;
III- propor à diretoria medidas administrativas que concorrem para
um melhor desempenho financeiro;
IV- receber ofertas, dízimos e quaisquer outros valores trazidos a
entidade com documentos comprobatórios;
V- efetuar pagamentos e proceder à quitação de compromissos
financeiros, de acordo com a programação financeira da entidade;
VI-manter devidamente organizado todo o serviço da Tesouraria;
VII- informar a Comissão de Contas, quando requisitado, a respeito
de qualquer assunto relacionado à tesouraria;
VI II toda contabilidade da igreja, fornecendo-lhe informações e
apresentando os documentos quando solicitados;
IX- manter sob sua guarda todos os livros e documentos contábeis
da Igreja;
X- exercer outras atividades afins designadas pelo presidente.
40
4.2.6 Papel do comitê fiscal
A importância e atuação de um comitê fiscal. O Comitê fiscal tem um
olhar crítico, sobre as decisões de utilização dos recursos, bem como sua
comprovação, incluindo alçadas estabelecidas, fiscalizando não somente o
tesoureiro ou contador, mas também o próprio comitê administrativo. De certa
forma, ele é um auditor interno que presta serviço aos membros da igreja.
Existe um papel bem relevante as entidades sem fins lucrativos,
adquirindo um papel de destaque na sociedade tanto no contexto econômico
como no social, e automaticamente influenciando na política do país. É
fundamental que seus recursos sejam corretamente empregados na busca de
suas finalidades, e de seus objetivos, sem desperdícios ou desvios. Para isto,
ganha visibilidade o papel desempenhado por seus controles internos, uma vez
que os recursos disponíveis são escassos, e precisam ser otimizados por meio
de eficientes métodos de controle, os quais fornecerão subsídios para a
tomada de decisão.
Nem todas as entidades estão bem estruturadas, faltando em muitas
delas um controle interno e administrativo, falta muitas vezes conhecimento e
preparação de seus administradores, precisando se adequar a realidade,
realidade essa bem visível aos olhos de todos, inclusive diante do fisco. O
interesse pelo tema escolhido faz parte da qual a pesquisadora fazer parte do
quadro de colaboradores da entidade estudada, e ter interesse em aplicar os
conhecimentos adquiridos na Universidade, contribuindo, desta forma, para um
controle mais eficiente dos recursos financeiros, arrecadados pela organização.
No estudo em pauta consiste em ver a importância da gestão contábil e do
controle interno nas organizações, identificando administrativamente um
caminho para melhorar e para aplicação de seus controles, procurando evitar
futuros problemas.
41
4.3. Assembléia Geral
A assembléia geral, é um órgão soberano da vontade social, é
constituída por todos os membros da Igreja, que não estejam sofrendo
restrições de seus direitos na forma prevista no estatuto, em gozo de plena
comunhão com a Igreja, sendo suas resoluções devidamente registradas em
atas e consideradas julgadas. As deliberações e resoluções da Assembléia
Geral deverão ser decididas por aclamação da maioria, simples membros
presentes.
4.4. Descrição dos controles internos financeiros
A contabilidade da instituição é feita por uma empresa contábil
terceirizada, já o setor financeiro conforme o organograma apresentado fica ao
cargo da coordenação financeira, que é o responsável pelo movimento
financeiro da entidade.
Os recebimentos e os pagamentos são feitos pela mesma pessoa, o
tesoureiro. Existe a necessidade de uma equipe administrativa, com preparo
para execução dos controles. As despesas e receitas da igreja é um ponto
delicado por muitas vezes ser solicitados por várias pessoas e os valores as
mais variáveis, outro ponto também ligado a transparência. Em muitos casos
ainda os tesoureiros por falta de conhecimento deixam de solicitar documentos
idôneos, para a contabilidade, procedimento no qual indispensável, a
verificação documental, a fim de confirmar, inclusive, a veracidade do gasto, o
que deve ser feito periodicamente pelo comitê fiscal, eleito entre os membros.
O tesoureiro, portanto, deve sempre ter uma posição rigorosa em
relação à comprovação, não abrindo mão da exigência legal. Os
demonstrativos financeiros de uma igreja devem ser de forma mais
transparente possível, e numa periodicidade, quanto mais curta, melhor,
através de demonstrativos e relatórios.
42
Separar, a função de pastor da função de administração ou gestão, que
deve ser composto por várias pessoas. Definir regras adequadas e claras para
despesas, com o estabelecimento de alçadas e limites. Que tenha o hábito de
disponibilizar, e que os membros saibam que estão disponíveis os relatórios da
tesouraria e controladoria. E, finalmente, que tenha um olhar sobre a missão e
visão da igreja, comparando com a utilização de recursos destinados a cumprir
essa missão, para alinhar o foco dentro dos objetivos.
4.4.1. Fluxo de caixa
A entidade mantém um sistema informatizado, conforme mencionado
anteriormente, no qual são lançadas todas as movimentações financeiras.
Diariamente são feitos os lançamentos de acordo com as informações
apresentadas. Na maioria dos casos os valores são recebidos no caixa da
sede, e somente depois são depositados em contas bancarias, ou seja, é feito
os depósitos.
Existe um fundo de caixa na entidade, onde são mantidas as pequenas
despesas e manutenção de pequenos valores. Para manutenção desse fundo
de caixa, é feito cheque nominal em nome da própria entidade, para repor os
gastos oriundos do caixa, cheque estes que são autorizados pela diretoria. Ao
final de cada mês é emitido um relatório de caixa, no qual constam todas as
movimentações do período, e são arquivados todos os documentos
comprobatórios das movimentações juntamente com este relatório.
4.4.2.controle bancário
A Entidade possui uma conta bancária, onde são recebidos os recursos
e depósitos e os devidos pagamentos, e toda transação que discerne a
movimentação bancária da mesma, necessitando de previa autorização do
presidente e tesoureiro. São impressos diariamente e mensalmente os extratos
43
para as devidas conferências, tais como pagamentos, depósitos, tarifas e
saques e etc.
Ao final de cada mês, são conferidas também pela contabilidade as
movimentações lançadas no sistema, com o extrato para apurar valores não
compensados e proporcionar segurança nos registros.
Geralmente não existem valores parados na instituição, todos são
investidos para manutenção do templo e seu patrimônio.
4.4.3 Contas a receber
Os valores a receber da entidade não são certos, de maneira a
trabalhar com ele antes do período recebido, a instituição deduz que irá
receber determinado valor todos os meses, no entanto por a entidade ter seus
recursos como ofertas e dízimos pode haver oscilação nesses valores, de
meses pra meses.
O controle desses recebimentos se dá via comprovantes de
recebimentos de dízimos, pois não existe comprovante para recebimentos de
ofertas.
4.4.4. Contas a pagar
A Entidade lança todas as suas obrigações, no sistema integrado de
caixa com seus devidos vencimentos. Sistema desenvolvido por técnico de
informática na qual foi desenvolvido para finalidade especifica da Entidade.
Todo movimento quando chega à entidade, precisa ser conferido com o
tesoureiro, comprovando sua idoneidade depois lançados no sistema, para
suas devidas providencia de pagamento, com autorização do presidente e o
tesoureiro.
A Entidade não possui nenhum recebimento oriundo dos órgãos
Federais, Municipais ou estaduais, somente é mantida através das ofertas e
44
dízimos e doações dos membros. No qual seus recebidos pode ser através via
bancos como recebimento em caixa.
Todas as despesas são efetuadas por meio de cheques nominais aos
credores, acompanhados da cópia dos cheques ou com autorizações de débito
em conta-corrente, devidamente assinados pelo presidente da Igreja e pelo
tesoureiro. Somente quando as despesas são de valores menores são pagas
com o fundo de caixa.
O devido sistema criado para a instituição emite relatórios com datas
de emissão, valores, tipo de despesas resumos por sede, e por congregações
incluindo os recebimentos e pagamentos.
5. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
Este trabalho procurou apresentar uma visão geral, da importância da
gestão contábil, e financeira de uma instituição sem fins lucrativos (Igreja
evangélica), no qual há necessidade de uma organização contábil e financeira
urgente, para as devidas obrigações junto ao fisco.
Em várias igrejas por desfrutarem da isenção tributária, da qual estão
apoiadas pela lei, pode levar a um descuido nos controles internos e na
prestação de contas. Quando o tesoureiro não tem a formação ou assessoria
adequada, e recebe a informação da isenção, corre o risco de aplicar a tudo,
incluindo relatórios e controles. Isso confirma a necessidade de uma equipe
administrativa bem conceituada. As despesas e receitas da igreja é um ponto
delicado por muitas vezes ser solicitados por várias pessoas, outro ponto
também ligado a transparência. Em muitos casos ainda, os tesoureiros por falta
de conhecimento, deixam de solicitar documentos idôneos, para a
contabilidade, procedimento no qual indispensável, a verificação documental, a
fim de confirmar, inclusive, a veracidade do gasto, o que deve ser feito
periodicamente pelo comitê fiscal, eleito entre os membros.
45
Quanto aos objetivos gerais e específicos, foram alcançando na
medida em que se verificou na entidade de sem fins lucrativos, na descrição
apresentada de uma entidade religiosa, observando seus controles internos e
quais os adequados para o setor financeiro da entidade, sob a ótica dos
controles de Fluxo de caixa, bancos, contas a receber e contas a pagar.
Demonstra-se com base nos documentos e literatura disponível sobre o
assunto, os conceitos de Terceiro Setor, controle interno e os principais
métodos de controle financeiro, utilizados nas organizações e em seguida, na
análise descritiva da entidade, descrevemos os controles internos utilizados no
setor financeiro da entidade estudada e, através de uma comparação com a
teoria e a realidade praticada na entidade, concluindo que devem manter
controles apropriados à realidade.
Existe muita carência de um planejamento eficaz. Planejar correto é
preciso planejar com ações, não somente de resultados.
Os demonstrativos financeiros de uma igreja devem ser de forma mais
transparente possível, e numa periodicidade, quanto mais curta melhor, através
de demonstrativos e relatórios, separar, a função de pastor da função de
administrador ou gestor, que deve ser composto por várias pessoas. Definir
regras adequadas e claras para despesas, com o estabelecimento de alçadas
e limites. Levando ao conhecimento de seus membros os relatórios da
tesouraria e controladoria. E, finalmente, que tenha um olhar sobre a missão e
visão da igreja, comparando com a utilização de recursos destinados a cumprir
essa missão, para alinhar o foco dentro dos objetivos.
Tomando por base o conhecimento adquirido sobre o assunto e nas
características da entidade estudada, a avaliação feita sob a forma e sistema
encontrado no setor financeiro da entidade em questão, observou-se alguns
pontos vulneráveis em cada tipo de controle.
A organização não utiliza integralmente as informações geradas pelo
setor financeiro, por estas não estarem devidamente adequadas para o
atendimento de suas necessidades, ocasionando a falta de um controle
eficiente quanto à previsão de valores excedentes em caixa, que poderiam ser
aplicados, ou valores em falta, para cumprir obrigações futuras.
46
Foi sugerida a entidade uma adequação de seu fluxo de caixa junto às
adequações disponível para as entidades sem fins lucrativos, procurando
identificar as necessidades, e elaboração antecipada de seus planos e projetos
específicos. Sugestão para implantação de seu fluxo de caixa e do orçamento
como uma ferramenta de planejamento, e controle das atividades financeiras.
Além do que a Entidade já utiliza, será essencial para suprir as deficiências
encontradas, e proporcionar um controle e uma gestão eficiente, confiável e
transparente dos recursos recebidos e utilizados na Entidade.
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6. BIBLIOGRAFIA
ALMEIDA, Charles Dias de. Apostila de Administração Financeira I: ênfase em controles gerenciais, previsões e analises Financeira. Disponível em: HTTP://www.professores.unirg.edu.br/charlesadmfin/apostila1.pdf, acesso em 30.05.2013 ANDRADE, Guy Almeida. Contabilidade de entidades sem fins lucrativos. Cursos sobre Temas Contábeis. Conselho Regional de Contabilidade do estado de São Paulo. São Paulo: Atlas, 1991, v.4. BENÍCIO, João Carlos. Gestão financeira para organizações da sociedade civil. São Paulo: Global, 2000. Conselho Federal de Contabilidade. Manual de procedimentos contábeis e prestação de contas das entidades de interesse social. 2ª ed. Brasília: disponível em: http://www.cfc.org.br/uparq/Livro_ManualFundacoes2ed.pdf. Acesso em 03/06/2013. (CFC , 2004, p.31). Controle Interno NBCT 16.8, Disponível em: www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/resoluçoes, acessado em 04.06.2013. CRISTIANE. Monografia sobre controle interno financeiro das entidades sem fins lucrativos. Dissertação de Graduação em ciências contábeis. Santa Catarina. Tcc.bu.ufcs.br/contabeis293891 Disponível em:http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/nbct 10.19. Disponível em: www.gov.br/civil acessado em 06.06.2013. GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1993. História das Assembléia de Deus Disponível em; http://pt.wikipedia.org/wiki/Assembleia_de_Deus; acessado em 03.06.2013 HUDSON, Mike. Administrando organizações do terceiro setor: o desafio de administrar sem receita. São Paulo: Makron Books, 1999. Lei 9.532/1997, disponível em www.receita.fazenda.gov.br/legislação/leis/ant2000 acessado em 05.06.2013 Lei. 10.406 Presidentes da Republica, Constituição Federal do Brasil, art. 150vb. Oliveira, Aristeu. Manual do terceiro setor e instituições religiosas: trabalhista, previdenciária, contábil e fiscal. 3.ed.- São Paulo: Atlas, 2011. MARION, José Carlos, Análise das demonstrações contábeis: contabilidade empresarial. 6.ed.- São Paulo: Atlas, 2010.
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