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PROJETO CONTRATAÇÕES

(MELHOR) FEIRA DO EMPREENDEDOR 2013

EQUIPE 5

ABRIL, 2013

1. INFORMAÇÕES GERAIS

FEIRA DO EMPREENDEDOR 2013EQUIPE 5 CONTRATAÇÕES

LIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca SilvioAdriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel RenerOBJETIVO GERAL DA EQUIPE

Verificar no TRENTREGAS

Contratação de material promocionalContratação de organizadora e montadora da Feira do EmpreendedorContratação de palestrantes magnosContratação de rede lógicaContratação de equipamentosContratação de material gráficoINDICADORES QUE O PROJETO CONTRIBUI REQUISITOS

20. Investimento em Infraestrutura (R$)

ATIVIDADES ANTES DA FEIRA DOCUMENTOS RELACIONADOS (EVIDÊNCIAS) REQUISITOS

CONTRATAÇÃO DE MATERIAL PROMOCIONAL

Elaborar o termo de referência e GED de contratação de material promocional

- Termo de Referência do Material Promocional- GED

Realizar cotação prévia de preços de material promocional - Mapa de preço

Elaborar e Publicar o edital - Edital Realização da Licitação Contratação da Empresa de Material Promocional - ContratoORGANIZAÇÃO, MONTAGEM E DESMONTAGEM Elaborar termo de referência e GED de contratação de organização, montagem e desmontagem da FE

- Termo de Referência da Organização e montagem

Realizar cotação prévia de preços de organização, montagem e desmontagem - Mapa de preço

Elaborar e Publicar o edital de organização, montagem e desmontagem - Edital

Realização de Licitação Contratar organizadora e montadora da FE - ContratoCONTRATAÇÃO DE PALESTRANTES MAGNOS Elaborar GED com justificativas de escolha de contratação de palestrantes

- Documento de escolha dos palestrantes

Aprovar GED de contratação do palestrante - GED Elaborar contratos de palestrantes magnos - ContratoCONTRATAÇÃO DE REDE LÓGICA Elaborar termo de referência e GED de contratação - Termo de Referência da

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ATIVIDADES ANTES DA FEIRA DOCUMENTOS RELACIONADOS (EVIDÊNCIAS) REQUISITOS

de Rede Lógica Rede Lógica- GED

Realizar cotação prévia de preços de Rede Lógica - Mapa de preços Elaborar e Publicar o edital - Edital Realização da Licitação -- Contratação da Empresa de Rede Lógica - ContratoCONTRATAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

Elaborar termo de referência e GED de contratação de equipamentos

- Termo de Referência da Equipamentos- GED

Realizar cotação prévia de preços de equipamentos - Mapa de preços Elaborar e Publicar o edital - Edital Realização da Licitação -- Contratação da Empresa de Equipamentos - ContratoCONTRATAÇÃO DE MATERIAL GRÁFICO Elaborar termo de referência e GED de contratação de material gráfico

- Termo de Referência de Equipamentos

Realizar cotação prévia de preços de material gráfico - Mapa de preços Elaborar e Publicar o edital - Edital Realização da Licitação -- Contratação da Empresa de Material Gráfico - Contrato

ATIVIDADES NA FEIRA DOCUMENTOS RELACIONADOS (EVIDÊNCIAS) REQUISITOS

ATIVIDADES DEPOIS DA FEIRA DOCUMENTOS RELACIONADOS (EVIDÊNCIAS) REQUISITOS

AS EVIDENCIAS SERÃO ENTREGUES AO TERMINO DE CADA PROCESSO

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SUMÁRIO

1. INFORMAÇÕES GERAIS.........................................................................................................2

2. COLABORADORES DO PROJETO...........................................................................................5

2.1 PARCERIAS....................................................................................................................5

2.1.1 Internas.....................................................................................................................5

2.1.2 Externas (Fornecedores)...........................................................................................5

3. JUSTIFICATIVA DO PROJETO.................................................................................................6

4. ESCOPO DO PROJETO...........................................................................................................6

6. MATRIZ DE ATIVIDADES........................................................................................................8

7. ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO........................................................................................11

8. GESTÃO DE RISCOS.............................................................................................................12

9. APROVAÇÃO DO PROJETO..................................................................................................13

10. ANEXOS.............................................................................................................................14

Anexo 1: Plano de Utilização de Recursos.......................................................................14

Anexo 2: Plano de Ações Sustentáveis.............................................................................14

Anexo 3: Registro de Lições Aprendidas..........................................................................15

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2. COLABORADORES DO PROJETO

2.1 PARCERIAS

2.1.1 Internas SUPERINTENDÊNCIA - Antônio Valdir Oliveira Filho

UNIDADES DE ASSESSORIA GERENTE / CONTATOUnidade de Assessoria Jurídica

(UASJUR)Vanessa M. Borges

3362-1686 / 9665-7608Unidade de Marketing e Comunicação

(UMC)Ana Luiza Carvalho Mendonca

3362-1615 / 9970-6711DIRETORIA DE GESTÃO E PRODUÇÃO - Maria Eulalia Franco

UNIDADES DE GESTÃO E PRODUÇÃO GERENTE / CONTATOUnidade de Tecnologia de Informação e Comunicação

(UTIC)Odonai Nunes Bandeira Júnior

3362-1601 / 9970-5810Unidade de Acesso a Mercados

(UAM)Adriana Cerqueira Susarte

3362-1624 / 9970-2313Unidade de Capacitação Empresarial

(UCE)Ary Ferreira Júnior

3362-1625 / 9964-1617

2.1.2 Externas (Fornecedores)EMPRESA CONTATO

Empresas contratadas

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3. JUSTIFICATIVA DO PROJETO

A edição da Feira do Empreendedor em 2013 contará com o Plano de Gerenciamento do Projeto elaborado de forma participativa reunindo gerentes, gestores, parceiros e demais colaboradores do Sebrae-DF. A experiência das edições anteriores, bem como o contínuo aprimoramento das práticas de gestão por meio do Modelo de Excelência em Gestão – MEG® representam frutos da parceria Sebrae e Fundação Nacional de Qualidade – FNQ, que marcaram a maneira de pensar e agir do Sebrae.

Neste novo ciclo de planejamento, a Feira do Empreendedor está mais moderna, com melhores práticas de gerenciamento de projetos aplicadas à melhoria da qualidade e mais madura, com lições aprendidas e muita experiência para compartilhar. A Feira do Empreendedor 2013 já nasce buscando integração. Integrar desde seus colaboradores, rumo a um objetivo comum, até aos eventos associados que irão ocorrer na cidade em agosto próximo.

4. ESCOPO DO PROJETO

O escopo pode ser entendido como todo o trabalho que será desenvolvido para gerar os resultados esperados pelo projeto. Isso significa que o somatório de produtos (ou entregas) que compõe o projeto resume com exatidão o sentido do escopo. A figura apresentada a seguir é denominada EAP – Estrutura Analítica do Projeto e corresponde a ferramenta que melhor organiza o trabalho a ser desenvolvido em forma de produtos. A EAP do Projeto CONTRATAÇÕES é vista abaixo:

5.1. Material promocional contratado;

5.2 Empresa organizadora e montadora da Feira do Empreendedor contratada;

5.3 Palestrantes magnos contratados;

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PROJETO CONTRATAÇÕES

CONTRATAÇÃO DE MATERIAL

PROMOCIONAL

CONTRATAÇÃO DE ORGANIZADORA E

MONTADORA

CONTRATAÇÃO DE PALESTRANTES

MAGNOS

CONTRATAÇÃO DE REDE LÓGICA

CONTRATAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

CONTRATAÇÃO DE MATERIAL GRÁFICO

5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

5.4 Rede lógica contratada;

5.5 Equipamentos contratados;

5.6 Material gráfico elaborado.

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6. MATRIZ DE ATIVIDADES

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7. ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO

PLANO DE COMUNICAÇÃOEQUIPE 5 CONTRATAÇÕES

LIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca

Silvio

Adriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel RenerINSTRUMENTOS DE DIVULGAÇÃO (eventos, murais, reuniões, e-mails, folders, outdoor, etc)

Reuniões, Painel de Monitoramento, Intranet, Relatórios de Monitoramento, Hot site e email marketingCOMO VAI SER DIVULGADO

INSTRUMENTO ESTRATÉGIA PRAZO

ReuniõesReunião interna para divulgação dos contratos assinados

Painel de Monitoramento Painel exposto no Sebrae com as ações e seu status

Intranet Divulgação das evidencias na intranet

Relatórios de monitoramento

Relatórios mensais com status das ações

Hot site Divulgação dos Termos de Referência no site da Feira

DOU e site de licitações do Sistema Publicação dos editais

PARTES INTERESSADAS (Pessoa, comunidade ou organização envolvida cujos interesses podem ser afetados pelo projeto. Exerce influência sobre o projeto, suas entregas e sua equipe)

EMPRESA/INSTITUIÇÃO CONTATO

Potenciais Fornecedores da Feira

Utilizar matriz de analise das partes interessadas

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8. GESTÃO DE RISCOS

PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOEQUIPE 4 CONTRATAÇÕES

LIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca SilvioAdriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel RenerRISCOS IDENTIFICADOS PROBABILIDADE (1 A 5) IMPACTO (1 A 5) AÇÃO (PREVENIR, MITIGAR,

TRANSFERIR OU ASSUMIR) PRIORIDADE (0 A 3) AÇÕES (PLANO B)

Atraso nas cotações 5 2 MITIGAR 1

Diminuir o prazo das outras ações;Dar andamento as ações que não são predecessoras das cotações;

Atraso na contratação material promocional, gráfico e locação de equipamentos

2 3 MITIGAR 2

Material: comprar material prontos no mercado;Adaptar os produtos já licitados no Sebrae.

Atraso na contratação da montagem e/ou da rede lógica

5 5 Mitigar 3 Recursos no processo de licitação (montagem e rede lógica)

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Especificações dos editais bem detalhadasDar prazo de 8 a 10 dias úteis para que os potenciais fornecedores se preparem

Utilizar matriz de gerenciamento de risco

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9. APROVAÇÃO DO PROJETO

Documento Aprovado por:

Assinatura:________________________ Data: ____________

Documento Aprovado por:

Assinatura: ________________________ Data: ____________

Documento Aprovado por:

Assinatura: ________________________ Data: ____________

Documento Aprovado por:

Assinatura: ________________________ Data: ____________

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10. ANEXOS

Anexo 1: Plano de Utilização de RecursosPLANO DE UTILIZAÇÃO DE RECURSOS

EQUIPE 5 CONTRATAÇÕESLIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca SilvioAdriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel Rener

ITEM VALORTIPO DE RECURSO (Unidade, de outra unidade

(nominar) ou a ser alavancado)

Rede lógica R$ UAI *PEGAR NA PLANILHA DA LUCIMAR

TOTAL GERAL

Anexo 2: Plano de Ações SustentáveisPLANO DE AÇÕES SUSTENTÁVEIS

EQUIPE 5 CONTRATAÇÕESLIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca SilvioAdriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel Rener

AÇÕES SUSTENTÁVEIS DETALHAMENTO DA AÇÃO

Economia de xx mil folders Unificação do folder e o crachá em um documento

Utilização de papel com selo FCS Papel utilizando madeira de reflorestamento

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Anexo 3: Registro de Lições AprendidasREGISTRO DE LIÇÕES APRENDIDAS

EQUIPE 5 CONTRATAÇÕESLIDER COORDENADOR

Fernando Tostes Vanessa BorgesCOLABORADORES

Alexandre Machado Fabio Kohler Roberta Labanca SilvioAdriana Susarte Paulo Sérgio Silva Junior Samuel RenerAspecto Sim Nã

oComentários (utilize folhas adicionais, se necessário)

1. Os produtos entregues correspondem aos descritos na proposta executiva?

2. Foi elaborado um relatório de auditoria final dos resultados?

3. Houve desvios entre os prazos realizados e programados (baseline)?

Quais foram as causas dos desvios?

4. Houve desvios entre os custos efetivos e os orçados (baseline)?

5. Os desvios poderiam ter sido evitados?

6. Ocorreram riscos não previstos?

7. Os clientes/usuários estão satisfeitos? Por quê?

8. A equipe ficou satisfeita com o apoio dos patrocinadores?

Por quê?

9. Houve cooperação e comprometimento das pessoas?

10. O projeto foi bem administrado? Por quê?

11. Houve problemas de comunicação?

12. O projeto foi bem documentado?

13. Os fornecedores entregaram seus produtos/serviços em conformidade com as especificações combinadas?

14. O que faríamos da mesma forma?

15. O que faríamos de maneira diferente?

16. O que sabemos hoje, e que não sabíamos antes do projeto?

17. Que recomendações devemos incluir para melhorar os próximos projetos?

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